Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam và thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Truyền thông Màu
Khái quát chung về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
Tổ chức sự kiện (event) nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một hoạt động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay Đây là một công việc rất quan trọng với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng và nói lên họ là ai Kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy đây là một công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất.
Trong những năm gần đây, thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam chứng kiến xu hướng chuyển dịch từ cũ sang mới – từ truyền thống sang hiện đại, điểm nổi bật nhất của thị trường tổ chức sự kiện chính là sự xuất hiện của các event có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai Đã qua rồi cái thời mà sự kiện tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu có thể nói rằng chất lượng tổ chức sự kiện của các công ty ở Việt Nam hiện nay đã thay đổi một cách rõ rệt.Trước đây, các sự kiện diễn ra hết sức đơn điệu; nhưng giờ đây các sự kiện đã được diễn ra chuyên nghiệp hơn rất nhiều, người xem đã thực sự được thưởng thức, và cảm thấy rất thú vị như thể họ là một phần của sự kiện đó Đây là những chuyển biến hết sức tích cực của thị trường TCSK Việt Nam, nó cho thấy sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của lĩnh vực dịch vụ đầy tiềm năng này Hiện nay, thị trường PR- Tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởng trung bình 30% với hơn 30 công ty chuyên nghiệp hơn 250 công ty quảng cáo mở rộng thêm dịch vụ này ( Theo Hiệp hội quảng cáo Việt Nam, VAA) Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
Quy mô nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam
So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không chỉ bao gôm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.
Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.
Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, ấn độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn Nhu cầu và mong muốn là rất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện này là có hạn Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quan khối công quyền.
Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả khán như ma chay, hiếu hỷ, v.v…Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Cụ thể, theo hãng nghiên cứu thị trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường ( Theo số liệu, quảng cáo dẫn đầu với tỷ lệ sử dụng là 92%, tỉ lệ sử dụng nghiên cứu thị trường là 86%, tỷ lệ sử dụng tổ chức sự kiện là 60%).
Hình 1.1 Cơ cấu thị trường về các dịch vụ truyền thông marketing năm 2006
Chi phí dàn dựng sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo các yếu tố như địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi phí có thể dao động từ 10.000–100.000 USD/sự kiện Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000 USD, thậm chí tới cả nửa triệu USD… Sự phát triển mạnh mẽ của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn, hoàn thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Hiện tại, thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam gồm có những loại hình như:
-Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công,
-Hội nghị, hội thảo, họp báo.
-Các ngày kỷ niệm, ngày lễ.
-Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng
-Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
Đặc điểm nhu cầu
Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp,tổ chức… đều có nhu cầu tham gia tổ chức sự kiện.Họ biết rằng đây chính là dịp tốt để đánh bóng, khuyếch trương thương hiệu của doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện bao gồm từ các doanh nghiệp có quy mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, từ doanh nghiệp nhà nước đến doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài và các tổ chức phi chính phủ…… Các doanh nghiệp tham gia TCSK dưới nhiều hình thức như lễ khởi công, động thổ, lễ khai trương, kỷ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới,… và mỗi loại sự kiện đều có những đặc điểm riêng Có những sự kiện mang tính thời vụ như các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành,,… Các sự kiện này thường chỉ diễn ra một lần, còn các sự kiện mang tính chu kỳ như các lễ kỷ niệm, các buổi giới thiệu với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ mới,…Ví dụ như hãng rượu Jonny Worker thường tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm cho khách hàng vào dịp cuối tháng Đây sẽ là cơ hội tốt để hãng này giới thiệu các loại sản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội để tổ chức đăng tin trên các phương tiện truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp Các công ty, tổ chức của nhà nước hoặc các công ty lớn thường sau 10 năm,
20 năm, 25 năm, ….lại tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập Đây sẽ là dịp để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặng đường hoạt động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khuyếch trương thương hiệu như tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình,… Ví dụ như,trong đợt trường ĐH Kinh tế quốc dân kỷ niệm 50 năm ngày thành lập trường thì thông tin này đã được đăng lên tip các tờ báo,các chương trình thời sự của Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Truyền hình Hà Nội.
Hiện nay, các doanh nghiệp đã nhìn nhận được tầm quan trọng của tổ chức sự kiện, họ tham gia tổ chức các sự kiện bài bản chuyên nghiệp và hiệu quả mang lại cũng cao hơn, và nhu cầu của họ về tổ chức sự kiện cũng ngày càng tăng nhanh hơn cả về tốc độ lẫn quy mô Tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng từ 30 – 40%
( Theo VnEconomy) Đây là con số tăng trưởng khá cao so với các nghành dịch vụ khác Quy mô của nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng tăng mạnh trong những năm gần đây Điều này được thể hiện qua việc số lượng khách mời, chi phí cho sự kiện, chiều sâu của sự kiện,… hàng năm luôn tăng cao hơn so với năm trước Do thị trường tổ chức sự kiện của Việt Nam mới xuất hiện còn rất non trẻ do đó mức độ phát triển là tương đối nhanh,trong tương lai nó hứa hẹn một thị trường tổ chức sự kiện sôi động, đầy tiềm năng
Nhu cầu tăng mạnh cả về tốc độ lẫn quy mô,tuy nhiên kéo theo thì yêu cầu của khách hàng về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng ngày càng đa dạng và phức tạp hơn Họ đòi hỏi sự hoàn chỉnh trong quy trình tổ chức, thực hiện một sự kiện cụ thể, cũng như trong từng khâu của quy trình Họ xem đây như một tiêu chí để đánh giá năng lực,cũng như tác phong chuyên nghiệp của nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Điều này thể hiện qua việc, hiện nay khi các doanh nghiệp muốn tổ chức một sự kiện họ thường lựa chọn các doanh nghiệp TCSK thực hiện trọn gói luôn Nhà cung cấp dịch vụ TCSK sẽ phải chuẩn bị, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện sự kiện đó theo một quy trình hoàn chỉnh từ việc chọn thời gian, địa điểm thích hợp, xin giấy phép thực hiện sự kiện, thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời; thiết kế,trang trí không gian tổ chức sự kiện; thiết kế, dàn dựng hệ thống âm thanh, ánh sáng, chọn thực đơn, nước uống; lựa chọn đội ngũ nhân viên phục vụ sự kiện ( đội ngũ PG PB, …); thuê MC, ca sĩ, các nhân vật nổi tiếng cho các chương trình giải trí; tổ chức thực hiện sự kiện, tham gia kiểm soát về mặt thời gian trong khi sự kiện đang diễn ra, và tiến hành thực hiện các công việc hậu sự kiện (nếu có) Để có một quy trình tổ chức sự kiện thật sự hoàn chỉnh, nó còn phải đòi hỏi sự hoàn thiện, chuyên nghiệp trong từng khâu của quy trình Có như vậy thì mới tạo đựoc ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng về chất lượng dịch vụ TCSK của công ty mình Chính việc thuê trọn gói một công ty TCSK đã giảm bớt được rất nhiều chi phí trung gian trong quá trình tổ chức sự kiện, nó làm cho tổng chi phí cho sự kiện giảm đi rất nhiều so với trước đây. Điều này cũng sẽ dễ dàng hơn cho đơn vị cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện trong việc hình thành chủ đề lớn cho sự kiện đó, nhằm tạo sự thống nhất, qua đó có thể mang lại hiệu quả trtuyền thông – mục đích tối quan trọng của mỗi sự kiện – lớn nhất cho sự kiện Đây chính là xu hướng mới của nhu cầu tổ chức sự kiện Mục đích chính của xu hướng này chính là đảm bảo cả giá trị giải trí lẫn thương mại của sự kiện, nhằm nâng cao tầm ảnh hưởng của sự kiện qua đó gia tăng mức độ nhận biết, sự am hiểu sản phẩm của đối tuợng công chúng nhận tin
Bên cạnh đó,yêu cầu về chất lượng dịch vụ Tổ chức sự kiện cũng ngày càng nâng cao Không chỉ đơn thuần là thực hiện tròn trịa một sự kiện đã được coi là thành công, ngày nay yếu tố sáng tạo, đột phá trong công nghệ, trong ý tưởng tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố tối quan trọng trong việc tạo ấn tượng sâu đậm trong tâm trí của khách hàng Chỉ có sự khác biệt, độc đáo trong công tác thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện thì mới có thể giúp doanh nghiệp hoạt động trong dịch vụ tổ chức sự kiện tìm được chỗ đứng trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, và yêu cầu của khách hàng thì ngày càng cao hơn “Ý tưởng là ưu tiên số 1” - đó là khẳng định của những ai làm event Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng Và bạn chợt trầm trồ: “Ồ, công ty này sao mà nghĩ ra nhiều
“chiêu độc” thế nhỉ?” Chính những câu khen ngợi này là điểm giúp người tổ chức các sự kiện “ăn tiền” bởi họ đã dày công suy nghĩ tìm ý tưởng để “dụ” khách hàng. Yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về dịch vụ tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc sáng tạo trong ý tưởng thiết kế,dàn dựng chương trình mà nó còn đòi hỏi tính thẩm mỹ, sự chuyên nghiệp, chu đáo trong cách thức tổ chức,thực hiện chương trình Mọi yêu cầu phải được tuân thủ nghiêm ngặt nhằm bảo đảm được chất lượng dịch vụ, qua đó khẳng định vị thế, uy tín của công ty thực hiện sự kiện.
Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam8 1.5.Hoạt động cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam
Ảnh hưởng của các nhân tố kinh tế
Các nhân tố kinh tế đóng vai trò quan trọng hàng đầu và ảnh hưởng có tính quyết định đến hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp Các nhân tố kinh tế ảnh hưởng mạnh nhất đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thường là trạng thái phát triển của nền kinh tế Nếu nền kinh tế quốc dân tăng trưởng với trình độ cao sẽ làm tăng thu nhập của người dân và tăng khả năng thanh toán cho các nhu cầu của họ, điều này sẽ tạo môi trường kinh doanh thuận lợi, hấp dẫn hơn cho các doanh nghiệp tham gia
Cụ thể thì theo số liệu của Tổng cục thống kê Việt Nam,thì nền kinh tế của Việt Nam luôn tăng trưởng với tốc độ khá cao trong 3 năm từ 2007 – 2009, GDP năm 2007 tăng 8.48%, năm 2008 là 6.23%, năm 2009 là 5.32%,như ta có thể thấy ở bảng số liệu dưới đây
Hình 1.2: Số liệu thống kê tốc độ tăng trưởng của các nghành kinh tế
Tốc độ tăng trưởng (%) Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Nông, lâm nghiệp và thủy sản 3.4 3.79 1.83
Công nghiệp và xây dựng 10.6 6.33 5.52
Nguồn: Tổng cục thống kê Việt Nam
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy được tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam luôn được duy trì ở mức khá cao và nền kinh tế phát triển ở tất cả các nghành, cơ cấu các ngành kinh tế cũng đang chuyển dịch theo chiều hướng tiến bộ hơn, nghành dịch vụ ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu các nghành kinh tế, cụ thể theo số liệu của Tổng cục thống kê Việt Nam thì tỷ trọng của nghành dịch vụ trong nền kinh tế năm 2007 là khoảng 38.5%, đến nay mặc dù chưa có con số thống kê chính thức nhưng theo dự báo thì rất có thể con số này đã lên đến khoảng hơn 40% Đây là một sự chuyển biến hết sức tích cực, nó cho thấy vị trí cũng như vai trò của ngành dịch vụ ngày càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế - xu hướng tất yếu của quá trình phát triển kinh tế - trong đó, lĩnh vực dịch vụ tổ chức sự kiện chiếm vị trí không nhỏ Tuy nhiên, trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, khi mà quan hệ thương mại của Việt Nam với thế giới đã trở nên thông thoáng hơn rất nhiều thì việc các doanh nghiệp nước ngoài nhảy vào đầu tư tại thị trường Việt Nam đã tạo ra không ít cơ hội và kèm theo đó là cả những khó khăn tiềm ẩn Cơ hội ở chỗ, khi các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào thị trường thì cũng như các doanh nghiệp bình thường khác chắc chắn họ sẽ có nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện, điều này làm cho quy mô nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ ngày càng phát triển hơn nữa Tuy nhiên đi kèm theo cơ hội, luôn tồn tại những thách thức, đó là các yêu cầu về chất lượng dịch vụ cũng như tính cạnh tranh trong lĩnh vực TCSK sẽ ngày càng cao hơn với sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước ngoài, nó đòi hỏi các công ty cung cấp dịch vụ TCSK trong nước buộc phải thay đổi bằng cách nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như tính cạnh tranh cho doanh nghiệp nếu như không muốn bị đào thải
Các nhân tố kinh tế tác động mạnh nhất đến lĩnh vực tổ chức sự kiện chính là trạng thái phát triển của nền kinh tế Do đặc điểm của các ngành trong nền kinh tế,lĩnh vực dịch vụ nói chung trong đó có cả dịch vụ tổ chức sự kiện rất dễ bị cắt giảm khi nền kinh tế lâm vào tình trạng khó khăn Trong 3 năm từ 2007 – 2009 thì do ảnh hưởng của cuộc khủng kinh tế toàn cầu đã tác động không nhỏ đến ngành dịch vụ nói chung và dịch vụ TCSK nói riêng Cụ thể, tốc độ tăng trưởng kinh tế liên tục giảm qua các năm, thêm vào đó các biến số vĩ mô của nền kinh tế như tỷ lệ lạm phát, chỉ số giá tiêu dùng lại liên tục tăng Điều này sẽ là một sự đe dọa thực sự đối với dịch vụ TCSK của Việt Nam Nó cho thấy nền kinh tế Việt Nam đã phát triển quá nóng trong thời gian vừa qua và hiện đang có dấu hiệu chững lại, như vậy xu hướng trong tương lai rất có thể chi phí nói chung và chi phí cho dịch vụ TCSK sẽ bị cắt giảm Tuy nhiên, với việc quy mô thị trường đang tăng trưởng thì vẫn có một cái nhìn tương đối khả quan về triển vọng của dịch vụ TCSK trong tương lai.
Một biến số nữa của nền kinh tế tác động đến thị trường tổ chức sự kiện đó chính là thu nhập bình quân theo đầu người Khi mà thu nhập của người dân tăng lên thì nhu cầu về tiêu dùng cũng như sử dụng các dịch vụ của họ sẽ tăng lên, trong thời buổi cạnh tranh vô cùng gay gắt thì để có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng cũng như truyền tải hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng nhận tin thì buộc các doanh nghiệp phải gia tăng hơn nữa các hoạt động PR – Truyền thông marketing nói chung và lĩnh vực tổ chức sự kiện nói riêng
Hình 1.3 Thu nhập bình quân đầu người qua các năm từ 2007 - 2009
Thu nhập bình quân đầu người (USD)
Nguồn: Tổng cục thống kê Việt Nam
Thu nhập bình quân đầu người của Việt Nam đã vượt ngưỡng 1000 USD, đây là một tín hiệu đáng mừng của nền kinh tế, nó cho thấy thu nhập của người dân đã ổn định hơn trước nhiều,họ sẵn sàng và khả năng chi trả cho các sản phẩm, dịch vụ sẽ cao hơn Điều này tạo ra môi trường kinh doanh vô cùng thuận lợi và hấp dẫn dành cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện nói riêng.
Tác động của môi trường chính trị luật pháp
Hoạt động quảng cáo của các doanh nghiệp trên thị trường tất yếu phải có sự quản lý của Nhà nước, sự quản lý này được thể hiện ở hệ thống luật pháp Quản lý nhà nước bằng luật pháp nhằm đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng, tạo cơ hội cho mọi doanh nghiệp có điều kiện cạnh tranh lành mạnh, thiết lập mối quan hệ đúng đắn giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng, đảm bảo tính chính xác, trung thực trong quảng cáo, phải phản ánh đúng tính năng, tác dung, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng Hiện tại, Việt Nam chưa có văn bản pháp lý riêng quy định về tổ chức sự kiện, đây là một hạn chế gây khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện trong quá trình thiết kế,dàn dựng và triển khai thực hiện sự kiện
Do tính đặc thù của dịch vụ tổ chức sự kiện, liên quan đến rất nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, thì thị trường tổ chức sự kiện của Việt Nam chịu sự ảnh hưởng,ràng buộc bởi rất nhiều các quy định của pháp luật. Đâu tiên, phải nhắc đến đó là quy định pháp luật về quảng cáo.Hiện tại, văn bản pháp luật nhà nước về quảng cáo thì gồm có ba cấp:
- Pháp lệnh Quảng cáo: do Ủy ban thường vụ quốc hội ban hành
- Nghị định số 24/2003/NĐ-CP của chính phủ ra ngày 13 tháng 3 năm
2003 : Nghị định này quy định chi tiết thi hành pháp lệnh quảng cáo
- Các văn bản dưới luật: đó là các văn bản, quyết định,công văn, chỉ thị, quy định chi tiết hóa các điều khoản của pháp lệnh, nghị định cho phù hợp với từng địa phương, từng giai đoạn của của các cơ quan hữu quan ban nghành có liên quan,trực tiếp quản lý
Tiếp đến là những quy định liên quan đến đến những quy định về địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện Đây là những quy định hết sức quan trọng vì trong quá trình thiết kế ý tưởng, phối cảnh và dàn dựng không gian thực hiện sự kiện, nhà tổ chức phải xem xét đến rất nhiều các vấn đề liên quan như: bối cảnh địa điểm xung quanh nơi diễn ra sự kiện, các yếu tố về đảm bảo vệ sinh môi trường, đảm bảo an ninh cho sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng, giới hạn thời gian tổ chức sự kiện,…vv do đó những quy định này phải được xây dựng rõ ràng, chi tiết để có thể tạo thuận lợi hơn cho nhà tổ chức.
Thứ ba đó là luật pháp liên quan tới việc truyền thông, quảng bá cho sự kiện: bố trí vị trí, thời hạn đặt băng rôn,… Để tổ chức một sự kiện, cần phải có được giấy phép đồng ý của các cơ quan chính quyền, các cơ quan chức năng có liên quan để nhằm đảm bảo an ninh, hiệu quả ttruyền thông cho sự kiện
Tiếp đến đó là các quy định liên quan đến đảm bảo vệ sinh an toàn thực Đó là các quy định thực phẩm được phép dùng, không được phép dùng, vệ sinh trong quá trình bảo quản, chế biến thực phẩm phục vụ cho sự kiện,… Những quy định này cần phải được quy định hết sức chặt chẽ nhằm bảo đảm sức khỏe cho những người tham gia sự kiện, bảo đảm cho chương trình chạy một cách thông suốt, qua đó cũng nhằm bảo đảm uy tín cho sự kiện cũng như uy tín cho chủ sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện.
Thứ năm đó là các quy định liên quan đến vấn đề giải trí trong sự kiện như việc quy định trang phục, bài hát, bản quyền tác giảm,… Và các vấn đề liên quan đến các đối tượng tham gia tổ chức, biểu diễn phục vụ cho sự kiện.
Ngoài ra, các nhà tổ chức sự kiện còn phải quan tâm đến rất nhiều các quy định, các văn bản pháp luật khác như: luật thương mại, luật đầu tư, luật lao động, các quy định về thuế,… Đây là những yêu cầu chung đối với tất cả các đối doanh nghiệp kinh doanh.
Qua trên ta có thể thấy được, Tổ chức sự kiện chịu sự ràng buộc, chi phối bởi rất nhiều các quy định của pháp luật, vì thế nhằm bảo đảm cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ thì đòi hỏi nhà tổ chức phải nắm bắt được những quy định này và phải tuân thủ nó một cách nghiêm ngặt
Tác động của môi trường văn hóa – xã hội
Dự đoán sự phát triển của thị trường tổ chức sự kiện trong những năm tới
Trong những năm tới, khi mà kinh tế thế giới nói chung thoát khỏi suy thoái,hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng trở nên sâu sắc hơn và kinh tế Việt Nam có những bước chuyển mình mạnh mẽ thì thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam sẽ có rất nhiều cơ hội phát triển Cụ thể, trong những năm tới đây, tốc độ tăng trưởng của thị trường vẫn sẽ được duy trì ở mức cao khoảng từ 30 – 40% Do yêu cầu của về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng cao, khách hàng sẵn sàng bỏ ra chi phí cao hơn cho việc tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp nên quy mô thị trường trong những năm tới vẫn sẽ gia tăng mạnh mẽ cả về quy mô của một sự kiện (số lượng khách mời, phạm vi tổ chức rộng hơn, thời gian tổ chức dài hơn, chi phí cho sự kiện,…) cũng như số lượng sự kiện diễn ra Trong những năm tới sẽ chứng kiến xu hướng đa dạng hóa trong nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện sẽ vươn ra nhiều lĩnh vực như sự kiện cho doanh nghiệp, sự kiện cho khối các cơ quan nhà nước, các sự kiện văn hóa, thể thao, hội chợ triển lãm, các buổi hội thảo, hội nghị, ….v.v… Tổ chức sự kiện sẽ ngày càng được nhìn nhận một cách đúng đắn hơn về vai trò của nó trong việc tạo dựng hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp, đi kèm theo đó yêu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ sẽ ngày càng cao, do đó các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện phải tạo cho mình sự chuyên nghiệp thì mới có thể đáp ứng được nhu cầu này.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc Khánh, SEAGAMES,APEC, những ngày hội tôn giáo, v.v….Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trong phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tình không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí.Nhìn chung hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp,chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Truyền thôngMàu Xanh
Khái quát chung về công ty
Được thành lập từ năm 2001, với tầm nhìn chiến lược, Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh đã phát triển rất nhanh từ một công ty nhỏ với vài nhân viên trở thành một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam, với một đội ngũ nhân viên hơn 70 người, trụ sở chính tại Hà Nội và văn phòng tại TP HCM
Với xu hướng, chuyên nghiệp hóa và tập trung, Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh đã rút gọn các loại hình dịch vụ của mình, từ một công ty đa chức năng trở thành một công ty chỉ chuyên một dịch vụ: Tổ chức sự kiện Sự tập trung thể hiện ở việc đầu tư rất bài bản vào cơ sở vật chất phục vụ việc tổ chức sự kiện, bao gồm xe vận chuyển, hệ thống nhà bạt, giàn không gian, hệ thống nhà xưởng và các trang thiết bị khác Trong một sự kiện quan trọng nhất là truyền tải được đúng ý tưởng chương trình ra thực tế Khi công ty quảng cáo không đủ trang thiết bị và phải đi thuê lại của các đối tác khác thì khách hàng sẽ phải chịu một mức giá cao hơn với một sự rủi ro lớn hơn Với cơ sở vật chất đầy đủ và đội ngũ thợ sản xuất chuyên nghiệp, Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh đã thực hiện được thành công rất nhiều dự án lớn.
Với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng với tiềm lực về cơ sở vật chất đầy đủ, Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh cam kết mang lại sự chuyên nghiệp cũng như tính sáng tạo cho khách hàng và nó được bảo đảm bởi hiệu quả kinh tế mà sự kiện đem lại cho khách hàng
Hiện tại, công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh có trụ sở chính tại Hà Nội và một chi nhánh phía Nam tại TP.Hồ Chí Minh.
Trụ sở công ty: Địa chỉ VP: P808 – nhà N2F Lê Văn Lương – Thanh Xuân – Hà Nội
Email: blue-adv@fpt.com ; blue@qcvn.com
Website: www.blue.com.vn
Chi nhánh phía Nam: Địa chỉ: 541 Sư Vạn Hạnh, phường 13, quận 10, TP Hồ Chí Minh.
Website: www.blue.com.vn
Cơ cấu, bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Truyền Thông Màu
Hình 1.9 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh
Mô tả công việc của các bộ phận:
-Bộ phận kinh doanh, hỗ trợ kinh doanh: Nhiệm vụ của bộ phận kinh doanh là tìm hiểu thông tin về khách hàng, sau đó tiếp cận khách hàng để giới thiệu chi tiết về dịch vụ, điểm mạnh của Công ty mình gây ấn tượng và tạo niềm tin cho khách hàng, sau đó tiến hành đàm phán với khách hàng về các điều kiện hợp đồng (dự thảo), sau đó nếu như hợp đồng được ký kết nhân viên kinh doanh chính là những người phải chịu trách nhiệm triển khai chương trình và tiến hành bàn giao, nghiệm thu, thanh toán hợp đồng khi chương trình kết thúc Sau khi sự kiện diễn ra thì nhân viên kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ với khách hàng Bộ phận hỗ trợ kinh doanh sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ NVKD kiểm tra lại tài liệu trước và sau khi gửi khách hàng, hỗ trợ giao nhận hàng hóa, mua bán vật tư, xuất file in chuyển cho nhà in, nhập các khoản đầu ra, đầu vào Nắm bắt giá cả thường xuyên để cung cấp cho NVKD nhằm đảm bảo khi cung cấp cho khách hàng một cái giá chuẩn (tránh trường hợp báo nhầm giá, báo gia cho khách hàng thấp hơn giá thuê mua), liên hệ với đối tác đầu vào của dự án (thuê ca sỹ, PG, lễ tân…), kiểm tra lại báo giá cho nhân viên kinh doanh trước khi gửi cho khách hàng, hỗ trợ việc chuẩn bị tài liệu cho nhân viên kinh doanh trước khi gặp khách hàng.
-Bộ phận hành chính nhân sự : Riêng bộ phận hành chính nhân sự sẽ đảm nhận thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự và xây dựng, phát triển đội ngụ
CBCNV theo yêu cầu của chiến lược của Công ty, tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty, giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động (Chế độ BHXH, BHYT), xây dựng, tổ chức, quản lý hệ thống thông tin Đánh giá công việc của cán bộ CNV, nghiên cứu nắm vững các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, sắp xếp, phân loại, lưu trữ tài liệu, hồ sơ dự án….
Kế toán thuế: Kế toán thuế chịu trách nhiệm làm báo cáo thuế theo tháng, quý, năm Cân đối đầu ra, đầu vào Lập chứng từ, lập báo cáo tài chính Lên sổ sách (sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản…).
Kế toán nội bộ: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng vốn của Công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty Phụ trách về thu chi hàng ngày của công ty, làm sổ lương cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
Các lĩnh vực hoạt động của công ty
Tổ chức sự kiện và thi công triển lãm
Các lễ kỷ niệm, khởi công, khánh thành
Giới thiệu – ra mắt sản phẩm mới
Ngày hội gia đình, hội nghị khách hàng
Roadshow, triển lãm, hội chợ
Bằng sự kết hợp giữa 3 công ty chuyên nghiệp trong từng lĩnh vực, Blue có thể triển khai và thi công các chiến dịch quảng cáo một cách trọn vẹn và hoàn hảo.Blue cung cấp một dịch vụ trọn gói với đầy đủ các hạng mục, từ sáng tạo ý tưởng,phát triển thương hiệu, thiết kế nội thất, in ấn… đến tổ chức sự kiện, triển lãm và bảng biển quảng cáo ngoài trời.
Về phạm vi hoạt động, Blue cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đến thị trường toàn quốc Với ý tưởng thiết kế sáng tạo, trang thiết bị chuyên dụng cực kỳ đầy đủ,nhà xưởng với đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, Blue đang ngày càng khẳng định được vị thế, uy tín của mình trên thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam.
Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh trong giai đoạn từ năm 2007 – 2009
2.4.1 Thực trạng họat động cung ứng dịch vụ Tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Truyền thông Màu Xanh
Từ năm 2007 đến nay, Công ty cổ phần Truyền thông Màu Xanh đã tổ chức hơn 90 sự kiện lớn nhỏ các loại Từ các sự kiện giới thiệu sản phẩm, khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, roadshow, ngày hội gia đình, hội nghị khách hàng đến các hội thi , các lễ kỷ niệm và các sự kiện khác Trong đó, có 34 sự kiện khởi công, động thổ, 14 sự kiện khai trương, khánh thành, 6 sự kiện kỷ niệm, 8 sự kiện giới thiệu, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới, 3 hội thi, 4 roadshow, 4 ngày hội gia đình, 2 hội nghị khách hàng, và 17 sự kiện loại khác Hoạt động cung ứng dịch vụ TCSK của Công ty chủ yếu là các sự kiện khởi công, động thổ và các lễ khánh thành ( 36.9 % và 15.2 %) còn các sự kiện khác như giới thiệu, ra mắt sản phẩm dịch vụ mới, roadshow, hội nghị khách hàng, chiếm tỷ lệ tương đối nhỏ
Phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu diễn ra tại Hà Nội và các vung phụ cận chưa hoặc không đáng kể những sự kiện được tổ chức tại khu vực miền Trung và miền Nam Đây cũng là một trong những trăn trở của ban lãnh đạo Công ty : Làm sao có thể vươn dài và rộng đến thị trường của các tỉnh phía Nam vì đây là một thị trường đầy tiềm năng, triển vọng của thị trường TCSK Việt Nam Và để cụ thể hóa tham vọng này của mình công ty đã mở thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh nhằm tìm hiểu cũng như thu hút các cơ hội kinh doanh tại đây Đây chính là bước đi dài hơi của Công ty nhằm chiếm lĩnh và dẫn đầu thị trường TCSK tại Việt Nam
Trong những năm qua, các sự kiện khai trương hay khởi công luôn là thế mạnh của Công ty vì nó khá phù hợp nguồn lực cũng như khả năng tổ chức của công ty, còn các dịch vụ khác là những dịch vụ tiềm năng đầy hứa hẹn mà công ty đang hướng tới bên cạnh dịch vụ truyền thông là khởi công, khánh thành Đây cũng là những bước đi đầy tích cực trong quá trình đa dạng hóa các loại hình dịch vụ của công ty nhằm đem đến cho khách hàng sự phục vụ đầy đủ và hoàn hảo nhất.
2.4.2 Kết quả kinh doanh của Công ty
Hình 1.10 Doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2007- 2009 Đơn vị : triệu đồng
Hình 1.11.Tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận của công ty giai đoạn 2007 – 2009
Qua 2 bảng trên ta có thể thấy rằng doanh thu và lợi nhuận của Công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh liên tục tăng qua các năm từ 2007 – 2009, điều này thể hiện được vị thế, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao trên thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam Để đạt được thành quả này, thì ban lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công nhân viên của công ty đã cố gắng, nỗ lực không ngừng nghỉ trong việc cải thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo dựng niềm tin và uy tín đối với khách hàng và cứ như vậy các đơn hàng đến với Blue ngày càng nhiều, hoạt động kinh doanh ngày càng khởi sắc
Năm 2007 thực sự là một năm đại thành công của Blue, khi mà doanh thu nhảy vọt lên 8.372,54 triệu đồng tăng 40,8% so với năm 2006 Lợi nhuận đạt792,515 triệu đồng tăng 35,62% so với năm 2006 Tốc độ này cao hơn tốc độ tăng trưởng chung của thị trường là 30% Kết quả này cũng khá phù hợp với bối cảnh kinh tế Việt Nam lúc bấy giờ, năm 2007 là một năm nhảy vọt của kinh tế Việt Nam với tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 8,48% đứng thứ 2 thê giới, chỉ sau Trung Quốc.Lúc này, xu hướng hội nhập quốc tế ngày càng có vai trò sâu rộng tác động đến nền kinh tế, mở rất nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, các nhà đầu tư Chính sự tăng trưởng của nền kinh tế cùng với sự giao lưu văn hóa quốc tế ngày càng phát triển đã làm cho nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao, tạo ra môi trường kinh doanh hấp dẫn cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện nói chung và Blue nói riêng Trong năm 2007 Blue đã ký kết được rất nhiều hợp đồng quan trọng trên nhiều loại hình: Khởi công, động thổ, khánh thành, hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới, roadshow, các sự kiện văn hóa thể thao, các sự kiện mang tính xã hội, v.v
Sau thành công của năm 2007, đến năm 2008 hoạt động kinh doanh Blue đã có dấu hiệu chững lại tốc độ tăng trưởng của doanh thu và lợi nhuận chỉ đạt 17,9% và 13,6% Đây chính là ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008, mọi doanh nghiệp tiến hành cắt giảm chi phí cho các hoạt động truyền thông marketing nói chung và dịch vụ tổ chức sự kiện nói riêng, cùng với việc xuất hiện các công ty mới cũng tham gia cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện làm cho tình hình cạnh tranh trên thị trường trở nên gay gắt hơn Tuy nhiên, đội ngũ lãnh đạo công ty đã đưa ra các sách lược kinh doanh phù hợp với bối cảnh kinh doanh mới do đó mà doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn tiếp tục tăng Đến năm 2009, cùng với những dấu hiệu phục hồi của nền kinh tế thì thị trường tổ chức sự kiện đã có những chuyển biến tích cực hơn Cụ thể, trong năm
2009 doanh thu và lợi nhuận đã tăng nhanh trở lại với 24,65% doanh thu và 29,99% lợi nhuận Đáng nói hơn là số lượng doanh thu và lợi nhuận đã đạt đến các con số 12.308,2 triệu đồng và 1170,35 triệu đồng, đây là con số tương đối lớn đối với một công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện trong nước, nó khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của Blue.
Nhìn chung, giai đoạn 2007 – 2009 hoạt động kinh doanh của Blue được nhìn nhận là khá tốt, Công ty luôn duy trì được sự tăng trưởng ổn định về doanh thu và lợi nhuận bất chấp tình hình khó mkhăn chung của thị trường Trong những năm tới, với kỳ vọng về sự tăng trưởng của thị trường, hoạt động kinh doanh của Blue được dự đoán là sẽ ngày càng khởi sắc hơn với tốc độ tăng trưởng là khoảng từ 30 –40%.
Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh giai đoạn từ 2007 đến nay
Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Truyền thông Màu Xanh từ năm 2007 đến nay
Việc xác định, dự toán ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu trong hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông Màu Xanh Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện Nếu mắc sai sót, để thiếu mất một khoản quan trọng thì có thể sẽ không đủ ngân sách cho nó đồng thời bộc lộ thiếu sót của ban tổ chức Với kinh nghiệm 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện, Blue đã thiết kế được cho riêng mình một danh sách các hạng mục công việc, hàng hóa chính cần xem xét khi dự trù kinh phí cho một sự kiện đó là:
- Thư mời: thiết kế, in ấn, phát hành giấy mời,….
- Chỗ ở: thuê địa điểm, bố trí nơi ăn chỗ ở cho các vị quan khách, khách mời cũng như các nhân viên phục vụ sự kiện
- Đi lại: việc bố trí phương tiện đưa đón, các phương tiện chức năng phục vụ sự kiện, bãi gửi xe, nhân viên đưa đón,….
- Thuê địa điểm tổ chức: vị trí, giá cả, chất lượng địa điểm tổ chức,…
- Diễn tập: thông thường trước khi diễn ra bất kì một sự kiện nào thì để nhằm làm cho sự kiện diển ra một cách trơn tru thì trước hôm chính diễn ra sự kiện thì sẽ có một buổi tổng duyệt, vận hành thử ekip chương trình xem có ổn hay không, và hạng mục này cũng đòi hỏi chi phí mà các nàh tổ chức sự kiện phải tính toán đến.
- Thức ăn, đồ uống: các món ăn, đồ uống trong sự kiện, dụng cụ đi kèm, nhân viên phục vụ,
- Trang trí không gian tổ chức sự kiện: gồm có trang trí nội thất và trang trí không gian xung quanh nơi diễn ra sự kiện Đây là một hạng mục chiếm một phần lớn ngân sách dành cho sự kiện đây là là hạng mục rât sphức tạp bao gồm rất nhiều các hạng mục nhỏ, nó đòi hỏi nhà tổ chức phải thiết kế tỉ mỉ, chi tiết các công việc liên quan đến trang trí cho không gian tổ chức sự kiện.
- Các chương trình giải trí: ca nhạc, hài kịch, tiểu phẩm,…kéo theo chi phí thuê các nghệ sĩ tham gia biểu diễn, đóng góp cho chương trình.
- Dẫn chương trình: Chi phí thuê MC, chi phí đưa đón, các chi phí trung gian,
- Âm thanh ánh sáng: chi phí nhân viên vận hành, chi phí thiết bị,…
- Phim ảnh: chi phí thuê nhân viên quay phim, chụp ảnh, chi phí thiết bị, cơ sở vật chất,…
- Quà tặng: chi phí mua quà, chi phí thiết kế, in ấn túi đựng quà,
- Các chi phí khác có thể có như: thiếp chỗ ngồi, thực đơn, bảo hiểm cho sự kiện, nhân công, tiền điện, thực trạng thiết bị, vật liệu quảng cáo, thiết bị thông tin liên lạc, dịch thuật, vận chuyển, hải quan,….
- Chi phí dự phòng, phát sinh.
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô… do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau Nói cách khác, tùy theo nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể mà Blue lựa chon ra danh mục thích hợp cho nó Chính sự chuyên nghiệp này mà Blue có thể lập và gửi đến khách hàng bảng dự toán ngân sách một cách nhanh chóng nhất, và nó phát huy được hiệu quả ở hầu hết các sự kiện, tuy nhiên vẫn còn mắc một vài sai sót dưới đây
Sự kiện Lễ chào mừng các cầu thủ huyền thoại của hai đội bóng: Liverpool và Manchester United đến thi đấu tại Việt Nam Khách hàng: Gazefi Việt Nam. Đây là sự kiện chào mừng các cầu thủ huyền thoại của hai đội bóng nổi tiếng của nước Anh là Liverpool đến giao lưu và thi đấu cùng một số độ bóng Việt Nam được diễn ra từ ngày 23 – 24/9/ 2009, chủ sự kiện chính là công ty Gazefi Việt Nam Sự kiện được tổ chức tại Hà Nội.
Về cơ bản thì đây là một bản dự toán ngân sách khá hoàn chỉnh, tương đối chi tiết và đầy đủ các hạng mục cần thiết cho sự kiện từ không gian tổ chức sự kiện cho đến các thiết bị kỹ thuật, chi phí nhân công, các chi phí khác,…
Hình 2.1 Báo giá dàn dựng của sự kiện Lễ chào mừng các cầu thủ huyền thoại của hai đội bóng: Liverpool và Manchester
United đến thi đấu tại Việt Nam.
STT Nội dung Kích thước m2 Số lượng Tổng số Đơn giá Thành tiền
Backdrop sân khấu ( có mái che với giàn khung thép) 7,5m x 2,5m 19 1 19
594x841mm 720 dpi dán trên bảng có khung viền 0,6mx0,8m 1 1 500,00
Quay phim - ăn ở và quay phim trong 2 ngày 2 2 3,000,000 6,000,000
II Các thiết bị kỹ thuật
2 loa NexoPS15 công suất lớn 2 4 500,00
2 thiết bị tạo hồi âm Yamaha SPX-
2 bộ hiệu chỉnh âm thanh Klark
4 máy Shure Beta 58A UHF không dây 4 8 150,00
3 microphone không dây cài ve áo
2 AKG condenser goose neck microphone 2 4 150,00
2 thiết bị hiệu chỉnh loa EAW
1 thiết bị hiệu chỉnh amply LAX 1 2 300,00
1 laptop với phần mềm đếm ngược thời gian 1 2
2 máy Sanyo XP57L – 5,000 ansi lumens 2 4 2,300,000 9,200,000
1 thiết bị Extron Matrix Seamless
V Nhân công nhân viên Pax x Audio 1 2
0 1,000,000 đội lắp ráp, tháo dỡ các hạng mục 1 2 2,000,000 4,000,000
Tuy nhiên do trong quá trình lập dự toán ngân sách Blue đã quá chú trọng vào tiến độ nên đã dẫn tới sai sót Giá cả thực tế của một số hạng mục đã thay đổi so với thời điểm lập dự toán, làm cho dự toán ngân sách bị sai lệch đi đôi chút, cụ thể như:
- Đơn giá thuê quay phim thực tế là 4.000.000VNĐ tăng 2.000.000VNĐ/2 người
- Đơn giá thực tế thuê máy Sanyo XP57L – 5,000 ansilumens là 3.000.000VNĐ tăng 2.800.VNĐ/4 chiếc
- Đơn giá thực tế thuê 2 màn hình 9x12 là 1.000.000 VNĐ tăng 800.000/ 4 chiếc.
- Đơn giá thực tế cho 2 đội lắp ráp và tháo dỡ là 3.000.000 VNĐ tăng 2.000.000VNĐ/ 2 đội.
Nguyên nhân chủ yếu của thiếu sót này là do sự biến động của giá cả các hạng mục thi công của chương trình, điều này nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty, nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách này chưa kịp cập nhật thông tin về giá cả thị trường, đây cũng là một thiếu sót của công ty về việc thu thập, cập nhật các dữ liệu của thị trường mà có liên quan, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, cung ứng dịch vụ của bản thân công ty
Cũng trong sự kiện này, còn một thiếu sót nữa về mặt lập dự toán ngân sách cho sự kiện đó là việc dự toán ngân sách cho chương trình nghệ thuật phục vụ sự kiện.
Hình 2.2 Dự toán ngân sách cho chương trình nghệ thuật phục vụ Sự kiện Lễ chào mừng các cầu thủ huyền thoại của hai đội bóng: Liverpool và Manchester United đến thi đấu tại Việt Nam
STT HẠNG MỤC BÁO GIÁ SỐ LƯỢNG ĐVT THÀNH TIỀN GHI CHÚ
Một tiết mục đã bao gồm quần áo, phụ kiện, giầy dép,….
05 Múa truyền thống Hy Lạp
Múa truyền thống của các quốc gia:
10 Ban nhạc hoà tấu cổ điển 1.500.000 01 người 1.500.000
11 Biểu diễn solo sáo 1.500.000 01 người 1.500.000 Sáo tây hoặc sáo dân tộc
12 Múa “We are the champion” 1.000.000 01 nguời 1.000.000
2.000.000 01 người 2.000.000 thổi sáo bằng chân,…
Người mẫu biểu diễn thời trang áo dài
Hình 2.3 Ngân sách thực tế cho chương trình nghệ thuật phục vụ sự kiện Lễ chào mừng các cầu thủ huyền thoại của hai đội bóng: Liverpool và Manchester United đến thi đấu tại Việt Nam
STT HẠNG MỤC BÁO GIÁ SỐ LƯỢNG ĐVT THÀNH TIỀN GHI CHÚ
Một tiết mục đã bao gồm quần áo, phụ kiện, giầy dép,….
05 Múa truyền thống Hy Lạp
Múa truyền thống của các quốc gia:
10 Múa “We are the champion” 1.000.000 01 người 1.000.000
11 Múa Shiva 1.000.000 01 người 1.000.000 Điệu múa mang tính nghệ thuật cao
12 Ban nhạc hoà tấu cổ điển 2.000.000 01 người 2.000.000
13 Biểu diễn solo sáo 4.500.000 01 người 4.500.000 Sáo tây hoặc sáo dân tộc 14
Việt Nam” 5.000.000 01 người 5.000.000 thổi sáo bằng chân,… 15
Người mẫu biểu diễn thời trang áo dài 1.500.000 20 người 30.000.000 Đã bao gồm trang phục diễn
16 PG 600.000 01 người 600.000 Đã bao gồm trang phục
Sau khi công ty gửi báo giá đến khách hàng thì giá cả của các chương trình nghệ thuật biểu diễn đã tăng vọt làm cho Blue và Gazefi phải nhanh chóng thương thảo đi đến sự thống nhất về giá cả của chương trình Cụ thể các
- Hạng mục từ hạng mục 1 đến hạng mục 6 đơn giá thuê thực tế là1.500.000VNĐ/người tăng 5.000.000VNĐ/10 người
- Đơn giá thuê đàn đá, đàn bầu thực tế là 4.500.000VNĐ/người tăng 6.000.000VNĐ/2 người
- Đơn giá thuê múa quan họ thực tế là 1.800.000VNĐ tăng 800.000VNĐ
- Chi phí thuê ban nhạc hòa tấu cổ điển thực tế là 2.000.000VNĐ tăng 500.000VNĐ
- Chi phí thực tế thuê tiết mục biểu diễn sáo solo là 4.500.000 VNĐ tăng 3.000.000VNĐ
- Chi phí thực tế cho tiết mục chuyện lạ Việt Nam là 5.000.000VNĐ tăng 3.000.000VNĐ
Bên cạnh đó, Blue còn dự toán thiếu một số hạng mục như chi phí thuê
PG 600.000/1người, chi phí quản lý (8.148.000VNĐ) Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành, tổ chức sự kiện Vì PG là một hạng mục gần như bắt buộc và quan trọng của bất kỳ sự kiện nào, là yếu tố quan trọng mà ngươig vận hành, tổ chức sự kiện phải xem xét đến khi tiến hành một sự kiện, tuy nhiên điều này lại không được quy định trong dự toán ngân sách cho sự kiện, điều này làm cho những người đảm nhận nhiệm vụ vận hành sự kiện tỏ ra rất băn khoăn không biết có nên đưa hạng mục này vào không làm cho sự kiện bị gián đoạn một khoảng thời gian để người vận hành hỏi lại nhân viên dự toán ngân sách xem có đưa hạng mục này vào trong sự kiện hay không Riêng về chi phí quản lý, thì đây là khoản chi phí gần như bắt buộc của mỗi sự kiện, thường được quy định khoảng từ 10 – 12% tổng chi phí cho sự kiện, thiếu sót hạng mục này sẽ rất khó cho công ty tổ chức sự kiện trong việc giải trình với bên chủ sự kiện vì chi phí này không hề có trong dự toán ngân sách mà công ty gửi cho họ, tuy nhiên trong thời gian ngắn, bảng lập dự toán ngân sách này đã được sửa và gửi lại cho bên chủ sự kiện và hai bên đã đi đến thống nhất cho những điều khoản mới thay đổi của hợp đồng Nguyên nhân chủ yếu vẫn được cho là sự biến động của giá cả thị trường, ngoài ra còn lý do nữa đó là trình độ của nhân viên dự toán ngân sách còn hạn chế chưa có sự am hiểu sâu sắc các thông tin về thị trường cũng như các hạng mục cần dự toán cho sự kiện Điều này đòi hỏi Blue cần nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo nhân viên, và cần phải xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ về thị trường, về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động của công ty.
Nói tóm lại, sai sót chủ yếu của Công ty cổ phần truyền thông màu Xanh trong công tác dự toán ngân sách cho sự kiện là chưa update thông tin về sự biến động giá cả thị trường của các hạng mục liên quan, cũng như một thiếu sót nữa đó là trình độ của nhân viên dự toán ngân sách (chủ yếu là nhân viên kinh doanh của công ty) con hạn chế Tuy nhiên, trong thời gian gần đây các thiếu sót đó đã được Blue khắc phục hoàn toàn, nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp cũng như uy tín của công ty.
2.1.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Một số giải pháp hoàn thiện cho hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Truyền thông Màu Xanh (Blue)
Khái quát vê thị trường và mục tiêu kinh doanh của công ty trong những năm tới
Cùng với sự phục hồi của nền kinh tế trong những năm tới, thị trường
Tổ chức sự kiện Việt Nam được dự đoán là sẽ có những bước phát triển mạnh mẽ trong những năm tới Vượt qua những khó khăn do cơn bão khủng hoảng tài chính cuối năm 2008 để lại, năm 2009 vẫn là một năm đầy thành công của tổ chức sự kiện Việt Nam, nó hứa hẹn một năm 2010 với nhiều sự phát triển mạnh mẽ hơn nữa khi mà kinh tế thế giới nói chung thoát khỏi suy thoái, hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng trở nên sâu sắc hơn và kinh tế Việt Nam có những bước chuyển mình mạnh mẽ Cụ thể, trong những năm tới đây, tốc độ tăng trưởng của thị trường vẫn sẽ được duy trì ở mức cao khoảng từ 30 – 40% Do yêu cầu của về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng cao, khách hàng sẵn sàng bỏ ra chi phí cao hơn cho việc tổ chức các sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp nên quy mô thị trường trong những năm tới vẫn sẽ gia tăng mạnh mẽ cả về quy mô của một sự kiện (số lượng khách mời, phạm vi tổ chức rộng hơn, thời gian tổ chức dài hơn, chi phí cho sự kiện,…) cũng như số lượng sự kiện diễn ra Tổ chức sự kiện sẽ ngày càng được nhìn nhận một cách đúng đắn hơn về vai trò của nó trong việc tạo dựng hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp, đi kèm theo đó yêu cầu của khách hàng về chất lượng dịch vụ sẽ ngày càng cao, do đó các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện phải tạo cho mình sự chuyên nghiệp thì mới có thể đáp ứng được nhu cầu này.
Trong bối cảnh tình hình, thực trạng môi trường kinh doanh như trên thì Blue cũng đã xây dựng cho mình một hệ thống các mục tiêu cả ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm tới.
Thứ nhất, mục tiêu ngắn hạn:
- Mục tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh: mục tiêu của Blue trong năm
2010 là doanh số sẽ đạt khoảng từ 14 đến 15 tỷ đồng và mức lợi nhuận mà công ty đạt được sẽ là khoảng 1,5 đến 1,8 tỷ đồng Đây là mục tiêu hết sức hợp lý và có thể thực hiện được vì Blue có nền tảng các mối quan hệ đối tác làm ăn lâu dài tương đối thân thiết và đông đảo, đây chính là nguồn khách hàng thường xuyên và quan trọng của công ty, bên cạnh đó nhờ sự khởi sắc của thị trường cũng như sự năng động của đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty, thì các sự kiện mới lại liên tục đến với Blue Điều này hứa hẹn một năm thành công sẽ đến với Blue.
- Mở rộng phạm vi tổ chức sự kiện cả về lĩnh vực cũng như về phạm vi địa lý : về lĩnh vực hoạt động, Blue sẽ mở rộng thêm một số dịch vụ tổ chức sự kiện mà công ty còn bỏ sót chưa khai thác đến Hiện nay, chủ yếu các sự kiện mà Blue đang cung cấp là các sự kiện cho doanh nghiệp, còn một mảng thị trường lớn đó chính là sự kiện cho khối các cơ quan nhà nước và các sự kiện thể thao, văn hóa xã hội Blue chưa khai thác được nhiều Đây chính là đoạn thị trường mà Blue sẽ tập trung chinh phục trong những năm tới bên cạnh thị trường truyền thống là sự kiện cho doanh nghiệp Về địa bàn hoạt động thì hiện nay địa bàn hoạt động chủ yếu của Blue vẫn chủ yếu là khu vực Hà Nội và các vùng phụ cận, trong những năm tới Blue hướng đến việc mở rộng thị trường vào các tỉnh phía Nam vì đây là khu vực có nền kinh tế phát triển năng động nên nhu cầu của thị trường tổ chức sự kiện ở đây cũng khá lớn.
- Một mục tiêu nữa mà Blue hướng đến chính là các khách hàng quốc tế Đây chính là cơ hội tốt để Blue có thể học hỏi và tạo được mối quan hệ với các công ty nước ngoài.
Thứ hai, mục tiêu dài hạn:
- Đến năm 2015, Blue phấn đấu trở thành công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, doanh thu đạt được khoảng từ 20 –
- Có thể mở rộng thị trường ra một số thị trường nước ngoài.
- Xây dựng được hình ảnh của một thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp cho công ty trên thị trường.
Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh
3.2.1 Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện
Cũng như rất nhiều các công ty kinh doanh về dịch vụ tổ chức sự kiện khác của Việt Nam thì Blue đang vướng mắc ở quy trình tổ chức sự kiện Hiện nay, hoạt động tổ chức sự kiện của công ty đang được vận hành theo quy trình sau:
1 Hình thành chủ đề (theme) cho event: Là bước lên ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt cho sự kiện dựa trên các điều kiện, hoàn cảnh, nguồn lực hiện có
2 Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức
3 Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần, Bảng phân công công và Thời hạn hoàn thành công việc
4 Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận
5 Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ
6 Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)
7 Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau
Quy trình trên còn khá nhiều thiếu sót như chưa nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu và nguyện vọng của các nhóm công chúng tham gia vào sự kiện, đối tượng truyền thông cho sự kiện để có thể hình thành chủ đề cho sự kiện một cách hiệu quả nhất. Các khâu của quy trình được thiết kế khá chung chung
Quy trình tổ chức sự kiện cho công ty nên được thực hiện như sau:
1 Hình thành ý tưởng tổ chức sự kiện
- Tìm hiểu nhu cầu và nguyện vọng của các nhóm công chúng
- Lên kế hoạch truyền thông
- Xác định đối tượng truyền thông của sự kiện
- Hình thành thông điệp sự kiện
- Hình thành ý tưởng và hình dung sự kiện
- Xác định tên, logo, slogan cho sự kiện
- Xác định ngân sách sự kiện
- Xây dựng kịch bản sự kiện
- Lựa chọn loại hình sự kiện, nquy mô, thời gian, địa điểm
2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Lên đầu mục công việc
- Kiểm soát thời gian và chi phí
- Tổ chức truyền thông trước sự kiện
- Lập danh sách khách mời, thư mời và mời khách
- Chuẩn bị âm thanh ánh sáng sân khấu và không gian sự kiện
- Chuẩn bị tiệc và đồ uống
- Chuẩn bị người dẫn chương trình, tiết mục tham gia sự kiện
- Người phát ngôn và bài phát biểu tại sự kiện
- Nhân viên phục vụ sự kiện và các tình nguyện viên sự kiện
- Xin giấy phép và các vấn đề liên quan
- Phương tiện đưa đón khách và nơi ở cho khách
- Các chương trình cho khách mời tham gia sự kiện
- Địa điểm và các vấn đề liên quan
- Quay phim, chụp ảnh và các công tác chuẩn bị cho truyền thông
- Chuẩn bị các tình huống xấu và các phương án đối phó (quản lý rủi ro khủng hoảng)
- Kiểm soát không gian sự kiện
- Tổ chức cho hoạt động truyền thông
5 Kiểm tra đánh giá và hậu sự kiện
- Thu dọn, kiểm kê tài sản, bàn giao trả đồ thuê
- Họp kiểm điểm đánh giá rút kinh nghiệm
- Triển khai truyền thông sau sự kiện
3.2.2 Hoàn thiện các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện
Về công tác dự toán ngân sách:
Một số lỗi mà Blue mắc phải trong dự toán ngân sách là do chưa kịp cập nhật giá cả thị trường của các hạng mục, nội dung công việc của sự kiện hoặc có thể là do dự toán thiếu hạng muc Sau đây là một số giải pháp để hoàn thiện công tác dự toán ngân sách cho sự kiện của công ty Cổ phần Truyền thông Màu Xanh:
Công ty cũng như bản thân các nhân viên phụ trách công việc dự toán ngân sách phải cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác về giá cả của các hạng mục trong sự kiện để có thể đưa ra bản dự toán ngân sách chính xác nhất cho sự kiện sắp tổ chức.
Thứ hai, công ty nên xây dựng một form chung chuẩn nhất bao gồm danh sách các hạng mục nội dung công việc có trong sự kiện để tạo thuận lợi cho công tác dự toán ngân sách Qua đó nhân viên dự toán ngân sách có thể tham khảo và tùy vào từng sự kiện cụ thể mà đưa ra bảng dự toán ngân sách hợp lý.
Thứ ba đó chính là công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên dự toán ngân sách cũng phải cần được hết sức chú ý.
Về công tác lập kế hoạch tổ chức sự kiện:
Như đã phân tích ở trên, trong công tác lập kế hoạch Blue mắc một số lỗi trong khâu lập kế hoạch chủ yếu là lỗi lên ý tưởng chương trình, lập và kiểm soát các hạng mục, nội dung của sự kiện Thì một sô giải pháp mà Blue có thể tính đến để khắc phục thiếu sót trên là:
Thứ nhất, Nâng cao chất lượng các thiết kế cho sự kiện, bằng cách nâng cao hệ thống cơ sở vật chất để phục vụ công tác thiết kế như máy móc, thiết bị chuyên dụng,… và nâng cao trình độ nhân viên thiết kế có thể bằng cách tuyển mới hay bồi dưỡng nghiệp vụ cho các nhân viên cũ
Thứ hai, Việc lên ý tưởng, kịch bản, cũng như các nội dung có trong sự kiện cũng đòi hỏi đội ngũ nhân viên lành nghề, giàu sức sáng tạo Do đó Blue cũng nên bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên về khâu này
Thứ ba, tăng cường, đẩy mạnh công tác nghiện cứu thị trường, tìm hiểu các yếu tố về đặc điểm về văn hóa, kinh tế, xã hội cũng như đặc điểm nổi bật và khác biệt của chủ sự kiện với các đối thủ cạnh tranh nhằm có thể đưa ra dược một ý tưởng hay kịch bản chương trình hay và phù hợp với các yêu cầu thực tế
Về công tác lựa chọn không gian, thời gian tổ chức sự kiện
Kiến nghị với Nhà nước và các Hiệp hội có liên quan
3.3.1 Kiến nghị với Nhà nước Đầu tiên, Nhà nước cần nghiên cứu và xây dựng một chế độ văn bản pháp luật dành riêng cho hoạt động tổ chức sự kiện nhằm tạo hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này, điều này là vô cùng cần thiết vì hiện nay chưa có bất kỳ quy định hay văn bản pháp luật riêng biệt được thiết kế cho tổ chức sự kiện, theo đó chế độ này cần phù hợp với tình hình thị trường, điều kiện phát triển của họat động này Có thể các quy định về tổ chức sự kiện có thể ghép với các quy định về quảng cáo để tạo thành một Luật về các hoạt động truyền thông. Luật về tổ chức sự kiện nên đề cập đến các vấn đề về địa điểm tổ chức sự kiện, an ninh cho sự kiện, các công tác triển khai kỹ thuật, an toàn, các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường, các thủ tục hành chính có liên quan, về việc thành lập công ty, lĩnh vực hoạt động được phép,…v.v.
Thứ hai đó chính là hiện nay Việt Nam đang có rất nhiều cơ hội phát triển ngành tổ chức sự kiện nhưng nguồn nhân lực thực sự còn thiếu và chuyên môn cũng chưa được đào tạo một cách có hệ thống Do đó nhà nước cần đầu tư cho việc đào tạo nguồn nhân lực trong nước, đầu tư về cơ sở vật chất trong các trường đại học có giảng dạy về quảng cáo và truyền thông như: ĐH Kinh tế quốc dân, ĐH Báo chí và tuyên truyền,…
Thứ ba, cần thành lập Hiệp hội các nhà tổ chức sự kiện – bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các thành viên, giúp các thành viên tham gia thị trường có định hướng đúng đắn, liên kết với nhau bảo vệ thị trường trong nước.
Tiếp đến Nhà nước khuyến khích thành lập các công ty tổ chức sự kiện trong nước, tạo cơ chế thông thoáng với những văn bản cụ thể trong những trường hợp cụ thể giúp thị trường trong nước phát triển đồng đều giữa các tỉnh thành, tránh tình trạng các công ty chỉ tập trung tại những thị trường lớn Tạo cơ hội thực hiện sự kiện quy mô lớn cho các doanh nghiệp trong nước thông qua hình thức đấu thầu, giúp các doanh nghiệp trong nước phải nỗ lực nâng cao trình độ để có thể tham gia cạnh tranh với các công ty nước ngoài.
Cuối cùng, Nhà nước cần hoạch định các chính sách phát triển lâu dài ngành truyền thông nói chung để các doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài và có tính hệ thống hơn Ngoài ra, Nhà nước cũng nên đưa ra các chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này bằng các công cụ như luật pháp, cơ chế hành chính,…
3.3.2 Kiến nghị với các Hiệp hội nghành nghề có liên quan
Hiện nay, ở Việt Nam chỉ có một Hiệp hội có mối quan hệ mật thiết đến hoạt động tổ chức sự kiện đó chính là Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam Mặc dù là Hiệp hội của ngành Quảng cáo nhưng hiện nay có rất nhiều các công ty Quảng cáo mở rộng thêm dịch vụ tổ chức sự kiện nên Hiệp hội Quảng cáo cũng có thể có những tác động nhất định đến thị trường tổ chức sự kiện Sau đây là một số kiến nghị đối với Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam:
- Quản lý và đưa ra những quy chế chung để các thành viên tuân thủ nhằm tránh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các doanh nghiệp
- Đẩy mạnh mối liên hệ giữa các doanh nghiệp quảng cáo và các doanh nghiệp tổ chức sự kiện vì đây là hai lĩnh vực bổ sung cho nhau rất tốt
- Thường xuyên tổ chức các khóa huấn luyện, bồi dưỡng tay nghề cho nhân viên tổ chức sự kiện.
- Hoàn thiện và nâng cao các ấn phẩm chuyên nghành truyền thông nói chung và TCSK nói riêng
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo,….tư vấn cho các Doanh nghiệp trong vấn đề nâng cao hiệu quả của các chiến lược truyền thông và hoạt động tổ chức sự kiện
- Nếu có thể thì Hiệp hội nên cung cấp dịch vụ nghiên cứu thị trường, kiến nghị với các cơ quan nhà nước về các hoạt đông của thị trường quảng cáo, tư vấn cho các công ty quảng cáo giúp họ có thêm thông tin về thị trường điều này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện ngày càng được nhìn nhận một cách đúng đắn hơn về vai trò của nó trong việc tạo dựng hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp Do đó trong những năm tới thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam sẽ là một thị trường đầy tiềm năng,
Chương I của chuyên đề thực tập đã đi vào tìm hiểu và phân tích các đặc điểm của thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam, các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam như kinh tế, văn hóa xã hội, chính trị luật pháp, môi trường tự nhiên,….Bên cạnh đó chuyên đề cũng đã đi vào phân tích đặc điểm của hoạt động cạnh tranh trên thị trường tổ chức sự kiện tìm hiểu nhằm tìm hiểu vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường Qua đó, chuyên đề cũng đưa ra các đự đoán về thị trường trong những năm tới Trong chương I của chuyên đề, tác giả cũng đề cập đến đặc điểm khái quát về công ty, các lĩnh vực hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2007 – 2009.
Chương II đi vào phân tích thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty Bằng việc nghiên cứu và phân tích các sự kiện cụ thể, chuyên đề đã chỉ rõ ra các thiếu sót cũng như nguyên nhân của các thiếu sót mà Blue mắc phải trong quá trình tổ chức thực hiện một sự kiện cụ thể. Chương III đưa ra các giải pháp đề xuất cho công ty, cho Nhà nước và các hiệp hội nghành nghề có liên quan nhằm để hoàn thiện hoạt động kinh doanh cung ứng dịch vụ TCSK của công ty nói riêng và hoàn thiện thị trường TCSK nói chung Các giải pháp đề xuất này dựa trên đặc điểm của thị trường, đặc điểm của công ty, thực trạng phát triển cũng như mục tiêu kinh doanh của công ty trong những năm tới.
Tuy nhiên, do nguồn lực nghiên cứu có hạn nên Chuyên đề còn có nhiều thiếu sót Một vài đánh giá về thực trạng cũng như việc đưa ra một số giải pháp còn tương đối chủ quan Nguyên nhân do các sự kiện đã diễn ra tương đối lâu và còn lưu giữ rất ít tài liệu về chúng Do vậy rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp để Chuyên đề này được hoàn thiện hơn!
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Màu Xanh, tôi được tham gia khá nhiều hoạt động thực tế giúp tôi tích lũy được rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm cũng như các kỹ năng cần thiết cho công việc sau này
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáoPGS.TS Lưu Văn Nghiêm cũng như của các anh chị tại Công ty cổ phầnMàu Xanh đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này
