Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thiết bị điện Bình Minh

KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. • Khi một khách hàng có yêu cầu mua hàng, Khách hàng có thể ghi những thông tin cần thiết vào đơn đặt hàng như tên khách hàng, tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, chủng loại, Đơn Vị Tính, Ngày nhận hàng, Đơn vị nhận hàng.

• Sau khi tiếp nhận Đơn Đặt hàng của Khách hàng, chuyên viên bán hàng có nhiệm vụ làm rừ yờu cầu của khỏch hàng như Số lượng, chủng loại, cỏc điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các dịch vụ hậu mãi đối với Khách hàng. • Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu công nợ của khách hàng, phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu sẽ căn cứ vào Đơn Đặt Hàng để cập nhập và in Phiếu Đề nghị xuất Vật tư hàng hoá bao gồm các thông tin về số lượng, ĐVT, tên sản phẩm, kích thước…sau đó chuyển sang cho bộ phận Quản lý Kho Hàng. + Nếu số lượng hàng trong kho còn đủ để đáp ưng yêu cầu của khách hàng thì sẽ ký vào Phiếu đề nghị xuất vật tư hàng hoá sau đó gửi lên cho phòng Tài Chính- Kế hoạch để lập Phiếu Xuất Kho cho hàng hoá đó.

+ Nếu số lượng hàng không đủ để đáp ứng thì bộ phận Quản lý kho phải thông báo lại cho phòng KD-XNK để thương lượng lại với khách hàng có thể lấy với số lượng ít hơn đã yêu cầu hoặc chờ cho phân xưỏng sản xuất. Sau đó yêu cầu phòng Kế Toán viết phiếu nhập kho cho từng loại hàng hoá gửi cho bộ phận quản lý kho nhập kho hàng hoá đó và lưu vào sổ chứng từ nhập với đầy đủ thông tin về loại hàng nhập kho như: Tên Sản phẩm,số lượng, đơn giá, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng… Bộ phận thu chi sẽ viết phiếu chi tiền gửi cho khách hàng. Chi Tiền có nhiệm vụ hạch toán tổng số tiền thu, chi từ hoạt động bán hàng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và lập báo cáo Tổng thu và tổng chi để Kế Toán Trưởng hạch toán tổng hợp tháng đưa ra báo cáo tài chính và xác đinh kết quả kinh doanh.

- Đưa ra các thông số cần thiết về công việc bán hàng như: Số lượng của từng mặt hàng xuất bán để có thể so sánh xem mặt hàng nào bán được nhiều hơn, doanh thu của mặt hàng nào cao hơn.  Lập báo cáo Tống Hợp doanh thu hàng bán gửi lên cho Kế Toán Trưởng Xác định kết quả kinh doanh bán là xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm ,kinh doanh mua bán vật tư, hàng hoá cung cấp thực hiện lao vụ dịch vụ. Đây chỉ là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh gía sự phát triển và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ , đánh giá khả năng trình độ quản lý của các nhà doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nước.

Phiếu chi

• PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT XỬ LÝ .1 Giới thiệu

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp thì ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp, Để làm chủ được sự phức tạp đó thì phân tích viên phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin một cách có phương pháp khoa học.

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để. HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.

Biểu đồ phân cấp chức năng là công củ để mô tả hệ thống qua các chức năng. Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao đến các mức thấp. Dưới đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần thiết bị điện Bình Minh.

-Các tác nhân ngoài chính là các đối tượng tác động đến hệ thống này. -Các luồng dữ liệu sẽ chạy từ các tác nhân ngoài đế các chức năng của hệ thống. Tác nhân ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận dịch vụ, Ban giám đốc, Khách hàng, Nhà cung cấp, Bộ phận kế toán.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 (BLD mức đỉnh)

- Biểu đồ BLD mức đỉnh là biểu đồ sẽ mô tả chi tiết hơn về hoạt động của hệ thống. - Luồng dữ liệu cũng được bản toàn và thêm mới để thể hiện quan hệ giữa các chức năng. - Không trao đổi trực tiếp với nhau giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý.

- Kho đã có tên lên luồng dữ liệu vào kho không cần có tên, chỉ khi việc cập nhật, hoặc trích từ kho chỉ một phần thông tin ở kho, người ta mới dùng tới tên luồng. - Tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu sử dụng nhiều lần có thể được vẽ lại ở nhiều nơi trong cùng biểu đồ để cho dễ đọc, dễ hiểu hơn. - Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và ít nhất một luồng dữ liệu ra.

- Tác nhất ngoài không trao đổi với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý. - Tác nhân ngoài: Khách hàng, Bộ phận kế toán, Bộ phận kinh doanh, Bộ phận dịch vụ Ban giám đốc. - Chức năng xử lý: Lập hợp đồng mua hàng, Lập phiếu nhập kho, Lập phiếu chi, Nhận hóa đơn mua hàng.

- Tác nhân ngoài :Bộ phận kế toán, Khách hàng, Bộ phận dịch vụ, Bộ phận kinh doanh. - Chức năng xử lý: :Nhận Đơn đặt hàng, Viết phiếu xuất kho, Lập sổ bảo hành, Lập phiếu thu, Lập hóa đơn bán hàng. - Chức năng xử lý: Lập bảng kê N-X-T, Lập báo cáo công nợ phải thu, Lập báo cáo công nợ phải trả.