TP HCM, NĂM 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ^ũ^ PHẠM NGUYỄN PHƯƠNG ANH THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN HUY ĐỘNG TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NHTM
Kế toán tiền gửi tiết kiệm
Kế toán tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Khi khách hàng gửi tiền tiết kiệm, NH cấp sổ tiết kiệm cho khách hàng Đối với TGTT, chủ tài khoản không nhất thiết phải có mặt tại NH khi có phát sinh nghiệp vụ chi trả từ
TK Còn đối với tiền gửi tiết kiệm, người gửi tiền phải có mặt khi gửi và lĩnh tiền người gửi tiền có thể ủy nhiệm cho người khác lĩnh thay nhưng phải có giấy ủy quyền có xác nhận của công an phường nơi người cư trú.
Kế toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
Thủ tục tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn cũng giống với tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn. Sau khi khách hàng làm thủ tục nộp tiền, kế toán căn cứ vào giấy gửi tiền đã có chữ ký của thủ quỹ để ghi số tiền vào cả sổ tiền gửi của khách hàng và phiếu lưu Sau đó kiểm soát viên thực hiện kiểm soát lại bộ chứng từ, ký xác nhận Kế toán trao sổ tiết kiệm có kỳ hạn
Kế toán nhận tiền gửi tiết kiệm
Khi khách hàng đến gửi tiền tiết kiệm không kỳ hạn, kế toán phải hướng dẫn khách hàng ghi giấy gửi tiền tiết kiệm và thủ tục lập sổ tiết kiệm và phiếu lưu.
Sổ tiết kiệm và phiếu lưu phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố :
Họ tên, địa chỉ, số CMND, ngày và nơi cấp CMND của người gửi tiền Số tiền rút ra Tiền lãi
Chữ ký của nhưng người có liên quan
Các yếu tố trên luôn được đảm bảo khớp đúng giữa sổ tiết kiệm và phiếu lưu.
Sau khi thu tiền đầy đủ, ký nhận theo đúng chế độ, giấy gửi tiền, sổ tiết kiệm và phiếu lưu được chuyển cho kiểm soát để kiểm tra lại các yếu tố trên chứng bộ chứng từ, ký xác nhận Kế toán trao sổ tiết kiệm cho khách hàng và xếp thứ tự phiếu lưu vào ngăn tủ để theo dõi, cập nhật và đối chiếu mỗi khi khách hàng đến giao dịch, vào sổ TK chi tiết TGTK không kỳ hạn.
Kế toán nghiệp vụ tăng tiền gửi tiết kiệm
Nợ TK 1011: Số tiền khách hàng gửi tiết kiệm
Có TK 4231: Nếu khách hàng gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Có TK 4232: Nếu khách hàng gửi tiết kiệm có kỳ hạn
Kế toán tính và hạch toán lãi tiền gửi tiết kiệm
Số tiền lãi gửi tiết kiệm không kỳ hạn được tính tương tự như đối vớitiền gửi không kỳ hạn, tức là cũng tính theo phương pháp tích số tính lãi và lãiđược nhậpgốc.
Nếu khách hàng đến lĩnh lãi đúng ngày tính lãi, kế toán làm thủ tục trả lãi cho khách hàng và hạch toán :
Nếu khách hàng không đến lĩnh lãi vào ngày tính lãi, kế toán cập nhật lãi vào phiếu lưu và rút số dư ngay cho khách hàng, sau đó trình bảng tính tiền lãi và phiếu lưu cho kiểm soát kiểm tra và ký nhận, đồng thời phản ánh bút toán nhập lãi vào gốc cho kỳ hạn mới Bút toán phản ánh nhập lãi vào gốc:
- Kế toán nghiệp vụ giảm tiền gửi tiết kiệm
Trường hợp khách hàng rút tiết kiệm bằng đồng Việt Nam
Nợ TK 4231: Nếu khách hàng rút tiết kiệm không kỳ hạn
Nợ TK 4232: Nếu khách hàng rút tiết kiệm có kỳ hạn
Có TK 1011: Số tiền khách hàng rút tiết kiệm
- Kế toán nghiệp vụ trả lãi tiền gửi tiết kiệm
Trả lãi tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Phương pháp tính lãi: phương pháp tích số
Hạch toán: lãi được tính vào ngày cuối tháng và nhập vốn cho khách hàng
Nợ TK 801: Số tiền lãi
Có TK tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (4231): số tiền lãi
Trả lãi tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
• Trường hợp trả lãi trước: hạch toán theo phương pháp phân bổ
Trong trường hợp khách hàng lĩnh lãi trước, NH thực hiện tính và trả luôn lãi của cả kỳ hạn cho khách hàng và được ghi nhận vào tài khoản chi phí chờ phân bổ (TK 388) để phân bổ dần theo đinh kỳ kế toán Đối với tiền gửi tiết kiệm, lãi định kỳ hàng tháng đã tính đến phần lũy tiến cho toàn thể một hạn kỳ Trong trường hợp trả lãi định kỳ và trả lãi khi đáo hạn thì việc tính lãi vẫn được thực hiện hàng tháng trên cơ sở dồn tích và được hạch toán vào tài khoản lãi và phí phải trả, NH sẽ tất toán tài khoản này cho khách hàng thanh toán lãi nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa thu nhập và chi phí trong kỳ kế toán.
