462 người thư ký với công tác tổ chức một cuộc họp nội bộ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH —— ca CHUYÊN ĐỀ: NGƯỜI THƯ KỶ VỚI CÔNG TÁC TỎ CHỨC MỘT CUỘC HỌP NỘI B ộ Tên Cơ Quan Thực Tâp: Công Ty cổ Phần Đầu Tư xây Dựng Đức Tiến GV hướng dẫn : Huỳnh Song Toàn Sinh viên thực : Nguyễn Lê Duyên Ngành : Thư ký văn phòng Lớp : CiOQV Niên khóa : 2010-2012 TP.HCM tháng 08 năm 2012 LỜI CẢM ỔN Sau năm học tập trường Cao Đẳng cơng nghệ Thủ Đức, lời nói em xin gửi lời cảm ơn tới quý Thầy, Cô đặc biệt khoa quản trị kinh doanh tận tình truyền đạt cho chúng em kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tiễn suốt khố học 2010-2012 Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư xây Dựng Đức Tiến nơi em vừa học tập Em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc Công ty, cảm ơn tất Anh chị em phòng ban hỗ trợ cho em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp Trong đợt thực tập em có cợ hội vận dụng kiến thức quý báu Thầy, Cô để đưa lý htuyết vào gẳn liền với thực tế, hiểu nhiều ngành thư ký Và xin dành lời chân thành sâu sẳc đến thầy Huỳnh Song Toàn, người hướng dẫn em thực đề tài Cảm ơn Thầy tận tình giúp dở em khoảng thời gian thực tập ngẳn ngủi đế có viết hồn chỉnh súc tích hơm Em gửi lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc thành công đến ban Giám đốc, Anh chị em Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Đức Tiến, gửi đến quý thầy, cô tham gia công tác giảng dạy trường Cao Đang Công Nghệ Thủ Đức đặc biệt gửi đến Huỳnh Song Toàn tinh cảm sâu sắc Gửi lời chúc tốt đẹp đến thầy cô trường Cảm ơn quý Thầy trang bị cho em có kiến thức ngày hôm Em xin gửi lới cảm ơn đến gia đình, người thân, bạn bè hỗ trợ em suốt thời gian qua Xin chân thành càm ơn! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN SVTH: Nguyễn Lê Duyên ếJJ Khóa Luận Tốt Nghiệp 20ỉ 0-20 ỉ M ự c LỤC CHƯƠNG I: DĂN NHẬP 1 Đặt vấn đề: .1 Mục tiêu nghiên cứu: Đối tượng phạm vinghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: CHƯƠNG I I : TỎNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀƯ T XÂY DỤNG ĐỨC TIẾN Quá trình hình thành phát triển Công Ty Bộ máy tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty Bộ máy tổ chức: 3 Các phận, phòng ban liên quan đến đề tài: CHƯƠNG III:CƠ SỞ LÝ LƯẬN Thư ký gì? Nghiệp vụ tổ chức họp 2.1 Hội họp gì? Đe họp diễn suôn sẻ mong muốn, cần nên thực điều sau: 2.2 Trước họp .9 2.3 Trong họp 10 2.4 Sau họp 10 CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỒ CHÚC MỘT CƯỘC HỌP NỘI B ộ Ở CÔNG TY 12 Ý NGHĨA VÀ MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC TỒ CHỨC c ộ c HỌP NHƯ MỘT NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VẢN PHÒNG .13 1.1 chuẩn bị nội dung họp, yêu càu : 18 1.2 lập kế hoạch tổ chức họp, yêu cầu : 18 1.3 tổ chức thực hiện, yêu cầu : 19 N gư ời Thư K ý Với C ông Tác Tố C c C uộc H ọp N ộ i Bộ s Chuẩn hị nội dung họp 19 2.1 Thành lập ban trù bị họp : 20 2.2 Chuẩn bị văn kiện phục vụ họp : 20 2.3 Bài diễn văn khai mạc : .21 2.4 Báo cáo tổng k ế t: 22 2.5 Báo cáo ban kiểm tra : 22 2.6 Chuẩn bị thứ tự nội dung cụ thể cho chương trình họp : 23 KẾ HOẠCH TÔ CHỨC 25 3.1 Thiết kế mẫu giấy mời: 26 3.2 Chuấn bị phương tiện kỹ thuật phục vụ họp: 27 3.3 Chuẩn bị đội ngũ nhân viên phục vụ cho họp 27 3.4 Kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước ngày họp : 27 TÓ CHỨC THỰC HIỆN 29 4.1 Công tác chuẩn bị trứơc tiến hành họp 29 4.1.1 Thu thập thông tin cử khách mời tham dự họp : 29 4.1.2 Đón tiếp khách: 31 4.1.3 Trong diễn họp: 31 4.2 Các công việc sau họp: 31 CHƯƠNG V: ; 33 KẾT LUẬN VÀ KIỀN NGHỊ 33 KÉT LUẬN: 33 KIẾN NGHỊ: 33 Khóa Luân Tốt Nghiệp 2010-2012 SVTH: Nguyễn Lê Duyên u CHƯƠNG I: DẢN NHÁP Đặt vấn đề: Trong trình học tập trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức TP HCM, em thầy cô truyền đạt nhiều kiến thức ngành học thư ký văn phịng, ngành học giúp em có kiến thức nghề thư ký Trong thời gian thực tập Công Ty cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Đức Tiến vừa qua, em có hội để hiểu biết nhiều điều bổ ích thấy tầm quan trọng tiềm phát triến nghề thư ký Qua thực tế tham gia vào công tác văn phòng sở thực tập em mạnh dạn lựa chọn cho đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp mang tên “người thư ký với công tác tố chức họp nội bộ” đề tài sát với thực tế kiến thức đào tạo thực tế công việc em thực tập Với báo cáo chắn hiếu biết em nghiệp vụ thư ký sể củng cố hi vọng bước tạo đà vững cho em bước vào công tác sau Do nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan mà chủ yếu thời gian trình độ có hạn mà báo cáo cịn bộc lộ nhiều thiếu sót, non vậy, em mong góp ý chi bảo thầy giáo bạn Mục tiêu nghiên cứu: Nước ta thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Do đó, doanh nghiệp bước cải tiến, đổi kỹ thuật, thực chun mơn hóa phận doanh nghiệp Trong đó, phận thư ký văn phịng phần thiếu máy tố chức lại cơng ty ý đến khơng thấy tầm quan trọng nó.Các cơng v,iệc liên quan đến thư ký văn phòng âm thầm, lặng lẽ lại góp phần lớn thành cơng tìmg cơng việc cụ thể N gư i Thư Kỷ Với C ông Tác Tồ C hức C uộc H ọp N ội Bộ Đề tài tập trung tìm hiểu thực trạng cơng việc thư ký văn phịng, cụ thê thơng qua tlm hiểu cách thức tổ chức họp, qua tìm giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ thư ký văn phịng, cụ thể nâng cao cơng tác tố chức họp hiệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu : Báo cáo thực trạng công việc thư ký văn phịng, cụ thể thơng qua tìm hiểu cách thức tố chức họp, qua tìm giải pháp nhàm nâng cao nghiệp vụ thư ký văn phòng, cụ thể nâng cao công tác tổ chức họp hiệu Báo cáo tập trung vào vấn đề lý luận thực tiễn thực trạng hoạt động định hướng phát triển nghiệp vụ thư ký, nhằm tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu nề nếp - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng công việc thư ký văn phịng, cụ thể thơng qua tìm hiểu cách thức tổ chức họp Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Đức Tiến Phương pháp nghiên cứu: Củng cố kiến thức lý luận nghiệp vụ Thư ký học trường Thu thập thơng tin, tài liệu viết vai trị người thư ký việc tố chức họp nội mạng internet, sách, báo Qua quan sát, so sánh, đánh giá, phân tích vai trị người thư ký hoạt động thực tiễn Công ty cô phần đầu tư xây dựng Đức Tiến Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2010-2012 SVTH: Nguyễn Lê Duyên LU CHƯƠNG II : TỐNG QUAN VÈ CỒNG TY CỔ PHẦN ĐÀU T XÂY DỤNG ĐỨC TIẾN Quá trình hình thành phát triển Công Ty Công ty CPĐTXD Đức Tiến thành lập vào hoạt động từ ngày 03/12/2010 theo Giấy phép kinh doanh số 0310491848 sở Kế hoạch Đào tư TP.HCM cấp doanh nghiệp có nhiều chức nhiệm vụ, hoạt động rộng khắp toàn lãnh thổ Việt Nam.Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc Ông Vũ Văn Hoan, vốn điều lệ 1.900.000.000 đồng Trụ sở đặt tại: số 14/16/33 đường tâm tâm xã, P.Linh Tây, Quận Thủ Đức, Tp.HCM Trước thành lập cơng ty, Ơng Hoan Bà Oanh( vợ ông Hoan) mớ sở Đức Tiến hoạt động nghành nghề với công ty cổ phần đầu tư xây dựng Đức Tiến từ năm 2006 đến năm 2010 Nắm bắt nhu cầu ngày tăng ngành cộng với thâm niên công tac quản lý lỉnh vực kinh doanh đá xẻ, đá granit nên tháng 12/2010, Ơng Hoan định thành lập cơng ty Cố phần đầu tư xây dựng Đức Tiến Như vậy, tính tới thời điểm tại, kinh nghiệm hoạt đơng kinh doanh nghành nghề thực tế khách hàng khoảng năm kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động đội ngũ quản trị điều hành công ty khoảng năm Bộ máy tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty Bộ máy tô chức: N gư i Thư Kỷ Với C ông Tác Tổ Chức C uộc H ọp N ộ i Bộ ✓ ¿BỘ MÁYQUÀNLÝ Cơ quan cao máy công ty Hội đồng quản trị, đứng đầu Giám đốc Giám đốc việc uỷ quyền cho Phó giám đốc, Giám đốc cịn trực tiếp đạo thơng qua phịng ban Các phịng ban chức chịu quản lý ban giám đốc, gồm: Phịng nhân sự: có nhiệm vụ tuyến dụng nhân sự, giải công việc công ty, tố chức thực cơng tác văn phịng, quản lý cơng văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành Giúp ban Giám đốc cơng tác tổ chức nhân sự, hành cơng ty Phịng kỹ thuật kinh tế: Tham mưu giúp việc cho giám đốc công tác kế hoạch Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng cơng trình Ngồi phịng ban cịn đảm nhiệm công tác maketing giúp công ty ký kết hợp đồng Quản lý hợp đồng, theo dõi khối lượng cơng việc nghiệm thu cơng trình, lập báo cáo dự tốn tham gia đấu thầu cơng trình Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2010-2012 s V Tli: Nguyễn Lê Duyên LU Các văn kiện diễn văn, báo cáo trước họp : Diễn văn khai mạc Báo cáo ban chấp hành nhiệm kỳ vừa qua Báo cáo ban kiểm tra Các báo cáo khác có liên quan đến nội dung họp Những báo cáo phải chuẩn bị trước có ý kiến đóng góp sửa đối cá nhân có liên quan 2.3 Bài diễn văn khai mạc : Trong diễn văn khai mạc phải nêu lý tố chức họp, khái quát quan tổ chức họp diễn văn phải súc tích, thể phần mở thân kết luận Phần mở b i: + Nêu lý tố chức họp + Tóm tắt sơ lược nội dung họp, chương trình họp Phần thân b ài: + Nêu lý tố chức họp + Tóm tắt sơ lược nội dung họp, chương trình họp Phần kết luận : 4- Mong muốn tham gia tích cực cán Cơng Ty + Chúc họp thành công tốt đẹp Người Thư Ký Với Công Tác Tổ Chức Cuộc Họp Nội Bộ 2.4 Báo cáo tổng k ết: Trong báo cáo tống kết phương hướng hoạt động Công Ty thời gian tới phải nêu phần : Tổng kết nhiệm kỳ vừa qua, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới - Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ vừa qua : + Những thuận lợi, khó khăn hoạt Công Ty nhiệm kỳ vừa qua + Các hoạt động Cơng Ty hoạt động vừa qua + Tống kết tài Công Ty nhiệm kỳ vừa qua - Phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới : + Ncu số công việc cần làm, tiếp tục số hoạt động mang tính truyền thống số hoạt động khác + Tổ chức xây dựng Công Ty -I- Tổ chức hoạt động xã hội 2.5 Báo cáo ban kiêm tra : Trong báo cáo ban kiểm tra vậy, phải nêu cách khách quan ban chấp hành (ban lãnh đạo) cũ việc họ làm theo phần cụ thể + Những hoạt động Công Ty nhiệm kỳ vừa qua 4- Những việc làm + Những điểm tồn - biện pháp khắc phục quan giải vấn đề Trang 22 f^ h óa^ Lu ậỉ^ ổ^ ^ ù^ ^ 0^ 0-20j^ mtm SVTH: Nguyễn Lê Duyên ẾJJ 2.6 Chuẩn bị thứ tự nội dung cụ thể cho chương trình họp : Ngồi cơng việc trên, ta phải chuẩn bị thứ tự nội dung cụ cho họp đế có kế hoạch tổ chức chặt chẽ logic Phải xếp thứ tự hoạt động họp : + Tránh việc thay đối nội dung chương trình + Sắp xếp nội dung quan trọng để họp đưa giải Phải xếp nội dung quan trọng nên nội dung quan trọng xuống + Lên chương trình cho người dẫn chương trình đê họ xếp thời gian cho vần đề, không để kéo dài vấn đề đổ làm ảnh hưởng đến vấn đề khác Ngoài việc xếp chương trình cho người dẫn chương trình, người thư ký cịn phải có chương trình làm việc họp cho toàn thê cán tham dự họp đế cán nắm rõ chương trình họp thuận tiện cho việc cán cho ý kiến đóng góp Trong chương trình phải nêu lển thời gian : Lễ đón khách mời Thành phần khách mời Danh sách khách mời đặc biệt ( có ) Lễ khai mạc Chương trình, nội dung họp Báo cáo tổng kết Phát biêu lãnh đạo khách mời Giải lao N gư i Thư K ý Với C ông Tác Tổ C hức C uộc H ọp N ộ i Bộ ✓ Báo cáo ban kiếm tra Thảo luận ( sửa đổi điều lệ ) Đề, ứng cử vào ban chấp hành nhiệm kỳ tới Nghỉ ( trưa giải lao ) Thảo luận ( báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới ) Công bố kết họp Lễ be mạc Và họp cán Công Ty cổ Phần Đầu Tư xây Dựng Đức Tiến họp mà em tham gia tơ chức trực tiếp q trình thực tập văn phịng Cơng Ty cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Đức Tiến Công việc chuấn bị nội dung chương trình họp phần quan trọng có tác động đến tồn họp Người thư ký phải lo lắng đến nội dung phần công việc ngày diễn họp + Trong đón khách mời hay cơng việc nghỉ, trìmh diễn họp, người thư ký phải biết phân công cá nhân trách nhiệm việc đón