Xây dựng phần mềm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải đường bộ tại công ty cổ phần thương mại và vận tải petrolimex hà nội 1

Khái niệm và các thành phần của HTTT kế toán

HTTT kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.

Cũng giống như mọi HTTT quản lý, HTTT kế toán gồm có 5 thành phần: Phần cứng, Phần mềm, Con người, Thủ tục và Dữ liệu.

- Phần cứng: là các công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin, bao gồm: các thiết bị lưu trữ, các thiết bị xử lý, các thiết bị truyển thông tin và hệ thống mạng như mạng LAN, WAN, INTERNET, …

- Phần mềm: gồm có các phần mềm hệ thống như hệ điều hành, các phần mềm ứng dụng như hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán, …

Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

- Dữ liệu: gồm có các cơ sở dữ liệu về kế toán, tài chính, đây chính là thành phần đầu vào của HTTT kế toán để từ đó xử lý thành các thông tin đầu ra.

- Thủ tục: là tập hợp các quy tắc do con người đưa ra để thực hiện quá trình xử lý thông tin.

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 3

- Con người: bao gồm người sử dụng (là người dùng HTTT trong công việc được giao như các kế toán viên), người điều hành hệ thống (có vai trò vận hành,quản lý và bảo trì thiết bị trong hệ thống, và người phát triển hệ thống ( như các phân tích viên hệ thống, các lập trình viên) Đây là một thành phần quan trọng củaHTTT kế toán.

Quy trình xây dựng phần mềm kế toán doanh nghiệp

Một quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm các bước sau:

Bước 1:Khảo sát nhu cầu và lập kế hoạch dự án

Khảo sát nhu cầu là việc tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu về ứng dụng của khách hàng ngay trong đơn vị triển khai dự án Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống và tiếp xúc với khách hàng để lập kế hoạch xây dựng phần mềm Trên cơ sở đó, xây dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án

Khảo sát hiện trạng bao gồm các nhiệm vụ sau:

 Thu thập và xác định nghiệp vụ của hệ thống cũ bao gồm xác định các thông tin, chức năng cần thiết của hệ thống cũ.

 Xác định các yêu cầu mới về hệ thống cần xây dựng trong tương lai.

 Xác định cách thức làm việc của hệ thống cũ.

 Nghiên cứu khả thi và lập tài liệu khả thi trong phát triển dự án.

 Đánh giá kết quả khảo sát và lập tài liệu khảo sát.

 Lập kế hoạch triển khai dự án.

Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống Trong rất nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và chức năng của hệ thống nhằm tối đa hoá lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay mục tiêu quản lý của khách hàng.

Quá trình phân tích bao gồm các bước sau:

- Xây dựng mô hình hệ thống: Dựa trên các kết quả khảo sát, phải xác định rõ mô hình nghiệp vụ cho hệ thống cần phát triển bằng cách mô hình hoá hệ thống. Đây là bước rất quan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm do việc mô hình hoá chính xác các hoạt động tác nghiệp của hệ thống là rất phức tap

- Sau khi mô hình hoá hệ thống, người xây dựng định ra một số giải pháp sơ bộ để thiết kế hệ thống và lựa chọn một giải pháp phù hợp sau khi đã xem xét các yếu tố như: tính năng của hệ thống, chi phí phát triển, cài đặt, đào tạo người dùng,

… đồng thời trong đó xác định các chức năng, thủ tục thực hiện và giao diện hệ thống ở mức chung.

Dựa trên các kết quả phân tích, người xây dựng tiến hành thiết kế hệ thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của HTTT để đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng, … Như vậy, thiết kế là quá trình chuyển hoá các yêu cầu thành các đặc tả thiết kế, trong đó người phát triển cần sử dụng phương pháp và công cụ thiết kế phù hợp Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc sau:

- Thiết kế dữ liệu hệ thống: xác định các đối tượng dữ liệu hay cấu trúc dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.

- Thiết kế chức năng hệ thống: xác định các mô đun xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống.

- Thiết kế giao diện của hệ thống: xác định các mô hình giao tiếp người máy.

- Thiết kế an toàn hệ thống: xác đinh các yếu tố đảm bảo sự tin cậy cho hệ thống.

- Thiết kế kỹ thuật hệ thống: xác định các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống.

- Lập tài liệu thiết kế hệ thống.

Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật của hệ thống và giao diện đồ hoạ, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Ở giai đoạn này, người xây dựng phần mềm phải lựa chọn công cụ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình, công cụ tạo

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 5 báo cáo và sử dụng các công cụ đó để tiến hành xây dựng phần mềm Giai đoạn này bao gồm các công việc như:

- Cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.

- Xây dựng các mô-đun chương trình của hệ thống.

- Xây dựng các giao diện hệ thống.

- Tạo các truy vấn, view, các báo cáo và viết code cho phần mềm

Trong quá trình xây dựng này phải luôn cập nhật với khách hàng về tiến độ của dự án.

Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua quy trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo một phiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị.

Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quét hết các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành.

Một số lỗi có thể xảy ra trong quá trình xây dựng hệ thống như:

- Lỗi không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt động không như mong muốn.

- Lỗi xảy ra bên trong hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế, …

Bước 6: Chuyển giao Đây là giai đoạn triển khai hệ thống trong thực tế, sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm thì thực hiện chuyển giao tới khách hàng.

Sau một khi phần mềm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đã thiết kế theo sự thoả thuân của hai phía – người dùng và nhà cung cấp

Bước 8: Bảo hảnh, bảo trì

Sau một thời gian hoạt động, do môi trường (hệ điều hành, thiết bị ngoài vi,

…) hoặc các yêu cầu mới của người dùng về hệ thống thay đổi làm cho hệ thống

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 6 ngày càng trở nên không đáp ứng với các yêu cầu hiện tại Vì vậy, hệ thống cần phải được chỉnh sửa, bổ sung các thành phần để đảm bảo duy trì thực hiện tốt và thích nghi với các điều kiện mới Đây là giai đoạn diễn ra liên tục.

CÁC CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN - 7 - 1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Ngôn ngữ lập trình

Các ngôn ngữ được sử dụng trong viết trình thì được gọi là ngôn ngữ lập trình. Ngôn ngữ lập trình bao gồm một tập hữu hạn các chỉ thị và được chia thành ba loại: ngôn ngữ máy, ngôn ngữ ký hiệu và ngôn ngữ thuật toán.

Hiện nay, có nhiều ngôn ngữ lập trình đã ra đời và được sử dụng, phù hợp với từng phương pháp lập trình khác nhau, có những ngôn ngữ phù hợp với phương pháp lập trình cấu trúc như ngôn ngữ C, Pascal, Fortran, …, có những ngôn ngữ phù hợp với phương pháp lập trình hướng đối tượng như ngôn ngữ C++, C#, Java, Delphi, …, có những ngôn ngữ chuyển để giải quyết các bài toán quản trị CSDL như Visual Foxpro, Visual Basic,…

Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay:

 Ngôn ngữ lập trình Java: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kỳ hệ thống nào có cài máy ảo Java Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết bị di động, không dây.

 Ngôn ngữ lập trình C#: Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo C# cũng được sử dụng cho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm quản lý dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp.

 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: Là một sản phẩm của Microsoft, là một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựng các phần mềm quản lý, phần mềm kế toán.

 Ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro: Được phát triển bởi Microsoft, là một ngôn ngữ hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, thích hợp để sử dụng trong lập trình quản lý, xây dựng các ứng dụng quản trị CSDL.

Công cụ tạo báo cáo

Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng của CSDL và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình.

Một đặc điểm của báo cáo trong quản lý nói chung và trong quản lý tài chính, kế toán nói riêng là thường được lập theo một mẫu cho trước có tính quy định của các cơ quan chủ quản hoặc của nhà nước.

Hiện nay có các công cụ tạo báo cáo thường dùng như:

 Crystal Report: Đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, xuất ra dưới dạng văn bản Word, bảng tính Excel.

 Công cụ tạo báo cáo của VFP: VFP là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nhưng nó cũng cho phép tạo các báo cáo Khi xây dựng một ứng dụng quản trị CSDL bằng VFP thì người ta thường dùng công cụ tạo báo cáo đã có sẵn trong VFP, chứ không sử dụng các công cụ khác Trong VFP, có thể sử dụng một trong hai công cụ để tạo báo cáo là Report Wizard và Report Designer Report Wizard cho phép thiết kế báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng, nhưng ít khi đạt được hiệu quả mong muốn, còn Report Designer cho phép tạo các báo cáo phù hợp với nhu cầu người sử dụng. Trong trường hợp có thể thì người ta thường kết hợp cả hai công cụ này VFP cũng cho phép kết xuất báo cáo ra dưới dạng bảng tính Excel.

Nhận xét chung: Để xây dựng một phần mềm kế toán,chúng ta có nhiều cách lựa chọn các công cụ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình và công cụ tạo báo cáo, tuy nhiên, phải căn cứ vào quy mô của tổ chức, doanh nghiệp, căn cứ vào yêu cầu thực tế khi xây dựng phần mềm, để lựa chọn những công cụ thích hợp, tránh để xảy ra lãng phí Chẳng hạn như với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chúng ta có thể sử dụng hệ quản trị CSDL VFP hoặc SQL Server, chứ không cần thiết phải sử dụng đến hệ quản trị Oracle.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI - 13 - 1 Nhiệm vụ của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải

Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp vận tải

1.3.2.1 Chi phí vận tải và phân loại chi phí vận tải

 Khái niệm chi phí vận tải

Chi phí vận tải là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết và lao động vật hoá dùng để thực hiện các dịch vụ vận tải trong một thời kỳ nhất định. Ngoài ra nó còn bao gồm một phần thu nhập thuần tuý của xã hội như: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.

 Phân loại chi phí vận tải a) Phân loại chi phí vận tải theo nội dung kinh tế

Căn cứ vào mục đích, nội dung kinh tế của chi phí, nơi phát sinh chi phí và đối tượng gánh chịu chi phí để chia chi phí vận tải thành các khoản mục khác nhau, mỗi khoản mục bao gồm những chi phí có cùng công dụng, mục đích, bao gồm:

4) Tiền lương của lái xe và phụ xe

5) BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN của lái xe và phụ xe

6) Chi phí sửa chữa TSCĐ

7) Chi phí khấu hao phương tiện

8) Chi phí công cụ dụng cụ

9) Chi phí dịch vụ mua ngoài

10) Các khoản chi phí khác b) Phân loại chi phí vận tải theo mục đích, công dụng

Trong ngành vận tải ô tô, các chi phí vận tải được chia thành các khoản mục như sau:

- Chi phí NVLTT: Chi phí về nhiên liệu cho dịch vụ vận tải.

- Chi phí NCTT: Bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của lái xe và phụ xe.

- Chi phí SXC: Bao gồm các khoản chi phí như công cụ dụng cụ, khấu hao phương tiện và chi phí bằng tiền khác,…

1.3.2.2 Giá thành vận tải và phân loại giá thành vận tải

 Khái niệm giá thành vận tải

Giá thành sản phẩm vận tải là toàn bộ chi phí vận tải doanh nghiệp chi ra để hoàn thành khối lượng dịch vụ hoặc công việc vận tải trong một thời kỳ nhất định.

 Phân loại giá thành vận tải a) Căn cứ vào cơ sở số liệu và thời điểm tính giá thành, giá thành vận tải được chia làm ba loại sau:

- Giá thành kế hoạch: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản lượng kế hoạch.

- Giá thành định mức: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm.

- Giá thành thực tế: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kỳ cũng như sản lượng sản xuất thực tế trong kỳ. b) Căn cứ vào phạm vi các chi phí cấu thành, giá thành dịch vụ vận tải được chia thành 2 loại như sau:

- Giá thành sản xuất: Bao gồm các chi phí trực tiếp ( NVLTT, NCTT) và chi phí SXC tính cho lượng dịch vụ vận tải hoàn thành

- Giá thành toàn bộ dịch vụ vận tải hoàn thành: Bao gồm giá thành sản xuất và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho dịch vụ hoàn thành.

1.3.3 Tổ chức công tác kế toán chi phí trong doanh nghiệp vận tải

1.3.3.1 Xác định đối tượng tập hợp chi phí vận tải Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất dịch vụ vận tải là phạm vi, giới hạn mà các chi phí vận tải bỏ ra trong một thời kỳ cho hoạt động vận tải được tập hợp theo nó Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất phải dựa vào các nhân tố sau:

- Đặc điểm và công dụng của chi phí trong quá trình sản xuất

- Đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, đặc điểm của sản phẩm

- Yêu cầu kiểm tra, kiểm soát chi phí và yêu cầu hạch toán kế toán nội bộ của doanh nghiệp.

- Yêu cầu quản lý giá thành theo đối tượng tính giá thành.

1.3.3.2 Phương pháp tập hợp chi phí vận tải

 Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phí và có thể hạch toán trực tiếp cho từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí có liên quan.

Việc sử dụng phương pháp trực tiếp để tập hợp chi phí sản xuất có ưu điểm lớn Đó là cách tập hợp chính xác nhất đồng thời lại theo dõi trực tiếp chi phí liên quan đến các đối tượng cần theo dõi Tuy nhiên việc tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp trực tiếp không phải lúc nào cũng thực hiện được do có nhiều chi phí liên quan đến nhiều đối tượng kế toán và không thể theo dõi riêng được

 Phương pháp tập hợp và phân bổ gián tiếp

Phương pháp này được sử dụng để tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí đã xác định mà kế toán không thể tập hợp trực tiếp các chi phí liên quan cho từng đối tượng đó.

1.3.3.3 Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ:

Trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải, do đặc điểm đặc thù của ngành là quá trình sản xuất đồng thời là quá trình tiêu thụ sản phẩm vận tải Do đó, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải không có sản phẩm dở dang cuối kỳ.

1.3.3.4 Nội dung kế toán tập hợp chi phí trong doanh nghiệp vận tải (Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)

 Kế toán tập hợp chi phí NVLTT (Chi phí nhiên liệu)

Nhiên liệu là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm vận tải Chi phí nhiên liệu cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như loại phương tiện vận tải, mức độ mới cũ của phương tiện, tuyến đường, chất lượng đường, trình độ lái xe, …

Chi phí nhiên liệu cấu thành nên giá thành dịch vụ vận tải được xác định theo công thức:

Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe, cuối kỳ không tính trị giá nhiên liệu còn ở phương tiện thì chi phí nhiên liệu tiêu hao trong kỳ chính là chi phí nhiên liệu định mức.

Chi phí Chi phí còn ở Chi phí nhiên liệu Chi phí nhiên liệu nhiên liệu = phương tiện + dùng cho phương - còn ở phương tiện tiêu hao đầu kỳ tiện trong kỳ cuối kỳ Để tập hợp chi phí nhiên liệu, kế toán sử dụng TK621- Chi phí NVL trực tiếp Nội dung, kết cấu của TK621 như sau:

Bên Nợ: Ghi trị giá thực tế của nhiên liệu đưa vào sử dụng trực tiếp cho phương tiện vận tải.

Bên Có: Kết chuyển trị giá nhiên liệu tính vào chi phí dịch vụ vận tải

Sau khi kết chuyển TK621 không còn số dư

 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp ( NCTT)

Chi phí NCTT của hoạt động vận tải gồm: tiền lương của lái xe, phụ xe, lái tàu, phụ tàu, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của các đối tượng trên Không được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của các nhân viên văn phòng đội xe, đội sửa chữa,

Chi phí NCTT thường được tính trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí có liên quan Trường hợp chi phí NCTT có liên quan đến nhiều đối tượng thì có thể tập hợp chung sau đó chọn tiêu chuẩn thích hợp để tính toán phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan. Để tập hợp chi phí NCTT, kế toán sử dụng TK622- Chi phí NCTT

Nội dung kết cấu TK622 như sau:

Bên Nợ: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

Bên Có: Kết chuyển, phân bổ chi phí nhân công trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí vận tải.

Sau khi kết chuyển TK 622 không còn số dư.

Việc tính toán, phân bổ chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh ở bảng phân bổ tiền lương và BHXH.

 Kế toán chi phí sản xuất chung (SXC)

 Kế toán chi phí săm lốp

Tổ chức công tác tính giá thành vận tải

1.3.4.1 Đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành vận tải Đối tượng tính giá thành dịch vụ vận tải: Trong ngành vận tải ôtô, do tính chất đặc thù của ngành, sản phẩm nó tạo ra là sự kết hợp của khối lượng hàng hoá, hành khách với quãng đường vận chuyển nên đối tượng tính giá thành là sản lượng luân chuyển.

Kỳ tính giá thành: Kỳ tính giá thành là thời kỳ mà bộ phận kế toán cần phải tiến hành công việc tính giá thành cho các đối tượng cần tính giá thành.

Trong các doanh nghiệp vận tải chỉ có một mặt hàng (tấn x km, người x km), nên giá thành là giá thành giản đơn, kế hoạch sản xuất ổn định, chu kỳ sản xuất ngắn, liên tục không có sản phẩm hoàn thành nhập kho thì áp dụng kỳ tính giá thành là hàng tháng (vào thời điểm cuối tháng), hàng quý hoặc theo hợp đồng.

1.3.4.2 Phương pháp tính giá thành vận tải

Tại các doanh nghiệp vận tải thường áp dụng 2 phương pháp sau:

 Phương pháp tính giá thành giản đơn (trực tiếp)

Trên cơ sở số liệu về chi phí vận tải đã tập hợp được trong kỳ và trị giá nhiên liệu chênh lệch còn ở phương tiện vận tải đầu và cuối kỳ để tính giá thành vận tải theo công thức sau:

Tổng giá thành sản phẩm vận tải

= Chi phí nhiên liệu còn ở phương tiện đầu kỳ

Chi phí vận tải phát sinh trong kỳ

_ Chi phí nhiênliệu còn ở phương tiện cuối kỳ

Tổng giá thành Giá thành đơn vị Khối lượng vận tải hoàn thành

Trường hợp khoán chi phí vận tải cho lái xe, cuối kỳ không tính trị giá nhiên liệu còn ở phương tiện, giá thành sản phẩm vận tải là toàn bộ chi phí vận tải đã tập hợp được trong kỳ.

 Phương pháp tính giá thành theo định mức

Phương pháp này dựa trên định mức tiêu hao của các yếu tố cho quá trình sản xuất và dự toán chi phí, những thay đổi định mức hay dự toán chi phí và phát huy định mức (chênh lệch giữa thực tế và định mức) để xác định giá thành thực tế của đối tượng tính giá thành cụ thể

Phương pháp định mức được áp dụng đối với những doanh nghiệp đã có các định mức kinh tế- kỹ thuật tương đối ổn định và hợp lý, chế độ quản lý giá thành theo định mức đã chặt chẽ, có nề nếp Công thức:

Giá thành sản xuất thực tế Giá thành định mức của dịch vụ vận tải +

Chênh lệch do thay đổi định mức +

Chênh lệch do thoát ly định mức

Các hình thức kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp vận tải

Hiện nay, ở nước ta, các doanh nghiệp sử dụng một trong 5 hình thức kế toán sau:

 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:

- Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ cái Căn cứ để ghi vào Nhật ký –Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dụng kinh tế.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán:

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ, thẻ kếtoán chi tiết

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản:

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ nội dung kinh tế.

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Các bảng phân bổ và sổ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra :

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản: Công việc kế toán được thực hiện trên một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

- Báo cáo kế toán quản trị

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HÀ NỘI

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀVẬN TẢI PETROLIMEX HÀ NỘI

Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Hà Nội (Petajico Ha Noi) là thành viên của tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 0722/1999/QĐ-BTM ngày 8/6/1999 của Bộ Thương mại

Tháng 6/1999, Bộ trưởng Bộ Thương mại ra Quyết định số 0722/1999/QĐ- BTM ngày 08/6/1999 chính thức chuyển Xí nghiệp Vận tải Xăng dầu thành Công ty

Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Hà Nội, hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần Vốn điều lệ khi mới thành lập của Petajico Hà Nội là 9 tỷ đồng, trong đó, Nhà nước nắm 15%, cổ đông là CBCNV nắm 64% và cổ đông bên ngoài nắm 21%.

Trong quá trình hoạt động, Petajico Hà Nội liên tục phát triển và không ngừng mở rộng quy mô Từ một đội xe với 21 đầu xe, dung tích nhỏ, sản lượng thấp, đến nay, lực lượng vận tải của Công ty đã phát triển lớn mạnh với gần 200 đầu xe, đảm bảo vận chuyển xăng dầu phục vụ cho các ngành kinh tế quốc dân và an ninh quốc phòng cho 16 tỉnh miền Bắc Petajico Hà Nội hiện chiếm thị phần trên 75% sản lượng vận tải phục vụ cho các tỉnh Tây Bắc, Việt Bắc, thành phố Hà Nội và nước CHDCND Lào.

Tháng 7/2004, Công ty liên doanh với Công ty Cổ phần Gas Petrolimex thành lập Công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex Hà Nội theo Hợp đồng liên doanh số 01/HĐLD ngày 30/07/2004 với tỷ lệ góp vốn là 49% vốn điều lệ Đến nay, vốn điều lệ của Công ty đã lên đến 15,65 tỷ đồng, trong đó, Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam nắm 51%.

Với những thành công đã đạt được, Công ty đã được trao tặng nhiều giải thưởng cao quý của Nhà nước, Bộ Thương mại và ngành xăng dầu Công ty có nhiều chi nhánh và hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, chỉ thực hiện vận tải đường bộ.

Một số thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolinmex Hà nội

- Địa chỉ: 49 Đường Đức Giang - Phường Đức Giang - Long Biên - Hà Nội

- Website : http://petajicohanoi.com.vn/

Lĩnh vực kinh doanh

- Kinh doanh vận tải xăng dầu, sản phẩm hoá dầu và các sản phẩm khác

- Tổng đại lý các loại xăng dầu và sản phẩm hoá dầu.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại xe ô tô, máy móc thiết bị ngành xăng dầu

- Kinh doanh dịch vụ cơ khí sửa chữa ô tô, kinh doanh vật tư, phụ tùng, săm lốp ô tô, kinh doanh cột bơm.

- Kinh doanh bất động sản.

- Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, nhà hàng.

- Kinh doanh đầu tư tài chính.

Tổ chức bộ máy của công ty

Bộ máy quản lý và tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình Công ty cổ phần với sơ đồ như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HN - 29 - 1 Tổ chức bộ máy kế toán

Đặc điểm vận dụng các chính sách kế toán tại công ty

Công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính.

- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm, kết thúc vào 31/12 hàng năm dương lịch.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam Đồng (VNĐ) Tất cả các đồng tiền khác được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá hạch toán, cuối kỳ hạch toán điều chỉnh lại theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố tại từng thời điểm.

- Hình thức kế toán: Nhật ký – Chứng từ

- Phương pháp kế toán TSCĐ:

+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo nguyên giá gồm giá mua hoặc chế tạo công chi phí vận chuyển, lắp đặt và chạy thử nếu có.

+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.

Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước xuất trước.

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

KẾ TOÁN CHI PHÍ, GIÁ THÀNH

- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty tuân thủ theo quyết định15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.

Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán được vận dụng đúng theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính Để tổ chức tốt công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải, ngoài các tài khoản tổng hợp, công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2,3:

TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

TK 6213 – Chi phí nguyên vật liệu vận tải trong nước

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

TK 6223 – Chi phí nhân công vận tải đường bộ

TK 62231 – Chi phí nhân công vận tải đường bộ trong nước

TK 627 – Chi phí sản xuất chung

TK 6273 – Chi phí sản xuất chung vận tải đường bộ

TK 62731 – Chi phí sản xuất chung vận tải đường bộ trong nước

TK 334 – Phải trả công nhân viên

TK 3382 – Kinh phí công đoàn

TK 33821 – Kinh phí công đoàn

TK 33822 – Đoàn phí công đoàn

TK 3383 – Bảo hiểm xã hội

TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp

Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại công ty

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Bảng trích khấu hao TSCĐ

- Phiếu chi b) Các sổ và báo cáo đầu ra

- Nhật ký chứng từ số 7

- Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải

Đối tượng kế toán tập hợp chi phí vận tải ở công ty

Công ty xác đinh đối tượng tập hợp chi phí là theo từng hoạt động vận tải trong nước và vận tải quốc tế, nhưng từ năm 2004 công ty không có vận tải quốc tế nên đối tượng tập hợp chi phí vận tải là hoạt động vận tải trong nước.

Quy trình nghiệp vụ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải tại công ty cổ phẩn thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội

2.2.6.1 Kế toán chi phí NVLTT

Chi phí NVLTT là những chi phí về nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu phục vụ trực tiếp cho kinh doanh vận tải, bao gồm các khoản chi phí:

- Chi phí nhiên liệu dùng cho vận tải: Xăng các loại, dầu diezen, dầu mỡ nhờn.

- Chi phí săm lốp, bình điện: Là khoản chi phí mang tính chất đặc thù của ngành vận tải ô tô, khoản chi phí này gồm chi phí về hao mòn săm lốp, bình điện.

Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và phần bổ chi phí NVLTT, kế toán sử dụng TK 6213 – Chi phí NVL vận tải trong nước

Hàng tháng, căn cứ vào các hợp đồng vận tải của khách hàng, phòng kinh doanh vận tải sẽ lên kế hoạch vận tải cho các đội xe trên các tuyến đường khác nhau Căn cứ vào kế hoạch vận tải này, phòng kỹ thuật sẽ tính toán định mức chi phí nhiên liệu cho các loại xe ở các đội xe Khi xuất nhiên liệu cho các xe, bộ phận

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 32 kho sẽ thống kê số lượng xuất dùng rồi chuyển các phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật tư.

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật tư ghi chép sự biến động của từng loại nhiên liệu xuất dùng cho các đầu xe Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ do kế toán vật tư cung cấp, kế toán chi phí sẽ kiểm tra ghi đơn giá, số lượng và tổng số tiền, sau đó phân loại và ghi và sổ chi tiết Cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành cộng sổ cả bên nợ và bên có, tính toán ra chi phí nhiên liệu trong kỳ.

2.2.6.2 Kế toán chi phí NCTT

Chi phí NCTT là các khoản phải trả cho công nhân lái xe, phụ xe, lương của nhân viên các phòng ban đội xe, các phòng ban nghiệp vụ của công ty, gồm tiền lương chính, lương phụ và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo chế độ quy định Không tính vào chi phí nhân công trực tiếp các khoản tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng.

Tài khoản sử dụng: Để tập hợp và phân bổ chi phí NCTT, kế toán sử dụng TK 62231 – Nhân công vận tải trong nước Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác:

TK 334 – Phải trả công nhân viên

TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Hàng tháng, phòng tổ chức sẽ tổng hợp và lập bảng trích nguồn lương Căn cứ vào bảng trích nguồn lương, kế toán lương lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương để làm căn cứ tính toán chi phí nhân công trực tiếp.

2.2.6.3 Kế toán chi phí SXC

Chi phí SXC ở công ty là các chi phí quản lý và các chi phí sản xuất ngoài hai khoản chi phí NVLTT và chi phí NCTT phát sinh trong sản xuất kinh doanh Chi phí này bao gồm các nôi dung sau:

- Chi phí công cụ dụng cụ

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí sửa chữa TSCĐ

- Chi phí bảo hiểm phương tiện vận tải

- Lệ phí giao thông, cầu phà

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí bằng tiền khác Để tập hợp chi phí sản xuất chung, kế toán sử dụng TK 62731 – Chi phí SXC vận tải trong nước và một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 214,

Các chứng từ kế toán cần sử dụng cho việc tập hợp chi phí SXC là phiếu xuất kho CCDC, phiếu chi, …

Phương pháp kế toán các khoản chi phí SXC như sau:

Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi phí sản xuất chung

Chi phí khấu hao TSCĐ

Chi phí CCDC được phân bổ 100%

Chi phí CCDC có Phân bổ 50% giá trị lớn giá trị CCDC

SCL TSCĐ Kết chuyển chi phí

Chi phí mua bảo hiểm

Phân bổ chi phí bảo hiểm

Chi phí dịch vụ mua ngoài, lệ phí giao thông cầu phà, chi phí khác bằng tiền

Kết chuyển chi phí SXC

Thu hồi phế liệu, thu bồi thường

2.2.6.4 Kế toán tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp

Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí và kết chuyển vào giá thành vận tải:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 6213 – Chi phí NVLTT

Có TK 62231 – Chi phí nhân công vận tải trong nước

Có TK 62731 – Chi phí SXC vận tải trong nước

2.2.6.5 Công tác tính giá thành vận tải tại công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội

 Đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành Đối tượng tính giá thành là toàn bộ hoạt động vận tải trong nước Đơn vị tính giá thành là đ/m 3 km xăng dầu vận chuyển.

Công ty căn cứ vào sản lượng (m 3 km) xăng dầu vận chuyển quy ra đường loại

1 của các đội xe, sau đó tổng hợp cho toàn công ty theo toàn bộ hoạt động vận tải trong nước để tính giá thành và giá thành đơn vị.

Kỳ tính giá thành vận tải tại công ty là 1 tháng.

 Phương pháp tính giá thành

Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn, giá thành sản phẩm vận tải trong tháng chính là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh được tính và giá thành vận tải.

Căn cứ vào sản lượng của các hoạt động vận tải thực hiện được trong tháng, kế toán tiến hành tính toán từng khoản chi phí đã tập hợp được cho hoạt động vận tải trong nước Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp chi phí để lập bảng tính giá thành.

ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC - 36 - CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HÀ NỘI - 40 - 3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG - 40 - 3.1.1 Mục tiêu hệ thống

Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

Xuất phát từ yêu cầu của công tác kế toán tập hợp chi phi và tính giá thành vận tải của công ty, cần phải xây dựng một phần mềm kế toán nhằm tăng tính hiệu quả cho công tác kế toán Phần mềm kế toán được xây dựng phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc nhập các chứng từ: o Phiếu xuất kho o Phiếu nhập kho o Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ o Bảng phân bổ lương và BHXH o Bảng trích khấu hao TSCĐ o Phiếu chi o phiếu thu

- Từ đầu vào là các chứng từ trên, đầu ra là các sổ và báo cáo: o Sổ chi tiết,sổ cái TK

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 40 o Nhật ký chứng từ o Bảng tính giá thành vận tải

Hàng tháng, kế toán chi phí giá thành sẽ căn cứ vào số liệu về các khoản mục chi phí đã tập hợp được trong tháng để tiến hành tính toán chi phi và tính giá thành vận tải, cụ thể như sau: Đối với chi phí NVLTT, kế toán chi phí tiến hành tập hợp chi phí từ sổ kế toán chi tiết TK 621.

Các khoản chi phí nhiên liệu xuất dùng trong tháng sẽ được tập hợp bên Nợ của TK 621 Các khoản thu của lái xe do chi phí thực tế phát sinh mà vượt so với định mức, các khoản phế liệu, vật liệu thu hồi sẽ được tập hợp bên có TK 6213. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu chi phí được tập hợp bên nợ TK 6213 và phần ghi giảm chi phí được tập hợp bên có TK 6213, kế toán tính ra chi phí NVLTT. Đối với chi phí NCTT, kế toán chi phí giá thành sẽ tiến hành tập hợp thông qua Bảng phân bổ tiền lương và BHXH và số liệu tập hợp bên nợ TK 622 do kế toán lương lập. Đối với chi phí SXC, các bộ phận kế toán liên quan như kế toán tiền, kế toán

TSCĐ, … sẽ gửi các chứng từ kế toán liên quan đến chi phí SXC như phiếu chi, bảng trích khấu hao TSCĐ, … để kế toán chi phí giá thành sẽ tiến hành tập hợp tập hợp chi phí SXC Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu chi phí được tập hợp bên nợ

TK 627 và các phần ghi giảm chi phí sản xuất chung được tập hợp bên có TK 627, kế toán chi phí sẽ tính toán ra chi phí sản xuất chung trong kỳ. Đối với sản phẩm dở dang cuối kỳ, do đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ vận tải là quá trình sản xuất cũng chính là quá trình tiêu thụ sản phẩm, vì vậy nên trong các doanh nghiệp vận tải không có sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Cuối mỗi tháng, kế toán chi phí giá thành tiến hành kết chuyển các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung đã tập hợp được trong kỳ sang bên nợ TK 154 và tính giá thành vận tải theo phương pháp đã xác định trước Căn cứ vào sản lượng của hoạt động vận tải trong nước, kế

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 41 toán tiến hành tính toán giá thành đơn vị của hoạt động vận tải trong nước và lập bảng tính giá thành vận tải.

Các hồ sơ dữ liệu thu thập được (Xem phụ lục)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản

- Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải

Mô hình nghiệp vụ của bài toán

HTTT KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ

VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ

Bảng kê phiếu nhập kho Bảng kê phiếu xuất kho

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Bảng trích khấu hao TSCĐ

Bảng phân bổ lương và BHXH

Sơ đồ 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

3.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

HTTT TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI

1 Tập hợp chi phí 2 Tính giá thành 3 Báo cáo

1.1 Cập nhật chứng từ 3.1 Lập các báo cáo giá thành 2.1 Kết chuyển chi phí

1.2 Ghi Sổ chi tiết, Sổ cái, Nhật ký chứng từ 2.2 Ghi Sổ Cái TK 154

2.3 Tính giá thành dịch vụ vận tải

Sơ đồ 3.2.: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

3.1.4.3 Mô tả các chức năng lá

Các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ lương và NHXH, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu chi, … sau khi được kiểm tra tính hợp lệ sẽ được lưu giữ lại để làm căn cứ hạch toán chi phí, ghi sổ và phân bổ

(1.2) Ghi sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chứng từ

Tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh khi tập hợp chi phí như ghi sổ chi tiết, sổ cái TK, Nhật ký chứng từ

Sau khi đã tập hợp các khoản mục chi phí về NVLTT, NCTT, SXC thì tiến hành kết chuyển sang TK 154

Tiến hành ghi sổ cái TK 154 để làm căn cứ tính giá thành dịch vụ vận tải

Cuối mỗi tháng, sau khi đã tập hơp đầy đủ các khoản mục chi phí trong tháng và kết chuyển chi phí thì tiến hành tính giá thành cho toàn bộ hoạt động vận tải trong nước và giá thành đơn vị của dịch vụ

(3.1) Lập các báo cáo giá thành

Căn cứ vào các số liệu đã tập hợp được thì tiến hành lập các báo cáo về giá thành như bảng tính giá thành vận tải, báo cáo giá thành vận tải theo đội xe

3.1.4.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Phiếu báo nhiên liệu còn lại cuối kỳ

- Bảng phân bổ lương và BHXH

- Bảng tính giá thành vận tải

Các thực thể a Phiếu xuất kho b Phiếu nhập kho c Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ d Bảng phân bổ lương và

BHXH e Bảng trích khấu hao

TSCĐ f Phiếu thu g Phiếu chi h Sổ chi tiết TK i Sổ cái TK j Nhật ký chứng từ k Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải l Báo cáo giá thành theo đội xe

3.1.4.5 Ma trận thực thể chức năng

Mô hình khái niệm logic

3.1.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

Kế toán vật tư Bảng kê phiếu xuất kho

Bảng kê phiếu nhập kho

Kế toán vốn bằng tiền

Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải

Nhật ký chứng từ Kế toán trưởng

Sơ đồ 3.3: Biểu đồ luông dữ liệu mức 1

3.1.5.2 Các biểu đồ luông dữ liệu mức 2

 Tiến trình 1.1: Tập hợp chi phí

Kế toán vật tư Bảng kê phiếu nhập kho

Kế toán vốn bằng tiền

Sổ cái TK Nhật ký chứng từ

Bảng kê phiếu nhập kho

Sơ đồ 3.4: Biểu đồ luông dữ liệu mức 2 - “Tập hợp chi phí”

 Tiến trình 1.2: Tính giá thành

Bảng tính giá thành dịch vụ vận tải

Sơ đồ 3.5: Biểu đồ luông dữ liệu mức 2 – “Tính giá thành”

Lập báo cáo giá thành

Sổ cái TK Bảng tính giá thành dịch vự vận tải Nhật ký chứng từ

Sơ đồ 3.6: Biểu đồ luông dữ liệu mức 2 – “Lập báo cáo”

3.1.5.3 Mô hình khái niệm dữ liệu (Mô hình E/R) a) Liệt kê, chính xác hoá và lựa chọn các thông tin cơ sở

Tên chính xác của các đặc trưng

Tên viết gọn của các đặc trưng Đánh dấu ở mỗi bước loại

Họ tên người giao Nguoigiao x

Mã vật tư Mavt x Đơn vị tính Dvt x Đơn giá Dongia x

Họ tên người nhận Nguoinhan x

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 50 Địa chỉ người nhận diachi x

Mã vật tư Mavt x Đơn vị tính Dvt x

Số lượng Soluong x Đơn giá Dongia x

3 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Bộ phận sử dụng Doixe x

Mã vật tư Mavt x Đơn vị tính Dvt x

4 Bảng phân bổ lương và BHXH

Số hiệu bảng phân bổ Sohieu x

Tháng năm phân bổ Thangphanbo x

Kinh phí công đoàn Kpcd x

Bảo hiểm xã hội Bhxh x

Bảo hiểm thất nghiệp Bhtn x

5 Bảng trích khấu hao phương tiện

Tháng năm trích khấu hao Thangtrich x

Số hiệu bảng trích Sohieu x

Mã TSCĐ Matscd x Đơn vị quản lý Dvquanly x

Số khấu hao tháng Khauhaothang x

Số khấu hao luỹ kế Khauhaoluyke x

Giá trị còn lại Gtcl x

Họ tên người nộp Nguoinop x Địa chỉ Diachi x

Chứng từ liên quan Ctlq x

Họ tên người nhận Nguoinhan x Địa chỉ Diachi x

Chứng từ liên quan Ctlq x

8 Sổ chi tiết tuỳ chọn kế toán

Số tiền Sotien x Đơn vị tính Dvt x

Dư nợ đầu kỳ Nodk x

Dư có đầu kỳ Codk x

Tài khoản đối ứng Tkdu x

Tổng cộng Tongcong x Đơn vị tính Dvt x

10 Bảng tính giá thành vận tải

Giá thành đơn vị Dongia x

Kế toán trưởng ketoantruong x b) Xác định các thực thể và các thuộc tính của thực thể

Tên thực thể Thuộc tính

VẬT TƯ Mã vật tư , tên vật tư, đơn vị tính

NHÂN VIÊN Mã nhân viên , tên nhân viên, chức vụ, bộ phận

TÀI KHOẢN Mã tài khoản , tên tài khoản, cấp tài khoản

TSCĐ Mã TSCĐ , tên TSCĐ, nguyên giá, số năm sử dụng

BỘ PHẬN Mã bộ phận , tên bộ phận ĐỘI XE Mã đội xe , tên đội xe

KHO Mã kho , tên kho, địa điểm

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 54 c) Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính của mối quan hệ

Nhập cái gì? VẬT TƯ

Nhập từ ai? NHÂN VIÊN

Nhập bao giờ? Ngày lập

Nhập bằng cách gì? Số phiếu

Tại sao nhập? Lý do nhập

Nhập theo cái gì? Đơn giá

Nhập bao nhiêu? Số lượng

Trị giá nhập Thành tiền

Xuất cái gì? VẬT TƯ

Xuất cho ai? NHÂN VIÊN

Xuất bao giờ? Ngày lập

Xuất bằng cách gì? Số phiếu

Tại sao xuất? Lý do xuất

Xuất theo cái gì? Đơn giá

Xuất bao nhiêu? Số lượng

Trị giá xuất? Thành tiền

Thu của ai? NHÂN VIÊN

Thu bằng cách nào? Số phiếu

Thu khi nào? Ngày lập

Tại sao thu? Lý do thu

Thu bao nhiêu Số tiền

Chi cho ai? NHÂN VIÊN

Chi bằng cách nào? Số phiếu

Chi khi nào? Ngày lập

Tại sao chi? Lý do chi

Chi bao nhiêu Số tiền

Phân bổ cho ai? ĐỘI XE

Phân bổ cái gì Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

Phân bổ khi nào? Tháng phân bổ

Phân bổ bằng cách gì? Số hiệu bảng phân bổ

Phân bổ bao nhiêu? Giá trị

Khấu hao cái gì? TSCĐ

Khâu hao cho ai? ĐỘI XE

Bằng cách nào? Số hiệu bảng trích khấu hao

Khấu hao khi nào? Tháng khấu hao

Khấu hao bao nhiêu? Số khấu hao tháng

Số chưa khấu hao? Giá trị còn lại

Bằng cách xét các mối quan hệ sở hữu hay phụ thuộc giữa các thực thể, ta xác định các mối quan hệ còn lại như sau:

NHÂN VIÊN BỘ PHẬN

TSCĐ ĐỘI XE d) Sơ đồ thực thể liên kết E/A

THU NHẬP XUẤT CHI PHÂN BỔ

SHbangKH thangKH soKHthang soKHluyke GTCL ĐỘI XE

TenTSCĐ nguyengia sonamSD maVT tenVT

BỘ PHẬN THUỘC 2 tenkho makho diadiem tenBP maBP

1.n maDX tenDX maNV lydoN bophan chucvu capTK sotienN dongiaN slgN slgX dongiaX sotienX

Thiết kế phần mềm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội - 58 - 1 Mô hình logic

Thiết kế CSDL vật lý

3.2.2.1 Chi tiết các bảng dữ liệu

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Ràng buộc Mô tả

Mavt C 10 Khoá chính Mã vật tư

Makho C 10 Khoá chính Mã kho

Matk C 10 Khoá chính Mã tài khoản

Matscd C 10 Khoá chính Mã TSCĐ

Sonamsd N 10 Số năm sử dụng

Manv C 10 Khoá chính Mã nhân viên

Mabp C 10 Khoá ngoại Mã bộ phận

Mabp C 10 Khoá chính Mã bộ phận

Madx C 10 Khoá chính Mã đội xe

Tennguoidung C 20 Khoá chính Tên người dùng

Sophieu C 10 Khoá chính Số phiếu

Manv C 10 Khoá ngoại Mã nhân viên

Madx C 10 Khoá ngoại Mã đội xe

Makho C 10 Khoá ngoại Mã kho

Tkno C 10 Khoá ngoại Tài khoản nợ

Tkco C 10 Khoá ngoại Tài khoản có

Sophieu C 10 Khoá ngoại Số phiếu

Mavt C 10 Khoá ngoại Mã vật tư

Sophieu C 10 Khoá chính Số phiếu

Manv C 10 Khoá ngoại Mã nhân viên

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước

Sohieu C 10 Khoá chính Số hiệu

Madx C 10 Khoá ngoại Mã đội xe

BHXH N 12,2 Bảo hiểm xã hội

BHTN N 12,2 Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ N 12,2 Kinh phí công đoàn

Tkco1 C 10 Khoá ngoại Tài khoản có 1

Tkco2 C 10 Khoá ngoại Tài khoản có 2

Sohieu C 10 Khoá chính Số hiệu

Matscd C 10 Khoá ngoại Mã TSCĐ

Sokhthang N 12,2 Số khấu hao tháng

Sokhluyke N 12,2 Số khấu hao luỹ kế

Gtcl N 12,2 Giá trị còn lại

Mavt C 10 Khoá chính Mã vật tư

3.2.2.2 Cách mã hoá a Mã kho

Mã kho 2 ký tự đầu 2 ký tự cuối

Mã kho được mã hoá theo quy tắc:

- 2 ký tự đầu là 2 ký tự viết tắt của “Kho”

- 2 ký tự cuối là số thứ tự của kho, sắp xếp theo thứ tự tăng dần

Trịnh Khương Duy Lớp CQ46/41.01 65 b Mã đội xe

Mã đội xe 2 ký tự đầu 2 ký tự cuối

Mã đội xe được mã hoá theo quy tắc:

- 2 ký tự đầu là 2 ký tự viết tắt của “Đội Xe”

- 2 ký tự cuối là số thứ tự của các đội xe, sắp xếp theo thứ tự tăng dần c Mã vật tư

Mã vật tư 3 ký tự đầu 1 ký tự tiếp theo 2 ký tự cuối

Mã vật tư được mã hoá theo quy tắc:

- 3 ký tự đầu là tên tài khoản

- 1 ký tự tiếp theo là biểu thị cho chức năng của vật tư Ví dụ: Nguyên vật liệu chính

- 2 ký tự cuối là ký hiệu mô tả vật tư d Số phiếu

Số phiếu 2 ký tự đầu 3 ký tự cuối

Số phiếu được mã hoá theo quy tắc:

- 2 ký tự đầu là 2 ký tự viết tắt của tên chứng từ Ví dụ: Phiếu nhập – PN, Phiếu xuất – PX.

- 4 ký tự cuối là sắp xếp tăng dần theo số chứng từ e Mã tài khoản

Mã tài khoản 3 ký tự đầu 2 ký tự tiếp theo 2 ký tự cuối

Mã tài khoản được mã hoá theo quy tắc:

- 3 ký tự đầu mô tả tên tài khoản.

- 2 ký tự tiếp theo chi tiết cho phạm vị hoạt động vận tải cần tập hớp chi phí.

- 2 ký tự cuối là chi tiết cho từng đội xe Ở ví dụ trên là chi tiết cho đội xe có số thứ tự 01. Ở ví dụ trên TK 6223101 là chi phí nhân công vận tải bộ trong nước của đội xe 01

Một số giao diện chương trình - 67 - 1 Thực đơn hệ thống

Tiêu đề	Xây dựng phần mềm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải đường bộ tại công ty cổ phần thương mại và vận tải Petrolimex Hà Nội
Tác giả	Trịnh Khương Duy
Trường học	Học viện tài chính
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin kinh tế
Thể loại	đồ án tốt nghiệp
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	89
Dung lượng	3,05 MB