CÔNG tác tổ CHỨC LUÂN CHUYỂN và lưu TRỮ CHỨNG từ tại xí NGHIỆP vận tải BIỂN và DỊCH vụ HÀNG hải TRASAS TRỰC THUỘC CÔNG TY TRACIMEXCO BGTVT

ỦY BA AN NHÂN N DÂN TP T HỒ CHÍ MIINH TRƯỜ ỜNG ĐẠ ẠI HỌC BÁN CÔNG TÔ ÔN ĐỨC C THẮN NG KH HOA : KIINH TẾ NG GÀNH : KẾ K TOÁN N – KIỂM M TOÁN  K ÓA LU KHÓ UẬN N TỐ ỐT NGH HIỆP P ĐỀ TÀI : CÔNG G TÁC C TỔ CHỨ ỨC LU UÂN CHUY C YỂN VÀ À LƯU U TRỮ Ữ CHỨNG TỪ TẠI T XÍÍ NGH HIỆP VẬN V T BIỂN TẢI B VÀ V DỊỊCH VỤ V HÀN NG HẢ ẢI (TR RASA AS) TR RỰC THUỘ T ỘC CÔ ÔNG TY T TR RACIM MEXC CO - BGTVT B T Giáo Viên V Hướnng Dẫn Sinh Viên V Thực Hiện MSSV V Lớp : ThS NGU UYỄN ĐÌN NH HÙNG G : TRẦN TH HÚY HỒN NG : 410763K : 04K1N TPHCM M THÁNG 06 NĂM 2004     MỤC LỤC Lời cảm ơn Nhận xét giáo viên hướng dẫn Nhận xét quan thực tập Nhận xét giáo viên phản biện Lời mở đầu Trang Chương 1: Giới thiệu tổng quan Xí Nghiệp Vận Tải Biển Dịch Vụ Hàng Hải (Trasas) Lịch sử hình thành phát triển xí nghiệp Trang Nhiệm vụ, quyền hạn,phạm vi hoạt động Trang 2.1 Nhiệm vụ Trang 2.2 Quyền hạn Trang 2.3 Phạm vi hoạt động Trang Nguồn nhân lực cấu tổ chức nhân Trang 3.1 Nguồn nhân Trang 3.2 Bộ máy tổ chức nhân Trang Địa bàn kinh doanh Trang 12 Vốn sở vật chất Trang 13 Sản phẩm dịch vụ thị trường vốn cạnh tranh Trang 13 Chương 2: Cơ sở lý luận chứng từ luân chuyển chứng từ kế toán: Khái niệm đặc điểm hệ thống chứng từ kế tốn,trình tự ln chuyển chứng từ kế toán Trang 14 1.1 Khái niệm Trang 14 1.2 Đặc điểm Trang 14 1.3 Nội dung hệ thống chứng từ kế toán Trang 14 1.4 Những qui định chung chứng tư kế toán Doanh Nghiệp Trang 15 1.4.1 Qui định sử dụng quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán Trang 15 1.4.2 Qui định ghi chép chứng từ Trang 15 1.4.3 Qui định lưu trữ chứng từ kế toán Trang 16 1.5 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trang 16 Các chứng từ thông dụng kinh doanh xuất nhập Trang 16 2.1 Hợp đồng xuất nhập hàng hoá Trang 16 2.2 Chứng từ thường sử dụngtrong xuất nhập hàng hoá Trang 16 Xuất nhập uỷ thác Trang 17 Nhiệm vụ nhân viên kế toán vè hệ thống chứng từ Trang 21 Chương 3: Thực trạng giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ Xí Nghiệp Vận Biển Dịch Vụ Hàng Hải Hoạt động kinh doanh cụ thể Xí Nghiệp Trasas Trang 22 1.1 Tình hình hoạt động thương mại Trang 22 1.1.1 Xuất Trang 22 1.1.2 Nhập Trang 22 1.2 Tình hình hoạt động dịch vụ Trang 23 1.3 Tình hình xuất nhập uỷ thác Trang 24 Phương thức tốn xí nghiệp Trang 25 2.1 Thanh toán nước Trang 25 2.2 Thanh tốn ngịai nước Trang 26 Hệ thống chứng từ xí nghiệp Trang 26 3.1 Qui trình chứng tư theo chúc hoạt động Trang 26 3.2 Qui trình luân chuyển chứng từ xí nghiệp Trang 31 Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ Đối với nhiệm vụ xuất nhập Trang 39 Đối với đàm phán kí kết hợp đồng kinh tế Trang 39 Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động xuất hàng hoá Trang 39 Nhiệm vụ toán Trang 40 Sử dụng công nghệ thông tin Trang 41 Kết luận Trang 42 Tài liệu tham khảo Trang 43 Phụ lục Trang 44     LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, đề tài mang tính phức tạp đầy thách thức em sinh viên trường Hồn thành đề tài này,có nhiều người mà em tỏ lòng biết ơn sâu sắc Trước hết em xin chân thành cảm ơn đến toàn thể qúy thầy cô trường Đại Học Bán Công Tôn Đức Thắng, đặc biệt qúy thầy khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn suốt năm qua truyền đạt cho em nhiều kiến thức bổ ích, qúy báu giúp em có kiến thức định vấn đề kinh tế xã hội Qua đề tài em quên công lao, tình