tiếp + Trong trình diễn họp, người thư ký phải ghi biên họp để sau họp kết thúc trình Giám đốc 4- Khi họp bế mạc, người thư ký phải công bố kết họp diễn biến họp trước họp Chỉ người thư ký bao quát toàn nội dung họp nói người thư ký điều hành công việc chuẩn bị tiến hành họp thành công thê lực Trang 24 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2010-2012 s VTH: Nguyễn Lê Duyên LU KÊ HOẠCH TỎ CHỨC Sau phần chuẩn bị nội dung phần lên kế hoạch Đó cơng việc khơng phần quan trọng, phải dự kiến công việc chuấn bị trước tiến độ thực cơng việc Thơng thường kế hoạch tơ chức họp tiến hành theo bước sau : - Lên danh sách khách mời - Lựa chọn địa điếm, thời gian diễn họp dự trù kinh phí - Thiết kế giấy mời - Chuấn bị văn kiện phục vụ họp - Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ họp - Sắp xếp, phân công cá nhân phục vụ họp - Kiếm tra lại tồn cơng việc chuẩn bị trước ngày diễn họp Lên danh sách khách mời : Đại biếu người có liên quan đến nội dung chương trình vấn đề thảo luận, bàn bạc họp Việc lựa chọn khách mời phải đồng ý Giám đốc hay có định ban trù bị họp Khách mời cua họp phải vị có uy tín, có quan hệ với Cơng Ty, tổ chức họp Sự có mặt họ tăng thêm phần trang trọng cho buổi lễ Những lời phát biêu họ mang tính chất vũ, thúc đay phát triên Công Ty tô chức họp đóng góp vào thành cơng họp Tuỳ theo qui mơ họp mà ban trù bị có thê dự trù số lượng cán tham gia Việc lên danh sách phải có thứ tự logic để tiện việc theo dõi kiềm tra Thí dụ sẳp xếp theo khu vực, ban ngành ( công việc phận tố chức thực đảm nhiệm ) N gư i Thư Ký Với C ông Tác Tổ C hức C uộc H ọp N ộ i Bộ ✓ Chọn địa điểm, thời gian diễn họp : + v ề phần thời gian diễn họp phải thuận tiện cho ban tổ chức thành phần tham dự tránh tháng cao điềm, quý cao điểm, v ề thời gian thức diễn họp phải thơng báo tới thành viên tham gia họp giấy mời đế tiện việc theo dõi không quên Và phải lên thời gian cho chương trình trình diễn họp : Thời gian khai mạc, bế mạc tránh lãng phí thời gian làm họp tẻ nhạt thiếu thời gian làm hội nghị căng thăng + v ề địa điếm phải lựa chọn cho thích hợp quy mơ họp tài đơn vị tố chửc, tránh lãng phí hay eo hẹp diện tích làm cho cá nhân tham gia họp bị ức chế gây ảnh hưởng đến trình làm việc họp + Kinh phí họp phải dự tính cho phù hợp với mức độ kinh tế Công Ty, phù hợp với nội dung họp Một họp thành công họp thu kết tối đa, lại kinh phí tối thiếu 3.1 Thiết kế mẫu giấy mời: + Giấy mời hình thức thơng báo đến người dự họp thời gian địa điểm diễn họp Nó tăng thêm phần long trọng cho buổi lễ quan trọng người gửi giấy mời + Giấy mời phải làm theo mẫu mà lãnh đạo duyệt Đồng thời giấy mời phải tạo ý cho người tới dự họp Vì phải viết đế người đọc quan tâm cố gắng bang cách tham dự họp Giấy mời cần phải viết ngắn gọn rõ ràng, xác Thơng thường thành phần giấy mời gồm: Tên họp Cơ quan tổ chức họp Trang 26 Khóa Luận Tắt Nghiệp 2010-2012 SVTH: Nguyễn Lê Duyên Lý tô chức họp Thời gian khai mạc Địa điểm tổ chức Lời yêu cầu đề nghị Ký tên, đóng dấu 3.2 Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật phục vụ họp: Cơng việc chuẩn bị góp phần khơng nhỏ vào thành công họp Chúng ta cần phải dự kiến trang thiết bị cần dùng cho ngày diễn họp phải tính trước cố trang thiết bị gây Phải khảo sát nơi đặt trang thiết bị cho phù hợp với quang cảnh ngày diễn họp phải đảm bảo tính thuận tiện cho việc sử dụng Chuẩn bị trước đường dây điện cắm, tránh tình trạng thiếu sót dụng cụ, gây ảnh hưởng khơng tốt đến q trình tiến hành họp 3.3 Chuẩn bị đội ngũ nhân viên phục vụ cho họp Đội ngũ nhân viên phục vụ phải người nhanh nhẹn, có khả giao tiếp tốt, có nghiệp vụ chun mơn, biết giải tình phát sinh diễn họp Ăn mặc phải gọn gàng, Người Châu Âu có câu : “ Bộ áo khơng làm nên thầy tu nhung khơng có áo, thầy tu không thầy tu hoặc” quen sợ dạ, lạ sợ áo Trang phục gợi lên trách nhiệm tính quan trọng họp 3.4 Kiểm tra lại công việc chuẩn bị trước ngày họp : Đây khâu quan trọng Đe tránh thiếu sót, càn phải kiểm tra lại danh sách khách mời gửi giấy mời, thiếu phải bổ sung Bên cạnh việc kiểm tra lại danh sách khách mời đại biếu người thư ký phải gọi điện thoại hỏi xem họ dự hay khơng lên danh sách người tới dự N gư i Thư K ý Với C ông Tác To C hức C uộc H ọp N ộ i Bộ ✓ Kiểm tra lại cách trang trí xếp hội trường, thiết bị máy móc phải đảm bảo vận hành tốt ngày họp diễn cách tốt đẹp Trang 28 Khóa Luận Tồt Nghiệp SVTH: Nguyễn Lê Duyên u TỎ CHỨC THỰC HIỆN Sau kế hoạch họp đề ra, việc tổ chức thực kế hoạch quan trọng Nó đòi hỏi người nhân viên phải làm việc cẩn thận tỉ mỉ chu đáo Cuộc họp có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào trình tổ chức thực Quá trình tổ chức thực chia làm phần: Trước họp Trong họp Sau họp 4.1 Công tác chuẩn hị trứơc tiến hành họp 4.1.1 Thu thập thông tin cử khách mời tham dự họp : v ề vấn đề đại khách mời tham dự Cơng Ty tổ chức họp cần gửi công văn thông báo, yêu cầu Công Ty mời dự họp khân trưong gửi danh sách khách mời Công Ty để Công Ty tổ chức họp kiểm tra số lượng Khách mời để lên danh sách Lập danh sách khách mòi : Khách mời người tham gia trực tiếp vào họp Vì phải lập danh sách khách mời đê tiện cho việc kiếm tra, theo dõi Danh sách khách mời phải hệ thống khoa học lôgic Danh sách khách mời cơng cụ đế vào làm gửi giấy mời Chuấn bị giấy mòi: Giấy mời phải làm theo mẫu mà lãnh đạo duyệt cho thị Phải làm đầy đủ theo số lượng mà khách mời đăng ký danh sách khách mời Và đặc biệt giấy mời phải làm kịp gửi đảm bảo cho người tham dự họp có đu thời gian để chuẩn bị Giấy mời phải gửi tận taykhách mời trước tuần N gư i Thư Kỷ Với C ông Tác Tổ C hức C uộc H ọp N ội Bộ Chuẩn bị đủ tài liệu, kiếm tra máy móc trang thiết bị phục vụ cho họp Tổ chức đánh máy, in ấn, nhân tài liệu họp Chuân bị giấy tờ cẩn thiết cho Giám đốc Các máy móc trang thiết bị cần phải kiểm tra phát kịp thời sai sót đê kịp thời khắc phục, sửa chữa Những công việc cần phải làm đồng thời với việc làm gửi giấy mời Chuẩn bị phịng họp, trang trí xếp phịng họp Phịng họp mặt của họp, quan trọng, góp phần dẫn đến thành cơng họp Vì vậy, phịng họp cần phải trang trí, chuẩn bị xếp trước diễn họp Phòng họp phải phù hợp với qui mơ lớn nhỏ họp cách trang trí phơng ,bàn ghế, ánh sáng, hoa, máy móc, trang thiết bị phải thể tinh tế thẩm mỹ tính trang trọng họp Đối với họp lớn : Bàn ghế thường kê ngắn theo hàng ngang chia làm nhiều dãy, dãy bàn lối để thuận tiện cho công việc diễn họp Phông & Biểu ngữ căng phía trcn phịng họp Phía trước phông dãy bàn làm việc chủ toạ cuôc họp, bên cạnh phía phải bố trí bàn báo cáo Các lẵng hoa trang trí hợp lý phịng họp tạo khơng khí thoải mái cho khách mời Máy móc thiết bị khác phục vụ cho họp đặt vị trí thuận tiện phù hợp với quang cảnh họp Thông thường phịng họp họp bố trí theo sơ đồ định Trong ngày diễn họp: Trang 30 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2010-2012 SVTH: Nguyễn Lê Duyên 4.1.2 Đón tiếp khách: Việc đón tiếp khách mời tham dự họp quan trọng Người nhân viên đón khách mời ngưới dại diện cho quan tổ chức họp, ấn tượng nhân viên tiếp khách tạo nên có ảnh hưởng trực tiếp đến đánh giá khách vể quan Vì nhân viên đón khách phải tạo ấn tượng tốt từ phút tiếp xúc với khách Khi đón khách , người nhân viên phải niềm nở, thân thiện, lịch lễ độ Việc đón khách mời diễn họp nhở, với họp lớn việc đón khách bố trí thời điếm diễn họp Người nhân viên phải đón khách, kiếm tra thẻ khách mời phát tài liệu họp Tại hội nghị lớn số lượng khách mời đơng thơng thường dùng thỏ gửi kèm giấy mời để thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi Khi khách mời vào phịng họp nhân viên có trách nhiệm kiếm tra thẻ khách mời sau đánh dấu vào danh sách 4.1.3 Trong diễn họp: Người thư kí phải có trách nhiêm theo dõi, bám sát tiến trình diễn họp, đề phịng tình ngồi dự kiến bổ xung tài liệu cần thiết cung cấp giấy tờ quan trọng cho Giám dốc Quan sát theo dõi tiến trình họp Ghi chép nội dung họp, vấn đề nêu ý kiến đóng góp xây dung khách mời tham dự 4.2 Các công việc sau họp: 4- Kiểm tra lại phòng họp Thu dọn máy móc trang thiết bị họp ✓ N gư i Thư Ký V('ri C ông Tác Tổ C hức C uộc H ọp N ộ i Bộ + Từ nội dung ghi chép họp diễn ghi thành văn bản, đánh vào máy tiến hành in để báo với Giám đốc lưu trữ + Thống kê công văn, giấy tờ họp xếp theo trình tự lơgic đế thuận tiện cho việc tra cứu kiêm tra + Lập hồ sơ luru( họp lập hồ sơ, lập hồ sơ, phải thu nhập đầy đủ công văn giấy tờ họp Sau cho tài liệuvào cặp hồ sơ đe lưu Trang 32 SVTH: Nguyễn Lê Duyên ŨJí Khóa Luận Tốt Nghiệp 2010-2012 CHƯƠNG V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KÉT LUẬN: • Đe tài “Ngươi thư ký với công tác tô chức họp nội bộ’’là đề tài khơng cịn mẻ cần phát huy xã hội Trong Công Ty hay tố chức xã hội khâu tố chức khâu quan trọng phát triển nó, đế to chức công việc thật tốt địi hỏi người nhân viên văn phịng phải có nghiệp vụ vững dày dặn kinh nghiệm Qua đợt thực tập qua