NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH ^^Hl^^ HOCHIMINH UNIVERSITYOP BANKING TRẦN ĐÌNH ANH THƯ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ XUẤT[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG
Một số vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho
Theo thông tư 200/2014/TT - BTC
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:
- Hàng mua đang đi trên đường;
- Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
- Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
- Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
1.1.2 Đặc điểm và phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp Đặc điểm:
- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho là khoản mục nhạy cảm với gian lận và có rủi ro mất mát cao nếu giá trị hàng tồn kho cao và dễ di chuyển.
- Có thế được cất trữ ở nhiều nơi làm cho việc kiểm soát và quản lí gặp khó khăn.
- Việc xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho thường yêu cầu các kỹ thuật chuyên môn.
- Hàng tồn kho được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho cũng khác nhau vì vậy công tác xác định giá trị hàng tồn kho khá phức tạp Sai sót của số liệu hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận thuần của doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho:
Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho được phân thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các loại hàng doanh nghiệp nhập về để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Trong đó: nguyên vật liệu được phân ra
- Sản phẩm dở dang: Bao gồm tất cả các sản phẩm chưa kết thức giai cuối cùng còn nằm trong một công đoạn nào đó của quá trình trong sản xuất hoặc sản phẩm hoàn thiện chưa hoàn thành thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất và được kiểm duyệt phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật quy định.
- Hàng hóa là những những sản phầm đã hoàn thiện doanh nghiệp mua về để bán.
1.1.3 Sự cần thiết của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản lưu động, chiếm tỉ trọng lớn và nằm trong ở nhiều khâu trong quá trình sản xuất, dữ trữ và lưu thông của doanh nghiệp Bên cạnh đó trong hoạt động kinh doanh có những nguyên nhân phổ biến sau đòi hỏi doanh nghiệp phải dữ trữ hàng tồn kho Thứ nhất nhu cầu của khách hàng thường thay đổi theo mùa, đặc biệt nhu cầu thường tăng cao trong các ngày lễ nhưng năng lực sản xuất là cố định Chính vì thế các doanh nghiệp cần có kế hoạch tích trữ hàng tồn kho Thứ hai có những rủi ro nhất định trong nguồn cung, nguồn cầu, trong quá trình giao nhận hàng khiến doanh nghiệp cần trữ một lượng hàng nhất định để dự phòng Thứ ba trong một số trường hợp, hàng tồn kho để đạt được giá trị yêu cầu nó cần được giữ trong một khoảng thời gian để cho phép nó đạt được tiêu chuẩn mong muốn mới có thể tiêu thụ hoặc đưa vào giai đoạn sản xuất tiếp theo Ví dụ rượu bia trong ngành công nghiệp sản xuất rượu bia, nước mắm trong ngành chế biến nước mắm Chính vì thế công tác tổ chức và quản lí hàng tồn kho vô cùng quan trọng Các doanh nghiệp phải đảm bao lượng vật tư hàng hóa được dữ trữ đúng mức và đúng cách Không dữ trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, ngược lại không dữ trữ quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất và kinh doanh.
Tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Chứng từ sử dụng trong kế toán hàng tồn kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ.
1.2.2 Phương pháp ghi thẻ song song
Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho do phòng kế toán mở và và được mở cho từng vật tư hàng hóa.
Tại phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền Cuối tháng hay tại các thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo nhanh vật tư, hàng hoá Cũng vào cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo thứ, nhóm, loại vật tư, hàng hoá Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáo vật tư, hàng hoá cuối tháng. Ưu điểm, khuyết điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho Tuy nhiên khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư,
4 hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao.
1.2.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó, thực hiện tập hợp các chưng từ nhập, xuất theo từng thứ vật tư, hàng hoá Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hoá thuộc từng kho Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Ưu điểm, khuyết điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song.Tuy nhiên vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, hàng hoá thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này.
1.2.4 Phương pháp sổ số dư
Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp thẻ song song Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho Trên sổ số dư vật tư, hàng hoá được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại.
Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán Nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của vật tư, hàng hoá theo từng nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột "thành tiền" của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật tư, hàng hoá theo từng nhóm, loại hàng được ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật tư, hàng hoá.Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho (nếu các kho được chuyên môn hoá).
Cuối tháng, cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất vật tư, hàng hoá để ghi vào các phần nhập, xuất trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại hàng tồn kho và ghi vào cột "Tồn kho cuối tháng" của bảng kê này Đồng thời, vào cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số dư cột
"thành tiền" (TT) Sau đó cộng theo nhóm, loại vật tư, hàng hoá trên sổ số dư, số liệu này phải khớp với số liệu cột "tồn kho cuối tháng" của nhóm, loại vật tư, hàng hoá tương ứng trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.
Số liệu trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho còn được sử dụng để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần). Ưu điểm, nhược điểm : Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của vật tư, hàng hoá theo nhóm và theo loại Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thường xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho.Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên khi cần lập báo cáo tuần kỳ về vật tư, hàng hoá phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các thẻ kho Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập,
6 xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá xảy ra thường xuyên Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt,vừa ý thức được đầy đủ trách nhiệm trong quản lý vật tư, hàng hoá.
Phương pháp tính giá
1.3.1 Các phương pháp tính giá hàng tồn kho nhập kho
Hàng tồn kho nhập được tính theo giá gốc, tuỳ theo nguồn nhập mà giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hàng hóa bao gồm những chi phí cấu thành khác nhau:
- Trường hợp mua ngoài, giá thực nhập kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hàng hóa là giá theo hóa đơn (trừ chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua trả lại); chi phí thu mua khác như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, các khoản thuế (chỉ tính các khoản thuế không được nhà nước hoàn lại).
Giá trị Chi phí trực tiếp phát
Giá mua ghi thực tế = + sinh trong quá trình - Các khoản chiết trên hóa đơn nhập kho mua hàng khẩu giảm giá
- Trường hợp tự chế biến và thuê ngoài chế biến giá nhập của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho gồm giá của vật liệu xuất kho chế biến, đem gia công Chi phí bảo quản vận chuyển bốc dở khi giao và nhận; Chi phí chế biến, chi phí phải trả cho đơn vị gia công.
Chi phí chế Chi phí
Giá trị vật tư vận Giá thực tế hàng
= hóa xuất chế biến nhập kho đem gia công biến, chi phí chuyển,
+ bốc + phải trả cho đơn dở khi giao và
Chi phí khác có liên quan là chi phí bốc dỡ vận chuyển tới nơi có liên quan.
- Đối với thành phẩm: giá gốc thành phẩm nhập kho được tính theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm các chi phí sau: chi phí nguyên vật liệu, chí phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
1.3.2 Các phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho thì chúng ta có các phương pháp tính giá trị hàng xuất kho như sau:
Phương pháp tính giá đích danh: Phương pháp này yêu cầu kế toán phải tổ chức theo dõi để biết được những vật tư hàng hóa trong kho của doanh nghiệp thuộc những lần nhập kho nào, loại nào trước,loại nào sau và giá cả bao nhiêu Khi xuất kho kế toán chỉ việc lấy số lượng vật tư hàng hóa xuất kho nhân với đơn giá của mặt hàng đó. Phương pháp này được áp dụng trên từng loại hàng hóa dịch vụ mua vào từng loại sản phẩm sản xuất ra nên chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít mặt hàng và mặt hàng ổn định có thể Đối với những doanh nghiệp đa dạng mặt hàng thì không áp dụng được phương pháp thực tế đích danh
Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị gia tăng của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Giá trị vật tư hàng hóa xuất kho được tính theo công thức: Đơn giá xuất kho bình quân
Giá trị VTHHđầ u kỳ+ Giá trị VTHHnℎậập trong kỳ sốlượng VTHH đầu kỳ +sốlường VTHH nℎậập trong kỳ
= Số lượng VTHH xuất kho X Đơn giá xuất kho bình quân
Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này áp dụng trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được tính trước, còn hàng tồn kho còn
8 lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kì, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp này tùy thuộc vào yêu cầu quản lí, trình độ năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lí của doanh nghiệp Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4.1 Đặc điểm kế toán bàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Theo điều 23 Thông tư 200, phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh, theo dõi liên tục thường xuyên một cách hệ thống các tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa, vật tư trên sổ kế toán Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, sẽ so sánh đối chiếu giữa số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc, số tồn kho trên sổ kế toán phải phù hợp với số tồn kho thực tế Trong trường hợp nếu có sự chênh lệch phải tìm được nguyên nhân cũng như xử lý nhanh chóng.
Khi hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tài khoản kế toán hàng tồn kho bao gồm:
Phản ảnh giá trị hàng hóa Phản ánh giá trị hàng hóa đang đang đi đường đi đường đã nhập kho hoặc gửi bán thẳng cho khách hàng
Số dư bên nợ : Phản ánh giá trị hàng hóa đang đi trên đường cuối kì
Tài khoản 153- Công cụ dụng cụ
-Giá trị thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhập vốn góp
-Giá trị công cụ dụng cho thuê nhập lại kho
-Trị giá thực tế của công cụ dụng thừa phát hiện khi kiểm kê
Số dư bên nợ : Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho
-Trị giá thực tế của công cụ dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh cho thuê hoặc góp vốn
-Chiết khấu thương mại khi mua công cụ dụng được hưởng -Trị giá công cụ dụng trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá
-Trị giá thực tế của công cụ dụng thiếu phát hiện khi kiểm tra
- Phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho và chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ
-Phản ánh giá trị hàng hóa xuất kho và chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Số dư bên nợ: Phản ánh giá mua và chi phí mua hàng hóa còn tồn kho
Tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán”
-Giá trị hàng hóa, thành phẩm đã
-Giá trị thực tế hàng hóa, thành gửi bán chưa được chấp nhận phẩm đã gửi bán được chấp nhận thanh toán cuối kỳ thanh toán cuối kỳ, bán ra trong kỳ
Số dư bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi nhưng chưa được xác định là tiêu thụ
1.4.3 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Nhập kho NVL mua về
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua
Phải nộp hàng nhập khẩu 154
Hàng hóa thuê ngoài gia công
Xuất NVL dùng choSXKD, XDCB
NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê, chờ xử lí
Hình 1.1 Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014)
Nhập vốn góp bằng vật liệu
Xuất NVL thuê ngoài, gia công chế biến
Nguyên liệu phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử
Xuất kho thành phẩm hàng hóa gửi đi bán
Hợp đồng hoặc gửi bán đại lí, ký gửi hoặc gửi bán nội bộ
Hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thanh bàn giao cho khách hàng nhưng chưa xác định là tiêu thụ
Hàng mua đang đi đường được gửi bán
Hàng gửi đi bán đã xác định là tiêu thụ
Hàng gửi đi bán nhập lại kho
Hình 1.2 Kế toán hàng gửi đi bán (Nguồn: Thông tư
200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014)
Phải nộp hàng nhập khẩu
Hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho
Xuất kho hàng hóa đem bán
157 Xuất kho hàng hóa gửi đi bán
Hàng hóa đã xuất bán bị trả lại nhập kho
Thu hồi vốn đầu tư
Hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xửa lí
154 Xuất hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến
221 Xuất kho hàng hóa đầu tư dài hạn
Hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm chờ xử lí
TK 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua, hàng bán bị trả lại
Hình 1.3 Kế toán hàng hóa
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014)
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khái niệm: Là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.
Tài khoản sự dụng: 2294 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Khoăn dự phòng giâm giá HTK sau khi được bù đắp tổn thất đirợc hạch toán vốn nhà nước
Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số phải lập dự phòng kỳ này nhò hơn kỳ trước
Hình 1.4 Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014)
Trình bày thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính
Hàng tồn kho được trình bày ở mục IV trên bảng cân đối kế toán
Doanh nghiệp phải trình bày:
- Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho;
- Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp;
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả. Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn. Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn.
Phần chênh lệch số phài lập dự phòng kỳ này lớn hon số đã lập kỳ trước
Trong chương 1 tác giả đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản của công tác kế toán hàng tồn kho và cho thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán hàng tồn kho Từ những vấn đề lý luận cơ bản trình bày ở chương 1 là cơ sở để tác giả tiếp tục phân tích thực trạng cũng như đưa ra giải pháp trong việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Trường Thịnh Phát Trong chương 2, tác giả sẽ trình bày công tác kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TRƯỜNG THỊNH PHÁT
Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát
- Địa chỉ : 59/11 Trần Bình Trọng, Phường 5, quận Bình Thạnh
- Giám đốc Công Ty : Bà Huỳnh Thị Tú Anh
- Loại hình hoạt động : Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát
Công ty được thành lập 10/07/ 2018 có trụ sở chính tại 59/11 Trần Bình Trọng, Phường 5, quận Bình Thạnh Trải qua 5 năm phấn đấu và phát triển đến nay Công
Ty đã không ngừng đổi mới, tạo dựng uy tín và trở thành một trong những nhà cung cấp các thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động nông nghiệp đáng tin cậy nhất hiện nay Công ty tuân thủ đầy đủ các chính sách pháp luật của nhà nước như duy trì hoạt động công đoàn, xây dựng thang bảng lương, ký hợp đồng lao động với các nhân viên, đóng bảo hiểm đầy đủ.
2.1.2 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là: kinh doanh và phân phối máy bơm dùng trong nông nghiệp, bên cạnh đó còn phần phối các sản phẩm về địa Kỹ Thuật hàng đầu Việt Nam Bao gồm: Vải địa kỹ thuật, lưới địa kỹ thuật, rọ đá, ống địa kỹ thuật geotube, bấc thấm, màng chống thấm hdpe, Trong suốt quá trình hoạt động công ty đã tạo được sự tin tưởng về chất lượng sản phẩm cũng như phong cách phục vụ với Chủ Đầu Tư, Các Đơn Vị Thiết Kế và Các Nhà Thầu Thi Công Góp mặt vào nhiều công trình trọng điểm trên địa bàn cả nước.
2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức và nhân sự
Công ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát có cơ cấu tổ chức đơn giản hợp lí
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận tại Công Ty:
Với tổ chức bộ máy như trên , mỗi bộ phận đều có chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn riêng của mình.
Ban giám đốc: Là người đại diện theo phát luật của công ty, trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty Có nhiệm vụ quản lí, chỉ đạo các hoạt động công ty , đưa ra các chiến lược kế hoạch phát triển công ty Tổ chức thực hiện các phương án đề ra , kiểm tra thực hiện các phương án và đưa ra những biện pháp khắc phục nếu có. Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh từng thời kỳ cho công ty và trình lên giám đốc Tìm nguồn hàng, khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ đúng hạn soạn thảo các hợp đồng mua bán nội địa và hợp đồng thương mại xuất nhập khẩu. Phòng kế toán: Xử lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp Định kì báo cáo với giám đốc về tình hình tài chính của công ty Cố vấn cho giám đốc về công tác kế toán và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
Phòng kỹ thuật: Giao hàng hóa, lắp ráp máy bơm, máy hút bụi cho khách hàng, thực hiện sửa chửa bảo hành nếu có.
Phòng hành chính nhân sự: Quản trị nhân sự trong công ty, tuyển chọn nhân sự và đánh giá hiệu suất làm việc của các nhân viên trong công ty.
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát) Kế toán trưởng: là người lãnh đạo bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước công ty về các hoạt động của phòng kế toán Tổ chức quản lý, điều hành và thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán Hơn nữa, kế toán còn là người tham mưu cho lãnh đạo về công tác kiểm soát hoạt động tài chính của công ty, lập và trình bày báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp: thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp như thu thập, xử lý, tiến hành kiểm tra, ghi chép tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, tổng hợp những chứng từ hóa đơn liên quan đến công nợ của công ty, theo dõi thu chi quỹ tại ngân hàng và quỹ tiền mặt, hỗ trợ kế toán trưởng làm báo cáo hoạt động tài chính công ty Đồng thời kế toán tổng hợp còn kiêm luôn thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đề nghị thanh toán, thu chi, tạm ứng.
Kế toán nội bộ: thực hiện các công việc kế toán phát sinh hàng ngày Thực hiện quản lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ, sổ sách Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ, tính chính xác và hạch toán các chứng từ kế toán Sắp xếp, lưu giữ chứng từ khoa học; Theo dõi nhập -xuất - tồn kho nguyên vật liệu Tính lương; lập và quản lý danh sách hợp đồng lao động cho nhân sự; theo dõi, quản lý các chế độ bảo hiểm của nhân sự trong công ty.
Thủ kho: Chịu trách nhiệm quản lí hàng tồn kho, phối hợp với kế toán nội bộ theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa.
Theo như sơ đồ trên ta có thể thấy bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ bao gồm một kế toán trưởng, một kế toán nội bộ, một kế toán tổng hợp Tuy giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí nhưng hiện nay bộ máy kế toán đang vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và công tác điều hành quản lí công ty Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là việc tách biệt giữa 4 chức năng : phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…), ghi nhận (kế toán,…) Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận Cụ thể tại công ty kế toán tổng hợp còn kiêm luôn thủ quỹ. Việc kiêm nhiệm như vậy về lâu dài có thể sẽ tạo điều kiện cho kế toán thực hiện hành vi gian lận như chiếm đoạt quỹ tiền mặt của công ty phục vụ lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
2.1.5 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh phải ghi nhận theo thứ tự thời gian và thể hiện quan hệ đối ứng của các tài khoản vào sổ nhật ký chung Căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung để phản ánh đầy đủ, chính xác vào sổ cái các tài khoản có liên quan.
Các loại sổ sách kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ tài khoản chi tiết các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết.
Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú : Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kì
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Smart Pro Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Sau đó kế toán thực hiện các thao tác in và lưu lại báo cáo tài chính và các sổ kế toán theo quy định
Phương pháp kê khai thường xuyên giúp cho việc cung cấp thông tin kịp thời và có độ chính xác cao Giá trị hàng tồn kho có thể xác định bất kì thời điểm nào trong năm.
2.1.6 Chế độ chính sách kế toán tại công ty
Chế độ kế toán: áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Niên độ kế toán: công ty áp dụng chế độ kế toán năm, bắt đầu năm tài chính từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách kế toán: Tiền Việt Nam Đồng (VNĐ).
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao: phương pháp đường thẳng.
- Kỳ hạn kê khai thuế: theo quý.
- Hệ thống tài khoản sử dụng: theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Phần mềm kế toán công ty áp dụng : Để phục vụ cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chi tiết, chính xác và nhanh chóng công ty sử dụng phần mềm Smart Pro Đồng thời công ty còn sử dụng kết hợp các ứng dụng văn phòng như Excel, Word để phục vụ cho công việc kế toán.
- Giao diện phần mềm Smart Pro như sau:
Hình 2.4 Giao diện phần mềm
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
Các chính năng chính của phần mềm:
- Cập nhật chứng từ, in chứng từ ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn )
- Lên báo cáo, sổ sách kế toán theo các hình thức kế toán
- Tự động kết chuyển doanh thu chi phí và thực hiện các bút toán chi phí tiết kiệm nhiều thời gian cho nhân viên kết toán.
- Tự động kế xuất số liệu lên các sổ kế toán như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ công nợ…)
-Quản lí hàng tồn kho chi tiết tới nhóm vật tư, hàng hóa và từng loại vật tư.
- Theo dõi công nợ, theo dõi chi phí
- Quản lí TSCĐ, tự động tính khấu hao TSCĐ
Những ưu điểm của phần mềm: Quy trình nhập dự liệu kế toán trên phần mềm đơn giản nhanh chóng tiết kiệm thời gian hơn so với ghi chép thủ công Phần mềm có tính năng tự động hóa thay thế những thao tác tính toán thông thường, giúp hạn chế tối đa lỗi khi tính toán thông thường Đặc biệt phần mềm có khả năng thống kê xây dựng báo theo yêu cầu của công ty trong thời gian ngắn nhất giúp giám đốc dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh cũng như tài chính của công ty và từ đó đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp Ngoài ra các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file excel, word, pdf thuận tiện cho việc in ấn Có thể thấy công ty
2.1.7 Đặc điểm, phân loại hàng tồn kho của công ty
Tại công TNHH Dịch Vụ xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát hàng tồn kho gồm : hàng hóa; hàng gửi đi bán
Trong quá trình hoạt động, công ty không tiến hành hoạt động sản xuất nên không có nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hay thành phẩm.
Những mặt hàng chủ yếu ở công ty là các loại máy bơm trong nông nghiệp và các sản phẩm về địa kỹ thuật như: Máy bơm ly tâm ,máy bơm chìm, máy bơm tăng áp, máy hút bụi, vải địa kỹ thuật không dệt, vải địa thảm đá, thảm đá bọc PVC, rõ đá mã kẽm bọc nhựa.
Thực trạng về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát
2.2.1 Trình tự xử lí và luân chuyển chứng từ tại công ty
Chứng từ trong quy trình nhập, xuất kho: phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra hàng nhập kho, phiếu kế toán, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển, biên bản giao nhận, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận trọng lượng, phiếu đóng gói, hợp đồng thương mại. Định kì hàng hóa của công ty sẽ tiến hàng nhập kho 3 tháng một lần Tuy nhiên đối với các đơn hàng lớn nếu trong kho không đủ để cung cấp và duy trì tại kho một lượng nhất định thì giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt nhập thêm hàng theo đơn hàng tại thời điểm đó.
Hình 2.5 Quy trình nhập kho
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
Bước 1: Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng nếu lượng hàng trong kho không đủ để đáp ứng đơn hàng thì nhân viên sẽ lập yêu cầu mua hàng và trình lên cho giám đốc phê duyệt Trường hợp nhập kho theo định kỳ 3 tháng một lần thì trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét doanh số và lượng hàng tồn kho mà quyết định số lượng hàng nhập
Bước 2: Sau khi phê duyệt yêu cầu mua hàng của phòng kinh doanh, giám đốc sẽ chuyển đơn đặt hàng xuống cho phòng kế toán để soạn thảo hợp đồng mua hàng
Bước 3: Sau khi hợp đồng mua hàng được kí kết thành công nhân viên kinh doanh tiến hành mua hàng và vận chuyển về kho Kế toán căn cứ vào hóa đơn và lập phiếu nhập kho Hàng hóa được chuyển về kho phải kèm hóa đơn và phiếu nhập kho.Tại đây thủ kho sẽ kiểm tra hàng và tiến hành nhập hàng vào kho, đồng thời thủ kho sẽ tiến hàng ghi thẻ kho Trong quá trình kiểm tra nếu như thủ kho phát hiện số lượng, chất lượng của hàng hóa không đúng theo hợp đồng thì phải ngay lập tức liên hệ với bên nhà cung cấp để kịp thời xử lí Còn trường hợp đúng như hợp đồng thì thủ kho kí nhận và nhập hàng vào kho.
Bước 4: Thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng lên cho phòng kế toán Tại đây kế toán nội bộ chịu trách nhiệm nhập hàng và hệ thống của công ty để tiện đối chiếu với thủ kho Ở bước này kế toán cần nhập đúng chính xác số lượng, chủng loại, giá thành mà không được xảy ra sai sót Nếu có sai sót, kế toán làm nhiệm vụ này sẽ chịu trách nhiệm Cuối tháng thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu trên sổ chi tiết hàng hóa với kế toán.
Nghiệp vụ minh họa 1: Khi có nhu cầu nhập hàng nhân viên tiến hành lập yêu cầu mua hàng và trình lên giám đốc Sau khi phê duyệt giám đốc sẽ yêu cầu kế toán làm hợp đồng mua hàng với bên nhà cung cấp Ngày 21/05/2021, công ty mua 10.000 M2 tại công ty TNHH Đầu Tư Xây Dựng Vận Tải Hoàng Thịnh Phát, đơn giá 20.500 (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, công ty bán chịu chi phí vận chuyển.
Căn cứ hóa đơn số 000438 (phụ lục 1) nhập kho 10.000 m2 vải địa kỹ thuật, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (Hình 2.6) Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho nhân viên nhập hàng , nhân viên sẽ giao hàng và phiếu nhập kho cho thủ kho Thủ kho sau khi nhận được phiếu nhập kho sẽ tiến hành kiểm kê số lượng, chất lượng và nhận hàng, sau đó sẽ lập thẻ kho ( hình 2.7) Từ phiếu nhập và hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập dữ liệu lên phần mềm và theo dõi trong sổ chỉ tiết mua hàng
CÔNG TY TNHH DỊCH vụ XUÃT NHẬP KHÂU TRƯỜNG THỊNH Pl Mầu sỗ 01 - VT
5&/l^ Trần Bình Trợngr Phường 5 r quận Bình Thạnh (Ban hành theo quyết định sổ 15/2006.QĐ/-BTC
MST : 031.51.56850 Ngày 20-3-2006 của bô trưởng Bộ Tài chính)
Người giao hàng : CÔNG TY TNHH DỊCH vụ VẠN TÀI HOÀNG THỊNH PHÁT
Theo hóa đơn sồ : 0000438 Ngày : 21/05/21 -
Diên giải: Nhập vài địa ky thuật không (lệt
STT Tên vật tu' hàng hóa
T SÔ lượng Đơn giá Thành tiên
1 Vải địa kỹ thuật không dệt VDKIKD M2 10.000,00 20.500 205.000.000
Tỏng sổ tiền (Viết bằng chừ) Hai trăm hai mươi lăm triệu năm trăm ngàn đồng
Số chứng từ gốc kèm theo :
(Nguồn: Công Ty TNHHDịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
MST : 0315156850 gày 22/12/2014/TT cua bộ trường
Ngày lập thê: 01/05/2021 Tên nguyên vật liệu: Vải địa kỹ thuật không dệt Đon vị tính: M
T Ngày tháng sồ hiệu chứng từ Diễn giãi Ngày N X Số hrợng Ký xác
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận
1 21/05/2021 PNK.0003 Nliập vải địa kỹ thuật không dệt 21/05/2021 10.000 10.000
Xuất kho theo HĐ số :
3 25/05/21 PNK.0004 Nliập vãi địa kỹ thuật không dệt 25/05/21 22.200 22.200
Xuất kho theo HĐ số :
Thủ kho Kê toán trưởng Gỉám đôc
(^ý họ tên) (Ký, ỈÌỌ tên) (Ký, họ tẻĩĩ)
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát) Đối với hoạt động xuất kho thì công ty thực hiện quy trình xuất kho tùy theo nhu cầu của đơn đặt hàng Công ty sẽ không tiến hành xuất kho ngày chủ nhật. số : 0004
Người lạp phiêu (Xý, họ tên?
Ngày 21 tháng 5 năm 2021 Kẽ toán trường
| M Ầ U sổ S12-DN CÔNG TY TNHH DỊCH vụ XUẤT NHẬP KHÁU TRƯỜNG THỊNH PHÁT
Hình 2.8 Quy trình xuất kho
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
Bước 1: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa và chất lượng hàng nếu trường hợp hàng hóa không đủ số lượng và không đảm bảo chất lượng nhân viên sẽ lập phiếu nhập kho và trình lên cho giám đốc Trường hợp hàng hóa đầy đủ trong kho nhân viên sẽ lập yêu cầu xuất kho và gửi lên cho giám đốc.
Bước 2: Sau khi đơn hàng được phê duyệt kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho
Bước 3: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng
Bước 4: Sau khi có biên bản giao nhận hàng thành công và hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành ghi thẻ kho và theo dõi vào sổ nhập kí của mình đồng thời chuyển toàn bộ chứng từ lên cho kế toán.
Bước 5: Kế toán sẽ tiến hành nhập lên phần mềm Số liệu của kế toán phải được thống nhất và chính xác với thủ kho
Nghiệp vụ minh họa 2: Ngày 21/05, công ty xuất bán 10.000 M2 cho công ty Cổ PhầnThi Công Cơ Giới Cơ Lấp, khi giao hàng phải kèm theo biên bản nghiệm thu giá trị hàng hóa
Sau khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ xác nhận với thủ kho để kiểm tra xem hàng hóa trong kho có đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hay không Nếu hàng hóa đáp ứng về số lượng và chất lượng, nhân viên kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất kho (hình 2.9) gửi lên giám đốc Sau khi đề nghị xuất kho được phê duyệt, kế toán lập phiếu xuất kho (hình 2.10) gửi xuống cho thủ kho Tiếp theo thủ kho tiến hành xuất kho và nhân viên kinh doanh sẽ giao hàng cho khách hàng Sau đó tất cả chứng từ sẽ được chuyển lên cho phòng kế toán và kế toán căn cứ vào hóa đơn 0000113 (phụ lục 2) tiến hành ghi nhận lên phần mềm, theo dõi trong sổ nhật kí bán hàng ( hình 2.11)
CỘNG HOA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Giấy đề nghị xuất kho Kính gũi: Ban lãnh đạo Công ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khấu Trường Thịnh Phát
Tôi tên: Nguyễn Thị Kim Oanh thuộc phòng kinh doanh cũa công ty Hôm nay ngày 20/5/2021 , đề nghị ban lãnh đạo cấp một số hàng hóa để xuất bạn như sau
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng
01 Vái địa kỳ thuật không dệt
Người để nghị Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hình 2.9 Giấy đề nghị xuất kho
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh
CÔNG TYTNHH DỊCH vụ XUÂT NHẬP KHẨU TRƯỜNG THỊNH PHÁT Mầu số 02 -VT
59/11 Trần Bình Trọng, Phường 5, quận Bình Thạnh Ban hành theo quyết định số 15/2006 QĐ -BU
MST : 0315156850 Ngày 20-3-2006 cũa bộ trường Bộ Tài chinh)
Người nhạn hàng : CÒNG TY CP THI CÒNG cơ GIỚI XÂY LÁP
Lý do xuât : Xuât vài địa kỳ thuật không dệt cho công ty cp Thi Công Cơ Giới Xây lăp
T Tên vật tư hàng hóa
1 Vài địa kỹ thuật không dệt VDKTKD M2 10.000,00
Sỏ chứng từ gôc kèm theo :
Người lập phiêu Người nhận hàng Thủ klio Ké toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
(Nguồn: Công Ty TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường Thịnh Phát)
CÔNG TY TNHH DỊCH vụ XUẤT NHẬP KHẲU TRƯỜNG THỊNH PHÁT
59/11 Trần Binh Trọng, Phường 5, quận Bình Thạnh
SÔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Phai thu khách hàng (Ghi Nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Số Ngày tháng Hàng hóa Thành phầm Dịch vụ
Xuất bán máy bơm cho ctỵ Tân An Phát _ Xuất bái máy bmn cho CTCM
Xuất bái Rọ đá mã kèm bọc nhựa pyc-KT(8x3x0-3 )in ? 07 vách nị Xuâtbán Vải đị a kỳ thuật không dệt Xuất bán Vài địa kỹ thuật không dệt
Người lập Kẻ toán trưởng Giám đốc
Hình 2.11 Sổ nhật kí bán hàng
Mau sổ S03a4-DN (Ban hành theo TT sổ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trường BTC)
Quy trình nhập kho, xuất kho được công ty xây dựng khá cụ thể, xác định được rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên Đặc biệt yêu cầu xuất kho nhập kho đều có sự phê duyệt của giám đốc Điều này giúp cho công ty kiểm soát được số lượng và chất lượng của của HTK từ đó có những chính sách phù hợp để phát triển công ty Tuy nhiên, khối lượng công việc sẽ nhiều và trải qua nhiều giai đoạn Đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và có trách nhiệm giữa các phòng ban với nhau để quy trình được diễn ra nhanh chóng và tránh tình trạng mất chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ, hóa đơn qua các phòng ban.
Tình hình xuất nhập tồn kho của công TNHH Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Trường
Qua bảng trên cho thấy giá trị nhập kho giảm liên tục qua các năm, cụ thể năm 2020 giá trị nhập kho là 50.335 triệu đồng, giảm 12.790 triệu đồng so với năm 2019 (tương ứng 20%) Năm 2021 giá trị nhập kho là 45.825 triệu đồng , giảm 4.509 triệu đồng so với năm 2020 (tương ứng 9%) Tương tự giá trị xuất kho cũng giảm mạnh cụ thể năm
2020 giá trị xuất kho là 46.222 triệu đồng, giảm 15.846 triệu đồng so
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TRƯỜNG THỊNH PHÁT48
Đánh giá công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
Sau thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán hàng tồn kho tại phòng tài chính và kế toán của công ty Trường Thịnh Phát, tác giả nhận thấy được rằng công tác kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty Dựa trên việc tìm hiểu thông tin trực tiếp từ phòng tài chính kế toán của công ty cũng như tổng hợp thông tin qua các bài nghiên cứu khoa học và khóa luận khác Sau đây tác giả xin đưa ra một số nhận xét về ưu điểm khuyết điểm của công tác kế toán hàng tồn kho của công ty.
3.1.1 Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Về phần mềm ứng dụng:
Công ty ứng dụng phần mềm Smart pro trong công tác kế toán nên giúp kế toán tiết kiệm được khá nhiều thời gian Các nghiệp vụ phát sinh được theo dõi trên phần mềm theo thứ tự thời gian thuận tiện cho bộ phận kế toán Giao diện phần mềm cũng đơn giản dễ hiểu Phần mềm này giúp kế toán phân bổ chi phí vào từng mặt hàng tồn kho; xuất báo cáo xuất nhập tồn của từng mặt hàng; xuất sổ nhật kí bán hàng; nhật kí mua hàng; bảng cân đối kế toán; báo cáo tài chính của công ty một cách nhanh chóng Tuy nhiên trong quá trình sử dụng phần mềm thường xuyên bị treo, bị lỗi đường truyền kết nối.
Bên cạnh đó công ty còn sử dụng hóa đơn điện tử của công ty VIETTAK giúp công ty giảm được nhiều chi phí in ấn và tránh được tình trang bị mất chứng từ Tất cả các chứng từ đều được nhân viên kế toán sắp xếp theo trình tự thời gian, theo tháng, quý. Các hóa đơn được phần mềm đánh số tự động giúp cho kế toán tránh được tình trạng sót hóa đơn hoặc trùng lập và giúp giúp cho việc tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng hơn Ngoài ra còn giúp giao dịch của công ty diễn ra nhanh chóng an toàn.
Về công tác hạch toán và lưu trữ chứng từ:
Trong công tác hạch toán, kế toán đã thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành,đúng số hiệu tài khoản quy định, sử dụng mẫu chứng từ phù hợp với quy định ban hành.Việc lưu trữ chứng từ được tổ chức khoa học, được ghi chép rõ ràng có mã số và thông tin cụ thể theo từng thời kỳ nên dễ dàng xem lại chứng từ cũ khi cần Bên cạnh việc lưu giữ chứng từ hóa đơn điện tử công ty vẫn yêu cầu kế toán lưu trữ hóa đơn, chứng từ giấy theo cách thủ công Các chứng từ, hóa đơn phát sinh đều được in ra một bản sau đó sắp xếp theo thứ tự thời gian và lưu trữ theo từng quý, từng năm cất giữ trong kho của công ty Điều này giúp cho việc tra cứu chứng từ diễn ra nhanh chóng, khi có việc phát sinh cũng dễ dàng tìm lại chứng từ. Đội ngũ nhân viên tại công ty đều có trình độ chuyên môn cao, tỉ mỉ cận thận trong công việc.
3.1.2 Nhận xét về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
3.1.2.1 Ưu điểm trong công tác kế toán hàng tồn kho
Qua nghiên cứu tác giả đánh giá cao công tác kế toán hàng tồn kho của công ty những mặt sau:
Một là, quy trình nhập hàng xuất hàng được xây dựng khá chặt chẽ đảm bảo cho quá trình luân chuyển hàng tồn kho được diễn ra nhanh chóng, cung cấp hàng hóa kịp thời đến cho khách hàng Các phòng ban trong công ty cũng phối hợp chặt chẽ với nhau hoàn thành đầy đủ quy trình khi có nghiệp vụ phát sinh Quy trình còn có sự xác định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên đặc biệt yêu cầu xuất kho nhập kho đều có sự phê duyệt của giám đốc Điều này giúp cho công ty kiểm soát được số lượng và chất lượng của của HTK từ đó có những chính sách phù hợp để phát triển công ty Quy trình này giúp công ty quản lí hàng tồn kho được một cách tốt nhất, đảm bảo được tỷ lệ gian lận đối với hàng tồn kho xuống mức thấp nhất.
Hai là, phần mềm Smart Pro cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy, có tính năng cho phép kế toán làm việc từ xa, sửa chữa các bút toán dễ dàng Cụ thể, phần mềm Smart Pro giúp việc xử lí thông tin kế toán diễn ra nhanh chóng và giúp kế toán viên tiết kiệm được nhiều thời gian Trong quá trình làm việc phần lớn các kế toán chỉ cần nhập các thông tin cơ bản liên quan đến khách hàng, mã hàng hóa, số lượng còn phần hạch toán đều được phần mềm xử lí Đặc biệt các chi phí như chi phí vận chuyển hàng hóa, bốc dỡ, kho bãi, phí container đều được phần mềm hỗ trợ phân bổ Kế toán chỉ cần nhập các thông tin cơ bản về ngày giao dịch phát sinh, số hóa đơn, giá tiền Điều này hạn chế trọng việc tính toán sai ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Cuối tháng, cuối quý kế toán cũng không cần lập các báo cáo như báo cáo xuất nhập tồn, nhật kí mua hàng, bán hàng Những báo cáo này đều được phần mềm tổng hợp từ các nghiệp vụ phát sinh và tự động thống kê xuất ra dưới dạng các file như pdf, excel Một tính năng thuận tiện của phần mềm này đó chính có khả năng làm việc từ xa Điều này tạo thuận lợi cho kế toán khi đi công tác hoặc làm việc tại nhà trong thời gian giãn cách Covid Thời gian sữa chữa các bút toán hoặc dữ liệu diễn ra nhanh chóng Trong quá trình hạch toán trên phần mềm tác giả thấy rằng việc điều chỉnh các bút toán hoặc dữ liệu bị sai khá đơn giản và tiết kiệm thời gian Phần mềm không có một hạn chế nào khi điều chỉnh lại dữ liệu, các thao tác cũng khá đơn giả Khi có sự sai sót nhân viên chỉ cần lên hệ thống xóa đi dữ liệu cũ và nhập lại dữ liệu mới.
3.1.2.2 Hạn chế trong công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
Bên cạnh những ưu điểm đã đề cập ở trên thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng có những mặt hạn chế cần khắc phục để đi đến hoàn thiện, đó là:
Một là, thiếu nguồn nhân lực:
Hiện tại, kế toán tổng hợp đang kiêm nhiệm luôn thủ quỹ, điều này đang vi phạm nguyên tắc của kiểm soát nội bộ Về lâu dài sẽ tạo điều kiện cho gian lận hoặc kế toán đảm nhiệm nhiều việc dễ dẫn đến sai sót.
Hai là, quy trình luân chuyển chứng từ còn rủi ro chưa được kiểm soát chặt chẽ:
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho diễn ra không thường xuyên, đôi khi các chứng từ không được chuyển đến phòng kế toán thậm chí bị bỏ sót làm kế toán gặp khó khăn trong việc tập hợp đủ bộ chứng từ theo quy định để theo dõi, kiểm tra Đôi khi kế toán phải dành thời gian mấy ngày để tập hợp đủ bộ chứng từ Mặt khác việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban đến phòng ban khác đều không có biên bản bàn giao chứng từ, rất dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ Khi xảy ra mất chứng từ lại không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, dẫn đến cán bộ công nhân viên thiếu trách nhiệm, buông lỏng việc quản lý chứng từ Ví dụ ngày 10/3/2022 bộ chứng từ gốc nhập khẩu Tap 132 được nhân viên phòng kinh doanh gửi về phòng kế tóan và quá trình giao chứng từ chỉ được thực hiện bằng lời nói, không có lập biên bản giao nhận Đến ngày 26/03/2022 giám đốc yêu cầu kế toán lập hồ sơ thanh toán cho đơn hàng nhập khẩu này thì kế toán không tìm thấy bộ chứng từ cũng không nhớ chính xác đã nhận bộ chứng từ này hay chưa Sau vài ngày tìm kiếm mới phát hiện ra bộ chứng từ bị lẫn với các hồ sơ khác ở phòng kế toán Tuy sự việc chưa để lại hậu quả nghiêm trọng những đã gây xáo trộn trong công ty, mất thời thời gian tìm kiếm chứng từ gây chậm trễ hoạt động kinh doanh.
Ba là, công tác quản lí hàng tồn kho chưa hiệu quả
Trong giai đoạn 2019 -2021 giá trị hàng tồn kho luôn ở mức cao cho thấy công tác quản lí hàng tồn kho của công ty vẫn còn yếu Giám đốc chưa kiểm soát tốt được lượng nhập kho nên hàng tồn kho bị tồn đọng nhiều gây ứ đọng vốn tạo thêm gánh nặng chi phí cho công ty
Bốn là, kiểm kê hàng tháng chưa có sự tham gia của kế toán và giám đốc
Quá trình kiểm kê không có sự tham gia của giám đốc và kế toán dễ tạo điều kiện cho thủ kho gian lận, số liệu được báo cáo cũng không chính xác, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh và ra quyết định của ban lãnh đạo.
Năm là, không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, tác giả thấy rằng công ty không trích lập dự phòng là một trong những điểm yếu của công tác kế toán hàng tồn kho Việc không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khi thị trường đang không ngừng biến đổi, đặc biệt trong thời gian vừa rồi nền kinh tế chịu ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid -19 sẽ phải ánh sai giá trị của hàng trong kho và ảnh hưởng đến các quyết định quản trị của công ty Trong thực tế hàng hóa lưu kho có thể bị hư hại, lỗi thời, hoặc sức mua của người tiêu dùng giảm dẫn đến giảm giá trên thị trường nên việc không trích dự phòng có thể làm tăng rủi ro cho công ty trong quá trình hoạt động.
Sáu là, các chức năng trên phần mềm không có sự phân quyền, phần mềm còn tồn tại một số lỗi.Trong quá trình thực tập tại công ty tác giả thấy rằng phần mềm kế toán Smart Pro chưa có sự phân chia quyền hạn Các kế toán đều có thể truy cập phần làm việc của nhau, có thể dễ dàng sửa số liệu Điều này dễ dàng tạo cơ hội cho các kế toán tiếp cận các phần hành liên quan đến giá vốn doanh thu, khoản phải thu phải trả để gian lận Việc sửa chữa các bút toán bị sai cũng không có lưu lại lịch sử càng gây khó khăn trong việc truy xuất lại dữ liệu cũ cũng như quy trách nhiệm cho ai Bên cạnh đó, phần mềm kế toán tuy hỗ trợ giải quyết được khối lượng công việc nhiều nhưng thao tác cũng thường xuyên xảy ra lỗi nhỏ và cần có nhân viên IT mới khắc phục được Các lỗi về phần mềm tác giả đã gặp trong quá trình thực tập tại đây như treo máy, không đăng nhập được vào phần mềm, không mở được sổ chứng từ gốc, không hiện số dư hàng hóa trên màn hình nhập liệu (phụ lục 11)
3.1.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế trên
Thứ nhất: Theo thông tin thu thập được từ phòng hành chính nhân sự công ty có sự thay đổi nhân sự ở khối văn phòng trong năm 2021 (phụ lục 10) Cụ thể năm
2020 nhân sự phòng kế toán có bốn người, phòng kinh doanh bốn người và phòng kỹ thuật 5 người Tuy nhiên do tình hình dịch bệnh năm 2020 kết quả kinh doanh của công ty tăng trưởng chậm lại nên giám đốc muốn tiết kiệm chi phí do đó đã quyết định cắt giảm bớt nhân lực Hiện tại phòng kế toán chỉ còn ba nhân viên, phòng kinh doanh 3 nhân viên và phòng kỹ thuật hai nhân viên Tuy hiện tại bộ máy kế toán đang giảm nhẹ bớt một phần chi phí cho công ty nhưng lại dễ phát sinh gian lận Bên cạnh đó tại phòng làm việc cũng không có nhân viên kiểm soát hay camera sẽ càng tạo điều kiện cho kế toán biển thủ quỹ tiền mặt, làm sai sổ sách.