cảm, nhiệt tình thầy NGUYỄN ĐÌNH HÙNG, người hướng dẫn em thực khóa luận tốt nghiệp Cám ơn ý kiến sâu sắc đóng góp thầy làm cho đề tài em hoàn thành cách tốt đẹp thời hạn Em bày tỏ lòng biết ơn chân thành anh Mười, kế toán trưởng đầy kinh nghiệm tận tình, góp ý kiến định hướng cho em hoàn thành đề tài Chân thành cảm ơn anh chị phịng kế tốn anh chị Xí nghiệp Vận Tải Biển Dịch Vụ Hàng Hải giúp đỡ em nhiều, tận tụy hướng dẫn em qúa trình thực tập tạo điều kiện cho em hiểu biết thực tế Lần thực khóa luận tốt nghiệp, em khơng tránh khỏi sơ suất thiếu sót Qua viết em mong nhận ý kiến đóng góp chân tình để làm tảng cho em tiến xa đường học vấn nghiệp Trân trọng TP Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng năm 2004 Sinh viên thực TRẦN THÚY HỒNG NHẬN XÉT CỦA GV HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GV PHẢN BIỆN     LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam từ khi chuyển từ kinh tế tập trung bao cấp sang  nền kinh tế thị  trường theo sự định hướng của nhà nước, và dần dần hịa nhập vào nền kinh tế khu vực và thế  giới. Trước đây doanh nghiệp nhà nước Việt Nam ln được chính sách nhà nước hổ trợ, giúp  đỡ. Từ sự chở che đó, các doanh nghiệp nhà nước đã trong một thời gian dài làm việc, kinh  doanh, quản lý theo thói quen trong sự trơng chờ vào chính sách. Đối với cơ chế quản lý này  chỉ phù hợp và có lợi cho bản thân doanh nghiệp trước đây thơi, nhưng ngày nay nó đã dần  bộc lộ những nhược điểm khi nền kinh tế nước ta chuyển dần sang cơ chế thị trường. Để tồn  tại và phát triển, ngày nay mỗi doanh nghiệp phải có cách nhìn mới, cách quản lý mới vào thị  trường để hoạt động một cách có hiệu quả hơn, trong những điều quan trọng nhất khơng thể  khơng nói đến hệ thống chứng từ của doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ là tồn bộ chứng từ  liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống chứng từ sẽ xun suốt trong q trình  doanh nghiệp hoạt động ở bất cứ thời kỳ nào, cạnh tranh hay bao cấp.   Thị trường ngày nay cũng là thị trường thơng tin, càng nhiều thơng tin càng tốt, thơng  tin càng chính xác, càng cập nhật càng dẫn đến quyết định đầu tư càng đúng đắn. Riêng đối với  doanh  nghiệp  chứng  từ  cũng  là  hệ  thống  thông  tin.  Quản  lý  thông  tin  tốt,  sẽ  quản  lý  doanh  nghiệp tốt hơn. Quản lý chứng từ hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả một  cách nhất định về mặt tài chính.   Tuy nhiên làm cách nào để có cách quản lý chứng từ một cách hiệu quả trong các doanh  nghiệp Việt Nam vẫn cịn là một khái niệm mới mẻ. Đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước chưa  chú trọng nhiều vào vấn đề này.   Xí nghiệp TRA-SAS Doanh Nghiệp Nhà Nước nên vấn đề chứng từ mang nhiều đặc trưng Hệ thống chứng từ Xí Nghiệp dường mang tính định, giúp nhà quản lý hoạch định kế hoạch phù hợp cho xí nghiệp Mục đích việc tìm hiểu hệ thống chứng từ : Áp dụng cơng nghệ thơng tin qúa trình xử lý, lưu trữ chứng từ Xí nghiệp Giúp cho Xí nghiệp có bước chuẩn bị tốt hệ thống chứng từ phục vụ qúa trình cổ phần hóa tương lai Cũng giúp cho thành phần liên quan đến hoạt động xí nghiệp để hiểu rõ tình hình tài chính, hoạt động xí nghiệp giám đốc, nhà góp vốn Bên ngồi xí nghiệp có đối tượng cần hiểu biết tình hình tài xí nghiệp : Tổ chức tài chính, cơng ty kiểm tốn, quan hành có liên quan Đặc biệt khách hàng muốn biết năm hay tháng họ giao dịch bao nhiêu, chủ nợ xí nghiệp muốn biết tình hình nợ Để đáp ứng hiệu yêu cầu có quản lý hệ thống chứng từ tốt mang lại hiệu cao Những điều liên quan đến hệ thống chứng từ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xí nghiệp, liên quan đến khả tạo lợi nhuận xí nghiệp Do mục đích trên, gợi ý cho em chọn đề tài “CÔNG TÁC TỔ CHỨC, LUÂN CHUYỂN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ TẠI XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN & DỊCH VỤ HÀNG HẢI TRA-SAS (TRỰC THUỘC CÔNG TY TRACIMEXCO - BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI)"                                       CHƯƠNG 1  GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI TRA-SAS   LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ Q TRÌNH PHÁT TRIỂN XÍ NGHIỆP  Xí  nghiệp  vận  tải  biển  và  dịch  vụ  hàng  hải  TRASAS  là  một  đơn  vị  kinh  tế  trực  thuộc  Công  ty  xuất  nhập  khẩu  và  hợp  tác  đầu  tư  Giao  thông  vận  tải  (  TRACIMEXCO)    Công  ty  này  được thành lập trên cơ sở hiệp nhất Công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư  giao thông  vận tải (VIETRANSCIMEX ) với Công ty xuất nhập khẩu và hợp tác Quốc tế giao thông vận tải  (TRACIMEX) căn cứ theo quy định số 491QD/TCCB‐LD ngày 30/11/1995 của Bộ trưởng bộ giao  thông  vận  tải    Cơng  ty  có  tên  giao  dịch  quốc  tế  là  Tranport  Investment  Cooperration  and  Import – Export Cooperation, viết tắt là TRACIMEXCO.  Trụ sở của Cơng ty đóng tại số: 22 Nguyễn Văn Trỗi ‐ Quận Phú Nhuận‐ TPHCM.  Ban đại diện Hà Nội của cơng ty đặt tại 61 Hàm Long – Hà Nội.  TRACIMEXCO chịu quản lý nhà nước , Bộ Giao Thông Vận tải quan khác theo quy định Pháp Luật : quan hệ với quan nhà nước Trung Ương Địa phương để thực nhiệm vụ sau : Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị phương tiện ngành giao thơng vận tải.   Vận tải đường biển đường bộ.  Lắp ráp, phục hồi, tân trang thiết bị phương tiện giao thơng vận tải.  Dịch vụ đại lý vận chuyển hàng hóa Quốc tế và đại lý hàng hải.  Dịch vụ tư vấn đầu tư gọi vốn nước ngồi để xây dựng cơ sở vật chất ngành giao thơng  vận tải .  Hợp tác xuất khẩu lao động.  Sản  xuất  kinh  doanh  xuất  nhập  khẩu  vật  liệu  trang  trí  nội  thất  và  chuyển  giao  cơng  nghệ mới xây dựng cơng trình giao thơng bằng vật liệu xây dụng mới.  Dịch vụ du lịch kinh doanh khách sạn .  Dịch vụ thông tin thương mại và hợp tác quốc tế giao thông vận tải     TRACIMEXCO bao gồm vị thành viên sau : Xí nghiệp Sửa Chữa Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị Xí nghiệp Dịch Vụ Vận Chuyển & Du Lịch .  Xí Nghiệp Xây Dựng Cơng Trình & Xuất Khẩu Lao động.  Xí Nghiệp Sản Xuất Hàng Xuất Khẩu & Kinh Doanh Tổng Hợp.  Xí Nghiệp Sản Xuất Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị.  Xí Nghiệp Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị & Kinh Doanh Tổng Hợp Đà Nẵng.  Ban Quản Lý Khách Sạn Cơng Trình Giao Thơng.  Xí Nghiệp Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị.  Xí Nghiệp Sản Xuất Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị.  Xí Nghiệp Kinh Doanh Vật Tư Thiết Bị & Kinh Doanh Tổng Hợp TPHCM.  Xí Nghiệp Vận Tải Biển & Dịch Vụ Hàng Hải (TRASAS).  Xí Nghiệp Kho Vận & Đại lý Dịch Vụ Vận Chuyển.  Xí Nghiệp Cơ Khí & Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng.  Xí Nghiệp Vận Tải & Kinh Doanh  Tổng Hợp.  Xí Nghiệp Dịch Vụ Đầu Tư  Thương Mại & Xuất Khẩu Lao Động.  Xí Nghiệp Vật Tư Thiết Bị Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng.  Xí Nghiệp Chế Biến Hàng  Xuất Khẩu & Hợp tác Lao Động.  Tạp chí  Thương Mại & Hợp tác Quốc tế Giao Thơng Vận Tải(FEED BACK).  Trung tâm Tài Chánh.  TRACIMEXCO có góp vốn liên doanh cổ phần công ty sau Công Ty Liên Doanh Cung  Ứng Nhựa Đường.  Công Ty Liên Doanh Mỹ Nghệ & Cho Thuê Thiết Bị Xe Máy .  Sau nhận chứng từ kế tốn cơng nợ kiểm tra việc lập chứng từ phòng kinh doanh chuyển đến, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, số liệu thông tin chứng tư, theo job No(ký hiệu nội lưu theo trình tự thời gian để theo dõi nghiệp vụ) hóa đơn để phân loại chứng từ Có hai kế tốn cơng nợ vừa tiếp nhận chứng từ phịng kinh doanh, vừa kiểm tra, theo dõi tình hình nợ khách hàng Trong qúa trình kiểm tra, kế tốn cơng nợ đối chiếu với kế toán tiền khoản chi phí phát sinh qúa trình thực nghiệp vụ nhân viên phịng kinh doanh thơng qua hóa đơn tài cụ thể Cơng việc liên quan đến chứng từ ngoại thương Xí nghiệp chiếm đa số, có hai nhân viên nên số lượng công việc nhiều Mỗi nhân viên vừa kiểm tra chứng từ, vừa theo dõi tình hình nợ khách hàng vừa ghi chép vào sổ kế toán Do cơng việc cập nhật vào sổ kế tốn khơng ghi nhận hàng ngày, mà kế tốn phân loại chứng từ theo khách hàng, khoảng nửa tháng vào sổ lần Sau kiểm tra kế toán cơng nợ chuyển copy chứng từ có liên quan đến toán qua ngân hàng cho Kế toán Ngân hàng như: Hóa đơn thương mại, giấy thơng báo nộp thuế chênh lệch giá Kế tốn cơng nợ copy chứng từ để lưu, vào chứng từ để lập hóa đơn tài địi phí dịch vụ, lập xong chuyển hóa đơn cho Kế tốn trưởng ký duyệt, giám đốc ký duyệt Sau gửi kèm chứng từ cho khách hàng Hóa đơn lập thành liên: liên lưu, liên giao cho khách hàng, liên dùng tốn Cơng việc chuyển chứng từ thực hai lần tháng vào tháng vào cuối tháng Đối với chứng từ giao nhận hàng hóa qua đại lý nhanh hay chậm phụ thuộc vào thời gian vận chuyển hàng hóa ký kết hai nhà xuất nhập khẩu, xí nghiệp có nhiệm vụ xúc tiến nhanh việc lập lệnh giao hàng gửi chứng từ cho nhà nhập hàng cảng Điều phụ thuộc nhiều vào nhân viên phịng kinh doanh hàng hóa thời gian tờ khai hải quan, phải theo dõi nắm thông tin hàng để làm thủ tục giao hàng cho nhà nhập tránh phát sinh thêm chi phí thuê kho bãi nhà nhập Đồng thời xí nghiệp nhận phí dịch vụ sớm Chứng từ ngoại thương xí nghiệp chiếm tỉ lệ lớn hệ thống chứng từ Xí nghiệp Bộ phận lập chứng từ thuộc phịng kinh doanh, phịng kế tốn xem xét tính hợp lý chứng từ, quan hệ khách hàng, chuyển chứng từ cho khách hàng Việc theo dõi chứng từ để đáp ứng nhu cầu khách hàng thời gian, tính đầy đủ, hợp lệ quan trọng nghiệp vụ ngoại thương nhận hàng sớm hay nhận toán sớm phụ thuộc vào chứng từ Tuy nhiên phận nhận chứng từ xí nghiệp phịng kế tốn kế tốn cơng nợ theo dõi khách hàng Chứng từ đánh dấu, phân loại theo ký hiệu phòng kế toán đưa cho dễ quản lý Ký hiệu đánh dấu Invoice theo khách hàng truyền thống xí nghiệp hay khách hàng vãng lai Đồng thời ký hiệu tháng năm xảy nghiệp vụ để xí nghiệp tiện theo dõi 3.2.3.2 Bộ phận kế toán toán: Kế toán toán gồm kế toán toán nội kế toán toán qua ngân hàng Kế toán toán nội bộ: Tất nghiệp vụ kinh doanh Xí nghiệp liên quan nhiều đến thủ tục hải quan, chứng từ ngoại thương Do việc ứng tiền trước tiền tạm ứng nhân viên làm thủ tục chứng từ lớn thường xuyên xảy Nhân viên ứng tiền phần lớn nhân viên phòng kinh doanh, Kế toán tiền lập - phiếu tạm ứng - phiếu chi Hai phiếu phải có chữ ký kế tốn trưởng Sau kế tốn tiền ghi vào chứng từ ghi sổ với số tiền tương ứng Đồng thời kế toán tiền phải biết danh sách nhân viên tạm ứng tiền để chuẩn bị chứng từ Khi chứng từ từ phòng kinh doanh chuyển vào, có hóa đơn mà nhân viên tốn hộ khách hàng khoản chi phí phát sinh qúa trình thực nghiệp vụ, kế tốn tiền đối chiếu với kế tốn cơng nợ khoản tiền mà nhân viên tạm ứng trước với hóa đơn Từ phát khoản tiền tạm ứng cao hay thấp khoản tiền mà nhân viên chi Và lập phiếu tạm ứng tiếp thiếu, hồn tạm ứng dư Kế tốn tốn ngân hàng: - Kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình có & có biến động tiền gửi ngân hàng Việc tốn qua ngân hàng xảy thường xun Xí nghiệp Thanh toán cho nhập khẩu, xuất khẩu, hay toán khoản thuế qua ngân hàng Khi kế tốn cơng nợ xử lý xong chứng từ, có khoản phải nộp thuế mà Xí nghiệp phải tốn khoản nợ khách hàng, kế tốn cơng nợ chuyển: thông báo nộp thuế thu chênh lệch giá (nếu hàng hóa ngoại thương phải nộp thuế xuất nhập khẩu) hóa đơn thương mại cho kế tốn ngân hàng theo dõi ngày đến hạn để toán cho quan thuế khách hàng Xí nghiệp Cịn khoản tốn khách hàng chuyển vào tài khoản xí nghiệp, kế tốn ngân hàng cập nhật vào sổ nhận giấy báo có ngân hàng (hoặc bảng liệt kê nghiệp vụ xảy tháng) Sau đối chiếu với kế tốn cơng nợ để ghi nhận nghiệp vụ Đối với khoản nợ Xí nghiệp phải tốn bên ngồi chứng từ liên quan đến vấn đề tốn kế tốn cơng nợ chuyển hoá đơn cho kế toán ngân hàng để theo dõi toán đến hạn 3.2.3.3 Bộ phận kế tốn tổng hợp: Kế tốn tổng hợp Xí nghiệp kế toán ngân hàng phụ trách 3.2.3.4 Kế toán trưởng: Phê duyệt chứng từ cần thiết : hóa đơn tài phiếu thu phiếu chi Bên cạnh qui trình luân chuyển chứng từ trình bày việc lưu chứng từ Xí nghiệp điều đáng quan tâm Trong qúa trình tìm hiểu Xí nghiệp, xin gợi ý việc lưu trữ chứng từ : Xí nghiệp nên lưu chứng từ theo hệ thống sau: khách hàng truyền thống, khách hàng vãng lai Vì khách hàng truyền thống Xí nghiệp nên có chiến lược đưa qui định năm khách hàng giao dịch với Xí nghiệp đạt giá trị để có khoản giảm giá, chiết khấu cho khách hàng nhằm tạo mối quan hệ gắn bó kinh doanh Cịn khách hàng vãng lai nên theo dõi nghiên cứu khả năng, nghành nghề kinh doanh có hấp dẫn cho Xí nghiệp tương lai không để đưa hướng hợp tác hấp dẫn khách hàng Trong Xí nghiệp, cơng việc phục vụ cho mục đích có nhiều lợi nhuận, kết qủa kinh doanh tháng sau tốt tháng trước, doanh thu lợi nhuận năm sau cao năm trước Tất công việc liên quan đến chứng từ phục vụ cho mục đích cuối lợi nhuận Làm để chứng từ đến tay khách hàng nhanh chóng qúa trình thúc đẩy nhanh việc tăng hiệu qủa kinh doanh Đối với Xí nghiệp chứng từ ngoại thương phịng kế tốn khơng có nhiệm vụ lập hay chuẩn bị mà phòng kinh doanh chuyển vào phịng kế tốn xử lý sau chuyển cho khách hàng Việc xử lý chứng từ nhanh quan trọng đa số chứng từ khách hàng chứng từ xuất nhập Và chứng từ để khách hàng nhận hàng hay nhận tốn Nhân viên kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ gửi cho khách hàng, họ chia làm hai đợt gửi chứng từ tháng tháng cuối tháng Điều cho thấy Xí nghiệp có chiến lược thu hút khách hàng cách kéo dài thời gian toán cho khách hàng Nhưng điều bất lợi cho Xí nghiệp thới gian tốn lâu VÍ DỤ MINH HỌA: a Giao Nhận Hàng Nhập Khẩu Thông Qua Đại Lý: Ngày 17/12/2002 Công ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD., Số Đường số KCN Việt Nam – Singapore, Huyện Thuận An, Bình Dương ký hợp đồng nhập với công ty SCHNEIDER ELECTRIC INDUSTRIES SA P O Box F – 38050 Grenoble Cedex France Hàng hóa linh kiện lắp ráp ngắt mạch điện trung 1000V, trị giá lô hàng USD 35,710.85, điều kiện giao hàng DDU, phương thức toán T.T.R Và hãng vận tải TRANS SERVICE LINE Đại lý làm thủ tục hải quan CƠNG TY TNHH U&I E296, đường 30/4, p.Chính Nghĩa, TXTDM, Bình Dương Xí nghiệp TRA – SAS đại lý cho hãng tàu vận chuyển nhà giao nhận hàng hóa Ngày 06/03/2003 tàu cập cảng, Xí nghiệp lập Lệnh giao hàng(Delivery order) cho Cơng ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD Xí nghiệp chuyển Lệnh giao hàng cho CÔNG TY TNHH U&I E296 để làm thủ tục hải quan, nộp thuế nhập Sau mời hải quan đến kiểm hóa hàng nhận Sau làm xong thủ tục cần thiết, nhân viên đem chứng từ có Lệnh giao hàng xuống cảng dở hàng để nhận hàng Đồng thời nhà giao nhận hàng hóa xí nghiệp lập Biên giao hàng cho Cơng ty SCHNEIDER ELECTRIC VI ETNAM LTD Xí nghiệp thuê xe tải vận chuyển hàng kho công ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD Khi phòng kinh doanh chuẩn bị chứng từ đầy đủ chuyển cho phòng kế toán Bộ chứng từ bao gồm: Biên giao hàng Packinglist Bill of lading Invoice Lệnh giao hàng Tờ khai hàng hóa nhập Cùng với hóa đơn chi hộ cho khách hàng hay chi phí qúa trình làm việc Phịng kế tốn tiếp nhận chứng từ, hai kế tốn cơng nợ đảm nhận Hàng hóa qua đại lý, kế tốn cơng nợ ghi nhận cước phí hộ hãng vận tải sổ chi tiết đại lý Đồng thời đối chiếu hóa đơn chi hộ cho khách hàng với kế tốn tiền thơng qua phiếu tạm ứng nhân viên, từ biết bù hay hoàn lại tạm ứng từ nhân viên phịng kinh doanh Kế tốn cơng nợ kiểm tra chứng từ, kiểm tra giá trị hàng hóa xuất hóa đơn địi tiền dịch vụ giao nhận, gửi tồn bộ chứng từ hóa đơn, hóa đơn chi hộ cho Cơng ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD Khi Công ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD nhận hàng hóa tốn cho xí nghiệp, có hai khoản: Khoản tiền cước qua đại lý, kế tốn cơng nợ ghi vào tài khoản thu hộ cho hãng vận tải Khoản tiền phí dịch vụ kế tốn cơng nợ ghi giảm nợ Công ty SCHNEIDER ELECTRIC VIETNAM LTD, kế toán ngân hàng vào giấy báo Có ghi tăng tiền gửi ngân hàng Toàn bộ chứng từ minh họa nghiệp giao nhận hàng hóa thơng qua đại lý thực tế TRA-SAS CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ XUẤT NHẬP KHẨU: Để khắc phục rủi ro giá thị trường giảm thiểu chi phí đảm bảo doanh thu, Xí nghiệp cần cải thiện hồn thiện: khả dự báo thị trường hàng hoá giá nước phải trọng mặt hàng có khả xuất ổn định gạo, hàng thủy sản Ngược lại, cà phê, hạt điều khơng nên giá biến động thường xun thị trường giới củng cố phát triển khách hàng chiến lược, tiềm năng, vãng lai ĐỐI VỚI ĐÀM PHÁN KÍ KẾT HĐNT: Xét mặt quản lý, Xí nghiệp cần đưa chiến lược cụ thể khách hàng tiềm Xí nghiệp cần phải có chiến lược phát triển qui mơ thị trường đa dạng hóa đối tượng phục vụ Bằng cách thông qua quản lý chứng từ, phân loại chứng từ để đánh giá khách hàng khách hàng tiềm Xí nghiệp Điều giúp Xí nghiệp có khả chủ động trước xu hướng cạnh tranh gay gắt lĩnh vực cung cấp dịch vụ, Việt nam trình hội nhập kinh tế quốc tế thực cam kết lĩnh vực cung cấp dịch vụ có dịch vụ vận tải cho phép doanh nghiệp vận tải nước tham gia đầy đủ lĩnh vực GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HĨA: Phịng kinh doanh nên lưu hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng, đồng thời phân loại khách hàng theo chức hoạt động, đặc biệt khách hàng nước Vì qua hợp đồng ký kết theo dõi ngành nghề hoạt động nhiều khách hàng biết nhu cầu khách hàng thị trường Thông qua tài liệu lưu lại khách hàng, phận khai thác hợp đồng nên nghiên cứu chào giá với khách hàng hàng hóa mà Xí nghiệp cung cấp Chúng ta biết thị trường ngày thị trường thông tin, mà thông tin thị trường Xí nghiệp chứng từ Tại nói chứng từ thơng tin cho Xí nghiệp, phần giới thiệu Xí nghiệp có nói hoạt động Xí nghiệp ngồi hoạt động thương mại hoạt động vận chuyển hàng hố, giao nhận hàng hóa, nhận xuất nhập ủy thác Chính chứng từ hoạt động dịch vụ nguồn thơng tin Xí nghiệp để phát triển hoạt động thương mại Bằng cách qua chứng từ khách hàng Xí nghiệp biết nhu cầu khách hàng, biết đối tác khách hàng, đặc biệt nguồn khách hàng mà tốn cơng nghiên cứu thị trường tên tuổi, uy tín, qui mơ hoạt động, ngành hoạt động đến tình hình tài thơng qua chứng từ mà khách hàng giao dịch với NGHIỆP VỤ THANH TĨAN: Trong qúa trình tốn khách hàng lẫn nhận tốn, Xí nghiệp có nhược điểm khơng theo dõi tình hình tốn đối tác Nếu theo dõi khách hàng thông qua chứng từ thể phòng ngừa nhiều rủi ro Giải pháp trường hợp kế toán ngân hàng kế tốn cơng nợ nên lập danh sách hàng tháng khách hàng tốn Như bảng sau: Qua Xí nghiệp có hướng + Lựa chọn khách hàng + Giới hạn giá trị thời hạn toán nợ Bên cạnh việc luân chuyển chứng từ hiệu qủa, cập nhật thơng tin kịp thời, xác & đầy đủ từ xác định việc kiểm tra rủi ro theo phương pháp: - Tương quan khoản phải thu mức trần tín dụng - Tỷ suất vịng quay khoản phải thu - Thời hạn khoản phải thu Từ nghiên cứu kỹ tính hiệu qủa việc thu hồi nợ, chi phí khả trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng Ngoài nhân viên kế tốn tốn nên tìm cách thu hồi nợ hiệu qủa cách thực giai đoạn: + làm thủ tục nhắc nhở tất khách hàng khỏan nợ đến hạn + áp dụng biện pháp khách hàng gọi điện thoại, cử người đến trực tiếp + áp dụng thủ tục pháp lý SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN: Ngồi tính chất kinh doanh xí nghiệp nên vấn đề lưu trữ khối lượng chứng từ xảy lớn Việc quản lý chứng từ chậm trễ khơng cập nhật kịp thời Xí nghiệp quản lý thủ công Ngày hệ thống máy tính giúp ta lưu trữ khối lượng chứng từ lớn Xí nghiệp nên xem xét vấn đề lưu trữ chứng từ máy Vì kinh doanh ngoại thương vấn đề tranh chấp thường xuyên xảy ra, nghành dịch vụ theo dõi phí dịch vụ thị trường nhanh chóng tốt, để từ đưa cước phí cạnh tranh Xí nghiệp sử dụng phần mềm kế tốn mang tính khả thi để giảm bớt công việc ghi chép thủ công cho nhân viên kế tốn Từ thời gian để dành cho việc xử lý chứng từ tốt nhanh chóng hơn, việc theo dõi chứng từ hiệu qủa Khi có yêu cầu chi tiết chứng từ việc tìm kiếm tương đối đơn giản                         KẾT LUẬN   Qua năm học tập trường, thời gian thực tập Xí Nghiệp Vận Tải Biển Và Dịch Vụ Hàng Hải Trasas cho em kiến thức bổ ích cơng tác kế tốn Trong khóa luận em trình bày phần lý thuyết học, thực tế vấn đề lưu trữ luân chuyển chứng từ cơng ty từ đưa ý kiến nhằm làm hồn thiện cơng tác kế toán, tổ chức kế toán luân chuyển chứng từ Tuy nhiên kiến thức mà em trình bày khóa luận ý kiến riêng em dựa trình tìm hiểu thực tế cơng ty Chính thời gian thực tập tại cơng ty đã giúp em bổ sung và hồn thiện hơn những kiến  thức mà em đã được học tại trường và sau này sẽ là hành trang q báu cho em trong q trình  cơng tác sau này.  Cuối cùng, một lần nữa cho em nói lời cám ơn đến q thầy cơ trường Đại Học Bán Cơng  Tơn Đức Thắng, ban lãnh  đạo, các anh chị phịng kế tốn Xí Nghiệp Vận Tải Biển Và Dịch Vụ  Hàng Hải Trasas đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi giúp em hồn thành bài khố luận này.                                 TÀI LIỆU THAM KHẢO   1.  Hướng  dẫn  ghi  chép  chứng  từ  và  sổ  kế  tốn  trong  các  loại  hình  doanh  nghiệp‐Nhà  Xuất Bản Thống Kê  Sách TS Võ Văn Nhị-Trần Anh Hoa, THS Trần Thị Duyên kế tốn tài (áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam) nhà xuất thống kê Hà Nội-2000 3. Tổ chức kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương‐Phó giáo sư tiến sĩ Đồn Thị Hồng Vân  4. Một số tài liệu khác của công ty   PHỤ LỤC SHIPPING AND AGENT SERVICES ENTERPRISE – (TRASAS), 34 NGUYEN THI NGHIA STREET , DIST , HO CHI MINH CITY , VIET NAM TEL :84.8.9250143 FAX : 84.8.9250986 COMMERCIAL INVOICES Date:  N Sold to: Contract : Shipped per : From : To : Payment terms : Marks Description Packing Quantity Unit price Amount TO TA L A M OU NT : TOTAL CARTON : TRASAS DEPUTY DIRECTOR SHIPPING AND AGENT SERVICES ENTERPRISE – (TRASAS), 34 NGUYEN THI NGHIA STREET , DIST , HO CHI MINH CITY , VIET NAM TEL :84.8.9250143 FAX : 84.8.9250986 PACKING LIST Date:  N Sold to: Contract : Shipped per : From : To : Payment terms : Marks Description Packing Quantity Net Weight Gross Weight TOTAL NET WEIGHT : TOTAL GROSS WEIGHT : TOTAL CARTON: TRASAS DEPUTY DIRECTOR  MẪU LỆNH GIAO HÀNG CỦA XÍ NGHIỆP AS AGENT FOR TTA/SDV VIETNAM 8/F-VIMADECO BUIDING 211 NGUYEN VAN TROI STREET – PHU NHUAN DISTRICT HOCHIMINH CITY – VIETNAM TEL : 84-8-8476940 / / / FAX: 84-8-8476938 / E MAIL: sgn.imp@hcm.vnn.vn Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc oOo -LỆNH GIAO HÀNG (DELIVERY ORDER) Kính gửi: Tàu / chuyến: (Vessel / Voyage) Đến từ: (From) Ngày cập cảng: (Arrival) Đề nghị giao lô hàng sau cho ông bà: (Please release the shipment to below Mr/Mrs) HB/L số:  (HB/L No) OB/L số:  Marks & No Number, Kind of Goods and Description G’Weight CBM TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm TRACIMEXCO TFS C/O SDV VIETNAM NGƯỜI NHẬN HÀNG XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI CARGO LIST SAI GON , TRA - SAS Shippers Consignees Marks B/l number Description of cargoes Number of packages Gross weight Measurement MẪU HÓA ĐƠN GIAO CHO KHÁCH HÀNG Mẫu số 01 GTKT – 3LL HÓA ĐƠN(GTGT) Liên 2:Giao cho khách hàng Ký hiệu:AA/98 Số: 000001 Đơn vị bán hàng: XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN & DỊCH VỤ HÀNG HẢI TRASAS Địa : 34 Nguyễn thị Nghĩa, Quận I , TP.HCM Điện thoại: 84.8.9250143 MS: 0 0 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa : Hình thức tốn : STT A Tên hàng hóa dịch vụ B Số tài khoản : MS : Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền C 3=1x Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền toán Số tiền viết chữ : Người mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên)   Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên) ... VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI TRA-SAS   LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ Q TRÌNH PHÁT TRIỂN XÍ NGHIỆP  Xí? ? nghiệp? ? vận? ? tải? ? biển? ? và? ? dịch? ? vụ? ? hàng? ? hải? ? TRASAS? ? là  một  đơn  vị  kinh  tế  trực? ? thuộc? ?... 191/QĐ/TCCB‐LĐ? ?chuyển? ?ngun trạng Trung Tâm? ?Dịch? ?Vụ? ?Vận? ?Chuyển? ?Hàng? ?Hóa Quốc tế  (TFC)? ?Thuộc? ?Xí? ?Nghiệp? ?Kho? ?Vận? ?Và? ?Đại Lý? ?Dịch? ?vụ? ?Vận? ?Chuyển? ?( một ? ?Xí? ?nghiệp? ?thành viên  của? ?TRACIMEXCO)   về? ?trực? ?thuộc? ?Xí? ?nghiệp? ?TRA‐SAS  . Trụ sở? ?xí? ?nghiệp? ?hiện đặt? ?tại? ?số 34 ... CHỨNG TỪ TẠI XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN & DỊCH VỤ HÀNG HẢI TRA-SAS (TRỰC THUỘC CÔNG TY TRACIMEXCO - BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI)"                                       CHƯƠNG 1  GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP