591 thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư tại công ty điện lực thủ thiêm

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐÚC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ■Mt-tHÀN« BÁO CÁO THỤC TẬP TỐT NGHIỆP Thực trạng số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm GV hướng dẫn: Huỳnh Song Toàn Sinh viên thực hiện: Châu Thị Thu Thảo Ngành: Thư ký văn phòng Lớp: C11QV I TRƯỜNG CAO ?) Niênkhoá: 2011 -2013 ‘’7ị* * J .j í % \ Đ!, tù Ẩ ìt? ? k t Ề Q ũ a h u (d iu ío/.icũ) \(.d h t U ỷủ u Ả ýy UU &ÜLÍ? .ú th ỹ ĩụ Ồ ữ j^ .(u.L ?& u! Ẩ Ì.ỉtẲ ì/ > > y^ Báo cáothực tập nghiệp Khoa QuảnTri Kinh Doanh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN .Ỉ^1 ph Ấ&.UỊ riĩ-ẩỉt ưn .tKTỉVL .ựìL ¿ỹi.u .p í 'ãị) € Ĩk \ Ầ u ih n JD lh f M đýỷ Âí/ ẴÍẤÙ43 .t e ĩá r Ạ.CẴp Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ TH ựC TẬP ii NHẶN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIÉT TẮT V DANH MỤC CÁC BẢNG, s ĐỒ V CHƯƠNG I - DẢN NHẬP 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.3 Đối tưựng phạm vi nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG II - TỔNG QUAN VÈ CÔNG TY ĐIỆN L ự c THỦ THIÊM 2.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm 2.2 Bộ máy tố chức, chức nhiệm vụ Công ty Điện lực Thủ Thiêm 2.3 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng CHƯƠNG III - C SỎ LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 3.1 Công tác văn thư 11 3.2 Nội dung công tác văn thư 12 CHƯƠNG IV - THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN L ự c THỦ THIÊM 4.1 Thực trạng công tác văn thư Công tv Điện lực Thủ Thiêm 27 27 4.2 Một số giải pháp để hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thicm CHƯƠNG V - KÉT LUẬN VÀ KIÉN NGHỊ 5.1 Kết luận 42 45 45 5.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm 46 Thực trạng số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thu' Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm - Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty - Bảng số 3.1: Nội dung sổ đăng ký văn đến - Bảng số 3.2: Nội dung sổ chuyển giao văn đến - Bảng 3.3: Mau bìa Mục lục văn - Bảng số 3.4: Mầu nội dung Mục lục văn - Bảng 4.1: Mau dấu “ĐẾN” - Bảng 4.2: Mau bìa sổ đăng ký văn đến Công ty - Bảng 4.3: Mẩu sổ đăng ký văn đến Công ty - Bảng 4.4: Mầu số đăng ký văn Mật đến Công ty - Sơ đồ 4.1: Quy trình xử lý văn đến Cơng ty - Bảng 4.5: Mau bia số đăng ký văn Công ty - Bảng 4.6: Mau sổ đăng ký văn Công ty - Bảng 4.7: Mầu số chuyển giao văn nội Công ty - Bảng 4.8: Mầu số gửi văn bưu điện Công ty - Sơ đồ 4.2 Quy trình xử lý văn Cơng ty Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTIJ:Cìtãu Thị Thu Thảo CHƯƠNG - DẢN NHẬP 1.1 Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập kinh tế giới nay, “cạnh tranh” vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Do doanh nghiệp nói chung Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm nói riêng muốn doanh nghiệp tồn phát triến lâu dài, bền vững phải thường xun, tích cực tạo dựng vun đắp cho mối quan hệ, mà phương tiện đề thực mối quan hệ văn bản, giấy tờ Văn bản, giấy tờ cầu nối doanh nghiệp với doanh nghiệp khác, tố chức kinh tế với nhau, quan Nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Chính mà văn thư lưu trữ công tác không thiếu quản lý Nhà nước quản lý sản xuất kinh doanh Nếu tổ chức tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp lãnh đạo quan quản lý, điều hành có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Ngồi cơng tác văn thư - lưu trữ sở vững đảm bảo cho việc giải công việc quan giải nhanh chóng, xác, có suất, chất lưọng, đường lối sách Đảng Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cún, giải cơng việc trước mắt nghiên cún sử dụng lâu dài Sau thời gian thực tập nghiên cứu Công ty Điện lực Thủ Thiêm em nhận thấy Công ty Điện lực Thủ Thiêm Công ty đà phát triển lớn mạnh, số lưọng văn bản, giấy tờ đến ngày tăng Vì cơng tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan trọng cần thiết cho hoạt động Cơng ty Hiện Cơng ty có nhiêu cố gắng, bước hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ, song cơng tác cịn nhiều bất cập Là sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ vào việc hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Vậy xuất phát từ tinh thần em xin Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm _ _ mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Thực trạng số giải pháp để hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tìm hiếu chung cơng tác văn thư - Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm để thấy điểm đạt chưa được, đồng thời tìm nguyên nhân bất cập, tồn công tác văn thư, sở đề xuất số kiến nghị để nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty 1.3 Đối tưọng phạm vỉ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm - Phạm vi nghiên cứu: + Quản lý giải văn đến + Xây dựng ban hành văn Quản lý giải văn đi, văn nội + Quản lý sử dụng dấu + Tổ chức lập hồ sơ hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.4 Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực đề tài em đă sử dụng phương pháp sau đê nghiên cứu công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm: - Quan sát - So sánh - Thống kê - Phân tích - Tổng hợp Bảo cảo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Châu Thị Thu Thảo CHƯƠNG II - TỎNG QUAN VỀ CƠNG TY ĐIỆN Lực THỦ THIÊM 2.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm 2.1.1 Khái quát công ty Tên công ty: Công ty Điện lực Thủ Thi êm Trụ sở: 1000 Đồng Văn cống Phường Thạnh Mỹ Lợi Quận TP HCM Điện thoại: (0.8) 422 744 Điện thoại nóng: (0.8) 422 754 Fax: (0.8) 422 765 Email: thuthiem.kd@evn.com.vn Website: www.hcmpc.evn.com.vn Địa bàn kinh doanh: Quận 2, Quận 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển Công ty Điện lực Thủ Thiêm chi nhánh trực thuộc Tổng cơng ty Điện lực TP.HỒ Chí Minh thành lập năm 2003 sở tách từ Điện lực Thủ Đức theo: - Quyết định số 300/QĐ-EVN-HĐQT ngày 14 tháng 11 năm 2002 Hội Đồng Quản trị Tống công ty Điện lực Việt Nam (nay Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN) - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đơn vị kinh tế trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước số 316169 Sở Ke hoạch Đầu tư TP.HCM đăng ký lần đầu ngày 13-12-2002 chứng nhận đăng ký thay đổi lần thứ vào ngày 24-02-2006 Đăng ký lại lần thứ vào ngày 24 tháng 02 năm 2006 với giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 4116000604 - Quyết định số 437/QĐ-EVN-HĐQT ngày 03-12-2004 Hội đồng quản trị Tổng Công ty Điện lực Việt nam v/v bố sung chức nhiệm vụ Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thu Công ty * Điên ỉưc Thủ Thiêm _* _ • cho Công ty Điện lực TP.HỒ Chí Minh (nay Tổng cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh) đơn vị trực thuộc Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm có tư cách pháp nhân, có dấu riêng để giao dịch, ký hợp đồng, mở tài khoản Ngân hàng theo phân cấp Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh hạch tốn kinh tế phụ thuộc Tổng cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh đăng ký kinh doanh theo nhiệm vụ quy định 2.2 Bộ máy tố chức, chức nhiệm vụ Công ty Điện lực Thủ Thiêm 2.2.1 Bộ máy tổ chức Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Bảo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHiChẫu Thị Thu Thảo - Đối với văn có đóng dấu cấp độ: mật, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc có hẹn phải trình Chánh Phó chánh Văn phịng sau nhận văn - Việc chuyển giao văn đến Công ty cần đảm bảo yêu cầu sau: + Nhanh chóng: văn nhận cần xử lý ngày, chậm ngày làm việc + Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận + Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, giấy tờ phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận vào sô nhận 4.1.1.5 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Công ty - Các Đơn vị trực thuộc Công ty người phân cơng thực phải giải vịng 15 ngày tiến độ cụ thể Ban Giám đốc u cầu - Chánh Phó chánh Văn phịng theo dõi toàn văn đến, tổng hợp báo cáo Giám đốc trường hợp chậm trễ giải văn đến Tóm lại theo quy định Cơng ty q trình phân phối văn cán văn thư phải chuyển văn đến lãnh đạo Đơn vị, Phịng ban có trách nhiệm giải Tuyệt đối không nhờ người không liên quan nhận hay gửi hộ Quy trình xử lý văn đến Công ty sơ lược qua sơ đồ 4.1 Thực trạng số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Cơng ty Điên Thủ Thiêm _» lưc • Sơ đồ 4.1: Quy trình xử lý văn đến Công ty 4.1.2 Soạn thảo, ban hành, quản lý văn * Hình thức thể thức trình bày: Cơng ty có thấm quyền ban hành loại văn hành như: định, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, họp đồng, cam kết, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiêu chuyển, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Châu Thị Thu Thảo Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Công ty ban hành phù hợp với quy định hành Nhà nước theo thời kỳ (hiện quy định theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thức kỹ thuật trình bày văn hành chính) quy định hành Tổng công ty * Soạn thảo văn - Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Ban Giám đốc giao cho Văn phịng chủ trì soạn thảo, Đơn vị liên quan phôi họp - Lãnh đạo Đơn vị cá nhân giao soạn thảo văn thực cơng việc: + Xác định hình thức, thể loại, nội dung độ mật, độ khấn văn bản; + Thu thập xử lý thông tin liên quan đến nội dung văn soạn thảo; + Dự thảo văn theo quy định thức hành Công ty; + Trường hợp cần thiết, đề xuất với Ban Giám đốc để tham khảo ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan đê hồn chỉnh thảo * Kiểm tra văn trc trình ký - Lãnh đạo Đơn vị chủ trì soạn thảo phải kiêm tra, chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn bản, đồng thời phải ký tắt vào văn phụ lục kèm theo (nếu có) trước trình ký văn - Văn hành Phó Giám đốc ký phải chuyến qua Văn phịng Cơng ty để kiểm tra trước trình ký - Văn phịng Cơng ty kiểm tra chữ ký tắt Lãnh đạo Đơn vị; kiểm tra thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, lỗi tả, phụ lục kèm theo, ; kiểm tra thẩm quyền ký - Đối với văn chưa đạt yêu cầu Ban Giám đốc yêu cầu hiệu chỉnh lại, Văn phòng liên hệ với Đơn vị liên quan đế yêu cầu hoàn chỉnh kịp thời * Thấm quyền ký văn Thực trạng số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Cơng ty Điên • lưc • Thủ Thiêm Thực theo quy định phân công nhiệm vụ Ban Giám đốc ban hành Trường hợp người phụ trách ký duyệt vắng mặt: người ký duyệt người thay ký duyệt Giám đốc, Phó Giám đốc ủy quyền văn Văn phòng chuyến trả văn ký cho Đơn vị trực thuộc Công ty soạn thảo văn trực tiếp nơi quy định (bố trí cố định Văn phịng) * Ngun tắc, trình tự quản lý văn Nguyên tắc chung: Tất văn giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan theo trình tự: - Đăng ký văn đi: ghi số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản, vào Sổ đăng ký văn + Trước cấp số cho văn để phát hành, văn thư Công ty kiếm tra lại thức trình bày, chữ ký người có thẩm quyền phụ lục kèm theo (nếu có) Nếu văn khơng đáp ứng u cầu gửi trả lại phận, cá nhân soạn thảo đế u cầu hồn chỉnh trình ký lại + Ghi số lên văn bản: số văn số đăng ký thứ tự văn năm kể từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Tất văn quan đăng ký tập trung phận văn thư đế lấy số chung theo hệ thống số quan + Ghi ngày, tháng lên văn bản: Ngày, tháng văn ngày tháng văn đăng ký vào số đăng ký, ghi rõ ràng, xác (đơi với ngày 10 tháng phải ghi thêm số trước) - Đóng dấu vào văn đi: Đóng dấu khâu quan trọng thiếu văn trước gửi Thiếu dấu có nghĩa văn khơng có giá trị hiệu lực mặt pháp lý Vị trí đóng dấu: Dấu đóng văn phải ngắn rõ ràng, chiều dùng mực dấu theo quy định Dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía trái Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:CJiâu Thị Thu Thảo - Vào số văn đi: Sau đóng dấu xong vào số đăng ký văn đ i TỎNG CÔNG TY ĐIỆN L ự c THÀNH PHĨ HƠ CHÍ MINH CỔNG TỲ ĐIỆN L ự c THỦ THIÊM SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CÁP CỒNG TY ĐIỆN L ự c Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: - - , Bảng 4.5: Mâu bìa Sơ đăng ký văn số, ký hiệu văn Ngày, tháng văn Trích yếu nội dung văn bàn Nơi nhận văn Người nhận Số lượng văn Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) — - -■> Bảng 4.6: Mâu Sô đăng ký văn - Tất văn đơn vị phát hành phải quản lý tập trung, thống Văn phịng Cơng ty * Chuyển phát theo dôi văn đi: Sau đăng ký văn tiến hành chuyển phát văn - Chuyển phát văn nội Công ty: Văn phịng Cơng ty chuyển phát tất văn đến đơn vị, cá nhân nội Công ty theo yêu cầu Thực trạng số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm mục “Kính gửi” “Nơi nhận” yêu cầu nguời ký qua Công Thông tin điện tử nội Công ty, ghi số chuyển giao văn nội cần gửi giấy cho đon vị - Chuyến phát văn đến Đon vị ngồi Cơng ty: Văn chuyển phát qua đường bưu điện, chuyển phát nhanh phải đăng ký vào sổ gửi văn bưu điện, phải có xác nhận nhân viên bưu điện Sô chuyến giao văn nội Sô gửi văn bưu điện thê bảng 4.7 4.8 N g ày gửi Số văn b ản G iờ gửi Đ o n vị gửi T y ể u n ộ i d u n g K ý nhận G hi ch ú (3) (4) (5) (6) (7) (2) (1) Bảng 4.7: Mầu số chuyên giao văn nội N g àỵ ch u y ển S ố, ký h iệu văn b ản v đ n vị gử i N i n h ận văn Số lư ợ n g bì H ình Ihức gửi (b ả o đảm ; n h an h ; th th n g ) G hi ch ú (1) (2) (3) (4) (5) (6) - ~ Bảng 4.8: Mâu Sô gửi văn bưu điện - Việc chuyển phát văn mật thực theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (Alt) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an quy định Tập đồn, Tổng cơng ty - Văn phải hoàn thành thủ tục chuyến ngày văn phát hành, chậm vào ngày làm việc Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Châu Thị Thu Thảo * Lưu văn - Mỗi văn phải lưu bản: 01 gốc lun văn thư Cơng ty; 01 lưu phận soạn thảo (theo hồ sơ công việc Đơn vị trực thuộc Công ty) - Văn lưu Văn thư Công ty sấp xếp theo thứ tự đăng ký Sổ đăng ký văn Quy trình xử lý văn Cơng ty sơ lược qua sơ đồ 4.2 Sơ đồ 4.2 Quy trình xử lý văn Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thu’ Công ty Điện lực Thủ Thiêm 4.1.3 Quản lý sử dụng dấu - Dấu Cơng ty thành phần bảo đảm tính họp pháp tính chân thực văn Mọi văn khơng họp lệ cho dù có đầy đủ nội dung thể thức thiếu dấu Một văn thiếu dấu văn bị coi khơng có hiệu lực mặt pháp lý chán không thực thi Do mà vấn đềquản lý sử dụng dấu vô phức tạp Theo điều Nghị định Chính phủ ban hành ngày 22/9/1993 quy định việc quản lý sử dụng dấu Công ty Điện lực Thủ Thiêm phép quản lý sử dụng dấu tròn dấu chức danh Hiện Văn phịng Cơng ty quản lý sử dụng dấu sau: + Dấu trịn Cơng ty: dấu trịn Cơng ty có khắc tên Cơng ty: Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm Tổng cơng ty Điện lực TP.HỒ Chí Minh TNHH in hoa Vịng ngồi dấu khắc địa nơi doanh nghiệp đặt trụ sở: Quận - TP.HỒ Chí Minh, số đăng ký hoạt động loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH + Dấu vị lãnh đạo Ban giám đốc Công ty gồm 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc 4- Dấu nghiệp vụ Văn thư: dấu đến (được thể bảng 4.1) - Chánh Văn phịng có trách nhiệm quản lý dấu Công ty - Nhân viên giao trách nhiệm trực tiếp quản lý sử dụng dấu theo quy định sau: + Con dấu phải để trụ sở Cơng ty Trong trường họp cần thiết, Giám đốc người định cho phép mang dấu ngoàỉ người giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm việc sử dụng dấu thời gian mang ngồi Cơng ty; + Het làm việc dấu vệ sinh, cất có niêm phong; + Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau đảm bảo yêu cầu hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày có chữ ký người Báo cảo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Chãu Thị Thu Thảo có thâm quyên Trước đóng dấu phải kiêm tra kỹ văn để đảm bảo đóng dấu quy định, tên người ký, chức danh; + Nhân viên giao trách nhiệm phải tự tay đóng dấu vào văn bản, khơng tùy tiện mang dấu khỏi phòng văn thư cho người khác sử dụng (kể người đơn vị mình) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Nshiêm cấm việc đóng dấu khống 4.1.4 Tố chức lập hồ SO’ hành nộp hồ SO' vào lưu trữ quan - Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Yêu cầu hồ sơ lập: + Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức; + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh trình tự, diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức: + Tài liệu hành chính: Sau 01 (một) năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau 01 (một) năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 (ba) tháng kế từ cơng trình tốn * Nội dung việc lập hồ SO’ hành: - Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ kê nhũng hồ sơ cần lập năm, dự kiến để chuẩn bị cho việc lập quản lý hồ sơ Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm - Mở hồ sơ: Các Đơn vị trực thuộc Công ty cán công nhân viên (người lập hồ sơ) mở hồ sơ công việc giao theo dõi, giải - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, người lập hồ sơ phải thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hô sơ đế đưa vào lưu hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi giải xong công việc, người lập hồ sơ phải thực cơng việc sau để hồn chỉnh hồ sơ: + Tiêp tục thu thập, bô sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ; + Kiêm tra đê loại khỏi hồ sơ trùng thừa; nháp, thảo tài liệu tham khảo không thật cần thiết; + Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp; + Săp xêp văn bản, tài liệu hồ sơ; + Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ; + Lập Mục lục văn hồ sơ * Thủ tục gỉao nộp tài liệu: Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 Mục lục hồ sơ nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Đơn vị trực thuộc cá nhân Đơn vị lưu 01 bản, Luu trữ Công ty lưu 01 4.2 Một số giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư —lưu trữ Công ty Điện lực Thủ Thiêm Qua 02 năm thực Chỉ thị, với tâm lãnh đạo thành phố, quan tâm lãnh đạo quan, tố chức tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm cho công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Cơng ty có chuyển biến quan trọng 4.2.1 Công ty Ưu điểm thuận lọi công tác văn thư - lưu trữ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHỉChâu Thị Thu Thảo - Đội ngũ cán công nhân viên ngành văn thư, lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng, mang tính chuyên nghiệp - Cán Văn thư có tự tin, lịng u nghề hăng say công việc, công tác chuyên môn, nghiệp vụ vào nề nếp - Cán Văn thư có tinh thần tự học hỏi, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn - Các văn quản lý văn thư lun trữ cập nhật, ban hành thường xuyên đế phù hợp với tình hình - Công tác văn thư lưu trữ Công ty lãnh đạo quan tâm trien khai thực có hiệu quả; công tác đạo, kiếm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tăng cường 4.2.2 Khó khăn điểm chưa đạt đưọ*c công tác văn thư - lưu trữ Công ty - Các văn quy phạm pháp luật Nhà nước ban hành chưa đơng bộ, có văn lâu chưa bố sung, sửa đôi phù hợp với tình hình nên thi hành cịn nhiều bất cập - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu: chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nay, hồ sơ lưu đóng thùng gửi kho Vật tư thiết bị Công ty Điều gây khó khăn cho cơng tác truy lục, tìm sử dụng tài liệu, văn cũ - Nhân viên Văn thư - lưu trữ đào tạo không áp dụng hết việc lưu trữ 4.2.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ Công ty - Trien khai thực chặt chẽ, kịp thời Nghị định Chính phủ, Thông tư quy định Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Triển khai thực nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư Công ty; Thực trạng số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm - Đầu tư kinh phí, trang bị đầy đủ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc đại cho cơng tác văn thư lưu trữ Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH:Châu Thị Thu Thảo CHƯƠNG - KÉT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Qua thời gian tìm hiếu thực tế Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm em nhận thây văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Đồng thời thông qua văn bản, giấy tờ, nội quy, quy chế Công ty cán công nhân viên chấp hành cách nghiêm chỉnh Chính mà cơng tác văn thư có vị trí quan trọng không thê thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động Cône ty Công tác văn thư thực tốt tạo điều kiện trợ giúp cho việc định Ban giám đốc Công ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điêu kiện thực tế Cơng ty Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản Công ty Đe đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ Ban lãnh đạo Cơng ty cần quan tâm, đạo, không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư - lưu trữ cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện Công ty Đối với cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Từ kiến thức thực tế rút thời gian thực tập vừa qua Cơng ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức học trường Trên co sở thực tiễn lý luận với hướng dẫn tận tình thầy Huỳnh Song Tồn, em xin mạnh dạn đề xuất “một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm” Mặc dù có nhiều cố gắng song báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót Em mong đơng tình dẫn thầy cô, anh chị, cô Thực trạng m ột số giải pháp nhằm hồn thỉện cơng tác văn th Công ty Điện lực Thủ Thỉêm làm việc khối văn phịng Cơng ty đế báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy Huỳnh Song Toàn tập thê cán công nhân viên Công ty Điện lực Thủ Thiêm dã giúp em hoàn thành Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm 5.2 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Cơng ty Điện lực Thủ Thiêm - Triên khai thực chặt chẽ, kịp thời Nghị định Chính phủ, Thơng tư quy định Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Đào tạo, bôi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư lưu trữ Con người nguồn tài nguyên quí giá, nhân tố quan trọng định tôn doanh nghiệp Tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán văn thư tất yếu - Trang bị đầy đủ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc đại Trang thiêt bị máy móc yếu tố định thành công cơng việc Bởi người dù có cố gắng đến đâu khó có thê hồn thành xuất sắc cơng việc điều kiện thiếu thốn phương tiện thiết bị phụ trợ Úng dụng tin học vào công tác văn thư giúp việc giải quyết, trao đối thông tin nhanh chóng, xác - Sự quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo, ban ngành Nhà nước Sự giúp đỡ Ban lãnh đạo, ban ngành Nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư động lực thúc đẩy cố găng phân đâu cán cơng nhân viên q trình tiến hành công việc - Nghiên cứu xây dựng phần mềm dùng cho ngành văn thư lưu trữ phù hợp với loại hình hoạt động Cơng ty Báo cáo thực tập nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTHiChãu Thị Thu Thảo DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định Chính phủ ban hành ngày 22/9/1993 quy định việc quản lý sử dụne dấu - Trang web: www.tailieu.vn www.google.com.vn www.Vanthuj uutru.net - Tài liệu Công ty Điện lực Thủ Thiêm: Quy định công tác văn thư Công ty Điện lực Thủ Thiêm, tài liệu cấu tổ chức Công ty - Tài liệu tham khảo giáo trình mơn nghiệp vụ văn phịng trường Cao đăng Công nghệ Thủ Đức