Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Thực trạng và giải pháp cắt giảm chi phí chất lượng trong dự án phát triển phần mềm ở công ty TNHH thiết kế Renesas Việt Nam

Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Thực trạng và giải pháp cắt giảm chi phí chất lượng trong dự án phát triển phần mềm ở công ty TNHH thiết kế Renesas Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN CÁ NHÂN THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP CẮT GIẢM CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TRONG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Ở CÔNG

TY TNHH THIẾT KẾ RENESAS VIỆT NAM

NỘI DUNG:

PHẦN MỞ ĐẦU

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Lý thuyết về chi phí chất lượng(Costs of Quality)

1.2 Phân loại chi phí chất lượng

1.2.1 Chi phí phòng ngừa (Prevention Costs)

1.2.2 Chi phí kiểm tra, đánh giá (Appraisal Costs)

1.2.3 Chi phí hư hỏng (Failure Costs)

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TRONG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ RENESAS VIETNAM

2.1 Vài nét về công ty TNHH Thiết Kế Renesas Vietnam

2.2 Quy trình một dự án phát triển phần mềm của công ty

2.2.1 Phân tích yêu cầu khách hàng

2.3 Nhận diện và tính chi phí chất lượng

2.3.1 Phân tích yêu cầu khách hàng

3.2.1 Miêu tả giải pháp

3.2.2 Các bên ủng hộ

3.2.3 Các bên chống đối

3.2.4 Kế hoạch quản trị sự thay đổi

3.2 Tự kiểm tra công việc (self check) trước khi thực hiện kiểm tra chéo (cross check) 3.2.1 Miêu tả giải pháp

3.2.2 Các bên ủng hộ

3.2.3 Các bên chống đối

3.2.4 Kế hoạch quản trị sự thay đổi

3.3 Xây dựng hệ thống đánh giá kỹ sư thông qua số lỗi mắc phải

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong khoảng thời gian từ tháng 3 năm 2010 đến tháng 2 năm 2012, tôi đã có cơ hội tham gia vào một dự án phát triển phần mềm nhúng cho dòng chíp bán dẫn RMobile-U2 tại công ty TNHH Thiết Kế Renesas Vietnam Tại đây, tôi đã tham gia vào đầy đủ các bước của một quy trình phát triển phần mềm và đã nhận thấy rằng nhóm thực hiện

dự án đã làm phát sinh rất nhiều chi phí chất lượng trong các khâu của quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm Các chi phí chất lượng này hoàn toàn có thể hạn chế bằng một số giải pháp mà tôi cho rằng có thể áp dụng và hi vọng sẽ mang lại hiệu quả cho nhóm dự án nói riêng và công ty nói chung Trên tinh thần của môn học Thay Đổi và Phát Triển Tổ Chức, trong bài viết này, tôi sẽ thực hiện bước chẩn đoán các vấn đề liên quan đến chi phí chất lượng mà nhóm dự án đã mắc phải và cuối cùng đề xuất các can thiệp OD (Organization Development ) nhằm hạn chế các chi phí chất lượng đó

2 Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu

Nghiên cứu này nhằm mục đích

1) Nhận diện các chi phí chất lượng phát sinh trong một dự án phát triển phần mềm tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thiết Kế Renesas Việt Nam để chẩn đoán các nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí chất lượng tăng cao

2) Đề ra các can thiệp OD nhằm hạn chế chi phí chất lượng phát sinh trong quy trình phát triển phần mềm tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng của nghiên cứu này là các thành viên của nhóm thực hiện dự án phát triển phần mềm tại công ty TNHH Thiết Kế Renesas Vietnam bao gồm các trưởng nhóm, trưởng đội, phó trưởng đội và các kỹ sư thực hiện Phạm vi nghiên cứu xoay quanh quy trình phát triển phần mềm của phòng phần mềm

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này dựa trên lý thuyết về chi phí chất lượng trong quá trình quản trị chất lượng Các số liệu được phát thảo lại nhờ quan sát thực tế của người viết trong quá trình phát triển phần mềm tại công ty Các tài liệu về quy trình phát triển phần mềm của nhóm được vẽ lại dựa trên kinh nghiệm làm việc 2 năm tại công ty này của người viết Các tính toán về chi phí chất lượng dựa trên cơ sở mức lương của các kỹ sư tại công ty này Mức lương là loại dữ liệu rất nhạy cảm và được công ty liệt vào hàng dữ liệu bảo mật; tuy vậy, người viết cũng có được loại dữ liệu này dựa vào các trao đổi, quan sát, lắng nghe từ các đồng nghiệp của mình trong suốt thời gian làm việc tại đây

5 Kết cấu đề tài

Bài tiểu luận bao gồm các nội dung sau:

• Phần mở đầu: giới thiệu sơ bộ về đề tài, lý do nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Chương 1: giới thiệu nền tảng cơ sở lý thuyết cho bài nghiên cứu Trong chương này, lý thuyết về chi phí chất lượng trong quản trị chất lượng sẽ được đề cập như

là nền tảng của nghiên cứu

• Chương 2: giới thiệu đôi nét về công ty TNHH Thiết Kế Renesas Vietnam Chương này cũng trình bày về cách nhận diện và tính chi phí chất lượng trong dự

án phát triển phần mềm của công ty Từ đó, các vấn đề nổi cộm liên quan đến chi phí chất lượng sẽ được chỉ ra

• Chương 3: đây là bước can thiệp trong quá trình thực hiện dự án Thay Đổi và Phát Triển Tổ Chức Từ những kết quả phát hiện được ở chương 2, chương này sẽ đề cập đến việc thực hiện các giải pháp nhằm cắt giảm chi phí chất lượng dựa trên tinh thần quản trị sự thay đổi của một dự án OD

Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Lý thuyết về chi phí chất lượng(Costs of Quality)

Để sản xuất một sản phẩm có chất lượng, chi phí để đạt được chất lượng đó phải được quản lý một cách hiệu quả Những chi phí đó chính là thước đo sự cố gắng về chất lượng

Sự cân bằng giữa hai nhân tố chất lượng và chi phí là mục tiêu chủ yếu của một ban lãnh

đạo có trách nhiệm

Theo ISO 8402: 1999, chi phi chất lượng là toàn bộ chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo chất lượng thỏa mãn cũng như những thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thỏa mãn

1.2 Phân loại chi phí chất lượng

Theo tính chất, mục đích của chi phí, chúng ta có thể phân chia chi phí chất lượng thành

1.2.1 Chi phí phòng ngừa (Prevention Costs)

Chi phí phòng ngừa là những chi phí liên quan đến các hoạt động nhằm ngăn ngừa sự không phù hợp có thể xảy ra hoặc làm giảm thiểu các rủi ro của sự không phù hợp đó Chi phí phòng ngừa bao gồm:

• Chi phí hoạch định chất lượng: chi phí cho các hoạt động thiết lập một kế hoạch chất lượng tổng thể; thực hiện công tác chuẩn bị các thủ tục cần thiết nhằm phổ biến các kế hoạch này cho các thành viên tham gia

• Chi phí kiểm soát quá trình: chi phí thực hiện kiểm tra và thử nghiệm trong quá trình sản xuất

• Đánh giá chất lượng: chi phí đánh giá hoạt động thực hiện kế hoạch chất lượng tổng thể

• Huấn luyện: chi phí chuẩn bị và tiến hành các chương trình huấn luyện liên quan đến chất lượng

1.2.2 Chi phí kiểm tra, đánh giá (Appraisal Costs)

Chi phí kiểm tra, đánh giá là những chi phí liên quan đến các hoạt động đánh giá việc đạt được yêu cầu chất lượng Chi phí kiểm tra, đánh giá bao gồm:

• Chi phí kiểm tra và thử nghiệm đầu vào: chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm mua, chi phí thử nghiệm, xét nghiệm

• Chi phí kiểm tra và thử nghiệm trong quá trình: chi phí đánh giá mức độ thực hiện theo các yêu cầu về chất lượng trong quá trình sản xuất

• Chi phí kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng: chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm cuối cùng trước khi giao

• Chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm: chi phí phát sinh do thực hiện đánh giá chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất hay sản phẩm cuối cùng

1.2.3 Chi phí hư hỏng (Failure Costs)

1.2.3.1 Chi phí hư hỏng bên trong (Internal Failure Costs)

Đây là các khoản chi phí liên quan đến các khuyết tật của sản phẩm được phát hiện trước khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng Chi phí hư hỏng bên trong bằng 0 nếu mọi sản phẩm không bị khuyết tật nào trước khi giao hàng Chi phí này bao gồm:

