MỌT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI KHOA ĐIỆN ĐIỆN TỬ, TRƯỜNG CAO ĐĂNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

Ìfe;:;Ị m 3w' UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHÓ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐÚC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BẢO CẢO THỤC TẬP TỐT NGHIẸP Chuyên để: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẰN THƯ TẠI KHOA ĐIỆN - ĐIỆN TỬ, TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỔNG NGHỆ THỦ ĐỨC Huỳnh Song Toàn SVTH Phạm Thị Kim Liên Em Nghành Thu ký Ván phịng Lớp C10QV Niên khóa: 2010-2012 GVHD TP HCM, tháng 8/2012 8| Im m í^ S B S g ã LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức thời gian thực tập khoa Điện - Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức, tạo cho em bước khởi đầu vững vàng vững bước chân vào môi trường lao động thực tế Trước hết em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy, Cô Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức, hết lòng dạy dỗ truyền đạt cho em kiến thức tổng họp, học quý báu làm hành trang cho em bước vào sống Tiếp đến em xin chân thành cảm ơn Thầy Huỳnh Song Toàn, người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ em suốt q trình học tập, thực tập có ý kiến đóng góp để em hồn thành báo cáo Em chân thành cảm ơn Thày Tôn Ngọc Triều - Trưởng khoa ĐiệnĐiện tử nhận em vào thực tập Khoa Anh Thang Phát Đông Chị Lê Thị Hồng Mai dành nhiều thời gian quý giá, nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thông tin số liệu cần thiết suốt trình em thực tập Khoa Cuối em xin kính chúc Q Thầy, Cơ dồi sức khoẻ công việc ngày thăng tiến Em xin chân thành cảm ơn Thủ Đức, ngày 11 tháng năm 2012 SINH VIÊN Phạm Thị Kim Liên Em Trang i NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN Điểm tổng kết: NGƯỜI HƯỚNG DẪN Thủ Đức, ngày tháng năm 2012 Ký tên Trang ii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN TẠI ĐƠN VỊ THựC TẬP Thủ Đức, ngày 10 tháng năm 2012 JỲjfọc % iíều Trang ỉii MỤC LỤC Lời cảm ơn Trang i Nhận xét GVHD Trang ii Nhận xét Giáo Viên đơn vị thực tập Trang iii Mục lục Trang iv Danh mục chữ viết tắc Trang V Chương I: Dần nhập Trang 1.1 Đặt vấn đề Trang 1.2 Mục tiêu nghiên cứu Trang Chương II: Tổng quan tình hình chung Trường Cao đắng Công nghệ Thủ Đức .v Trang 2.1 Quá trình thành lập bối cảnh phát triển Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức .v Trang 2.2 Những thành tựu từ ngày thành lập trường đến .Trang 2.3 Đánh giá chung Trang 15 Chương III: Cơ sở lí luận cơng tác văn thư Trang 25 3.1 Những vấn đề chung Trang 25 3.2 Tổ chức quản lý giải văn quan, doanh nghiệp Trang 41 3.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ .Trang 41 Chương IV: Thực trạng công tác văn thư Khoa Điện - Điện tử Trang 47 4.1 Thực trang Trang 47 4.2 Khảo sát tình hình cơng tác văn thư Khoa Trang 49 Chương V: Kết luận kiến nghị Trang 51 5.1 Nội dung kiến thức - lý thuyết củng cố nơi thực tập Trang 51 5.2 Làm quen học hỏi với môi trường thực tập Trang 51 5.3 Ket làm nơi thực tập Trang 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT C H Ữ ĐẦY ĐỦ V IẾT TẮT Thành Phố Hồ Chí Minh Tp Hồ Chí Minh Cán Giáo viên - Nhân viên CBGV-NV Giáo viên GV Giáo dục Đào tạo GD& ĐT Đại học ĐH Quản trị Kinh doanh QTKD Công nghệ thông tin CNTT Sư phạm Kỹ thuật SPKT Trách nhiệm hữu hạn TNHH Trung cấp chuyên nghiệp TCCN Giáo viên Học sinh GV HS Giáo dục Đào tạo Thành Phố Hồ Chí Minh GD&ĐT TP HCM ủy ban nhân dân phường Lỉnh chiểu ƯBND p Linh chiểu ủy ban nhân dân Quận Thủ Đức UBND Q Thủ Đức Chủ nghĩa Xã hội CNXH Thời khóa biểu TKB Trang iv SVTH.Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp CHƯƠNG I: DẪN NHẬP 1.1 Đăt vấn đề Công tác văn thư khâu thiếu nghiệp vụ hành quan nào, phần quan trọng hoạt động quản lý, ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy xác hiệu hoạt động máy quản lý Do việc quản lý cơng tác văn thư quan nhà nước, doanh nghiệp điều cần thiết Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, quản lý công tác văn thư cần tăng cường triệt đế áp dụng biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động cung ứng dịch vụ cơng quan nhà nước nói chung Khoa Điện - Điện tử, Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức nói riêng Qua thời gian thực tập tạỉ Khoa Điện - Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Tuy thời gian thực tập ngắn dù có bốn tuần, qua quan sát dẫn Thầy, Cô, Anh, Chị Khoa, em tiếp cận nhiều với công việc quản lý công văn đến, quản lý hồ sơ, lưu hồ sơ, Khoa Giúp em có sổ kinh nghiệm để phục vụ cho công việc chun mơn sau Cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin càn thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phàn giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Trang Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữư trách nhiệm khác quan Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng cảm ơn với tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Với báo cáo mình, em xin trình bày cụ nội dung nghiệp vụ văn thư công tác văn thư khoa ĐiệnĐiện tử Lý chọn chun đề tơi thấy chuyên đề hay thú vị văn quan soạn thảo, ban hành quản lý Làm tốt công tác giúp khâu nghiệp vụ khác tốt 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư khoa Điện - Điện tử - Đánh giá, phân tích ưu điểm hạn chế cơng tác văn thư khoa Điện - Điện tử - Đưa số giải pháp nhằm góp phần hồn thiện công tác văn thư khoa Điện - Điện tử 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác văn thư Phạm vi: Tại Khoa Điện - Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 1.4 Phương pháp nghiên cứu ♦♦♦ Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến Giáo Viên Hướng Dần Anh, Chị trực tiếp thực nghiệp vụ Trang SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp ♦♦♦ Phương pháp liên kết: Vận dụng kiến thức học phân tích tình hình cơng tác văn thư nhằm đưa giải pháp phù hợp với thực tế 1.5 Kết cấu đề tài Bao gồm chương: CHƯƠNG I: DẪN NHẬP CHƯƠNGII: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CHUNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỒNG NGHỆ THỦ ĐỨC CHƯƠNG III: c SỞ LÝ LUẬN CỒNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG IV: THỤC TRẠNG CỒNG TÁC VĂN THƯ CỦA KHOA ĐIỆN - ĐIỆN TỬ CHƯƠNG V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Trang Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cồng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức CHƯƠNG II TỎNG QUAN TÌNH HÌNH CHUNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC 2.1 Q trình thành lập bối cảnh phát triển Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đửc 2.1.1 Quá trình thành lập 2.1.2 Quá trinh thành lập Tiền thân Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức, sau Trường Trung học Kỹ thật Nghiệp vụ Thủ Đức theo định: - Quyết định số 215/QĐ-ƯB ngày 13 tháng năm 1984 ưỷ Ban Nhân dân Tp Hồ Chí Minh việc cho phép thành lập Trug Tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Tp Hồ Chí Minh; - Quyết định số 2230/QĐ-ƯB ngày 27 tháng năm 2002 Uỷ Ban Nhân Dân Tp Hồ Chí Minh việc cho phép chuyển Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Tp HỒ Chí Minh; - Quyết định số 6426/QĐ-BGD-ĐT ngày 24 tháng năm 2008 Bộ Giáo dục- Đào tạo việc thành lâập Trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đức Trang SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tơi nghiệp Trang bìa cửa sổ cơng văn đến trình bày sau: Tên quan cấp trực tiếp Tên quan Năm SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN rn N r rr /\ -4-/V A Từ sô đen sô Từ ngày .đến ngày Quyển sổ Bước 7: Phân phối chuyển giao cơng văn đến Trong q trình phân phối, chuyến giao phải đảm bảo yêu càu công văn đảm bảo đúng, trực tiếp cho người đơn vị có trách nhiệm giải quyết, công văn đến ngày phải phân phối, chuyển giao hơm đó, Cơng văn có liên quan đến nhiều phận chuyển cho người, phận Mâu sô chun văn đen Ngày Số kí hiêu • Số chuyển văn hay bì lượng văn Người hay Ký đon hay bì vi• nhận nhân • Bước 8: Giải theo dõi việc giải công việc Trang 37 Ghi Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 1.1 Tổ chức giải quản lý công văn Khái niệm công vản Tất công văn, tài liệu, thư từ quan gửi gọi công văn đi, công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan đế gửi ngoài, thiết phải qua văn thư quan để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Nguyên tắc nhằm hạn chế, ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, dấu quan để làm việc phi pháp, giải công việc sai nguyên tắc, chế độ 1.2 Quy trình xử lý công văn đỉ - Soạn thảo văn Người soạn thảo văn cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung thể thức văn nhà nước quy định - Thông qua văn Thủ tục thông qua văn yêu tố quan trọng việc soạn thảo văn Tổ chức chuyển công văn Đe tổ chức công văn càn tiến hành nghiêm túc bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn nhằm tránh sai sót, đảm bảo giá trị công văn + Vào số công văn nhằm mục đích quản lý tồn số cơng văn gửi quan khác, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành quan, cần đảm bảo nội dung sau đây: Trang SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp Mầu đăng ký văn số Ngày Số Tên TT tháng ký loai • Ngưịi Người ký nhân • SỐ lưọng năm cơng hỉêu • văn văn cơng bản văn văn Ghi trích yếu nội dung công văn Mẩu văn đỉ - mật Tên loai • Mức vi• Số Ngưịi Đon ký hay người lượng Số Ngày T tháng ký T năm hiêu • trích mât • nhân • văn văn công công yếu lưu văn văn Số văn độ + Cho cơng văn vào bì viết bì cơng văn Mẩu bì cơng văn: Trang 39 Ghỉ Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Tem Tên quan: Số, ký hiệu cơng văn Kính gửi: Tên ( người hav quan) Địa nơi nhận + Chuyển công văn đi, cần đảm bảo số nguyên tắc: Công văn phải gửi ngày đăng ký hay chậm sau ngày làm việc Ghi đầy đủ thông tin chuyển vào sổ chuyển công văn _w Mâu sô chuyên công văn Ngày tháng Số, ký cơng cơng văn gửi hiệu Số lượng bì Noi cơng văn hay Ký nhận ngưịi hay đóng nhân • nhân • văn dấu + Sắp xếp lưu cơng văn Mỗi cơng văn phải lưu hai Những lưu cơng văn phải chính, đảm bảo đầy đủ thể thức Nhà nước quy định Tổ chức quản lý văn nội văn mật 3.1 Tổ chức quản lý văn nội Văn nội quan gồm: Những định, thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu Trang 40 SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp Để quản lý tốt loại văn trên, loại phải có sổ đăng ký riêng, nêu rõ nội dung: số, ký hiệu, ngày ký, người ký, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận 3.2 Tổ chửc quản lý văn mật Văn mật văn chứa đựng nội dung bí mật Đảng, nhà nước, cần tuân thủ theo quy định văn Nhà nước pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, ban hành ngày 8/1/1991 3.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ 3.2.1 Khái niệm hồ sơ, lập hồ SO’ - Hồ sơ hay tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc đối tượng cụ thể có đặc điểm thể loại tác giả, hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, cá nhân Người ta chia thành loại hồ sơ: Cơng việc, ngun tắc, nhân sự, trình duyệt + Hồ sơ cơng việc: Tồn văn có nội dung liên quan với việc giải vấn đề, công việc + Hồ sơ nguyên tắc: Tập văn văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác định, dùng để tra cứu giải công việc hàng ngày + Hồ sơ nhân sự: Toàn văn bản, tài liệu nội dung liên quan đến người - Lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao yêu cầu phương pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc phương Trang 41 Möt so giäi phäp nhäm hộn thien cưng täc van thu tai Khoa Dien -Dien tie, Tried’ng Cao dang Cöng nghe Thü Dtrc phäp quy dinh Möi ho so lap phäi the hien möi lien he chät che cüa möi van bän, giay to hinh thänh quä trinh giäi quyet su viec neu ho so 3.3.2 Vai trö, vi tri vä yeu cäu cüa cöng täc lap hö so* 3.3.2.1 Vai trö, vj tri Giüp cung cäp nhung hö so phän änh trung thurc, däy du hoat döng cüa co quan, tao cän cür chinh xäc de giäi quyet nhanh chöng, düng dän, vä cö hieu quä cöng viec Göp phän giü bi mat cüa co quan, doanh nghiep Han che cöng van giäy to vö düng, döng thöi tränh dugc viec lap hö so trung häc bö söt gay läng phi vä khö khän cho cöng täc quän ly ❖ Yeu cäu Phän änh düng chuc näng, nhiem vu dua väo hö so phäi cö giä tri vä cö giä tri tuang döi döng deu Phän änh dugc cäc hoat döng chinh yeu cüa co quan qua cäc thoi ky Cäc van bän tirng hö so phäi cö möi quan he lögic vöi ve möt van de, ve mưt su viec hộc ve mưt ngi Hö so phäi dugc bien muc däy du, chinh xäc Hö so lap phäi dugc thuan lgi ve mat su düng vä bäo quän 3.3.3 Noi düng cüa cöng täc lap hö so* 3.3.3.1 Lap danh muc hö so* Danh muc hö so lä bän liet ke cö he thöng ten ggi cäc hö so mä co quan phäi tap trung näm, cö kem theo chi dän thoi gian vä dugc duyet theo möt che dö nhät dinh Muc dich cüa cöng täc läp danh muc hö so nhäm huong dän cän bö co quan don vi läp hö so däy du, thuan lgi cho giüp cho quän ly viec läp höp so dugc thöng nhät chät che Cö hai loai danh muc hö so: Hö so töng hgp, hö so theo don vi Cöng täc läp danh muc hö so dugc tien hänh theo cäc buöc: Trang 42 SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp s Xác định loại danh mục hồ sơ V Xây dựng đề cương phân loại V Dự kiến tiêu đề hồ sơ s Quy định ký hiệu hồ sơ V Người lập hồ sơ V Thời hạn bảo quản hồ sơ Các mẫu danh mục hồ sơ: CƠỌUANCIỈỬỌUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM độc lập - tự - hạnh phúc TÊN C QUAN, ĐƠN VỊ DANH MỤC HÒ s CỦA c QUAN Tiêu Ký Thời gian bảo quản Người Ghi đề hồ hỉêu • sơ năm bảo quản Thịi gian bảo quản lập hồ sơ Bản danh mục hồ sơ gồm: .Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ bảo quản lâu dài Hồ sơ bảo quản tạm thời Duyệt CHÁNH VĂN PHÒNG Ngày tháng năm Ký tên, đóng dấu 3.3.3.2 Mở h SO’ Trang 43 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Đầu năm cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi đề tài hồ sơ cần lập vào bìa hồ sơ gọi hồ sơ mở 3.3.33 Căn vào đặc trưng văn tài liệu đế chia thành hồ sơ S Những đặt trưng đế lập hồ sơ: Đặc trưng “tên gọi” cơng văn có tên gọi xếp cung hồ sơ Đặc trưng “vấn đề” cơng văn có nội dung định xếp theo hồ sơ Đặc trưng “tác giả” tác giả ban hành văn tài liệu Lập hồ sơ theo đặt trưng có nghĩa tập họp tài liệu có tác giả vào hồ sơ Đặc trưng “thời gian” văn ban hành thời gian định xếp vào hồ sơ Đặc trưng “giao dịch” nhóm tài liệu văn quan thường giao dịch với quan khác vào hô sơ Đặc trưng “địa dư”, địa dư địa dư hành chánh Các tài liệu địa dư xếp vào hồ sơ 3.33.4 Sắp xếp tài liệu hồ sơ s Có cách xếp hồ sơ • Sắp xếp theo tên gọi văn • Sắp xếp theo thứ tự thời gian hình thành văn • Sắp xếp theo tác giả kèm theo thời gian • Sắp xếp theo vấn đề kèm theo thời gian • Sắp xếp theo trình tự giải vấn đề thực tế • Sắp xếp theo mức độ quan trọng vấn đề Trang 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em • Sắp xếp theo vần chữ 3.3.3.5 Biên mục hồ sơ • Hồ sơ biên mục công việc giải xong • Biên mục hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ, xác • Biên mục gồm việc sau: • Đánh số tờ • Ghi mục lục tài liệu • Viết tờ kết thúc 3.3.3.Ố Đóng Sau biên mục xong càn đóng để cố định thủ tục xếp tài liệu, văn kiện hồ sơ, để tránh mát, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ khai thác hồ sơ Khi đóng cần ý: + Kiểm tra tình trạng tài liệu hồ sơ + Gỡ vật liệu kim loại dính tài liệu kẹp, đinh, + Đóng chì bền, khơng đóng vật liệu kim loại 3.3.4 Công tác nộp lưu hồ SO’ Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập biên giao nộp tài liệu kèm theo danh sách hồ sơ, tài liệu nộp lưu danh sách hồ sơ, tài liệu lại giữ lại để nghiên cứu Trans 45 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức CHƯƠNG IV THựC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA KHOA ĐIỆN - ĐIỆN TỦ 4.1 u điểm > Nguồn nhân lực dồi Áp dụng theo quy trình ISO 9001:2008 4.2 Hạn chế: Chưa thực 5S Cụ thễ sau: ❖ Soạn thảo văn ■ Ưu điểm: Thực theo quy trình Từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu Đúng thể thức ■ Hạn chế: vốn từ vựng hạn chế ❖ Quản lý văn + Văn đi: ■ Ưu điểm: Được lấy số Vào sổ Làm theo quy trình ■ Hạn chế: cần lưu vào tập hồ sơ riêng Vào sổ chung khó khai thác sau 4- Văn đến: ■ Ưu điểm: Đều qua công tác văn thư Được đóng dấu vào sổ cơng văn đến ■ Hạn chế: cần lưu vào tập hồ sơ riêng Vào sổ chung khó khai thác ❖ Quản lý dấu Trang 46 SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp ■ ưu điểm: Dễ thuận tiện việc đóng dấu ■ Hạn chế: Chưa bảo quản kỹ Lập hồ sơ ■ Ưu điểm: Làm tài liệu sau Lưu lại tài liệu cần thiết, văn mật khoa ■ Hạn chế: cần lưu riêng theo loại văn Theo tháng, năm Sẽ dễ dàng việc tra cứu sau Trang 47 Một sơ giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức CHƯƠNG V KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 5.1 Nội dung kiến thức - lý thuyết đưọc củng cố nơi thực tập • Học hỏi cơng tác văn phịng • Cách sử dụng thiết bị văn phịng • Cách quản lý, quản tài liệu văn phịng • Cách lưu trữ loại văn 5.2 Khó khăn + Thời gian đầu cịn nhiều bỡ ngỡ, chưa thích nghi đuợc với thực tế + Chưa tiếp cận nhiều với cơng việc khác 4- v ẫn cịn hạn chế việc soạn thải văn + Một số cơng việc thực tế có phần khác so với lý thuyết học nên nhiều lúng túng bỡ ngỡ + Chưa tiếp cận cách thức tổ chức họp, hội nghị + Chưa tiếp cận với việc lập thời khố biếu 5.3 Nhân xét Cơng việc giúp em hiểu biết thêm nhiều kiến thức thực tế kinh nghiệm thời gian thực tập Kiến nghị Việc bố trí trang bị thiết bị văn phòng phải đáp ứng nhu cầu cơng việc Vì cần đổi số máy móc là: Máy in, máy Scan để phục vụ tốt công việc Sửa chữa trang thiết bị kịp thời để nhân viên làm việc nhanh chóng hiệu Trang 48 SVTH:Phạm Thị Kim Liên Em Báo cáo thực tập tôt nghiệp Cần đưa số khen thưởng, nhằm khích lệ tinh thần nhân viên hồn thành tốt cơng việc giao Cần thực hành tốt 5S: ❖ Sàng lọc - SI (Seiri) Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng ) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động khu vực phải tách biệt khỏi thứ cần thiết sau loại bỏ hay đem khỏi noi sản xuất Chi có đồ vật cần thiết để nơi làm việc SI thường tiến hành theo tàn suất định kì ♦♦♦ Sắp xếp - S2 (Seiton) Sắp xếp hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, ngun vật liệu, hàng hóa vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung S2 vật dụng cần thiết có vị trí quy định riêng kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 hoạt động cần tuân thủ triệt để ♦> Sạch - S3 (Seiso) Sạch hiểu hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay khu vực xung quanh S3 hoạt động cần tiến hành định kì ❖ Săn sóc - S4 (Sheiketsu) Săn sóc hiểu việc trì định kì chuẩn hóa 3S cách có hệ thống Đe đảm bảo 3S trì, người ta lập nên quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S Trang 49 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Khoa Điện -Điện tử, Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức cá nhân, cách thức tần suất triển khai 3S vị trí 54 q trình ý thức tuân thủ CBCNV tổ chức rèn rũa phát triên ❖ sẵn sàng - S5 (Shitsuke) sẵn sàng thể ý thức tự giác người lao động hoạt động 5S Các thành viên nhận thức rõ tầm quan trọng 5S, tự giác chủ động kết họp nhuần nhuyễn chuẩn mực 55 với công việc để đem lại suất công việc cá nhân suất chung Khoa Kết luân Trong thời gian thực tập khoa Điện - Điện tử, em thực tập nhiều điều thực tế nghiệp vụ thư ký văn phịng mà Thầy, Cơ giảng dạy trường, qua giúp em hiểu xâu thêm chuyên môn Hơn em giúp đỡ tận tình Q Thầy, Cơ Anh, Chị Khoa tạo cho em điều kiện tiếp xúc thực tế cách cụ thể nghiệp vụ thư ký văn phòng mà em học Được quan tâm giúp đỡ Quý Thầy, Cô, Anh, Chị gặp vấn đề khó khăn suốt q trình thực tập Được làm việc môi trường thỏa mái, vui vẻ, thân thiện, nhiệt tinh dẫn Quý Thầy, Cô, Anh, Chị Khoa Cuối em xin kính chúc Q Thầy, Cơ, Anh, Chị sức khỏe thành công công viêc Em xin chân thành cảm ơn Trang 50 T ÀI LI ỆU THAM KH Ả o [1] Tham khảo báo cáo thực tập Trịnh Thị Hồng, khoá 2009 [2] http://vpc.org.vn [3] Tham khảo tài liệu KHoa Điện - Điện tử [4] , TS LƯƠNG MINH VIỆT, giáo trình Nghiệp vụ thư Kỷ, NXB Hà nội, năm 2005 [5] Nghị định sổ: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư