086 công tác văn thư tại phòng quản lý đào tạo trường cao đẳng công nghệ thủ đức

- pịH V“ỉ "SSI ■ ƯỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỊ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THựC TẬP TỐT NGHIỆP Chun đề: CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHỊNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẢNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC GV hướng dẫn: Huỳnh Sons Toàn Học sinh thực hiện: Đỗ Thị Chọn Ngành: Thư ký văn phịng Lóp: C10QV Niên khố: 2010 - 2012 TP.HCM, tháng 08/2012 rís» LỜI CẦM ƠN Trong trình đào tạo sinh viên quy Trường Cao đăng Cơng nghệ Thủ Đức, thực cuối khóa khâu vơ quan trọng, trình trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, kỹ thực hành cơng việc co quan, đơn vị hành chính, kiên thức mà có q trình thực hành thực tế có Và thơng qua trình này, em hiểu cách thức tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ nắm vững quy trình cơng vụ, thủ tục hành quan nhà nước Trước hết em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức hết lòng dạy dỗ, truyền đạt cho em kiến thức tổng họp, học quý báu làm hành trang bước vào sống Tiếp đến em xin chân thành cảm ơn cô Trần Liễu Anh, thầy Huỳnh Song Toàn nguời trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tình giúp đỡ em suốt q trình học tập, thực tập có ý kiến đóng góp đê em hồn thành báo cáo Em chân thành cảm ơn Phòng Quản lý - Đào tạo, đặc biệt Cô, chú, anh, chị dành nhiều thời gian quý giá, nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thông tin số liệu cần thiết suốt q trình thực tập phịng Cuối em kính chúc Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thủ Đức ngày phát triển gặt hái nhiều thành cơng Kính chúc Q Thầy Cơ dồi sức khỏe để tiếp tục hướng dẫn, truyền đạt cho chúng em hệ mai sau kiến thức, học quý báu Em xin chân thành cảm ơn Tp Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng năm 201 SINH VIÊN Đỗ Thị Chọn Tran ÍTỉ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN Họ tên: Đỗ Thị Chọn Là sinh viên lóp: C10QV #MSSV: 1050QV1376 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Thực tập tại: Phòng Quản lý Đào tạo trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Nhận xét giáo viên hướng dẫn: TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2012 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Trans ii NHẬN XÉT CỦA NOI THựC TẬP Họ tên: Đỗ Thị Chọn Là sinh viên lớp: C10QV »MSSV: 1050QV1376 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Thực tập tại: Phòng Quản lý Đào tạo trưịng Cao đắng Cơng nghệ Thủ Đức Nhận xét nơi thực tập: íte n Ềiarih M Coi vu ckịti jJxM TTTjv Maitué /ỉiẻoQ jLac cfcỵixÿ d r.Jk¡M h : b ia t ó cáo m i.a te u .Ắó ÌDltó cá ^.ate Ắảl.ctị ^ ^ ^ ^ ^la& >nfo Aỉa C Â ^ r cc ^ ^.: ^lbi^í dìưa ,^ tó a^ 7ấcỷt r 0cuJa m c Ä Jäiưji iltaứm.vfetó .c¿n vỂiiấí Jẩ%í]úỊ Z C ữx ifé ,ữ|) du^ ắT k l^ aia c^i daĩ.^ TP Hồ Chí Minh, ngàyiẲtháng.Gỉỉnăm 2012^ TP.QUẲN lý tạo T rn rto iiỉ Khóa luận tơt nghiệp SVTH: ĐỖ Thị Chọn MỤC LỤC CHƯƠNG I: DẪN NHẬP 1.1 Đặt vấn đ ề 1.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG II: TỎNG QUAN VÈ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC *3 2.1 Quá trình hình thành phát triển trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 2.2 Bộ máy tổ chức, chức nămg nhiệm vụ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 2.2.1 Bộ máy tổ chức 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 2.2.3 Hiện trạng đội ngũ giảng viên, nhân viên, cán quản lý 2.2.4 Hiện trạng sở vật chất .6 3.2 Sơ đồ tổ chức: .7 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, chất lượng .7 CHƯƠNG III C SỞ LÝ LUẬN VÈ CÔNG TÁC VĂN THƯ 10 3.1 Giới thiệu chung công tác văn th 10 3.1.1 Khái niệm công tác văn thư .10 3.