Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí (chi phí sản xuất) và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội

Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí (chi phí sản xuất) và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội

Lời mở đầu

Cùng với xu hớng vận động tích cực của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam trong những năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng đã đạt đợc những thành tựu đáng kể Những khó khăn, trì trệ của những năm bao cấp đã đi qua để nhờng chỗ cho một cơ chế mới “Cơ chế thị trờng” đòi hỏi các nhà sản xuất, các nhà kinh doanh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải thay đổi ph… ơng thức quản

lý cũng nh phải tự vận động để hoà nhập - đó vừa là u điểm nhng đồng thời cũng là nhợc điểm mà không phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng vợt qua

Vì thế, yêu cầu cấp thiết và cũng là nhiệm vụ có tính chất sống còn của doanh nghiệp là đó là quản lý tốt các nguồn phát sinh chi phí sản xuất đồng thời nhanh chóng đa ra đợc mức giá thành hợp lý đáp ứng tốt nhu cầu của thị trờng

Và để làm đợc điều đó, trớc hết doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tổng hợp một cách chính xác giá thành sản phẩm Đứng dới góc độ đó bài viết của em chỉ là một phần rất nhỏ tìm hiểu thực trạng công tác kế toán chi phí và giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội Ngoài lời mở đầu và kết luận, bài viết

đợc chia thành 3 phần nh sau:

Phần I Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán chi phí sản xuất va tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

Phần II Thực trạng công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội.

Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí

và tính giá thành sản phẩm tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội.

Phần II Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty

hoá chất sơn Hà Nội

I Một số đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật của Công ty hoá chất sơn Hà Nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty hoá chất sơn Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là HaNoi Chemical Industry Paint Company), hiện nay có trụ sở tại số 44 Cầu Diễn – Từ Liêm –

Hà Nội, là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội

Công ty hoá chất sơn Hà Nội là một Công ty hoạt động sản xuất trong lĩnh vực hoá chất Sản phẩm chính của Công ty là sơn dầu, sơn alkyd các màu phục vụ nhu cầu tiêu dùng công nghiệp và tiêu dùng sinh hoạt của nhân dân Để

có sự phát triển nh hiện nay, Công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển hết sức lâu dài

Đợc thành lập ngày 9 – 11 – 1959, tiền thân là Liên xởng sơn Thái Bình do nhiều cơ sở sản xuất sơn t nhân sát nhập lại, địa chỉ đóng tại 20 Hàng Nón – Hà Nội, cơ sở vật chất nghèo nàn với 7 máy nghiền trục Secve của Pháp , số lợng công nhân là 13 ngời, tổng công suất cha đợc 1 tấn / ngày và sản phẩm duy nhất là sơn dầu

Ngày 20/12/1965 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 353 UBND sát nhập liên xởng sơn Thái Bình và xí nghiệp hoá chất Tiền Phong thành xí nghiệp sơn hoá chất Hà Nội, đóng tại 251 Đội Cấn

/QĐ-Năm 1991 – 1992, xí nghiệp xây thêm hơn 300 m2 xởng sản xuất Và tháng 10 – 1992, xí nghiệp hợp tác với Công ty Simcô của ấn Độ nhận lắp đặt

và đa vào sử dụng dây truyền sản xuất cao cấp với công suất lớn

chất sơn Hà Nội Đây là một doanh nghiệp đầu tiên đợc Sở công nghiệp Hà Nội thành lập theo nghị định số 388/HĐBT Công ty hoá chất sơn Hà Nội là một

đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghệ hoá chất và là cơ sở sản xuất sơn quốc doanh đầu tiên của Việt Nam Công ty hoá chất sơn Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân, có tài khoản và có con dấu riêng

Từ sau Đại hội Đảng bộ lần IV cho đến nay Công ty đã có những bớc nhảy vọt đáng kể nh sau:

Về đầu t thiết bị máy móc: lắp đặt 8 bình thép cán sơn với quy trình công nghệ của ấn Độ gồm các hệ thống: ống khói, xăng dầu, bơm dầu, bơm vứa, khuấy pha trộn, điện vận hành trong phân xởng, lắp đặt nhà nấu sơn ALKYD Quá trình sơn đợc cơ giới hoá 95%, năng suất lao động tăng từ 1000 tấn/ năm lên 2000 tấn / năm

Đổi mới dây truyền công nghệ cũ, đảm bảo chu kì sản xuất khép kín hơn, an toàn vệ sinh môi trờng tốt hơn

Hàng năm, Công ty luôn chú ý đến nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm, thay đổi mẫu mã, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân viên cũng nh nâng cao trình độ quản lý cho cán bộ, thờng xuyên phát

động trong toàn Công ty về cải tiến quy trình công nghệ sản xuất, cải tiến sản phẩm Sản phẩm của Công ty luôn đợc tín nhiệm trên thị trờng, đạt nhiều huy chơng vàng trong các hội chợ kinh tế kỹ thuật toàn quốc Công ty là doanh nghiệp duy nhất đợc bình chọn có sản phẩm là hàng Việt Nam chất lợng cao trong nhiều năm liền đợc ngời tiêu dùng bình chọn qua cuộc điều tra báo Sài Gòn tiếp thị( trực thuộc UBND thành phố Hồ Chí Minh tổ chức )

Sự cố gắng , nỗ lực của Công ty đợc thể hiện trong 3 năm vừa qua nh sau:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

15 Lợi nhuận sau thuế 2004657603,16 1884696640,08 1477251579,24

Biểu số 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy doanh thu từ năm 2000 đến năm 2002 có tăng từ 22569102334 đến 30366754422 nhng do tỷ

lệ GV/ DT liên tục tăng và chi phí gián tiếp nh chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp cũng tăng lên tơng ứng Chính điều đó đã làm cho lợi nhuận liên tục giảm sút trong các năm qua từ 2004657603,16 xuống còn 1477251579,24 Do vậy, để tăng lợi nhuận trong các năm tiếp theo Công ty cần

nên xem xét lại các chi phí cho bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp xem

đã thật sự hợp lý hay cha để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, bộ máy quản lý của Công ty đợc bố trí gọn nhẹ nh sau

Giám đốc Phó giám đốc

Phòng

kỹ thuật

Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm

Phòng

tổ chức

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng tài vụ

Phân xưởng bột màu

Phân xưởng máy

Phân xưởng

gò

Phân xưởng cơ

+ Phó giám đốc kỹ thuật: là ngời trợ giúp cùng điều hành chung mọi hoạt

động của Công ty và là ngời trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác

kỹ thuật theo đúng tiêu chuẩn nhất định

+ Phó giám đốc kinh doanh: là ngời chung sức với giám đốc và giám đốc kỹ

thuật điều hành chung các hoạt động của Công ty và là ngời phụ trách về công việc kinh doanh của Công ty

- Các bộ phận chức năng: Gồm 7 phòng ban:

+ Phòng tài vụ: có nhiệm vụ chính là phản ánh đúng, chính xác, kịp thời các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý công tác kế toán tài chính, tổ chức thực hiện thống kê, thu nhận thông tin kinh tế

+ Phòng tổ chức lao động: nhiệm vụ chính là quản lý cán bộ công nhân viên

trong Công ty Căn cứ vào bảng chấm công để tính lơng, ghi đơn giá tiền lơng sau đó chuyển cho phòng tài vụ Ngoài ra, phòng này còn thực hiện chức năng

t vấn cho giám đốc về mặt tổ chức quản lý công nhân viên, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, trình độ quản lý cho cán bộ

+ Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ tính toán, đa ra các định mức kỹ thuật vật t và

các biện pháp sử dụng định mức đó một cách hiệu quả nhất Đồng thời phòng cũng tham gia quản lý về mặt kỹ thuật, nâng cao cấp bậc, tay nghề cho công nhân

+ Phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm: có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản

phẩm dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật đã xây dựng trớc khi đa sản phẩm ra thị trờng tiêu thụ

+ Phòng kinh doanh tổng hợp: Tính toán số lợng vật t cung ứng trong kỳ

kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện nhập, xuất, tồn vật t; dự kiến việc tập hợp chi phí, tính giá thành, đa ra biện pháp hạ giá thành Ngoài ra, phòng còn tổ chức quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập phơng án sản xuất kinh doanh để trình cho lãnh đạo

+ Phòng bảo vệ, chữa cháy: có nhiệm vụ bảo vệ thờng trực, tuần tra canh

gác, kết hợp với công an phòng cháy chữa cháy huyện, thành phố để có phơng

án phòng cháy chữa cháy tối u, đồng thời quản lý giờ giấc làm việc của cán

bộ công nhân viên trong Công ty

Nh vậy là bộ máy quản lý của Công ty khá gọn nhẹ nhng vẫn có thể đảm bảo tốt các yêu cầu công việc của Công ty Tuy nhiên ta cũng thấy rằng công việc của giám đốc Công ty là nặng nề Do vậy mà giám đốc nên san sẻ bớt công viêc hoặc uỷ nhiệm công việc cho 2 phó giám đốc

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty

Công ty tiến hành tổ chức sản xuất theo dây chuyền và đợc chuyên môn hoá theo từng phân xởng Sản phẩm chính của Công ty là sơn dầu và sơn alkyd các màu sản xuất trên hai dây truyền công nghệ chính:

- Dây truyền công nghệ sản xuất sơn dầu

- Dây truyền công nghệ sản xuất sơn ALKYD

Do đặc điểm của ngành sản xuất hoá chất nên việc sản xuất sơn rất phức tạp, đòi hỏi trình độ kỹ thuật và trình độ chuyên môn hoá cao Vì vậy, bộ máy sản xuất của Công ty đợc chia làm 3 phân xởng chính và 2 phân xởng phụ Mỗi phân xởng thực hiện một công đoạn sản xuất riêng và giữa các phân xởng có sự liên kết với nhau để tạo ra sản phẩm

Ba phân xởng sản xuất chính bao gồm:

- Phân xởng dầu: gồm 2 bộ phận:

+ Bộ phận sản xuất dầu phục vụ cho sản xuất sơn dầu: có nhiệm vụ nấu dầu

từ nguồn nguyên liệu ban đầu là dầu thảo mộc, nhựa thiên nhiên đã đợc xử lý, làm sạch tiến hành nấu dầu phục vụ cho sản xuất sơn dầu

+ Bộ phận sản xuất dầu phục vụ cho sản xuất sơn ALKYD: có nhiệm vụ nấu dầu từ nguyên liệu là dầu cao su tự nhiên tiến hành nấu dầu cao cấp phục vụ cho sản xuất sơn ALKYD Bán thành phẩm dầu đợc nhập kho bán thành phẩm Sau

đó mới đợc xuất cho sản xuất sơn nh một loại nguyên liệu

- Phân xởng bột màu: thờng chỉ tiến hành nghiền bột sắt ôxit và hoá chất để sản xuất sơn chống gỉ còn các loại bột khác đều phải mua ngoài Bán thành phẩm tự chế hay mua ngoài đều phải nhập kho nguyên vật liệu chính

- Phân xởng máy: nhận các bán thành phẩm là dầu từ kho bán thành phẩm, bột màu từ kho nguyên vật liệu chính, kết hợp với các loại bột hoá chất khác, dung môi để cán nghiền vữa sơn và pha sơn Sơn sau khi đã đ… ợc pha xong đ-

ợc phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm kiểm tra, nếu đạt tiêu chuẩn sẽ đợc đóng hộp , rồi nhập kho thành phẩm Nh vậy phân xởng máy chuyên sản xuất sơn thành phẩm từ các bán thành phẩm và các nguyên vật liệu chính khác

Hai phân xởng sản xuất phụ bao gồm:

- Phân xởng gò: làm nhiệm vụ chế tạo các thùng hộp để đóng sơn hoàn thành nhập kho với các quy cách khác nhau theo từng chủng loại, màu sơn Sau

đó xuất thùng hộp theo yêu cầu của phân xởng máy để đóng hộp nhập kho

- Phân xởng cơ điện: có nhiệm vụ chuyên lắp mới, thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phụ tùng h hỏng và chạy máy phát điện phục vụ sản xuất và các phòng ban khi mất điện lới

3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty

Do loại hình sản xuất hoá chất và đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao nên quy trình công nghệ sản xuất của Công ty là quy trình công nghệ phức tạp kiểu liên tục Chỉ những sản phẩm đợc gia công ở bớc công nghệ cuối cùng và đạt dấu chất l-ợng mới đợc nhập kho thành phẩm Và để sản xuất ra thành phẩm, Công ty phải sản xuất ra các loại bán thành phẩm rồi nhập kho, sau đó mới xuất kho theo yêu

cầu cùng với các nguyên vật liệu khác qua chế biến tạo thành sản phẩm Quá trình sản xuất của Công ty đợc sản xuất trên hai quy trình công nghệ:

- Quy trình công nghệ sản xuất sơn dầu

- Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD

3.1 Quy trình sản xuất sơn dầu

Sơ đồ số 2: Quy trình công nghệ sản xuất sơn dầu

Quy trình sản xuất sơn dầu gồm 3 giai đoạn:

- Giai doạn 1 ( Nấu sơn dầu) : Từ thảo mộc và nhựa thiên nhiên qua khâu

xử lý rồi cho xăng pha sơn và hoá chất vào hỗn hợp Sau đó dùng nhiệt độ trùng hợp, lọc bớt tạp chất lấy tinh dầu Cuối cùng, bán thành phẩm dầu đợc bơm lên téc để chuyển xuống phân xởng máy

- Giai đoạn 2 ( Tạo sơn ): Từ dầu sơn của phân xởng dầu và bột màu phân xởng máy tiến hành tạo muối sơn, sau đó cho vào cán , nghiền cho đến khi muối nhỏ mịn, dùng nhiệt độ để kiểm tra độ nhớt, độ va đập , độ mài mòn của vữa sơn Sau đó cho thêm dầu, bột màu và một số phụ gia khác, tiếp tục lọc sơn cho đến khi loại bỏ hết chất tạp, làm cho sơn đợc dính và sạch

đối với từng màu sơn thì cấp dấu chất lợng, sau đó tiến hành dán tem, đóng hộp

và nhập kho thành phẩm

3.2 Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD

Sơ đồsố 3: Quy trình công nghệ sản xuất sơn ALKYD.

Quy trình này cũng gồm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 ( Nấu sơn dầu ): dầu cao su tự nhiên đợc xử lý để lọc bỏ tạp chất sau đó cho chất penta vào để hoá dẻo nhựa Tiếp theo cho este và chng cất cho ra nhựa ALKYD đặc Pha dung môi vào nhựa ALKYD đặc làm tan nhựa tạo ra dầu ALKYD Cuối cùng, dầu đợc chuyển xuống phân xởng máy

Dầu cao su tự nhiên

- Giai đoạn 2 ( Tạo sơn ): Giai đoạn này cũng đợc tiến hành nh công nghệ sản xuất sơn dầu.

- Giai đoạn 3 ( Hoàn thành ): Sơn ALKYD qua công đoạn lọc đợc bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm kiểm tra sau đó gián tem, đóng gói và nhập kho những thành phẩm đạt tiêu chuẩn, những sản phẩm không đạt sẽ đợc chế biến lại sau đó nhập kho

Cả 2 quy trình công nghệ trên tuy cho ra các sản phẩm khác nhau nhng quy trình công nghệ tơng đối giống nhau Nói chung đây đều là công nghệ khép kín từ khi tạo ra nguyên liệu đầu vào đến khi cho ra thành phẩm Vì vậy có thể coi đây là một quy trình công nghệ khá hoàn hảo vì nó cho ra các sản phẩm

đồng đều và có chất lợng cao

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ, Công

ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhất, tập trung, chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở thông tin kinh tế mà phòng kế toán cung cấp

Theo hình thức này thì phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích

và tổng hợp của Công ty

Và dới đây là sơ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

Sơ đồ số 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty hoá chất sơn Hà Nội

Qua sơ đồ trên có thể thấy phòng tài vụ có 6 ngời và mỗi ngời có 1

chức năng và nhiệm vụ riêng Cụ thể nh sau:

- Kế toán trởng: là ngời trực tiếp phụ trách phòng tài vụ của Công ty, có

nhiệm vụ tổ chức công tác kí duyệt các chứng từ, báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan, đồng thời kế toán trởng cũng kiêm luôn kế toán tổng hợp, kế toán TSCĐ Ngoài ra, kế toán trởng có nhiệm vụ tập hợp số liệu trong kỳ để lập báo cáo kế toán

- Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: hàng ngày, căn cứ vào

phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ lao động nhỏ, kế toán cập nhật số liệu vào các tài khoản chi tiết trên trên máy tính, cuối tháng sử dụng phần mềm kế toán để tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liêu – công cụ dụng cụ

- Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng: cuối tháng căn cứ vào

bảng chấm công, đơn giá tiền lơng, đơn giá sản phẩm, do các phân x… ởng gửi lên để tính lơng và các khoản trích theo tiền lơng, lập nên các bảng thanh toán…lơng, bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng, bảng tổng hợp tiền l-

ơng, và kết chuyển chi phí nhân công Các thao tác này đ… ợc kế toán thực hiện trên máy

và các khoản trích theo lương

Kế toán chi phi , giá thành

và tiêu thụ thành phẩm

Kế toán thanh toán Thủ quỹ

- Kế toán chi phí, giá thành và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ chính

là căn cứ vào các bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ, bảng phân

bổ lơng và các khoản trích theo lơng, bảng phân bổ khấu hao, để kế toán dùng…phần mềm kế toán chuyên dụng để tính giá thành sản phẩm Đồng thời, theo dõi tình hình nhập - xuất – tồn của thành phẩm, tình hình tiêu thụ và xác định kết quả sản xuất kinh doanh Cuối cùng là cùng với kế toán trởng lập các phơng án giá thành, giá bán và các chiến lợc kinh doanh cho từng kỳ

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi quỹ tiền

mặt, tình hình thanh toán của Công ty với các đối tợng nh khách hàng và nhà cung cấp Hàng ngày, kế toán thanh toán phân loại chứng từ, nhập số liệu vào máy để theo dõi Cuối tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ tập hợp và kết chuyển các chi phí có liên quan đến giá thành để phục vụ cho công tác tính giá thành

- Thủ quỹ: nhiệm vụ chính là quản lý, cất giữ tiền mặt, thực hiện các

nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở các chứng từ hợp lệ

4.2 Tổ chức bộ máy kế toán

4.2.1 Giới thiệu phần mềm kế toán ACSOFT

Phần mềm ACSOFT của phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam, đợc viết bằng ngôn ngữ Visual Foxpro 6.0, sử dụng phông chữ tiếng Việt ABC theo tiêu chuẩn quốc gia Việt Nam

Phần mềm này có các đặc điểm nổi bật sau:

- Tính giá thành chi tiết đến từng sản phẩm, theo khoản mục chi phí đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị

- Hạch toán chi tiết từng loại, khoản doanh thu của từng mặt hàng, bộ phận sản xuất kinh doanh, theo từng hợp đồng

- Hạch toán riêng các loại tiền lơng đã trả, lơng phải trả, lơng cấp bậc và tự

động tính các khoản trích theo lơng theo quy định của Nhà nớc

- Tự động trích khấu hao TSCĐ theo từng bộ phận quản lý tài sản và đối

t Thực hiện kết chuyển, phân bổ chi phí theo tiêu thức mà đơn vị đã lựa chọn.

- Quản lý chi tiết hàng hóa, vật t theo số lợng, giá trị, danh điểm vật t theo yêu cầu quản lý Đồng thời, nó luôn tính toán, thông báo số lợng hàng tồn kho,

đơn giá vốn bình quân tại thời điểm xuất

- Tự động tính thuế GTGT đầu vào , thuế GTGT đầu ra, tách các bút toán thuế GTGT chi tiết theo từng hoá đơn và mã số thuế khách hàng

- Lập báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp về nhập – xuất – tồn từng kho hàng, nhóm hàng và mặt hàng

Dới đây là sơ đồ tổ chức, xử lý số liệu của chơng trình ACSOFT:

Hàng hoá

Tài sản

Kế toán khácNgoài bảng

Các báo cáo

Kế toán tổng hợpLương - BHXH

Giá

thành Xác định kết quả

kinh doanh

Sổ chi tiếtCác báo cáo chi tiếtCác bảng kê tài khoảnBáo cáo TSCĐ

Tài khoản ngoài bảng

Sổ tổng hợp

Báo cáo chi tiết doanh thu

Báo cáo tổng hợp doanh thu

Báo cáo chi phí theo khoản mục

Báo cáo giá thành phân xưởng

…Bảng cân đối kế toánKết quả hoạt động kinh doanh

4.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán

Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã đợc tin học hoá nên cho phép

kế toán đồng thời làm đợc nhiều thao tác ghi sổ vào các sổ kế toán Từ đó giảm nhẹ đợc công việc cho kế toán

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT đã giới thiệu ở trên, Công ty còn ứng dụng một số phần mềm thông dụng khác vào công tác kế toán

nh Microsoft Word và Microsoft Excel để hỗ trợ cho công tác thu thập và xử lý dữ liệu đầu vào của phần mềm kế toán ACSOFT mà Công ty đang áp dụng

Dới sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm khác, phần mềm kế toán ACSOFT thực sự đã giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và có hệ thống cho công tác kế toán của Công ty

Đồng thời nó cũng giúp cho việc lu giữ, bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán đợc

an toàn và thuận lợi

Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin đợc thực hiện trên phần mềm ACSOFT đợc khái quát bằng sơ đổ sau:

( Sơ đồ đợc trình bày ở trang sau )

Sơ đồ số 6: Trình tự ghi sổ, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin trên máy

- Ghi hàng ngày:

- Ghi cuối tháng

- Đối chiếu số liệu

Chứng từ gốc( bảng kê chứng từ gốc )

Mã hoá chứng từ gốc

Nhật Ký Chung

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ cái tài khoản

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

(4c)

(1): Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tiến hành mã hoá các chứng từ đúng theo hệ thống mã hoá chứng từ của doanh nghiệp để nhập dữ liêụ vào máy.

(2): Máy căn cứ vào những dữ liệu từ các chứng từ đã đợc mã hoá để ghi vào

sổ Nhật Ký Chung Các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và nhật ký chuyên dùng cũng đồng thời đợc máy xử lý

(3a) : Sau khi ghi vào Nhật Ký Chung, Nhật ký chuyên dùng thì số liệu

đựoc xử lý vào sổ cái của các tài khoản có liên quan

(3b) : Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối kỳ máy lập các bảng tổng hợp số liệu, bảng chi tiết số phát sinh

(4a) : Căn cứ vào sổ cái của các tài khoản máy cho ra Bảng cân đối thử

(4b) : Thực hiện điều chỉnh, lập các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ

(4c) : Cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh

(5) Sau khi thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp số liệu đê lập bảng Cân đối kế toán

và các Báo cáo kế toán khác

II Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất tại Công ty hoá chất sơn Hà Nội

1 Đối tợng tập hợp chi phí

Khái niệm: Đối tợng tính giá thành là các loại sản phẩm,bán thành phẩm,

lao vụ, dịch vụ nhất định do doanh nghiệp sản xuất ra cần phải tính đợc tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm Đối tợng đó có thể là sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất hay đang trên dây truyền sản xuất tuỳ theo yêu cầu của chế độ hạch toán kinh tế mà doanh nghiệp đang áp dụng

Trong sản xuất kinh doanh, chi phí luôn gắn liền với việc sử dụng tài sản, vật t, lao động Quản lý chi phí sản xuất thực chất là quản lý việc sử dụng hợp

lý, tiết kiệm có hiệu quả các loại tài sản trong quá trình sản xuất Mặt khác, chi phí sản xuất là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, việc xác định đối tợng tập hợp chi phí sản xuất đợc đánh giá là có ý nghĩa to lớn và phải đợc coi trọng

Tại Công ty hoá chất Sơn Hà Nội sản phẩm mang tính đặc thù riêng lại

đ-ợc sản xuất qua nhiều công đoạn khác nhau với quy trình công nghệ đđ-ợc bố trí thành các bớc rõ ràng, hoạt động sản xuất đợc thực hiện khép kín từ khâu vào nguyên liệu, kiểm tra đến muối trộn, nghiền cán, pha chỉnh các chỉ tiêu và cuối cùng là tạo ra thành phẩm Xuất phát từ những đặc điểm cụ thể đó của Công ty,

để đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, đối tợng tập hợp chi phí đợc xác định là sản phẩm cuối cùng của quá trình sản xuất

2 Phân loại chi phí

Công ty phân loại chi phí sản xuất theo 3 khoản mục chi phí:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

Nội dung cụ thể các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm là:

Khoản mục chi phi nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm toàn bộ giá trị

nguyên vật liệu chính, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, sử dụng trong sản…xuất kinh doanh (loại trừ giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi)

Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm các yếu tố tiền lơng và

các khoản phụ cấp mang tính lơng phải trả cho toàn bộ công nhân viên chức, ngoài ra còn bao gồm các yếu tố BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính theo

tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng và phụ cấp lơng phải trả cho cán bộ công nhân viên chức

Khoản mục chi phí sản xuất chung: bao gồm các yếu tố sau:

+ Yếu tố tiền lơng nhân viên quản lý phân xởng, công nhân sửa chữa

+ Yếu tố chi phí nguyên vật liêu, công cụ dùng cho sản xuất chung

+ Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định

+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền

3 Nguyên tắc hạch toán chi phí

Trong kế toán việc tìm hiểu nguyên tắc hạch toán chi phí sản xuất sẽ giúp cho công tác kế toán thống nhất về nội dung và phạm vi của chi phí sản xuất đ-

ợc rõ ràng hơn Hiện nay, theo chế độ kế toán quy định hiện hành, Công ty hoá chất Sơn Hà Nội chỉ tính giá thành sản xuất các khoản mục chi phí cơ bản nh: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

Những khoản chi phí khác nh: chi phí đầu t, chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thờng, các khoản chi có nguồn bù đắp riêng, chi có tính chất phân phối lại không hạch toán vào … chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

4 Đối tợng và phơng pháp tính giá thành

Việc xác định rõ mối quan hệ và sự khác nhau giữa đối tợng hạch toán chi phí sản xuất và đối tợng tính giá thành là vấn đề có ý nghĩa to lớn, mang tính định hớng cho tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đồng thời thể hiện mục đích và phạm vi tiến hành hai giai đoạn của công tác kế toán quá trình sản xuất

Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất phức tạp, loại hình sản xuất hàng loạt với khối lợng lớn cũng nh căn cứ vào yêu cầu quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty xác định đối tợng tính giá thành là sản phẩm cuối cùng, phơng pháp tính giá thành là phơng pháp trực tiếp Do không có sản phẩm

dở dang đầu kỳ và cuối kỳ nên tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ đợc tập hợp và cuối kỳ tiến hành phân bổ cho từng loại sản phẩm

III Tổ chức hạch toán chi phí NVLTT

1 Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Khái niệm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu đ… ợc xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm

Công ty hoá chất Sơn Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp

đồng thời với đặc thù sản xuất sản phẩm của ngành hoá chất nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí sản xuất Cụ thể nh sau:

biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần làm giảm chi phí

giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu chính của Công ty chia ra làm 4 loại chính là: nhựa

ALKYD, bột, dung môi, phụ gia Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đó lại

bao gồm rất nhiều loại khác nhau về thông số, chỉ tiêu kỹ thuật, khác nhau về

thành phần hoá học cũng nh về màu sắc và công dụng Với sự đa dạng về chủng

loại nguyên vật liệu nh vậy Để sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cho

sản xuất sản phẩm, Công ty đã xây dựng định mức tiêu hao của từng loại vật

liệu cho sản xuất sản phẩm Từ đó căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ,

nguyên vật liệu xuất ra đảm bảo đợc theo dõi, quản lý chặt chẽ, giúp cho hạch

toán vật liệu đợc chính xác đồng thời tìm ra biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu

Để tính đợc giá vật liệu xuất kho cho từng lần xuất Công ty áp dụng theo

phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Cụ thể nh sau:

Nh vậy, giá thực tế vật liệu xuất dùng sẽ là:

2 Trình tự hạch toán

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty đợc hạch toán trên tài khoản

621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 621 đợc chi tiết ra 2 tài khoản

cấp 2:

Tk 6211- chi phí nguyên vật liệu chính

Tk 6212- chi phí nguyên vật liệu phụ

Và để theo dõi nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng tài khoản 152 –

Giá thực tế vật liệu bình

quân sau mỗi lần nhập

Giá trịvật liệu tồn trư

ớc khi nhập

Giá trịvật liệu nhập trong kỳ

Số lượngvật liệu tồn trư

ớc khi nhập

Số lượngvật liệu nhập trong kỳ

Lượng vật liệu thực

tế xuất dùng

Giá thực tế vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập+

=

Tk1522 – nguyên vật liệu phụ bao gồm: sắt, thép, bao bì, vỏ hộp, cát tông…Tk1523 – nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu, than, củi, đất cao lanh,…

Tk 1524 – phụ tùng thay thế bao gồm: bóng đèn , dây diện,…

Tk1525 – vật liệu xây dựng, thiết bị bao gồm: xi măng, cát, sỏi, khuôn

đĩa, máy hàn, máy nâng,…

Tk 1528 – bán thành phẩm sau khi sơ chế ban đầu

Căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho lập gửi lên hàng tuần (Liên 2) kế toán cập nhật trực tiếp vào máy tính qua phần mềm chuyên dụng ACSOFT Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất sản phẩm đợc hạch toán theo sơ đồ sau: (Sơ đồ đợc trình bày ở trang sau)

Sơ đồ số 7: Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

(1): Nguyên vật liêu thô sau khi đợc xử lý đem nhập kho bán thành phẩm (2): Bán thành phẩm đợc xuất cho bộ phận khác để tạo NVL trực tiếp phục

vụ cho sản xuất sơn.

(3): NVL trực tiếp phục vụ cho các bộ phận để tạo ra sản phẩm.

(4): Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1521,1523,1524,1525 6211,6212 154- BTP 1528,1522 6211,6212 154

Sau khi cập nhật dữ liệu máy sẽ tự động đa ra các bảng cần thiết phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu Dới đây là một số bảng nh vây:

Ghi có Tk 1522

Ghi có Tk 1523

IV H¹ch to¸n chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp

1 §Æc ®iÓm chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp

Kh¸i niÖm: chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp lµ nh÷ng kho¶n thï lao ph¶i trÈ cho c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm, trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c lao vu, dÞch

(phụ cấp khu vực, đắt đỏ, độc hại, phụ cấp làm thêm, thêm giờ ) Ngoài ra, chi…phí nhân công trực tiếp còn bao gồm các khoản đóng góp cho các quỹ Bảo hiểm

Y tế, Bảo hiểm xã hội, Kinh phí công đoàn do chủ sử dụng lao động chịu và đợc tính vào chi phí kinh doanh theo một tỷ lệ nhất định với số tiền lơng phát sinh của công nhân trực tiếp sản xuất

Nh vậy, chi phí nhân công trực tiếp là một trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá thành sản phẩm Quản lý tốt chi phi tiền lơng cũng nh việc hạch toán đúng và đầy đủ khoản mục này có tác dụng giúp cho Công ty có biện pháp

sử dụng tốt lao động, nâng cao chất lợng lao động, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo thu nhập cho ngời lao động

Khoản mục chi phi nhân công trực tiếp tại Công ty bao gồm tiền lơng chính, lơng phụ, điều chỉnh lơng và các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ) trả cho công nhân trực tiếp sản xuất

Tại Công ty hàng tháng đều có dự kiến lơng với:

- Tổng quỹ lơng dự kiến là 7% doanh thu trong tháng

- Quỹ lơng để lại là 24% tổng quỹ lơng trong đó 1 / 2 là tiền thởng

Từ đó xác định đợc quỹ lơng đợc chi:

- Tiền lơng cho công nhân sản xuất dầu, nhựa, sơn, gò, …

- Tiền phụ cấp, làm thêm, ca 3, lơng phép,…

- Điều chỉnh tiền lơng

- Các khoản trích theo lơng

Cách tính cụ thể từng khoản mục đợc thực hiện nh sau:

a Tiền l ơng : Tiền lơng cho công nhân sản xuất đợc trả theo 2 hình thức là hình

thức trả lơng theo sản phẩm và hình thức trả lơng theo thời gian

- Trả lơng theo thời gian: đợc áp dụng cho nhân viên văn phòng, cán bộ phân xởng và bộ phận phục vụ Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công (do các trởng phòng tài vụ và trởng phòng kinh doanh cung cấp), kế toán tính ra đợc số ngày làm việc thực tế của từng nhân viên quản lý để tính ra tiền lơng phải trả cho từng ngời theo công thức sau:

- Trả lơng theo sản phẩm: áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất Hàng ngày các quản đốc phân xởng căn cứ vào các phiếu sản phẩm của công nhân trực tiếp sản xuất để ghi lên biểu sản phẩm Cuối tháng, các phân xởng đa các

biểu sản phẩm lên phòng tổ chức để tính lơng Tiền lơng theo sản phẩm đợc tính theo công thức sau:

-b Tiền phụ cấp

Theo chế độ của Công ty, tiền phụ cấp bao gồm:

- Phụ cấp trách nhiệm:

- Phụ cấp độc hại:

Khối lượng sản phẩm sản xuất thứ i

Đơn giá tiền lương sản phẩm thứ i

- Phụ cấp khác nh: phụ cấp an toàn viên, phụ cấp chứ c vụ,…

Trong kế hoạch lơng hàng tháng xác định đợc tổng quỹ lơng tháng theo

tỷ lệ với doanh thu trong tháng, sau khi trừ đi quỹ lơng để lại, số chi lơng cho

bộ phận, các khoản phụ cấp, lơng phép, thêm giờ, quỹ l… ơng của Công ty còn lại một khoản Khoản này đợc gọi là khoản điều chỉnh thu nhập đợc chia bình quân cho tổng số cán bộ, công nhân viên Số tiền này giữa các tháng là không

đều nhau

f Các khoản trích theo l ơng (BHXH, BHYT, KPCĐ)

Đối với các khoản trích theo lơng nh BHXH, BHYT,KPCĐ đợc trích vào chi phí sản xuất theo đúng quy định hiện hành Cụ thể nh sau:

- BHXH: cần trích là 20% tính theo lơng cơ bản, trong đó:

+ 15% hạch toán vào chi phí sản xuất

+ 5% trừ vào lơng của cán bộ công nhân viên ngày trớc khi phát lơng

- BHYT: cần trích là 3% trên lơng cơ bản, trong đó:

+ 2% hạch toán vào chi phí sản xuất

+ 1% trừ vào lơng của cán bộ công nhân viên ngày trớc khi phát lơng

- KPCĐ: cần trích 2% trên lơng cơ bản đợc tính vào chi phí sản xuất, trong đó:+ 0.8% đợc nộp lên cấp trên

Phụ cấp ca 3 Số công

ca 3 Đơn giá lương ngày

= ** Đơn giá lương ngày * 0.4

- Tài khoản 334 – Tiền lơng phải trả công nhân viên

- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn

- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội

- Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế

Cuối tháng, kế toán tiền lơng căn cứ vào bảng chấm công và biểu sản phẩm để tính lơng và lập nên bảng thanh toán lơng Sau đó, kế toán tiền lơng tiến hành lấy số liệu tổng hợp từ bảng thanh toán lơng để cập nhật dữ liệu vào Bảng tổng hợp lơng, Bảng phân bổ lơng và bảo hiểm Cuối cùng lại lấy số liệu tổng hợp để đa vào phân hệ kế toán tiền lơng và BHXH Sau đó, máy tính sẽ tự

động đa ra Bảng tính lơng và bảo hiểm

Tổng cộng 52384800 1047696 13181162 1757488 68371146

Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:

Sơ đồ số 8: Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp