ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THIÊN PHÚ
Đặc điểm Tài sản cố định tại Công ty Thiên Phú
Tại Công ty Thiên Phú, một tài sản được gọi là TSCĐ cũng phải đảm bảo đủ 4 tiêu chuẩn theo chế độ tài chính hiện hành (Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC), đó là:
- Tài sản có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên.
- Có thời gian hữu dụng từ 1 năm trở lên.
- Giá trị ban đầu của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
Căn cứ vào đặc điểm của TSCĐ, tùy theo quy mô giá trị tài sản và thời gian dự tính đem lại lợi ích, Công ty Thiên Phú đã tiến hành phân loại TSCĐ để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ.
1.1.1 Phân loại tài sản cố định
Công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo tiêu thức hình thái biểu hiện của tài sản Với tiêu thức này, TSCĐ của Công ty được chia thành:
Nhà cửa, vật kiến trúc: được hình thành sau quá trình thi công xây dựng như: Hệ thống nhà xưởng 1,2,3
Là toàn bộ các loại máy móc, thiết bị dùng cho hoạt động kinh doanh của Công ty, gồm: Tháp giả nhiệt, Máy kéo, máy đo đường kính dây Laze, máy in phun, máy nén khí, hệ thống máy tạo nhựa, máy bện, máy biến áp, máy in phun, máy in nhãn, nồi hơi, máy kẹp kéo băng tải, hộp sang số, máy thu, máy nhả…
Gồm các loại xe ô tô: FordExcape, Misubishi 8 chỗ, Xe Toyota, xe tải Huyndai, xe Luxus, ô tô 29 chỗ, xe Corola Atis.
Thiết bị, dụng cụ quản lý
Gồm những thiết bị, dụng cụ dùng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp như: máy vi tính, laptop, hệ thống server, mạng net, máy điều hòa, tivi, máy photocopy, máy in…
Bảng phân loại TSCĐ HH của Công ty theo kết cấu năm 2011
Chỉ tiêu Nguyên Giá Cơ cấu (%)
1.Nhà cửa, Vật, kiến trúc 42,116,169,801 36
Qua bảng trên ta thấy Tổng giá trị TSCĐHH tại Công ty Thiên Phú là: 117.544.825.859 đồng, trong đó máy móc, thiết bị chiếm tỷ trọng lớn nhất 58%, tương ứng 67.674.315.841 đồng Điều này hoàn toàn phù hợp với một doanh nghiệp có lĩnh vực hoạt động SXKD như Công ty Thiên Phú.
1.1.2 Danh mục Tài sản cố định
Công ty Thiên Phú là Công ty chuyên sản xuất và làm thương mại sản phẩm dây và cáp điện
Do đó, danh mục TSCĐ hữu hình của Công ty bao gồm các loại tài sản chủ yếu liên quan đến:
- Máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất
- Máy tính, máy in cho cán bộ công nhân viên
- Ôtô để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh.
Danh mục TSCĐ vô hình gồm có: Quyền sử dụng đất, phần mềm kế toán, cài đặt và chuyển giao phần mềm.
1.1.3 Mã hóa các tài sản cố định
Toàn bộ các TSCĐ của Công ty được mã hóa theo thứ tự và có hệ thống và được đánh số:
010101, 010102….Lần lượt các TSCĐ thuộc nhóm nhà xưởng, vật kiến trúc.
010201, 010202… Thuộc nhóm máy móc, thiết bị
010301, 010302… Thuộc nhóm phương tiện vận chuyển.
010401, 010402… Thuộc nhóm thiết bị quản lý
Ví dụ : 1 số TSCĐ trong bảng dưới đây:
Danh mục phân loại một số tài sản cố định
STT TÊN TÀI SẢN MÃ TSCD
Nhà xưởng, vật kiến trúc
1 Máy bọc dây điện Đài Loan 020201
2 Máy se dây điện Đài Loan 020202
2 Máy tính xách tay- Toshiba 010403
Tình hình tăng, giảm TSCĐ của Cty Thiên Phú năm 2011
Trong năm 2011, việc tăng, giảm các TSCĐ chủ yếu diễn ra khi có việc đầu tư thêm trang thiết bị, dây truyền máy móc, hoặc đầu tư thêm dụng cụ, thiết bị làm việc cho nhân viên mới phục vụ cho quá trình mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và việc TSCĐ hết khấu hao được tiến hành thanh lý.
1.2.1 Tăng tài sản cố định
Việc tăng TSCĐ trong năm 2011 là do:
- Nhân viên mới được tuyển dụng, Công ty phải trang bị mua mới máy tính, máy in cũng như các thiết bị chuyên dùng khác
- Công ty đầu tư mua thêm thiết bị dây truyền nhằm gia tăng sản xuất, trị giá: 13.700.328.578 đồng
- Trong năm, Công ty Thiên Phú đầu tư thêm 01 xe Inova, trị giá: 581,818,182đồng
1.2.2 Giảm tài sản cố định
- Việc giảm TSCĐ xảy ra khi TSCĐ đó đã khấu hao hết hoặc TSCĐ không còn đủ tiêu chí gọi là TSCĐ và được chuyển sang Công cụ dụng cụ
- Trong năm 2011 Công ty bán thanh lý 01 xe ô tô Inova có tổng giá trị là 264,202,636 đồng cho nhân viên Việc này đã làm cho TSCĐ giảm trong kỳ.
1.2.3 Tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ của Công ty năm 2011
Báo cáo tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ Năm 2011 ĐVT: VND
Năm 2011 Nhà cửa, vật kiến trúc
Phương tiện vận tải Dụng cụ quản lý
Mua trong năm - 5,799,131,320 581,818,182 417,837,742 6,798,787,244 Đầu tư XDCB hoàn thành - - - - -
Góp vốn vào công ty con - - - - -
Giá trị hao mòn lũy kế
Tổ chức quản lý tài sản cố định tại Công ty Thiên Phú
1.3.1 Nguyên tắc quản lý chung về tài sản cố định Đối với mỗi doanh nghiệp thì TSCĐ thể hiện năng lực, trình độ công nghệ, cơ sở vật chất, kỹ thuật cũng như thế mạnh của doanh nghiệp trong việc phát triển sản xuất, nó là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.
Công ty Thiên Phú cũng vậy, xét trên góc độ kế toán: việc phân loại, cung cấp thông tin đầy đủ về TSCĐ (Nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại, nguồn vốn hình thành, thời gian sử dụng, phương pháp tính khấu hao, phương pháp phân bổ, bộ phận sử dụng TSCĐ đó) là rất quan trọng cho Ban Giám Đốc công ty Nó tạo tiền đề để Công ty tiền hành sản xuất, kinh doanh có hiệu quả Với ý nghĩa quan trọng đó, công tác quản lý TSCĐ của Công ty CP Tập Đoàn Công nghiệp Thiên Phú được thực hiện dựa trên các nguyên tắc quản lý chung về TSCĐ như:
- Mỗi TSCĐ của Công ty đều có bộ hồ sơ để theo dõi riêng.
- Mỗi TSCĐ của Công ty đều được theo dõi, quản lý theo 3 chỉ tiêu giá trị là : nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại;
- Việc phân công, phân nhiệm đối với công tác quản lý, bảo quản, sử dụng TSCĐ cũng được Công ty Thiên Phú quy định rõ ràng đối với từng cá nhân, bộ phận;
- Công tác kiểm kê TSCĐ của Công ty được thực hiện định kỳ vào cuối mỗi năm.
Nhiệm vụ hạch toán TSCĐ của bộ phận kế toán Công ty Để đảm bảo thực hiện các nguyên tắc quản lý trên, Kế toán TSCĐ của Công ty có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và lập kế hoạch cho việc đầu tư mới TSCĐ.
- Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận đối với các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ
Các TSCĐ của doanh nghiệp khi tham gia vào quá trình sản xuất đều bị hao mòn sẽ đến thời điểm các TSCĐ đó không còn giá trị sử dụng hoặc có thể do nhiều nguyên nhân khác mà Doanh nghiệp cần thiết phải đổi mới hoặc thay thế cho phù hợp với tình hình, nhu cầu sản xuất của đơn vị.
Doanh nghiệp thường tính toán một số chỉ tiêu để xem xét tình hình sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp kết hợp với việc phân tích nhu cầu cần thiết đối với từng loại TSCĐ để lên kế hoạch đầu tư TSCĐ.
Việc đầu tư vào TSCĐ của Công ty bao gồm các quyết định mua sắm, xây dựng, sửa chữa, nâng cấp Với mỗi quyết định đầu tư TSCĐ sẽ ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh trên nhiều khía cạnh mà tổng quan nhất đó là chi phí bỏ ra hiện tại và lợi ích mà doanh nghiệp thu được trong tương lai
Trong sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay, việc Công ty đầu tư mua mới TSCĐ luôn luôn được cân nhắc, thẩm định, so sánh giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mang lại Do vậy, Ban Giám Đốc công ty thường tính toán một số chỉ tiêu như NPV, IRR…để lựa chọn phương án tối ưu Việc quyết định đầu tư đúng đắn sẽ mang lại hiệu quả lâu dài cho Công ty.
* Thực tế quá trình đầu tư mới TSCĐ tại Công ty Thiên Phú được diễn ra như sau:
- Đối với toàn bộ các TSCĐ thuộc nhóm Thiết bị, dụng cụ quản lý (máy tính,máy in, máy chiếu, máy scan…), Ban giám đốc Công ty (cụ thể là Phó Tổng Giám Đốc) căn cứ vào đề xuất mua TSCĐ của từng bộ phận liên quan duyệt đề xuất mua, sau đó phòng Mua hàng căn cứ vào quyết định phê duyệt đó tiến hành mua.
- Đối với các TSCĐ có giá trị lớn trên 1 tỷ đồng, Tổng giám đốc Công ty làm tờ trình gửi Hội đồng quản trị Công ty có ý kiến, sau đó Chủ tịch Hội đồng quản trịCông ty phê duyệt, Tổng giám đốc Công ty căn cứ vào quyết định đó giao cho bộ phận mua hàng tiến hành mua.
Tổ chức kế toán TSCĐ tại Công ty Thiên Phú
Với số lượng TSCĐ lớn, Công ty Thiên Phú phải xây dựng cách quản lý phù hợp để dễ dàng cho việc theo dõi và kiểm soát, cụ thể như sau:
1.4.1 Tổ chức hệ thống Tài khoản
Công ty áp dụng theo hệ thống Tài khoản của kế toán Việt Nam Công ty cũng phân thành Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, cấp 3 tùy theo từng nhóm tài sản.
- TK chủ yếu : TK 211 : TSCĐHH– phản ánh giá trị hiện có, tình hình tăng , giảm của TSCĐ theo nguyên giá.
- Bên cạnh hệ thống TK chính còn có các TK cấp 2 : 2111, 2112, 2113 ;
1.4.2 Tổ chức hệ thống sổ sách
Công ty Thiên Phú đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gian.
+ Nhật ký chung: Số liệu từ NKC được chuyển tiếp vào sổ cái TK liên quan. + Sổ cái TK 211, 214 Cở sở để ghi sổ cái là thông tin đã ghi trên NKC
1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ
Gồm có các loại sau:
- Chứng từ tăng TSCĐ, gồm:
+ Đề xuất được Ban Giám Đốc ký duyệt
+ Hợp đồng mua bán TSCĐ
+ Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT)- nơi bán hàng cung cấp.
+ Biên bản bàn giao TSCĐ và nghiệm thu
- Chứng từ giảm TSCĐ, gồm :
+ Quyết định của Ban Giám Đốc về việc đánh giá lại TSCĐ
+ Bản yêu cầu thanh lý, sửa chữa TSCĐ do các phòng ban sử dụng đề xuất + Những quy định của Công ty liên quan đến việc thành lập hội đồng thanh lý.
+ Biên bản và hợp đồng thanh lý TSCĐ.
- Chứng từ liên quan đến Khấu hao TSCĐ :
Báo cáo tính khấu hao TSCĐ do kế toán TSCĐ lập vào cuối năm Báo cáo này là cơ sở để Ban Giám Đốc đánh giá lại TSCĐ của Công ty.
- Chứng từ theo dõi TSCĐ :
Thẻ TSCĐ : Đây là chứng từ quan trọng, theo dõi chi tiết và trực tiếp từng tài sản.
1.4.4.Tổ chức hệ thống báo cáo về TSCĐ
- Bảng tính khấu hao tháng
- Báo cáo tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ năm.
- Bảng tính, trích khấu hao năm
- Bảng phân bổ khấu hao năm.
- Bảng tổng hợp trích khấu hao năm
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY
Kế toán chi tiết tài sản cố định tại Công ty Thiên Phú
2.1.1.1 Trường hợp tăng tài sản cố định a Thủ tục mua sắm mới tài sản cố định
Các phòng, ban Công ty căn cứ vào nhu cầu về TSCĐ của cán bộ công nhân viên phòng mình từ đó làm tờ trình xin mua mới TSCĐ, sau đó Ban giám đốc Công ty căn cứ vào nhu cầu thực tế thấy cần thiết sẽ ký duyệt, tiếp theo tờ trình sẽ được chuyển cho phòng Mua hàng của Công ty lên kế hoạch và tiến hành mua. b Chứng từ mua mới tài sản cố định
Bộ chứng từ mua mới TSCĐ bao gồm:
- Tờ trình xin mua mới TSCĐ đã được Ban Giám Đốc Công ty (Phó Tổng Giám Đốc) phê duyệt.
- 03 báo giá của ba nhà cung cấp khác nhau, sau đó bộ phận Mua hàng sẽ tiến hành phân tích đánh giá, trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt 01 nhà cung cấp có giá thấp nhất, chất lượng sản phẩm tốt nhất, thời hạn giao hàng nhanh nhất và quy trình bảo hành sản phẩm theo đúng quy định chức năng từng sản phẩm.
- Sau khi phân tích phương án lựa chọn nhà cung cấp được phê duyệt, bộ phận Mua hàng sẽ trình Ban giám đốc Công ty tiến hành ký kết hợp đồng Mua bán TSCĐ.
- Nhà cung cấp sẽ bàn giao TSCĐ thông qua Biên bản bàn giao và nghiệm thuTSCĐ Đồng thời Nhà cung cấp đưa kèm hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT), giấy bảo hành sản phẩm của Nhà cung cấp hoặc C/O, C/Q (đối với TSCĐ nhập khẩu )
- Biên bản chạy thử sau khi lắp đặt (nếu có).
- Hai bên thực hiện thanh lý hợp đồng sau khi bộ phận kế toán đã làm thủ tục thanh toán đầy đủ theo các điều khoản trong hợp đồng kinh tế.
Ví dụ: Phòng Kinh doanh cần mua 01 máy Photocopy để phục vụ cho công việc Để mua được TSCĐ đó, P.KD phải thực hiện các bước sau:
Bước 1 : Làm Phiếu đề xuất mua TSCĐ.
Công ty CP Tập Đoàn CN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc
Số: 02/TP1 Hà Nội, ngày 05 tháng 1 năm 2011 ĐỀ XUẤT MUA HÀNG Tên tôi là: Bùi Phương Anh Phòng: Kinh doanh
Xin đề xuất với Ban Giám Đốc mua trang thiết bị sau:
STT Nội dung yêu cầu ĐVT Số lượng Đơn giá (dự tính)
1 Mua Máy Photocopy cho phòng kinh doanh , Kèm:
TỔNG CỘNG (bao gồm VAT) 1 75.000.000
Ban Giám Đốc phê duyệt Giám Đốc bộ phận Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi được Ban Giám Đốc đồng ý ký duyệt cho mua máy Photocopy được chuyển đến bộ phận Mua hàng.
Bước 2 : Bộ phận Mua hàng liên lạc với các Nhà cung cấp với 3 báo giá khác nhau, sau đó tiến hành phân tích các báo giá trên từ đó chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (giá cả, chất lượng, dịch vụ ) Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất bộ phân mua hàng sẽ lập Phiếu đề xuất gửi cho Ban Giám Đố
( thường thì các Phó Tổng Giám Đốc được phân quyền ký các giấy tờ này).
Bước 3 : Ban giám đốc phê duyệt và tiến hành ký kết Hợp đồng mua bán với nhà cung cấp được chọn
(Xem chi tiết tại: Phụ lục 2.1: Hợp đồng mua bán, số ST2011/0119/P2 HĐMB)
Bước 4: Nhà cung cấp giao hàng kèm theo Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.2), giấy bảo hành sản phẩm cũng như giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm của nhà sản xuất Sau khi giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết xong, hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu(phụ lục 2.3).
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO VÀ NGHIỆM THU
HÌNH THỨC DỊCH VỤ: Máy nhận lại:
Máy bán: Máy cho thuê: Thời hạn: ngày
Vào hồi, 14h20 ngày 19/1/2011, hai bên gồm có:
Bên A (Bên mua): CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THIÊN PHÚ Địa chỉ : Tầng 6, 25-Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện thoại : 04-33 765888 Fax: 04-33 765 999 Đại diện : Ông Nguyễn Tất Thắng; Chức vụ: Nhân viên IT
Bên B (Bên bán): CÔNG TY CP SIÊU THANH HÀ NỘI Địa chỉ : 32 Phố Huế, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại : 04 8 223888; Fax: 04 9 422125 Đại diện : Bà Nguyễn Thị Thu Hà Chức vụ: NV Kinh Doanh Đại diện : Ông Vũ Ngọc Đức Chức vụ: NV kỹ thuật
Hai bên cùng ký kết biên bản bàn giao và nghiệm thu máy với nội dung sau:
Bên B đã bàn giao thiết bị cho bên A theo danh mục ghi dưới đây, tại địa chỉ: Tầng 6-25 Lê Đại Hành, HBT, HN.
TÌNH TRẠNG VẬT TƯ KÈM
112382 21383 Cụm trống, mực kèm theo đều có dán tem bảo đảm của Công ty
1 Sách hướng dẫn sử dụng TV
1.Tình trạng máy: 100% mới theo đúng chủng loại, số lượng, chất lượng đã ghi trong nội dung điều 1 của hợp đồng Thiết bị đã được hướng dẫn sử dụng đầy đủ, hoạt động tốt.
2 Hai bên không có kiến nghị gì về tình trạng máy, các vật tư kèm theo Biên bản được thông qua với sự đồng ý của hai bên.
3 Biên bản được lập thành 2 bản, bên A giữ 1 bản, bên B giữ 1 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên A Đại diện bên B
Kỹ thuật viên Đại diện KD
Nguyễn Tất Thắng Vũ Ngọc Đức Ng.Thị Thu Hà
Bước 5 : Sau khi hoàn tất thủ tục mua sắm TSCĐ bộ phận mua hàng tiến hành bàn giao cho đơn vị sử dụng thông qua Biên bản bàn giao nội bộ CònHóa đơn, chứng từ chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán TSCĐ ghi sổ và theo dõi.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- BIÊN BẢN BÀN GIAO NỘI BỘ
Hôm nay, ngày 19 tháng 01 năm 2011, tại Công ty CP Tập đoàn CN Thiên Phú, tầng 6, tòa nhà CDC, 25-Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Chúng tôi gồm:
Bên giao : Phòng Mua hàng Đại diện : Ông Nguyễn Tất Thắng
Bên nhận : Phòng Kinh doanh Đại diện : Ông Vũ Quang Hiền
Chức vụ : Giám Đốc kinh doanh
Hai bên thống nhất bàn giao một số thiết bị cụ thể như sau:
BỊ THÔNG SỐ KỸ THUẬT ĐVT SL NĂM
Biên bản này được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01(một) bản. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
1.1.1.1 Đối với trường hợp giảm TSCĐ
- Giảm TSCĐ chỉ diễn ra sau khi các bộ phận kiểm kê của Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính của Công ty
- Giảm TSCĐ chỉ xảy ra đối với các TSCĐ đã hết khấu hao hoặc có những TSCĐ đã hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng.
Nghiệp vụ kiểm kê, thanh lý, nhượng bán, sửa chữa
- Việc kiểm kê, thanh lý, nhượng bán, sửa chữa sẽ do thẩm quyền của Tổng giám đốc Công ty hoặc Phó Tổng Giám Đốc được ủy quyền quyết định.
- Tổng giám đốc Công ty căn cứ vào báo cáo của các Bộ phận kiểm kê theo định kỳ đối với TSCĐ của Công ty được tiến hành vào cuối năm, từ đó sẽ ra quyết định thanh lý, nhượng bán, sửa chữa, sử dụng, bảo quản đối với các TSCĐ đã hết khấu hao, TSCĐ đã qua sử dụng nhưng không còn công năng, TSCĐ không còn giá trị Sau đó các phòng ban liên quan căn cứ để thực hiện.
- Kết quả của việc kiểm kê TSCĐ định kỳ sẽ được báo cáo thông qua Biên bản kiểm kê.
Mẫu Kiểm kê như sau:
Công ty CP Tập đoàn CN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TSCĐ
Hôm nay, vào 16h ngày 31 tháng 12 năm 2011, Tổ kiểm kê đã thực hiện công tác kiểm kê định kỳ TSCĐ của Công ty Thành phẩn Tổ kiểm kê gồm:
Kết quả công tác kiểm kê cụ thể như sau:
Thủ tục, chứng từ thanh lý tài sản cố định đã hết khấu hao
- Quyết định của Ban Giám Đốc về việc đánh giá lại TSCĐ
-Biên bản kiểm kê đã được Ban Giám Đốc Công ty thông qua
- Biên bản các TSCĐ đã hết khấu hao, đã hỏng hoặc hết giá trị trình Ban Giám đốc Công ty thông qua và phê duyệt.
- Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản.
- Biên bản xác định giá tài sản đã thanh lý (Theo giá thị trường).
Ví dụ: Năm 2010, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ, do nhu cầu của 1 nhân viên trong Công ty có nguyện vọng xin mua lại chiếc xe ôtô Inova 7 chỗ vì công việc thường xuyên phải đi công tác nhưng chưa đủ khả năng mua xe mới.
- Thời gian công ty đưa vào sử dụng năm 2005.
- Nguyên giá của ô tô: 660.600.000 đồng
- Thời gian khấu hao: 10 năm
- Giá trị thanh lý đến thời điểm bán là: 396.397.364 đồng
- Giá trị còn lại: 264.202.636 đồng.
Ban Giám Đốc ký duyệt bán cho nhân viên công ty vào ngày 06/1/2011.
Như vậy TSCĐ của Công ty sẽ bị giảm: 264.202.636 đồng
Quy trình ghi sổ Tài sản cố định n
Ví dụ: tiếp trường hợp mua máy photocopy trên, kế toán TSCĐ khi nhận được chứng từ tiến hành:
- Nhập số liệu vào phần mềm máy tính.
- Mở Thẻ TSCĐ cho máy Photocopy vừa mới mua về cho P.kinh doanh sử dụng.
Công ty CP Tập Đoàn CN
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Nhập số liệu qua hệ thống phần mềm để theo dõi khấu hao
Lên Bảng báo cáo tổng hợp tăng, giảm TSCĐ trong kỳ
Nhập số liệu qua hệ thống phần mềm để theo dõi khấu hao
Nhập số liệu qua hệ thống phần mềm để theo dõi khấu hao
Lên Bảng báo cáo tổng hợp tăng, giảm TSCĐ trong kỳ
Số: 01/TSCĐ Ngày lập thẻ: 19/01/2011
Căn cứ Biên bản giao nhận TSCĐ BM.11.KD.05, ngày 19 tháng 1 năm 2011
Tên, ký hiệu, loại TSCĐ: Máy Photocopy Fuji Xerox DocuCentre III-
Nước sản xuất: Nhật Bản Năm sản xuất: 2010
Bộ phận quản lý và sử dụng: Phòng kinh doanh
Năm đưa vào sử dung: 2011
Công suất, diện tích thiết kế: Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày Diễn giải Nguyên giá Năm
DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐVT SL Giá trị
Ghi giảm TSCĐ số:….ngày….
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Kế toán TSCĐ vào sổ chi tiết TSCĐ:
Công ty CP Tập Đoàn CN
SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (211)
Loại Tài sản: Thiết bị, dụng cụ quản lý
Số dư nợ đầu kỳ: 1.877.406.525 VNĐ
Chứng từ Ngày ghi sổ Diễn giải
Fuji Xerox DocuCentre III- 3007DD
Số dư nợ cuối kỳ:
Công ty CP Tập Đoàn CN
SỔ CHI TIẾT KHẤU HAO TSCĐ(214)
Loại Tài sản: Thiết bị, dụng cụ quản lý
Số dư nợ đầu kỳ: 859.406.252 VNĐ Chứng từ Ngày ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ
Máy Photocopy Fuji Xerox DocuCentre III- 3007DD
Số dư có cuối kỳ: 860.527.000
Kế toán tổng hợp Tài sản cố định của Công ty Thiên Phú
2.2.1 Kế toán tổng hợp tăng, giảm Tài sản cố định
Hiện nay, Công ty đang sử dụng các tài khoản:
Tài khoản 211 - Tài sản cố định hữu hình: để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm toàn bộ TSCĐ hữu hình theo nguyên giá.
Tài khoản 213 - Tài sản cố định vô hình: để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của TSCĐ vô hình theo nguyên giá.
Tài khoản 211 được chi tiết thành những tài khoản sau:
-Tài khoản 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Phản ánh giá trị các công trình XDCB như: nhà cửa, vật kiến trúc
-Tài khoản 2112 - Máy móc, thiết bị: Phản ánh giá trị các loại máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất, kinh doanh.
-Tài khoản 2113 - Phương tiện vận tải: Phản ánh giá trị các loại phương tiện vận tải và các thiết bị truyền dẫn
-Tài khoản 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý: Phản ánh giá trị các loại thiết bị, dụng cụ sử dụng trong sản xuất: Máy vi tính, quạt, bàn ghế
-Tài khoản 2118 - Tài sản cố định khác: Phản ánh giá trị các loại TSCĐ khác
TK 213 được chi tiết thành các tài khoản:
-TK 2131 - Quyền sử dụng đất
-TK 2133 - Bản quyền, bằng sáng chế
-TK 2134 - Nhãn hiệu hàng hóa
-TK 2135 - Phần mềm máy tính
-TK 2136 - Giấy phép và giấy phép chuyển nhượng
-TK 2138 - Tài sản cố định vô hình khác
TK 214 - Khấu hao Tài sản cố định
- TK 2141: Hao mòn tài sản cố định hữu hình
- TK 21411: Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc
- TK 21412: Hao mòn máy móc, thiết bị
- TK 21413: Hao mòn phương tiện vận tải
- TK 21414: Hao mòn dụng cụ, thiết bị quản lý
- TK 21415: Hao mòn cây trồng, vật nuôi cho sản phẩm
- TK 21418: Hao mòn tài sản cố định khác
- TK 2143: Hao mòn tài sản cố định vô hình
- TK 21431: Khấu hao quyền sử dụng đất
- TK 21432: Khấu hao quyền phát hành
- TK 21433: Khấu hao bản quyền, bằng sáng chế
- TK 21434: Khấu hao nhãn hiệu hàng hóa
- TK 21435: Khấu hao phần mềm kế toán
- TK 21436: Khấu hao giấy phép và giấy phép chuyển nhượng
- TK 21438: Khấu hao TSCĐ vô hình khác Đây là các tài khoản thường xuyên được sử dụng tại các doanh nghiệp Đối với TSCĐ mua mới, sau khi bộ chứng từ được hoàn thiện, kế toán TSCĐ căn cứ vào Hóa đơn GTGT xác định nguyên giá TSCĐ, lập hồ sơ kế toán ghi:
Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định mua mới (Giá mua chưa có thuế)
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1121, 331: Tổng giá thanh toán
- Để nhập số liệu vào hệ thống phần mềm, trước tiên kế toán TSCĐ nhập số liệu song song giữa định khoản kế toán và cập nhật thông tin về tài sản trong phần mềm Phải đối chiếu số liệu nguyên giá, tỷ lệ khấu hao, thời gian tính khấu hao theo đúng quy định.
- TSCĐ được trình bày theo nguyên giá - giá trị hao mòn lũy kế.
- Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí liên quan khác trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng
Ví dụ: mua mới máy Photocopy ngày 19/1/1011, được định khoản như sau:
Và nghiệp vụ trên được thể hiện trong Sổ Cái TK 211, 214 như sau:
Công ty CP Tập Đoàn CN
TK 211- Tài sản cố định hữu hình
Số dư nợ đầu kỳ: 8.550.303.263 VNĐ Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
Photocopy Fuji cho P.Kinh Doanh theo Hợp đồng mua bán số ST2011/0119/
(ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty CP Tập Đoàn CN SỔ CÁI
Thiên Phú TK 214- Khấu hao Tài sản cố định hữu hình
Số dư nợ đầu kỳ: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
(ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2 Kế toán tổng hợp khấu hao Tài sản cố định
Hao mòn của TSCĐ là sự giảm dần giá trị của TSCĐ trong quá trình sử dụng do tham gia vào quá trình kinh doanh bị cọ xát, bị ăn mòn hoặc do tiến bộ kỹ thuật… a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 214 - Hao mòn tài sản cố định
Tài khoản 214: dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và giá
TK 214 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 2141 - Hao mòn tài sản cố định hữu hình
Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hữu hình trong suốt quá trình sử dụng do trích khấu hao TSSCĐ và những khoản tăng, giảm hao mòn khác nhau của TSCĐ hữu hình
TK 2142 - Hao mòn tài sản cố định vô hình
Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ vô hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao TSCĐ và những khoản tăng, giảm hao mòn khác nhau của TSCĐ vô hình
Công ty Thiên Phú thực hiện việc tính khấu hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích của Tài sản, căn cứ vào các quy định trong chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngày
12 tháng 2 năm 2003, thời gian khấu hao cụ thể như sau:
Bảng thời gian tính Khấu hao của TSCĐ HH
Loại tài sản Số năm trích KH
Nhà cửa, vật kiến trúc 6-30 năm Máy móc thiết bị 6-10 năm Phương tiện vận tải 6-10 năm Thiết bị văn phòng 3-7 năm Các tài sản khác 3-5 năm TSCĐ vô hình của Công ty được thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng: Phần mềm kế toán (5 năm); Quyền sử dụng đất (49 năm); cài đặt và chuyển giao phần mềm (3 năm)
Mức khấu hao hàng năm của 1 TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ
Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng TSCĐ tăng hoặc giảm tháng này thì tháng sau mới tính hoặc thôi tính khấu hao.
Hàng quý, kế toán tiến hành tính khấu hao cho từng TSCĐ và tổng hợp phân bổ vào cuối mỗi quý, vào Bảng kê chi tiết khấu hao TSCĐ và vào Sổ cái TK 2141
Nợ TK 627 - Chi tiết cho bộ phân
Nợ TK 641 - Chi tiết cho bộ phận kinh doanh
Nợ TK 642 - Chi tiết cho bộ phận gián tiếp
Cuối mỗi năm tài chính, Công ty xem xét, đánh giá lại thời gian trích khấu hao và phương pháp khấu hao TSCĐ, nếu có sự thay đổi mức khấu hao thì thay đổi mức khấu hao trên sổ kế toán:
- Nếu mức khấu hao tăng so với số đã trích:
Nợ TK 627,641,642 (số chênh lệch khấu hao tăng)
Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định
- Nếu mức khấu hao giảm so với số đã trích:
Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định
Có TK 627,641,642 (số chênh lệch khấu hao giảm)
Ví dụ: Trích khấu hao năm 2011:
Công ty CP Tập Đoàn CN
TK 214- Khấu hao Tài sản cố định
Số dư đầu kỳ: ……… VNĐ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung
31/12/2011 Trích khấu hao máy móc, thiết bị
Trích khấu hao phương tiện vận chuyển
(ký, họ tên, đóng dấu)
BẢNG TÍNH, TRÍCH KHẤU HAO
Năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên TSCĐ Mã TSCĐ
Nguyên giá Khấu hao HMLK Giá trị còn lại
Nhà cửa, vật kiến trúc 42,116,169,801 3,392,043,931 1,298,401,812 37,425,724,058
Máy bọc dây điện Đài
Máy se dây điện Đài
Máy hàn dây điện MI-
Máy in phun điện tử
Máy kéo dây điện - 05 máy 010209
Thiết bị, dụng cụ quản lý 2,254,229,088 705,099,295 609,799,957 939,329,836
8 Trang thiết bị nội thất 101407 3 56,400,764 45,433,950 10,966,814 0
Cung cấp lắp đặt HT tổng đài 101412
Tài sản cố định vô hình 13,630,229,840 834,667,236 308,546,124
Cài đặt và chuyển giao phần mềm 201103
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng phân bổ khấu hao năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ
Tên tài khoản khấu hao
1 21412 Hao mòn máy móc, thiết bị 627 Chi phí KH TSCĐ 229,133,112
2 21413 Hao mòn phương tiện vận tải
3 21414 Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý 641 Chi phí KH TSCĐ 1,666,661
4 21423 Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản lý
Bảng tổng hợp trích khấu hao năm 2011
STT Nhóm tài sản Tổng cộng VCSH Vốn khác
1 Nhà cửa, vật kiến trúc 1,298,401,812 1,298,401,812
4 Thiết bị, dụng cụ quản lý 609,799,957 609,799,957
Tổng cộng 13,149,063,050 13,149,063,050 Đơn vị tính: VNĐ
2.2.3 Kế toán tổng hợp sửa chữa TSCĐ hữu hình của CtyThiên Phú
Công ty phân chia thành 3 loại:
* Sửa chữa thường xuyên: là công việc sửa chữa nhỏ có tính chất bảo dưỡng hay thay thế những chi tiết nhỏ Kế toán tập hợp theo từng đối tượng sử dụng
Nợ TK 627: Chi phí SCTX TSCĐ ở bộ phận SX
Nợ TK 641: Chi phí SCTX TSCĐ ở bộ phận BH
Công ty quy định sửa chữa thường xuyên có mức chi phí dưới 5 triệu trở xuống các chi phí phát sinh trong tháng được tập hợp và cuối tháng Công ty mới thanh toán chuyển khoản cho đối tác 1 lần
Ví dụ như: máy tính, máy photocopy, máy in, máy điều hòa, bàn ghế văn phòng…
Quy trình: Giấy yêu cầu sửa chữa-> Trưởng bộ phận ký->Hành chính-> Gọi đối tác để sửa chữa.
Khi phát sinh chứng từ, kế toán tập hợp chi phí, nhập vào phần mềm.
* Sửa chữa lớn TSCĐ: là sửa chữa có tính chất quan trọng, kéo dài, chí phí sửa chữa lớn Cụ thể là sửa chữa máy móc, dây truyền, ô tô
Công ty cũng chia thành SC TSCĐ theo kế hoạch và ngoài kế hoạch.
+ Đối với SC TSCĐ theo kế hoạch: Căn cứ vào bảng tính khấu hao hàng năm, Công ty đã dự kiến chi phí để sửa chữa Kế toán đã tiến hành trích trước bằng các bút toán:
Ví dụ: tháng 4/2011: Máy kéo dây điện ở tổ sản xuất số 1 bị hỏng bộ phận cuốn lô, chi phí sửa chữa là 36.500.000, kế toán hạch toán Đầu năm, Công ty đã dự kiến sửa chữa cho máy này là: 40.000.000đ
Khi công việc SC lớn TSCĐ diễn ra, tập hợp chi phí SC TSCĐ, kế toán chỉ ghi:
Khi công việc sửa chữa hoàn thành, căn cứ vào giá thành thực tế và tiến hành kết chuyển.
+ Đối với SC TSCĐ ngoài kế hoạch: Vẫn ví dụ trên nếu SC TSCĐ chưa có dự kiến trước, thì kế toán phải phân bổ vào năm sau.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán TSCĐ tại Cty Thiên Phú
Công ty Cổ Phần Tập đoàn Công nghiệp Thiên Phú là doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực sản xuất dây cáp điện tại Việt Nam với bề dày kinh nghiệm sản xuất và kinh doanh trên 10 năm Công ty đã nỗ lực và phát triển được mạng lưới bán hàng và cung cấp sản phẩm dây và cáp điện của Công ty từ Bắc vào Nam với hàng trăm Nhà phân phối và Đại lý các cấp Bên cạnh đó, Công ty đã và đang cung cấp dây cáp điện cho nhiều Ban QLDA lưới điện, Công ty Điện lực, các chi nhánh Điện lực Hà Nội và các dự án công trình công nghiệp và dân dụng (Ví dụ: Công trình thủy điện Sơn La, Công ty Điện lực các tỉnh, Dự án khu đô thị, các công ty xây lắp ) Để đạt được những kết quả tốt như hôm nay là nhờ công đóng góp rất lớn của tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty Công ty đã nỗ lực vươn lên và đóng góp một phần công sức không nhỏ vào sự phát triển, đổi mới và từng bước nâng cao vị thế của mình trên thị trường, tạo được uy tín cho người tiêu dung.
Qua quá trình thực tập tại Công ty Thiên Phú, với những kiến thức đã được tích lũy trên giảng đường và những kiến thức thực tế thu được trong thời gian thực tập, em xin đưa ra những nhận xét về Công tác kế toán TSCĐ củaCông ty Thiên Phú như sau:
Thứ nhất: Công tác tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty gồm 11 người đều là những cán bộ trẻ, có trình độ từ đại học trở lên và nhiệt tình trong công việc Các công việc kế toán được phân công tương đối hợp lý Do khối lượng công việc lớn nên mỗi người được phân công phụ trách một phần việc riêng và đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay, Công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán EFFECT vào công tác kế toán, giúp cho công tác kế toán có nhiều thuận lợi trong việc lưu trữ và xử lý số liệu, làm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán.
Thứ hai: Công tác phân loại Tài sản cố định
Công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành, đặc tính kỹ thuật và theo tình hình sử dụng là hoàn toàn hợp lý, luôn phản ánh đúng về tình hình TSCĐ nhờ đó nhà quản trị có phương hướng cân đối, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh Thông qua cách phân loại này, giúp cho Công ty quản lý chặt chẽ được TSCĐ một cách cụ thể, chi tiết và sử dụng có hiệu quả.
Thứ ba: Về công tác quản lý Tài sản cố định
Hiện nay công tác quản lý đối với TSCĐ tại Công ty đã tương đối hoàn thiện, các biểu mẫu báo cáo cơ bản đã được hoàn thiện và đáp ứng được các yêu cầu về quản lý nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung Công ty đã thực hiện đầy đủ các thủ tục, nội dung cần thiết từ việc duyệt mua sắm, đầu tư mới cũng như các thủ tục về thanh lý, nhượng bán TSCĐ đã hết khấu hao và giá trị sử dụng.
Thứ tư: Về tài khoản Công ty đang sử dụng động của Công ty.
Thứ năm: Về phương pháp tính khấu hao tài sản cố định
Hiện nay, Công ty đang trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính Đây là phương pháp tính khấu hao phù hợp với Thông tư 203/2009/TT-BTC “Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định”
Thứ sáu: Công tác kế toán tổng hợp tăng giảm Tài sản cố định
Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ đều được kế toán Công ty phản ánh đúng đắn và kịp thời theo đúng chế độ kế toán hiện hành Khi mua, bán, thanh lý… TSCĐ đều có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo đúng thủ tục và quy định.
Thứ bảy: Áp dụng chuẩn mực kế toán mới
Công ty luôn cập nhật và áp dụng các luật, quy định, chuẩn mực…có liên quan vào công tác kế toán của đơn vị Chính vì thế, công tác kế toán của Công ty luôn được thực hiện đúng đắn theo quy định của Nhà nước và được cập nhật một cách đầy đủ, kịp thời.
Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty CP Tập Đoàn CN Thiên Phú đạt hiệu quả cao, thực hiện đúng các chế độ kế toán hiện hành, áp dụng một cách linh hoạt, hợp lý nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất: Công tác kế toán chi tiết TSCĐ
Về kế toán chi tiết, Công ty không lập “Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng” mà sổ này chỉ được lập ra theo hình thức một file dữ liệu trên máy tính, vì vậy việc đối chiếu kiểm tra theo dõi chi tiết các TSCĐ tại các bộ phận, các phòng ban, các chi nhánh bị hạn chế rất nhiều.
Công ty hiện nay chỉ lập “Bảng tổng hợp tính khấu hao” nhưng lại không mở “Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định theo bộ phận” dẫn đến việc theo dõi chi tiết các tài sản tại từng vị trí đang bảo quản dễ bị nhầm lẫn, thiếu thông tin trong công tác theo dõi và trích khấu hao.
Thứ ba: Về việc phân bổ thẳng các chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
Việc phân bổ này chỉ chính xác đối với việc sửa chữa nhỏ TSCĐ vì chi phí nhỏ thường không ảnh hưởng nhiều đến kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ nói chung. Đối với việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc phân bổ thẳng này là không hợp lý vì chi phí sửa chữa lớn thường làm thay đổi kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, dẫn đến việc phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ không chính xác.
Thứ tư: Đối với việc lập các báo cáo sau quá trình kiểm kê
Công ty chưa tiến hành lập bảng chi tiết các tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn còn đang sử dụng Đối với các tài sản này, tuy giá trị khấu hao đã hết nhưng vẫn còn giá trị sử dụng, do đó sau mỗi đợt kiểm kê định kỳ, Công ty nên phân loại các tài sản đó và tiến hành lập tổ đánh giá tài sản và phân loại chúng.
Thứ năm: Đối với việc mã hóa TSCĐ
Công ty chưa mã hóa TSCĐ một cách hợp lý, đánh số theo thứ tự như hiện nay dễ nhầm lẫn và hạch toán sai khi vào sổ.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty Thiên Phú
Hiện nay, các thủ tục, chúng từ về mua mới TSCĐ cũng như việc thanh lý tài sản đã qua sử dụng và hết khấu hao tương đối đầy đủ và hoàn thiện.
Tuy nhiên, xảy ra một vấn đề là khi bàn giao TSCĐ và giấy tờ chứng từ liên quan chỉ bàn giao cho các cấp trưởng bộ phận trở lên, mà không giao trực tiếp cho người sử dụng TSCĐ, dẫn đến việc thiếu trách nhiệm khi sử dụng TSCĐ Do vậy, Công ty nên đưa ra quy định: bàn giao trực tiếp TSCĐ cho cá nhân sử dụng để dễ kiểm soát và gắn trách nhiệm khi xảy ra vấn đề phát sinh. b Về việc luân chuyển chứng từ
Công tác luân chuyển chứng từ còn một số tồn tại như:
Phòng kế toán không kiểm soát được việc lấy báo giá của Phòng mua hàng có khách quan không Phòng kế toán chỉ được biết khi Ban Giám Đốc đã ký duyệt và có nhiệm vụ chi tiền để mua TSCĐ đó Phòng kế toán không biết đồng tiền bỏ ra có xứng đáng với chất lượng và phù hợp với giá cả thị trường hay không? Như vậy, cần thiết có sự kiểm soát lại của Phòng kế toán trong giai đoạn duyệt báo giá đối với những TSCĐ có giá trị lớn, có thể quy định từ
15 triệu trở lên để đảm bảo khách quan và chất lượng sản phẩm. c.Về mã hóa TSCĐ
Hiện công ty đang mã hóa TSCĐ theo con số, VD như: 010201; 101202, 010101; 010102…, việc mã hóa này chưa khoa học, dễ nhầm lẫn khi hạch toán Do vậy, kế toán cần mã hóa TSCĐ theo bộ phận để dễ quản lý.
VD: Phòng kinh doanh có 8 laptop cho Nhân viên kinh doanh, 3 máy tính bàn cho văn phòng, việc mã hóa TSCĐ có thể là: KDLT001,KDLT002….KDLD008; KDVP001,…KDVP003. nào và đối tượng là ai đang sử dụng.
3.2.2 Về sổ kế toán chi tiết
Hiện nay Công ty chỉ theo dõi nguyên giá và khấu hao TSCĐ qua rất ít sổ dẫn đến việc đối chiếu cũng như theo dõi chi tiết cho từng tài sản thiếu tính chính xác Do vậy, cần thiết xây dựng thêm:
Sổ theo dõi TSCĐ tại bộ phận, cụ thể hơn là từng cá nhân được giao TSCĐ để phục vụ công việc.
SỐ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Người sử dụng: Phạm Lệ Hằng
Năm sử dụng: 2011 Đơn vị tính: VNĐ
Ghi tăng tài sản Ghi giảm tài sản
SL Đơn giá Số tiền
Sổ TSCĐ chi tiết theo sản phẩm.
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Tên TSCĐ: Xe ôtô FordEscape Nhóm: Phương tiện vận chuyển
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Tên đặc điểm, ký hiệu TSCĐ
Nă m đưa vào sử dụn g
Khấu hao KH đã tính đến khi ghi giảm TSC Đ
Chứng từ Lý do giảm TSC Đ
Ngày Tỷ lệ khấ u hao
Số năm trích khấ u hao
3.2.3 Về sổ kế toán tổng hợp
Hiện nay, Công ty cũng chưa lập Báo cáo tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định theo nguồn vốn, đây cũng là một trong những mẫu biểu rất quan trọng giúp cho bộ phận quản trị doanh nghiệp đưa ra được những quyết định kịp thời liên quan đến tăng, giảm tài sản cố định toàn Công ty
Về kết cấu và phương pháp ghi sổ: Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm nên nội dung và kết cấu ghi sổ là tương đối hợp lý
Báo cáo tổng hợp tăng, giảm TSCĐ theo nguồn vốn năm 2011 Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Vốn tự có Vốn vay Vốn khác Tổng cộng
3 Số giảm trong kỳ 264,202,636 - - 264,202,636 -Không còn đủ điều kiện là
II Giá trị hao mòn -
III.Giá trị còn lại -
3.2.4 Về báo cáo kế toán liên quan đến TSCĐ
Hiện nay, sau khi kiểm kê định kỳ đối với TSCĐ được hoàn tất, Ban kiểm kê thường chỉ lập các báo cáo đánh giá chung về TSCĐ và thường quên vẫn còn giá trị sử dụng Việc lập báo cáo đối với các TSCĐ hết khấu hao nhưng còn giá trị sử dụng rất quan trọng đối với Ban giám đốc Công ty cho việc có quyết định hay không đầu tư mua mới tài sản Thực tế cho thấy có rất nhiều TSCĐ đã hết khấu hao nhưng giá trị sử dụng vẫn còn rất lâu Điều này có nghĩa giúp Công ty cắt giảm chi phí không cần thiết, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giúp cho việc xây dựng mức giá cạnh tranh cho sản phẩm.
Bảng kê TSCĐ hết khấu hao còn sử dụng Đơn vị tính: VNĐ
Nguyên giá Đã khấu hao Ngày bắt đầu KH
1 Máy se dây điện Đài Loan 010202 5
463,051,818 463,051,818 15/5/2005 15/5/2010 Nhà máy 2 Máy in phun Jet TR/USA 010203 5
184,812,000 184,812,000 15/5/2005 15/5/2010 Nhà máy 3 Máy in phun Jet EX/USA 010204 5
138,609,000 138,609,000 15/5/2006 15/5/2011 Nhà máy 4 Máy ủ dây đồng 010205 5
Máy hàn dây điện MI- 03 cái 010206 5
6 Máy in phun điện tử VN 010207 5 25/8/2006 25/8/2011 Nhà máy
435,154,200 435,154,200 28/10/2006 25/8/2011 Nhà máy 8 Máy kéo dây điện - 05 máy 010209 5
564,163,436 564,163,436 28/10/2006 25/8/2011 Nhà máy B Phương tiện vận chuyển 787,265,868 787,265,868 1 Xe ô tô MISUBISHI - 8 chỗ 010302 8
377,772,232 377,772,232 20/3/2003 20/3/2011 Vận chuyển 2 Xe ô tô TOYOTA HIACE 010304 5
409,493,636 409,493,636 20/3/2003 20/3/2011 Vận chuyển C Thiết bị, dụng cụ quản lý 359,741,156 359,741,156 1 Tivi Pana 32LX75 101401 3 11,090,909 11,090,909 16/5/2003 16/5/2006 Văn phòng NM 2 Máy tính văn phòng 101402 3 62,769,667 62,769,667 11/4/2006 11/4/2009 Văn phòng NM 3 Máy tính xách tay- Toshiba 101403 3 20,000,000 20,000,000 11/4/2006 11/4/2009 P.Kinh Doanh 4
D Tài sản cố định vô hình 37,968,813 37,968,813 28/10/2006