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 11 3.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư 12 3.1.4 Phân công công tác văn thư 14 3.2 Các nghiệp vụ cụ công tác văn thư 17 3.2.1 Công tác xây dựng văn 17 3.2.2 Công tác giải quản lý văn 25 3.2.2 Tố chức giải văn đến .26 Trana /V SVTH: Đ ỗ Thị• _ Chọn • Khóa luận tôt nghiệp 3.2.3 Quản lý văn đ i 29 3.2.3 Quản lý sử dụng dấu 37 3.2.4 Khái niệm, mục đích, vị trí, tác dụng cơng tác lập hồ sơ 41 Chương IV: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 49 4.1 Thực trạng công tác văn th .49 4.1.1 công tác xây dựng văn .49 4.1.2 Về công tác tiếp nhận xử lý văn b ản 49 4.1.3 Tố chức quản lý công việc lập, nộp, lưu trữ hồ sơ 52 4.1.4 Tổ chức sử dụng dấu 53 4.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư phịng Quản lý Đào tạo trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 54 4.2.1 v ề công tác xây dựng văn bản: 54 4.2.2 v ề công tác tiếp nhận quản lý văn đến 54 4.2.3 v ề công tác tiếp nhận quản lý văn 55 4.2.4 Sử dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 55 4.2.5 Tố chức quản lý công việc lập, nộp, lưu trữ hô sơ 56 4.2.6 Quản lý sử dụng dấu 56 Chương V: KÉT LUẬN VÀ KTẾN NGHỊ 57 5.1 Kết luận 57 5.2 Một số kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư 59 Trana I/ SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tôt nghiệp CHƯƠNG I: DẪN NHẬP 1.1 Đăt vấn đề Văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác văn thư ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua Văn - Tài liệu Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực hồn thiện hố, Hành Chính Nhà nước có phát triên để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư lĩnh vực quản lý Hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm có chủ trương, sách ngày đại hồn thiện nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Xét thấy tầm quan trọng việc văn thư đối vời trường nên em chọn đề tài Cơng tác văn thư phịng Quản lý - Đào tạo Trường Cao Đăng Công Nghệ Thủ Đức làm chuyên đề báo cáo cho Qua đọt thực tập giúp em có bước khởi đầu em áp dụng kiến thức học vào công việc thực tế 1.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài ❖ Đối tượng: Công tác văn thư ❖ Phạm vi: Thực phòng Quản lý - Đào tạo, Trường Cao Đắng Công Nghệ Thủ Đức 1.3 Mục tiêu nghiên cửu > Mục tiêu 1: Tìn hiểu thực trạng cơng tác văn thư Trana Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đ ỗ Thị Chọn > Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá ưu điếm hạn chế công tác văn thư phòng Quản lý Đào tạo > Mục tiêu 3: Đưa số kiến nghị giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư 1.4 Phưong pháp nghiên cứu Sử dụng kết họp nhiều phưong pháp quan sát như: Quan sát; Chuyên gia; So sánh; Thống kê; Phân tích; Tổng họp Tranq Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Đ ỗ Thị Chọn CHƯƠNG H: TỎNG QUAN VÊ TRƯỜNG CAO ĐẢNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC 2.1 Q trình hình thành phát triển trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Tiền thân trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng họp Hướng nghiệp Thủ Đức, sau trường Trung học Kỹ thuật Nghiệp vụ Thủ Đức theo định: Quyết định số 251/QĐ-ƯB ngày 13/8/1984 ƯBND Tp Hồ Chí Minh việc cho phép thành lập Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Tp Hồ Chí Minh; _Quyết định số 2230/QĐ-ƯB ngày 27/5/2002 ƯBND Tp Hồ Chí Minh việc cho phép chuyển Trung Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Hướng nghiệp Thủ Đức thành Trường Trung học Kỹ Thuật Nghiệp vụ Thủ Đức trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Tp Hồ Chí Minh; _Quyểt định số 6426/QĐ-BGD-ĐT ngày 24/09/2008 Bộ Giáo dục Đào tạo việc thành lập trường Cao Đẳng Công nghệ Thủ Đức sở Trường Trung học Kỹ Thuật Nghiệp vụ Thủ Đức Đức; Tên trường tiếng việt: TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỬC(CCO) Tên trường tiếng anh: THƯ DUC COLLEGE OF TECHNOLOGY Tên viết tắt: TDC Logo: Địa chỉ: 53 Võ Văn Ngân - Phường Linh Chiểu - Quận Thủ Đức - TP.HCM Điện thoại: 08.22134009 Fax: 08.38962474 Email: tdc@mail.tdc.edu.vn Website: tdc.edu.vn Trana3 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tốt nghiệp 2.2 Bộ máy tổ chửc, chức nămg nhiệm yụ trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức 2.2.1 Bộ máy tổ chức S Đ Ồ TÔ CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC Trana4 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tơt nghiệp xong, nhân viên thừa hành báo cáo cho lãnh đạo phòng có tóm tắt q trình giải quyết, kèm theo văn chun cho nhân viên văn thư lưu vào hồ sơ Đăng ký văn đến đế quản lý văn chặt chẽ việc tra tìm văn nhanh chóng, dễ dàng, b v ề việc tổ chức quản lý xử lý văn Bản thảo văn sau soạn thảo hồn chỉnh trình Trưởng phòng/ p Trưởng phòng duyệt Bản thảo văn sau có chữ ký đầy đủ Trưởng phịng Phó Trưởng phịng chun đến văn thư phịng Hành tơng họp đê kiểm tra lại yếu tố thức văn trình Hiệu trưởng/ p Hiệu trưỏng ký Bản thảo văn sau có chữ ký Hiệu trưởng/ p Hiệu trưởng, văn thư phịng Hành tổng họp cho số, lưu lại gốc trả phòng Quản lý đào tạo Văn thư p Quản lý đào tạo nhận lại văn đâ phê duyệt, sao, đóng dấu (P Hành tổng họp), gởi đến nơi nhận lưu hồ sơ Mấu vào sổ công văn đỉ: CƠNG VĂN ĐI PHỊNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SỐVĂN BẢN QLĐT HCTH NỘI DUNG VĂN BẢN PHÒNG KHOA TÊN & CHỦ KÝ NGƯỜI NHÂN • Trana 51 NGÀY NHẬN SVTH: ĐỖ Thị Chọn Khóa luận tơt nghiệp 4.1.3 Tổ chức quản lý công việc lập, nộp, lưu trữ hồ sơ Hồ sơ, sổ sách tài liệu lưu trữ phòng Quản lý đào tạo ghi lại hoạt động mặt như: tuyển sinh, hồ sơ HSSV VÌ tất tài liệu cần phải giữ gìn cẩn thận đế tra cứu sử dụng cần thiết Tuỳ theo số lượng vàn đến hàng năm, phòng Quản lý Đào tạo quy định cụ việc lập loại sổ đăng ký hồ sơ cho phù họp cụ là: ❖ Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; ❖ Sổ đăng ký văn đến C quan, tổ chức khác; ❖ Sô đăng ký văn mật đến Các văn giải xong lập thành hồ sơ, xếp theo thứ tự có logic tơ chức cách khoa học như: ❖ Cặp đựng văn bản, tài liêu cần giải ❖ Cặp đựng tài liệu, văn xử lý ♦> Cặp đựng tài liệu chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật đế nghiên cứu tham khảo như: biểu mẫu thông báo, văn bản, giấy mời ❖ Cặp đựng tài liệu, giấy tờ giải nhanh loại giấy, báo loại giấy tờ khác Trana 52 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tồt nghiệp ♦> Lưu trình quản lý hồ so*: Bưóc Ngưịi thực Trình tự cơng việc Trưởng phòng, Xác định hồ sơ cần lưu giữ nhân viên phân công :: - ; - ; - 7—1r Sắp xếp hồ s theo quy định Nhân viên phân công Nhân viên phân công Trưởng phịng, nhân viên phân cơng Trưởng phòng Lập biên huỷ nhân viên phân công 4.1.4 Tổ chửc sử dụng dấu ■ Con dấu Phòng dấu ghi tên phòng Quản lý Đào tạo; ■ Con dấu ghi chức vụ phòng Quản lý Đào tạo phòng Hành tống họp giữ đóng dấu; ■ Cịn dấu tên Trưởng 02 Phó trưởng phịng Quản lý Đào tạo văn thư phòng giữ; ■ Quá trình sử dụng bảo quản dấu thực theo quy định pháp luật quan Trana 53 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận íơt nghiệp 4.2 Phân tích, đánh giả thực trạng cơng tác văn thư phòng Quản lý Đào tạo trường Cao đắng Công nghệ Thủ Đức 4.2.1 v ề công tác xây dựng văn bản: a ưu điểm: ❖ Nhân viên phịng đào tạo chun mơn nghiệp vụ soạn thảo