363 một số giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty tnhh thang máy an hòa

Báo cảo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương Lời Cảm ơn Đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thủ Đức, đặc biệt thầy khoa Quản trị kinh doanh tận tình truyền đạt cho em kiến thức kinh nghiệm suốt thời gian học Tiếp theo, em xin cảm ơn cô chủ nhiệm Trần Thị Liễu Anh thầy Huỳnh Song Toàn trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, tận tình giúp đờ trình học tập, thực tập đế em hoàn thành báo cáo Đồng thời, em xin cảm ơn đến anh chị Cơng ty nhiệt tình giúp đỡ thời gian em thực tập Công ty Cuối cùng, em xin chúc Quý Công ty hoạt động ngày cáng phát triển kính chúc Q thầy dồi sức khỏe thành công nghiệp Em xỉn chân thành cảm ơn! Thủ Đức, ngàyí/ớ tháng Ưỉnăm 2013 Sinh viên ĐÀO HỒNG THƯƠNG ỊĐKCB / / ^ Trang i - Công Tác Văn Thư NHẬN XÉT CỦA CO QUAN TH ựC TẬP Họ tên: Đào Hồng Thương Khoa: Quản trị kinh doanh Ngành học: Thư ký văn phịng Lớp: C11QV MSSV: 1150QV1349 Cơng ty thực tập: Cơng ty TNHH thang máy An Hịa Nhận xét công ty thực tập: li.s m / L ó : C ỳiQ ã J k ứ f MQLị l.iGị.ũ.ịt^k ỉưxh ũỉệl J?ãù M À ỊầtỂa.Q íẩá~ lchẩị P'J•—ù,o'i ( z* /? /' / _ om „ cka iXíỂì.„úủkắi /L o / n Ẵ , ■ w 1— J Jđ MQ-.MiL lĩ - s * lP s 'í / ■■Ọũík 2/ ^ Thủ Đức , ngày Ẩty tháng ũ~ị năm 2013 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN Họ tên: Đào Hồng Thưcmg Khoa: Quản trị kinh doanh Ngành học: Thư ký văn phịng Lóp: C11QV MSSV: 1150QV1349 Công ty thực tập: Cồng ty TNHH thang máy An Hòa Nhận xét giáo viên hướng dẫn: .C.Ồ.Í : Z) OUJL, M í,Ĩ.(C1 a ì .c lu ấ r Thủ Đức, ngày ^ìũ tháng năm 2013 GIÁO VIÊN HUỲNH SONG TỒN Trang Ui Cơng Tác Văn Thư MỤC LỤC CHƯƠNG I: LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA 2.1 Q trình hình thành phát triển 2.2 Đặc điểm 2.3 Bộ máy tổ chức, chức nhiệm vụ CHƯƠNG III: Cơ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Công tác văn thư 3.1.1 Khái niệm 3.1.2 Nội dung công tác văn thư 3.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 3.1.4 Phân công công tác văn thư 3.1.5 Hệ thống tổ chức quản lý công tác văn thư 3.2 Quản lý văn đến 3.2.1 Nguyên tắc chung 3.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 3.3 Quản lý văn 3.3.1 Đối với quan nhỏ 3.3.2 Đối với quan lớn Trang ỉv Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương CHƯƠNG IV : THựC TRẠNG CÔNG TÁC VẢN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA 4.1 Chức Phịng Tố chức - Hành 4.2 Nhiệm vụ Phịng Tổ chức - Hành 4.3 Cơng tác văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hịa CHƯƠNG V: KỂT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận 5.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu công tác văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hịa 5.2.1 Tổ chức xếp lại phòng nhân cách khoa học 5.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên văn thư 5.2.3 Bố trí xếp khoa học nơi làm việc 5.2.4 Nâng cao, bố sung thêm trang thiết bị 5.2.5 Lưu trữ, tập trung tài liệu công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang V - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương CHƯƠNG I LỜI MỞ ĐẦU Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học toàn cầu kinh tế Mỗi quan tơ chức doanh nghiệp có cách tổ chức sáp xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên nhập doanh nghiệp, tổ chức, cơng tác văn thư có vai trị quan trọng khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp, sản xuất kinh doanh Có thể nói cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Giúp cho tổ chức trì phát triển việc cải cách hành cơng tác văn thư chiếm vai trò quan trọng