Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý định quản lý có hiệu lực hiệu cần phải sử dụng hình thức văn quản lý khác Văn quản lý quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo hệ đào tạo ngành Văn thư Hành thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chuyên môn trường Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU 1 Khái niệm, đặc điểm, chức văn (VB) 1.1 Khái niệm 1.2 Đặc điểm 1.3 Chức văn Phân loại văn 2.1 Mục đích việc phân loại văn 2.2 Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn Chức thẩm quyền ban hành hình thức văn 11 3.1 Chức 11 3.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý nhà nước 11 BÀI 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 14 Khái niệm, tác dụng thể thức văn 14 1.1 Khái niệm thể thức văn 14 1.2 Tác dụng thể thức văn 15 Vị trí, ý nghĩa, kỹ thuật trình bày phần thể thức văn quản lý nhà nước 15 2.1 Quốc hiệu (Biểu thị tên nước chế độ trị nước đó) 15 2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn 16 2.3 Số, ký hiệu văn 17 2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 19 2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 21 2.6 Nội dung văn 22 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 27 2.8 Dấu quan, tổ chức 29 2.9 Nơi nhận 29 2.10 Các thành phần thể thức khác 30 BÀI 3: SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG 35 Một số vấn đề kỹ thuật soạn thảo văn 35 1.1 Khái niệm nội dung kỹ thuật soạn thảo văn 35 1.2 Phương pháp xây dựng bố cục nội dung văn 38 1.3 Văn phong văn quản lí Nhà nước 44 2 Kỹ thuật soạn thảo văn hành 53 2.1 Kỹ thuật soạn thảo Quyết định (hành cá biệt) 53 2.2 Soạn thảo cơng văn hành 58 2.3 Soạn thảo báo cáo 64 2.5 Viết loại giấy tờ hành 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mô đun: MĐ16 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Văn kĩ thuật soạn thảo văn môn học chương trình đào tạo nghề Văn thư hành bố trí vào học ký năm thứ nhất; - Tính chất: mơn học vừa lý thuyết thực hành môn học bắt buộc Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Nêu loại văn bản, thẩm quyền ban hành; cách phân loại văn bản; + Giải thích thành phần thể thức văn bản; - Về kỹ năng: + Phát văn sai thể thức; văn ban hành sai thẩm quyền - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính nghiêm túc, cẩn thận, mực Nội dung mô đun: Bài 1: Những kiến thức chung văn Bài 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn Bài 3: Soạn thảo số văn thông dụng BÀI 1: NHỮNG KIẾN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã bài: MĐ16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức văn quản lý, phân loại văn quản lý theo đặc trưng - Trình bày chức thẩm quyền ban hành hình thức văn - Thái độ: nghiêm túc, cẩn thận, mực Nội dung chính: Khái niệm, đặc điểm, chức văn (VB) 1.1 Khái niệm Văn hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ký hiệu hay ngôn ngữ định (ngôn ngữ ghi lại dạng chữ viết) Với cách hiểu rộng vậy, văn cịn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm dùng để công văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp + Công văn dùng để văn quan, xí nghiệp ban hành theo thể thức định (tức phải tuân theo quy định định hình thức nội dung văn bản): Quốc hiệu, quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng… ban hành, chữ ký, dấu quan… + Giấy tờ văn hình thành quan, xí nghiệp khơng phải cơng văn (tức không theo thể thức chung) như: đơn từ cá nhân, loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức khác 1.2 Đặc điểm 1.2.1 Đặc điểm Văn có đặc điểm sau: - Văn phải thể ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự định - Ngơn ngữ viết, kí hiệu, kí tự phải thể chất liệu chuyên môn định (vật liệu ghi tin) - Thể ý chí chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận - Văn có nội dung hình thức khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực đời sống xã hội mà phản ánh 1.2.2 Yêu cầu Thứ nhất, văn ban hành phải thẩm quyền hình thức Thứ hai, nội dung văn phải rõ phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng vấn đề điều chỉnh giải phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật phải có tính khả thi; Thứ ba, văn phải ban hành theo trình tự, thủ tục luật định quy trình soạn thảo ban hành văn Thứ tư, VB phải thực theo thể thức kỹ thuật trình bày văn Thứ năm, văn phải diễn đạt theo ngôn ngữ văn phong hành với đặc tính sau đây: - Tính xác: Sự xác văn ở số liệu, ở viện dẫn pháp lý văn mà thể ở việc sử dụng từ ngữ, viết câu xếp bố cục Từ ngữ sử dụng cần thể quán văn bản; sử dụng từ đơn nghĩa Nếu sử dụng từ chuyên môn cần phải giải thích rõ văn Câu văn phải viết ngắn gọn, rõ ý Bố cục phải chặt chẽ, lơgíc - Tính phổ thơng: Đối tượng tiếp nhận văn bản, văn quy phạm pháp luật tất giai tầng xã hội Vì vậy, ngơn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thơng, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu quần chúng nhân dân Tuy nhiên, cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ suồng sã, ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, từ nước ngồi chưa Việt hố ở phạm vi tồn quốc - Tính khách quan: Văn phải trình bày khách quan, nhân danh quan, tổ chức cho dù văn người số người soạn thảo - Tính lịch sự: Văn hành tiếng nói quan, tổ chức nên lời văn phải lịch thể tôn trọng chủ thể thi hành thể nét đẹp văn hố giao tiếp qua làm tăng uy tín quan, tổ chức ban hành văn - Tính khn mẫu: Tính khn