văn cân thận; ♦> Phân công công việc soạn thảo rõ ràng theo công việc cụ thê; ❖ Các văn ban hành chứa đựng nội dun£ mà cấp yêu cầu; ♦> Đáp ứng đầy đủ yêu cầu thể thức văn theo quy định; ❖ Cán nhân viên Phịng nhiệt tình, động, linh hoạt, khoa học, có trách nhiệm công tác, tạo thuận tiện cho việc cụ hóa cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ , ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ b Hạn chế: > Nhân viên chun cơng tác văn thư phịng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc, việc tập chun môn vào công việc cụ thể không đạt kết tốt 4.2.2 v ề công tác tiếp nhận quản lý văn đến a Ưu điểm: ♦♦♦ Tiến hành bước nhịp nhàng đông việc tiêp nhận văn đến; ♦> Đảm bảo quy định việc tiêp nhận chuyên giao văn Chuyển giao văn kịp thời, đối tượng; ♦> Xây dựng quy trình tiếp nhận văn cách khoa học ❖ Những qui chế làm việc khoa học, chi tiết đến công việc, chúc danh Những quy định phù họp với quy định hành quản lý hành Nhà nước Trang 54 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khỏa luận tốt nghiệp b Hạn chế: > Số lượng văn nhiều nên gây khó khăn việc quản lý 4.2.3 v ề công tác tiếp nhận quản lý văn a Ưu điểm: ♦♦♦ Luôn chủ trương rà soát văn ban hành nhằm tránh sai xót q trình soạn thảo; ❖ Ln kịp thời phát văn ban hành sai qui định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung b Hạn chế: > Số lượng văn nhiều nên chuyến giao gây nhiều thời gian 4.2.4 Sử dụng công nghệ thông tin công tác văn thư a Ưu điểm: ❖ Phòng Quản lý Đào tạo đơn vị tiên phong trường ứng dụng công nghệ thông tin với tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn thư ❖ Các loại văn đến, văn đi, hồ sơ tất HSSV trường lưu đầy đủ ♦> Công tác văn thư phịng áp dụng cơng nghệ thơng tin như: Tất HSSV cần tra cứu thơng tin lên trang web trường tra cứu thuận tiện nhanh chóng ❖ Cơng tác quản lý văn thư máy tính phịng ngày vào nề nếp, phục vụ việc tra cứu văn kịp thời đáp ứng nhu cầu thực đạo nhà trường tình hình ❖ Hiện Phòng Quản lý Đào tạo trang bị số thiết bị đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photocopy, máy in, đê phục vụ cho công việc phịng Tranq 55 SVTH: ĐỖ Thị Chọn Khóa luận tốt nghiệp b Hạn chế: > Chưa ứng dụng phần mềm phục vụ cho việc lưu văn bản, tra cứu văn quản lý tiến độ thực báo cáo nhân viên phân công 4.2.5 Tổ chức quản lý công việc lập, nộp, lưu trữ hồ sơ a Ưu điểm: ❖ Tất bước thực theo qui trình; ♦> Tất hồ sơ đề phân loại trước đưa vào lưu trữ b Hạn chế: > Khơng có đủ tủ đựng hồ sơ chuyên dụng để lưu tất loại hồ sơ; > Chưa có nhân viên lưu trữ chuyên trách phục vụ riêng cho công tác lưu trữ hồ sơ kho; > Cơng tác phịng chống mối, mọt, hư hỏng tài liệu sơ sài, kho lưu trữ chưa có thiết bị phịng cháy chữa cháy; > Trong kho lưu trữ tồn số hồ sơ thuộc phòng ban khác nên dễ bị thất lạc hồ sơ; > Chưa thực khâu chỉnh lý hồ sơ nộp lưu hồ sơ quý, năm 4.2.6 Quản lý sử dụng dấu a Ưu điểm: ❖ Con dấu sau sử dụng bảo quản theo qui định Trang 56 r SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tơt nghiệp Chương V: KẾT LUẬN VÀ K1ÉN NGHỊ 5.1 Kết luận Trong công đối đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến đê vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triến phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu nên cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiêm tra quản lý điêu hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tố chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tô chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước đê làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc phát triến kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều Trang 57 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khỏa luận tôt nghiệp năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ Cơng tác văn thư phịng Quản lý Đào tạo góp phần vào việc cải cách hành đất nước Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó càn phải có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng khơng phịng Quản lý Đào tạo mà phòng, ban khác trường Cao đắng Công nghệ Thủ Đức Qua đánh giá hoạt độnu công tác văn thư phịng Quản lý Đào tạo trường Cao Cơng nghệ Thủ Đức cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác này, đổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư theo yêu cầu nhiệm vụ cải cách văn thư quan, đơn vị phù họp với phát triển kinh tế xã hội đất nước thời kỳ biến đối mạnh mẽ Qua thời gian thực tập tại phịng Quản lý Đào tạo trường Cao đăng Cơng nghệ Thủ Đức, em tiếp xúc với cấu máy làm việc tình hình hoạt động cơng tác văn thư theo mơ hình thu nhỏ Qua em có kiến thức thực tế, bố sung vào nguồn lý thuyết mà em học trường, từ giúp em rút học kinh nghiệm quý báu công tác nghiệp vụ văn thư văn phịng Điều giúp ích nhiều cho cơng việc em sau Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến toàn cán bộ, nhân viên phịng Quản lý Đào tạo trường Cao đăng Cơng nghệ Thủ Đức tạo Trang 58 SVTH: Đỗ Thị Chọn _ Khóa luận tốt nghiệp • * điều kiện tốt giúp đỡ em thời gian thực tập phòng Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên báo cáo cịn nhiều thiếu xót Vì em mong nhận góp ý thầy giáo để báo cáo em đạt kết tốt 5.2 Một số kiến nghị nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư Đe cơng tác Văn thư phịng Quản lý Đào tạo hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung toàn trường theo xu hướng cơng cải cách hành Chúng ta cần phải quan tâm mức nâng cao đến cơng tác đế phát huy tối đa hiệu Đe làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quản lý trường Đe hướng tới xây dụng trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức trở thành trường đại học lớn tương lai với chủ chương, sách Đảng Nhà nước cơng tác văn thư lại trở lên quan trọng Tăng cường việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho tất nhân viên phịng, ln ý thức trách nhiệm nâng cao lực công việc; Trang bị thêm tủ đựng hồ sơ chuyên dụng để phục vụ cho công tác lưu hồ sơ tốt Nên áp dụng thêm phần mềm 5S đế phục vụ cho công tác văn thư; Thưòng xuyên trọng đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ, giàu nhiệt huyết, cử cán văn thư phịng học chun mơn trường chuyên đào tạo công tác văn thư ngồi nước; Ln có lớp tập huấn kỹ trình làm việc cho nhân viên phịng; Có chế độ đãi ngộ lương, thưởng phù họp; Trana 59 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tôt nghiệp Cần quan tâm nhiều hon với môi truờng làm việc phịng như: ánh sáng, màu sắc, khơng gian, điều kiện đảm bảo thoải mái cho nhân viên làm việc, qua nhân viên phịng có tinh thần khơng gian thoải mái; Hiện đại hóa cơng tác văn thư cách mua thêm trang thiết bị đại Vì nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn thư mức độ cấp thiết địi hỏi khách quan việc xử lý thơng tin lượng văn nhiều Nhanh chóng hồn thiện phần mềm Tra cứu văn ứng dụng vào công tác văn thư phịng với cán có chun mơn trình độ cao khơng thể ghi nhớ xử lý tất tài liệu hồ sơ Vì cần thiết bị xử lý thơng tin tổng họp cách nhanh chóng xác Và máy tính thông minh công cụ hỗ trợ đắc lực văn phòng Trang 60 SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận íơt nghiệp NHẬT KỶ CÁC CƠNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THựC TẬP TUẦN 1: Từ ngày 09/7/2012 đến ngày 14/7/2012 Gặp gở làm quen với lãnh đạo, nhân viên phòng Quản lý Đào tạo; Tìm hiểu máy tổ chức phịng; Tìm hiểu thơng tin hoạt động phịng; Sắp xếp hồ sơ tuyển sinh; Trực điện thoại trả lời điện thoại; Gọi điện thoại đến Thầy, Cô trường khác để lấy thông tin phục vụ cho việc làm Họp đồng chấm thi tuyên sinh CĐ; Soạn thông báo theo yêu cầu lãnh đạo phòng TUẦN 2: Từ ngày 16/7/2012 đến ngày 21/7/2012 Sắp xếp hồ sơ tuyển sinh CĐ năm 2012; Trực điện thoại; Gọi điện thoại mời họp; Vào sổ lưu công văn đến phịng Quản lý Đào tạo; Chuyến giao cơng văn tới Phòng, Khoa, Trung tâm; Nhập liệu hồ sơ tuyển sinh CĐ; Phô tô in tài liệu TƯÀN 3: Từ ngày 23/7/2012 đến ngày 28/7/2012 Tìm hiếu quy trình vào sổ cơng văn đến phịng Hành tổng họp; Tìm hiếu quy trình đóng dâu văn bản; Đóng dấu công văn; Vào sô công văn đến phịng Hành tống họp; Trả bảng điểm Vào sô lưu công văn đên; Trang 61 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Sử dụng phần mềm Viso đế in danh sách học phần hè lóp năm học 2012 ; Chuyển giao cơng vãn tới Phịng, Khoa, Trung tâm; Lưu xếp hồ sơ kho phòng Quản lv Đào tạo; Nhập liệu hồ sơ tuyển sinh CĐ Trực điện thoại; Ghi biên lai thu tiền lệ phí làm lệ phí ơn thi tốt nghiệp CĐ, TCCN khóa 9, 10 TUẦN 4: Từ ngày 30/7/2012 đến ngày 04/8/2012 Lưu xếp hồ sơ kho phòng Quản lý Đào tạo; Phô tô in tài liệu; Chuyển giao cơng văn tới Phịng, Khoa, Trung tâm; In bảng điểm học phần lóp CĐ TCCN khóa - ; Trực điện thoại; Sắp xếp hồ sơ tuyển sinh TC năm 2012; Trang 62 Khóa luận tốt nghiệp STT SVTH: Đ ỗ Thị Chọn NHẬT _ ♦ KÝ VÀO SỎ CÔNG VĂN ĐẾN NGÀY NGÀY KÝ NÔI DUNG NHẬN • MÃ s LƯU 698 4271/BGDĐTGDĐH 699 102/TB CNTĐ -HC 700 701 5/7/2012 09/7/2012 10/7/2012 26/6/2012 31/7/2012 702 31/7/2012 Trang 63 Báo cáo tình 09/7/2012 hình thực Thầy Trọng nghị định số 134/2006/NĐ_CP thực vê tuyển cử Thông báo thời gian tiến hành phun thuốc diệt muỗi tồn trường Bảng cơng bổ kết chung khảo thi viết:“ từ hình ảnh người mẹ, suy nghĩ vai trò người phụ nữ Việt Nam gia đình” Ke hoạch thi tuyển sinh CĐ liên thông năm 2011 - 2 Đọt thi ngày 28 29/07/2012 Quyết định việc thành lập Hội đồng tuyến sinh CĐ liên thông năm học 2011 -2012 Thơng báo Chun tơ Cơng Đồn r p l À n p r ihay lín thực p QLĐT thực SVTH: Đ ỗ Thị Chọn Khóa luận tơt nghiệp STT NGÀY KỶ NGÀY NHẬN 704 18/7/2012 BGDĐTKTKĐCLGD 706 19/7/2012/LTCNTĐ- KT 31/7/2012 707 23/7/2012 31/7/2012 708 709 23/7/2012/CĐTĐ -HC 26/7/2012 31/7/2012 31/7/2012 31/7/2012 Trang 64 NỐIDƯNG ♦ Xác định tiêu tuyển sinh ĐH, CĐ thỉ khối thi năm 2012 Lịch thi kết thúc học phần lần (đợt: phụ cuối kỳ) Thư mời Thu thập thông tin vốn đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin, sở Giaó dục tạo Xác minh văn băng, chứng MÃ SỐ LƯU p QLĐT thực rp l A rp A Thay luân thực Thầy Tín Cơ Tâm thực 24/2/2012 Cơ Chi thực Khóa luận tơt nghiệp SVTH: Đ ỗ Thị Chọn MỘT SỐ TÀI LIÊU DÙNG ĐẺ THAM KHẢO TRONG BẢI BÁO CÁO THựC TẬP ■ “Giáo trình Quản trị vãn phòng ” nhà xuât Lao động - Xã hội, trường Đại học Kinh tế Quốc dân ■ “ Giảo trình Nghiệp vụ thư kỷ ' Sở Giáo dục Đào tạo, nhà xuất Hà Nội; ■ Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 Văn phòng Trung ưong Đảng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tố chức Đảng cấp ■ Nghiệp vụ văn phòng, Khoa Quản trị Kỉnh doanh, trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức ■ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư ■ Thạc sĩ Trần Thị Thu Hương “Nghiệp vụ Hành văn phịng', nhà xuất Tổng họp TP Hồ Chí Minh ■ Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hưóng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ■ Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn ■ Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an - Ban tô chức cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Trang 65