384 một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư tại khoa điện đện tử trường cao đẳng công nghệ thủ đức

LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức giúp em có vốn kiến thức cần thiết để làm hành trang bước đường em chọn Em xin cám ơn thầy hết lịng dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức, học kinh nghiệm sống Em chân thành cảm ơn thầy Trương Khoa Điện - Điện tư dà tạo điều kiện giúp đờ trình em thực tập Khoa Chân thành cảm ơn anh chị thư ký Khoa dành nhiều thời gian quý giá nhiệt tình giúp đờ cung cấp thông tin, số liệu cần thiết đê em hoàn thành báo cáo thực tập Gửi lời tri ân sâu săc lời chúc tơt đẹp nhât đên q thây cơ, kính chúc sức khoẻ chân thành cảm ơn Tp.Hồ Chỉ Minh, ngày tháng năm 2012 NGUYỄN TRỌNG HOÀI ẢN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG HẢN Tp Hơ Chí Minh, ngày thảng năm 2012 Giáo viên hướng dẫn NHẬN XÉT CỦA ĐON VỊ THỤC TẬP n; "77 ¿.ữù iấxpỉữãí" r.-v cừLa.($ '¿ĩ./ CCĂ Cp?.ự ^ ýTj ôV-N9 /" ^/T ầ.C (cd Ê& ÊÊWỈ nstĩê Thủ Đức Ghi đầy đủ thông tin vào số chuyển văn Mẩu so chuyên văn đi: Ngày tháng gửi công văn Số, ký hiệu công văn Số lượng bì cơng văn Nơi nhận hay người nhận Ký nhận đóng dấu Đơi với quan lớn có văn thư chuyên trách người thư ký có nhiệm vụ: - Trình ký văn - Chuyến văn cho văn thư - Lập, nộp lưu hồ sơ b) Nghiệp vụ quản lý văn đến: Mọi văn vào quan hình thức dều gọi văn đến - Nhận văn bán đến: Khi nhận văn đến người thư ký phải kiếm tra sơ sơ lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v, phải kiêm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Neu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuvến đến muộn hon thời gian ghi bì (đối với bì văn có đỏng dấu Hoa tốc hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng dầu quan, tô chức quản lý công tác văn thư; trường hợp cần thiết, phải lập biên bán với người đưa văn Dối với văn ban đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, sô lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải quyêt Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: Trang 26 Nguyen Trong Hocii An Brio cdo tim e tap tot nghiep + Loai khong boc bi: Doi vdi nhirng bi van ban gui dich danh ngudi nhan, neu la van ban lien quan den cong viec chung cua ca quan, to chirc thi ca nhan nhan van ban co trach nhiem chuyen cho van thu de dang ky + Loai can bo van thu' boc bi: bao gom tat ca cac loai bi lai, tru nhirng bi van ban tren co dong dau chu ky hieu cac mat (bi van ban mat) + Doi vdi van ban mat: Van thu khong duoc boc bi Truong hop tai lieu mang den ma bi co dau chi ngudi co ten moi duqc boc bi thi van thu vao so so tai lieu ghi ngoai bi va chuyen den ngudi co ten tren bi Neu ngudi co ten ghi tren bi di vang thi chuyen den ngudi co trach nhiem giai quyet Neu thay tai lieu, giri den ma noi gui khong thuc hien dung thu tuc bao mat thi chuyen den ngudi co trach nhiem giai quyet, dong thdi thong tin lai noi gui de rut kinh nghiem Neu phat hien tai lieu, bi trao doi, mat, hu hong thi ngudi nhan phai bao cao vdi thu trudng co quan, don vi de co bien phap xii ly kip thdi - Boc bi: Khi boc bi van ban can luu y: + Nhirng bi co dong cac dau khan can duqc boc trude de giai quyet kip thdi; + Khong gay hu hai doi vdi van ban bi; khong lam mat so, ky hieu van ban, dia chi co quan gui va dau buu dien; can soat lai bi, tranh de sot van ban; + Doi chieu so, ky hieu ghi ngoai bi vdi so, ky hieu cua van ban bi; trudng hop phat hien co sai sot, can thong bao cho no’i gui bict de giai quyet; + Neu van ban den co kem theo phieu gui thi phai doi chieu van ban bi vdi phieu gui; nhan xong, phai ky xac nhan vao phieu gui va gui tra lai cho noi giri van ban; Trang CƠỈ1ÍỈ tác văn Ịhư_tại Khoa Điên - Diên từ trường Cao đăng Công nghê Thù Đúc + Dối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiếm tra, xác minh điếm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn đế làm chứng - Đóng dấu đến: Đóng dấu đến điền vào dấu đến, xác định văn qua văn thư Dấu đến đóng bên trái, số ký hiệu nêu văn có tên loại, việc (trích yếu) văn khơng tên loại có thê đóng vào khoảng trống tác giả Qc hiệu Dấu đến có kích cờ 50mm X 30 mm - Trình thủ trưởng, chánh văn phịng xin ý kiến phối họp - Đăng ký văn đến: Là khâu quan trọng việc tô chức quán lý văn đôn Đăng ký đế nắm số văn đến ngày, nội dung văn bản, văn nằm đâu, giải chưa Mẩu so văn đến: Số đến Ngày đến Tên quan Số ký hiệu Ngày tháng văn Tên loại trích yếu Dơn vị người nhận Ký nhận Ghi Mầu sổ văn đến “mật”: rsô đến Ngày đên Tên quan Số ký hiệu Ngày tháng văn Mức độ mật Tên loại trích yếu Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi _ Trang 28 Nguyễn Trong Hoìỉì Ẫn Báo cáo tlìirc tân tổt nghiên Trang bìa sỏ đăng kỷ văn bán: Tên quan cấp TÊN C QUAN N ă m SỔ DÃNG KÝ VĂN BAN ĐẾN Từ s ố đến số Từ ngày Đen ngày Q uyền - Chuyên giao văn bản: Sau trình lãnh đạo có ý kiến giải sau văn dược ký chuyển văn đến địa chỉ, vào sổ, không đế người khơng có trách nhiệm xem văn người khác Việc chuyển văn ban phải làm nhanh chóng, xác bảo đảm bí mật Mau sổ chuvễn văn bán đến: Ngày chuyến SỐ ký hiệu văn hay bì Số lượng văn hay bì Người hay Ký nhân đơn vị nhận Ghi - Theo dõi, giải quyêt văn bản: Văn thư phải xem người nhận giải văn chưa, có đối tượng, thời hạn khơng? Có tinh thần chi đạo lãnh đạo không? Trách nhiệm thư ký + Nhận văn Trang 29 Côiĩịỉ tác văn til ir tai Khoa Diên - Điên tử trường Cao dans Công nghệ Thỷ_ Dire + Phân loại, bóc bì + Trình thủ trưởng + Đăng ký văn + Giúp thủ trưởng giải văn đến 3.2.3 Công tác lập hồ so : Mục đích: a) Đối với cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ SO' giúp cho người xếp cơng văn giấy tị’ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất V kiến giải công việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu công tác, chuân bị tôt cho việc lưu trữ hồ SO' tài liệu b) Đối với chung quan, đơn vị, cơne tác lập hồ sơ nham quản lý tồn công việc quan, phân loại công văn, giấy tờ quan (hoặc dơn vị) cách khoa học, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, có kế hoạch lập giữ hồ sơ cần thiết, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp ngược lại, có việc cần lập hồ sơ không ai, không đơn vị lập Nội dung công tác lập hồ sơ: 3.2.3.1 Lập danh mực hồ sơ: Danh mục hồ sơ ke hô sơ mà quan cần lập năm Bản danh mục hồ sơ ciúp cho việc lập hồ đơn vị chủ độno SO' phân loại tài liệu CO’ quan, hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn dốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức tinh thân trách nhiệm cua cán bộ, nhân viên quan đôi với việc lập hồ sơ chuân bị tôt cho việc nộp lưu hơ sơ vào kho (hoặc phịnư) lưu trữ CO' quan Cách làm: Cuối năm, cán bộ, nhân viên (làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến nhừne hồ sơ phái lập năm (căn vào chức năng, Trang 30 Nguyen Trong Modi An Bao cdo ill we tap tot mih iep nhiem vu, chuong trinh cong tac nam toi) nop cho trucmg phong tham gia y kien, cac trircmg phong nop lai danh muc ho so da tham gia y kien ve Van phong (phong Hanh chinh To chirc) tong hop lap ban danh muc ho so cua co quan trinh Thu tru'dng co quan quyet dinh Cac don vi doc lap, co van thir rieng, nen lap ban danh muc ho so rieng, nhung don vi cua co quan co van thir di, den chung nen co ban danh muc ho so chung cua toan bo co quan Cac can bo van thu, luu tru chuyen trach co nhiem vu giup thu tru'dng, chanh van phong va co quan lap ban danh muc ho so 3.2.3.2 Mo ho so: Dua vao ban danh muc ho so cua co quan mdi can bo, nhan vien can cir vao so ho so' giao trach nhiem lap, lay mot so bia, moi bia dung cho mot ho so Can cir vao so, ky hieu va tieu de ghi ban danh muc, can bo ghi nhung diem vao bia ho so Tieu de can ngan, ro, chinh xac, phan anh khai quat dirge noi dung sir viec van de Nhung yeu to thdi gian (nam, thang) dia diem (ten dia phuong, ten co quan) va ten ngirdi (neu co) ciin duoc phan anh vao tieu de 3.2.3.3 Thu thap, cap nhat van ban, tai lieu hinh qua trinh theo doi, giai quyet cong viec vao ho so: Khi ho so da mo, co nhung cong van, giay to lien quan den cong viec dang giai quyet (hoac da giai quyet xong) thi de vao bia ho so da duoc quy dinh, ke ca “cong van den”, ban luu “cong van di”, mot so tu lieu tham khao de giai quyet viec Cong van, giay to, ho so phai sap xep cho khoa hoc (theo thir tu thdi gian, theo van chu cai (a, b, c) theo thu tu* so cong van hoac sap xep theo qua trinh giai quyet cong viec) Tuy theo tung ho so ma van dung each nao cho thich hop hoac each phoi hop vdi each khac Neu ho so co anh (hoac phim) tu lieu (nhu sach, bao, ap phich ) di kem, phai cho anh (hoac phim) tu lieu vao phong bi va kem theo ho so' Neu ho so co day ghi am, micro phim di kem thi phai bao Trang 31 c ỏ n s tác văn thu' tai Khoa Điên — Điên tủ' trỉ ờníỉ Cao đăng Cơng nghê Thủ Đức quản riêng dây ghi âm micrô phim, phải ghi vào hồ sơ đê tiện cho việc tra cứu nộp lưu chuyển 3.2.3.4 Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ giải xonư, sau kết thúc đê lại phòng hay phận làm việc năm đế theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu vào kho (hoặc phòng) lưu trữ quan 3.2.4 Công tác quản lý dấu: Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý, sử dụng dấu, dấu thê vị trí pháp lý khăns định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tô chức Mỗi doanh nghiệp sư dụng dấu Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an Người đứng đẩu doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, sư dụng dấu doanh nghiệp Mực in dấu thơng mực đỏ Dấu đóng văn giấy tờ sau có chừ ký cua người có thâm quyên 3.2.4.1 Quản lý sử dụng dâu: Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu quan, tơ chức Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn bán người có thấm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tơ chức Chí đóng dấu vào văn bán, giấy tờ sau dà có chữ ký người có thâm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu khống chi 3.2.4.2 Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đỏng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Với phụ lục kèm theo văn dấu dóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tô chức tên phụ lục Nguyễn Trotĩíỉ Hồi Ẩn Báo cáo thực tập tơt ngỉùêp Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tò’ giây Đóng dấu độ khẩn, mật: Tuỳ theo mức độ cần chuyên phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khấn, cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khân trình người ký văn dinh Căn vào quy định độ mật tài liệu soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật, người soạn tháo tài liệu phải đề xuất độ mật tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tôi mật, Mật) phạm vị lưu hành tài liệu mang bí mật Dấu độ mật đónư trích yếu nội dung cơng văn hành chính, dấu tài liệu thu hồi dónư phía bên quốc hiệu Dâu khấn đóng phía dấu độ mật Trang 33 Côns tác văn thư tai Khoa Điên - Điên từ trường Cao dans Cons nahe Thủ Đức CHUÔNG IV: THỤC TRẠNG 4.1 Thực trạng chuyên đề nghiên cứu áp dụng Khoa: 4.1.1 Ưu điểm: 4.1.1.1 Soạn thảo văn bản: - Quy trình: Đúng quy trình - Ngơn ngữ: Dùng từ đơn rmhĩa, dùng từ quán, không mâu thuẫn - Thê thức: Đúng văn phong hành 4.1.1.2 Quản lý văn bản: - Văn đến: Tất văn đến phải qua phận văn thư đê tiêp nhận, vào số chuyển cho Trưởng khoa xem xét phô biến thực - Văn đi: Tất văn di thâm quyền, thê thức không cỏ sai sót xảy 4.1.1.3 Lập hồ sơ: - Dựa vào danh mục hồ sơ, nhân viên văn thư vào sô hô sơ giao trách nhiệm lặp, lấv số bìa, bìa dùng cho hồ sơ Khi hồ sơ đà mở, công văn, giấy tờ liên quan den cơng việc dê vào bìa hồ sơ quy định Công văn, giấy tờ, hơ sơ săp xếp khoa học (theo trình tự thời gian) - Hồ sơ giải xong, sau kết thúc đê văn phòng làm việc năm đế theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu vào kho 4.1.1.4 Quản lý dấu: Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu văn phịng Khoa Khơng giao dấu cho người khác, tự đóng dấu vào văn bản, giây tờ cua quan Đónư dấu vào văn bản, giấv tờ sau có chừ ký Trưởng Khoa 4.1.2 Nhược điểm: Nguyên Trong Hoài An Báo cáo thirc tâp tôt nghiên - Cône tác soạn thảo văn bán đơi cịn sai tả, dùng từ thừa - Việc quản lý dâu sơ sài, dâu dược với văn phịng phâm khác 4.2 Phân tích, đánh giá thực trạng nghiên cứu: Q trình tồn cầu hóa diên hệ phát triên vô mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, nhât công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thơng tồn câu, cáp quang xuyên đại dương, mạng kết nối siêu lộ thông tin, tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật lồn câu hóa Nếu xét riêng mặt tồn cầu hóa sản phấm, thành văn minh nhân loại, mà tất quôc gia, tất dân tộc khơng có hội đê tiếp nhận sản phẩm thành đó, mà cịn có quyền cần phải tìm cách tham gia vào q trình ấy, đê góp phần tiêp tục thúc tiến nhân loại Q trình đơi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế, dưa kinh tế tăng tốc Gia nhập WTO đẫ mang lại hội, thách thức cho nước ta Công tác văn thư hoạt dộng thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Ngay từ cách mạng tháng Tám thành cơng, Nhà nước ta đà có quy định cụ thể công tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Diều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định cơng tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004-CP ban hành ngày 08/7/2004 Trang 35 c ỏ n s tác văn thư tai Khoa Điên - Điên tử trường Cao đăng cỏtĩíỉ nghê Thủ Đức Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, trôn thực tế công tác văn thư quan ngày củng cô, nhât giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thế, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thông tô chức phục vụ công tác văn thư cung cô Trang 36