Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của doanh nghiệp Mặt khác, NVL còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện hình thành nên sản phẩm.
Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long chuyên sản xuất bê tông đúc sẵn, bê tông tươi, phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nguyên vật liệu tại Công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có rất nhiều loại Nguyên vật liệu công ty mua về đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lượng và đúng thông số kỹ thuật.
Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty sản xuất đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và tổng giá thành sản phẩm Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tạo ra NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Hạ thấp nguyên vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Song muốn làm được điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vậ liệu ở tất cả các khâu từ khâu mua đến khâu bảo quản và dự trữ… Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm Gồm:
- Nguyên liệu , vật liệu chính: : Vôi, cát vàng, cát đen, xi măng các loại, đá, dầu…
+ Cát vàng được chia thành nhiều loại: Cát vàng loại 1 (Vẫn còn lẫn sỏi), cát vàng loại 2 (Cát mịn được lọc bỏ sỏi)
+ Cát đen được chia làm 2 loại: Cát thường và cát mịn
+ Xi măng: Xi măng mác thường dùng để láng, xây, xi măng mác cao dùng để láng trát tường…
- Vật liệu phụ: Tre, gỗ, đinh, nhựa…
1.1.2 Phân loại, phân nhóm nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là quá trình sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tùy thuộc vào từng loại hình sản xuất, nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia NVL thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: Xi măng, sắt thép trong xây dựng…
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính có tác dụng phụ trợ trong sản xuất tăng thêm chất lượng của sản phẩm như phụ da bê tông, xăng dầu chạy máy…
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng, được sủ dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm, chi tiết phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh.
- Phế liệu: là những loại vật liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất như vỏ bao xi măng bao, sắt vụn, đoạn thừa của thép.
- Thiết bị xây dựng cơ bản khác bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Bảng biểu 1.1: Phân loại, phân nhóm, mã hóa NVL
Phân loại Danh mục NVL Mã hoá
1521-03 3 Xi măng Xi măng Bỉm Sơn XM01 Tấn
Xi măng Hoàng Thạch XM02 Tấn
Xi măng Nghi Sơn XM03 Tấn
Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất Hơn nữa, cách phân loại này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính một cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ được chính xác hơn.
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long 7 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long
và Xây dựng Thăng Long
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, gia công Công ty có thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép … song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công và giá thành
Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì công ty thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty Đồng thời, Doanh nghiệp đã chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp để lựa chọn Tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng được vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí về nguyên vật liệu Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu Mọi chi phí vận chuyển được tính vào giá bán ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng Vì vậy, hàng về nhập kho thường kèm theo hóa đơn luôn Mặt khác, công tác tiếp nhận phải đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Mọi vật tư hàng hóa phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
+ Mọi vật tư tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. + Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại.
+ Có biên bản xác nhận khi có hiện tượng thừa thiếu, sai quy cách.
Lập kế hoạch cung cấp vật tư, hàng hóa: dựa vào nhu cầu mua hàng của khách hàng
Kiểm tra kế hoạch và trình lên cấp trên kế hoạch để xuất
Xem xét phê duyệt: ban quản lý xem xét kế hoạch, nhu cầu của khách hàng và tình hình tài chính của doanh nghiệp để đưa ra quyết định điều chỉnh hay phê duyệt.
Dựa vào lịch sử cung ứng hàng hóa và mức giá cung ứng được so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra nhà cung ứng giá cả hợp lý, nguồn cung ứng hàng ổn định, phù hợp nhu cầu sử dụng của công ty.
Viết phiều yêu cầu: thực hiện dựa trên kế hoạch đã duyệt và nhà cung cấp được chọn.
Kiểm tra phiếu yêu cầu: chuyển yêu cầu đến nhà cung ứng để kiểm tra lại yêu cầu trên phiếu.
Phương thức thanh toán: Thanh toán hợp đồng dựa vào công nợ đã ghi nhận khi giao nhận hàng
Công ty chủ yếu thanh toán bằng chuyển khoản Cũng có khi thanh toán bằng tiền mặt Có trường hợp hàng về công ty không kịp công ty phải tạm ứng tiền cho nhân viên để mua vật liệu gần nơi sản xuất nhất để không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất
Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập phiếu xuất kho sau đó chuyển lên cho kế toán và người lập phiếu ký xác nhận, Giám đốc ký duyệt, thủ kho xuất kho ghi thẻ kho, chứng từ chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để nhập số liệu và lưu sổ để theo dõi, đối chiếu về sau.
Khâu bảo quản: Công ty bảo quản từng thứ nguyên vật liệu theo tính chất lý hóa và công dụng của từng vật tư Tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại vật liệu, tránh sự hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý đối với NVL.
Khâu dự trữ: Để quá trình thi công công trình được tiến hành liên tục thì phải quản lý tốt khâu này, dự trữ vật liệu hợp lý tức là không để khối lượng NVL quá lượng cần thiết tối thiểu gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho Ngược lại cũng không để tình trạng thiếu NVL gián đoạn thi công Nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất và xây dựn thì đây là vấn đề cần quan tâm đặc biệt.
Tổ chức quản lư kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau :
Bảo quản toàn vẹn số lượng, nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu Luôn nắm chắc t́nh h́nh nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lư và tiết kiệm diện tích kho Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lư bao gồm những nội dung chủ yếu sau: Công tác sắp xếp nguyên vật liệu: dựa vào tính chất, đặc điểm ngyên vật liệu và t́nh h́nh cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lư, khoa hoc, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho việc nhập kiểm kê Do đó, phải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi kư hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý Bảo quản nguyên vật liệu: Phải thực hiện đúng theo quy tŕnh, quy phạm nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu.
Khâu sử dụng: Công ty đã thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty Những loại vật liệu bảo quản trong kho như: xi măng, sắt, thép,… được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng đúng chủng loại, dễ dàng kiểm kê Do vậy, ở khâu này công ty đã tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Sử dựng hệ thống kho tàng bến bãi : Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, chứa đựng đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Do vậy các nguyên vật liệu có khối lượng lớn: Cát, sỏi … thì công ty chuyển đến ngay kho NVL ngoài công trường Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được bảo quản cũng như bảo vệ rất cẩn thận.
Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển NVL của công ty
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long Để có được nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua Do đó, ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý nguyên vật liệu trong công ty là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau Hơn nữa, việc quản lý nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình của người quản lý Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loại nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú Do đó, yêu cầu doanh nghiệp
Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ
Kho NVL tại Công ty (kho chính)
Kho NVL ngoài công trường quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng…đảm bảo những sản phẩm tốt nhất.
Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn còn có nhiều công ty để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì công ty phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho dù việc quản lý vật tư hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng của Công ty được thực hiện dưới sự phối kết hợp chặt chẽ của phòng Kế toán và thủ kho trong việc nhập xuất nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu quản lý về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu tổ chức việc thu mua nguyên vật liệu, thủ kho quản lý về mặt hiện vật Phòng Kế toán quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục, cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long 15 2 Thủ tục nhập kho
Trường hợp nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài :
Căn cứ các phương pháp tổ chức thi công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công, các đội phải làm giấy đề nghị xuất vật tư Đội t rưởng đội thi công ký giấy đề nghị rồi gửi cho Giám đốc phê duyệt Sau khi Giám đốc ký thì gửi lên cho phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ cử cán bộ mua sắm. Khi về đến Công ty hay kho của đơn vị thi công ( nếu xuất thẳng không qua kho ) có bảo vệ xác nhận và thủ kho ký xác nhận vào mặt sau của tờ hóa đơn là kho đã nhận hàng, đồng thời gửi hóa đơn cho cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho Khi nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra chủng loại, số lượng , số lượng ghi trên hóa đơn rồi cho tiến hành nhập kho và ghi vào sổ thực nhập sau đó ký xác nhận vào phiếu nhập kho Đối với mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản thì khi hàng về nhập kho phải lập biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc gữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên :
- Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc.
- Liên 2: Do thủ kho giữ rồi gửi lên cho phòng kế toán.
- Liên 3: Cho cán bộ mua sắm kèm theo với hóa đơn GTGT
Tính giá nhập kho nguyên vật liệu:
Số lượng NVL nhập kho x Đơn giá mua ghi trên hóa đơn
(chưa có VAT) Thủ tục nhập kho được thực hiện theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào những chứng từ gốc là hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm ( nếu có ), kế toán nguyên vật liệu ghi chứng từ vào sổ( thẻ) kế toán chi tiết.
Ví dụ : Ngày 04/10/2011 Công ty TNHH Sản xuất và xây dựng Thăng Long mua của Công ty TNHH Hoàng Hà loại vật tư là 120 tấn thép D20 đơn
Vật liệu Phòng kỹ thuật
Hóa đơn PNK giá là 16.500.000đ/1tấn và mua 800 tấn xi măng P400, đơn giá là 1.400.000đ/
1 tấn chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%.
Khi vật tư về kho, cán bộ phòng kỹ thuật và đội trưởng đội thi công cùng thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư Khi số vật tư đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì cần phải có biên bản xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật tư Có biên bản đó giúp cho đội trưởng đội thi công nắm rõ được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán và còn giúp cho phòng kế toán quyết toán được lượng vật tư.
Bảng biểu 2.1: Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư
Công ty TNHH SX và XD Thăng Long
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *****
Hà Nội, ngày 04 tháng 10 năm 2011
BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ
Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 504/HĐKT ngày 29 tháng 9 năm 2011 đã ký giữa Công ty TNHH Hoàng Hà và Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long.
Hôm nay, ngày 04 tháng 10 năm 2011, chúng tôi gồm có:
Bên A: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ XÂY DỰNG THĂNG LONG
- Ông : Nguyễn Mạnh Vững Chức vụ: Giám Đốc
- Ông : Nguyễn Duy Hiển Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật
Bên B: CÔNG TY TNHH HOÀNG HÀ
- Ông: Nguyễn Trọng Thể Chức vụ: Giám đốc
Hai bên cùng xác định khối lượng vật tư như sau:
Stt Ngày nhập Chủng loại Đơn vị Khối lượng Ghi chú
Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau Bên A giữ 02 bản, bên B giữ 02 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A
Giám Đốc: Ông Nguyễn Mạnh Vững ĐẠI DIỆN BÊNBGiám Đốc: Ông Nguyễn Trọng Thể
Cùng với biên xác nhận khối lượng vật tư và biên bản xác nhận giá trị vật tư là hóa đơn giá trị gia tăng, một chứng từ không thể thiếu để làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long Địa chỉ: 165 Phạm Văn Đồng
Ngày :06/10/2011 Người nhận tiền : Nguyễn Duy Hiển Địa chỉ :Phòng Kỹ thuật
Về khoản : Mua vật tư
Bằng chữ :Năm triệu đồng chẵn./.
Kèm theo : 1 chứng từ gốc số chứng từ gốc:
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền………
Thủ quỹ Người nhận tiền
Bảng biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AB/2011B Số: 0011465 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Hà Địa chỉ: 170 Giải phóng – Hoàng Mai – Hà Nội Điện thoại: 043 7572769
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Duy Hiển Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng
Thăng Long Địa chỉ: 165 Phạm Văn Đồng
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.410.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ bốn trăm mười triệu đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Bảng biểu 2.4: Phiếu Nhập Kho Đơn vị: Công ty TNHH SX và XD Thăng Long Địa chỉ: 165 Đường Phạm Văn Đồng
Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba tỷ một trăm triệu đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 liên hóa đơn GTGT.
Ngày 04 tháng 10 năm 2011 Người lập phiếu
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho ( Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên)
Khi phòng kỹ thuật mua vật liệu có thể chuyển thẳng đến các đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng với phiếu nhập kho Phòng kỹ thuật căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành
- Liên 1 : Lưu tại phòng kỹ thuật
- Liên 2 : Lưu tại phòng kế toán.
- Liên 3 : Do đội nhận vật tư giữ.
Phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh Đơn vị: Công ty TNHH SX và XD Thăng Long CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Địa chỉ: 165 Đường Phạm Văn Đồng Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc Công Ty. Đội trưởng thi công công trình đề nghị ban giám đốc xem xét và duyệt cấp cho một số vật tư sau:
STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng
Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Thép xây dựng D20 Phục vụ thi công Tấn 40
2 Xi măng Phục vụ thi công Tấn 400
Rất mong ban giám đốc quan tâm giải quyết!
Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu
- Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì
GIÁM ĐỐC ĐỘI TRƯỞNG THI CÔNG
( Ký, Họ Tên) ( Ký, Họ Tên)
Bảng biểu 2.5: Phiếu đề nghị xuất vật tư
Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì NVL của Công ty còn được bán ( đó là các phế liệu thu hồi từ các công trình ).
Bảng biểu 2.6: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH SX và XD Thăng Long Địa chỉ: 165 Đường Phạm Văn Đồng
Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 09 tháng 10 năm 2011 Quyển số : 02
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền viết bằng chữ : Một tỷ hai trăm hai mươi triệu đồng chẵn./.
Kế toán trưởng ( Ký, họ tên )
Người nhận ( Ký, họ tên )
Thủ kho ( Ký, họ tên )
2.2.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng nhóm, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long đang cố gắng làm tốt điều này Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị
Kế toán chi tiết ở Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu từng kho Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu.
Cuối tháng thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn.
Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất kho thì nhân viên kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( do thủ kho cung cấp cho kế toán ) để cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng mã, đối tượng liên quan và đúng nội dung kinh tế phát sinh theo từng kho của từng công trình Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán vào sổ(thẻ) chi tiết các tài khoản liên quan Nhân viên kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ( thẻ) kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp N- X- T của thủ kho trên thẻ kho, đối chiếu việc ghi chép các chỉ tiêu nhập, xuất trên thẻ kho với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và kiểm tra số tồn kho trên thẻ kho Sau khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại, hoàn chỉnh chứng từ rồi đối chiếu kiểm tra với số liệu đã cập nhật hàng ngày Nếu có sự sai lệch về số liệu thì nhân viên kế toán sẽ chỉnh sửa cho đúng Cuối tháng, nhân viên kế toán sẽ mang bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư xuống kho để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của từng thứ NVL nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tồn kho vật tư cho từng tháng.
Tại phòng tài vụ: việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở đây được thực hiện bởi kế toán của các phân xưởng và kế toán nguyên vật liệu.
Kế toán phân xưởng: cuối tháng căn cứ vào phiếu nhập kho được nhận từ các phân xưởng và giá trị nguyên vật liệu tiêu hao thức tế tại các phân xưởng tương ứng, kế toán phân xưởng lập bảng kê nhập-xuất-tồn Cuối tháng, nộp bảng kê nhập-xuất-tồn cho kế toán NVL đê kiểm tra và đối chiếu.
2.2.3.1 Hạch toán tình hình tăng nguyên vật liệu
Các nghiệp vụ nhập kho NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được thực hiện bởi phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức tiêu hao NVL cũng như lượng NVL tồn kho để xác định NVL phải mua vào trong kỳ Khi nhập NVL kế toán sẽ ghi Nợ TK 152 và ghi Có các TK sau:
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133(1): Thuế GTGT được khấu trừ
Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản Xuất và Xây Dựng Thăng Long
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 39
Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường là quy luật cạnh tranh. Trong cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào mạnh sẽ đứng vững được trong thương trường kinh doanh, nghĩa là hoạt động phải có hiệu quả Nên mục tiêu hoạt động chính của doanh nghiệp là hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận Vậy để hoạt động có lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải hạch toán được: làm sao doanh thu mang lại lợi nhuận bù đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi
Công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của công ty và có sự vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành Do đặc điểm kế toán nguyên vật liệu ở công ty rất đa dạng phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên, do đó công ty đã sử dụng cách tính giá vật liệu rất hợp lý và đơn giản.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long, tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở công ty có những ưu điểm, nhược điểm sau:
Về bộ máy quản lý: cùng với sự lớn mạnh và phát triển của công ty,công tác kế toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao Kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã phản ánh và kiểm soát chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của công ty, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập – xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lý và có hiệu quả Bao gồm nhưng nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công.
Về tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại công ty: Đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng Công ty hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đã phản ánh dùng thực trạng của công ty đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đặt ra Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa các bộ phận liên quan, kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Nhân viên thống kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình nhập và xuất nguyên vật liệu ở phân xưởng, Công ty.
Hơn nữa phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh rất phù hợp với tình hình nhập - xuất - tồn của công ty và phù hợp với phương pháp hạch toán theo song song Công ty xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng đảm bảo cung cấp nhu cầu nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất
Về khâu dự trữ bảo quản: công ty luôn đảm bảo nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng nên nguyên vật liệu tồn kho không nhiều.
Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng sử dụng nguyên vật liệu Mặt khác, thông qua việc xây dựng định mức vật tư công ty đã tiết kiệm được một lượng vật tư.
Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán nguyên vật liệu ở công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi tiếp tục tìm ra các giải pháp hoàn thiện. Thứ nhất: Việc bảo quản nguyên vật liệu không phải là dễ, một số nguyên vật liệu không được để ngoài trời, có những vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép nếu không sẽ kém chất lượng, hư hỏng Tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của công ty Trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu, số lượng Mặt khác, do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán.
Thứ hai: chưa thực hiện tốt khâu kiểm kê theo quy định của chế độ, những vụ thiếu hụt, mất mát chưa được xử lý kịp thời.
Thứ ba: Công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để nhằm chủ động trong trường hợp có biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường
Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý vật liệu ở công ty bên cạnh những mặt tích cực trong quá trình hạch toán kế toán nguyên vật liệu còn có một số vẫn đề chưa hợp lý Do đó, để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này, tôi xin đưa ra một số ý kiến sau để việc hạch toán quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau:
Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toán và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải cách sao cho hợp lý phù hợp với tình hình quản lý của công ty, không bắt buộc phải dập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính.
Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh Hệ thống kế toán ban hành buộc các doanh nghiệp phải áp dụng nhưng được vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của công ty là phải mang lại lợi nhuận cao Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý nguyên vật liệu ở công ty. Thông thường chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, do vậy việc phấn đấu giảm thấp chi phí nguyên vật liệu có ý nghía lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm Mà chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố đó là lượng nguyên vật liệu tiêu thụ và giá nguyên vật liệu Tuy nhiên, chi phí về nguyên vật liệu không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long44
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Việc quản lý vật tư hiện nay ở Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng Long là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua công ty có đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định Đồng thời, công ty thường xuyên ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, giá cả phù hợp, luôn đảm bảo đúng. Đủ về số lượng cũng như quy cách của NVL, giao hàng đúng hẹn kịp thời để công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm tiến hành liên tục. + Đối với công tác dự trữ bảo quản: với đội ngũ cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn, việc quản lý NVL ở công ty thực hiện khá nề nếp, đảm bảo vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát vật tư.
+ Đối với công tác sử dụng: công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm tương đối chính xác Thông qua hệ thống định mức tiêu haovaatj liệ, NVL sẽ được xuất kho sử dụng đúng mục đích, tranh thất thoát, lãng phí NVL Nhờ có định mức tiêu hao NVL mà công ty có thể tính toán một cách hợp lý mức thu mua, dự trữ và sử dụng NVL.
Qua thời gian tìm hiểu, công ty có những nhược điểm cần lưu ý sau: Qua thực tế ở công trường, chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn.
3.2.1.2 Giải pháp Để có những giải pháp hợp lý, giúp công ty phát triển ta cần nhìn nhận lại những nhược điểm trên Ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thắng tới chân công trình như: cát, sỏi, … để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng Đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị một khu chứa vật liệu tập trung để dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn làm giảm bớt việc thất thoát một cách vô ý không ai chịu trách nhiệm Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình, đây cũng là một mặt tốt giảm bớt lượng công việc của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất,cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, Công ty với thời hạn thanh toán sau Đồng thời với các công tác trên, phòng kế toán Công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc.Để sớm phát hiện ra việc thiếu hụt vật tư tránh những trường hợp bị thất thoát nguyên vật liệu với số lượng lớn và trong khoảng thời gian dài gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới tiến độ thi công và thiệt hại về tài sản cho công ty, cuối kỳ thủ kho phải thường xuyên kiểm kê và gửi phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ lên phòng kế toán theo mẫu sau :
Bảng biểu 3.1: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Đơn vị: Công ty TNHH SX và XD
Thăng Long Mẫu số: 04 -VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng
Lý do: còn sử dụng hay trả lại
Thành lập ban kiểm nghiệm vật tư :
Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng chất lượng và quy cách thực tế vật tư Do đó Công ty cần phải lập Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư ở Công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xây dựng rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau
Nếu vật tư mua về Công ty nhận đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản xác nhận theo mẫu :
Bảng biểu 3.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Xây dựng Thăng
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Căn cứ:………số:……….ngày…….tháng… năm….của…………
Ban kiểm nghiệm gồm:………. Ông/Bà ……… …chức vụ ……….Đại diện:……….… Trưởng ban Ông/Bà ……… …chức vụ ……… ……….Đại diện:……….… Ủy viên Ông/Bà ……… …chức vụ ……….……….,.Đại diện:……….… Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại : ……….
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư(sản phẩm,hàng hóa)
Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách,phẩm chất
Số lượng không đúng quy cách,phẩm chất
A B C D E 1 2 3 4 Ý kiến của ban kiểm nghiệm : ……… Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Công ty đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt
Nam và theo sự cụ thể hoá của Công ty cho phù hợp với đặc điểm của ngành.
Hệ thống tài khoản của Công ty không nhiều, những tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo em thì tài khoản 152 nên được phân loại như sau.
TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1524 Phụ tùng thay thế sửa chữa
Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu Do vậy,
TK cấp 2 có thể chi tiết
TK 1521 – 01 : Thép Như phần thực tế đã trình bày, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL chưa đầy đủ, còn nhiều hạn chế Mặc dù, kế toán có mở thẻ để ghi chép, theo dõi NVL theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị nhưng chỉ tiêu số lượng không do thủ kho ghi số liệu tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL trên thẻ kho mà kế toán chịu trách nhiệm ghi cả hai chỉ tiêu này Công ty nên quy trách nhiệm rõ ràng giữa thủ kho và kế toán. Thủ kho kiểm soát vật liệu về mặt số lượng còn kế toán dựa vào số lượng đó quy về giá trị để vào sổ sách cho đúng giá trị tthực.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay tại công ty việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà không lập Bảng tổng hợp TK 152 cuối tháng (quý) do vậy mới chỉ theo dõi được lượng vật liệu xuất ra trong tháng thông qua bảng kê tổng hợp xuất vật liệu đối với vật liệu nhập kho thì không theo dõi một cách tổng hợp do chưa lập Bảng tổng hợp nhấp vật liệu, vì sau mỗi quý kế toán mới lập Bảng tổng hợp TK 331 để theo dõi những khoản thanh toán với người bán, chủ yếu là nhà cung cấp nguyên vật liệu Ngoài ra TK 331 còn theo dõi các khoản công nợ khác với bên có liên quan vì vậy không thể theo dõi vật liệu nhập trong tháng và số liệu tồn cuối tháng một cách khoa học Để theo dõi một cách khoa học, công ty nên lập Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng và lên mỗi tháng một lần theo mẫu sau:
Bảng biểu 3.3: Bảng tổng hợp nhập vật liệu
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT LIỆU
STT Tên, loại quy cách vật liệu
Tên đơn vị (Người cung cấp) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành phẩm
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Công ty có thể áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ như thế sẽ đơn giản và nhanh gọn hơn Phòng kế toán phản ánh một tài khoản riêng, TK 611 “mua hàng” Hơn nữa giá trị hàng tồn kho không căn cứ vào kết quả kiểm kê Tiếp đó là giá hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho để tổng hợp phân loại các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá vật tư mua vào trong kỳ Cách ghi sổ kế toán trên công ty sẽ tiến hành như sau:
- Kế toán tổng hợp mở TK 611 : mua hàng (Chi tiết từng xưởng, công trình)
- Căn cứ ghi Nợ: các hóa đơn mua ở dưới các xưởng gửi lên.
- Căn cứ ghi Có: Biên bản kiểm kê vật liệu cuối kỳ
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ tại công ty: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động trong việc sử dụng kinh phí và thu chi Ngân sách của đơn vị kế toán đều phỉa lập chứng từ Các chứng từ được sử dụng để ghi các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc của một chứng từ cùng các yếu tố bổ sung của đơn vị, các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán phải lập theo đúng quy định của chế độ và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kế toán tiền mặt: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: giấy ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền vào ngân sách
- Tài sản cố định: biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại tài sản, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ để theo dõi và hạch toán TSCĐ.
- Kế toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho
Trình tự luân chuyển chứng kế toán tại công ty:
- Lập chứng từ kế toán theo các yếu tố của chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như: chữ ký, tính chính xác của số liệu.
-Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
- Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán trong kỳ hạch toán.
- Chuyển chứng tù và lưu trữ
Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty có địa bàn hoạt động, các công trình của Công ty được tiến hành trên khắp các tỉnh, thành cho nên việc thanh toán chứng từ của các đội lên Công ty thường bị chậm chễ là điều không thể tránh khỏi Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến việc hạch toán không kịp thời, làm cho khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn đến những sai sót không đáng có trong công tác hạch toán như: ghi thiếu, ghi nhầm làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho người quản lý ra quyết định và đồng thời cũng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
