Xây dựng phần mềm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải đường bộ tại công ty cổ phần thương mại và vận tải petrolimex hà nội 1

Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh LỜI MỞ ĐẦU Vận tải ngành sản xuất vật chất đặc biệt, thực việc di chuyển hàng hoá, hành khách từ nơi đến nơi khác Sản phẩm mà cung cấp dịch vụ vận tải phục vụ cho sản xuất tiêu dùng Ngày nay, với mở rộng hợp tác quốc tế nhiều lĩnh vực, chất lượng đời sống tăng lên, nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải ngày lớn Để đáp ứng nhu cầu xã hội, ngành vận tải nước ta ngày phát triển, đóng vai trị quan trọng nghiệp Cơng nghiệp hố – Hiện đại hoá đất nước So với ngành sản xuất vật chất khác, lĩnh vực vận tải có đặc điểm kinh tế - kỹ thuật đặc trưng, thể rõ sản phẩm vận tải tổ chức hoạt động kinh doanh vận tải Trong điều kiện kinh tế thị trường nước ta nay, đặc biệt với cạnh tranh gay gắt vế tiêu thụ, sản phẩm mà doanh nghiệp đưa thị trường khơng địi hỏi phải có chất lượng tốt mà bên cạnh phải có giá hợp lý người tiêu dùng chấp nhận Chi phí sản xuất sở cấu thành nên giá thành sản phẩm, việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu khoản chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ ln mục tiêu phấn đấu doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế Chính vậy, suốt q trình hoạt động, doanh nghiệp phải quan tâm đến việc quản lý chi phí phát sinh, phải kiểm tra tình hình thực định mức chi phí, hạn chế khoản chi phí ngồi kế hoạch, khoản thiệt hại, mát, hư hỏng phải có biện pháp ngăn chặn kịp thời Xuất phát từ yêu cầu cơng tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí giá thành nói riêng, doanh nghiệp phải tổ chức cơng tác kế tốn chi phí tính giá thành sản phẩm cách khoa học, đầy đủ xác Ngày nay, tin học khơng đưa vào mặt đời sống xã hội nhằm nâng cao dân trí, tiết kiệm thời gian sức lao động, mà ứng dụng rộng rãi công tác quản lý hầu hết doanh nghiệp, giúp cho hoạt động Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, xác, kịp thời, mang lại hiệu cao,tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, từ gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Xuất phát từ sở trên, qua trình học tập trường Học viện Tài thời gian thực tập cơng ty cổ phần thương mại mà vận tải Petrolimex Hà Nội vừa qua, em định chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm kế toán tập hợp chi phí tính giá thành vận tải đường công ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Hà Nội” làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu kế tốn tập hợp chi phí tính giá thành vận tải đường cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Hà Nội Phạm vi nghiên cứu đề tài: Trong phạm vi đồ án tốt nghiệp, đề tài quản lý kế tốn chi phí giá thành hoạt động vận tải đường bộ, bao gồm công việc tập hợp chi phí từ chứng từ, bảng phân bổ, ghi sổ nhật ký chứng từ, sổ cái, sổ chi tiết, lập bảng tính giá thành vận tải KẾT CẦU CỦA ĐỒ ÁN Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng thích từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có chương: Chương 1: Nhận thức chung xây dựng phần mềm kế tốn tập hợp chi phí, tính giá thành doanh nghiệp vận tải Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức kế tốn tập hợp chi phí, tính giá thành vận tải đường công ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Hà Nội Chương 3: Xây dựng phần mềm kế tốn tập hợp chi phí tính giá thành vận tải cơng ty cổ phần thương mại vận tải Petrolimex Hà Nội Dưới góc độ sinh viên cịn hạn chế kinh nghiệm kiến thức thực tiễn, đồ án em khơng thể tránh khỏi thiếu sót, vậy, em mong nhận đánh giá góp ý thầy cô giáo khoa Hệ thống thơng tin kinh tế để giúp đồ án hồn thiện hơn, củng cố kiến thức học vận dụng vào thực tế Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thông tin kinh CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN TẬP HỢP CHI PHÍ, TÍNH GIÁ THÀNH TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm thành phần HTTT kế toán HTTT kế toán hệ thống tổ chức để thu thập, xử lý, phân phối thông tin lĩnh vực kinh tế tài dựa vào cơng cụ máy tính thiết bị tin học để cung cấp thơng tin cần thiết cho q trình định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp Cũng giống HTTT quản lý, HTTT kế toán gồm có thành phần: Phần cứng, Phần mềm, Con người, Thủ tục Dữ liệu - Phần cứng: công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý truyền thông tin, bao gồm: thiết bị lưu trữ, thiết bị xử lý, thiết bị truyển thông tin hệ thống mạng mạng LAN, WAN, INTERNET, … - Phần mềm: gồm có phần mềm hệ thống hệ điều hành, phần mềm ứng dụng hệ quản trị sở liệu, phần mềm chuyên dụng phần mềm kế toán, … Phần mềm kế tốn: hệ thống chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thông tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy trình chế độ kế tốn đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác - Dữ liệu: gồm có sở liệu kế tốn, tài chính, thành phần đầu vào HTTT kế tốn để từ xử lý thành thông tin đầu - Thủ tục: tập hợp quy tắc người đưa để thực q trình xử lý thơng tin Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thông tin kinh - Con người: bao gồm người sử dụng (là người dùng HTTT công việc giao kế toán viên), người điều hành hệ thống (có vai trị vận hành, quản lý bảo trì thiết bị hệ thống, người phát triển hệ thống ( phân tích viên hệ thống, lập trình viên) Đây thành phần quan trọng HTTT kế tốn 1.1.2 Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn doanh nghiệp Một quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm bước sau: Bước 1:Khảo sát nhu cầu lập kế hoạch dự án Khảo sát nhu cầu việc tìm hiểu làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu ứng dụng khách hàng đơn vị triển khai dự án Đây giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống tiếp xúc với khách hàng để lập kế hoạch xây dựng phần mềm Trên sở đó, xây dựng kế hoạch thực dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi hạn chế dự án, đồng thời đưa đánh giá tính khả thi dự án Khảo sát trạng bao gồm nhiệm vụ sau:  Thu thập xác định nghiệp vụ hệ thống cũ bao gồm xác định thông tin, chức cần thiết hệ thống cũ  Xác định yêu cầu hệ thống cần xây dựng tương lai  Xác định cách thức làm việc hệ thống cũ  Nghiên cứu khả thi lập tài liệu khả thi phát triển dự án  Đánh giá kết khảo sát lập tài liệu khảo sát  Lập kế hoạch triển khai dự án Bước 2: Phân tích Phân tích cơng việc để làm sáng tỏ mục tiêu yêu cầu chi tiết hệ thống Trong nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho khách hàng hay người dùng đơn vị yêu cầu chức hệ thống nhằm tối đa hoá lợi ích hệ thống việc phục vụ mục tiêu kinh doanh hay mục tiêu quản lý khách hàng Q trình phân tích bao gồm bước sau: Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế - Khoa Hệ thống thơng tin kinh Xây dựng mơ hình hệ thống: Dựa kết khảo sát, phải xác định rõ mơ hình nghiệp vụ cho hệ thống cần phát triển cách mơ hình hoá hệ thống Đây bước quan trọng q trình xây dựng phần mềm việc mơ hình hố xác hoạt động tác nghiệp hệ thống phức tap - Sau mơ hình hoá hệ thống, người xây dựng định số giải pháp sơ để thiết kế hệ thống lựa chọn giải pháp phù hợp sau xem xét yếu tố như: tính hệ thống, chi phí phát triển, cài đặt, đào tạo người dùng, … đồng thời xác định chức năng, thủ tục thực giao diện hệ thống mức chung Bước 3: Thiết kế Dựa kết phân tích, người xây dựng tiến hành thiết kế hệ thống, xác định cấu trúc cách thức làm việc HTTT để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu người dùng, … Như vậy, thiết kế trình chuyển hoá yêu cầu thành đặc tả thiết kế, người phát triển cần sử dụng phương pháp công cụ thiết kế phù hợp Thiết kế hệ thống bao gồm công việc sau: - Thiết kế liệu hệ thống: xác định đối tượng liệu hay cấu trúc liệu sử dụng hệ thống - Thiết kế chức hệ thống: xác định mô đun xử lý thể chức hệ thống - Thiết kế giao diện hệ thống: xác định mơ hình giao tiếp người máy - Thiết kế an toàn hệ thống: xác đinh yếu tố đảm bảo tin cậy cho hệ thống - Thiết kế kỹ thuật hệ thống: xác định yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống - Lập tài liệu thiết kế hệ thống Bước 4: Xây dựng Sau thống kiến trúc, chi tiết kỹ thuật hệ thống giao diện đồ hoạ, tiến hành xây dựng hệ thống Ở giai đoạn này, người xây dựng phần mềm phải lựa chọn cơng cụ quản trị CSDL, ngơn ngữ lập trình, công cụ tạo Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh báo cáo sử dụng cơng cụ để tiến hành xây dựng phần mềm Giai đoạn bao gồm công việc như: - Cài đặt sở liệu cho hệ thống - Xây dựng mô-đun chương trình hệ thống - Xây dựng giao diện hệ thống - Tạo truy vấn, view, báo cáo viết code cho phần mềm … Trong q trình xây dựng phải ln cập nhật với khách hàng tiến độ dự án Bước 5: Kiểm thử Mỗi phần độc lập hệ thống xây dựng xong trải qua quy trình kiểm thử nhóm xây dựng phần mềm, tạo phiên chạy thử cho khách hàng hay người dùng đơn vị Việc kiểm thử phải thực liệu đặc trưng nhằm quét hết khả xảy hệ thống vận hành Một số lỗi xảy trình xây dựng hệ thống như: - Lỗi không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt động không mong muốn - Lỗi xảy bên hệ thống lỗi lập trình, lỗi thiết kế, … Bước 6: Chuyển giao Đây giai đoạn triển khai hệ thống thực tế, sau kiểm thử toàn hệ thống phần mềm thực chuyển giao tới khách hàng Bước 7: Đào tạo Sau phần mềm chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ hoạt động nguyên tắc thiết kế theo thoả thuân hai phía – người dùng nhà cung cấp Bước 8: Bảo hảnh, bảo trì Sau thời gian hoạt động, môi trường (hệ điều hành, thiết bị vi, …) yêu cầu người dùng hệ thống thay đổi làm cho hệ thống Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh ngày trở nên không đáp ứng với yêu cầu Vì vậy, hệ thống cần phải chỉnh sửa, bổ sung thành phần để đảm bảo trì thực tốt thích nghi với điều kiện Đây giai đoạn diễn liên tục 1.2 CÁC CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.2.1 Hệ quản trị sở liệu 1.2.1.1 Khái niệm sở liệu mơ hình liệu  Khái niệm sở liệu Một sở liệu (CSDL) tập hợp liệu có liên quan đến chứa thơng tin tổ chức đó, lưu trữ thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin nhiều người sử dụng với mục đích khác  Các mơ hình liệu Mơ hình liệu hình thức hố tốn học gồm: - Một hệ thống ký hiệu để mô tả liệu - Tập toán tử dùng để thao tác liệu Như vậy, mơ hình liệu coi gồm ba thành phần: - Phần mô tả cấu trúc CSDL - Phần mô tả thao tác, định nghĩa phép toán phép liệu - Phần mơ tả ràng buộc tồn vẹn để bảo đảm xác liệu Một số mơ hình liệu:  Mơ hình thực thể - liên hệ (ERM – Entity Relationship Model): Là tập đối tượng sở mối quan hệ chúng Mục đích mơ hình ER cho phép mô tả lược đồ logic tổ chức mà khơng quan tâm đến tính hiệu mà hầu hết mơ hình liệu khác mong muốn Một số khái niệm liên quan đến mơ hình ER: Thực thể: Là khái niệm để đối tượng cụ thể hay trừu tượng giới thực mà tồn phân biệt với đối tượng khác Thường thực thể có số đặc tính để xác định đó, hai thực thể hiểu Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh tương tự chúng có đặc tính Một nhóm bao gồm thực thể tương tự hình thành nhóm thực thể Thuộc tính khóa: Trong CSDL, thực thể mơ tả tập đặc tính gọi thuộc tính Trong mơ hình ER có nhiều kiểu thuộc tính: thuộc tính đơn thuộc tính phức hợp, thuộc tính đơn trị thuộc tính đa trị, thuộc tính lưu trữ thuộc tính suy diễn Một thuộc tính mà giá trị xác định thực thể tập thực thể gọi thuộc tính Khóa tập thuộc tính Liên kết (Quan hệ): Các quan hệ thể mối liên hệ hai hay nhiều thực thể, gắn kết thực thể mô hình ER Một mối quan hệ kết nối thực thể với nhiều thực thể khác xem xét tổ chức  Mơ hình quan hệ Mơ hình quan hệ có ưu điểm sau: Đơn giản: Các liệu biểu diễn dạng nhất, quan hệ, tức bảng giá trị, tự nhiên dễ hiểu người dùng không chuyên tin học Chặt chẽ: Các khái niệm hình thức hóa cao, cho phép áp dụng cơng cụ tốn học, thuật tốn Trừu tượng hóa cao: Mơ hình dừng mức quan niệm, nghĩa độc lập với mức vật lý, với cài đặt, với thiết bị Nhờ làm cho máy tính độc lập liệu chương trình cao Cung cấp ngơn ngữ truy cập liệu mức cao, dễ sử dụng trở thành chuẩn Biến đổi từ mơ hình ER sang mơ hình quan hệ: Nguyên tắc chung để thực điều việc biến đổi tập thực thể, tập liên kết thành quan hệ  Mơ hình phân cấp Trong giới thực, đối tượng thông tin chúng thường mang tính phân cấp, thứ bậc Chính dẫn đến khái niệm mơ hình hóa Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế Khoa Hệ thống thơng tin kinh liệu theo loại CSDL gọi CSDL phân cấp Trong mơ hình khái niệm trường, đoạn liệu sử dụng Trường: Được hiểu đơn vị nhỏ liệu mang tên Đoạn (Segment): Là tập trường CSDL, mang tên đơn vị trao đổi CSDL ứng dụng Mỗi đoạn CSDL có kích thước cố định Mơ hình phân cấp có rừng đoạn tập đoạn Mỗi đoạn cha chứa n đoạn đoạn lai chứa m đoạn khác  Mơ hình mạng Ở mơ hình này, đối tượng mơ hình hóa CSDL theo ba khái niệm: ngôn ngữ, liệu gộp ghi Mục tin (data item:) Là đơn vị bé liệu có tên Dữ liệu gộp (data aggregate): Là tập mục tin xếp CSDL có tên Nó có hai dạng vector nhóm lặp Bản ghi (record): Là tập liệu gộp lớn mục tin xếp CSDL, tạo thành đơn vị trao đổi CSDL ứng dụng  Mơ hình hướng đối tượng Đặc trưng mơ hình hướng đối tượng: - Đặc tính nhận dạng đối tượng: Mỗi đối tượng xác định định danh đối tượng Định danh hệ thống sinh quản lí - Các đối tượng phức tạp: Cho phép xây dựng kiểu từ kiểu có - Phân cấp theo kiểu: Cho phép có kiểu với đặc tính riêng Trong thực tế CSDL hướng đối tượng có nhiều ưu điểm như: - Cho phép liên kết đối tượng dạng phép lưu trữ đối tượng - Các đối tượng dùng chung nhiều người sử dụng - Khả phát triển kho trí thức cách thêm đối tượng phép xử lí kèm theo Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 Học viện tài tế - Khoa Hệ thống thơng tin kinh Phát triển hệ quản trị CSDL dựa việc xử lí đối tượng phức tạp, giao diện chương trình, đối tượng động trừu tượng Đối tượng tập phần tử liệu có cấu trúc, tham chiếu qua tên Mỗi đối tượng có thuộc tính, thuộc tính tính chất đối tượng gán tên, cho phép tương ứng với giá trị hay tham chiếu đến đối tượng khác Trong mơ hình đối tượng cịn cho phép quản lý cấu trúc đối tượng theo chức mà gọi phương thức Phương thức thủ tục đặc trưng tên đầu thủ tục, tham số gọi tham số trả dùng để áp lên đối tượng có tên 1.2.1.2 Khái niệm hệ quản trị sở liệu Hệ quản trị CSDL: Là hệ thống phần mềm cho phép tạo lập CSDL điều khiển truy nhập CSDL Một số hệ quản trị CSDL thường dùng như: - Hệ quản trị CSDL Oracle: Được phát triển hãng phần mềm Oracle, có ưu điểm khả đáp ứng mạng cao, bảo đảm tính an tồn bảo mật liệu cao Tuy nhiên, Oracle có chi phí lớn, thích hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn - Hệ quản trị CSDL SQL server: Được phát triển tập đoàn Microsoft, hệ quản trị CSDL dùng cho tổ chức doanh nghiệp lớn, vừa nhỏ, có ưu điểm khả đáp ứng mạng cao, đảm bảo tính an toàn, bảo mật liệu, đánh giá yếu so với hệ quản trị CSDL Oracle - Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro (VFP) , Access: Được phát triển tập đồn Microsoft, có khả triển khai mạng khơng cao, có nhược điểm tính bảo mật an tồn liệu khơng cao khơng sử dụng cho tổ chức,doanh nghiệp có quy mơ lớn Các hệ quản trị CSDL thích hợp để sử dụng cho tổ chức, doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, thường có chi phí vừa phải Trịnh Khương Duy 10 Lớp CQ46/41.01