Lãi dự trả tháng = số tiền gửi x lãi suất tháng
Nợ TK 388: lãi kỳ hạn trả trước
Có TK tiền mặt tại quỹ: lãi kỳ hạn trả trước Định kỳ (tháng) tiến hành phân bổ trả lãi trước vào chi phí trả lãi
Nợ TK 801: Số tiền phân bổ cho một kỳ
Có TK 388: Số tiền phân bổ cho một kỳ
Hình 1.3.1 Sơ đồ hạch toán lãi tiền gửi tiết kiệm theo phương pháp phân bổ
• Trường hợp trả lãi theo tháng (định kỳ): hạch toán trả lãi theo một trong hai phương pháp
Nếu hạch toán theo phương pháp thực thu – thực chi
Trả lãi cho khách hàng
Nợ TK 801: số tiền lãi dự trả
Có TK tiền mặt tại quỹ: số tiền lãi dự trả Đến cuối ngày 31/12 hàng năm, đối với các khoản lãi ngân hàng chưa trả được cho khách hàng thì tiến hành hạch toán dự trả để đưa vào chi phí cho năm tài chính.
Nợ TK 801: số tiền lãi dự trả
Có TK lãi dự trả: số tiền dự trả lãi
Hình 1.3.2 Sơ đồ hạch toán lãi tiền gửi theo phương pháp thực chi
Nếu hạch toán theo phương pháp dự chi – dự thu
Cuối hàng tháng (hoặc định kỳ), tiến hành hạch toán dự trả lãi để tính lãi vào chi phí cho tháng (kỳ) hiện tại
Nợ TK 801: số tiền dự trả lãi
Có TK lãi dự trả: số tiền dự trả lãi
Khi trả lãi cho khách hàng
Nợ TK lãi dự trả: Số tiền lãi trả
Có TK tiền mặt tại quỹ: Số tiền lãi trả
Hình 1.3.3 Sơ đồ hạch toán lãi tiền gửi theo phương pháp dự thu – dự chi
Trường hợp trả lãi sau khi đáo hạn: hạch toán theo phương pháp dự thu – dự chi
Cuối tháng, tiến hành hạch toán dự trả lãi để tính vào chi phí cho tháng hiện tại
Nợ TK 801: số tiền lãi dự trả
Có TK lãi dự trả: số tiền lãi dự trả
Khi đáo hạn, ngân hàng trả vốn gốc và trả lãi cho khách hàng
Nợ TK lãi dự trả: số tiền lãi dự trả cả kỳ hạn
Nợ TK 801: số tiền lãi chưa hạch toán dự trả
Nợ TK tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn: số tiền gốc gửi của khách hàng
Có TK tiền mặt tại quỹ: tổng số tiền trả cho khách hàng
Khóa sổ, tất toán TK tiền gửi tiết kiệm cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng rút hết tiền trong sổ, tức xin tất toán sổ, kế toán phải thu lại sổ và lưu cả sổ cùng phiếu lưu đã tất toán vào nơi lưu hồ sơ gốc.
Khi khách hàng muốn giao dịch lại, phải lập sổ và phiếu lưu mới.
Trong chương 1, tác giả đã trình bày sơ lược về công tác kế toán tiền gửi tiết kiệm và tầm quan trọng của nguồn vốn huy động tiền gửi tiết kiệm ngân hàng trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng Và các quy trình hạch toán nghiệp vụ huy động vốn nói chung và hạch toán nghiệp vụ huy động tiền gửi tiết kiệm nói riêng cũng đóng vai trò quan trọng để làm sao cho vốn huy động được an toàn, tránh mất mát tài sản của ngân hàng, quan tâm đến lợi ích của khách hàng và đảm bảo được tính cạnh tranh giữa các ngân hàng.
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HUY ĐỘNG TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG TMP VIB – PGD THỦ ĐỨC
Giới thiệu chung về Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam – PGD Thủ Đức
Tên gọi doanh nghiệp: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM
Tên viết tắt: Ngân hàng Quốc Tế Việt Nam
Tên giao dịch đối ngoại: VIETNAM INTERNATIONAL COMMERCIAL JOINT STOCK BANK
Trụ sở chính: Tầng 1, 2 Tòa nhà Sailing Tower – 111A Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận
Website: http://vib.com.vn/
Người đại diện: Ông Đặng Khắc Vỹ – Chủ tịch Hội đồng Quản trị.
Slogan: “The heart of banking”
Phương châm hoạt động: “Trở thành ngân hàng luôn sáng tạo và hướng đến khách hàng nhất tại Việt Nam”
Giấy phép hoạt động Ngân hàng số 95/GP-NHNN do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp thay thế Giấy phép hoạt động Ngân hàng số 0060/NG-GP của NHNN cấp ngày 25 tháng 1 năm 1996 và có thời hạn 99 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tiên.
Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh của Ngân hàng đã được điều chỉnh nhiều lần, và đăng ký thay đổi lần thứ 34 tại ngày 28 tháng 01 năm 2021 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Vốn điều lệ (18/9/1996): 7.834.672.840.000 đồng. Đến ngày 31/12/2019, vốn điều lệ đã tăng gấp gần 185 lần so với ngày đầu thành lập, đạt 9.245 tỷ đồng.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của ngân hàng VIB – PGD Thủ Đức
Bộ phận Bộphận quan hệ giaodịch khách và ngân hàng quỹ
Chuyên Chuyên Chuyên viên viên Giao Kiểm viên tư
Q HKH QHKHD dịch viên soát viên quỹ vấn
(Nguồn: Phòng phát triển kinh doanh- PGD Thủ Đức).
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
> Giám đốc Ngân hàng bán lẻ:
Chịu trách nhiệm trực tiếp về hiệu quả hoạt động kinh doanh, chất lượng tín dụng, công tác huy động vốn, phát triển dịch vụ khách hàng tại PGD Chỉ đạo triển khai hoạt động tìm kiếm, khai thác, phát triển nguồn khách hàng mới, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng cũ của PGD.
Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân viên trong nghiệp vụ và chịu trách nhiệm quản lý rủi ro, các khoản tín dụng tranh chấp mà không thể nào giải quyết có liên quan đến PGD.
Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân viên các nghiệp vụ và chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo nhân viên và phát triển cán bộ cận kề Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.
> Bộ phận giao dịch và ngân quỹ
Giao dịch viên: thực hiện các dịch vụ liên quan đến tiền gửi, tiết kiệm, thu lãi vay, giải ngân, thanh toán và chuyển tiền tại quầy, đảm bảo lợi ích và sự hài lòng cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ tại đơn vị.
Thủ quỹ: thực hiện việc tiếp quỹ cho các giao dịch viên và nhận hoàn quỹ về cuối ngày, đảm bảo cân quỹ, trực tiếp thu những khoản tiền lớn và hoàn thành kịp thời những nghĩa vụ tài chính đối với NHNN.
Kiểm soát viên : Triển khai và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ và các chỉ tiêu kinh doanh khác. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các giao dịch kế toán do GDV thực hiện và các chỉ tiêu kinh doanh với mục tiêu đảm bảo các bút toán kế toán, quản lý tài chính và các chỉ tiêu kinh doanh được thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, quy định của Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam.
Bộ phận quan hệ khách hàng
Chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhận: Cung cấp các sản phẩm dịch vụ dành cho
KHCN bao gồm các sản phẩm tín dụng, huy động vốn, thẻ và các dịch vụ chuyển tiền, chuyển khoản, thanh toán tự động, trả tiền kiều hối,…qua các kênh giao dịch của ngân hàng.
Chịu trách nhiệm chăm sóc KHCN, quản lí và phát triển quan hệ với KHCN của chi nhánh thông qua việc ghi nhận và giải đáp các thắc mắc của KHCN, tư vấn hướng dẫn
KH về sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của KH Quản lí, lưu trữ hồ sơ và chứng từ, thực hiện báo cáo thống kê cho Giám Đốc chi nhánh về hoạt động tín dụng, huy động vốn, kinh doanh dịch vụ dành cho KHCN.
Chuyên viên quan hệ khách hàng doanh nghiệp: Tổ chức triển khai các sản phẩm dịch vụ dành cho KHDN Quản lí, lưu trữ các hồ sơ chứng từ khác liên quan đến hoạt động tín dụng doanh nghiệp, quản lí tài khoản và thông tin của KHDN Thực hiện các công việc khác liên quan đến việc phát triển quan hệ và chăm sóc KHDN.
2.1.1 Khái quát về hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam – Phòng Giao Dịch Thủ Đức giai đoạn 2018 – 2020
Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam - PGD Thủ Đức (tên gọi tắt là VIB – PGD Thủ Đức) chính thức khai trương và đưa vào hoạt động ngày 14/11/2007 trực thuộc Chi nhánh Quận 2.
PGD Thủ Đức đi vào hoạt động hơn 20 năm với quy mô khá vừa, 2 phòng ban với hơn
30 nhân viên Tinh thần làm việc đầy trách nhiệm của các nhân viên PGD đã và đang đáp ứng được mục tiêu mở rộng mạng lưới kinh doanh, phục vụ tốt hơn các giao dịch của dân cư cũng như nhu cầu phát triển của các doanh nghiệp đóng trên địa bàn quận và một số khách hàng truyền thống.
Bảng 2.1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của VIB – PGD Thủ Đức qua ba năm 2018-2020
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của Ngân hàng VIB – PGD Thủ Đức
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của VIB – PGD Thủ Đức qua ba năm 2018 – 2020
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của Ngân hàng VIB – PGD Thủ Đức)
Qua bảng số liệu trên cho thấy:
Thu nhập qua các năm luôn tăng, cụ thể thu nhập năm 2018 đạt 121.49 tỷ đồng Thu nhập năm 2019 đạt 137.96 tỷ đồng tăng 16.47 tỷ đồng, tương đương tăng 14% so với năm 2018 Đến năm 2020 thu nhập đạt 191.3 tỷ đồng, tăng 53.34 tỷ đồng, tương đương tăng 39% so với năm 2019.
Thực trạng công tác kế toán
Báo cáo về tuân thủ các chuẩn mực kế toán
VIB áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các hướng dẫn do Bộ tài chính ban hành và có hiệu lực trong năm tài chính Các báo cáo tài chính riêng lẻ được lập trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc và thông lệ kế toán được chấp nhận tại Việt Nam, bao gồm: -
Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố
4 chuẩn mực kế toán VN (đợt 1).
- Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 về việc ban hành và công bố
6 chuẩn mực kế toán VN (đợt 2).
- Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố
6 chuẩn mực kế toán VN (đợt 3).
- Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/02/2005 về việc ban hành và công bố 6 chuẩn mực kế toán VN (đợt 4).
Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 về việc ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán VN (đợt 5).
2.2.1 Các quy định của Ngân hàng
- Các hình thức tiết kiệm: Bao gồm tiền gửi có kỳ hạn, có kỳ hạn từ 1 tuần đến 36 tháng - Đối tượng giao dịch: Cá nhân người Việt Nam và cá nhân nước ngoài đang sinh sống và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam (Tiền gửi VND).
+ Sổ (thẻ) tiết kiệm: là giấy chứng nhận về việc gửi tiền tại VIB cấp cho khách hàng theo mẫu quy định.
+ Giấy nộp tiền (kiêm phiếu thu): khách hàng nộp tiền vào ngân hàng.
+ Giấy lĩnh tiền (kiêm phiếu chi): khách hàng lĩnh tiền mặt.
- Mức gửi tiền tiết kiệm:
+ Mức gửi tiền tiết kiệm tối thiểu: 10.000.000 VND.
+ Không hạn chế mức gửi tối đa.
- Phương thức trả lãi của TGTK:
+ Đối với TGTK có kỳ hạn: việc trả lãi phụ thuộc vào phương thức trả lãi mà khách hàng đăng ký theo quy định của NH gồm: lãi suất trả cuối kỳ, lãi suất trả hàng tháng và lãi suất trả hàng quý.
+ Các hình thức TGTK có phương thức trả lãi khác (nếu có) do Tổng giám đốc NHCT quy định trong từng thời kỳ.
- Lãi suất khách hàng được hưởng được tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên cơ sở tháng
(30 ngày) hoặc năm (365 ngày) theo quy định cụ thể của NH trong từng thời kỳ.
- Về cơ bản cách áp dụng lãi suất cho loại tiền gửi không kỳ hạn và có kỳ hạn như sau: + Tiền gửi không kỳ hạn áp dụng lãi suất thả nổi, tiền gửi thay đổi theo mức lãi suất do Ngân hàng công bố trong từng thời kỳ.
+ Tiền gửi có kỳ hạn áp dụng lãi suất cố định trong suốt thời gian từ ngày gửi cho đến ngày đáo hạn.
- Sổ Nhật ký chung, Sổ cái.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức ghi chép sổ kế toán
Sơ đồ 2.2 Hình thức ghi chép sổ kế toán tại Ngân hàng VIB – PGD Thủ Đức theo quy định Nhà nước
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký – Sổ cái, Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán viên khóa sổ, tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính ra tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái để lập Bảng cân đối kế toán trên máy Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) thì lập Báo cáo kế toán.
Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo kế toán sau khi đã in ra giấy.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán phải bằng nhau và bằng với tổng số tiền phát sinh trên Sổ quỹ Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết Về cơ bản quy trình lập BCTC của VIB thực hiện theo đúng quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các giao dịch và nghiệp vụ sẽ được hạch toán hàng ngày và tự động nhập số liệu vào các tài khoản đã được cài đặt và mã hóa sẵn Cuối các kỳ, kế toán tiến hành thực hiện các thao tác trên máy để tổng hợp các số điện tử tạo Bảng cân đối kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán
Tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam, việc xây dựng các tài khoản hoàn toàn độc lập với hệ thống tài khoản do NHNN ban hành Với cách xây dựng TK kế toán này, NH không phụ thuộc vào sự thay đổi, bổ sung hệ thống TK kế toán của NHNN và có thể thực hiện việc thêm, bớt các TK như mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của NH.
Hệ thống TK kế toán của NH được chia thành 2 phần: - Tài khoản sổ cái.
- Tài khoản giao dịch trực tiếp với khách hàng. a Tài khoản sổ cái: Để đáp ứng yêu cầu về việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách cụ thể, VIB đã xây dựng hệ thống TK sổ cái theo nguyên tắc chi tiết hóa TK cấp 3 của NHNN trên cơ sở yêu cầu quản lý của NH, thông qua đường dẫn kết nối trực tiếp theo một trình tự logic từ TK chi tiết đến TK sổ cái tổng hợp và cuối cùng là phản ánh vào từng TK mà NHNN đã ban hành cho các TCTD theo đúng quy định.
Tài khoản sổ cái là TK cấp 4 do NH mở theo đặc thù và yêu cầu quản lý của NH.
Hệ thống TK sổ cái được tổng hợp trên các giao dịch chi tiết trực tiếp trên hệ thống Incas thông qua mã nhóm sổ cái trên cơ sở tự động.
Mã nhóm sổ cái: là các nhóm số, gồm 3 số tự nhiên được quy định và cài đặt sẵn trong hệ thống Thông qua mã nhóm sổ cái, các giao dịch liên quan đến từng sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào tài khoản sổ cái đã được cài đặt và mã hóa sẵn.
Tài khoản sổ cái có dạng:
+ Nhóm 1: gồm 4 ký tự đầu tiên (XXXX).
- Ký tự thứ nhất được đánh số từ 1 đến 9 phản ánh 9 loại TK thuộc loại tài sản như sau: o TK 1, 2, 3: Phản ánh tài sản Có.
TK 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư.
TK 2: Hoạt động tín dụng.
TK 3: Tài sản cố định và tài sản Có khác. o TK4, 6: Phản ánh tài sản Nợ.
TK 4: Các khoản phải trả.
TK 6: Vốn chủ sở hữu. o TK 5: Phản ánh lưỡng tính (hoạt động thanh toán). o TK 7: Phản ánh thu nhập. o TK 8:Phản ánh chi phí. o TK 9:Phản ánh tài sản theo dõi ngoại bảng.
- Ký tựthứ 2,3,4 được đánh số theo lựa chọn phùhợpvới từngloại tài sản trong khoảng từ 001 đến 999 để phản ánh, theo dõi tổng hợpcácgiaodịchcủa KH theo nhóm sản phẩm dịch vụ tương ứng trong hệ thống.
+ Nhóm 2: gồm 2 ký tự tiếp theo (YY) thể hiện tính chất kế toán của nhóm sản phẩm dịch vụ.
+ Nhóm 3: gồm 3 ký tự còn lại (ZZZ) theo dõi chi tiết cho từng loại hình nghiệp vụ hoặc sản phẩm theo yêu cầu quản lý. b Tài khoản giao dịch với khách hàng:
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ HIỆU QUẢ HUY ĐỘNG TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG TMCP VIB – PGD THỦ ĐỨC .63 3.1 Đánh giá chung công tác kế toán huy động tiền gửi tiết kiệm tại Ngân hàng TMCP
Những ưu điểm và kết quả đạt được
Phần lớn hệ thống sổ sách của Ngân hàng khá đầy đủ, tỉ mỉ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định do vậy công việc kế toán thực hiện khá trôi chảy Chứng từ luân chuyển và kết cấu một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động của Chi nhánh Có kiểm toán viên nội bộ thường xuyên cập nhật những quyết định mới của NHNN về việc bổ sung sửa đổi trong công tác hạch toán kế toán, chứng từ và các báo cáo quyết toán…
Về mẫu báo cáo các chứng từ, văn bản đều được sử dụng theo đúng mẫu do Bộ Tài Chính và NHNN quy định Theo quy định của NH, vào cuối mỗi ngày giao dịch viên in bảng liệt kê các chứng từ điện tử trong ngày để đối chiếu với các chứng từ trên giấy, và đánh số trên tất cả các chứng từ thì có thể kiểm luôn được số lượng chứng từ đã làm giảm bớt giai đoạn kiểm đếm số lượng từng loại chứng từ trên máy và thực tế có khớp nhau hay không.
Các báo cáo được cung cấp kịp thời, chính xác cho Giám đốc Chi nhánh và cơ quan chủ quản nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, và có kế hoạch phát triển trong thời gian tới.Những quy trình kế toán xây dựng rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên làm hạn chế các bút toán không chính xác, tiết kiệm thời gian, đồng thời cung cấp số liệu đáng tin cậy.
Một số hạn chế và nguyên nhân
Hiện tại PGD chỉ có 01 kiểm soát viên để phê duyệt các giao dịch trên chứng từ giấy lẫn chứng từ điện tử nên không thể cùng lúc phê duyệt hết tất cả các giao dịch do giao dịch viên chuyển đến Khi kiểm soát viên phải kiểm duyệt những món bù trừ, và đối với những món khá lớn phải trình ký với cấp trên, hằng ngày kiểm soát viên phải kiểm tra còn món nào của ngày hôm trước giao dịch không thành công trước bị treo lại không nên công việc của kiểm soát viên khá nhiều, kế toán trưởng thường phải họp với ban lãnh đạo nên thường dẫn đến tình trạng không người duyệt hoặc phê duyệt chậm, giao dịch viên phải đợi đến lúc chứng từ được phê duyệt mới thực hiện được giao dịch kế tiếp, KH đợi cho đến khi chứng từ của KH trước được phê duyệt và trả lại mới đến lượt mình được giao dịch.
Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền gửi tiết kiệm
Xuất phát từ những hạn chế xảy ra trong các tác nghiệp hàng ngày của kế toán tiền gửi tiết kiệm, NH cũng cần đưa ra biện pháp dự phòng cũng như chủ động đối phó khi xảy ra rủi ro hệ thống Nghĩa là công việc của kế toán tiền gửi mặc dù cần thiết phải sử dụng đến máy tính nhưng không nên quá lệ thuộc vào nó mà phải chủ động trong mọi tình huống, tránh tình trạng đáng tiếc xảy ra Chẳng hạn, bộ phận kế toán tiền gửi tiết kiệm phải nắm vững nghiệp vụ của mình đế đến hạn thanh toán cho khách hàng mà hệ thống không thông báo nhưng kiểm tra thấy kết quả không khóp đúng thì nhất thiết phải kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ, công thức tính.
3.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Ngân hàng
Cán bộ kế toán tiền gửi tiết kiệm là nhân tố quyết định đến toàn bộ hoạt động của kế toán tiền gửi tiết kiệm Bởi lẽ nếu chi nhánh có được ứng dụng trang thiết bị, công nghệ thông tin hoàn hảo và hiện đại đến đâu đi chăng nữa mà không có cán bộ kế toán giỏi thì công việc sẽ không thế suôn sẻ được Chính vì vậy, trong thời gian tới NH cần chú trọng hơn nữa trong khâu tuyến dụng cán bộ phù hợp với yêu cầu công việc, có trách nhiệm, có khả năng đảm trách tốt công việc được giao Muốn vậy thì NH phải có kế hoạch tuyển, thực hiện tuyển công khai qua các vòng thi.
Mặt khác, đế đáp ứng yêu cầu hội nhập, mở cửa nền kinh tế, bên cạnh chế độ tuyển dụng nhân tài thì chi nhánh nên thành lập các trường đào tạo để liên kết với các trường đại học chuyên ngành, tăng cường các lớp ngắn hạn đế đào tạo, đào tạo lại cán bộ.Thực tế cho thấy, rất nhiều cán bộ kế toán chỉ biết phần chuyên môn, nghiệp vụ của mình, còn các nghiệp vụ khác thì biết rất ít, thậm chí không biết Đây cũng là một hạn chế của cán bộ NH, bởi trong xu thế hội nhập kinh tế đòi hỏi cán bộ NHphải có kiến thức tổng họp trên nhiều mặt, hiếu biết rộng đế tư vấn cho khách hàng Ban lãnh đạo
NH nên khuyến khích để các cá nhân, đoàn thể có những buối sinh hoạt văn hoá, giao lưu học hỏi kinh nghiệm để nâng cao trình độ hiểu biết.
3.2.2 Cải thiện thủ tục giấy tờ và phương thức giao dịch
Hạn chế bớt những giấy tờ xuất trình trong công tác mở tài khoản, phát hành GTCG đế tạo tâm lý thoải mái cho khách hàng Điều này đồng nghĩa với việc cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cũng như tính linh hoạt nhạy cảm của cán bộ kế toán để hạn chế bót rủi ro trong giao dịch
Nên cải tiến giờ giấc làm việc đế thuận tiện cho người gửi tiền, rút tiền Nên chăng các quầy giao dịch bố trí người làm việc sớm hơn và nghỉ muộn hơn (thậm chí giao dịch cả tối, ngày nghỉ).
3.2.3 Cải thiện kỹ thuật nghiệp vụ Ngân hàng
Hiện nay, tài khoản tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn và có kỳ hạn là tách biệt hoàn toàn. Lãi suất tiền gửi tiết kiêm không kỳ hạn thấp hơn lãi suất tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn do đặc thù của nguồn vốn này là không ốn định và khách hàng có thế rút ra bất cứ lúc nào Trong thực tế có lúc số dư trên tài khoản thanh toán cao mà khách hàng chưa có nhu cầu sử dụng và họ muốn NH trả lãi cao hơn Vì vậy, để tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng thì NH nên cải tiến kỹ thuật hạch toán, lập chương trình tự động chuyển hoá tiền gửi không kỳ hạn sang tiền gửi có kỳ hạn cho dân Ví dụ: nhừng người đã gửi tiết kiệm không kỳ hạn ở NH từ hai tháng trở lên có thế chuyến cho họ được hưởng quyền lợi tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Như vậy, NH vừa đảm bảo được quyền lợi của khách hàng, thu hút được nhiều khách hàng đến với NH; vừa có nguồn vốn ổn định đế đầu tư.
3.2.4 Đổi mới công tác kế toán phù hợp với tiến trình hội nhập
Công tác kế toán là lĩnh vực được NH quan tâm đầu tư, ứng dụng công nghệ hiện đại để đổi mới từ rất sớm Bước vào sự nghiệp đổi mới, hiện đại hoá công nghệ, công tác kế toán NH đã nhanh chóng được tin học hoá và từng bước hoàn thiện. Để phát huy thế mạnh của công nghệ hiện đại và tiên tiến, hạn chế những bất cập trong việc triển khai vận hành ứng dụng bộ phần mềm mới thì cần phải có sự quan tâm của Ban lãnh đạo Ngân hàng VIB, có sự đầu tư về cơ sở hạ tầng kĩ thuật, cải tạo nâng cấp mạng cục bộ, ổn định mạng, nâng cao tốc độ đường truyền Đổi mới công nghệ, tin học hoá mọi mặt hoạt động của Ngân hàng nói chung, hoạt động kế toán nói riêng là việc làm thường xuyên liên tục và lâu dài Phần mềm kế toán giao dịch mới đã phát huy tác dụng lớn tuy nhiên nó cần được đổi mới và nâng cấp lên tầm cao mới tương xứng với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ và năng lực công nghệ thông tin của toàn ngành.
3.2.5 Đảm bảo bí mật thông tin cho khách hàng nhất là khách hàng đến gửi tiền
Trong hoạt động giao dịch của NH thì vấn đề đảm bảo an toàn, bí mật thông tin nói chung, thông tin tiền gửi nói riêng là một trong những vấn đề then chốt và được đặt lên hàng đầu Thực tế cho thấy không ít trường họp hệ thống mạng thông tin của NH đã bị xâm nhập và tài sản, thông tin của khách hàng tại NH đã bị lạm dụng gây thiệt hại cho
NH và khách hàng của NH Chính vì thế, bảo vệ bí mật về thông tin cho người gửi tiền vừa là trách nhiệm, vừa là nghĩa vụ của NH về bí mật, lưu giữ và cung cấp thông tin liên quan đến tài sản và tiền của khách hàng thì NH phải có nghĩa vụ giữ bí mật tiền gửi và tài sản của khách hàng bao gồm tiền gửi, các GTCG cũng như các thông tin liên quan đến tiền gửi của khách hàng như: số hiệu tài khoản, mẫu chữ kí của chủ tài khoản, các thông tin liên quan đến giao dịch gửi tiền, rút tiền, chuyển tiền và tài sản gửi của khách hàng. Để có thể đảm bảo bí mật thông tin thì NH chỉ được cung cấp các thông tin tài sản gửi của khách hàng khi có yêu cầu của khách hàng hoặc được khách hàng uỷ quyền theo qui định của pháp luật, hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Đồng thời, NH cũng cần có quy trình cung cấp thông tin cụ thể Thông thường, việc cung cấp thông tin này được thực hiện theo phương thức giao dịch trực tiếp Đe nhận được thông tin thì khách hàng phải đến NH để yêu cầu và xác nhận thông tin trực tiếp bằng cách xuất trình các bằng chứng về chữ ký, chứng minh nhân dân/căn cước công dân,…Nhưng với sự phát triển của công nghệ hiện nay để giảm bớt thời gian giao dịch, tạo tiện lợi cho khách hàng hình thức giao dịch qua điện thoại hoặc truy cập Website của NH
Trong điều kiện hiện nay, số lượng các vụ xâm phạm trái phép vào hệ thống mạngInternet ngày càng nhiều nên chế độ bảo mật thông tin cần quan tâm Với thực trạng này, để tạo được sự tin tưởng của khách hàng đối với NH khi thực hiện kết nối, giao dịch NH qua mạng Internet để cung cấp thông tin cần có sự chuẩn bị kỳ lưỡng, có biện pháp chính sách rõ ràng về chiến lược đảm bảo an toàn Việc bảo mật thông tin cần được thực hiện đồng bộ trên các khía cạnh: bảo mật trong mạng cục bộ NH, nâng cao công nghệ, thiết bị bảo mật, kiểm tra khắc phục các lồi, mã thông tin Bên cạnh đó, quy trình thiết lập NH điện tử: cấp tên giao dịch và mã số, sửa đổi tên giao dịch và mã số,phương thức truyền và chuyển giao thông tin liên quan đến giao dịch…
Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán huy động tiền gửi tiết kiệm tại Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam - Phòng giao dịch Thủ Đức
Tổ chức bộ máy kế toán
Tăng cường thêm nhân viên kế toán và kiểm soát viên tại phòng giao dịch trong trường hợp điều chuyển một số nhân viên kế toán về Hội sở và đi tập huấn để tránh ứ đọng công việc khi khách hàng tới giao dịch đông.
Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đạo đức nghề nghiệp và năng lực chuyên môn tốt Phát triển đội ngũ chuyên gia và đội ngũ cán bộ lãnh đạo có năng lực, trình độ cao, phù hợp với công nghệ NH tiên tiến.
Tiếp tục mở các lóp đào tạo nâng cao chuyên ngành kế toán song song với các lớp học tiếng anh cũng như tin học nhằm nâng cao trình độ của nhân viên trong công tác chuyên môn, khả năng giao tiếp với người nước ngoài và thao tác nhanh với máy tính. Đẩy mạnh quản trị, tham mưu với ban lãnh đạo để có chính sách cho công tác huy động vốn phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận cao cho NH.
Phân công công việc cụ thể cho các giao dịch viên tại các phòng giao dịch để không gây trở ngại cho khách hàng khi tới giao dịch và phong cách phục vụ của giao dịch viên đối với khách hàng cũng tốt hơn.
Hệ thống thông tin kế toán
Phòng giao dịch nên yêu cầu nhà sản xuất thiết kế hệ thống kiểm soát nhập dữ liệu chặt chẽ hơn và khắc phục các nhược điểm của phần mềm như thiết lập các thủ tục kiểm tra dấu vết kiểm toán, thông báo các lồi sai định khoản cơ bản.
Luôn duy trì các hoạt động kiểm soát sẵn có Cập nhật các phiên bản mới của phần mềm Đối với hệ thống kiểm soát truy cập cần sử dụng chức năng phân quyền quản lý của phần mềm nhằm tạo cho hệ thống kiểm soát trong Phòng giao dịch được chặt chẽ hơn.
Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ, sổ sách
Các hóa đơn, chứng từ từ các bộ phận khác của NH cần được lưu chuyển linh hoạt hơn, chuyển về phòng kế toán tổng hợp kịp thời Để khắc phục các cán bộ kế toán của NH cần phải thường xuyên đôn đốc luân chuyển chứng từ tới bộ phận kế toán để xử lý, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cung cấp số liệu đúng, đủ cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết tạo điều kiện thuận lợi chính xác trong hạch toán.
Khi khách hàng đến giao dịch không nên để khách tự điền thông tin cá nhân vào phiếu nộp tiền, phiếu lĩnh tiền mà các nhân viên kế toán nên nhập thông tin vào máy sau đó in ra và đưa cho khách hàng ký tên (vì trình độ của một số khách hàng có hạn nên có thể họ rất ngại viết vào giấy).
Nên lưu Giấy đề nghị mở tài khoản một cách khoa học hơn: Lưu theo địa chỉ (theo từng xã) của khách hàng Có như vậy sẽ giúp kế toán thuận lợi hơn trong việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ (so sánh chữ ký mẫu với chữ ký trên giấy lĩnh tiền) nâng cao uy tín, mức độ chuyên nghiệp trong việc hạch toán của kế toán.
Cần chuyển vốn nhanh, kịp thời về phòng giao dịch khi khách hàng có nhu cầu rút vốn để khách hàng không phải chờ đợi lâu.
Thực hiện việc kiểm soát của lãnh đạo bằng chữ ký điện tử giúp cho việc luân chuyển chứng từ nhanh hơn.
Trên đây là một số giải pháp và kiến nghị mà tác giả tìm hiểu, hy vọng có thể góp phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả thủ tục, quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm tại VIB nói riêng và hệ thống NHTM Việt Nam nói chung Nhìn chung, chất lượng về thủ tục và quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm của Ngân hàng VIB trong thời gian qua tương đối chính xác, hiện đại hơn Nhưng trong thời gian tới, Ngân hàng cần cố gắng hơn nữa để thúc đẩy quy trình kế toán được nhanh chóng hơn, đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian cho Ngân hàng cũng như khách hàng Từ đó thu hút khách hàng, giữ chân khách hàng trung thành, làm nền tảng vững chắc cho ngân hàng trong quá trình cạnh tranh.Đặc biệt ,trong nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh, quá trình hội nhập quốc tế ngày càng được mở rộng, nhiều nhân tố chính trị, xã hội tác động rất lớn đến quá trình sản xuất, kinh doanh của Ngân hàng Vì vậy, để khẳng định vị thế của mình trên thị trường Ngân hàng phải luôn nồ lực hết sức mình để có thể tồn tại, phát triển và đứng vững.