mẫu văn thể rõ nét quy định bố cục văn bản; kỹ thuật trình bày văn việc sử dụng cụm thơng dụng Điều chẳng tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn mà giúp cho người tiếp nhận văn dễ dàng đón bắt thơng tin cần thiết 1.3 Chức văn a Chức thông tin Văn sản sinh trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thông tin có ở tất loại văn Đây chức nói đến đầu tiên, trước chức quan trọng bởi thông qua chức chức khác thể Thông tin chứa văn quản lí Nhà nước khác với dạng thơng tin khác: thơng tin mang tính thống, bền vững độ xác cao, hướng người đến hành động Nhà nước đặt Chức thông tin văn thể qua mặt sau: + Ghi lại thông tin quản lý; + Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thông quản lý hay từ quan đến cá nhân; + Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; + Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng văn thể dạng: Thông tin khứ; thông tin hành; thông tin dự báo Thông tin văn phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời b Chức pháp lý Chức có ở văn Quản lí Nhà nước, điều phản ánh nội dung văn Quản lí Nhà nước (đặc biệt văn Quy phạm pháp luật); chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ sách Tất điều làm sở cho quan Nhà nước thực thi cơng vụ Chức pháp lí văn cho phép trật tự pháp lí cơng dân làm tất mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu quyền nghĩa vụ công dân Mặt khác chức làm sở để tổ chức máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ quan máy Có thể hiểu cách ngắn gọn chức pháp lí văn là: - Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan Nhà nước vấn đề xã hội mà quan Nhà nước với tư cách chủ thể quản lí lĩnh vực - Nó sở pháp lí để cơng dân thực quyền nghĩa vụ Chức thể ở phương diện đây: - Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt luật pháp tồn xã hội - Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức, đoàn thể… - Là sản phẩm vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN quản lý xã hội, phản ánh trình giải nhiệm vụ phương diện pháp lý theo quy định pháp luật hành c Chức quản lý điều hành Đây chức có ở văn sản sinh mơi trường quản lí Chức quản lí văn thể ở việc chúng tham gia vào tất giai đoạn q trình quản lí Quản lí q trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, quyêt định, tổ chức thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói khâu cần có tham gia văn Trong hoạt động quản lí xã hội đại định quản lí phải thể văn Như văn cơng cụ đầy hiệu lực q trình quản lí Văn yếu tố tạo nên quan hệ quan thuộc máy quản lý NN, yếu tố hợp thức hóa hoạt động quản lý quan d Chức văn hoá xã hội Văn sản phẩm sáng tạo người, góp phần quan trọng việc ghi lại truyền bá truyền thống văn hóa hệ, quốc gia Văn quản lý nhà nước phương tiện, đồng thời sản phẩm trình quản lý cải tạo xã hội, văn quản lý nhà nước có tính chất xã hội biểu đạt tính giai cấp sâu sắc Văn cho thấy cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác cách thức đề cập, giải vấn đề phạm vi thời điểm cụ thể e Chức thống kê Văn quản lý Nhà nước sử dụng vào mục đích thống kê thơng tin thống kê, số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng hiệu cơng việc q trình quản lý Văn cơng cụ để nói lên tiếng nói số, kiện, vấn đề xã hội… f Chức sử liệu Văn công cụ để ghi lại lịch sử dân tộc, quốc gia, thời đại, quan tổ chức Có thể nói văn cơng cụ khách quan để nghiên cứu trình lịch sử phát triển tổ chức, quốc gia Văn phản ánh biến cố xã hội, kiện lịch sử xảy Mọi biến cố lịch sử, biến cố sống xã hội đương đại phản ánh nội dung hệ thống văn Thông qua hệ thống văn người ta nhận biết biến cố, kiện, vấn đề kinh tế, trị, xã hội thời điểm ban hành văn Chúng tranh lịch sử phán ánh thực xã hội Những văn chứa đựng chúng lưu giữ qua thời gian, trở thành vật chứng sử liệu quan trọng Phân loại văn 2.1 Mục đích việc phân loại văn Việc phân loại văn có vai trị quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại văn phù hợp với mục đích sử dụng mình, loại văn khác thường có nội dung, hình thức chức khác Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí tính chất văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức văn bản, thuộc tính pháp lý văn bản, hình thức văn 2.2 Một số tiêu chí chủ yếu để phân loại văn 2.2.1 Phân loại theo chủ thể ban hành văn a) Các văn quy phạm pháp luật Các hình thức thẩm quyền ban hành vãn quy phạm pháp luật là: - Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, luật, nghị - Ủy ban thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị - Chủ tịch nước: lệnh, định - Chính phủ: nghị quyết, nghị định - Thủ tướng phủ: định, thị - Các Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ, thủ trưởng quan thuộc Chính phủ: định, thị, thơng tư - Hội đồng thẩm phán tịa án nhân dân tối cao: nghị - Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: định, thị, thông tư - Hội đồng nhân dân cấp: nghị - UBND cấp: định, thị - Ngoài ra, quan Nhà nước phối hợp với với tổ chức trị - xã hội khác để ban hành thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực văn quan Nhà nước cấp b) Các văn hành Những văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành khơng có đầy đủ yếu tố văn quy phạm pháp luật nêu trên, nhằm để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể, coi vãn hành Văn hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo tình hình lên cấp trên; đạo hướng dẫn đơn đốc, kiểm tra cấp dưới; trao đổi giao