quan, doanh nghiệp Cơng tác văn thư cung cấp đầy đủ, xác thơng tin nhằm phục vụ cho xã hội doanh nghiệp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ quan em chọn đề tài cơng tác văn thư Công ty TNHH thang máy An Hòa làm chuyên đề cho báo cáo Đây hội để em áp dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc 1.1 MỤC TIÊU NGHIÊN c ứ u Tiếp cận thực tế hoạt động Công ty qua công việc cụ thể quan phân công Vận dụng kiến thức, kỹ học trường vào thực tế Tích lũy kinh nghiệm mơi trường làm việc thực tế để vận dụng cho công việc sau Nâng cao ý thức công việc, kỷ luật lao động, tinh thần làm việc nhóm, trân trọng thành lao động Trang Công tác văn thư 2.1 ĐÓI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN c ứ Đố ỉ tượng: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: thực cơng ty TNHH THANG MÁY AN HỊA 3.1 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN c ứ u > Sử dụng kế hợp nhiều phương pháp: quan sát, số liệu cụ thể tình hình, thu thập thơng tin, thống kê, tổng hợp, so sánh phân tích > Nội dung nghiên cứu gồm: CHƯƠNG I: LỜ MỞ ĐÂU CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỒNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA CHƯƠNG III: Cơ SỞ LÝ LUẬN CƠNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA CHƯƠNG V: KẾT LUẬN VÀ KIÉN NGHỊ Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTIỈ: Đào Hồng Thương CHƯƠNG II GIỚI THIỆU TỎNG QUÁT VÊ CÔNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA 2.1 Q trình hình thành phát triển Công ty TNHH THANG MÁY AN HÒA thành lập vào hoạt động ngày 30 tháng 06 năm 2009 Từ thành lập đến Công ty TNHH thang máy An Hịa nhanh chóng trở thành cơng ty có uy tín thị trường việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt bảo trì loại thang máy tiết bị đồng MITSUBISHI MADE IN JAPAN Việt Nam Mục tiêu Công ty TNHH Thang máy An Hòa đáp ứng cách đầy đủ nhu cầu khách hàng cách cung cấp thiết bị thang máy với tính kỹ thuật ưu việt, an tồn kinh tế Bảo đảm tính bền vững thiết bị so với tuồi thọ cơng trình thơng qua dịch vụ bảo trì tin cậy với lượng gọi sửa chữa thấp Nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng, ngồi trụ sở Thành phố Hồ Chí Minh, cơng ty thành lập văn phịng đại diện Quy Nhon, Đà Nằng, Phú Yên để cung cấp cho khách hàng loại thang máy dịch vụ theo yêu cầu 2.2 Đặc điểm: Tên công ty: CƠNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA Giấy phép kinh doanh: 0308935863 Ngày cấp: 28/05/2009 Trang Công tác văn thư Hoạt động chính: Sản xuất thang máy hoạt động liên tục băng tải sử dụng đất, thiết bị nâng hạ, bốc xếp, phận đặc biệt cho thiết bị nâng vận chuyển (không hoạt động trụ sở) Giám đốc/ Đại diện pháp luật: Phùng Văn Hạnh Địa chỉ: 428/10/2A, Đường số 41, Phường 16, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh ĐT/Fax: (08) 54 323 886 - (08) 54 323 887 Mã số thuế: 0308935863 2.3 Bộ máy tổ chức, chức nhiệm vụ: 2.3.1 Bộ máy tổ chức: GIÁM ĐÓC V V V PHỊNG TÀI CHÍNHKẾ TỐN PHỊNG HÀNH CHÍNH - NHÂN S ự Trang PHÒNG VẶT TƯ r Báo cảo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hông Thương 2.3.2 Chức năng: Thực kế hoạch nâng cao hiệu kinh doanh công ty, thúc kinh tế, thực chủ trưong Đảng Nhà nước Tạo uy tín, tin cậy hài lịng khách hàng tìm đến dịch vụ công ty Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp, trật tự an tồn xã hội Ngồi cịn có số thiết bị chuyên dùng để xử lý, bảo vệ mơi trường làm trịn nghĩa vụ quốc phịng địa phưong 2.3.3 Nhiệm vụ: > Giám Đốc: Điều hành công ty, truyền đạt ỳ kiến cấp dưới, chịu trách nhiệm quản lý, định điều hành hoạt động công ty theo kế hoạch đưa ra, chịu trách trước pháp luật hoạt động Cơng ty Kiếm sốt kế tốn tài cơng ty, đánh giá hoạt động kinh doanh Công ty theo quý, năm > Phịng Tài Chính - Ke Tốn: Tham mưu cho Giám đốc thực công tác quản lý thu chi tài chính, kiểm tra thường xuyên hoạt động kinh tế phận ghi chép so sánh thực tiễn với kế hoạch ban đầu, điều tiết nguồn vốn họp lệ, sử dụng cách có hiệu để đảm bảo cơng ty có vốn sử dụng trường họp cần thiết, chăm lo giải thù lao cho người lao động Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương Thực chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân 4.3 Công tác văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hịa: 4.3.1 Xây dựng ban hành văn bản: Các văn mà công ty ban hành chủ yếu văn hành gồm: định ban Giám đốc hoạt động cơng ty, tờ trình, báo cáo thực kế hoạch, giấy giới thiệu, giấy mời Tại cơng ty TNHH thang máy An Hịa văn Giám đốc Phòng Tổ chức hành chính, văn khác thuộc phạm vi quản lý phịng ban phịng ban soạn thảo, soạn thảo văn cán văn thư thự yêu cầu sau: - thể thức có đầy đủ yếu tố đủ số văn như: tên quan ban hành văn bản, tiêu đề văn bản, số, ký hiệu văn bản, địa danh, thời gian ban hành văn bản, tên văn - nội dung: đáp ứng yêu cầu nội dung văn bản, tuân thủ yêu cầu, ticu chuẩn nhà nước quy định 4.3.2 Việc quản ỉỷ văn đến: Những văn bản, giấy tờ từ quan ngồi gửi đến cơng ty gọi “văn đến” nguyên tắc: văn giấy tờ gửi đến công ty gồm văn bản, thư từ, thị, định, thông báo nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến phải thông qua phận văn thư để đăng ký vào số, quản lý thống xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật Trang 27 Công tác văn thư Tất tài liệu đến cơng ty trình ban lãnh đạo cho ý kiến trước phân phối cho đơn vị, cá nhân giải Những văn có ý kiến phê duyệt lãnh đạo, cán văn thư theo dõi đôn đốc kịp thời 3 Quy trình xử lý văn đến: Bước 1: Kiểm tra sơ bì văn Sẽ giúp cán văn thư xác định xác văn bản, giấy tờ gửi cho cơng ty Trường hợp văn gửi nhầm địa cán văn thư gửi trả lại người đưa thư Mặt khác thấy bì văn bị rách có tượng bị bóc cán văn thư lập biên trước ngày đưa thư Bước 2: Cán vãn thư cân xác định văn vào sô loại vào sô + Loại văn phải vào số: gồm văn có ghi tên công ty lãnh đạo Trong trường hợp văn ngồi bì có dấu “khẩn”, “hỏa tốc”, “thư phát nhanh” gửi đến cơng ty ưu tiên cán văn thư bóc trước + Loại văn vào sổ: gồm thư riêng, sách báo, tạp chí, tin, hịa đơn tiền điện, nước, điện thoại, hóa đơn nộp thuế + Loại khơng bóc phong bì gồm: văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể cơng ty bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Với phong bì gửi đích danh người nhận, có văn liên quan đến cơng việc chung cơng ty cá nhân nhận văn chuyến cho cán văn thư đê đăng ký Trang 28 - Bảo cảo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hằng Thương Các bì văn “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” đóng dấu “Chỉ có người có tên bóc bì” cán văn thư vào sổ chuyển đến người giao trách nhiệm người có tên bì giải + Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật) Bước 3: Bóc bì văn Những phong bì có dấu mức độ “khẩn” gửi cho cơng ty nhân viên văn thư bóc sau nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải nhằm đảm bảo mặt thời gian Đối với văn gửi đích danh cá nhân, phịng ban cơng ty nhân viên văn thư khơng bóc bì mà chuyển đến người nhận cách nhanh (chậm 30 phút hành ngồi hành chính) Khi bóc phong bì văn nhân viên văn thư thực nhẹ nhàng khéo léo dồn văn phía bên trái bì thư dùng kéo cắt sát mép phải bì thư theo đường gân phía khơng có văn Sau lấy văn ra, đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi phong bì với số, ký hiệu ghi bên văn Neu có sai lệch báo cáo cho người phụ trách hỏi lại nơi gửi Văn đơn thư khiếu nại đến chậm so với ngày tháng văn phải đính kèm văn với bì đế làm bàng chứng Đối với văn có dấu mức độ “mật”: nhân viên văn thư không phép mở phong bì mà vào sổ văn mật, bỏ trống cột trích yếu nội dung văn sau chuyến văn đến người có trách nhiệm giải theo thời gian quy định Trang 29 Cơng tác văn thư Bước 4: Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến Tất văn đến phải đăng ký tập trung văn thư, trừ văn đăng ký riêng theo quy định cơng ty như: hóa đon, chứng từ, kế toán Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến vào sổ ngày đến Đối với văn fax phải chụp lại trước đóng dấu Văn chuyển qua mạng in đóng dấu cần Các văn không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu mà chuyển thẳng cho cá nhân hay phận Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng trống số ký hiệu văn trích yếu nội dung hay ngày tháng năm ban hành văn Bước 5: vào sổ đăng kỳ văn đến Công ty vào số đăng ký văn đến vào năm, ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi sổ theo nguyên tắc văn đến vào ngày ghi sổ vào ngày đó, tuyệt đối khơng đế sang ngày hôm sau đế tránh thất lạc mát Bộ phận văn thư, thiết phải sử dụng sổ theo dõi văn dù nhập liệu văn đến liệu văn máy tính KTii vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, xác, khơng dùng bút chì, bút đỏ viết tắt Văn đến ngày vào sổ chuyển giao ngày đó, tùy theo văn cụ thể dùng nhiều hay số đăng ký Trang 30 Báo cảo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hằng Thương Bước 6: trình lãnh đạo phê duyệt Sau đăng ký văn đến nhân viên văn thư trình lên lãnh đạo người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải quyết, thời hạn không 01 ngày kế từ văn đăng ký văn phòng công ty Trường họp văn gửi đến vào cuối chiều ngày làm việc cán văn thư trình vào đầu sáng vào ngày làm việc hôm sau Bước 7: Phân phổi chuyển giao văn Sau có ý kiến phê duyệt lãnh đạo cơng ty văn thư tiến hành đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, chuyên văn đến nơi nhận, người nhận phải ký nhận vào sổ giao nhận văn văn thư Cơng việc ban lãnh đạo cơng ty cán văn thư quan tâm, ý 4.3.4 Quy trình giải văn đi: - Tất văn bán giấy tờ cán văn thư trực tiếp soạn thảo, sau hoàn tất việc soạn thảo trình lên lãnh đạo ký duyệt, xin ý kiến Mọi văn giấy tờ phòng ban soạn thảo nhân viên tự mang giấy tờ đến ban lãnh đạo để xin ký duyệt, xong chuyển đến phịng văn thư hồn tất thủ tục đê gửi - Vào sổ đàng ký văn đi: vào sổ đăng ký văn đến yêu cầu sổ đàng ký văn ghi chép đầy đủ xác rõ ràng bàng bút mực bút bi, không dùng loại bút dễ phai - Sau văn có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn theo quy định nhà nước dấu cơng ty đóng trúm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, cịn dấu chức danh đóng dấu chữ ký phía bên phải Trang 31 Công tác văn thư - Ghi số ngày lên văn bản: thủ tục cần thiết nhằm xác định lần văn thứ mà công ty phát ngày - Chuyển giao theo dối chuyển giao văn bản; theo nguyên tắc đảm bảo, xác, đối tượng kịp thời + Nhân viên văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì kích thước bì cho văn vào phong bì, dán kín sau ghi rõ địa tên người nhận bì thư dán tem Những thơng tin bên ngồi nhân viên văn thư ghi rõ ràng phải khớp với nội dung bên Đóng dấu độ “khẩn”,dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên phong bì đảm bảo theo yêu cầu pháp luật hành yêu cầu người ký văn + Theo quy định số lượng văn gửi nhiều quan trọng nhân viên văn thư phải sử dụng phong bì to lập phiếu gửi kèm theo với văn phong bì Tuy nhiên thực tế Cơng ty gửi văn với số lượng nhiều có nhân viên văn thư không lập phiếu gửi kèm theo với phong bì - Gửi văn có nhiều hình thức: + Gửi qua bưu điện: nhân viên văn thư đem phong bì đựng văn đến bưu đện làm thủ tục gửi lấy hóa đơn xác nhận bưu điện + Nhân viên văn thư chuyển trực tiếp đến cá nhân đơn vị 4.3.5 Quản lý dấu: Hiện công ty TNHH thang máy An Hòa sử dụng dấu tròn dấu chức danh dấu đăng ký văn đến cơng ty TNHH thang máy An Hịa dấu công ty giao cho nhân viên văn thư quản lý Con dấu đặt hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt đáy đảm bảo dấu dấu không bị hư hại biến dạng, sau kết thúc Trang 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương làm việc dấu cất tủ có khóa Nhân viên khơng sử dụng dấu tùy tiên, mang cất hộ Mục dấu công ty màu đỏ tươi theo quy định, nhân viên văn thư khơng đóng dấu cơng ty vào phần chữ ký văn cấp đơn vị, trường hợp cần thiết nhân viên văn thư đóng dấu treo phần tên cơng ty ban hành dấu xác nhận chữ ký Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn với dấu đóng Kết cơng tác văn thư: Trong thời gian qua công tác văn thư thật tiến bộ, đặc biệt soạn thảo văn Nhân viên văn thư có kinh nghiệm máy tính nên văn soạn thảo nhanh, trình bày đẹp Nhờ quan tâm, giúp đỡ ban lãnh đạo công ty phận văn thư trang thiết bị đủ tạo điều kiện làm viếc tốt cho nhân viên Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên cải thiện đại hoá hệ thống máy điện thoại, máy fax, mail qua mạng Thay việc trước giao dịch với quan ngồi cơng văn giấy tờ Cơng ty cần gửi nhanh văn thư phải đến tận nơi gửi qua bưu điện văn thư liên lạc với quan bên qua hệ thống điện thoại, fax mail nhanh thuận tiện Thông tin văn tương đối chuẩn mực xử lý khoa học Một số tồn công tác văn thư: Hiện nhân lực Phòng Tổ chức - Hành chánh có nhân viên văn thư nên họ phải kiêm nhiệm nhiều việc vừa làm công tác văn thư, lưu trữ, vừa kiêm đánh máy vi tính in ấn photo tài liệu Do khối lượng công việc nhiều dẫn đến ùn tắc, không giải kịp thời, phải để ngày hôm sau giải Trang 33 Công tác văn thư Nhân viên văn thư có nhiều năm cơng tác tức có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi đời cao nên nắm bắt khoa học công nghệ để áp dụng vào công tác văn thư gặp nhiều trở ngại, khó khăn Chưa cập nhật kiến thức mới, phưong thức làm việc chưa khai thác hết tính máy tính đế phục vụ cho cơng việc nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Việc chuyển giao văn đơi cịn chậm, việc quản lý văn đi, văn đến chưa thật nghiêm túc sát sao, chưa quy trình Cơng tác văn thư cịn mang tính chất thủ cơng, vần sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay thẻ in giấy in Nhược điểm cần lưu ý cơng tác văn thư là: mẫu số văn đến văn sử dụng công ty chưa trình bày khoa học dần đến việc quản lý văn đi, văn đến chưa chặt chẽ Các văn đi, văn đến ghỉ lại cách thủ công Trang 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương CHƯƠNG V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KÉT LUẬN: Suốt thời gian thực tạp cơng ty TNHH thang máy An Hịa em rút nhiều kinh nghiệm so với việc học trường, qua cho thấy cơng tác văn thư thiếu điều hành hoạt động công ty Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường với giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo với nhân viên cơng ty TNHH thang máy An Hịa giúp em có tảng cho cơng việc nám vững kiến thức mà em học trường Trên sở đảm bảo tính trung thực xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo cơng ty cịn quan tâm đạo khơng ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật công tác văn thư lưu trừ cách linh hoạt, khéo léo phù hợp với hồn cảnh điều kiện cơng ty Là nhân viên văn thư lưu trữ cần phải tự học hỏi nhiều, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thân để hồn thành tốt cơng việc giao Với trình độ nhân viên văn thư đào tạo vững giúp cho trình giải công việc nhanh hơn, sử dụng phương pháp làm việc cách khoa học đế tránh khỏi sai sót làm tài liệu cách nhanh xác Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc thân suốt trình thực tập cơng ty TNHH tháng máy An Hịa, hy vọng kiến thức ý tưởng để công ty nâng cao hoạt động Qua cáo lần em gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo Trang 35 — Công tác văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hịa cán công tác văn thư cung cấp tài liệu để giúp em hoàn thành bàỉ báo cáo đợt thực tập 5.2 MỘT SỐ KIÉN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY TNHH THANG MÁY AN HỊA: ❖ GIẢI PHÁP: Để cơng tác văn thư hoạt động cách hiệu nhàm thự mục tiên chung công ty theo xu hướng cơng cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý công ty Để công ty ngày phát triển phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn Trên sở nhận thấy số vấn đề tồn em xin đưa số giải pháp sau: 5.2.1 Tố chửc xếp nhân phòng văn thư cách khoa học: Công tác văn thư khâu trọng yếu, toàn hoạt động khối văn phịng Làm tốt cơng tác có ý nghĩa tạo điều kiện giúp cho công việc công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy công tác văn thư thực nhanh chóng, xác, kịp thời Hiện phịng văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hịa có nhân viên phó phịng tổ chức hành chính, người thứ nhân viên văn phịng cơng việc phụ khác Vào thời điểm công ty tổ chức nhiều họp hội nghị, ngày lễ họp hội đồng quản trị, họp cán công nhân viên Phó phịng tổ chức hành đảm nhiệm nhiều cơng việc thường xun có mặt phịng văn thư đề giải công việc Trước thực trạng em cho thấy công ty phải tổ chức sáp xếp lại nhân phòng văn thư cách khoa học đế phòng văn thư Trang 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kỉnh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương hoạt động có hiệu hon, đồng thời thúc đẩy hoạt động tồn cơng ty ngày lên Đối với phó phịng tổ chức hành chính: + Cán có nhiều năm kinh nghiệm chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư, đơi giải cơng việc cịn theo cảm tính, người cịn đảm nhiệm q nhiều công việc nên văn giấy tờ thường không xử lý kịp thời, nên giảm bớt công việc cán này, chủ yếu công việc tập trung phụ trách công tác văn thư + Đối với nhân viên văn phịng: cơng ty nên giao việc thêm cho công ty này, đảm bảo cơng việc văn phịng phù hợp với khả họ 5.2.2 Đào tạo, bồi dưõng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư: Con người nguồn tài nguyên quý giá, nhân tố quan trọng định tồn doanh nghiệp Con người tài sản lớn doanh nghiệp, có doanh nghiệp biết sử dụng cách hiệu thể lực trí lực người doanh nghiệp thành cơng, bền vững Trong cơng tác văn thư vậy, ngồi quan tâm giúp đỡ ban lãnh đạo mặt điều kiện làm việc trang thiết bị đại thực tốt cho cơng việc, đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán văn thư tất yếu đế góp phần hồn thành nhiệm vụ giao thân nhân viên văn thư phải trang bị cốp kiến thức kỹ sau: ❖ Đào tạo bồi dường nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư: Qua thời gian thực tập phòng văn thư công ty em nhận thấy vấn đề tồ lớn ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng, tiến độ cơng việc trình độ vi tính cán văn thư cịn yếu Mặc dù ban lãnh đạo công ty trang bị máy vi tính thiết bị phụ trợ để phục vụ đắc lực cho công Trang Cơng tác văn thư việc Xong họ hồn thành cơng việc phương pháp thủ Cồng Do đó, việc địa tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ vi tính cho cán bô văn thư công việc cấp bách