TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH
- Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh
- Giám Đốc: Phạm Xuân Dũng
- Trụ sở chính: 15- Đường Điện Biên Phủ- phường Bình Hàn- TP Hải Dương
- Văn phòng đại diện: 33 Phạm Ngũ Lão- Thành phố Hải Dương.
- Email: binhminhjsc.hd@gmail.com
- Web: www.binhminh.com.vn
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh được phát triển và đi vào hoạt động từ năm 2006 dựa trên sự hợp tác của các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh cũng như phân phối các sản phẩm thiết bị điện cho các đại lý bán buôn, bán lẻ Ngay từ những năm đầu thành lập công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh đã tham gia phân phối những sản phẩm linh kiện máy móc và các thiết bị điện của các hãng nổi tiếng trên thế giới chiếm thị phần lớn tại thị trường Việt Nam Với mục đích trở thành nhà phân phối chuyên nghiệp quy mô lớn, công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh đã, đang và sẽ phấn đấu không ngừng tự khẳng định vị trí của mình với các công ty khác cùng loại trên cả nước.
Với tiêu chí “Hợp tác cùng phát triển” hướng kinh doanh chính của công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh bao gồm việc phân phối các sản phẩm thiết bị điện chất lượng cao như: HAPPY COOK, SUN RISE, GOLD SUN, LIOA, OMINSU….đồng thời tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ của mình với cam kết: “ Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp và sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính của khách hàng Đồng thời đảm bảo khả năng tích hợp với những thay đổi trong tương lai” và “ Cam kết không ngừng nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng”.
1.1.2 Phương châm và lĩnh vực hoạt động
- Mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất thông qua việc đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng
- Xây dựng Bình Minh trở thành nhà cung cấp chuyên nghiệp các dich vụ tin học
-Xây dựng giải pháp tích hợp hiệu quả cho các Doanh Nghiệp
Với trên 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và cung cấp thiết bị CNTT, thiết bị gia đình, thiết bị văn phòng với những hiểu biết về thị trường và nhu cầu của từng đối tượng khách hàng, công ty Bình Minh mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp lựa chọn sản phẩm tối ưu nhất và hiệu quả nhất
Cung cấp thiết bị văn phòng, máy tính, phần mềm máy tính đã đóng gói, thiết bị ngoại vi; máy in, vật tư ngành in và phụ kiện;
Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
Mua bán camera quan sát, thiết bị báo động, báo cháy, thiết bị máy chấm công, máy huỷ tài liệu, thiết bị ngân hàng, máy mã vạch, máy tính tiền, thiết bị đọc mã vạch, máy soi tiền, thiết bị viễn thông (điện thoại, tổng đài), máy móc, thiết bị điện tử, điện lạnh;
Linh kiện điện tử, sản phẩm đồ gia dụng
Các sản phẩm chủ yếu của các hãng nổi tiếng
Cung cấp Máy thương hiệu IBM, Compaq, Dell, Lenovo, HPC,
Máy chiếu đa năng Sony, Panasonic…
Máy in, Máy scanner Plustek, Canon, HP, SamSung, Epson
Sản phẩm đồ gia dụng
Nồi cơm điện HAPPYCOOK, SUNRISE, SHARP, TOSHIBA,
Bóng đèn SUN RISE, COMPAC, PHILIP
Các sản phẩm đồ điện nhỏ lẻ khác
1.1.3 Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh
1.1.3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh
Phòng kinh doanh Phòng tài chính Phòng hành chính
BP giám sát kinh doanh
- BP Kinh Doanh XNK :6 người
- BP Giám Sát Bán Hàng: 3 người
1.1.3.2 Chức năng các phòng ban a Phòng kinh doanh:
Lập kế hoạch nhập hàng về thời gian, số lượng, chủng loại, màu sắc.
Lập báo cáo bán hàng định kỳ, hàng tồn tại các cửa hàng.
Kế hoạch điều tiết phân phối các sản phẩm cho các chi nhánh, cửa hàng.
Điều tiết giá, luân chuyển sản phẩm giữa các cửa hàng.
Giám sát hoạt động kinh doanh của các cửa hàng, bố trí sắp xếp sản phẩm trong các cửa hàng và đôn đốc việc lau chùi vệ sinh sản phẩm thường xuyên.
Cùng với bộ phận kho quản lý giám sát nguồn hàng trong kho và trong mỗi cửa hàng.
Đào tạo bồi dưỡng nhân viên bán hàng.
Tham mưu cho ban giám đốc để có kế hoạch hàng cũng như dự báo các nhu cầu thị trường.
Lập kế hoạch và đánh giá các kế hoạch kinh doanh.
Phối hợp với các phòng ban trong công ty, đề xuất các kế hoạch kinh doanh cũng như đưa ra các kế hoạch cụ thể để cùng với bộ phận xuất nhập khẩu làm tốt công tác đầu vào. b Phòng tài chính:
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn.
Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư.
Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động kinh doanh đúng theo các quy định của nhà nước.
Lên các kế hoạch để tạo nguồn như huy động vốn tự có cũng như vốn vay nhằm đảm bảo nguồn vốn khi nhập hàng, nộp thuế nhập khẩu cũng như các nghĩa vụ khác với nhà nước.
Phối hợp các phòng ban chức năng trong công ty nhằm phục vụ tốt công tác kinh doanh của công ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính - kế toán, trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính của nhà nước.
Tổ chức quản lý kế toán (bao gồm đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch toán kế toán) Kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán nhà nước ban hành đối với kế toán các đơn vị thành viên nhất là các đơn vị hạch toán phụ thuộc.
Định kỳ tập hợp phản ánh cung cấp các thông tin cho cho lãnh đạo công ty về tình hình biến động của các nguồn vốn, vốn, hiệu quả sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn của các đơn vị thành viên cũng như toàn công ty.
Kiểm tra hoạt động kế toán tài chính của các đơn vị trong công ty (tự kiểm tra hoặc phối hợp tham gia với các cơ quan hữu quan kiểm tra).
Tổ chức hạch toán kế toán trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phòng công ty Tiếp nhận và phân phối các nguồn tài chính (trợ cước, trợ giá, hỗ trợ lãi suất dự trữ lưu thông, cấp bổ sung vốn lưu động hoặc các nguồn hỗ trợ khác của nhà nước ), đồng thời thanh toán, quyết toán với nhà nước, các cấp, các ngành về sử dụng các nguồn hỗ trợ trên. c Phòng hành chính
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, con dấu, công văn đi đến của công ty.
Soạn thảo các văn bản hành chính giao dịch trong và ngoài công ty
Thực hiện chức năng chuyên chở, vận chuyển, kế hoạch điều chuyển sản phẩm cũng như bố trí xe tải cho bộ phận kho.
Bộ phận xuất nhập khẩu
Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu, dịch vụ uỷ thác và các kế hoạch khác có liên quan của công ty.
Tham mưu cho ban giám đốc trong quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và quốc tế về hoạt động kinh doanh này.Giúp giám đốc chuẩn bị các thủ tục hợp đồng, thanh toán quốc tế và các hoạt động ngoại thương khác.
Thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu và khi được uỷ quyền thì được phép ký kết các hợp đồng thuộc lĩnh vực này
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH
1.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học tại công ty
Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích từ việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và điều hành công ty Năm 2006, công ty đã triển khai kế hoạch phát triển các ứng dụng tin học vào trong quản lý Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để quản lý như MS Words, MS Excel… đây là những phần mềm thông dụng mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng Trong năm 2006, công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh cũng xây dựng website riêng của công ty (www.binhminh.com.vn) nhằm quảng bá hình ảnh công ty với khách hàng, và giới thiệu các sản phẩm của công ty
Các phần mềm nói trên mặc mặc dù tiện ích, phổ biến và dễ áp dụng nhưng nhân viên cũng gặp phải nhiều khó khăn riêng khi sử dụng như việc đưa ra các báo cáo, tìm kiếm thông tin…
1.2.2 Nhu cầu tin học hóa của hệ thống
Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ kho hàng, thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông tin tuyệt đối Đối với công ty thì thông tin về hàng hoá là rất lớn và đa dạng Để đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem,sửa… độ an toàn, nhanh nhạy, chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà phải bắt buộc tin học hoá gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống Chỉ có việc lập đơn hàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp… là thực hiện bán tự động Điều này cũng là điều cần thiết của hệ thống thông tin mà thông tin này bắt buộc phải được cung cấp từ bên ngoài Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết với các công việc nói chung và rất cần thiết đối với công việc kinh doanh Dữ liệu phải được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét và sửa dữ liệu
Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp ví dụ cơ sở dữ liệu Foxpro, Access…Trước đây những chương trình này được ứng dụng giúp ích được nhiều cho các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng giờ đây với yêu cầu công việc đòi hỏi tính tiện dụng cao, thân thiện với người dùng, dễ sử dụng mang lại hiệu quả cao trong công việc…Chính vì Visual Basic, Visual Basic.net…để xây dựng phần mềm quản lý theo yêu cầu công việc, giúp cho các nhà doanh nghiệp không mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo và nắm bắt được thông tin mới nhất để có được các quyết định đúng cho công việc của mình
Dựa vào tiềm năng của máy tính thực thi của hệ thống để xử lý nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty luôn chính xác Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác bán hàng và kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao.
KHÁI QUÁT VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Lý do chọn đề tài
Công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh là một doanh nghiệp lớn, thị trường sản phẩm thiết bị điện chiếm 20% thị phần trong cả nước Với dòng sản phẩm cao cấp, giá trị lớn, được khách hàng ưa chuộng Quy mô doanh nghiệp có xu hướng ngày càng mở rộng, hàng năm lượng sản phẩm nhập vào và bán ra tăng rõ rệt, năm
2008 doanh số bán hàng đạt hơn 7000 sản phẩm các loại, chính vì vậy việc quản lý bán hàng lại càng được coi trọng Với lượng sản phẩm lớn như vậy cùng hệ thống phân phối rộng khắp cả nước thì việc đảm bảo chính xác các con số bán hàng, các thông tin liên quan là cần thiết Bên cạnh đó, công ty cần lưu trữ thông tin về khách hàng, các thông tin liên quan đến hàng bán ra, hoá đơn bán hàng, các thông tin về việc nhập hàng về các showroom, nhắc nhở khách hàng về thời hạn bảo hành, hỗ trợ các nghiệp khác như bảo hành, bảo dưỡng định kỳ cho sản phẩm, làm thủ tục hành chính khác chính vì vậy mà việc xây dụng một phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh là rất cần thiết.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh,em đã được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động của công ty và đặc biệt là được tiếp xúc với hệ thống tin học ở đây Cụ thể là tại phòng kinh doanh của công ty, em đã xem xét các nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhận hàng, các thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm…và việc ứng dụng tin học trong quản lý bán hàng Hệ thống quản lý bán hàng liên quan đến hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, lưu trữ hàng hoá…mặc dù hệ thống này đang trực tiếp mang lại hiệu quả đáng kể cho quá trình quản lý hoạt động bán hàng của công ty nhưng nó cũng bộc lộ những yếu kém như việc hỗ trợ liên hệ khách hàng, hỗ trợ tìm kiếm, sửa đổi thông tin đã lưu trước đó, hỗ trợ việc quản lý người dùng, tính bảo mật của hệ thống, và việc đưa ra các báo cáo quản trị…chính vì vậy cần đưa vào trong hệ thống này một phần mềm có tính chuyên nghiệp, chuyên dụng hơn, để có thể khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống
Chính từ những lý do trên mà em lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh”.
1.3.2 Hướng phát triển đề tài Để xây dựng được hệ thống quản lý bán hàng với độ chính xác và tính thực tế cao thì yêu cầu cần phải khảo sát thông tin của hệ thống phải chi tiết và chính xác đến việc phân tích dữ liệu đầu vào, ra được chính xác Mô phỏng quy trình bán hàng lưu trữ thông tin liên quan, thu thập các mẫu biểu quan trọng Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được tiến hành xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ.
Thiết kế giao diện của hệ thống thân thiện, dễ sử dụng Lập dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống phân tích đánh giá được phạm vi lưu trữ, độ an toàn của dữ liệu khi vận hành, điều này ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kinh doanh của công ty
Kết quả cuối cùng hệ thống phải có tính ưu việt: khả năng xử lý được lượng thông tin lớn, chính xác, lưu trữ khoa học thuận tiện và an toàn hơn hệ thống cũ Hệ thống tạo ra phải hỗ trợ tới mức tối đa trong công việc quản lý hàng của công ty. Để có một hệ thống toàn diện mang tính thống nhất về cả dữ liệu và giao diện của hệ thống thì phải xét đến hệ thống quản lý của công ty Có nghĩa là tồn tại ba mảng lớn trong hệ thống quản lý:
1 Nhập hàng hoá và nghiệp vụ có liên quan
2 Lưu trữ và nghiệp vụ liên quan.
Với phạm vi bài tập môn học và với kiến thức hiện có của người lập trình cố gắng xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt hiệu quả cao nhất Sẽ đi sâu vào việc thu thập dữ liệu, tìm hiểu chuyên môn nghiệp vụ, thu thập, phân tích dữ liệu đi đến giải quyết các khâu trong nghiệp vụ bán hàng đạt kết quả cao Ngoài ra mở rộng công tác tìm kiếm kết xuất thông tin hay loại bỏ, hỗ trợ việc bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng, thuận tiện, như việc tìm kiếm đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng, bảng giá, thống kê tình hình bán sản phẩm.
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
2.1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Phần mềm của máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy.
Có nhiều cách phân loại phần mềm Theo một cách được nhiều người thừa nhận thì phần mềm được chia làm hai loại chính: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ thống là các chương trình hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính như hiện thông tin trên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa từ, in kết quả, liên lạc với các thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh của người dùng Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả.
Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống được chia làm bốn loại sau đây:
Hệ điều hành là hệ thống các chương trình chạy trên máy tính để quản lý, điều hành các thiết bị phần cứng và các tài nguyên phần mềm trên máy tính Hệ điều hành đóng vai trò trung gian trong việc giao tiếp giữa người sử dụng và phần cứng của máy tính Nó cung cấp một môi trường cho phép người sử dụng phát triển và thực hiện các ứng dụng của họ một cách dễ dàng
Các chương trình tiện ích:
Các chương trình tiện ích là một bộ phận của phần mềm hệ thống nhằm bổ sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được.Câc chương trình hệ thống thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo các đĩa từ để lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin về các tệp trên đĩa, sao chép dữ liệu từ đĩa này sang đĩa khác Norton Utilities do công ty Symantec xuất bản là một bộ sưu tập các chương trình tiện ích được dùng rất phổ biến Bộ chương trình này có thể sửa chữa những dữ liệu trên các đĩa từ bị hỏng, bảo mật dữ liệu một cách chắc chắn hơn bằng cách dấu kín các tệp hay giúp người dùng giải quyết các vấn đề trục trặc của ổ đĩa.
Các chương trình dịch là các chương trình giúp dịch các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán ra ngôn ngữ máy hợp thành một bộ phận của phần mềm hệ thống.
Các chương trình điều khiển thiết bị
Các chương trình điều khiển thiết bị là những chương trình giúp máy tính điều khiển thiết bị nào đó, có thể là thiết bị ra vào chuẩn hay thiết bị ngoại vi
Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin
Phần mềm ứng dụng được chia thành 4 loại: phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giáo dục – tham khảo, phần mềm giải trí.
Phần mềm năng suất là các chương trình giúp người dùng làm việc có hiệu quả và hiệu suất cao hơn, một số phần mềm loại này như: Hệ soạn thảo, các bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán ra các con số để dễ dàng lập ra các bảng biểu như MS Exel; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm gửi nhận thư điện tử; phẩn mềm đồ họa…
Phần mềm kinh doanh là các chương trình xử lý thông tin có tính chất lặp lại theo chu kỳ.
Phần mềm giải trí là các chương trình được thiết kế với mục đích giải trí, tiêu khiển
Phần mềm giáo dục và tham khảo là các chương trình được thiết kế với mục đích cung cấp kiến thức hiểu biết, khai thác tính năng của phần cứng và phần mềm
2.1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm
2.1.3.1 Khái niệm công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm là tổ hơp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm.
2.1.3.2 Khái quát vòng đời phát triển phần mềm.
Vòng đời phát triển phần mềm là các bước phát triển một sản phẩm phần mềm cụ thể Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau:
Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phần mềm, xác định chính xác yêu cầu và các ràng buộc của khách hàng với sản phẩm phần mềm đó.
Pha phân tích: mô tả các chức năng cơ bản của phần mềm, phân tích dữ liệu được đưa vào và các thông tin đầu ra mà phần mềm cần đáp ứng Khám phá các khái niệm liên quan đến sản phẩm phần mềm và bước đầu đưa ra giải pháp xây dụng phần mềm.
Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào Pha thiết kế bao gồm: thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện Đây là giai đoạn quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm phẩn mềm.
Pha kiểm thử: giai đoạn kiểm thử là giai đoạn tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra phát hiện lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào - ra.
THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN BÌNH MINH
3.1 KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Quá trình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần công nghệ Bảo Hưng được diễn ra theo quy trình như sau:
3.1.1 Phương pháp tính giá thành
Công ty thực hiện tính giá thành sản phẩm theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ, được tính theo công thức:
Căn cứ vào công thức trên, để công ty tính giá thành sản phẩm đảm bảo xuất bán hàng hóa vẫn có lãi.
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán.
(Số lượng hàng tồn đầu kỳ)
(Đơn giá tồn đầu kỳ)
(Số lượng hàng nhập trong kỳ)
(Số lượng hàng tồn đầu kỳ) (Số lượng hàng nhập trong kỳ) x +
(Đơn giá hàng nhập trong kỳ)
+ xGiá Vốn Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng.
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng để hạch toán là hình thức kế toán Nhật kí chung với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. a Nghiệp vụ nhập hàng
Sau khi có yêu cầu nhập hàng về cửa hàng, thì bộ phận kho sẽ gửi hàng đến Bên cạnh phiếu xuất kho là các chứng từ khác kèm theo Hàng hóa trước khi được nhận sẽ được kiểm tra xem đầy đủ giấy tờ kèm theo hàng và các dụng cụ đi kèm theo hàng Nếu đã đầy đủ thông tin cần thiết về lô hàng thì phòng kinh doanh sẽ tiến hành viết phiếu nhập kho và gửi lên phòng giám đốc, và kế toán Đồng thời tiến hành lưu các thông tin cơ bản về hàng Với những hàng không đủ điều kiện nhập thì gửi lại kho Cuối tháng, phòng kinh doanh lên báo cáo về hàng nhập trong tháng gửi lên giám đốc b Nghiệp vụ bán hàng
Khách hàng có yêu cầu mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra xem còn sản phẩm mà khách hàng yêu cầu hay không Nếu lượng hàng >0 thì có thể tiến hành giao dịch Trong quá trình giao dịch, nhân viên cần lưu các thông tin về khách hàng và sản phẩm được mua, hóa đơn bán hàng Quá trình thanh toán được thực hiện tại quầy
3.1.2.2 Quy trình quản lý bán hàng
* Quá trình bán hàng là giai đoạn hay khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sau quá trình này, doanh nghiệp sẽ thu được tiền bán hàng hay sẽ phải thu tiền về tiền hàng Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình thành nên kết quả của doanh nghiệp Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thước đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.
* Việc quản lý người mua tốt giúp công ty xác định được chính đối tượng khách hàng chính, khách hàng ưu tiên, xác định được xu hướng tiêu dùng trên thi trường hàng hóa Từ đó, đưa ra các quyết định quản trị phù hợp, đưa ra các chính sách đầu tư, giảm gía hàng bán, chiết khấu mại…
* Quy trình quản lý bán hàng:
• Khi một khách hàng có yêu cầu mua hàng, Khách hàng có thể ghi những thông tin cần thiết vào đơn đặt hàng như tên khách hàng, tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, chủng loại, Đơn Vị Tính, Ngày nhận hàng, Đơn vị nhận hàng Sau đó gửi Đơn đặt hàng cho phòng Kinh doanh - xuất nhập khẩu Trường hợp khách hàng yêu cầu mua hàng bằng miệng thì Phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu có trách nhiệm lưu lại toàn bộ thông tin vào Đơn Đặt Hàng theo mẫu như trên.
• Sau khi tiếp nhận Đơn Đặt hàng của Khách hàng, chuyên viên bán hàng có nhiệm vụ làm rõ yêu cầu của khách hàng như Số lượng, chủng loại, các điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các dịch vụ hậu mãi đối với Khách hàng
• Mọi thông tin của Đơn Đặt Hàng được Phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu gửi lên cho phòng Tài Chính Kế Hoạch để kiểm tra Công nợ của khách hàng:
+ Nếu là khách hàng quen:là những khách hàng thường xuyên mua hàng của công ty Nếu khách hàng còn nợ của công ty thì kế toán kiểm tra xem số nợ có vượt quá mức quy định cụ thể của công ty hay không? Cụ thể là:
- Nếu số nợ của khách hàng đó vượt quá số quy định của công ty thì kế toán thông báo cho Phòng KD – XNK từ chối yêu cầu mua hàng của khách hàng và yêu cầu thanh toán số nợ cũ
- Nếu số nợ chưa vượt quá mức quy định của Công ty thì tiếp tục xuất hàng bán cho khách + Trường hợp khách hàng bất thường: là những khách hàng không thường xuyên mua hàng của công ty thì thực hiện bán hàng thông thường.
• Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu công nợ của khách hàng, phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu sẽ căn cứ vào Đơn Đặt Hàng để cập nhập và in Phiếu Đề nghị xuất Vật tư hàng hoá bao gồm các thông tin về số lượng, ĐVT, tên sản phẩm, kích thước…sau đó chuyển sang cho bộ phận Quản lý Kho Hàng.
• Bộ phận Quản Lý Kho Hàng sau khi nhận được Phiếu Đề nghị xuất vật tư hàng hoá sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho Khi đó:
