Xây dựng phần mềm quản lý nhân lực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế LỜI NĨI ĐẦU Mét nhiƯm vơ quan träng cđa công tác quản lý quản lý liệu, tức số liệu tài liệu thu thập đợc Dữ liệu đợc coi nguyên liệu để chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng có ích cho việc ban hành định Ngày nay, ngân hàng liệu hay hệ sở liệu dựa máy tính điện tử phơng tiện chủ yếu để quản lý liệu cách thành công Cùng với phát triển xà hội, thông tin ngày phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan hệ Để khai thác đợc nguồn tài nguyên quý giá đòi hỏi phải có phơng pháp công cụ Tin học đà cung cấp cho ta phơng pháp công cụ ®ã ViƯc øng dơng tiÕn bé cđa khoa häc kü thuật mà đặc biệt công nghệ thông tin vào hoạt động doanh nghiệp vấn đề tất yếu cần thiết Thông tin có vai trò quan trọng việc định kinh doanh doanh nghiệp Có thể nói, hoạt động doanh nghiệp có thành công hay không có mang lại lợi nhuận hay không phụ thuộc chủ yếu vào thông tin mà hệ thống cung cấp cho nhà quản lý Trong doanh nghiệp nhân nguồn lực chủ yếu sống doanh nghiệp Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp quản lý nguồn nhân phơng pháp thủ công Việc không phức tạp nhng với việc quản lý phơng pháp thủ công thời gian để có đợc lợng thông tin chi tiết báo cáo đầy đủ lúc, dễ dẫn đến Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh t thiếu sót Chính vậy, chơng trình Quản lý nhân đời cho đợc kÕt qu¶ qu¶n lý nh mong muèn CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP I.Giới thiệu chung sở thực tập Giới thiệu công ty: Công ty phát triển công nghệ thương mại Tân Phúc thường gọi tắt MSTC cơng ty thành lập có bề dày phát triển khơng nhiều, địa bàn hoạt động cịn hẹp Trước năm 2003, tiền thân công ty trung tâm tin học MSTC hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin đào tạo tin học, nhận thiết kế trang Web thương mại điện tử…Ngoài ra, với đội ngũ kĩ thuật giỏi, trung tâm đáp ứng cho khách hàng có nhu cầu thiết bị tin học hay thiết bị điện tử văn phịng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì thiết bị miễn phí cho khách hàng Để bắt kịp với nhịp độ tốc độ phát triển xã hội công nghệ thông tin, trung tâm tin học MSTC mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh lĩnh vực kinh doanh mình, ngày 04/11/2003 trung tâm tin học MSTC phát triển lên thành Công ty phát triển công nghệ thương mại Tân Phúc với toàn đội ngũ cán kĩ thuật viên cũ làm nịng cốt Đồng thời, cơng ty có sách đào tạo tuyển dụng thêm kĩ thuật viên giỏi hoạt động lĩnh vực công nghệ thơng tin Đến nay, cơng ty có 20 nhân viên có trình độ đại học đại học Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty lấy tôn “ phục vụ tốt khách hàng trường hợp, vui Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế lòng khách đến vừa lòng khách ” làm mục tiêu phấn đấu phát triển mình, nhằm đạt tốt mục tiêu đề 2.Chức nhiệm vụ công ty: Mặc dù công ty công ty tư nhân thành lập, quy mơ hoạt động cịn hẹp địa bàn Hà Nội, công ty cố gắng khai thác triệt để mạnh thời đại công nghệ thông tin phát triển vũ bão Để theo kịp thị hiếu khách hàng nhu cầu thị trường, công ty cố gắng thay đổi, cải tiến phương thức kinh doanh cách thích hợp Hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin, mặt hàng kinh doanh chủ yếu cơng ty bao gồm hai loại phần cứng phần mềm Về mặt hàng phần cứng, công ty chủ yếu kinh doanh mặt hàng thiết bị viễn thông, thiết bị công nghệ cao, linh kiện điện tử liên quan tới máy tính cá nhân, laptop, thiết bị văn phòng, thiết bị bảo vệ…Về phần mềm, công ty cố gắng đáp ứng theo đơn đặt hàng khách hàng phần mềm chuyên môn, chuyên biệt hay Website quảng cáo bán hàng trực tuyến theo hướng thương mại điện tử Với mục tiêu “đảm bảo uy tín chất lượng khách hàng ”, tích cực khai thác khách hàng tiềm năng, công ty phải không ngừng phát triển mở rộng quan hệ hợp tác, khai thác triệt để mạnh nhằm vươn tới thị trường rộng lớn hơn, nhiều hội kinh doanh 3.Cơ cấu tổ chức công ty: Giám đốc điều hành Phòng kinh doanh phát triển thị trường Phòng kế tốn Phịng kỹ thuật máy tính Phịng phần mềm Phòng quản trị nhân lực Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế Trong công ty, đứng đầu giám đốc điều hành, với nhiệm vụ lãnh đạo chung toàn bộ máy quản lý chịu trách nhiệm trước nhà nước pháp luật hoạt động công ty Dưới giám sát giám đốc điều hành, máy quản lý cơng ty chia làm phịng ban gồm: - Phịng kế tốn với chức nhiệm vụ sau: + Nắm vững thực trạng tài cơng ty, khả toán khả chi trả công ty bạn hàng + Lập sổ sách kế toán theo quy định nhà nước + Gián dõi nợ công ty + Kiểm tra thủ tục, hoá đơn xuất nhập hàng, kiểm sốt chặt chẽ dịng tiền vào cơng ty + Cuối kì kế tốn tổng kết số dư lập báo cáo tài trình lên giám đốc xét duyệt - Phòng kinh doanh phát triển thị trường: có chức nhiệm vụ sau: + Tổ chức phân phối sản phẩm công ty + Nghiên cứu thị trường sản phẩm công ty + Lập kế hoạch kho hàng kế hoạch kinh doanh sản phẩm công ty + Phát triển mở rộng thị trường, có sách thích hợp nhằm khai thác triệt để thị trường tiềm + Quan hệ công việc tốt với bạn hàng, đối tác, nhà cung cấp đại lý bán hàng + Theo dõi chịu trách nhiệm trực tiếp công nợ phận bán hàng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế + Phân công cán chuyên trách theo sản phẩm, theo khách hàng theo vùng địa lý để tiện cho việc điều hành hoạt động kinh doanh công ty + Xây dựng quản lý hệ thống khách hàng, bao gồm lập kế hoạch, triển khai sách tiếp thị hỗ trợ khách hàng + Tổ chức xây dựng cập nhật hồ sơ khách hang sản phẩm + Cuối kì lập báo cáo tình hình bán tiêu thụ hàng lên giám đốc xét duyệt - Phịng kĩ thuật máy tính có chức nhiệm vụ sau: + Chịu trách nhiệm phần cứng + Nhận lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì thiết bị phần cứng + Lắp đặt, vận hành, bảo trì hệ thống mạng + Nhận đào tạo kiến thức liên quan đến mạng máy tính - Phịng phần mềm có chức nhiệm vụ sau: + Nhận viết chương trình theo yêu cầu khách hàng + Viết phần mềm chun mơn hố + Nhận thiết kế website từ đơn giản đến phức tạp + Thiết kế trang web thương mại điện tử + Nhận đào tạo ngơn ngữ lập trình - Phịng Quản trị nhân lực có vai trị sau: + Tham mưu cho giám đốc lãnh đạo công ty tổ chức, lao động, tiền lương, công tác đào tạo cơng tác văn phịng + Tổ chức xếp hợp lý cán cơng nhân viên tồn công ty nhằm nâng cao hiệu kinh doanh, thực chế độ nhà nước người lao động lương, thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… + Nghiên cứu, đề xuất phương án lao động tiền lương, từ có sách lương thưởng phù hợp nhằm kích thích, thúc đẩy người lao động cơng ty gắn bó cống hiến cho lợi ích chung tồn cơng ty nói chung người lao động nói riêng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế + Đào tạo người lao động phù hợp với yêu cầu kinh doanh giai đoạn sở thực tế công ty II.Đánh giá lựa chọn đề tài Quy trình quản lý xử lý thông tin công ty: Thông tin liệu cơng ty độc lập với nhau, rời rạc khơng có liên kết chặt chẽ với nhau, quản lý hệ thống thơng tin văn phịng chủ yếu Các phịng trang bị máy tính đầy đủ theo số lượng nhân viên công ty máy tính chưa sử dụng để khai thác hết chức vốn có nó, phần mềm cài đặt chủ yếu cơng ty cịn đơn giản, chức năng, chủ yếu tạo lập bảng biểu Một hệ thống mạng nối từ phịng giám đốc với phịng kế tốn, phịng phần mềm, phòng bán hàng Các phòng lại quản lý thủ cơng bảng tính tệp liệu Công việc thu thập liệu, xử lý liệu cịn thơ sơ ngun thuỷ đầu kì số liệu cập nhật theo phương pháp thủ cơng, dễ dẫn đến sai sót nhầm lẫn, phải làm lại từ đầu tốn nhiều thời gian cơng sức Chưa có phần mềm tự động tính lương chế độ theo lương, lương tính tay lưu vào sổ sách, sai sót gây thất lớn cho công ty 2.Sự cần thiết đề tài: 2.1.Tình hình thực tế vấn đề quản lý nhân cơng ty: Hiện cơng ty gồm có phịng ban, phịng ban có nhiệm vụ chức định, phòng quản trị nhân có chức sau: - Cập nhật cán cơng nhân viên tuyển dụng vào hồ sơ công ty - Cập nhật biến đổi công tác nhân viên chuyển công tác, nghỉ phép, nghỉ hưu… - Tìm kiếm hồ sơ thêm mới, sửa chữa, bổ sung… Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế - Tính lương cho cán công nhân viên theo mức lương hợp đồng theo quy định trả lương nhà nước - Nộp báo cáo tình hình nhân cho giám đốc điều hành - Thực chế độ mà cán công nhân viên hưởng tham gia lao động công ty - Nộp báo cáo theo u cầu tình hình nhân cho phịng ban có liên quan giám đốc điều hành 2.2.Lý lựa chọn đề tài: Tuy ứng dụng phần mềm quản lý nhân công ty phần mềm bộc lộ số nhược điểm sau: - Đơn giản, mang nặng tính thủ cơng - Mất nhiều thời gian việc nhập liệu truy xuất thông tin - Các bảng tính lương theo chế độ khơng tích hợp chung vào chương trình - Các chức năng, liệu rời rạc nên khó quản lý Từ thực tế đó, em chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm Quản lý nhân lực cho doanh nghiệp vừa nhỏ” Việc lựa chọn đề tài xuất phát từ mong muốn tạo chương trình phần mềm có khả thống chức quản lý nhân sự, tin học hóa nghiệp vụ quản lý nhằm giảm thiểu thời gian, cơng sức chi phí cho hoạt động quản lý nhân doanh nghiệp thân thực tập nói riêng doanh nghiệp vừa nhỏ khác nói chung Việc lựa chọn đề tài cịn xuất phát từ thực tế cơng nghệ thông tin giai đoạn phát triển nhanh chóng nước lẫn ngồi nước Vấn đề áp dụng công nghệ thông tin công tác quản lý đã, nhu cầu xu hướng nhằm giảm thiểu thời gian, chi phí công đoạn quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế Xuất phát từ nhu cầu thực tế đơn vị thực tập xu hướng phát triển tất yếu ngành công nghệ thông tin, em lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm Quản lý nhân cho doanh nghiệp vừa nhỏ” Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ của: - Thầy giáo: Đoàn Quốc Tuấn – Giảng viên Khoa tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân Hà Nội - Cán hướng dẫn thực tập: Trần Đức Trường – Trưởng phòng Quản trị nhân lực, Công ty Phát triển Công nghệ Thương mại Tân Phúc III Giới thiệu sơ lược hệ quản trị sở liệu ngôn ngữ lập trình: Hệ quản trị sở liệu ( database manager systerm ): Hệ quản trị sở liệu hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, trì sử dụng hệ sở liệu Các hệ quản trị sở liệu thường công ty phần mềm sản xuất bán thị trường, hệ quản trị sở liệu thông dụng tiếng : visual foxpro, visual basis, my SQL, microsoft access… Hiện có nhiều ngơn ngữ sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng chương trình phần mềm phục vụ cho cơng tác quản lý số lĩnh vực khác Do việc lựa chọn ngơn ngữ viết chương trình cho toán quan trọng Mỗi toán có cách giải khác tuỳ vào mụch đích tốn lựa chọn người thực tốn Mỗi ngơn ngữ có điểm mạnh điểm yếu riêng nên việc lựa chọn ngôn ngữ phải dựa yêu cầu tốn Các cơng cụ mà ngơn ngữ cung cấp cho người sử dụng trình giải vấn đề, khả hệ quản trị sở liệu phải đáp ứng yêu cầu đặt Dựa u cầu tốn q trình phân tích thiết kế chương trình, phải tìm giải pháp phần mềm tối ưu Tức phải đảm bảo thơng tin xác, dễ sử dụng vào cơng tác quản lý, giao diện đẹp thân thiện với người sử dụng Trên sở phân tích tốn tìm hiểu ngơn ngữ, em Chun đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế định lựa chọn ngôn ngữ visual basis môi trường Access để xây dựng chương trình Giới thiệu ngơn ngữ lập trình: Trước nhân viên chương trình quen với phong cách chương trình chương trình mơi trường MS-DOS, PC-DOS…nhưng từ microsoft windown đời, xu hướng lập trình mơi trường windown ngày thu hút hãng sản xuất phần mềm ứng dụng Do loạt ngơn ngữ lập trình truyền thống visual basis, pascal, C, foxpro khai thác khả giao diện để cải tiến làm phong phú đặc tính ngơn ngữ visual basis, visual C visual foxpro Với visual basis 6.0 viên lập trình xây dựng chương trình ứng dụng mơi trường hệ điều hành microsoft windown dễ dàng cho người sử dụng Visual basis 6.0 bổ sung nhiều tính so với phiên trước Hệ quản trị sở liệu visual basis 6.0 hầu hết công ty phần mềm số lĩnh vực khác nước ta sử dụng ngơn ngữ lập trình cho sản phẩm Có điều tính ưu việt quản lý, kết nối sở liệu với khả tạo bảng chọn với hàng loạt hàm, lệnh thuận tiện việc tổ chức chương trình ứng dụng quản lý kinh tế, quản lý xã hội mà chương trình khác khơng thể có Vì lí mà em chọn visual basis 6.0 ngơn ngữ lâp trình cho sản phẩm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Tin học Kinh tế CHƯƠNG II : PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ I.Tổng quan phương pháp phát triển hệ thống thông tin 1.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý : Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu… thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập ràng buộc gọi môi trường 2.Các phận cấu thành hệ thống thông tin quản lý - Nhân tố có sẵn: + Phần cứng + Con người - Nhân tố thiết lập: + Phần mềm + Dữ liệu + Các thủ tục 3.Các chức hệ thống thông tin quản lý : Quản lý thông tin theo cấp: + Cấp chiến lược + Cấp chiến thuật + Cấp tác nghiệp