Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn tin học phúc hưng

Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới (WTO) tạo nhiều thuận lợi khó khăn đặt nhiều thử thách doanh nghiệp nước Để phù hợp với phát triển kinh tế đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới, đặc biệt tình hình cạnh tranh ngày gay gắt doanh nghiệp đứng vững, có doanh nghiệp thành cơng khơng doanh nghiệp sau thời gian hoạt động lại dẫn đến phá sản Để quản lý kinh doanh có hiệu quả, kế tốn trở thành cơng cụ thiếu doanh nghiệp quản lý kinh tế nhà nước Đối với doanh nghiệp, kế tốn cơng cụ để điều hành, quản lý hoạt động kinh tế, tài chớnh, bảo vệ, sử dụng tài sản nhằm đảm bảo quyền chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại, việc đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội thực chức quan trọng đảm bảo lưu thơng hàng hố từ sản xuất đến tiêu dùng yêu cầu phải có quản lý chặt chẽ đầu vào đầu hàng hoá Một vấn đề quan trọng chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp khâu bán hàng, giải tốt khâu doanh nghiệp thu hồi vốn phục vụ cho trình tái sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp nói chung doanh nghiệp thương mại nói riêng áp dụng nhiều biện pháp khác để bán nhiều hàng hoá, đồng thời quản lý tốt tiêu Một biện pháp quan trọng hữu hiệu phải kể đến việc thực tốt cơng tác kế tốn bán hàng Quản lý tốt trình bán hàng, thu hồi vốn nhanh, bù đắp chi phí bỏ thu lợi nhuận Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán tạo tăng trưởng phát triển doanh nghiệp Ngược lại doanh nghiệp chưa làm tốt khâu khó quản lý trình bán hàng, khơng thúc đẩy hàng hố bán ra, vịng quay vốn chậm trễ, chi phí bỏ thu lại với hiệu thấp khơng có lãi, chí thua lỗ Xuất phát từ vai trò tầm quan trọng hoạt động bán hàng quản lý trình bán hàng, thời gian thực tập Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng, qua trình tỡm hiểu thực tế cơng ty cơng tác kế tốn cơng ty, kết hợp kiến thức học với hướng dẫn tận tình thầy giáo Nguyễn Văn Cơng anh chị phịng kế tốn em chọn đề tài: “ Hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng” cho chun đề tốt nghiệp Ngồi lời mở đầu kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm phần: Chương 1: Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng Chương 2: Thực trạng kế tốn bán hàng Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng Chương 3: Hoàn thiện kế tốn bán hàng Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIN HỌC PHÚC HƯNG 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng 1.1.1 Danh mục hàng hố Cơng ty Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh, mua bán, sửa chữa linh kiện, phụ kiện máy vi tớnh, máy văn phòng nên hàng hố cơng ty đa dạng phong phú Trong suốt hai năm hoạt động, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng cung cấp thị trường số lượng lớn máy tớnh, máy in, máy văn phòng thiết bị, linh kiện máy vi tớnh tới tận tay người tiêu dùng, sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng nhiều loại máy cho khách hàng Với chớnh sách chất lượng sản phẩm yếu tố quan trọng việc trì phát triển công ty, công ty mang đến cho khách hàng sản phẩm tốt với giá hợp lý, chất lượng phục vụ đặt lên hàng đầu Công ty kinh doanh mặt hàng chủ yếu sau: - Máy tớnh để bàn, máy tớnh xách tay; - Các linh kiện, phụ kiện, thiết bị máy vi tớnh: gồm có Bộ mạch chủ, Bộ xử lý (CPU), Bộ nhớ (RAM), Bộ nhớ ngoài, ổ đĩa cứng, cõy máy tớnh, vỏ cõy máy tớnh, nguồn máy tớnh, Card hình, chuột, bàn phớm, loa, tai nghe, …; - Các thiết bị máy tớnh khác như: dõy mạng, kỡm mạng, Modem, Lan – Card mạng, USB; - Các phần mềm diệt viruts - Các thiết bị văn phòng như: + Máy in: gồm máy in Laser, máy in phun, máy in kim; Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán + Máy photo + Máy Fax + Máy huỷ tài liệu + Máy in đa + Máy phục vụ ngành quảng cáo + Máy đếm tiền, máy chấm công - Mực in: mực in Laser, mực in phun, dẫn nực ngoài,… - Văn phòng phẩm: giấy in màu, giấy in bỡa, giấy A4 thường, … Các sản phẩm công ty sản phẩm hóng tiếng Intel, Canon, Samsung, IBM, HP… Ngồi ra, cơng ty cũn có dịch vụ sửa chữa, lắp đặt t ại nh theo yêu cầu khách hàng với chất lượng sản phẩm chất lượng phục vụ giá hợp lý có bảo hành 1.1.2 Thị trường Cơng ty Trong tình hình kinh doanh có cạnh tranh gay gắt nay, doanh nghiệp muốn đứng vứng chiếm lĩnh thị trường phải mở rộng phát triển thị trường nhằm tiêu thụ nhiều sản phẩm để khẳng định vị Thực tế từ thành lập, Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng tập trung nhiều vào công tác thị trường Công ty coi thị trường động lực để thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển, tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty không ngừng mở rộng mạng lưới bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo uy tín ngày đưa cơng ty kinh doanh có hiệu Mở rộng thị trường tạo cho công ty có vị ổn định thị trường, thúc đẩy q trình tiêu thụ đạt kết tốt Cơng ty bước đầu tạo chỗ đứng chiếm thị phần lớn khu vực Có Ban Giám đốc công ty người am hiểu Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế tốn lĩnh vực máy tớnh, cơng nghệ thông tin với chớnh sách kinh doanh phù hợp nên giúp cơng ty nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường ngày hôm Hiện nay, thị trường công ty chủ yếu khu vực phớa Bắc chủ yếu thị trường tỉnh Bắc Giang tỉnh lõn cận Lạng sơn, Bắc Ninh, Hải Dương,… Nhưng tương lai công ty cố gắng mở rộng thị trường đưa sản phẩm tới thị trường rộng khắp tỉnh Miền Bắc Đối tượng kinh doanh công ty cơng ty thương mại, hộ gia đình, người tiêu dùng chủ yếu học sinh, sinh viên khu vực, cơng ty cũn có đại lý huyện địa bàn tỉnh Bắc Giang 1.1.3 Phương thức bán hàng Công ty Từ thành lập đến nay, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng không ngừng nõng cao chất lượng đội ngũ nhõn viên nhằm đáp ứng tốt nhu cầu ngày cao khách hàng, chớnh cơng ty có khách hàng thõn thiết, nhõn viên ắn bó với cơng ty Cơng ty thực tốt hoạt động cung ứng hàng hố, phịng kinh doanh ln có kế hoạch mua hàng cách kịp thời đảm bảo nhu cầu người tiêu dùng Hàng hố cơng ty khơng đa dạng, nhiều chủng loại mà cũn đảm bảo chất lượng, giá hợp lý Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hố đồng thời có tớnh định việc xác định thời điểm bán hàng, tình hình doanh thu bán hàng, tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng có nhiều mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên cơng ty có nhiều phương thức bán hàng công ty thường áp dụng chủ yếu phương thức tiêu thụ trực tiếp Khách hàng muốn mua sản phẩm công ty phải trực tiếp đến công ty Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán gọi điện yêu cầu, khách hàng chấp nhận mua hàng giao hàng cửa hàng công ty theo địa mà khách hàng cung cấp Hiện nay, hai hình thức bán bn bán lẻ hai hình thức sử dụng phổ biến - Phương thức bán buôn hàng hoá: tỡm thị trường tiêu thụ, phòng kinh doanh gửi Bảng báo giá tới khách hàng Sau thoả thuận xong loại hàng, số lượng, mẫu mã, đơn giá hai bên ký kết Hợp đồng mua bán hàng hoá Khi ký kết hợp đồng, công ty tổ chức việc tiêu thụ hàng hố hình thức bán bn, cơng ty áp dụng hai hình thức bán bn bán buôn qua kho bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp + Bán buôn qua kho: công ty mua hàng nhập kho hàng hố sau đưa bán theo hai hình thức:  Theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến cửa hàng công ty để nhận hàng, nhõn viên bán hàng xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Hàng hoá ghi nhận tiêu thụ khách hàng nhận hàng ký xác nhận hoá đơn bán hàng  Theo phương thức chuyển hàng: theo hình thức này, vào Hợp đồng kinh tế ký kết theo Đơn đặt hàng, công ty xuất hàng từ kho để chuyển đến cho bên mua theo thời gian địa điểm ghi hợp đồng phương tiện vận tải th ngồi, chi phí vận chuyển hai bên thoả thuận trước Hàng coi tiêu thụ khách hàng nhận hàng trả tiền chấp nhận trả tiền số hàng nhận + Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: công ty mua hàng khơng làm thủ tục nhập kho hàng hố mà chuyển thẳng cho khách hàng Theo hình thức này, cơng ty nhận hàng nhà cung cấp giao trực tiếp cho khách hàng Khi khách hàng nhận đủ hàng ký nhận Hố đơn bán hàng hàng coi tiêu thụ Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán - Phương thức bán lẻ: đõy phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng với số lượng ít, khách hàng trực tiếp đến mua hàng nhận hàng thực việc tốn cơng ty Hiện nay, kinh doanh công ty củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng theo đơn đặt hàng theo hình thức hoạt động kinh doanh cơng ty có sở vững pháp luật Do đó, cơng ty chủ động lập kế hoạch mua bán hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh công ty Công ty tổ chức đa dạng hoá phương thức bán hàng nguồn cung cấp cho đơn vị kinh doanh nhỏ, bán lẻ cửa hàng, bán hàng mạng,… Cùng với chớnh sách bảo hành sản phẩm tận nơi theo hợp đồng công ty cũn vận chuyển hàng đến tõnh địa điểm người tiêu dùng tư võn lắp đặt, sử dụng miễn phí cho khách hàng dễ dàng sử dụng sản phẩm công ty Điều đáp ứng nhu cầu nhiều đối tượng khách hàng giúp cho trình tiêu thụ hàng hố cơng ty diễn nhanh chóng thuận lợi Để hoạt động mua hàng bán hàng diễn ổn định, liên tục có hiệu quả, cơng ty khơng có chớnh sách kinh doanh tỡm nhà cung cấp, tiếp cận khách hàng,…mà cũn ln giữ chữ tín nõng cao chất lượng cung cấp, tiếp cận khách hàng, nhờ mà cơng ty thu hút lượng khách hàng lớn 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng 1.2.1 Quản lý hoạt động trước bán hàng Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tin học Phúc Hưng, Phòng kinh doanh phòng chịu trách nhiệm trực tiếp việc đảm bảo trình kinh doanh công ty diễn liên tục Chớnh vậy, Trưởng phịng kinh doanh có nhiệm vụ phõn cơng nhõn viên thực cơng Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế tốn A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế tốn việc cụ thể cơng tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, toán, bảo hành sản phẩm, chiết khấu bán hàng,… Trong công tác tiếp thị, Phòng kinh doanh với Phòng phát triển dự án có nhiệm vụ Marketing, tiếp thị hàng hố giúp cho cơng ty tiếp cận với thị trường nhằm đưa sản phẩm công ty đến với khách hàng Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chớnh việc quảng bá tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hố cơng ty đến với khách hàng Căn vào thời điểm mà khách hàng sử dụng hàng hố cơng ty nhiều chuẩn bị đến ngày khai giảng năm học mới, hay qua việc tỡm hiểu nghiên cứu thị trường thấy có doanh nghiệp thành lập,… nhõn viên phịng kinh doanh có chiến lược quảng cáo, khuyến mói hấp dẫn, phù hợp để thu hút khách hàng Để nõng cao chất lượng hoạt động bán hàng, cơng ty cũn có đội ngũ nhõn viên bán hàng trẻ tuổi đầy tõm huyết am hiểu việc sử dụng sản phẩm để hướng dẫn, giới thiệu cho khách hàng cách sử dụng công dụng sản phẩm Khách hàng đến mua hàng nhõn viên bán hàng đưa xem sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu mua, khách hàng tư vấn để biết sản phẩm phù hợp với Khi chọn sản phẩm họ hướng dẫn cách sử dụng cách nhiệt tình Tại cửa hàng, hàng hoá bày bán theo mặt hàng để khách hàng tiện theo dừi nhanh chóng tỡm sản phẩm phù hợp mà nhiều thời gian nhờ mà giữ chõn khách hàng 1.2.2 Quản lý hoạt động bán hàng Đối với đơn hàng cung cấp cho công ty hay trường học có giá trị lớn lắp đặt hệ thống mạng máy tớnh, lắp đặt máy chiếu, máy in, máy photo cần phải ký kết hợp đồng Căn vào nhu cầu mua hàng, số Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán lượng hàng, giá cả, thời điểm giao hàng hay hình thức toán, thời điểm toán,…kế toán bán hàng tiến hành làm hợp đồng, đưa khách hàng nhõn viên bán hàng ký sau trình giám đốc kiểm tra ký duyệt Hợp đồng làm thành hai bản, công ty giữ khách hàng giữ Nếu thoả thuận công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng nhõn viên vận chuyển có trách nhiệm vận chuyển hàng đến địa điểm mà người mua yêu cầu, sau nhõn viên kỹ thuật công ty tiến hành lắp đặt máy móc đến máy sử dụng Thủ kho có nhiệm vụ theo dừi việc xuất hàng hố khỏi kho, Phiếu đề nghị xuất kho có đủ chữ ký hợp lệ thủ kho xuất hàng Khi xuất hàng, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng hàng trước xuất đảm bảo hàng không bị phẩm chất Bộ phận bán hàng cũn có nhõn viên có nhiệm vụ kiểm sốt hoạt động bán hàng Các nhõn viên có nhiệm vụ theo dừi, kiểm tra thủ tục từ ký kết hợp đồng hàng hoá xuất khỏi cửa hàng Công việc nhõn viên để đảm bảo cho hàng hoá bán cho khách hàng đảm bảo yêu cầu kỹ thuật hàng hố cơng ty hàng hố cần phải xem xét, kiểm tra kỹ trước bán 1.2.3 Quản lý hoạt động sau bán hàng Sau hàng hố tiêu thụ kế tốn bán hàng với thủ quỹ có nhiệm vụ thu tiền hàng Nếu khách hàng chưa tốn nhõn viên có nhiệm vụ lên kế hoạch có biện pháp để thu hồi nợ cách nhanh chúng, kịp thời khơng tình trạng vốn công ty bị chiếm dụng Các nhõn viên kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa sản phẩm miễn phí cho khách hàng sản phẩm thời gian bảo hành, cũn hết thời gian bảo hành phí sửa chữa phù hợp để khách hàng tin tưởng vào dịch vụ công ty Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Khoa: Kế toán Đối với khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn cơng ty áp dụng hình thức chiết khấu bán hàng giảm giá hay tặng q Ngồi ra, cơng ty thường xun có chớnh sách bán hàng khuyến mói để thu hút khách hàng nhằm làm tăng thị phần, mở rộng thị trường tạo điều kiện đưa sản phẩm công ty đến với khách hàng cách nhanh Sinh viên: Đỗ Thị Mùi Lớp: Kế toán A 10