TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI CÔNG NGHIỆP THỦ ĐÔ
Tổng quan về công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô
Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô (Citraco) Tên giao dịch : The Capital Industrial Trading Joint Stock Company
Tên viết tắt: CITRACO Địa chỉ trụ sở chính : Số 2 A1 – Đầm Trấu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại : 04 3655 8884 Fax: 04.3655 8884 Địa chỉ nhà máy sản xuất : Nhà máy tại KCN Tân Hồng – Tiên Du – Bắc Ninh Đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Nam Dương số 0103001452 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 11 tháng 10 năm 2002 và được bổ sung lần thứ nhất ngày 10 tháng 6 năm 2003.
+ Số tài khoản : 1220202000310 Tại Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn – Chi nhánh Long Biên, Hà Nội
+Đăng ký kinh doanh công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 20/06/2002
Công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam hoạt động trong các lĩnh vực sau:
- Thiết kế, cung cấp, lắp đặt các sản phẩm nhôm kính kiến trúc kĩ thuật cao
- Thiết kế cung cấp lắp đặt các sản phẩm tấm bọc hoàn thiện Composite kim loại: Composite nhôm, Composite kẽm, Composite Titan và các ứng dụng.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô
1.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Theo đúng quy định về tổ chức của một công ty cổ phần, đứng đầu công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô là Hội đồng quản trị và chủ tịch Hội đồng quản trị đại diện cho các cổ đông và quyền lợi của những cổ đông Chủ tịch hôi đồng quản trị là người đưa ra những quyết sách, những phương hướng và chiến lược phát triển cũng như giám sát việc thực thi các chính sách đó, bổ nhiệm nhân sự quản lý trong công ty.
- Giám đốc là người quản lý chung tất cả mọi hoạt động của công ty, là người đại diện hợp pháp của công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời giám đốc cũng là người đưa ra những quyết định bổ nhiệm, tuyển dụng nhân viên và phê duyệt các quyết định nhân sự trong công ty.
- Phòng tài chính kế toán là phòng phụ trách việc hoạch toán kế toán của công ty với các chức năng và nhiệm vụ sau:
Chủ tịch hội đồng quản trị
PGĐ Kỹ thuật sản xuất thi công PGĐ Kinh doanh
+ Xây dựng kế hoạch tài chính, kiện toàn bộ máy kế toán, quy chế quản lý tài chính phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán và quy chế công ty.
+ Tham mưu Tổng Giám đốc về công tác quản trị tài chính, kế toán quản trị, theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, vốn và chi phí của công ty.
- Phòng kinh tế đối ngoại: là phòng có các chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức tìm kiếm các chủng loại vật tư, các nhà cung cấp vật tư nước ngoài. + Lập kế hoạch và triển khai hoạt động nhập khẩu hàng hóa phục vụ yêu cầu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tổ chức tiếp đón các đối tác, nhà cung cấp nước ngoài và xúc tiến quan hệ.
- Phòng hành chính đời sống và nhân sự : Là phòng ban chịu sự quản lý trực tiếp của Phó giám đốc kinh doanh và thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc Công ty xây dựng phương án cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý đảm bảo phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty trong từng thời kỳ.
+Tổ chức hướng dẫn và thực hiện công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ, chính sách với người lao động.
+ Chủ trì và đôn đốc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO trong toàn Công ty.
- Phòng dự án: là phòng chịu sự trách nhiệm giám sát của PGĐ và thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch Marketing, kinh doanh dịch vụ thi công lắp đặt nhôm kính.
+ Tổ chức thiết kế, chào hàng, tham gja đấu thầu vào các công trình/dự án và xúc tiến ký kết hợp đồng.
+ Phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Phòng kĩ thuật: có các chức năng và nhiệm vụ chính sau :
+ Tiếp nhận hồ sơ dự án, xây dựng phương án thiết kế kỹ thuật và kế hoạch triển khai sản xuất, đặt hàng vật tư phục vụ sản xuất, thi công.
+ Phối hợp tổ chức sản xuất và giám sát kỹ thuật, chất lượng sản phẩm tại xưởng sản xuất nhôm kính.
+ Nghiên cứu cải tiến công nghệ gia công sản xuất, thi công lắp đặt, phát triển các sản phẩm nhôm kính, tấm bọc mới
+ Tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề đối với công nhân kỹ thuật.
+ Tổ chức sản xuất, gia công các sản phẩm Nhôm, Kính, Tấm bọc phục vụ các dự án của Công ty và hỗ trợ thi công tại công trình.
+ Quản lý vật tư, máy móc thiết bị, nhà xưởng, lao động,…giao cho xưởng. + Tham gia nghiên cứu và áp dụng các giải pháp cải tiến hệ thống quản lý, công nghệ sản xuất, đào tạo lao động… tại xưởng.
- Phòng thi công: Là bộ phận chuyên môn giúp việc cho Giám đốc nắm được những số liệu cụ thể về tiến độ thi công các công trình hàng tháng, hàng quý và hàng năm của công ty Trên cơ sở đó mà Giám đốc nghiên cứu điều chỉnh tổng thể trên toàn bộ các công trình hiện đơn vị đang thi công cho phù hợp trong thời gian tiếp theo:
+ Lập và tham mưu cho Giám đốc Nhôm – Kính về phương án, kế hoạch triển khai các dự án.
+ Giám sát tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ, an toàn – bảo hộ lao động – vệ sinh công nghiệp (AT-BHLĐ-VSCN) và an ninh trật tự (ANTT) trong quá trình triển khai thi công, lắp đặt nhôm kính, tấm bọc.
+ Giám sát việc tổ chức thực hiện thủ tục nghiệm thu hạng mục, giai đoạn và toàn bộ dự án theo quy định.
+ Cập nhật thông tin về dự án đang thi công và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Nhôm – Kính/Tổng Giám đốc giao.
1.1.3 Một vài số liệu thống kê về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô
1.1.3.1 Trang thiết bị máy móc thi công và dụng cụ kiểm tra công trình
Về máy móc thiết bị phục vụ thi công công ty hiện tại đang sở hữu khoảng 65 loại thiết bị( trong đó có 10 loại thiết bị được nhập khẩu từ Nhật Bản, 15 loại thiết bị được nhập từ Trung Quốc và 40 loại thiết bị được nhập từ Đài Loan)máy móc thi công công trình có chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu sử dụng trong thi công cũng như kiểm tra, đánh giá chất lượng thi công công trình.
1.1.3.2 Đội ngũ cán bộ công nhân viên tại công ty Đội ngũ lao động tại công ty hiện nay có hơn 200 cán bộ công nhân viên lành nghề và trình độ kĩ thuật chuyên môn cao Trong đó có 2 nhân viên có trình độ thạc sỹ, 26 nhân viên có trình độ đại học( cử nhân kinh tế, kỹ sư) và rất nhiều nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp đang làm việc trong công ty.
1.1.3.3 Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tấm bọc, nhôm kính kiến trúc và nội ngoại thất xây dựng
Là một công ty trong lĩnh vực Tấm boc va Nhôm kính được biết đến từ năm
1990 dưới thương hiệu liên doanh HANIFIXON( giữa Việt Nam và Hồng Kông ), công ty liên doanh đã có những bước phát triển không ngừng, đánh giá bằng hàng loạt công trình hiện đại và kĩ thuật cao như:
+ Trụ sở Bộ quốc phòng
+ Khách sạn Sài Gòn Hạ Long….
Năm 2005 công ty chính thức cổ phần hóa và đổi tên thành CITRACO, đánh dấu một bước mới trong chặng đường phát triển của công ty.
Tình hình tin học hóa tại Công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô và định hướng lựa chọn đề tài
1.2.1 Thực trạng tin học hóa tại công ty
- Công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô được thành lập được mười năm nay với đặc thù công việc con khá mới mẻ, cơ hội ứng dụng tin học hóa con chưa nhiều Tại các phòng ban của công ty cũng đã được trang bị hệ thống máy tính đầy đủ phuc vụ cho công tác chuyên môn và kĩ thuật Hệ thống máy tính có cầu hình như sau:
- Công ty có sử dung mạng FPT vào hệ thống máy tính để tiện cho việc tiếp xúc, cập nhật thông tin thị trường cũng như quảng cáo sản phẩm và tìm kiếm khách hàng qua kênh Internet Mặt khác công ty cũng sử dụng mạng Lan để các phòng ban trong công ty có thể chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
- Hệ thống máy tính tại công ty chủ yếu sử dụng các phần mềm cơ bản như bộ office 2003, autocard2007, phần mềm diệt virus… để hỗ trợ các nhân viên làm việc một cách hiệu quả nhất.
- Phòng quản lý nhân sự trong công ty được trang bị cho mỗi nhân viên một máy tính cá nhân để làm việc và được kết nối mạng Lan với toàn công ty Trong phòng quản lý nhân sự chủ yếu dung 2 phần mềm trong bộ office la Word và Excel cho công việc quản lý nhân sự
1.2.2 Vấn đề tồn tại và giải pháp khắc phục
Mặc dù công ty trang bị hệ thống máy vi tính đầy đủ nhưng việc sử dụng máy tính chỉ mới khai thác được một số ít tiện ích văn phòng như Word và Excel Công việc quản lý hồ sơ nhân viên, các chứng từ mới chỉ dung lại ở việc lưu trữ thông tin dưới dạng giấy tờ và còn tiến hành thủ công Nó gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý cũng như việc lập hồ sơ báo cáo định kỳ hay khó đáp ứng được yêu cầu của hội đồng công ty khi họ cần gấp một tài liệu nào đó Công việc tính lương cho nhận viên mới chỉ dừng lại ở việc dùng excel Việc sử dụng execl có ưu điểm là chi phí thấp, khá linh động nhưng để thực hiện tính lương và các khoản trích một cách có hệ thống thì chỉ mỗi excel chưa thể đáp ứng hết yêu cầu của nhà quản lý Hơn nữa việc sử dụng excel có rất nhiều hàm nên việc đưa ra kết quả là khá vất vả.
1.2.2.2 Giải pháp khắc phục Để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự tại công ty chúng ta có thể đưa ra nhiều giải pháp như:
+ Đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên phòng nhân sự Nhằm nâng cao trình độ công tác quản lý nhân sự, tiền lương nhân viên của công ty qua đó nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự tại công ty.
+ Tạo ra chính sách hợp lí trong công tác quản lý nhân viên, tổ chức sao lưu, lưu trữ thông tin một cách có khoa học, phân chia theo từng loại để khi kiểm kê có thể tìm nhanh chóng.
+ Xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự, có phân chia các danh mục,các hóa đơn, lưu trữ các hồ sơ nhân viên một cách hợp lý thuận tiện cho công tác xuất trình báo cáo, thông tin khi lãnh đạo công ty cần gấp
Qua các giải pháp đưa ra em thấy việc thiết kế và xây dưng một phần mềm quản lý nhân sự cho công ty la hết sức cần thiết Phần mềm sẽ giúp công ty quản lý nhân sự một cách dễ dàng, lập báo cáo bất cứ lúc nào cần mà không mất quá nhiều thời gian Mặt khác còn giúp công ty có thể quản lý được các máy móc thiết bị hiện tại cua công ty Nhờ những lới ích mà phần mềm quản lý nhân sự đem lại thì việc quản lý nhân sự trong công ty se ngày càng hiện đại, khoa học hơn Nó sẽ là một động lực không nhỏ giúp công ty ngày càng phát triển.
Qua thời gian thực tập khảo sát ở công ty em thấy còn tồn tại những vấn đề như trên Vậy em quyết đinh chọn đề tài :” Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô “ với mong muốn việc quản lý nhân sự trong công ty sẽ dễ dàng hiệu quả hơn.
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ĐỂ XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Một số khái niệm về phần mềm và công nghệ phần mềm
Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó Phần mềm do con người viết ra để phát huy hiệu quả của máy tính Theo tiến sỹ Roger Pressman thì phần mềm là tổng thể gồm
+ Các chương trình máy tính
+ Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp + Tài liệu hướng dẫn sử dụng
2.1.1.2 Các đặc trưng của phần mềm
Phần mềm có các đặc trưng sau:
- Phần mềm được phát triển (hay kỹ nghệ), nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển Khi con người cảm thấy cần một nhu cầu hay một sự hỗ trợ nào đó cho công việc của mình thì những nhà lập trình tin học sẽ phân tích yêu cầu đó để chế tạo ra phần mềm Và phần mềm có thể được nâng cấp tùy theo nhu cầu phát sinh của người sử dụng.
- Phần mềm không bị hỏng hóc trong quá tình sử dụng nhưng bị thoái hóa theo thời gian Không giống như phần cứng chịu sự ảnh hưởng của môi trường thì phần mềm không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố đó Nhưng theo thời gian, mỗi lần sửa đổi một số khuyết điểm mới sinh ra làm cho phần mềm bị thoái hóa Sản phẩm phần mềm có khả năng dễ dàng nhân bản, dễ dàng chuyển giao, vận chuyển Giá trị của phần mềm ngày càng tang lên khi có nhiều người sử dụng.
- Phần mềm được sang chế theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp theo các thành phần cố định Nghĩa là phần mềm được xây dựng theo đơn yêu cầu của các khách hàng khác nhau , không xây dựng trên một khuôn mẫu có sẵn
Có nhiều cách phân loại phần mềm khác nhau như phân theo thời gian xuất hiện, phân loại theo chức năng ứng dụng hay theo sự tiến hóa của các ngôn ngữ biểu diễn phần mềm…Nhưng cách được nhiều người sử dụng thừa nhận là phân phần mềm thành 2 loại chính là Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. a Phần mềm hệ thống
Phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình quản lý, hỗ trợ các tài nguyên và điều hành hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính, giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả cao nhất Phần mềm hệ thống lại được chia thành bốn loại :
Hệ điều hành : là một bộ chương trình phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ hệ thống tính toán và tổ chức khai thác chúng một cách tối ưu Có các loại hệ điều hành : hệ điều hành đa chương trình, hệ điều hành đa nhiệm và hệ điều hành đa xử lý
Các chương trình tiện ích : thường được xây dựng bởi các hãng thứ ba với mục đích bổ sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được hay đã có nhưng chưa trọn vẹn chẳng hạn như quản lý các ổ đĩa…
Các chương trình điều khiển thiết bị : giúp máy tính điều khiển một thiết bị nào đó mà không có trong danh sách những thiết bị phần cứng được hệ điều hành hỗ trợ như là các loại card màn hình, card âm thanh hay một số thiết bị ngoại vi khác.
Các chương trình dịch : là các phần mềm có nhiệm vụ dịch các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán sang ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và xử lý được và ngược lại, dịch các kết quả xử lý của máy tính sang ngôn ngữ bậc cao và chuyển tới người dùng Mỗi một ngôn ngữ lập trình đều đi kèm với nó là một chương trình dịch. b Phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng là phần mềm dùng để giải quyết các vấn đề phục vụ cho các hoạt động khác nhau của con người như quản lý, kế toán, soạn thảo văn bản, trò chơi… Nhu cầu về phần mềm ứng dụng ngày càng tăng và đa dạng Phần mềm ứng dụng được chia thành 4 loại:
Phần mềm năng suất : là các chương trình giúp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của người dùng như : hệ soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm đồ họa…
Phần mềm kinh doanh : là phần mềm có chức năng quản lý các hoạt động, các giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp hoàn thành những nhiệm vụ xử lý thông tin có tính chất thủ tục, lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm Ví dụ : phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp…
Phần mềm giáo dục, tham khảo : là phần mềm cung cấp những kiến thức, thông tin cho người sử dụng về một lĩnh vực nào đó, giúp người dùng học thêm về một chủ đề nào đó, hay là giúp tra cứu về một đối tượng, một sự kiện hoặc một chủ đề bất kỳ theo yêu cầu của người sử dụng Loại này bao gồm các phần mềm từ điển, dạy học…
Phần mềm giải trí : bao gồm các phần mềm giúp người dùng thư giãn, giải trí như các trò chơi, phần mềm nghe nhạc, xem phim …
2.1.2 Vòng đời phát triển của phần mềm
Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu là quy trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa nó vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì Đây là một phương pháp luận quan trọng vì nhờ phương pháp này ta có thể nghiên cứu vòng đời phát triển phần mềm để hiểu rõ trình tự từng công đoạn qua đó tìm ra các phương pháp để nâng cao hiệu quả của phần mềm.
Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thác nước
Hình 2.1: Vòng đời phát triển của phần mềm
Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
2.2.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Function Diagram)
- Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống là hình thức biểu diễn trực quan nhất các chức năng cơ bản của hệ thống mà chưa cần đề cập đến các phương tiện thực hiện sơ đồ chức năng ấy như máy móc trang thiết bị cũng như chức năng hành chính với chức năng quản lý Mô hình BDF đầy đủ gồm các thành phần sau:
+ Đầu vào của chức năng( Dữ liệu)
+ Đầu ra của chức năng( Dữ liệu)
- Các bước vẽ sơ đồ chức năng BDF:
+ Bước 1 : Liệt kê các công việc căn cứ vào các động từ có trong văn bản mô tả hoạt động của hệ thống, bổ sung thêm các công việc cho đầy đủ.
+ Bước 2 : Nhóm các công việc thành các chức năng nhỏ, gộp các chức năng nhỏ thành chức năng lớn hơn và đặt tên nhóm cho phù hợp.
+ Bước 3 : Vẽ sơ đồ BFD
+ Bước 4 : Phân tích và đánh giá hệ thống chức năng kinh doanh về tính hợp lý của công việc, khối lượng công việc theo thời gian để từ đó tư vấn về tổ chức và nhân sự, tổ chức lại sơ đồ cấu trúc công việc nếu cần thiết và đề xuất giải pháp tin học hóa và những chức năng phù hợp.
- Quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD:
+ Tuần tự: Ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng;
+Lựa chọn: Khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó.
+ Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện nhiều hơn một lần thì đánh dấu
“*” ở phía trên, góc phải của khối chức năng.
+ Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.+ Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và đầy đủ Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ phức tạp như nhau.
2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD( Information Flow Diagram)
- Sơ đồ luồng thông tin là bản vẽ được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự vận động của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật chất bằng các sơ đồ.
- Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:
Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn
2 Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
3 Dòng thông tin và điều khiển
Hình 2.10 Ký pháp sơ đồ luồng thông tin
2.2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD( Data Flow Diagram)
- Sơ đồ dòng dữ liệu là một công cụ để mô hình hóa mô hình hệ thống thông tin, trợ giúp cho các phân tích viên, thiết kế, biểu diễn hồ sơ trong quy trình sản xuất phần mềm và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thông ấy.
Các kí pháp được sử dụng trong sơ đồ
Hình 2.11 Các ký pháp trong sơ đồ DFD
- Một số nguyên tác vẽ sơ đồ DFD
+ Mỗi dòng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
+ Các xử lý phải được đánh số.
+ Các dòng dữ liệu không được phép cắt nhau, nguồn, đích, kho dữ liệu được phép vẽ lại nếu cần thiết.
+ Trên một sơ đồ DFD chỉ nên có tối đa 7 xử lý.
+ Dữ liệu đi qua một xử lý phải được biến đổi (dữ liệu đầu ra khác đầu vào). + Dữ liệu chứa 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một dòng duy nhất
+ Dòng vào của một DFD mức cao phải là luông vào của một DFD con mức thấp nào đó
+ Xử lý không phân rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyên thủy phải có 1 phích xử lý logic trong điều khiển hệ thống.
+ Tất cả các xử lý trên DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
- Sơ đồ ngữ cảnh( Context Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích và được dùng để vạch ra biên giới của một hệ thống cũng như để phân tích viên
Tên người / bộ phận phát / nhận tin
Các đầu mối thông tin (Nguồn hoặc đích)
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu, luồng thông tin
Tệp dữ liệu, kho dữ liệu Kho dữ liệu, nơi lưu trữ dữ liệu hệ thống xem xét mọi tham số ở bên ngoài hệ thống.
Một sơ đồ ngữ cảnh bao gồm các thành phần :
- Một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu.
- Các hình chữ nhật biểu diễn các tác nhân ngoài hệ thống bao quanh vòng tròn.
- Các dòng thông tin đi vào và đi ra giữa hệ thống và tác nhân ngoài được biểu diễn bằng các mũi tên có ghi thông tin.
2.2.4 Công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu
2.2.4.1 Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu
- Thực thể: là một nhóm người đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép
- Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất riêng gọi là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu tách biệt và không được chia nhỏ hơn nữa.
- Bảng: gồm có các dòng( Row) hay là những bản ghi( Record) ghi chép dữ liệu về một cá thể và có các cột( Column) hay còn gọi là trường( Fiel) dùng để ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó.
- Cơ sở dữ liệu( Database)là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên kết với nhau.
- Hệ cơ sở dữ liệu là một tập hợp cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu( Database Management Sytems) là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được các công ty phần mềm lập sẵn và bán trên thị trường Các Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DL, Orecle, R:Base, Microsoft Access, Microsoft SQL Server.
2.2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa
Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thông thông tin Có 2 phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là thiết kế cở sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa và thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Qua phần mềm em muốn trình bày mộ số khái niệm sử dụng trong phương pháp mô hình hóa:
- Thực thể được dùng để biểu diễn các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về nó.
- Liên kết: giúp các thực thể liên kết với nhau vì các thực thể không tồn tại một cách độc lập với các thực thể khác.
- Mối quan hệ giữa các thực thể:
+ Quan hệ một nhiều: là nếu mỗi dòng bảng này tương ứng với nhiều dòng trong bảng kia nhưng ngược lại mỗi dòng bảng kia chỉ tương ứng với một dòng bảng này
+ Quan hệ nhiều nhiều: là mối quan hệ nếu mỗi dòng tương ứng bảng này liên kết được với nhiều dòng của bảng kia và ngược lại.
Các phương pháp thu thập thông tin được áp dụng
2.3.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu hệ thống
Nghiên cứu tài liệu là một phương pháp rất cơ bản để thu thập thông tin về hệ thống nghiên cứu Nó cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các thông tin cần thiết trong một thời gian ngắn mà nếu trực tiếp nghiên cứu trên thực địa sẽ mất rất nhiều thời gian Quá trình nghiên cứu tài liệu thường đặc biệt chú ý đến những đầu mối thông tin trong tổ chức và những vị trí có ảnh hưởng quyết định đến hoạt động của phần mềm sau này Kết quả của nghiên cứu tài liệu hệ thống sẽ cho ta cái nhìn tổng quan ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
Phương pháp này đã được áp dụng để có được những thông tin tổng quan nhất về công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô Những thông tin về quá trình hình thành, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, cấu trúc tổ chức và cơ cấu nhân sự, những nét đặc trưng trong hoạt động của công ty là kết quả của quá trình thực hiện nghiên cứu bằng phương pháp này.
2.3.2 Phương pháp quan sát hệ thống
Quan sát hệ thống là phương pháp thường được tiến hành trong một số trường hợp việc nghiên cứu tài liệu hệ thống chưa cho thấy những nét đặc thù tương đối khác biệt của hệ thống đang xét Phương pháp này đặc biệt chú ý đến những nét đặc trưng riêng biệt của hệ thống mà vì lý do nào đó không được phản ánh đầy đủ trong tài liệu.
Nội dung của phương pháp này là tiến hành phỏng vấn những người có vị trí quan trọng trong hệ thống xét trên góc độ xử lý và sử dụng thông tin Thông qua những câu hỏi sát thực với mục đích nghiên cứu, chúng ta sẽ có thể có được những thông tin rất độc đáo mà phương pháp nghiên cứu tài liệu và quan sát hệ thống không thu lượm được. Để phục vụ cho việc thực hiện chuyên đề, em đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ trong phòng Tổ chức hành chính đặc biệt là trưởng phòng để biết rõ hơn những cách thức làm việc, những thông tin thường được yêu cầu và những báo cáo nhân sự cần thiết mà phần mềm xây dựng cần phải đáp ứng được.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP THỦ ĐÔ
Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty
3.1.1 Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên
Khi có nhân viên mới vào công ty thì hồ sơ được phòng hành chính đời sống tiếp nhận và lưu trữ Khi có yêu cầu thay đổi trong hồ sơ từ ban giám đốc thì phòng hành chính đời sống tiếp nhận và sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu Hiện tại công ty chưa có phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt nên khi nhân viên bị sa thải, nghỉ hưu hay thôi việc được sự đồng ý của ban giám đốc thì phòng hành chính nhân sự tiến hành hủy hồ sơ nhưng mọi phương pháp đang thực hiện thủ công và lưu trữ dưới dạng văn bản giấy tờ.
3.1.2 Quản lý khen thưởng kỷ luật
Nhằm khuyến khích, động viên, tuyên dương các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty thì hằng năm công ty đều tiến hành tổ chức khen thưởng động viên các cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty.
Các phòng ban trong công ty nhân viên tiến hành theo dõi các nhân viên và lập danh sách khen thưởng, kỷ luật gửi tới phòng hành chính đời sống Sau đó, phòng hành chính tiến hành xét duyệt và gửi lên ban giám đốc.
Các thông tin khen thưởng kỷ luật được phòng hành chính lưu lại trong sổ khen thưởng, kỷ luật để cuối kỳ lập báo cáo gửi ban giám đốc
3.1.3 Quản lý lương trong công ty
Kỳ tính lương bắt đầu từ đầu tháng đến cuối tháng
Ngoài lương, nhân viên còn có thể nhận được các khoản phụ cấp, tùy theo chức vụ và công việc (tính theo phần trăm lương )
(1) Lương: Lương = Hệ số lương * Lương tối thiểu
(2) Phụ cấp: Phụ cấp = Hệ số phụ cấp * Lương tối thiểu
(3) Bảo hiểm XH 5%: Bảo hiểm XH 5% = Lương * 5%
(4) Bảo hiểm YT 5%: Bảo hiểm y tế 1% = Lương * 1%
(5)Tổng lương thực nhận: Tổng lương thực nhận = Lương + Phụ cấp - Bảo hiểm XH 5% - Bảo hiểm y tế 1%
3.1.4 Phúc lợi trong công ty
Với mong muốn mang lại môi trường làm việc tốt và thực hiện chính sách đãi ngộ đối với toàn thể cán bộ công nhân viên , công ty có nhiều hoạt động phúc lợi vào nhiều thời điểm khác nhau trong năm như tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên, tổ chức các giải thi đấu thể dục thể thao, đi du lịch, tặng quà, khen thưởng cho con cái của cán bộ công nhân viên, thăm hỏi sức khỏe, hiếu hỷ trong gia đình cán bộ công nhân viên , dành sự quan tâm và tổ chức thưởng cho các cán bộ công nhân viên làm việc lâu năm ở công ty… Những hoạt động thăm hỏi, hiếu hỷ…thì thông tin từ các phòng ban, đơn vị cơ sở sẽ được gửi lên cho phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính kiểm tra, đánh giá, thông tin lại cho phòng ban, đơn vị và tiến hành ghi nhận lưu trữ lại các thông tin thực hiện. Định kỳ, phòng tổ chức hành chính phải cung cấp cho ban giám đốc các báo cáo về các kế hoạch phúc lợi thực hiện trong năm, danh sách cán bộ công nhân viên tham gia từng hoạt động phúc lợi…
Đặc tả chức năng phần mềm
3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự
Thời điểm Nhân viên Bộ phận kế toán Các phòng ban liên quan
Tính toán lương phải trả
Thông tin về bậc lương, hệ số phụ cấp
Các phòng ban, cá nhân có nhu cầu
Thay đổi hệ số phụ cấp
Hình 3.1 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự
3.2.2 Đặc tả chức năng – Sơ đồ chức năng BFD
Quản lý hồ sơ nhân viên Quản lý lương
Quản lý hồ sơ nhân viên
Quản lý khen thưởng, kỷ luật
Các chức năng danh mục
Tính lương Thống kê khen thưởng, kỷ luật
Hình 3.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
3.2.3 Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống
Nhân viên Thông tin bậc lương, phụ cấp
Thông tin lương cá nhân
Báo cáo lương, bảo hiểm,
Hình 3.3 Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý nhân sự
3.2.4 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống
Hồ sơ nhân viên Dữ liệu bằng cấp
Bộ phận kế toán Giámđôc Nhân viên
Nhập hò sơ vào CSDL Nhập dữ liệu bằng cấp Đưa ra dữ liệu nhân viên
Truy xuất dữliệu nhân viên Đưa ra dữ ;iệu nhân viên
- Thống kê nhân sự theo phòng ban, bằng cấp, địa phương Phiếu lương
DL khen thưởng, kỷ luật
Nhập thông tin khen thưởng, kỷ luật
Dữ liệu bậc lương, phụ cấp
Bộ phận ké toán tính lương dứa vào bậc lương, phụ cấp
Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý nhân sự
3.2.5 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình Quản lý hồ sơ
Nhập, sửa, xóa hồ sơ nhân viên
1.1 Nhập hồ sơ nhân viên
1.2 Nhập thông tin bằng cấp, quá trình công tác
Dữ liệu khác về nhân viên
Dữ liệu khen thưởng kỷ luật
Nhập, sửa, xóa thông tin bằng cấp, quá trình công tác,
1.3 Nhập thông tin khen thưởng, kỷ luật
Nhập Sửa, xóa dữ liệu khen thưởng, kỷ luật
Cập nhật vào dữ liệu nhân viên
Cập nhật vào dữ liệu nhân viên
Cập nhật vào dữ liệu nhân viên
Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý ồ sơ
3.2.6 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình Quản lý lương
Nhập bậc lương NV Nhạp phụ cấp NV
Cập nhật phụ cấp Cập nhật bậc lương
Dữ liệu bậc lương Dữ liệu phụ cấp
Dữ liệu bậc lương, phụ cấp, báo hiểm
Truy xuất dữ liệu bậc lương, phụ cấp
Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý lương
3.2.7 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình thống kê báo cáo
Bộ phận kế toán Nhân viên Giámđôc
- Thống kê khen thưởng, kỷ luật Phiếu lương
3.3 Thống kê khen thưởng, kỷ luật
Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình thống kê báo cáo
Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự
Thiết kế cở sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa. Trong đề tài này em chọn phương pháp mô hình hóa để thiết kế dữ liệu cho phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần thương mại công nghiệp Thủ Đô.
Staffs: Danh sách nhân viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải
01 #Staff_ID Int Mã nhân viên
02 Staff_Name Nvarchar 50 Tên nhân viên
03 Dept_ID Int Mã phòng ban
Profiles: Hồ sơ nhân viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng
01 Staff_ID Int Mã nhân viên
02 #Profile_ID Int Mã hồ sơ nhân viên
03 Date_Of_Birth Date Ngày sinh
04 Birth_Place Nvarchar 50 Nơi sinh
05 Gender Bit Giới tính (0 Nam
08 Marital_Status Bit Tình trạng hôn nhân (0 độc thân,
10 Entered_Date Date Ngày vào làm
12 Moved_Date Date Ngày nghỉ việc
13 Is_Moved Bit Đã nghỉ việc hay chưa (0 đang làm việc, 1 đã nghỉ)
14 Permanent_Address Nvarchar 50 Địa chỉ thường trú
15 Temporary_Address Nvarchar 50 Địa chỉ tạm trú
16 Phone Varchar 20 Số điện thoại
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải
01 #Level_ID Int Mã bằng cấp
02 Staff_ID Int Mã nhân viên
03 Level_Name Nvarchar 50 Trình độ
04 Qualification Int Loại bằng cấp (1
06 College Nvarchar 50 Nơi cấp bằng
07 From_Date Date Ngày bắt đầu
08 To_Date Date Ngày kết thúc
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải
01 #Dept_ID Int Mã phòng ban
02 Dept_Name Nvarchar 50 Tên phòng ban
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải
01 #Salary_ID Int Mã lương
02 Staff_ID Int Mã nhân viên
03 Rate Float Hệ số lương
Reward_Discipline: Khen thưởng_Kỷ luật
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Diễn giải
01 #Rew_Dis_ID Int Mã khen thưởng, kỷ luật
02 Staff_ID Int Mã nhân viên
03 Decision Nvarchar 50 Người ra quyết định
04 Number Nvarchar 50 Số quyết định
05 Type Bit Hình thức (1 khen thưởng 0 kỷ luật)
07 Sign_Date Date Ngày ký
08 Effect_Date Date Ngày hiệu lực
3.3.1.2 Mô hình liên kết giữa các bảng:
Hình 3.8 Mối liên hệ giữa các bản
3.3.2.1Thuật toán đăng nhập hệ thống
Nhập tên truy nhập và mật khẩu
Kiểm tra tên truy nhập và mật khẩu ?
Hiện thông báo sai tên truy nhập hoặc sai mật khẩu
Hình 3.9 Thuật toán đăng nhập hệ thống
3.3.2.2 Thuật toán sửa dữ liệu
Hình 3.10 Thuật toán sửa dữ liệu
3.3.2.3 Thuật toán xóa dữ liệu
Mở form cần sửa dữ liệu
Sửa lại dữ liệu theo ý muốn
Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu vừa sửa
Ghi lại dữ liệu vừa sửa vào CSDL
Tiếp tục sửa nữa không?
Chọn bản ghi cần sửa
Hình 3.11 Thuật toán xóa dữ liệu
3.2.3.4 Thuật toán cập nhật dữ liệu
Mở form muốn xóa dữ liệu
Chọn bản ghi cần xóa
Xóa bản ghi trong CSDL
Hình 3.12 Thuật toán cập nhật dữ liệu
3.3.3.1 Giao diện đăng nhập hệ thống
Bắt đầu Vào form cần cập nhật dữ liệu
Cập nhật dữ liệu cho các trường
Kiểm tra các ràng buộc về dữ liệu
Ghi dữ liệu vừa cập nhật vào CSDL
Tiếp tục cập nhật nữa không?
Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự
3.4.1 Lựa chọn hệ quản trị cở sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microsoft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, Microsoft Acess và Oracle.
SQL Server 2008 có một giao diện tinh xảo và dễ dàng để tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu Sửa đổi cấu trúc một cơ sở dữ liệu hiện hành rất dễ trong SQL Server 2008.
SQL Server 2008 cho khả năng định nghĩa các mối quan hệ giữa các bảng. Khi định nghĩa một mối quan hệ, bộ máy cơ sở dữ liệu sẽ củng cố tính toàn vẹn tham chiếu trong các bảng quan hệ.
3.4.2.1 Giao diện danh sách nhân viên
Hình 3.14 Giao diện danh sách nhân viên
3.4.2.2 Giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên
Hình 3.15 Giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên
3.4.2.3 Giao diện cập nhật bằng cấp nhân viên
Hình 3.16 Giao diện cập nhật bằng cấp nhân viên 3.4.2.4 Giao diện cập nhật khen thưởng kỷ luật
Hình 3.17 Giao diện cập nhật khen thưởng kỷ luật 3.4.2.5 Giao diện quản lý thông tin lương
Hình 3.18 Giao diện quản lý thông tin lương 3.4.2.6 Giao diện tính lương
Hình 3.19 Giao diện tính lương 3.4.2.7 Giao diện lập báo cáo thống kê bảng lương hàng tháng
Hình 3.20 Giao diện lập báo cáo thống kê bảng lương hàng tháng
Mẫu báo cáo xuất ra:
Hình 3.21 Báo cáo lương 3.4.2.8 Giao diện lập báo cáo thống kê nhân sự
Hình 3.22 Giao diện lập báo cáo thống kê nhân sự
Mẫu báo cáo xuất ra:
Hình 3.23 Báo cáo thống kê nhân sự
Đưa phần mềm vào sử dụng
3.5.1 Yêu cầu phần cứng, phần mềm
Phần mềm chạy trên máy tính cài đặt hệ điều hành Windows XP trở lên, không yêu cầu cao về cấu hình, với phần cứng chip Pentium IV 2.0 GHz, Ram 512Mb, HDD 80GB trở lên
Phần cứng máy khách (client) cần đáp ứng yêu cầu: Độ phân giải màn hình: 800 x 600, 256 colors (Minimum); 1024 x 768 high color, 32-bit.
Máy chủ (server) cần đáp ứng các yêu cầu sau về phần mềm:
- Cài đặt hệ điều hành Windows XP, Vista hoặc Windows Server 2003
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2008
Máy khách (client) cần cài đặt phần mềm:
- Trình duyệt Internet Explorer hoặc Mozilla Firefox.
Copy toàn bộ thư mục cài đặt vào thư mục C:\Inetpub\wwwroot trên máy chủ:
Sau đó có thể truy cập từ địa chỉ: http://localhost/QLNS/
Stop dịch vụ SQL server
Copy 2 file QLNS_Duong.mdf và QLNS_Duong_log.ldf vào thư mục C:\Program Files\ Microsoft SQL Server\MSSQL10.MSSQLSERVER\MSSQL\DATA trên máy chủ.
Mở Microsoft SQL Server Management Studio để attach cơ sở dữ liệu:
Chọn đường dẫn đến file đã copy
Sau đó click OK là được.
Sau khi hệ thống được cài đặt xong thì bước tiếp theo là đào tạo hướng dẫn sử dụng chương trình cho các nhân vien trong công ty.
- Phát tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách hàng tạo điều kiện cho khách hàng có thể tiếp thu nhanh hơn
- Sẽ có 1 buổi tổng quan về phần mềm: tổ chức, giao diện, chức năng… Cho các nhân viên sử dụng phần mềm cũng như ban giám đốc công ty.
- Hướng dẫn chi tiết từng nghiệp vụ cho các cán bộ Sau đó cho các cán bộ thực tập ngay trên hệ thông dưới sự hướng dẫn của nhân viên triển khai.
Bảo trì phần mềm là bao gồm điều chỉnh các lỗi mà chưa được phát hiện trong các giai đoạn trước của chu kỳ sống của một phần mềm, nâng cấp tính năng sử dụng và an toàn vận hành của phần mềm Bảo trì phần mềm có thể chiếm đến 65%-75% công sức trong chu kỳ sống của một phần mềm Vậy nên công việc bảo trì là hết sức quan trọng và cần thiết Bảo trì sản phẩm gồm các công việc sau:
- Bảo hành sản phẩm khi sản phẩm đã được sử dụng ở công ty nếu có vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng tới công việc của công ty.
- Thường xuyên bảo trì định kỳ sản phẩm, ghi nhận những phản hồi của khách hàng, đề xuất của khách hàng, kiểm tra xử lý phần mềm nếu cần thiết.
- Hỗ trợ sử dụng khi có các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng tới quá trình sử dụng sản phẩm và hoạt động của doanh nghiệp.
- Tiến hành kiểm tra nâng cấp phần mềm theo yêu cầu của khách hàng để phù hợp thêm với chức năng của công ty theo thời gian.
