Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện bình minh

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH .2 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.2 Phương châm lĩnh vực hoạt động .3 1.1.3 Sơ đồ tổ chức Cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh 1.2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH 1.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học công ty 1.2.2 Nhu cầu tin học hóa hệ thống 1.3 KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Lý chọn đề tài 1.3.2 Hướng phát triển đề tài CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG 11 2.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM 11 2.1.1 Khái niệm phần mềm 11 2.1.2 Phân loại phần mềm 11 2.1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm 13 2.1.4 Các yêu cầu trình xây dựng phần mềm .13 2 CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT 25 2.2.1 Giới Thiệu Visual Basic 6.0 (VB 6.0) 25 2.2.2 Hệ quản trị sở liệu Microsoft Access 27 CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH .29 3.1 KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ BÁN HÀNG 29 3.1.1 Phương pháp tính giá thành 29 Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế 3.1.2 Mơ hình nghiệp vụ 29 3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT XỬ LÝ .41 3.2.1 Giới thiệu 41 3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức 42 3.2.3 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống (BLD ngữ cảnh) 43 3.2.4 Sơ đồ luồng thông tin 45 3.2.5 Biểu đồ luồng liệu mức (BLD mức đỉnh) 47 3.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU .52 3.3.1 Ma trận thực thể chức 52 3.3.2 Lược đồ quan hệ phụ thuộc hàm, chuẩn hóa 3NF .53 3.3.3 Mơ hình thực thể liên kết 55 3.3.4 Mơ hình Relationships 57 3.4 Thiết kế giải thuật 62 3.4.2 Giải thuật xóa ghi 63 3.5 MỘT SỐ GIAO DIỆN 64 3.6 MỘT SỐ ĐOẠN CODE CHÍNH CỦA PHẦN MỀM 76 KẾT LUẬN 83 Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế LỜI NĨI ĐẦU Thế giới ngày có nhiều tiến mạnh mẽ công nghệ thông tin, từ tiềm thông tin trở thành tài nguyên thực sự, trở thành sản phẩm hàng hóa xã hội, tạo thay đổi to lớn lĩnh vực sản xuất, sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động cách thức quản lý lĩnh vực đời sống xã hội Trong năm gần đây, công nghệ thơng tin nước ta có phát triển lĩnh vực sống lĩnh vực quản lý xã hội Một lĩnh vực mà máy tính sử dụng nhiều hệ thống thơng tin quản lý nói chung Với mong muốn áp dụng kiến thức kinh tế tin học tiếp thu trình học tập trường, để áp dụng kiến thức vào thực tế, em lựa chọn thực đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh- 15 Điện Biên Phủ-Phường Bình HànTP Hải Dương” Nội dung báo cáo bao gồm: - Chương 1: Tổng quan sở thực tập toán quản lý bán hàng - Chương 2: Cơ sở phương pháp luận phần mềm ứng dụng - Chương : Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc cán nhân viên cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập công ty Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo Phùng Tiến Hải thầy khoa TIN HỌC KINH TẾ để em hồn thành chuyên đề tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 05 năm 2012 Người thực Nguyễn Thị Thu Hương Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH - Tên cơng ty: Cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh - Giám Đốc: Phạm Xuân Dũng - Trụ sở chính: 15- Đường Điện Biên Phủ- phường Bình Hàn- TP Hải Dương - Văn phòng đại diện: 33 Phạm Ngũ Lão- Thành phố Hải Dương - Điện thoai: (0320)3846.489 FAX: (0320)3846.844 - Mã số thuế: 08 000 777 275 - Email: binhminhjsc.hd@gmail.com - Web: www.binhminh.com.vn 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh phát triển vào hoạt động từ năm 2006 dựa hợp tác chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh phân phối sản phẩm thiết bị điện cho đại lý bán buôn, bán lẻ Ngay từ năm đầu thành lập công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh tham gia phân phối sản phẩm linh kiện máy móc thiết bị điện hãng tiếng giới chiếm thị phần lớn thị trường Việt Nam Với mục đích trở thành nhà phân phối chuyên nghiệp quy mô lớn, công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh đã, phấn đấu khơng ngừng tự khẳng định vị trí với cơng ty khác loại nước Với tiêu chí “Hợp tác phát triển” hướng kinh doanh cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh bao gồm việc phân phối sản phẩm thiết bị điện chất lượng cao như: HAPPY COOK, SUN RISE, GOLD SUN, LIOA, OMINSU… đồng thời tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ với cam kết: “ Chúng tơi cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng khả tài khách hàng Đồng thời đảm bảo khả tích hợp với thay đổi tương lai” “ Cam kết không ngừng nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tăng khách hàng” Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế 1.1.2 Phương châm lĩnh vực hoạt động 1.1.2.1 Phương châm hoạt động - Mang đến cho khách hàng hài lịng cao thơng qua việc đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng - Xây dựng Bình Minh trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp dich vụ tin học -Xây dựng giải pháp tích hợp hiệu cho Doanh Nghiệp 1.1.2.2 Lĩnh vực hoạt động Với năm kinh nghiệm lĩnh vực tư vấn, thiết kế cung cấp thiết bị CNTT, thiết bị gia đình, thiết bị văn phòng với hiểu biết thị trường nhu cầu đối tượng khách hàng, công ty Bình Minh mang đến cho Quý khách hàng giải pháp lựa chọn sản phẩm tối ưu hiệu  Cung cấp thiết bị văn phòng, máy tính, phần mềm máy tính đóng gói, thiết bị ngoại vi; máy in, vật tư ngành in phụ kiện;  Xuất nhập mặt hàng Công ty kinh doanh;  Mua bán camera quan sát, thiết bị báo động, báo cháy, thiết bị máy chấm công, máy huỷ tài liệu, thiết bị ngân hàng, máy mã vạch, máy tính tiền, thiết bị đọc mã vạch, máy soi tiền, thiết bị viễn thông (điện thoại, tổng đài), máy móc, thiết bị điện tử, điện lạnh;  Mơi giới thương mại  Linh kiện điện tử, sản phẩm đồ gia dụng Các sản phẩm chủ yếu hãng tiếng Máy tính  Cung cấp Máy thương hiệu IBM, Compaq, Dell, Lenovo, HPC,  Linh kiện Máy tính Thiết bị văn phịng  Máy Photocopy Ricoh, Sharp…  Máy Fax Shaps, Panasonic…  Máy chiếu đa Sony, Panasonic… Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế  Máy in, Máy scanner Plustek, Canon, HP, SamSung, Epson  Máy hủy tài liệu… Sản phẩm đồ gia dụng Ổ điện LIOA, OMINSU Nồi cơm điện HAPPYCOOK, SUNRISE, SHARP, TOSHIBA, PANASONIC… Phích cắm điện LIOA Bóng đèn SUN RISE, COMPAC, PHILIP Dây điện GOLDSUN, OMINSU Các sản phẩm đồ điện nhỏ lẻ khác 1.1.3 Sơ đồ tổ chức Cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh 1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh BAN GIÁM ĐỐC Phịng kinh doanh Phịng tài Phịng hành BP kinh doanh BP kế toán BP Kinh doanh XNK BP giám sát kinh doanh BP thủ quỹ BP Lễ Tân Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế - Ban Giám Đốc: người - BP Kế Toán: người - BP Kinh Doanh : 10 người - BP Kinh Doanh XNK :6 người - BP Lễ Tân :2 người - BP Giám Sát Bán Hàng: người - BP Thủ Quỹ: người 1.1.3.2 Chức phòng ban a Phòng kinh doanh:  Lập kế hoạch nhập hàng thời gian, số lượng, chủng loại, màu sắc  Lập báo cáo bán hàng định kỳ, hàng tồn cửa hàng  Kế hoạch điều tiết phân phối sản phẩm cho chi nhánh, cửa hàng  Điều tiết giá, luân chuyển sản phẩm cửa hàng  Giám sát hoạt động kinh doanh cửa hàng, bố trí xếp sản phẩm cửa hàng đôn đốc việc lau chùi vệ sinh sản phẩm thường xuyên  Cùng với phận kho quản lý giám sát nguồn hàng kho cửa hàng  Đào tạo bồi dưỡng nhân viên bán hàng  Tham mưu cho ban giám đốc để có kế hoạch hàng dự báo nhu cầu thị trường  Lập kế hoạch đánh giá kế hoạch kinh doanh  Phối hợp với phịng ban cơng ty, đề xuất kế hoạch kinh doanh đưa kế hoạch cụ thể để với phận xuất nhập làm tốt công tác đầu vào b Phịng tài chính:  Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực quản lý hoạt động tài - kế tốn, đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn  Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp thông tin cho cho lãnh đạo cơng ty tình hình biến động nguồn vốn, hiệu sử dụng tài sản vật tư  Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh theo quy định nhà nước  Lên kế hoạch để tạo nguồn huy động vốn tự có vốn vay nhằm đảm bảo nguồn vốn nhập hàng, nộp thuế nhập nghĩa vụ khác với nhà nước  Phối hợp phịng ban chức cơng ty nhằm phục vụ tốt công tác Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp      Khoa Tin Kinh Tế kinh doanh công ty Tham mưu cho lãnh đạo công ty lĩnh vực quản lý hoạt động tài - kế toán, đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo chế độ quản lý tài nhà nước Tổ chức quản lý kế toán (bao gồm đề xuất tổ chức máy kế toán hướng dẫn hạch toán kế toán) Kiểm tra việc hạch toán kế toán theo chế độ kế toán nhà nước ban hành kế toán đơn vị thành viên đơn vị hạch toán phụ thuộc Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp thơng tin cho cho lãnh đạo cơng ty tình hình biến động nguồn vốn, vốn, hiệu sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn đơn vị thành viên tồn cơng ty Kiểm tra hoạt động kế tốn tài đơn vị công ty (tự kiểm tra phối hợp tham gia với quan hữu quan kiểm tra) Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh văn phịng cơng ty Tiếp nhận phân phối nguồn tài (trợ cước, trợ giá, hỗ trợ lãi suất dự trữ lưu thông, cấp bổ sung vốn lưu động nguồn hỗ trợ khác nhà nước ), đồng thời toán, toán với nhà nước, cấp, ngành sử dụng nguồn hỗ trợ c Phòng hành Bộ phận lễ tân  Quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ, dấu, công văn đến công ty  Soạn thảo văn hành giao dịch ngồi cơng ty  Thực chức chuyên chở, vận chuyển, kế hoạch điều chuyển sản phẩm bố trí xe tải cho phận kho Bộ phận xuất nhập  Tìm hiểu thị trường nước để xây dựng kế hoạch tổ chức thực phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác kế hoạch khác có liên quan cơng ty  Tham mưu cho ban giám đốc quan hệ đối ngoại, sách xuất nhập khẩu, pháp luật Việt Nam quốc tế hoạt động kinh doanh Giúp giám đốc chuẩn bị thủ tục hợp đồng, toán quốc tế hoạt Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế động ngoại thương khác  Thực hợp đồng kinh doanh xuất nhập uỷ quyền phép ký kết hợp đồng thuộc lĩnh vực  Nghiên cứu khảo sát đánh giá khả tiềm lực đối tác nước ngồi liên kết kinh doanh với cơng ty khả thời gian cung ứng hàng hoá  Giúp ban giám đốc tiếp khách, đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước 1.2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH 1.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học công ty Nhận thức tầm quan trọng lợi ích từ việc ứng dụng tin học công tác quản lý điều hành công ty Năm 2006, công ty triển khai kế hoạch phát triển ứng dụng tin học vào quản lý Doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý MS Words, MS Excel… phần mềm thông dụng mà hầu hết doanh nghiệp áp dụng Trong năm 2006, cơng ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh xây dựng website riêng công ty (www.binhminh.com.vn) nhằm quảng bá hình ảnh cơng ty với khách hàng, giới thiệu sản phẩm công ty Các phần mềm nói mặc tiện ích, phổ biến dễ áp dụng nhân viên gặp phải nhiều khó khăn riêng sử dụng việc đưa báo cáo, tìm kiếm thơng tin… 1.2.2 Nhu cầu tin học hóa hệ thống Qua trình khảo sát hệ thống nắm bắt thông tin yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ kho hàng, thơng tin hệ thống địi hỏi xác thông tin tuyệt đối Đối với công ty thơng tin hàng hố lớn đa dạng Để đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thơng tin, tìm kiếm, xem, sửa… độ an tồn, nhanh nhạy, xác khơng thể làm theo phương pháp thủ công mà phải bắt buộc tin học hố gần hồn tồn quy trình hệ thống Chỉ có việc lập đơn hàng, việc đưa điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp… thực bán tự động Điều điều cần thiết hệ thống thông tin mà thông tin bắt buộc phải cung cấp từ bên Ngoài yêu cầu an Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin Kinh Tế toàn liệu điều cần thiết với cơng việc nói chung cần thiết công việc kinh doanh Dữ liệu phải bảo vệ cho có người có nhiệm vụ quyền xem xét sửa liệu Hiện có nhiều phần mềm ứng dụng quản lý doanh nghiệp ví dụ sở liệu Foxpro, Access…Trước chương trình ứng dụng giúp ích nhiều cho nhà quản lý doanh nghiệp với yêu cầu công việc địi hỏi tính tiện dụng cao, thân thiện với người dùng, dễ sử dụng mang lại hiệu cao cơng việc…Chính Visual Basic, Visual Basic.net…để xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu công việc, giúp cho nhà doanh nghiệp không nhiều thời gian tổng hợp báo cáo nắm bắt thông tin để có định cho cơng việc Dựa vào tiềm máy tính thực thi hệ thống để xử lý nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu khó khăn, chi phí đảm bảo thơng tin cơng ty ln xác Hệ thống xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng đưa hỗ trợ sử dụng nghiệp vụ giúp công tác bán hàng kinh doanh công ty mang lại hiệu cao 1.3 KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Lý chọn đề tài Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh doanh nghiệp lớn, thị trường sản phẩm thiết bị điện chiếm 20% thị phần nước Với dòng sản phẩm cao cấp, giá trị lớn, khách hàng ưa chuộng Quy mơ doanh nghiệp có xu hướng ngày mở rộng, hàng năm lượng sản phẩm nhập vào bán tăng rõ rệt, năm 2008 doanh số bán hàng đạt 7000 sản phẩm loại, việc quản lý bán hàng lại coi trọng Với lượng sản phẩm lớn hệ thống phân phối rộng khắp nước việc đảm bảo xác số bán hàng, thơng tin liên quan cần thiết Bên cạnh đó, cơng ty cần lưu trữ thông tin khách hàng, thơng tin liên quan đến hàng bán ra, hố đơn bán hàng, thông tin việc nhập hàng showroom, nhắc nhở khách hàng thời hạn bảo hành, hỗ trợ nghiệp khác bảo hành, bảo dưỡng định kỳ cho sản phẩm, làm thủ tục hành khác mà việc xây dụng phần mềm quản lý bán hàng công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh cần thiết Trong thời gian thực tập công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh,em tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động công ty đặc biệt Nguyễn Thị Thu Hương Tin K11B