việc thực đề tài này, em trau dồi kiến thức học nhà trường học hỏi thcm kinh nghiệm qua cơng việc thực tế Đế tổ chức thành công họp hay công việc quan địi hỏi người nhân viên phải có kiến thức rộng, kinh nghiệm quan trọng hon phải biết nắm bắt điều kiện khoa học kỹ thuật để áp dụng vào công việc, đặc biệt nhân viên Công Ty cổ Phần Dầu Tư xây Dụng Đức Tiến Ọua em mong muốn Nhà nước ta ngày phát triển rộng rãi Tin học lĩnh vực để phát huy hon CNTT Việt Nam cơng “ Cơng nghiệp hố- đại hoá ” đất nước KIẾN NGHỊ: Tổ chức họp việc không thiếu công việc thư ký văn phịng Nó dịi hỏi người thư ký phải trao dồi trình độ kỹ việc xử lý vấn đề Việc trao dồi kiến thức kỹ không giúp người thư ký tổ chức tốt họp mà tảng giúp cho cơng tác văn phịng N gư ời Thư Kỷ Với C ông Tác Tổ C hức C uộc H ọp N ội Bộ ✓ trở nên hiệu Và số kiến nghị công tác tổ chức họp kiến nghị người thư ký sau: Nhà nước cần quan tâm, giám sát chặt chẽ đến chất lượng dạy học trường nhiều Với thực tế khả quan cho ngành thư ký văn phòng nay, bên cạnh cịn có mặt trái cịn nhiêu trường đào tạo khơng trọng đến chất lượng dẫn tới tình trạng đào tạo đơng không người giỏi nghĩa đào tạo Nhà trường doanh nghiệp cần tạo điều kiện đế cho nguồn nhân lực nước ta ngành thư ký văn phịng có chất lượng Cịn cơng ty cần phải thường xuyên cập nhật mặt hàng thị trường để đáp ứng nhu cầu khách hàng Đầu tư mở rộng thị trường không nước mà phấn đấu thị trường nước ngoài.cần phải cố gắng nhiều việc giữ gìn mối quan hệ với khách hàng truyền thống Cơng ty nên xây dựng phòng văn thư lưu trữ riêng đế lưu trữ, giữ gìn hồ sơ tài liệu cần thiết Đặc biệt trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán nhân viên để phát triển công ty Sinh viên cần cố gắng học tập rèn luyện thân để góp phần kiến thức cho sống văn minh, đại Trang 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Trung học lưu trữ nghiệp vụ văn phòng Giáo trình lưu trữ : Dùng cho học sinh ngành đào tạo trung học lưu trữ / Trường Trung học lưu trừ nghiệp vụ văn phòng - Hà N ội: Văn hóa - Thơng tin, 2001 - 286 tr 19 cm -ĐKCB: 000926 Quản trị lễ tân khách sạn quốc tế đại / Sơn Hồng Đức - Hà Nội : Lao động - Xã hội, 2006 - 247 tr - 21 cm - ĐKCB : 1001694, 1001692 Nghiệp vụ thư ký văn phòng / Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng - Xuất lần - Hà N ộ i: Chính trị Quốc gia, 2000 - 258 tr 21 cm - ĐKCB : 1001538 Soạn thảo văn bàng tốc ký vi tính / Võ Đình Tiến - Tp Hồ Chí Minh : Trẻ, 2000 - 468 tr - 21 cm - ĐKCB : 1001951 Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh / Nguyễn Thế Phán - Hà N ội: Đại học Kinh tế Quốc dân, 2008 - 326 tr - 21 cm - DKCB : 001123, 001124, 001059, 001060, 001056, 001057 Nghiệp vụ thư ký giám đốc thời đại / Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An - Tp Hồ Chí Minh : Thống kê, 2005 - 271 tr - 21 cm - ĐKCB : 001434 Quản trị lễ tân / Sơn Hồng Đức - Hà N ộ i: Lao động - Xã hội, 2006 - 247 tr - 21 cm - ĐKCB : 1001693, 1001695