099 đánh giá công tác văn thư tại viện kiểm sát quân sự quân khu 7

r 7— • _ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐÚC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BAO CAO THựC TẬP TĨT NGHIỆP • • • CHUN ĐÈ: ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC VĂN THƯ TAI ■' — ■ • VIỆN KIỂM SÁT QUÂN s ự QUÂN KHU GVHD: Huỳnh Song Toàn SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu MSSV: 1050QV1382 Lớp: C10QV Ngành: Thư ký văn phòng Khoa: Ọuản trị kinh doanh Niên khóa: -2 TP Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2012 Khỏa luận tỏi ngìệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu LỜI CẢM ƠN rong suốt thời gian học Trường Cao đăng Công nghệ Thủ Đức, T thời gian thực tập Viện kiểm sát quân Quân khu tạo cho em tảng khởi đầu vững bước vào môi trường làm việc thực tế Trước hết em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức, tồn thầy khoa Quản trị kinh doanh tận tâm truyền đạt cho em nhiều kiến thức bổ ích, học quý báu để làm hành trang cho công việc sống Đồng thời, em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới thầy Huỳnh Song Tồn Trần Liễu Anh nhiệt tình giúp đỡ, động viên em để hoàn thành tốt báo cáo chuyên đề Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Viện kiếm sát quân Quân khu 7, toàn quan nhiệt tình dẫn thêm cho em nhiều kiến thức bô ích mà sống, cơng việc cần phải có tạo điều kiện thuận lợi cho em thời gian em thực tập quan Em xin chân thành cảm ơn ỉ Thủ Đức, ngày 11 tháng năm 2012 Chuyên để: Đánh giá công tác văn thư Viện kiêm sát quân Quân khu NHẬN XÉT GVHD SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Khóa luận tốt ngiệp NHẶN XÉT GVPB Chuyên đề: Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn i Nhận xét GVHD ii Nhận xét GVPB iii Mục lục iv Chương I DẢN NHẬP 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 1.4 Phương pháp nghiên cứu Chương 11 Tông quan Viện kiếm sát quân Quân khu 2.1 Quá trình hình thành Viện kiểm sát quân Quân khu 2.2 Bộ máy tô chức, chức năng, nhiệm vụ q u an 2.3 Cơng tác văn thư phịng văn thư q u an Chương III C SỎ LÝ LUẬN 3.1 Khái quát chung công tác văn th 12 3.2 Những nội dung công tác văn thư 16 Chương IV TH ựC TRẠNG 4.1 Ưu diêm công tác văn thư Viện kiếm sát quân Quân khu 26 4.2 Nhược điểm công tác văn thư Viện kiếm sát quân Quân khu 28 Chương V KẾT LUẬN VÀ KIÉN NGHỊ 5.1 Kiến nghị .30 5.2 Kết lu ận 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Khóa luận tơi nghiệp Chương I DẪN NHẬP 1.1 Đăt vấn đề Ngày nay, xu tồn cầu hố kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hố, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng đế sở, tô chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình phát triển đất nước Như vấn đề cần quan tâm quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn thư đơn vị Việc củng cố hồn thiện tơ chức hoạt động công tác văn thư đê giúp ích cho công tác thông tin, cho công tác quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nen kinh tế Việt Nam phát triển bước hộỉ nhập nên kinh tế tri thức, nên cơng tác văn thư giữ vai trị quan trọng quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Đe thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ văn phịng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Chuyên để: Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu Trong thời gian thực tập Viện kiểm sát quân Quân khu em học hỏi kiến thức thực tế nhìn công tác văn thư giúp em công việc học tập làm việc sau Nhưng qua em nhận thấy tồn số mặt hạn chế nên em chọn đề tài: “Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu 7” để làm chuyên đề báo cáo thực tập em xin đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm góp phàn làm hồn cơng tác văn thư quan 1.2 Mục tiêu nghiên cứu: - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư - Đánh giá ưu diêm, hạn chế công tác văn thư - Đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm giúp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đôi tượng: Các công văn đến công văn - Phạm vi: Tại Viện kiêm sát quân Quân khu 1.4 Phưong pháp nghiên cứu - Quan sát, so sánh phân tích, tống họp thống kê Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Chưong II TỎNG QUAN VỀ VIỆN KIÊM SÁT QUÂN s ự QUÂN KHU 2.1 Quá trình hình thành Viện kiếm sát quân Quân khu Viện kiêm sát quân Quân khu thành lập tháng năm 1976 sở Tổ kiểm sát Phòng Quân pháp cục Chính trị Quân khu phận Kiếm sát Cục Chính trị Miền Nam Tiền thân phận kiểm sát nằm Tổ Quân pháp thuộc Phịng Chính trị Qn khu 7, khu Sài Gòn - Chợ lớn kháng chiến chống pháp (1945 - 1954); kháng chiến chống Mỹ (1954 - 1975) Ban Qn pháp, Phịng bảo vệ thuộc Cục Chính trị Quân khu Đen ngày 08/03/1977 Bộ Tổng tham mưu có định số 63/QĐTM cho biên chế Viện kiểm sát quân Quân khu Đen năm 1986, tổ chức lại theo pháp lệnh tổ chức Viện kiểm sát quân sự, tham gia xét xử 02 cấp gồm Viện quân khu 02 viện khu vực > Viện trưởng đàu tiên vào năm 1976: Đào Bá Huân > Địa chỉ: 51/1 đường Thành Thái, phường 14, quận 10 TP HCM > Viện trưởng: Đại tá Trần Quang Dũng > Viện kiêm sát quân Quân khu gồm có Viện khu vực: - Viện kiêm sát quân khu vực 71 - Viện kiếm sát quân khu vực 72 - Viện kiểm sát quân khu vực 73 Chuyên đề: Đánh giá công tác vàn thu Viện kiểm sát quân Quân khu 2.2 Bộ máy tổ chức, chức nhỉệm vụ quan a) Bộ máy tổ chức Sơ ĐÒ TỎ CHỨC C QUAN VIỆN KIỂM SÁT QUÂN s ụ QN KHU Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu ^ Nhiệm vụ, hạn trách nhiệm chức danh: > Viện trưởng - Tổ chức đạo hoạt động thực hành quyền công tố kiểm sát việc tuân thủ theo pháp luật hoạt động tố tụng hình sự; - Quyết định phân cơng cơng việc Phó Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên; - Kiêm sốt tồn hoạt động quan; - Quyết định thay đổi Kiểm sát viên - Quyêt định rút, đình hủy bỏ định khơng có trái luật Viện kiểm sát cấp dưới; - Chủ trì tất họp; - Giải quyêt khiếu nại, tố cáo thuộc thấm quyền Viện kiểm sát > Phó Viện trưỏng - Khi Viện trưởng Viện kiểm sát vắng mặt, Phó Viện trưởng Viện trưởng ủy nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn Viện trưởng; - Phó viện trưởng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng nhiệm vụ giao > Kiểm sát viên - Kiểm sát việc khởi tố, kiếm sát hoạt động điều tra việc lập hồ sơ vụ án Cơ quan điều tra; - Đe yêu cầu điều tra; - Kiêm sát việc băt, tạm giữ, tạm giam; - Kiếm sát việc thi hành án, định Tòa án; - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác thuộc thẩm quyền Viện kiệm sát theo phân công Viện trưởng Viện kiệm sát; - Kiểm sát viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước Viện trưởng Viện kiếm sát hành vi định Khóa luận tồí nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu MẢƯ SÓ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN Ngày Số ký hiệu Số chuyên văn lượng Người văn hay bì hay Ký nhận Ghi đơn vị nhận hay bì b) Nghiệp vụ quản lý văn Tất văn giấy tờ, tài liệu quan đơn vị gửi điều gọi văn Việc tô chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giây tờ quan, đơn vị đế gửi tới quan, đơn vị khác phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Quy trình giải văn thực theo bước sau: Bước 1: Soạn thảo văn Bước 2: Kiếm tra thể thứ in văn Bước 3: Trình ký đóng dấu văn Bước : Đăng ký văn Bước 5: Chuyển giao văn Bước 6: Kiêm tra việc quản lý giải văn Bước 7: xếp lưu văn Chuyên đề: Đánh giả công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu MẪU SỎ ĐĂNG KỶ VĂN BẢN Đ i SỔ Ngày C1 A ' TT tháng ký hiệu loại văn văn Sô Tên Người Người Đơn ký nhận vị SỐ Ghi hay lượng văn người văn nhận trích văn yếu lưu MẦU SỎ CHUYÊN CÔNG VĂN ĐI Ngày Số ký tháng gửi công văn hiệu Số ký hiệu Nơi nhận hay Ký bì cơng văn người nhận nhận đóng dấu cơng văn > Cho cơng văn vào bì, viết bì cơng văn theo mẫu Tên quan: Số, ký hiệu cơng văn Kính gửi: Tên (người hay quan) Địa nơi nhận d) Nghiệp vụ quản lý văn mật > Giải quyêt văn mật quan: Tem SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Khóa luận tơt nghiệp Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có thủ trưởng - quan người uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn - Văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì rơi chun cho văn thư làm phiếu chun phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, không đóng dấu mức độ “mật” Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường MẢU SỒ VĂN BẢN ĐẾN “MẬT” Sổ Ngày Tên Sổ Ngày Mức Tên Đơn vị Ký đến đến ký tháng độ mật loại quan hiệu văn người trích nhận Ghi nhận yếu MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI - “MẬT” Sổ Ngày Số Tên loại TT tháng ký hiệu văn độ văn văn trích mật yếu Mức Người Người ký nhận Đem vị Số Ghi hay người lượng nhận văn văn lưu Chuyên đề: Đánh giá công tác văn thư Viện kiếm sát quân Quân khu 3.2.3 Công tác lập hồ SO’ v nộp hồ SO’ lưu trữ a) Hồ sơ - Hồ sơ tập văn tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thê có đặc điêm thê loại, hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chúc năng, nhiệm vụ cụ quan cá nhân Căn vào đặc điểm văn hồ sơ hình thành văn đóngười ta chia hồ sơ thành loại: Hồ sơ công việc, hơ sơ ngun tăc, nhân sự, trình duyệt + Hồ sơ cơng việc: Tồn văn có nội dung liên quan với việc giải vấn đề, công việc + Hồ sơ nguyên tắc: Tập văn văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác định, dùng đề tra cứu giải công việc ngày + Hồ sơ nhân sự: Toàn văn bản, tài liệu nội dung liên quan đến người b) Lập hồ sơ Công tác lập hô sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu Cơ quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện Lập hồ sơ trình tập hợp, xếp văn bản, tàỉ liệu thành hồ sơ giải công việc theo phương pháp quy định Lập hô sơ: Mỗi hô sơ lập phải the mối liên hệ chặt chẽ văn bản, giấy tờ hình thành trình giải việc nêu hồ sơ c) Vai trị, vị trí u cầu cơng tác lập hồ sơ > Vai trị, vị trí Khóa luận tơí nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Giúp cung cấp hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn có hiệu cơng việc Góp phàn gìn giữ bí mật quan, doanh nghiệp hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, đồng thời tránh việc lập hồ sơ trùng bỏ sót gây lãng phí khó khăn cho cơng tác quản lý > Yêu cầu - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đưa vào hồ sơ phải có giá trị có giá trị tương đối đồng - Phản ánh hoạt động chủ yếu quan qua thời kỳ - Các văn loại hồ sơ phải có mối quan hệ lơgic với vấn đề, việc người - Hồ sơ phải biên mục đầy đủ xác - Hơ sơ lập phải thuận lợi mặt sử dụng bảo quản, d) Nội dung - Lập danh mục hồ sơ + Danh mục hồ sơ liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ quan phải tập trung năm, kèm theo dẫn thời gian duyệt theo chế định Đồng thời lập danh mục hồ sơ nhầm hướng dẫn cán lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi giúp cho quản lý việc lập hồ sơ thống lơgic - Có loại danh mục hồ sơ: Hồ sơ tống họp, hồ sơ theo đơn vị - Công tác lập hồ danh mục tiến hành: > Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ Bước : Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, phân loại theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Chuyên để: Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quăn Quân khu Bước : Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ > Mở hồ sơ Đầu năm cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ gọi mở hồ sơ > Căn vào đặc trưng văn tài liệu để chia thành hồ sơ Các đặc trưng đế lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư > Sắp xếp tàỉ liệu hồ SO’ - Có cách sấp xếp sau: + Sắp xếp theo tên loại văn + Sắp xếp thứ tự thời gian hình thành văn + Săp xêp theo tác giả kèm theo thời gian > Đóng quyền 3.2.4 Cơng tác quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu bao gồm: Cơ quan, văn phòng, tên chức vụ, “đến”, “mật”, “tuyệt mật”, “hỏa tốc” - Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư - Các loại dấu không mang khỏi văn phòng - Quản lý dấu cân thận không giao dấu cho người khác chưa phép - Neu dấu bị phải báo cho công an - Nguyên tắc đóng dấu Người giữ dấu phải tự tay đóng vào văn bản, khơng cho mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngăn Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người việc cụ Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo ta đóng dấu treo Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu - Sử dụng loại dấu: + Dâu nôi đóng vào ảnh loại băng, chứng tốt nghiệp Dấu chìm đóng trường đặc biệt Dấu đỏ đóng văn quản lý + Trong quan thường có loại dấu: Dấu quốc huy dấu ghi chữ văn phòng ■ Hai loại dấu đóng sau: - Đối với văn thuộc quyền hạn thủ trưởng thủ trưởng cấp phó ký thay người quyền ký thừa lệnh thủ trưởng đóng dấu quốc huy - Những văn thuộc nhiệm vụ văn phòng lấy danh nghĩa văn phòng đế làm văn đóng dấu văn phịng + Dấu ghi “mật” “khẩn” phải đóng dấu với loại văn phải thủ trưởng quan, người uỷ quyền định Dấu “mật” phải đóng vào trước ký thức Ngồi cịn sử dụng dấu đề chữ khấn cấp “hoả tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với loại văn Chuyên đề: Đánh giá công tác vân thu' Viện kiếm sát quân Quân khu Chương IV THựC TRẠNG 4.1 Ưu điểm công tác văn thư Viện kiếm sát quân Quân khu Nhìn chung công tác văn thư quan thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, ban chuyên môn thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ thực quy định Cán văn thư đảm nhận thực nhiệm vụ tốt nhiệt tình, thuận tiện cho việc cụ hố cơng việc tơ chức thực nhiệm vụ Công tác văn thư tiến hành bước theo quy trình việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khân” đê chuyên giao kịp thời Cán nhân viên văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện nay, phòng văn thư trang bị loại máy cần thiết để phục vụ cho công tác văn thư: Máy photocopy, Fax, máy in, máy vi tính, ngồi máy vi tính có cài phàn mềm quản lý văn văn đến a) Soạn thảo văn - Quy trình soạn thảo thực theo trình tự, quy định pháp luật - Đảm bảo nguyên tắc: Tính pháp chế, tính khoa học, tính đại chúng, tính khả thi - Thực yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn - Cách dùng ngơn ngữ rõ ràng, sáng, dễ hiễu - Nội dung trình bày rỗ ràng, cấu trúc câu, đoạn hợp lý, lôgic - Viết đúng, phân đoạn rõ ràng tả Khóa ỉuận íơt nghiệp SVTIỈ: Nguyễn Hạnh Hiếu ^ Thực tốt vấn đề nêu trên: Giúp tiết kiệm thời gian công sức, người đọc dễ hiểu, nắm bắt nội dung thực yêu câu văn b) Công tác quản lý công văn > Quản lý công văn - Thực qui định công tác quản lý công văn - Tất công văn điều qua công tác văn thư lấy số đầy đủ - Làm qui định công văn “mật” - Công văn vào số quản lý công phần mềm máy tính # Thực tốt cơng tác quản lý cơng văn dễ kiêm sốt, đảm bảo tính mật cơng văn > Quản lý công văn đên - Công văn vào số quản lý kỹ - Tiếp nhận văn nhanh gọn, chủng loại hồ sơ, tài liệu có qua phận văn thư xử lý - Lưu công văn vào máy tính - Tất cơng văn đến điều đóng dấu đến - Thực qui định công văn mật - Triến khai nhanh chóng kịp thời # Cơng văn đến quản lý tốt giúp cho việc quản lý công văn thuận lợi, dễ kiểm soát, triển khai kịp thời giúp thực thời gian quy định không bị ùng tắc công việc c) Công tác quản lý lưu nộp hồ SO’ - Thường xuyên kiêm tra phân loại tài liệu có thời hạn vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ - Thực tốt bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Chuyên đề: Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ - Có bố trí riêng khu vực lưu trữ - Có trang thiết bị lưu trữ cơng văn - Thực nội dung yêu cẩu công tác lưu nộp hồ so - Có trách nhiệm việc lưu trữ - Sắp xếp theo trình tự khoa học - Xử lý tài liệu hết giá trị theo quy định đơn vị # Công tác lưu trữ giúp giữ gìn tài liệu cơng văn quan trọng, phục vụ cho lãnh đạo cần thiết, việc quản lý công văn thực dễ dàng, giúp giữ bí mật cơng văn, tiết kiện thời gian công sức d) Công tác quản lý sử dụng dấu - Con dấu phòng văn thư cất giữ bảo quản - Thực tốt công việc quản lý bảo quản dấu - Nhân viên văn thư đóng dấu - Khơng giao dấu cho người khác 4.2 Nhược điếm công tác văn thư Viện kiếm sát quân Quân khu Bên cạnh ưu điếm quan cịn tồn động số nhược diêm như: a) Đối với soạn thảo văn > Thể thức: - Canh chỉnh lề khơng kích thước quy định - Bố trí thành phần thức chưa xác - Chưa thực tốt quy định cỡ chữ phơng chữ Khóa luận íơt nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu > Nội dung: - Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không xác định vấn đê, mục đích, u câu trước - Cịn sai lỗi tả - Khoảng cách đoạn chưa thực theo quy định - Sử dụng dấu chấm, dấu phẩy câu chưa phù hợp - Còn nhàm lẫn dấu hỏi (?) dấu ngã (~) b) Đối với quản lý công văn - Việc quản lý văn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban chưa thực tốt, văn cịn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm phải nhiều thời gian tìm kiếm - Quản lý tất loại công văn quyến số khó kiêm sốt quản lýc) Cơng tác quản lý lưu nộp hồ sơ - Khi văn bản, tài liệu giải xong phịng khơng tiến hành tiên nộp vào lưu trữ quan - Chưa thường xuyên kiếm tra phân loại tài liệu - Chưa thực công tác hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ d) Công tác quản lý sử dụng dấu - Chưa thường xuyên vệ sinh dấu - Đóng dấu không rõ ràng - Công tác quản lý dấu chưa bảo mật nghiêm ngặt Chuyên đề: Đánh giá công tác văn thư Viện kiểm sát quân Quăn khu Chương V KÉT LUẬN VÀ KIÉN NGHỊ 5.1 Kiến nghị Trên sở phân tích, đánh giá ưu nhược điếm, em có số kiến nghị giải pháp góp phần hồn thiện cơng cơng tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu 7: Viện kiểm sát quan quan trọng địi hỏi phải có tính bảo mật cao cần phải trang bị máy hủy giấy để tránh thông tin quan trọng bị truyền ngồi Cơ quan có nhiều tài liệu mật quan trọng khơng photocopy bên ngồi, mà số lượng tài liệu nhiều nên cần phải trang bị máy photocopy đại Phòng văn thư nơi lưu trữ tài liệu cần trang bị máy điêu hòa đê đủ điều kiện bảo quản tài liệu kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Thường xuyên kiểm tra phân loại hồ sơ, tài liệu đê thuận lợi cho công quản lý Đội ngũ cán bộ, nhân viên Cơ quan đào tạo vê nghiệp vụ chun mơn hiểu biết cịn hạn chế công tác văn thư, không nắm bắt thơng tin cách nhanh chóng Vì vậy, đế khắc phục tình trạng quan nên tạo điều kiện cho cán phòng văn thư bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nâng cao nhận thức trách nhiệm cao hơn, có nỗ lực cơng việc để đạt kết cao Đe nâng cao hiệu làm việc công tác văn thư, lãnh đạo Viện nên có quy định việc đặt quy chế làm việc công tác văn thư, đồng thời phải thường xuyên kiêm tra xem xét tình hình hoạt động phịng văn thư Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu Khối lượng cơng việc phịng văn thư nhiều quan cần bố trí thêm nhân Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư cách trang bị máy vi tính đại đế phục vụ cho cơng tác văn thư Vì máy tính đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư: Xử lý văn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót Ngồi để làm tốt công tác văn thư đề nghị quan có sách ưu đãi khác : Tổ chức giải nghỉ lao, bồi dưởng ăn trưa, tăng thêm phụ cấp cho cán nhân viên Trên số kiến nghị giải pháp em Nếu có sai xin dẫn thêm đế em rút kinh nghiệm 5.2 Kết luận Trong xu hướng cơng nghiệp hóa đại hóa, nước ta đà phát triển với nhiều lĩnh vực Trong số lĩnh vực lĩnh vực cơng nghệ thơng tin chiếm phần quan trọng trình phát triển kinh tế, xã hội đất nước Vì đơn vị, tổ chức ngày nâng cao cơng tác văn thư giúp cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản sử dụng nguồn lực thông tin cho tồn hoạt động Đặc biệt công tác văn thư ngày quan, đơn vị quan tâm hoàn thiện đê công tác văn thư phát huy tối đa tác dụng đơn vị Cơng tác văn thư quan phòng ban, đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, cịn nhiều vấn đề cơng tác văn thư chưa giải Vì cần phải có số biện pháp nhầm cải tiến chấn chỉnh lại công việc công > *7 Chuyên đê: Đánh giá công tác văn thư Viện kiêm sát quân Quân khu tác văn thư để phù họp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng không riêng Viện kiểm sát quân Quân khu mà nhiệm vụ cấp ngành khác Hoạt động công tác văn thư quan trọng nên quan, đơn vị cẩn có quan tâm đặc biệt công tác Qua thời gian thực tập Viện kiêm sát quân Quân khu 7, em tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động cơng tác văn thư Viện kiểm sát quân Quân khu Qua em có kiến thức thực tế, từ giúp em rút học kinh nghiệm quý báu vê công tác văn thư giúp ích cho cơng việc sau Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến thầy Huỳnh Song Tồn Trân Liễu Anh người tận tình bảo giúp đỡ em trình làm báo cáo thực tập Và em xin gửi lời cảm ơn đến tồn cơ, quan tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập quan Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót em mong nhận góp ý thầy, để báo cáo em đạt kết tốt Em xin chân thành cám ơnỊ Khỏa luận tơí nghiệp SVTH: Nguyễn Hạnh Hiếu TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách nghiệp vụ hành văn phịng - ThS Trần Thị Thu Hương - NXB tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh năm 2008 Quản trị hành văn phịng - Luật sư Vũ Đình Quyền - NXB Thơng Kê Hà Nội năm 2005 SGK giáo trình nghiệp vụ văn phịng Trường Cao đẳng cơng Nghệ Thủ Đức Nghiệp vụ văn phòng PGS - TS Nguyễn Hữu Tri - NXB Thống kê Hà nội năm 2001 Các mẫu tài liệu tham khảo quan Môt số tài liêu tham khảo khác