PHẦN MỞ ĐẦU
Đặt vấn đề
Tự do hoá thương mại đã và đang mở ra những cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp Cùng với cơ hội được trao đổi, giao lưu thương mại với các nước trên thế giới thì các doanh nghiệp trong nước cũng phải đương đầu với nguy cơ cạnh tranh với các đối thủ “nặng ký” có ưu thế về uy tín và công nghệ. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn đứng vững trên thị trường đều phải được thị trường chấp nhận, sự chấp nhận đó phải bao hàm nhiều yếu tố: chất lượng, giá thành, mẫu mã, uy tín sản phẩm… Tất nhiên vẫn phải đạt mục tiêu lợi nhuận Bởi vậy bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia sản xuất, kinh doanh đều đặt mục tiêu lợi nhuận lên trên hết.
Một doanh nghiệp hình thành đã khó nhưng để duy trì và hoạt động tốt thì càng khó hơn Sự hoạt động của doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều nhân tố: vốn, kỹ thuật, trình độ quản lý, nguyên liệu, điều kiện kinh tế- xã hội, điều kiện tự nhiên… Tuy nguyên liệu không phải là nhân tố tiên quyết đến sự hình thành và hoạt động của doanh nghiệp nhưng lại là nhân tố quyết định sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp Nguyên liệu là một trong các yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất, nắm được số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách… từng loại nguyên vật liệu (NVL) sẽ góp phần làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhanh chóng, nhịp nhàng, liền mạch Đồng thời, giúp doanh nghiệp có những định hướng để luôn luôn chủ động về NVL trước mọi sự thay đổi của thị trường Do đó, nguồn thông tin cung cấp cho việc ra quyết định là rất quan trọng Vậy đối với các doanh nghiệp sản xuất thông tin được lấy từ nguồn nào để có thể ra quyết định kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh? Xuất phát từ thực tế đó, công tác tổ chức kế toán NVL là đặc biệt cần thiết để đối với mỗi đơn vị sản xuất nhằm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quá trình sản xuất Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán NVL, đến với công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại (TNHH) và Bao
Bì Minh Châu tôi đi sâu vào tìm hiểu chuyên đề : “Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và Bao Bì Minh Châu”.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về NVL và hạch toán NVL.
- Thực trạng công tác tổ chức kế toán NVL tại công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu.
- Đề xuất ý kiến hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL tại công tyTNHH thương mại và bao bì Minh Châu.
Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Công tác hạch toán các loại NVL dùng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh tại công ty.
- Công tác quản lý các loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty.
- Chứng từ, sổ sách có liên quan đến quá trình hạch toán NVL.
- Các phương pháp trong quản lý và hạch toán NVL tại công ty.
- Nội dung nghiên cứu: Tìm hiểu công tác tổ chức kế toán NVL tại công ty.
- Không gian: Công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu.
- Địa chỉ: Thôn Yên Phúc - Biên Giang - Hà Đông - Hà Nội.
- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2006 đến năm 2009.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
Đặc điểm đối tượng nghiên cứu
Quá trình hình thành của công ty Được sự đồng ý của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tây công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu được thành lập năm 2002 với giấy phép kinh doanh số 0302000202 cấp ngày 26/6.
Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là sản xuất thùng hộp carton phục vụ cho nhu cầu bảo quản vận chuyển sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất khác.
3.1.1 Đặc điểm và quy trình tổ chức sản xuất tại công ty
Công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu chuyên sản xuất các loại thùng carton với nhiều kích thước và kiểu dáng khác nhau Hầu hết các loại thùng carton này đều có 4 phần :
Thứ nhất là lớp tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm chính
Thứ hai là lớp bảo vệ
Thứ ba là lớp phục vụ trong vận chuyển, bốc xếp
Thứ tư là các thông tin in trên bao bì Để bảo quản tốt hơn cho sản phẩm mà tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà lớp phục vụ vận chuyển có thể gồm nhiều lượt khác nhau.
Nguyên vật liệu để tạo lên sản phẩm gồm có nguyên vật chính và nguyên vật liệu phụ.
Nguyên vật liệu chính gồm : giấy kraf sóng, kraf trắng, giấy kraf và giấy duplex đây là những nguyên liệu tạo lên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ gồm : hồ tinh bột, băng keo, mực in, bột sắn, điện, dầu… là những vật liệu tuy không cấu thành lên thực thể sản phẩm nhưng nếu thiếu chúng thì không thể tạo ra sản phẩm hoàn thành.
3.1.1.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Để đảm bảo chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao, công ty đã áp dụng phương pháp chế biến hợp lý, dây chuyền sản xuất khép kín tiên tiến (xem sơ đồ 3.1):
Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất sản phẩm
Dây truyền sản xuất gồm:
+ Một dây chuyền xeo công nghiệp
+ Một dây chuyền sóng công nghiệp
NVL đầu vào là giấy kraf Sóng
Thành phẩmBóNVL đầu vào là giấy vụn
+ Hai dây chuyền bổ, cán, chặt khe trong đó một dây chuyền công nghiệp và một dây chuyền bán công nghiệp
+ Hai dây chuyền ghim: 1 dây chuyền công nghiệp và 1 dây chuyền bán công nghiệp
+ Hai dây chuyền in : 1 dây chuyền công nghiệp và 1 dây chuyền bán công nghiệp
Từ NVL ban đầu là giấy vụn được đưa lên máy xeo tái chế để cho ra giấy kraf, sau đó tiếp tục đưa lên máy tạo sóng dùng hồ tinh bột để kết dính thành tấm rồi cắt giấy theo các kích thước cần cho sản phẩm Sau đó phải qua các công đoạn như:
Bổ theo mẫu mã sản phẩm
In logo và các thông tin về sản phẩm
Ghim thành hộp và bó để cho ra sản phẩm cuối cùng Đây là quy trình công nghệ sản xuất tiên tiến mà doanh nghiệp đã học hỏi được từ những doanh nghiệp sản xuất bao bì trong nước cũng như ở ngoài nước Nó không những đáp ứng được yêu cầu sản xuất bao bì chất lượng cao mà nó còn rất phù hợp với quy mô của công ty là một doanh nghiệp nhỏ và vừa.
3.1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất
Bộ máy sản xuất sản phẩm của công ty gồm có hai phân xưởng chính là phân xưởng sản xuất và phân xưởng hoàn thiện Hai phân xưởng này chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm làm sao đảm bảo đúng yêu cầu mẫu mã, chất lượng theo đúng yêu cầu từ phía khách hàng (xem sơ đồ 3.2).
Sơ đồ 3.2: Mô hình bộ máy sản xuất
Phân xưởng sản xuất Phân xưởng hoàn thiện
Tổ sóng Tổ bổ cán Tổ in Tổ ghim
3.1.2 Điều kiện kinh tế tại công ty
Bất kể một công ty kinh doanh nào mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận Yếu tố quyết định lợi nhuận là sản phẩm-đầu ra của doanh nghiệp Nhưng lợi nhuận không phải là yếu tố chính quyết định sản phẩm mà một sản phẩm sản xuất ra là sự tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào hợp lại Các thành phần đầu vào không thể không kể đến là lao động, vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật…
3.1.2.1 Tình hình lao động của công ty
Lao động là một trong những nguồn lực không thể thiếu được trong qúa trình sản xuất, kinh doanh của công ty Lao động là nhân tố tạo sản phẩm, giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp Vì vậy, bố trí, sử dụng lao động đúng người đúng việc góp sử dụng có hiệu quả nguồn lực của công ty Để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh công ty đã lựa chọn và đào tạo độ ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ và số lượng tương ứng với quy mô công ty.
Tình hình lao động của công ty, cho ta thấy một phần thông tin về hoạt động SXKD của đơn vị, nếu số lượng lao động nhiều và tăng dần chứng tỏ đơn vị có quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, công việc nhiều và ổn định, ngược lại số lượng công nhân giảm dần chứng tỏ công việc làm ăn không thuận, nếu đơn vị có nhiều lao động là nam giới chứng tỏ tính chất công việc nặng nhọc đòi hỏi phải có sức khỏe phù hợp với phân xưởng sản xuất, ngược lại nhiều lao động là nữ thì tính chất công việc đòi hỏi sự cẩn thận, nhẹ nhàng phù hợp với phân xưởng hoàn thiện…
Bảng 3.1 cho thấy: tổng số lao động của toàn công ty qua 3 năm liên tục tăng 2006 – 2008 Số lao động có trình độ trung cấp trở lên không tăng nhưng số công nhân tăng lên đáng kể, sở dĩ như vậy là do công ty không ngừng đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, đòi hỏi cần thêm công nhân để phục vụ sản xuất.Ngoài ra công ty không nhận thêm lao động có trình độ trung cấp trở lên, vì đội ngũ hiện tại có thể giải quyết mọi việc của công ty Nhìn chung, công ty đã sử dụng khá hợp lý nguồn lực lao động, góp phần tạo ra hiệu quả trong chiến lược sản xuất kinh doanh.
Bảng 3.1: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm (2006-2008)
A.Theo trình độ chuyên môn 65 100,0 70 100,0 82 100,0 107,7 117,1
(Nguồn kế toán công ty)
3.1.2.2 Tình hình cơ sở vật chất của công ty
Cơ sở vật chất là điều kiện cần thiết của mọi quá trình sản xuất, là yếu tố không thể thiếu để tạo ra sản phẩm Thực trạng cơ sở vật chất sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Đồng thời phản ánh quá trình đầu tư vào sản xuất kinh doanh của công ty Do vậy, mỗi công ty phải không ngừng đầu tư, cải tạo, nâng cấp… cơ sở vật chất cho đơn vị mình
Tình hình cơ sở vật chất vừa phản ánh tình hình đầu tư vừa phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Công ty có nhiều máy móc sản xuất tiến tiến chứng tỏ hoạt động SXKD đang ăn lên làm ra, cần đầu tư thêm máy móc hiện đại để mở rộng sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, thu về nhiều lợi nhuận Với phương tiện vận chuyển cũng vậy, nếu càng nhiều xe vận tải chứng tỏ công ty có nhiều đơn hàng cần vận chuyển nhiều nguyên liệu và vận chuyển nhiều thành phẩm, khi đó công ty cũng mở rộng nhà xưởng để phục vụ sản xuất tốt hơn… và ngược lại.
Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
3.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
( sổ nhật ký đặc biệt)
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Một là: nguyên vật liệu công ty sử dụng để sản xuất hộp carton gồm rất nhiều loại khác nhau.
Hai là: thành phần chính để tạo lên hộp carton là giấy kraft sóng và các loại giấy kraft màu
Ba là: các loại giấy kraft có kích thước khác nhau theo yêu cầu của công ty Bốn là: công ty đã tự sản xuất được một phần giấy kraft từ giấy vụn nên nguyên vật liệu chính của công ty gồm giấy vụn và giấy kraft.
Năm là: nguyên vật liệu đầu vào của công ty hình thành từ mua ngoài. Căn cứ vào đặc điểm của từng loại NVL sẽ quy định vị trí của nó trong sản xuất để từ đó đơn vị tiến hành phân loại nhằm theo dõi, ghi chép, quản lý cho tốt Đồng thời, có định hướng bảo quản, tổ chức kho tàng, bến bãi cho từng loại khác nhau.
3.2.2 Phân loại nguyên vật liệu
NVL là đầu vào chủ yếu của công ty bao gồm nhiều loại đóng vai trò khác nhau trong quá trình sản xuất Để quản lý và sử dụng có hiệu quả đơn vị đã phân thành các loại khác nhau: NVL chính và NVL phụ (xem bảng 3.4)
Bảng 3.4: Phân loại NVL tại công ty
Phân loại nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu
I Nguyên vật liệu chính 1 Giấy vụn
II Nguyên vật liệu phụ 1 Bột sắn
NVL chính : gồm các loại giấy khác nhau như NVL cho dây truyền xeo là giấy vụn, NVL cho dây truyền sóng là giấy kraft Có nhiều loại giấy kraft: kraft sóng – là loại giấy nằm giữa các tấm carton phẳng có tác dụng đàn hồi làm êm vật được bảo quản bên trong khi vận chuyển, kraft trắng, kraft vàng, kraft nâu… là những tấm carton phẳng dùng để kẹp các tấm carton sóng, mặt ngoài các tấm carton này dùng để in các thông tin theo yêu cầu của phía khách hàng.
NVL phụ: gồm có rất nhiều loại bột sắn, mực in, keo sữa, dầu, mỡ… tham gia, bổ trợ cho quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm bền, đẹp
Như vậy, công ty đã phân loại NVL theo nội dung kinh tế và gộp tất cả các nhóm NVL phụ, nhiên liệu… vào một nhóm NVL phụ, trên TK nguyên vật liệu chỉ có hai TK cấp hai là NVL chính và NVL phụ.
Theo cách phân loại này, nhà quản lý sẽ thống nhất được đối tượng theo dõi trong suốt quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Việc tổ chức ghi chép trong công tác hạch toán hay tổ chức các nghiệp vụ quản lý đều chi tiết theo cách phân loại này Mặc dù, thông tin cung cấp từ các bộ phận khác nhau nhưng đều đề cập đến một đối tượng theo dõi Vì vậy, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện, tổng thể hơn giúp cho việc ra quyết định được chính xác và khách quan Tuy nhiên, đơn vị mới chỉ phân loại ở mức độ hai cấp, còn đối với mỗi loại NVL lại gồm nhiều loại kích thước khác nhau thì chưa có sự theo dõi chặt chẽ, chi tiết Các loại giấy có kích thước khác nhau được đơn vị theo dõi trên sổ giấy về mặt số lượng, tương ứng với mỗi kích thước khác nhau thì có một mã số để theo dõi Thế nhưng mã số này không thống nhất trong quá trìnhSXKD mà chỉ được gắn mã theo dõi theo từng lần nhập NVL, tức là mỗi lần nhập lại có một mã theo dõi cho loại kích thước đó Điều này, làm khó kiểm soát được chính xác số lượng từng loại trong quá trình xuất kho - tồn kho NVL,gây khó khăn trong việc quản lý Vì vậy, cùng với việc phân loại đơn vị cần xây dựng hoàn chỉnh hệ thống mã cho từng loại NVL theo các kích thước khác nhau, sẽ giúp đơn vị theo dõi sát sao và chi tiết từng loại.
3.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu
3.2.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
NVL của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài về để sản xuất nên giá của NVL được xác định theo công thức:
NVL = Giá hóa đơn + Chi phí thu mua -
Giá trị hàng trả lại -
Giảm giá hàng mua - CKTM
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua NVL trên hóa đơn là giá mua chưa có thuế (Biểu mẫu hóa đơn bán hàng trong phần phụ lục, biểu 3.1).
VD1: Ngày 4/1/2009 nhập kho giấy kraft lines nâu của công ty giấy Việt Trì số lượng 11 929 kg đơn giá 7 500 đ/kg Chi phí vận chuyển 1.850.000đ theo hóa đơn 75653 ngày 4/1/2009 Thanh toán bằng chuyển khoản
Vậy giá thực tế nhập kho của số NVL trên được tính như sau :
Như vậy, công ty đã thực hiện đúng nguyên tắc trong việc xác định giá nhập kho NVL, đã đáp ứng yêu cầu hạch toán NVL nhập kho.
Việc tổ chức đánh giá NVL nhập kho là cơ sở để công ty theo dõi, ghi chép, quản lý chí phí và là căn cứ để xác định lợi nhuận sau này Thông qua đánh giá NVL nhập kho, nhà quản lý nắm bắt được toàn bộ chi phí bỏ ra liên quan đến mua sắm từng loại vật tư, xác định được giá trị của từng loại cũng như tổng số giá trị vật tư, xác định được cơ cấu từng loại NVL trong tổng số NVL, từ đó có kế hoạch điều chỉnh cơ cấu cho phù hợp nhằm đạt hiệu quả sử dụng vốn cao.
3.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Trị giá NVL xuất kho của doanh nghiệp được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước Do vậy, giá NVL xuất kho sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá nhập của từng lô NVL để xác định, lô NVL nào nhập trước sẽ xuất trước
VD2: Tình hình nhập xuất giấy kraft sóng của công ty tháng 1/2009 như sau:
Tồn đầu tháng: Số lượng 11 300 kg, đơn giá 6 800 đ/kg
Ngày 3/1/2009 nhập kho 2 457 kg, đơn giá 7 200đ/kg
Ngày 5/1/2009 xuất kho 5 255 kg cho sản xuất
Ngày 8/1/2009 xuất kho 6 469 kg cho sản xuất
Vậy trị giá NVL xuất kho được tính như sau:
Lần xuất ngày 5/1/2009 trị giá là:
Lần xuất ngày 8/1/2009 trị giá là:
Như vậy, việc xác định giá xuất kho NVL công ty đã áp dụng đúng phương pháp tính giá nhập trước, xuất trước, đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán NVL xuất kho.
Cũng giống như đánh giá NVL nhập kho, việc đánh giá NVL xuất kho là cơ sở để đơn vị theo dõi từng loại chi phí bỏ ra để tạo nên sản phẩm và xuất dùng cho các mục đích khác, giúp so sánh được kết quả thu về với chi phí bỏ ra, xác định được kết quả SXKD.
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty
3.3.1 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi sự biến động của NVL.
3.3.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng (liên 2 của nhà cung cấp) trên cơ sở đã kiểm tra đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã Phòng kế toán chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho để thủ kho ghi số thực nhập vào.Phiếu nhập kho được viết làm hai liên, một liên thủ kho giữ, một liên phòng kế toán giữ Từ phiếu nhập kho, kế toán vào sổ chi tiết NVL, thủ kho vào thẻ kho(xem sơ đồ 3.6)
Sơ đồ 3.6: Chứng từ nhập kho NVL
(Biểu mẫu phiếu nhập kho NVL trong phần phụ lục, biểu 3.2).
Như vậy, thủ kho đã thực hiện đúng quy trình và trách nhiệm của mình trong việc theo dõi và ghi chép tình hình nhập kho NVL theo chỉ tiêu số lượng từng loại NVL trên thẻ kho Kế toán cũng thực hiện đúng chức trách của mình trong việc theo dõi và ghi chép sổ sách theo cả chỉ tiêu số lượng và hiện vật từng loại NVL nhập kho trên các sổ kế toán chi tiết.
Việc tổ chức chứng từ nhập kho góp phần làm việc theo dõi, quản lý được chặt chẽ hơn đầu vào của NVL Đây là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ và là căn cứ để nhà quản lý kiểm tra, tổng hợp thông tin liên quan đến nhập kho NVL Qua chứng từ này, sẽ biết được cơ cấu chủng loại từng loại NVL nhập, biết được nhà cung cấp của nó… từ đó sẽ có các chính sách thu mua với từng nhà cung cấp khác nhau, có các phản hồi đến đúng nhà cung cấp theo các đối tượng NVL nhập… có sự điều chỉnh kế hoạch thu mua theo từng nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn giá cả, chất lượng theo quy định của công ty.
Khi công nhân báo gần hết NVL, tổ trưởng tổ sản xuất viết giấy xin lĩnh vật tư Sau khi giám đốc ký duyệt, mang xuống kho để thủ kho viết phiếu xuất kho và cho xuất kho Phiếu xuất kho được lập làm hai liên, một kế toán giữ để vào sổ chi tiết NVL, một thủ kho giữ để vào thẻ kho (xem sơ đồ 3.7).
Sơ đồ 3.7: Chứng từ xuất kho NVL
Hợp đồng kinh tế Phiếu xuất Sổ chi tiết
Giấy xin kho lĩnh vật tư
Hợp đồng kinh tế Phiếu nhập kho
(Biểu mẫu phiếu xuất kho NVL trong phần phụ lục, biểu 3.3)
Như vậy, chứng từ xuất kho của đơn vị đã đáp ứng đủ yêu cầu hợp lý, hợp lệ, thủ kho và kế toán đều thực hiện đúng phần hành công việc của mình trong công tác xuất kho NVL.
Nếu như chứng từ nhập kho NVL góp phần làm quản lý chặt chẽ đầu vào của NVL, thì chứng từ xuất kho không thể thiếu được trong quản lý đầu ra của NVL Đây cũng là cơ sở để kế toán tiến hành theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán và là căn cứ để nhà quản lý theo dõi, kiểm tra, tổng hợp thông tin liên quan đến xuất kho NVL Qua chứng từ này, sẽ biết được từng loại NVL xuất dùng cho mục đích nào, cơ cấu chủng loại của chúng ra sao để làm căn cứ tính giá thành và xác định hiệu quả SXKD Từ đó, có cơ sở để khẳng định hiệu quả sử dụng NVL trong sản xuất, đồng thời kịp thời đưa ra các điều chỉnh trong việc xuất kho NVL nhằm giảm chí phí không hợp lý, sử dụng có hiệu quả tài sản lưu động.
3.3.1.2 Tổ chức sổ sách kế toán
+ Ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất- tồn của từng loại NVL về mặt số lượng Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho của NVL trên thẻ kho.
Công ty có nhiều chủng loại NVL nên thủ kho theo dõi mỗi nhóm NVL trên một thẻ kho Đặc biệt đối với giấy vụn và giấy kraft có theo dõi hơi khác một chút Giấy vụn xuất dùng không trực tiếp cho lên cân mà tính bằng cách đếm số xe kéo rồi nhân với khối lượng bình quân một xe chở Còn giấy kraft, để thuận tiện trong việc theo dõi về số lượng giấy, hàng ngày thủ kho theo dõi bằng cách đo đường kính các cuộn giấy, từ đó tính ra được số m 2 xuất dùng, rồi nhân với định lượng là ra được khối lượng xuất, tồn (Biểu mẫu3 thẻ kho trong phần phụ lục, biểu 3.4)
+ Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại NVL cả về mặt hiện vật và giá trị Định kỳ 3 ngày kế toán nhận được chứng từ dưới kho chuyển lên thì tiến hành ghi sổ Cuối tháng, kế toán tính số nhập-xuất-tồn của từng loại NVL trên sổ, đồng thời đối chiếu với số liệu trên thẻ kho tương
Thẻ kho ứng Ngoài ra công ty còn mở riêng một sổ giấy để theo dõi tình hình biến động về số lượng của các loại giấy kraft theo các kích thước khác nhau.
(xem phần phụ lục bảng 3.5: Sổ chi tiết NVL, bảng 3.6: Sổ giấy)
Như vậy, công tác tổ chức sổ sách kế toán tại đơn vị đã thực hiện đúng theo quy định của nhà nước và có sự điều chỉnh phù hợp với tính chất đặc điểm của NVL trong công ty Do đó, tạo ra được sự nhịp nhàng và linh hoạt trong việc theo dõi và ghi chép tài liệu kế toán chi tiết NVL.
Ta thấy, không thể phủ nhận vai trò to lớn của việc tổ chức sổ sách kế toán chi tiết đối với công tác quản lý NVL Nếu như các chứng từ kế toán cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời cho từng nghiệp vụ rời rạc, thì sổ kế toán chi tiết lại khâu lối các nghiệp vụ rời rạc trên thành một chuỗi tài liệu có hệ thống Sổ kế toán chi tiết là nguồn cung cấp thông tin chính xác, cặn kẽ nhất cho nhà quản lý về từng loại NVL được nhập xuất như thế nào, chủng loại, giá trị, khối lượng… của chúng ra sao Là tài liệu để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh Đồng thời, cũng là tài liệu phản ánh hiệu quả thực hiện của các bản kế hoạch liên quan đến tổ chức thu mua, sử dụng và dự trữ NVL và kế hoạch tài chính của công ty Từ đó, ra quyết định chính xác về số lượng, chất lượng… từng loại trong công tác thu mua, sử dụng và dự trữ NVL.
3.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
3.3.2.1 Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
Công ty hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nên tình hình nhập xuất kho được cập nhật liên tục.
TK 152.1 : Nguyên vật liệu chính
TK 152.2 : Nguyên vật liệu phụ
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản TK111, TK112, TK133, TK333 để theo dõi.
Sổ kế toán sử dụng :
Hai là sổ chi tiết NVL
Ba là sổ cái NVL
Bốn là sổ Nhật ký chung
Việc lựa chọn phương pháp hạch toán và các tài khoản theo dõi phù hợp với tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị sử dụng 2 tài khoản cấp 2 của TK ‘‘Nguyên vật liệu’’ là hoàn toàn thống nhất với cách phân loại NVL theo nội dung kinh tế của đơn vị.
Thông qua sổ tổng hợp và tài khoản công ty sử dụng giúp phản ánh mối liên hệ giữa các mặt, yếu tố, quá trình các loại tài sản Đối với NVL đó là sự vận động của quá trình nhập - xuất Theo đó, sổ kế toán tổng hợp sẽ cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán một cách tổng hợp, từ đó phục vụ cho công tác lập báo cáo, phân tích, đánh giá hoạt động SXKD.
3.3.2.2 Kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL
NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài nên việc nhập xuất diễn ra thường xuyên.
+ Kế toán tổng hợp nhập NVL
Thông thường, mỗi tháng công ty có nhiều đợt nhập hàng Mỗi đơn hàng gồm nhiều chủng loại NVL khác nhau Tùy từng nhà cung cấp mà mỗi đợt nhận hàng lại có hóa đơn hay sau vài đợt nhận hàng mới xuất hóa đơn một lần. Nếu nhận được hóa đơn ngay thì kế toán định khoản như sau :
Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 ( đã trả bằng tiền mặt)
Có TK 112 (thanh toán bằng chuyển khoản)
Có TK 141 (thanh toán bằng tiến tạm ứng)
Có TK 331 (chưa trả nhà cung cấp - có hợp đồng kinh tế)
Thực trạng quản lý nguyên vật liệu
3.4.1 Quy trình và trách nhiệm quản lý đối với nguyên vật liệu
Sơ đồ 3.8: Quy trình quản lý NVL
Thu mua và tiếp nhận NVL Đưa NVL vào sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất sản phẩm
Lập kế hoạch thu mua NVL
Dự trữ,bảo quảnNVL
3.4.1.1 Lập kế hoạch thu mua NVL
Hàng ngày các tổ trưởng tổ sản xuất có trách nhiệm báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình - quản đốc phân xưởng - về tình hình sản xuất, lượng NVL còn lại Quản đốc tiếp tục báo cáo với phó giám đốc kỹ thuật về tình hình NVL Sau đó ban giám đốc căn cứ vào lượng NVL còn tồn, số lượng sản phẩm đã ký trong hợp đồng, định mức tiêu hao NVL để ra quyết định và lập kế hoạch thu mua NVL Kế hoạch thu mua phải đáp ứng đầy đủ thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã… về sản phẩm.
Chẳng hạn: Ngày 25/12/2008 đơn vị nhận một đơn hàng đặt 1000 hộp carton kích thước 48 x 25 x 50, mầu nâu, giao hàng vào ngày 5/1/2009 Thủ kho cho biết đơn vị còn tồn 15 300 kg giấy kraft sóng, khổ 110 cm, định lượng 170g/m 2 và 2 457 kg giấy kraft nâu cùng loại, định mức tiêu hao NVL là 15%, đơn vị chưa có đơn hàng nào đặt hộp màu nâu, mỗi ngày đơn vị xuất dùng khoảng 1 600 kg giấy trong đó khoảng một nửa là kraft sóng còn lại là các giấy kraft khác, sản xuất xong cho xuất kho luôn Như vậy, để sản xuất cho đơn hàng này, đơn vị không cần nhập thêm giấy vì lượng giấy kraft sóng còn có thể sản xuất trong 19 ngày hàng nữa và lượng kraft nâu có thể sản xuất được khoảng 8 190 hộp với kích thước trên.
Trong khâu này, đơn vị đã luôn tục cập nhật được tình hình sản xuất, dự trữ NVL thông qua việc báo cáo của các cá nhân phụ trách Do đó, công ty luôn chủ động đưa ra các kế hoạch thu mua hợp lý cho từng chủng loại NVL
3.4.1.2 Thu mua và tiếp nhận NVL
Trong công tác thu mua NVL, công ty cử ra một người chuyên chịu trách nhiệm liên hệ mua NVL - nhân viên tiếp liệu - dưới sự chỉ đạo của giám đốc Việc thu mua chủ yếu dựa trên kế hoạch đã lập, giá cả do hai bên tự thỏa thuận và được hợp thức hóa bằng hợp đồng kinh tế Để đảm bảo chất lượngNVL, cũng như giữ mối làm ăn lâu dài công ty thường tìm đến các địa chỉ cung cấp có uy tín, chất lượng Phương tiện vận chuyển thường là các loại xe tải, tùy vào khối lượng và kích thước các loại NVL để lựa chọn cỡ xe cho phù hợp,tránh lãng phí.
Việc tiếp nhận NVL do phòng vật tư và nhân viên kế toán kho trực tiếp kiểm tra và cho nhập kho Việc kiểm tra được tiến hành bằng việc đối chiếu các thông số trên các cuộn giấy với điều kiện ghi trong hợp đồng hai bên ký kết. Sau khi kiểm tra, nếu NVL đủ điều kiện thì kế toán kho lập phiếu nhập kho, thủ kho mới được phép cho nhập kho.
Ví dụ: Ngày 4/1/2009, công ty đặt mua 11 929 kg giấy kraft nâu, khổ 110cm, định lượng 170g/m 2 của công ty giấy Việt Trì, giao hàng trong ngày Khi hàng về đến kho, kế toán tiến hành kiểm tra thông số ghi trên các cuộn giấy, thấy đúng theo yêu cầu của đơn vị mới viết phiếu và tiến hành nhập kho NVL.
Như vậy, công ty đã quản lý khá chặt chẽ từ việc phân công người phụ trách thu mua, ký kết hợp đồng, vận chuyển về kho đến tiếp nhận NVL tại kho. Công ty đã theo dõi chặt chẽ được khối lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, chủng loại và giá cả theo từng loại NVL nhập kho thông qua tài liệu kế toán và thủ kho ghi chép.
3.4.1.3 Đưa NVL vào sản xuất
Các tổ trưởng tổ sản xuất căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do cấp trên giao và tình hình sản xuất thực tế tại phân xưởng mình, viết giấy xin lĩnh vật tư Quản đốc có trách nhiệm xem xét yêu cầu và chuyển giấy xin lĩnh vật tư này lên phòng kế toán để kế toán lập phiếu xuất kho có sự ký duyệt của giám đốc Nhận được phiếu xuất kho, thủ kho điền các thông tin cần thiết về chủng loại, số lượng, giá trị… trên phiếu xuất kho và cho xuất kho.
Như vậy, với điều kiện sản xuất của đơn vị, khi sản xuất đơn hàng trên đơn vị cần xuất khoảng 350 kg cho mỗi loại giấy kraft sóng và kraft nâu.
Căn cứ trên phiếu xuất kho kế toán vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Như vậy so với lý thuyết, công ty không những quản lý bằng thực hiện việc lập kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL xuất dùng theo đúng chất lượng, đủ số lượng và đúng đối tượng mà còn quản lý thông qua hệ thống chứng từ do đơn vị lựa chọn và bổ nhiệm công việc cho từng người phụ trách.3.4.1.4 Dự trữ, bảo quản NVL
Trong công tác dự trữ NVL, quản đốc và thủ kho trực tiếp là người giám sát, quản lý về mặt hiện vật, còn kế toán kho là người theo dõi về mặt giá trị và hiện vật trên sổ sách Dựa trên số lượng sản phẩm khách hàng đã đặt các kỳ trước, định mức tiêu hao NVL, chiến lược kinh doanh của công ty quản đốc và thủ kho có ý kiến với giám đốc và quyết định mức dự trữ tối ưu cho NVL tồn kho Việc dự trữ hợp lý giúp cho công ty liên tục sản xuất mà không bị ứ đọng vốn, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn.
Việc bảo quản NVL tại công ty không khó khăn lắm vì đặc điểm NVL là giấy cuộn và giấy vụn nên việc mất trộm là không có Giấy cuộn được lưu trữ trong kho có mái che, nền nhà cao, thoáng để tránh mục lát còn giấy vụn được để ngoài trời, vì loại giấy này càng mục lát thì khi cho vào tái chế càng đỡ tốn nhiên liệu, thời gian và công sức.
Như vậy cho thấy, công ty đã rất linh hoạt trong việc lựa chọn phương pháp bảo quản NVL phù hợp với đặc điểm NVL tại công ty Việc lập kế hoạch dự trữ được xây dựng trên cơ sở quan sát và làm việc thực tế, do đó rất sát với nhịp độ làm việc trong đơn vị, rất ít khi bị ứ đọng nhiều vốn.
3.4.2 Phương pháp quản lý nguyên vật liệu
3.4.2.1 Lập kế hoạch thu mua và sử dụng NVL
+ Lượng NVL đưa vào sản xuất (sử dụng loại i)
Lượng NVL sử dụng loại i = Mức tiêu hao NVL loại i/sản phẩm * Số lượng sản phẩm cần sản xuất
+ Lượng NVL cần mua trong kỳ
Lượng NVL loại i cần mua trong kỳ
= Lượng NVL cần dùng trong kỳ
+ Lượng NVL cần dự trữ cuối kỳ
NVL dự trữ đầu kỳ
Trên đây là các công thức tính công ty áp dụng để xây dựng kế hoạch thu muaNVL phục vụ quá trình hoạt động sản xuất Việc áp dụng thống nhất một phương pháp tính giúp đơn vị dễ dàng so sánh mức độ tăng giảm khối lượng từng loại NVL cần mua và lượng NVL xuất dùng Từ đó, có sự điều chỉnh lượng mua phù hợp với nhu cầu NVL cần cho sản xuất, giảm thiểu tình trạng thiếu, thừa NVL ảnh hưởng không tốt tới hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Bảng 3.9 cho thấy, doanh nghiệp đã lập kế hoạch chi tiết theo từng chủng loại NVL về các nội dung thu mua, sử dụng và dự trữ, đơn vị đã luôn luôn tạo cho mình thế chủ động trước Từ bản kế hoạch đã lập sẵn đơn vị sẽ dễ dàng chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho công tác thu mua, sử dụng và dự trữ NVL như: chuẩn bị về tài chính, tổ chức kho tàng, thu xếp nhân lực, vật lực…
Bảng 3.9: Kế hoạch thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu tại công ty tháng 1/2009
Lượng NVL dự trữ đầu tháng
Lượng NVL cần mua trong tháng
Lượng NVL sử dụng trong tháng
Lượng NVL cần dự trữ cuối tháng
(Nguồn kế toán công ty)
* Xây dựng định mức tiêu hao NVL
Nhận xét và đề xuất một số ý kiến đóng góp về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu.57
3.5.1 Nhận xét về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu
Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu tôi nhận thấy có những ưu điểm và hạn chế như sau: a) Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy sản xuất
Các tổ trong phân xưởng sản xuất được bố trí gần nhau giúp cho việc luân chuyển sản phẩm dở dang từ bộ phận này sang bộ phận khác được dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian và công sức cho công nhân.
Về tổ chức nhân sự và hình thức kế toán nguyên vật liệu
Việc bố trí hai nhân viên kế toán và một thủ kho chịu trách nhiệm ghi chép và cung cấp thông tin về từng loại NVL là phù hợp với quy mô và mức độ công việc hiện nay, đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị
Hình thức ghi sổ công ty lựa chọn là hình thức Nhật ký chung, hình thức này đơn giản, dễ làm phù hợp với trình độ kế toán của đơn vị.
Công ty phân loại NVL theo nội dung kinh tế là phù hợp với đặc điểm và quy mô sản xuất của đơn vị, NVL được phân thành hai tiểu khoản: NVL chính và NVL phụ Việc gộp chung các loại NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu… vào phân nhóm NVL phụ góp phần đơn giản hóa việc theo dõi NVL mà vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý NVL
Về công tác hạch toán NVL
Việc hạch toán NVL tại công ty phù hợp với quy định của pháp luật, các loại sổ sách, chứng từ đều hợp pháp, hợp lệ Hệ thống tài khoản và sổ kế toán thống nhất với đặc điểm, quy mô và cách phân loại NVL của đơn vị Thông tin trên các chứng từ và sổ kế toán luôn được ghi chép và cập nhật sát với thực tế nên rất hữu ích, giúp nhà quản lý ra quyết định kịp thời, chính xác trong suốt quá trình SXKD.
Về công tác quản lý NVL
Việc quản lý khá chặt chẽ được tiến hành trên cơ sở phân rõ trách nhiệm từng người đối với từng khâu cụ thể Việc quản lý không chỉ đơn thuần bằng khẩu lệch mà bằng cả các loại văn bản, kế hoạch như kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL, bảng định mức tiêu hao NVL… cách quản lý này tạo hiệu quả cao trong sản xuất như làm cho sản xuất diễn ra liên tục, giúp phân bổ chi phí hợp lý và tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết… Đồng thời, cũng dễ dàng đưa ra được các điều chỉnh cho phù hợp hơn trong quá trình sản xuất dựa trên các căn cứ rõ ràng và chính xác
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì trong quá trình hạch toán NVL công ty vẫn còn số hạn chế sau: b) Hạn chế
Về công tác phân loại NVL
Việc phân loại NVL theo nội dung kinh tế của công ty là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất Tuy nhiên, công ty lại chưa xây dựng hoàn chỉnh hệ thống mã số cho từng loại NVL khác nhau Như vậy, việc theo dõi NVL trở nên không chặt chẽ, có thể xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa các loại vật tư cùng chủng loại nhưng có một vài điểm hơi khác nhau một chút dẫn đến dư thừa, thiếu hụt giả, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc trong hoạt động SXKD.
Về công tác hạch toán NVL
Một là: đơn vị không áp dụng hình thức kế toán máy khi theo dõi sự biến động của từng loại NVL
Hai là: đơn vị không sử dụng tài khoản cấp ba để theo dõi từng loạiNVL theo từng kích thước nên trên sổ chỉ là số liệu tổng hợp của tất cả các kích thước Số lượng của từng loại NVL này được theo dõi riêng trên sổ giấy của đơn vị.
Ba là: đơn vị không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên không tránh được rủi ro khi giá cả NVL biến động.
Bốn là: trong việc xuất NVL phụ cho sản xuất, nhiều khi vì giá trị của chúng quá nhỏ nên thủ kho viết tạm một giấy chứng nhận khi xuất rồi đến cuối kỳ tổng hợp viết phiếu xuất một lần Hoặc thủ kho viết trước phiếu xuất một lần có giá trị lớn, rồi xuất dần cho các tổ sản xuất Như vậy, tình hình xuất, nhập, tồn của loại NVL này trên sổ kế toán không chính xác.
Về công tác quản lý NVL
Một là: trong việc xuất NVL cho sản xuất không có biên bản giao nhận mà chỉ có giấy xin lĩnh vật tư và phiếu xuất kho Còn nữa, quá trình đưa NVL vào sản xuất, thường xảy ra tình trạng lỗi, gây gián đoạn quá trình sản xuất. Tuy nhiên, lại chưa có biên bản lập trong trường hợp này, vì thế không biết được NVL hỏng do lỗi kỹ thuật của nhà cung cấp hay do trình độ làm việc của các công nhân trong nhà máy hay do công nghệ kỹ thuật của nhà máy nên không có biện pháp xử lý, điều chỉnh hiệu quả.
Hai là: trong việc tổ chức dự trữ, lưu kho NVL: Không bố trí rõ ràng vị trí các loại NVL về nhập kho, cứ chỗ nào trống thì cho xếp vào, các loại giấy kraft xếp lẫn lộn các chủng loại khác nhau, các kích thước khác nhau, dẫn tới việc đưa vào sử dụng và kiểm kê theo dõi số lượng, chất lượng từng loại NVL rất tốn kém thời gian và công sức.
Ba là: việc xây dựng định mức tiêu hao NVL cho các loại sản phẩm khác nhau không có nhiều ý nghĩa vì có rất nhiều loại kích thước khác nhau theo từng đơn hàng
3.5.2 Đề xuất một số ý kiến đóng góp về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại và bao bì Minh Châu
Thứ nhất: về phân loại NVL
Cùng với việc phân loại NVL, công ty tiến hành xây dựng hoàn thiện hệ thống mã của từng loại NVL để theo dõi trên máy tính cho đơn giản, chính xác, hiệu quả Giúp quản lý chặt chẽ hơn tình hình biến động của từng loại NVL và dễ dàng lập kế hoạch thu mua NVL từ bên ngoài được hợp lý đảm bảo tiến độ sản xuất mà không lãng phí nguồn lực sẵn có.
Thứ hai: về công tác hạch toán NVL
Một là: đơn vị nên tổ chức áp dụng hình thức kế toán máy để tạo hiệu quả trong công tác kế toán.
Hai là: đối với các loại giấy có kích thước khác nhau thì cùng với việc theo dõi riêng trên sổ giấy đơn vị nên mở thêm tài khoản cấp ba để theo dõi sát hơn tình hình của từng loại giấy theo các kích thước khác nhau.