cần phải thực Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư: Soạn thảo văn cơng việc mà cán văn thư phải đãm nhiệm, công ty TNHH thang máy An Hịa cán văn thư khơng phải soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng địi hỏi cao kỹ thuật trang trí nội dung văn nhiên qua tìm hiểu em biết cán văn thư văn phòng chưa đào tạo cách nhiều soạn thảo văn họ phải chỉnh sửa nhiều lần Chính theo em đế bố trợ nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể cho việc nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty ♦> Nâng cao kỹ giao tiếp văn phòng giao tiếp qua điện thoại: Giao tiếp văn phòng qua điện thoại công việc hàng ngày cán văn thư Nhưng giao tiếp đế có hiệu thể bạn người hiểu biết văn minh lịch sự, điều dựa vào khả giao tiếp người Trước thực trạng công ty chưa làm gặp áp lực cơng việc họ cần học thêm lóp bồi dưỡng kỹ giao tiếp: kỹ nói, nghe, nhìn 5.2.3 Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc: Nơi làm việc giới riêng nhân viên văn phịng nói chung cán nói riêng Tổ chức nơi làm việc nhằm tạo hứng thú giúp cho công việc hồn thánh tốt Chính vậy, việc bố trí làm việc quan trọng cần đảm bảo: - Bàn làm việc xếp gọn gàng, ngăn nắp - Chỉ đê bàn làm việc giấy tờ liên quan cần thiết Trang 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hồng Thương - Những hồ sơ tài liệu sau giải xong chuyển - Đối với giấy tờ chưa giải phải xếp gọn gàng vào ngăn bàn Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý người, từ tác động đến suất lao động Phịng làm việc nên có gam màu lạnh giúp cho người ta tập trung tinh thần, giữ vững suất lao động thời gian dài Ánh sáng: vừa đủ mà không cảm thấy lóa mắt Tóm lại, việc bố trí xếp gọn gàng bàn làm việc yếu tố kích thích tâm trạng hứng khởi, tư sáng tạo nhân viên văn thư 5.2.4 Nâng cao, bổ sung thêm trang thiết bị: Nâng cao hiệu công tác văn thư, thực cải cách quy trình nghiệp vụ mà phải thay đối thiết vị như: bàn, ghế, tủ, có máy tính Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn thư mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài phục vụ liệu gắn liền với quan cịn có nhiều loại hình tài liệu công nghệ khác Ngay với cán nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu, máy tính cơng cụ đắc lực cơng việc, cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính CƠ quan 5.2.5 Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu công ty: Để khắc phục tồn tài liệu chung cơng ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung Đối với cơng ty TNHH thang máy An Hịa cơng việc gặp chút khó khăn diện tích phịng ban Cuối năm cán phải kiểm lại tài liệu giữ, cơng việc thường xuyên kho lưu trữ đòi hỏi thực cách thận trọng theo quy trình thẩm Trang 39 Công tác văn thư định, kiểm tra chặt chẽ Nếu hồ sơ, tài liệu không cần thiết hết thời gian bảo quản tiêu hủy Tóm lại, với doanh nghiệp nói chung cơng ty TNHH thang máy An Hịa nói riêng việc tổ chức phòng lưu trữ điều tất yếu cần phải triển khai nhằm đảm bảo chgo việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu Đây số kiến nghị em thời gian thực tập công ty, em hy vọng sở cho việc xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư cơng ty TNHH thang máy An Hòa thời gian tới sè nguồn tư liệu tham khảo thiết thực Trang 40 r ■x Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản Trị Kinh Doanh SVTH: Đào Hông Thương TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tham khảo tài liệu cơng ty TNHH thang máy An Hịa - Tham khảo tài liệu khóa trước - SGK Nghiệp vụ văn phòng - PGS - TS Nguyễn Hữu Tri - NXB Thống kê Hà Nội năm 2001 - Tổ chức văn phòng khoa học - trường đại học Kinh tế Quốc dân Trang ỉ