Hoàn thiện tổ chức bộ máy tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ á long

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện tổ chức máy cơng ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long ” với cố gắng thân nhận nhiều giúp đỡ từ phía nhà trường, giáo viên hướng dẫn Ban lãnh đạo, CBCNV Công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Đầu tiên xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị doanh nghiệp, thầy cô môn Nguyên lý quản trị giáo viên tận tình giảng dạy, hướng dẫn tạo điều kiện cho tơi q trình học tập trường Đại học Thương Mại Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Nguyễn Thị Thanh Nhàn trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ trình thực đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo CBCNV Công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long tạo điều kiện cho thực tập, nghiên cứu hoàn thiện đề tài Sinh viên thực Nguyễn Viết Thắng SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết hồn thiện tổ chức máy công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long .6 Các mục tiêu nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Kết cấu chuyên đề CHƯƠNG I : TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.1.3 Khái niệm phân quyền tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.2 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu đề tài .8 1.2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.2.2 Công tác phân quyền tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 16 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức máy quản trị doanh nghiệp .18 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ Á LONG 20 2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề 20 2.1.1 Phương pháp thu thập phân tích liệu sơ cấp 20 2.1.2 Phương pháp thu thập phân tích liệu thứ cấp 20 2.2 Kết phân tích thực trạng tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long 21 2.2.1 Giới thiệu chung công ty .21 2.2.2 Kết phân tích liệu sơ cấp 23 2.3 Kết phân tích liệu thứ cấp .27 SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức 2.3.1 Đánh giá tổng quan tình hình ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức máy quản trị Công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long .27 2.3.2 Thực trạng cấu tổ chức công ty 29 2.3.3 Thực trạng phân quyền công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long 34 CHƯƠNG III : KẾT LUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ Á LONG 35 3.1 Các phát qua nghiên cứu tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long 35 3.1.1 Các kết luận tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long .35 3.1.2 Các phát qua nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long .37 3.2 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị .37 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long 38 3.3.1 Giải pháp đề xuất với công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long 38 3.3.2 Một số kiến nghị với quan quản lý 43 Tài liệu tham khảo Phụ lục SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm từ 2008 - 2010 Bảng 2.2: Đánh giá tình hình tuân thủ nguyên tắc tổ chức Bảng 2.3: Kết điều tra cấu tổ chức Bảng 2.4: Kết điều tra phân quyền Bảng 2.5 Trình độ cán quản lý Cơng ty Á Long Bảng 3.1: Cơ cấu nhân phòng marketing công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Bảng 3.2: Cơ cấu nhân phòng kinh doanh công ty cổ phần thương mại dịch vụ cơng nghệ Á Long DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 1.1 Sự cân đối yếu tố cấu trúc tổ chức doanh nghiệp Hình 1.2 :Cơ cấu tổ chức trực tuyến Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức theo chức Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Hình 1.5: Mơ hình cấu trúc sản phẩm theo định hướng khách hàng Hình 1.6: Mơ hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Hình 1.7: Mơ hình cấu tổ chức ma trận Hình 1.8: Mơ hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp Hình 2.1: Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty Hình 3.1: Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long (đề xuất) SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCNV : Cán công nhân viên BH : Bán hàng CCDV : Cung cấp dịch vụ KD : Kinh doanh ĐH, CĐ : Đại học, Cao đẳng QTDN : Quản trị doanh nghiệp SXKD : Sản xuất kinh doanh SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết hồn thiện tổ chức máy công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Cách thập niên, chủ doanh nghiệp thường tâm đến vấn đề kinh doanh tiếp thị hay tài kế tốn Nhưng năm gần đây, ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế người ta lại quan tâm nhiều đến việc hoàn thiện máy quản trị để tạo thành máy hoạt động có hiệu Ở số doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, hệ thống điều hành nắm tay số người Mọi việc lớn nhỏ phải báo cáo người định, người quyền cảm thấy khơng có quyền hạn lời nói trọng lượng Từ tạo phong cách làm việc bị phụ thuộc máy làm việc hiệu dần hình thành Vì máy quản trị địi hỏi phải có phân công, hợp tác thành viên Gắn với chức vụ trách nhiệm kèm theo Sự phân cơng rõ ràng địi hỏi hợp tác chặt chẽ Trong trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, việc phân công lao động thể qua việc nhà quản trị phụ trách số chức chun mơn định, phải có liên kết với thực trình quản trị, để hình thành máy quản trị Việc hoàn thiện máy quản trị dựa tảng máy quản trị cũ hoạt động, vào hoạt động mơ hình tổ chức máy quản trị để phát hiện, tìm khiếm khuyết Để từ xây dựng mơ hình quản trị khác hồn thiện Thực trạng doanh nghiệp việt nam nay, hầu hết doanh nghiệp việt nam chưa tạo cho máy tổ chức hợp lý linh hoạt, lý giải thích cho vấn đề cho hạn chế nguồn lực người tài Đất nước ta trở thành thành viên thức tổ chức thương mại giới WTO, doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận hội kinh doanh tốt Cơ hội doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận với công nghệ mới, kiến thức quản lý đại, nguồn đầu tư dồi dào, môi trường kinh doanh khác… bên cạnh thách thức mà chủ yếu cạnh tranh khốc liệt tất lĩnh vực doanh nghiệp nước với doanh nghiệp nước với doanh nghiệp nước Với hội thách thức địi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải khơng ngừng cải tiến, hồn thiện khơng sách kinh doanh mà cịn địi hỏi doanh nghiệp phải có máy quản trị hợp lý, linh hoạt gọn nhẹ Đối với công ty cổ phần thương mại dịch vụ cơng nghệ Á Long, doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, có thâm niên hoạt động kinh doanh thị trường chưa lâu, nên công ty nhiều bất cập chưa giải Để đảm bảo hài hồ lợi ích cơng ty tiếp tục cải tiến cấu tổ chức cho phù hợp với thực tế giai đoạn, qua nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh cơng ty Tuy nhiên việc cải tiến cịn nhiều bất cập, thiếu sót khơng hợp lý qua giai đoạn khác Đặc biệt chưa phù hợp với chiến lược SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức kinh doanh mà công ty lựa chọn Theo kết điều tra sơ cho thấy phần lớn số người hỏi công ty cho cấu tổ chức công ty chưa thực phù hợp quy mô công ty Trong năm từ 2011- 2013 công ty xây dựng cho mục tiêu “Tiếp tục thay đổi hoàn thiện máy quản trị công ty với chiến lược mở rộng sản xuất kinh doanh” Để đáp ứng chiến lược kinh doanh thời gian tới khắc phục khuyết điểm, tồn mơ hình tổ chức máy quản trị Việc hoàn thiện tổ chức máy quản trị không tất yếu khách quan, mà nhu cầu cấp thiết Các mục tiêu nghiên cứu Qua lý luận nghiên cứu nắm bắt thực trạng thực tế công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long, em xin trình bày mục tiêu nghiên cứu sau:  Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ cơng nghệ Á Long  Phân tích, đánh giá thực trạng hiệu hoạt động máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: chuyên đề tập trung nghiên cứu cấu tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Phạm vi thời gian: Trong trình làm chuyên đề, liệu sử dụng khoảng thời gian năm từ 2008-2010 Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu máy quản lý công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Trong tập trung nghiên cứu vào hệ thống chức nhiệm vụ, mơ hình tổ chức máy quản lý, chế vận hành máy quản trị tổ chức phối hợp nhà lãnh đạo máy quản trị Kết cấu chun đề Ngồi tóm lược, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt Nội dung chuyên đề thể qua chương sau: Chương 1:Tóm lược số vấn đề lý luận tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Chương 2:Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long Chương 3: Kết luận giải pháp hoàn thiện tổ chức máy quản trị công ty cổ phần thương mại dịch vụ công nghệ Á Long SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức CHƯƠNG I : TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp q trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung doanh nghiệp (Theo giảng quản trị học – Bộ môn Nguyên lý quản trị - Trường đại học Thương mại) Tổ chức máy quản trị doanh nghiệp trình hai mặt: là, phân chia tổ chức thành phận; hai là, xác lập mối quan hệ quyền hạn phận 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, giao trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp để tạo thành mơt chỉnh nhằm thực mục tiêu chức quản trị (Theo giảng quản trị học – Bộ môn Nguyên lý quản trị - Trường đại học Thương mại) Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thức phân cơng lao động lĩnh vực quản trị, có tác động đến q trình hoạt động hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị, mặt phản ánh cấu sản xuất, có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất 1.1.3 Khái niệm phân quyền tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho phận hay cá nhân tổ chức có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ (Theo giảng quản trị học – Bộ môn Nguyên lý quản trị - Trường đại học Thương mại) Phân quyền cách thức phân bổ định thẩm quyền sử dụng nguồn dự trữ Nó cho thấy cấp độ đứng tên công ty để ký kết hợp đồng chi tiêu, lựa chọn trang thiết bị, lựa chọn người cung ứng, thuê sa thải người lao động Phân quyền nhà quản lý, nhà lãnh đạo cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác tổ chức định định 1.2 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu đề tài 1.2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm cấu tổ chức doanh nghiệp SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức - Tính tập trung Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận Nó phân bổ quyền hạn định hệ thống thứ bậc tổ chức Nếu quyền lực tổ chức tập trung chủ yếu cho cá nhân phận, ta nói tính tập trung cấu trúc tổ chức cao ngược laị - Tính phức tạp Phản ánh số lượng cấp, khâu cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao ngược lại - Tính tiêu chuẩn hố Phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân, thơng qua sách, thủ tục, quy tắc hay nội quy, quy chế 1.2.1.2 Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức doanh nghiệp a) Ngun tắc tương thích hình thức chức Khi thiết kế cấu tổ chức, phận hay đơn vị cấu thành phải nhằm thực chức hay xuất phát từ việc thực chức “hình thức phải sau chức năng” b) Nguyên tắc thống huy Cơ cấu tổ chức xác lập phải đảm bảo đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn c) Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải phân công phân nhiệm phân hệ chuyên ngành, với người đào tạo có quyền hạn Nói cách khác, cấu tổ chức phải dựa việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng cụ thể Chỉ có phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp cách rõ ràng cụ thể với cân xứng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phân hệ hình 1.1 Từ biết làm tốt, làm chưa tốt nhiệm vụ giao doanh nghiệp tồn phát triển Sự cân đối tạo ổn định tổ chức Lợi ích Trách nhiệm Quyền lực Lợi ích Hình 1.1 Sự cân đối yếu tố cấu trúc tổ chức doanh nghiệp d) Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trường SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Tại Chức Nguyên tắc địi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tương xứng để thủ lĩnh cấp phân hệ bên phát triển tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí lãnh đạo cấp cần thiết Điều có nghĩa cấp cấu tổ chức phải cho phép thất bại mức độ Nhà quản lý Lorch nói “ Nếu giám đốc chương trình hay quan khơng có hội để làm sai, giám đốc thiếu quyền để thực nhiệm vụ cách đắn” e) Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải thu kết hoạt động cao so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, đồng thời phải đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển giám đốc Để đảm bảo cho nguyên tắc thực hiện, cần tuân thủ yêu cầu phải đảm bảo chi phí cho hoạt động nhỏ mà kết hoạt động lớn khả 1.2.1.3 Các phương pháp xây dựng cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp a) Phương pháp phân tích theo yếu tố Đây phương pháp đươc áp dụng cấp, đối tượng quản trị Phương pháp chia thành giai đoạn mô tả sơ đồ đây: Xây dựng sơ đồ cấu tổng quát Giai đoạn Xây dưng kết luận có tính ngun tắc cấu Xác định thành phần cho phận cấu Phương pháp phân tích yếu tố Giai đoạn Xác định mối liện hệ phận Giai đoạn Xác định đặc trưng yếu tố cấu Quy định hoạt động cấu tổ chức quản trị Phương pháp dựa sở việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị hoạt động, bắt đầu làm việc nghiên cứu kỹ lưỡng cấu tiến hành đánh giá hoạt động theo định Để tiến hành thực công việc trên, người ta biểu thị cấu tổ SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4