• Chi phí về phế phẩm: chi phí lao động, nguyên liệu, và chi phí sản xuất chung đã được cấu thành trong phế phẩm và không có khả năng thu hồi

• Chi phi về sản phẩm làm lại: chi phí phục hồi các sản phẩm sai hỏng để biến chúng thành chính phẩm

• Chi phí về phân tích sai hỏng: các chi phí xác định nguyên nhân gây ra phế phẩm

1.2.3.2 Chi phí hư hỏng bên ngoài (External Failure Costs)

Đây là các chi phí liên quan đến các khuyết tật được phát hiện sau khi sản phẩm được đưa đến tay người sử dụng Chi phí này bằng 0 nếu không có khuyết tật Nó bao gồm:

• Chi phí bảo hành: các khoản chi phí liên quan đến việc thay thế và sửa chữa các sản phẩm còn trong thời gian bảo hành

• Các chi phí về giải quyết thắc mắc, khiếu nại: chi phí liên quan đến việc thanh tra, giải quyết các thắc mắc khiếu nại từ phía khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ lắp đặt

Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG TRONG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ RENESAS VIETNAM

2.1 Vài nét về công ty TNHH Thiết Kế Renesas Vietnam

Công ty THHH Renesas Việt Nam là công ty 100% vốn Nhật Bản, là công ty con của Tập Đoàn Renesas, chuyên về thiết kế và sản xuất chíp bán dẫn Công ty cũng có một Phòng Phần Mềm nhằm phát triển phần mềm hỗ trợ cho các chíp bán dẫn mà hãng sản xuất

• Website công ty: http://vietnam.renesas.com/

• Địa chỉ: Lô W 29-30-31A Tân Thuận Kcx Tân Thuận, Quận 7, Thành Phố Hồ Chí Minh

• Số lượng nhân viên: 600 (tại thời điểm tháng 02, 2012)

2.2 Quy trình một dự án phát triển phần mềm của công ty

Hiện tại công ty sử dụng quy trình phát triển phần mềm như ở hình 2-1 Trong đó gồm các giai đoạn sau:

2.2.1 Phân tích yêu cầu khách hàng

Giai đoạn này nhằm làm rõ các yêu cầu tính năng và thông số mà phần mềm cần đạt được Số người tham gia vào giai đoạn này gồm 2 trưởng nhóm (Group Manager), 2 trưởng đội (Team Leader), và 5 phó trưởng đội (Crew Leader) và 30 thành viên khác Giai đoạn này cần thời gian 1 tuần để phân tích Nhằm mục đích đạt chất lượng sản phẩm, công ty yêu cầu tổ chức 2 cuộc họp nội bộ để kiểm tra lại (review) các phân tích Nếu sau khi đã kiểm tra lại việc phân tích mà còn thiếu sót thì sẽ tiến hành phân tích lại

trong vòng 2 ngày và lại tổ chức lại 1 cuộc họp nữa để kiểm tra lại các điểm sửa đổi, bổ sung Mỗi cuộc họp kéo dài 2 giờ

Ngoài ra giai đoạn này còn nhằm mục đích lên kế hoạch phát triển dự án, đề ra các chỉ tiêu chất lượng Công việc này do 2 trưởng nhóm và 2 trưởng đội đảm nhiệm, thời gian thường kéo dài 1 tuần

2.2.2 Thiết kế hệ thống

Giai đoạn này nhằm thiết kế phần mềm ở mức độ cấp cao trên phương diện người dùng

Số người tham gia vào giai đoạn này gồm 2 trưởng đội, 5 phó trưởng đội và 30 thành viên khác Giai đoạn này mất 3 tuần để thiết kế Nhằm mục đích đạt chất lượng sản

phẩm, công ty yêu cầu tổ chức 6 cuộc họp chính thức để kiểm tra lại bằng cách kiểm tra chéo (cross check) các thiết kế Trong 6 cuộc họp chính thức này, cứ sau mỗi cuộc họp

mà còn phát hiện lỗi thì phải mất thêm 2 ngày để làm lại, sửa đổi; đồng thời phải tổ chức lại 1 cuộc họp để kiểm tra lại các sửa đổi Mỗi cuộc họp kéo dài 2 giờ

2.2.3 Thiết kế chi tiết

Giai đoạn này nhằm thiết kế phần mềm ở mức thấp hơn đứng trên phương diện của người phát triển phần mềm Số người tham gia giai đoạn này gồm 2 trưởng đội, 5 phó trưởng nhóm và 30 thành viên khác Giai đoạn này mất 4 tuần để thiết kế Nhằm mục đích đạt chất lượng sản phẩm, công ty yêu cầu tổ chức 8 cuộc họp chính thức để kiểm tra lại thông qua hình thức kiểm tra chéo Trong 8 cuộc họp chính thức này, cứ sau mỗi cuộc họp mà còn phát hiện lỗi thì phải mất thêm 2 ngày để làm lại, sửa đổi; đồng thời phải tổ chức lại

1 cuộc họp nữa để kiểm tra các sửa đổi Mỗi cuộc họp kéo dài 2 giờ

nguồn thông qua hình thức kiểm tra chéo Trong 6 cuộc họp chính thức này, cứ sau mỗi cuộc họp mà còn phát hiện lỗi thì phải mất thêm 2 ngày để làm lại, sửa đổi; đồng thời

phải tổ chức lại 1 cuộc họp nữa để kiểm tra các sửa đổi Mỗi cuộc họp kéo dài 2 giờ

2.2.5 Kiểm thử

Giai đoạn này nhằm viết các đoạn mã nguồn để kiểm tra hoạt động của phần mềm đã viết ở giai đoạn 4 Gai đoạn này thực hiện rất nhiều loại test khác nhau nhằm kiểm tra tính năng và sự ổn định của phần mềm Số người tham gia giai đoạn này gồm 2 trưởng đội, 5 phó trưởng đổi và 30 thành viên khác Gai đoạn này mất 2 tuần để thiết kế các trường hợp test (test cases design), 2 tuần để viết mã nguồn test (test coding), và 2 tuần

để chạy kiểm tra (test running) Trong khâu test cases design và test coding, tổng cộng phải tổ chức 8 cuộc họp chính thức để kiểm tra chéo các kết quả đã làm Trong 8 cuộc họp này, cứ sau mỗi cuộc họp mà có phát hiện thấy lỗi thì phải làm lại trong 2 ngày và

lại tổ chức 1 cuộc họp để kiểm tra lại các sửa đổi Mỗi cuộc họp kéo dài 2 giờ

Trong khâu chạy test (test running), nếu có thấy lỗi (bug) mà người chạy test không biết nguyên nhân từ đâu thì vấn đề trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn rất nhiều Cụ thể, đối với 1 lỗi tìm thấy, có ít nhất 1 cuộc họp hội ý với tất cả thành viên (2 trưởng nhóm,

2 trưởng đội, 5 phó trưởng đội và 30 thành viên) để tìm nguyên nhân Mỗi cuộc họp kéo dài ít nhất 2.0 giờ Thường thì cả phòng phần mềm sẽ gặp 15 lỗi trong 1 dự án phát triển phần mềm Trong trường hợp này, thời gian bị tiêu tốn có khi cò nhiều hơn liệt kê ở trên tùy theo lỗi phức tạp hay đơn giản Nếu là lỗi phức tạp thì cần phải xem lại toàn bộ các khâu trước đó để tìm nguyên nhân và giải pháp Trung bình việc làm lại mất 1 tuần cho một lỗi

2.2.6 Phát hành

Đây là giai đoạn giao sản phẩm cho khách hàng, bảo trì sản phẩm.Trong giai đoạn này,

để chắc chắn sản phẩm không còn bất cứ lỗi nào trước khi giao cho khách hàng, trưởng phòng phần mềm đã lập nên một nhóm gồm 7 kỹ sư có kinh nghiệm đóng vai là người dùng cuối cùng để sử dụng sản phẩm Nhóm này thường phải làm việc 2 ngày trước khi

sản phẩm được phát hành Sau khi sản phẩm đã được phát hành, dự án được xem như kết thúc và cả nhóm sẽ chuyển sang một dự án mới Tuy nhiên, song song với dự án mới là việc hỗ trợ khách hàng nếu như sản phẩm đã giao có lỗi mà lỗi này lại do khách hàng tìm thấy Việc hỗ trợ này thường do 2 trưởng đội và 5 phó trưởng đội đảm nhiệm Nếu lỗi là phức tạp thì sẽ mất khoảng 2 tuần để giải quyết Thường thì một sản phẩm đã giao sẽ có 2 lỗi do khách hàng tìm thấy

Hình 2-1: Quy trình phát triển phần mềm hiện tại của công ty TNHH Thiết Kế

RenesasViệt Nam

Yêu cầu của khách hàng (Customer requirements))

Phân tích yêu cầu của khách hàng

(Customer requirements analysis)

Thiết kế hệ thống (System design)

Thiết kế chi tiết (Detailed design)

Viết mã nguồn (Coding)

Kiểm thử (Testing)

Phát hành (Delivery)

Kiểm tra lại (Review)

Kiểm tra lại (Review)

Kiểm tra lại (Review)

Kiểm tra lại (Review)

Kiểm tra lại (Review)

Lỗi do thiết

kế mã nguồn kiểm thử

Lỗi do khách hàng phát hiện (Customer feedbacks)

2.3 Nhận diện và tính chi phí chất lượng

Như đã chỉ ra ở trên, chi phí của quy trình phát triển dự án phần mềm của công ty tập trung ở số người tham gia vào dự án và thời gian để thực hiện các giai đoạn của dự án Nhân lực tham gia vào dự án bao gồm 2 trưởng nhóm (Group Manager), 2 trưởng đội (Team Leader), và 5 phó trưởng đội (Crew Leader) và 30 thành viên khác Tuy nhiên trong số 30 thành viên khác này, có 10 thành viên là nhân viên mới vào chưa có kinh nghiệm (được tuyển từ sinh viên mới ra trường) Do đó, 10 thành viên này được huấn luyện các kiến thức kỹ thuật, các quy tình phát triển phần mềm và chính sách chất lượng của công ty trong vòng 3 tháng trước khi chính thức tham gia vào dự án

Biết rằng:

• Thông tin về mức lương của các vị trí như sau (tại thời điểm tháng 02/2012): lương của một trưởng nhóm là 19 triệu đồng/tháng, của một trưởng đội là 16 triệu đồng/tháng, của một phó trưởng đội là 12 triệu đồng/tháng, của một thành viên chưa có kinh nghiệm là 7.5 triệu đồng/tháng, của một thành viên đã có kinh nghiệm là 9 triệu đồng/tháng (tính trung bình)

• Số ngày làm việc trong tháng là 22 ngày, 1 ngày làm 8 giờ, 1 tuần có 5 ngày làm việc Quy ra tiền lương tính theo giờ là:

ü Trưởng nhóm:

!"######

!!∗! = 107955 (VND/giờ) ü Trưởng đội:

!"######

!!∗! = 90909 (VND/giờ) ü Phó trưởng đội:

!!∗! = 68182 (VND/giờ) ü Kỹ sư có kinh nghiệm:

!""""""

!!∗! = 51136 (VND/giờ) ü Kỹ sư chưa có kinh nghiệm:

!"#####

!!∗! = 42614 (VND/giờ)

• Để chuẩn bị cho một buổi họp kiểm tra lại (review), các thành viên phải kiểm tra chéo các công việc của nhau tại bàn làm việc của mình trước khi chính thức vào họp Việc kiểm tra chéo tại bàn này mất trung bình 1 giờ cho một thành viên sẽ tham gia buổi họp Mục đích của buổi họp là nhằm cho các thành viên chỉ ra lỗi của nhau và đồng thời bàn luận về các giải pháp gợi ý, và các đề xuất khác

Theo cơ sở lý thuyết ở chương 1, chi phí chất lượng của dự án được chia nhỏ thành 3 loại:

ü Chi phí phòng ngừa: đó là chi phí cho các nỗ lực nhằm ngăn ngừa sản phẩm xuất hiện lỗi Trong dự án của công ty, chi phí phòng ngừa được thể hiện trong các khâu huấn luyện cho nhân viên chưa có kinh nghiệm, đề ra các mục tiêu chất lượng và quá trình thực hiện chính sách chất lượng

ü Chi phí đánh giá và kiểm tra: là chi phí để chắc chắn đạt được được các mục tiêu chất lượng Trong dự án, chi phí đánh giá và kiểm tra được thể hiện ở việc kiểm tra lại các việc đã làm ở cuối mỗi giai đoạn (review) thông qua việc kiểm tra chéo giữa các thành viên trong các buổi họp Chi phí đánh giá và kiểm tra còn được thể hiện ở giai đoạn kiểm thử (giai đoạn 5) và ở khâu kiểm tra lần cuối trước khi phát hành (giai đoạn 6)

ü Chi phí sai hỏng: