GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH CHUYÊN NGHIỆP CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG

1 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong khoảng năm trở lại đây, với tăng trưởng kinh tế đất nước, bên cạnh xu hướng cạnh tranh ngày gay gắt doanh nghiệp, Marketing dần ý nhiều nhằm giúp doanh nghiệp chiếm thiện cảm từ phía người tiêu dùng Điều thể hiển rõ nét chiến lược chuyên nghiệp từ phía cơng ty việc sử dụng cơng cụ Mar – Mix để tạo dấu ấn mạnh mẽ với người tiêu dùng Chính từ hình thành nên lĩnh vực đặc biệt chuyên sâu Marketing, chí chúng hình thành nên ngành mới, nghề mang màu sắc chuyên biệt, có nghề Tổ chức kiện, mà người làm Marketing quen gọi Event Hơn nữa, thời đại mới, công cụ truyền thông quảng cáo, khuyến mãi, hay giảm giá hiệu quả, người tiêu dùng ngày thích thú với Event mà công ty tạo để quảng bá sản phẩm mới, hay cảm ơn khách hàng tình cảm mà họ dành cho cơng ty Trong đó, chi phí dành cho tổ chức kiện lại thấp nhiều so với quảng cáo hay khuyến Chính điều tạo hội cho hoạt động tổ chức kiện ngày mở rộng quy mô mình, số lượng chất lượng Đặt mối quan hệ với biến số Mar – mix, tổ chức kiện có tương tác đặc thù, tạo hệ thống truyền thông hiệu đến với người tiêu dùng Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, nhiều cơng ty tổ chức kiện thành lập vào hoạt động kinh doanh, tạo nên môi trường cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực Và năm 2005 công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng thành lập, trải qua năm hoạt động kinh doanh Đây quãng thời gian dài, song công ty chiếm cảm tình người tiêu dùng, có lòng tin doanh nghiệp lĩnh vực tổ chức kiện, quảng cáo – truyền thơng, truyền hình Hiện nay, cạnh tranh gay gắt thị trường khiến công ty tổ chức kiện ngày nâng tầm quan trọng chuyên nghiệp hóa Ai nói chun nghiệp SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 Chuyên nghiệp phải làm thứ, từ thứ nhỏ đến thứ lớn làm kế hoạch, gửi giấy mời nào, trình bày màu sắc cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời ai, ăn gì, chỗ ngồi nào, khách quan trọng đứng làm sao, bảo vệ an tồn nào.Tóm lại, phải hồn hảo chi tiết nhỏ Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng khơng nằm ngồi quy luật Tuy nhiên nhiều hạn chế cần khắc phục Vì vậy, sinh viên lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức kiện công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng”, đề tài tập trung nghiên cứu phân tích thực trạng hoạt động tổ chức kiện công ty đánh giá công chúng tham kiện mà công ty tổ chức thực Từ đưa số giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cáo tính chun nghiệp hoạt động tổ chức kiện công ty Mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập chung nghiên cứu hai mục tiêu chính: • Tìm hiểu hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động tổ chức kiện nói riêng cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng • Nghiên cứu, đáng giá đề xuất giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức kiện công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng Nhiệm vụ nghiên cứu Để hướng tới mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đặt là: - Thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến lĩnh vực tổ chức kiện Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng - Nghiên cứu liệu thu thập để nắm bắt tình hình tổ chức kiện Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng - Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức kiện Công ty - Đánh giá hoạt động tổ chức kiện nhằm tìm thành cơng mặt hạn chế tồn - Đưa đề xuất nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động tổ chức kiện cơng ty SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 Đối tượng, phương pháp, phạm vi nghiên cứu đề tài • Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu đối tượng là: - Các hoạt động tổ chực kiện cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng - Ý kiến phản hồi người tiêu dùng kiện diễn Hà Nội cơng ty cạnh tranh thị trường • Phương pháp nghiên cứu: tìm hiểu tài liệu thơng tin thu thập phương pháp: - Phương pháp nghiên cứu bàn - Phương pháp nghiên cứu trường: điều tra vấn, quan sát điều tra Bên cạnh để tìm hiểu ý nghĩa tài liệu thông tin thu thập được,tôi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp phân tích tổng hợp: mục đích để chứng minh luận điểm mà đề tài đưa cách thuyết phục - Phương pháp hệ thống tư duy: sở phân tích thơng tin thống kê số liệu, thông tin doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, xây dựng lên luận điểm nội dung đề tài - Phương pháp tư duy, so sánh đối chiếu: tiến hành so sánh đối chiếu thông tin thu thập doanh nghiệp, để rút kết luận xác đáng nội dung nghiên cứu • Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian tập trung nghiên cứu từ năm 2005 đến - Về không gian tập trung nghiên cứu doanh nghiệp, công chúng tham gia kiện cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng tổ chức SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 4 Cấu trúc chuyên đề Ngoài lời mở đầu phần kết luận, phần nội dung đề tài bao gồm ba phần là: Chương – Tổng quan Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đông Chương – Thực trạng hoạt động tổ chức kiện Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đông Chương – Đề xuất giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động tổ chức kiện cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HĨA PHƯƠNG ĐƠNG 1.1 Tổng quan hoạt động tổ chức kiện Việt Nam 1.1.1 Quan niệm “Tổ chức kiện” Việt Nam Tổ chức kiện góc nhìn cơng ty tổ chức kiện Hiện nay, Việt Nam có khoảng 20 cơng ty chuyên tổ chức tổ chức kiện nhiều công ty quảng cáo hỗ trợ công đoạn khác Do phát triển giai đoạn đầu nên trình tổ chức nhận thức cơng ty nhiểu điểm mang tính kinh nghiệm, chưa khái quát thành lý luật thực tiễn nhằm đào tạo cho lớp kế cận Tuy nhiên cần phải nói thêm cơng ty tổ chức kiện Việt Nam nắm bắt tương đối tốt xu chung kiện giới, sản phẩm họ tạo có sức lôi riêng Qua tổng kết từ số cơng ty tổ chức kiện nhận thấy số quan điểm họ kiện Việt Nam sau: Sự kiện sản phẩm mang nét đặc trưng công ty Mỗi công ty tổ chức kiện tự tìm mạnh riêng để khai thác tạo lợi so sánh với đối thủ cạnh tranh Chính vậy, theo quan điểm nhà tổ chức, chương trình phải mang theo tinh thần chung cơng ty với mục đích thu hút khách hàng (chính doanh nghiệp cần tổ chức kiện) Các cơng ty lớn có truyền thơng Vinaxad tập trung định vị hình ảnh đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm hàng đầu Việt Nam, cách thức tổ chức họ nhận định hoàn hảo đảm bảo tính hiệu khuyếch trương thương hiệu cho doanh nghiệp tham gia Công ty Đông Tây Promotion lại tạo mối quan hệ với Đài truyền hình nên nhiều show lớn lọt vào tay công ty Công ty Coon Event doanh nghiệp nhỏ thân họ lại thích nghi nhanh với phát triển thị trường Event công ty cần quảng bá sản phẩm mới, họ tận dụng khả để có hợp đồng lớn Về lĩnh vực tổ chức kiện mang tính cộng đồng xã hội, công ty Golden Event dần chiếm ưu khả mang đến đột biến tạo giá trị gắn liền với lợi ích cộng đồng Có thể nói tổ chức kiện thị trường rộng lớn với nhu cầu khơng ngừng gia tăng từ phía doanh nghiệp thân cơng ty tổ SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 chức kiện nhấn mạnh vào lĩnh vực cụ thể để tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu Vì vậy, dù khơng cung cấp q nhiều loại hình dịch vụ, họ phát triển không ngừng giành lòng tin nơi khách hàng chất lượng sản phẩm Tổ chức kiện thị trượng rộng lớn không ngừng mở rộng, nhiên cung không đủ cầu Ngày nay, doanh nghiệp ngày quan tâm đến việc nâng tầm hoạt động thành kiện Họ để tạo hình ảnh thương hiệu, thu hút khách hàng tiềm bớt tính đơn điệu vốn có phần nghi thức hoạt động Theo kết nghiên cứu Công ty nghiên cứu thị trượng FTA, dựa vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn Việt Nam, ngành tổ chức kiện nước tăng trưởng với tốc độ khoảng 30%/ năm, sau 10 năm hình thành 66% cơng ty tự làm 77 % công ty thuê làm hoạt động tổ chức kiện Hằng năm, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức vài kiện Sự kiện nhỏ diễn vài giờ, kiện lớn triển khai thành chiến dịch kéo dài năm Kinh phí tổ chức dao động từ vài chục triệu đến vài tỷ đồng Vào khoảng năm 1995, hoạt động tổ chức kiện bắt đầu Việt Nam, trường gần bỏ nhỏ cho vài công ty quảng cáo nước ngồi Tuy nhiên, sau cơng ty nhỏ vừa Việt Nam Max Communicartions, Galaxy, Venus dần chiếm thị phần, Như vậy, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tổ chức kiện nhiều hội để phát triển loại hình hoạt động hiệu Tổ chức kiện trình hợp tác lâu dài toàn diện nhiều đối tác khác Mỗi doanh nghiệp có nguồn lực có hạn, việc chun mơn hóa cơng đoạn q trình tổ chức kiện xem giải pháp tối ưu giúp nhà tổ chức chuyên nghiệp hoàn thiện chương trình Hiện nay, ngoại trừ khâu ý tưởng kịch bản, thể tính sáng tạo riêng công ty, việc thuê thêm nguồn lực bên ngồi hỗ trợ cho chương trình hoạt động thường thấy công ty chuyên nghiệp Một cơng ty có khơng q 10 nhân viên họ có trách nhiệm điều phối nguồn lực huy động từ bên âm ánh sáng, liên hệ địa điểm, trang thiết bị cần thiết, khách mời, người biểu diễn… công việc SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 chủ yếu công ty chuyên trách thực hiện, công ty tổ chức người điều phối hoạt động ăn khớp vận hành cách quán theo ý tưởng kịch Trong phát triển nên công ty thiết lập mối quan hệ bền chặt, tạo hội cho việc chuyên nghiệp hóa hoạt động tổ chức kiện Việt Nam Tổ chức kiện góc nhìn doanh nghiệp đặt hàng Hiện doanh nghiệp ngày trọng tới hoạt động nhằm nâng cao vị hình ảnh mình, đặc biệt hoạt động tổ chức kiện Đứng góc độ doanh nghiệp hiểu tổ chức kiện theo vấn đề sau: Tổ chức kiện hoạt động xúc tiến hỗn hợp, có vai trò chủ yếu khẳng định hình ảnh sản phẩm cơng ty, nâng cao uy tín thương hiệu, tạo biết đến khắc sâu tâm trí người tiêu dùng Như vậy, hoạt động tổ chức kiện xem khoản đầu tư ngắn hạn doanh nghiệp với mong muốn tạo dựng giá trị thương hiệu tương lai Chính doanh nghiệp thường xuyên cân nhắc việc lựa chọn hình thức tổ chức cơng ty tổ chức Tùy loại sản phẩm lĩnh vực mà công ty muốn tổ chức kiện theo cách khác Tuy nhiên, yêu cầu chung doanh nghiệp kiện phải tạo dựng ấn tượng với người tiêu dùng, cho phép công ty tiếp cận với người tiêu dùng cách nhanh sâu đậm Nhiều công ty lớn có riêng phận chuyên lo làm kiện sản phẩm họ thường xuyên đổi mới, tổ chức kiện cho phép họ quảng bá sản phẩm cách rộng rãi chuyên sâu Tổ chức kiện xem khoản đầu tư ngắn hạn cho hiệu dài hạn Các doanh nghiệp sẵn sằng đầu tư khoản tiền lớn cho series chương trình dành cho thiếu niên, với mục tiêu thu hút ý giới trẻ cho sản phẩm Có thể trước mắt họ chưa có khả mua sản phẩm, giá trị thương hiệu in đậm tâm trí họ, tương lai, họ khách hàng trung thành công ty Hoạt động tổ chức kiện phần chiến lược Marketing doanh nghiệp Mọi mục tiêu chương trình phải gắn liền với mục tiêu Marketing nói riêng, mục tiêu tồn cơng ty nói chung Tổ chức kiện góc nhìn người tiêu dùng SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 Tổ chức kiện chương trình giúp người tiêu dùng hiểu rõ doanh nghiệp sản phẩm doanh nghiệp Theo số liệu thống kê qua nghiên cứu này, khoảng 90% người dân Hà Nội hỏi cho biết tham dự chứng kiến kiện, 56% tham dự chứng kiến kiện, 38 % tham dự chứng kiến kiện trở lên Khoảng 58% cho kiện hoạt động nhằm giới thiệu sản phẩm doanh nghiệp, 35% cho kiện chương trình giải trí Như thấy rằng, người dân chủ yếu nhìn nhận kiện hoạt động quảng cáo có kèm theo hình thức giải trí nhằm làm tăng tính hấp dẫn Tổ chức kiện hoạt động thật hấp dẫn có tính hút Cũng điều tra, kết cho thấy 45% thấy Event hấp dẫn, 38% đánh giá cao tính sáng tạo, 26% thấy sơi động Đối với người tiêu dùng, nhu cầu thưởng thức nhu cầu ưu tiên sống lên, điều thúc đẩy việc họ nhận thức cách tích cực kiện tổ chức Người tiêu dùng tiếp nhận chúng cách thoải mái tương đối thích thú, nhiên có khác sở thích loại hình kiện: 67% thích chương trình biểu diễn nghệ thuật, 55% hào hứng với gameshow có tương tác trực tiếp với người tham dự chứng kiên, 88% thích kiện có kèm theo hình thức dùng thử tặng quà 1.1.2 Những hoạt động chủ yếu hoạt động tổ chức kiện Việt Nam • Sự kiện truyền hình Các kiện truyền hình Việt Nam phát triển khoảng năm trở lại đây, nhu cầu thông tin truyền hình người dân Việt Nam ngày tăng, yêu cầu họ chất lượng hình thức thơng tin tăng lên Các chương trình giải trí trở lên quen thuộc, có tỷ suất người xem cao Đây hội cho doanh nghiệp tiến hành hợp tác Đài truyền hình để sản xuất chương trình mới, vừa phục vụ nhu cầu người xem, vừa tăng mức độ quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp Hiện nay, thân chương trình kiện truyền hình phân chia thành nhiều loại khác gameshow, talkshow, liveshow… Nhằm làm rõ nội dung này, cần xem xét Gameshow truyền hình tiếng thu hút lượng người xem đông đảo: “Sao mai điểm hẹn” Chương trình “Sao mai điểm hẹn” series liveshow ca nhạc gây tiếng vang mạnh mẽ nước năm vừa qua Tính trung bình, SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 chương tình có khoảng 26 – 28 triệu người xem trực tiếp khoảng 200.000 lượt người tham gia phần thi tương tác với chương trình Được dàn dựng cơng phu với ekip chuyên nghiệp, chương trình nhấn mạnh vào đối tượng yêu nhạc Việt Nam, phần lớn có độ tuổi từ 20 – 40 tuổi Đây lý cơng ty Honda tài trợ độc quyền cho chương trình này, họ có hội vào nhận thức khách hàng mục tiêu công ty thân thiện đỡ đầu cho ước mơ bạn trẻ bay cao bay xa Để thực chương trình này, Đơng Tây Promotion thiết kế cách chi tiết kịch cho việc quảng bá cho chương trình • Sự kiện quảng bá sản phẩm Tổ chức kiện quảng bá sản phẩm thường sử dụng cơng ty có ý định thâm nhập thị trường Trên giới khoảng 60% kiện thuộc dạng này, Việt Nam số vào khoảng gần 50% Do số lượng sản phẩm ngày nhiều, công ty muốn người tiêu dùng nhận biết sản phẩm mặt hàng tốt cho nhu cầu khách hàng, khơng có hiệu tốt cho họ trực tiếp chiêm ngưỡng, dùng thử để khẳng định lòng tin sản phẩm Chính vậy, nhiều sản phẩm đời, có nhiều kiện giới thiệu sản phẩm xuất Vấn đề chỗ, kiện đọng lại tâm trí khách hàng, kiện đem lại cho khách hàng nhận thức đầy đủ sản phẩm quan trọng nhất, kiện thúc đẩy hành vi mua khách hàng sản phẩm Đây nhiệm vụ cơng ty tổ chức kiện, ví dụ điển cơng ty Coon Events, chun thiết kế chương trình khuyếch trương sản phẩm dựa tảng kiện Dựa chủ đề “Ngại vết bẩn” hàng loạt kiện “omo Kids – Những túi tài năng” hay “omo – áo trắng ngời sáng tương lai” gần kiện “Ngày hội túi tài năng” tổ chức Hà Nội TP Hồ Chí Minh Chương trình bao gồm nhiều hoạt động mang tính giáo dục cao thuộc lĩnh vực thể thao, khoa học, nghệ thuật tự nhiên Chương trình gây tiếng vang lớn, kích thích vào quan tâm gia đình đại, người ln muốn chăm lo SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 10 cho sức khỏe vẻ đẹp em cách tốt Các kiện Omo thu hút hàng trăm triệu lượt người tham gia hai thành phố lớn Hà Nội TP Hồ Chí Minh Sự kiện quảng bá sản phẩm Coon Events thường tổ chức với quy mơ rộng lớn, có tham gia nhiều người tiêu dùng tất chương trình mang tính cộng đồng cao Điều cho phép Coon tạo không gian thân thiện với người tham gia Các hoạt động chia làm hai loại: thứ loại hình hoạt động mang tính vận động tập thể, sáng tạo động, gắn liền với đặc tính vốn có sản phẩm, chương trình cho phép người tiêu dùng trực tiếp dùng thử trải nghiệm sản phẩm, thuyết phục họ tính thực tế sản phẩm Thứ hai hoạt động mang tính nghệ thuật, người xem chiêm ngưỡng chủ yếu giá trị mà người tiêu dùng nhận từ sản phẩm giá trị thương hiệu, công dụng yếu tố mang tính trực giác Như thấy rằng, hoạt động quảng bá sản phẩm mới, yếu tố sản phẩm đóng vai trò quan trọng việc gửi thông điệp công ty đến với khách hàng Vì vậy, nhiều cơng ty tổ chức kiện thiết kế chương trình dựa đặc tính sản phẩm • Sự kiện mang tính xã hội Tại Việt Nam, kiện xã hội xem biện pháp hiệu nhằm hướng người dân tới phong cách sống mới, văn minh đại Chương trình “Hành trình tiếp thị hình ảnh Việt Nam” Golden Event tổ chức ví dụ điển hình cho việc đưa giá trị khái niệm thương hiệu đất nước đến gần với niên trẻ, người kiến tạo tương lai Được thực với giúp đỡ báo Tuổi trẻ nhà tài trợ độc quyền VMS MobiFone, dự án tiêu tốn khoảng 350.000 USD trở thành chương trình tạo dấu ấn đậm nét giới sinh viên năm 2006 Với tiêu chí ban đầu “Mỗi người ý tưởng”, người điều hành dự án đem niệm đam mê truyền cho đơng đảo giới sinh viên dọc suốt miền Nam Bắc, nhằm tìm kiếm ý tưởng cho việc tiếp thị hình ảnh đất nước SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 46 thống âm ánh sáng, đến người dẫn chương trình, ca sĩ, người mẫu… phục vụ cho kiện diễn Vì tốn nhiều chi phí cho dịch vụ Bên cạnh ca sĩ tham gia vào kiện lại nội dung kiện, họ biết hát nhiều hát ca khúc không hợp với nội dung kiện Kết không ăn nhập với chương trình Vấn đề hạn chế địa điểm tổ chức kiện Vấn đề khơng có cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng gặp phải mà hạn chế tổ chức hoạt động lĩnh vực Ở Hà Nội Thành Phố Hồ chí Minh hai nơi có số lượng kiện diễn nhiều Tuy nhiên địa điểm tổ chức hai thành phố lại “vừa thiếu, vừa thừa” Thông thường kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ kỉ niệm …thường tổ chức khách sạn cao cấp Tuy nhiên khách sạn có sức chứa lớn, đảm bảo yêu cầu đối tác Các sân vận động, nhà thi đấu có sức chứa lớn phục vụ cho kiện đại trà, chất lượng không cao Bên cạnh chất lượng âm thanh, hệ thống máy lạnh, ánh sáng, an ninh góp phần làm cho chất lượng kiện bị giảm sút Chính cần phải có chuẩn bị trước thật tốt chất lượng chương trình đạt hiệu mong đợi CHƯƠNG ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN HĨA PHƯƠNG ĐƠNG SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 47 3.1 Cơng tác hậu cần • Hồn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu công ty Sau nghiên cứu điểm tồn sinh viên xin đưa vài kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu Xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu đồng bộ, tạo niềm tin cho khách hàng công chúng nhận tin công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng cơng ty tổ chức kiện chuyên nghiệp Logo: sử dụng logo cho tất sản phẩm công ty phong bì, hòm thư, sách ảnh giới thiệu cơng ty chương trình mà cơng ty tổ chức thực Khẩu hiệu: Công ty nên sử dụng hiệu cố định tránh việc sử dụng nhiều câu Khẩu hiệu mà công ty lựa chọn cần thể phương châm kinh doanh công ty “Luôn cam kết tạo dựng lên độc đáo riêng biệt, đặt trọn niềm tin cho danh tiếng công ty với thành công khách hàng”, thể lợi ích mà doanh nghiệp đối tác nhận Xuất phát từ tiêu chí tạo độc đáo, đặt trọn niềm tin cho doanh tiếng công ty với thành công khách hàng nên sử dụng câu “Sự lựa chọn số dành cho bạn”, lựa chọn số dịch vụ chất lượng độc đáo thành công Màu sắc: để tránh nhầm lẫn với thương hiệu cạnh tranh, nên sử dụng màu sắc đồng tất ấn phẩm công ty, màu sắc chủ đạo website cơng ty Ngồi cần ý đến yếu tố thương hiệu như: Văn hóa doanh nghiệp: biểu văn hóa doanh nghiệp Như cơng ty cần xây dựng tốt văn hóa doanh nghiệp, tạo cho khách hàng có nhìn tốt cách làm chun nghiệp Để xây dựng thương hiệu mạnh cần xây dựng tốt cảm xúc sản phẩm dịch vụ người công ty Những yếu tố xây dựng văn hóa doanh nghiệp: - Đồng phục cho nhân viên: Cơng ty có đồng phục cho nhân viên, mang tính hình thức, sử dụng dịp kiện diễn ra, chưa thể phong cách làm việc chuyên nghiệp Công ty cần thiết kế lại đồng phục cho nhân SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 48 viên, tạo thoải mái tiện lợi, tạo cảm xúc làm việc tốt, biểu bên ngồi nhân viên tốt hơn, tạo hình ảnh đẹp mắt khách hàng - Cần thể quan tâm chia sẻ người đồng nghiệp cơng ty, để họ đồng lòng phát triển công ty Tổ chức thăm hỏi, tham quan dã ngoại lễ tết, thể quan tâm ban lãnh đạo công ty thành viên cơng ty Ngồi cần xây dựng nề nếp tác phong làm việc, phục vụ khách hàng cách chặt chẽ, tạo môi trường làm việc tốt, cạnh tranh, giúp cho nhân viên tự hồn thiện • Lập kế hoạch tổ chức kiện: Một kiện dù lớn hay nhỏ phải có kế hoạch cụ thể cho Kế hoạch cho kiện chi tiết tốt, giúp cho nhân viên cơng ty hình dung cơng việc cần phải chuẩn bị cho kiện diễn Họ chủ động cơng việc Đối vơi kiện công ty, phải người phụ trách toàn cho kiện Người xử lý tất việc đôn đốc số người khác thực nhiệm vụ khác Đối với kiện chủ đề kiện vô quan trọng Chủ đề kiện giúp nhân viên cơng ty hiểu rõ mục đích kiện, mục tiêu cần đạt tác động mà doanh nghiệp muốn tạo gì? Để từ phân cơng nhiệm vụ cho phận chun trách thời gian hồn thành phần cơng việc khác kiện Tiếp tục trì hoạt động họp hàng tuần báo cáo tình hình thực nhân viên phụ trách kiện công ty để đảm bảo công việc triển khai Địa điểm tổ chức, giấy mời phải kiểm tra, tránh tình trạng sát đến ngày kiện diễn địa điểm tổ chức không thuê được, giấy mời chưa gửi đi… Để tổ chức kiện thành cơng từ bước đầu cần lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết, yêu cầu tất nhân viên công ty nắm bắt hiểu rõ, phân công công việc rõ ràng đảm bảo chuẩn bị sẵn sàng cho kiện diễn • Quy trình tổ chức kiện SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 49 Hầu hết kiện cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng kiện cộng đồng, quy mơ tổ chức ngày lớn công phu Để tổ chức thành cơng kiện điều phải xây dựng cho quy trình tổ chức hoàn thiện chuyên nghiệp Chuyên nghiệp phải làm thứ từ nhỏ đến lớn làm kế hoạch, gửi giấy mời nào, trình bày màu sắc cho phù hợp với công ty sản phẩm, khách mời ai, ăn gì, chỗ ngồi nào, khách quan trọng đứng làm sao, bảo vệ an toàn Một kiện phải trải qua thủ tục sau: Hình thành chủ đề Viết chương trình SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 50 Hoạch định Thực kế hoạch có kèm giám sát Tổ chức kiện soát kiểm Kết thúc chuyển đồ đạc kho Họp rút kinh nghiệm Khi quản lý kiện bao gồm trình hoạch định kiểm sốt chi phí, cơng việc rủi ro kèm với ràng buộc pháp luật, văn hóa đạo đức thay đổi lường trước bên bên ngồi cơng ty Đối với kiện chủ đề cho sư kiện vô quan trọng Chủ đề bị ràng buộc chí phối vấn đề vĩ mô luật hay khu vực tổ chức, văn hóa riêng khách hàng, nguồn lực Đối với chương trình, kiện cần xác định rõ đối tượng khách hàng công chúng nhận tin để hình thành chủ đề phù hợp, trách tình trạng chủ đề nội dung khơng ăn nhập Đối với kiện, viết chương trình cách tạo sản phẩm giấy tờ Chương trình gửi tới khách hàng với bảng báo giá chờ phản hồi từ phía khách SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 51 hàng Đối với công ty coi giai đoạn quan trọng Để chương trình diễn phải mời nhà tài trợ Để doanh nghiệp tài trợ chương trình tái tạo sản phẩm giấy tờ không thiết kế đẹp, ý tưởng hay mà tạo khác biệt không trùng lắp với công ty tổ chức kiện khác Trong viết chương trình người phụ trách phải hoạch định công việc cần thiết cho kiện Lên kế hoạch bước công việc cần chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng trang trí, tiến hành dàn dựng trang trí địa điểm tổ chức kiện, tổng duyệt chương trình…, bảng phân công công việc, phân chia cho thành viên công ty, người chịu trách nhiệm đặt hàng, hối thúc nhà cung cấp… thời gian hồn thành cơng việc Khi tiến hành cơng việc cần phải có cử người kiểm sốt Các trưởng phận phân công điều phối nhân lực theo cơng việc giao Những có cố phát tập hợp người để giải Sau kiện kết thúc, chuyển đồ đạc kho, nhân viên dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại vận dụng sử dụng, toán hợp đồng cho nhà cung cấp… Mỗi kiện kết thúc, phận viết báo cáo ghi lại thiếu sót q trình chuẩn bị, trình diễn trình kết thúc kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau Nghe tưởng chừng đơn giản thế, công việc tổ chức kiện công việc khó, đòi hỏi tồn cơng ty phải đồng lòng, cố gắng cơng việc làm Làm theo quy trình, giúp doanh nghiệp có nhìn khái quát nắm bắt công việc cần làm • Nguồn nhân lực cho hoạt động tổ chức kiện Các kiện ngày tổ chức với quy mô lớn công phu nên đội ngũ nhân viên tổ chức kiện cần đào tạo cách chun nghiệp hơn, có chun mơn Nhanh nhạy, động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay sở tình ứng phó tình huống…đó phẩm chất người làm công việc tổ chức kiện Trước kiện lớn, nhân viên công ty tổ chức phải SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 52 ngồi lại với nhau, đưa ý tưởng kịch chương trình Để thực ý tưởng, nhân viên công ty cần phân công công việc rõ ràng, người phụ trách mảng khác cơng việc Ví dụ như: nhân viên phụ trách mời nghệ sĩ, ca sĩ, nhà văn, nhà thơ …những người tiếng chương trình Nhân viên phụ trách trang phục, âm ánh sáng, liên hệ với báo đài, nhà sản xuất…… Để ln có ý tưởng mới, nhân viên cơng ty phải nắm bắt hay, lạ sống để từ nảy sinh ý tưởng khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật nơi tổ chức Đồng thời trình làm việc nhân viên phải trao đổi với nhau, để từ hiểu biết lẫn nhau, có cảm hứng sáng tạo đam mê cơng việc Sau có ý tưởng, nhân viên công ty phải chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho công việc cần chuẩn bị cho kiện, danh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn thành cơng việc Các nhân viên cơng ty khơng có lòng u nghề, mà phải có khả chịu áp lực cao công việc Không lên chi tiết cho chương trình, liên hệ với cơng ty cần thiết như: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách… mà liên hệ với khách mời để biết thơng tin xác Phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối, có cố xảy phải tìm cách giải nhanh chóng Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối với lý nào, kế hoạch bắt đầu số khơng, nhân viên tổ chức kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng chi tiết chương trình Nghề tổ chức kiện có nhiều vất giới trẻ săn đón có niềm vui mà khơng ngàng nghề có chương trình tín hiệu tốt đẹp từ khách hàng công chúng Tuy nhiên để đạt điều nhân viên tổ chức kiện phải thường xuyên nâng cao trình độ mình, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, từ tạo kiện không hay nội dung mà thu hút hình thức thể Bên cạnh đó, để thu hút nhân tài giữ nhân viên có kinh nghiệm, chun mơn giỏi ban lãnh đạo cơng ty phải có sách lương thưởng hợp lý, tạo môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy hết khả thân lĩnh vực tổ chức kiện SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 53 3.2 Triển khai kiện • Khắc phục rủi ro q trình diễn kiện Sau có ý tưởng công việc quan trọng mà công ty tổ chức kiện cần phải làm chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho công việc chuẩn bị cho kiện Trong tay ln phải có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn tất Ngồi điều thiếu tiến độ công việc, phải nghĩ đến phương án quản lý rủi ro để giải cố cách an tồn nhanh chóng Để kiện tổ chức chun nghiệp, doanh nghiệp cần tính đến giải pháp xử lý khủng hoảng Ban lãnh đạo nhân viên chuyên trách cần dự đốn tình xảy ra, cách giải cụ thể trường hợp…Khắc phục rủi ro khơng có nghĩa cố gắng làm chương trình hồn thiện theo kiểu tránh khơng để xảy sơ suất Trên thực tế điều khơng thể, đơi có tác dụng ngược lại, cố chu tất mặt lại sơ hở mặt khác Vì trình diễn kiện xảy rủi ro, nhân viên cần nhanh chóng xác định ngun nhân tìm hướng giải cách nhanh chóng hạn chế tổn thất cho doanh tiếng công ty khách hàng thấp Sau lên kế hoạch hoàn chỉnh cần phải ý đến rủi ro kiện diễn gặp phải Ví dụ : kiện diễn trời rủi ro thời tiết cần phải ý, chương trình diễn thời mưa, nhân viên cơng ty phải có phương án dự phòng khắc phục rủi ro chuẩn bị phơng bạt cột tiến hành che khu vực khách mời cách nhanh đảm dảo cho khách mời khơng bị ướt Đối với chương trình có mời ca sỹ tiếng, kiện diễn ca sỹ khơng tới, treo tên băng rơn hiệu phải xin lỗi khán giả, đồng thời có phương án dự phòng đảm bảo chương trình diễn bình thường Trong kiện xuất ca sỹ tiếng làm cho khán giả chen lấn sô đẩy để xin chữ ký, tặng hoa làm ảnh hưởng tới khách an tồn ca sỹ, gây tình trạng hỗn loạn bên cạnh sân khấu Lúc đội an ninh cần đảm bảo chương SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 54 trình diễn an tồn, bố trí hàng rào bảo vệ nghiêm cấm khơng sử dụng bạo lực • Các hoạt động xay quanh kiện Sự phối hợp phận yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới thành công kiện Người mẫu diễn mà sân khấu thiết kế theo kiểu đủng đỉnh Ca sỹ tốt người phụ trách âm khơng có chuẩn bị tốt trước diễn Ánh sáng sân khấu vậy, phải thật hoàn hảo từ buổi tập để đạo diễn xếp đội ngũ người mẫu: cô mặc trang phục màu đậm đứng nơi có ánh sáng nhiều, trang phục sáng đứng nơi tối hơn… Trong kiện diễn cần có người chịu trách nhiệm cho tồn chương trình Một kiện thành công kiện diễn liên tục, khơng có cố, có cố khơng đáng kể Và điều gắn liền với gắn kết phận với Để đối tác nhìn nhận doanh nghiệp cơng ty chun tổ chức kiện chun nghiệp việc làm vô cần thiết Bên cạnh đó, q trình diễn kiện, doanh nghiệp cần ý đến tạo bầu khơng khí cho kiện Bầu khơng khí kiện cảm nhận khách mời kiện Và kiện có bầu khơng khí khác kiện mang tính cộng đồng chương trình từ thiện tạo bầu khơng khí cởi mở, thân thiện Những kiện dành cho giới trẻ bầu khơng khí sơi động, trẻ trung Đối với kiện đòi hỏi sang trọng bầu khơng khí lịch trang trọng Tùy vào kiện diễn, văn hóa doanh nghiệp đối tác, phong cách sản phẩm, mục tiêu kiện, đối tượng tham gia mà người nhân viên phụ trách tổ chức kiện cơng ty có lựa chọn bầu khơng khí phù hợp Bên cạnh bầu khơng khí khơng gian diễn kiện vơ quan trọng, tác động đến tâm lý cách nhìn nhận đánh giá công chúng kiện Không gian kiện chịu chi phối khách mời số lượng khách mời, loại hình kiện,bầu khơng khí kiện……Và đặc biệt cần ý khơng gian kiện sân khấu Sân khấu trung tâm ý khách mời, cần lựa chọn định sân SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 55 khấu cần quan tâm cân nhắc kỹ: số lượng sân khấu, vị trí sân khấu, chiều cao sân khấu, chiều rộng, tầm nhìn cách trang trí sân khấu Trong q trình kiện diễn hoạt động truyền thông vô quan trọng Hoạt động truyền thông kiện chủ yếu quảng cáo qua băng rơn hình thức trang trí kiện Nhân viên công ty phối hợp với doanh nghiệp tài trợ sử dụng công cụ xúc tiến bán quà tặng cho khách tham gia kiện, quay số trúng thưởng… 3.3 Hoạt động sau kiện • Quan hệ cơng chúng Xuất phát từ thực tế quảng cáo nhiều tốn nhiều chi phí cho doanh nghiệp mà cần tập trung vốn để mở rộng quy mô sản xuất Và sau kiện diễn ra, thân doanh nghiệp cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng ln tận dụng “Quan hệ công chúng” (PR) để quảng cáo cho thương hiệu thân đối tác kinh doanh Với ưu điểm : - Mang tính khách quan cao: thơng qua phương tiện báo chí, phóng truyền hình…đặc biệt tham gia tài trợ cho kiện cộng đồng, từ thiện… dễ dàng người tiêu dùng chấp nhận mang tính thương mại - Sau kiện kết thúc, sử dụng công cụ PR tạo điều kiện cho việc truyền tải lượng thông điệp nhiều so với phương tiện tuyên truyền quảng cáo khác Người tiêu dùng có hội nhân nhiều lượng thông tin doanh nghiệp sản phẩm doanh nghiệp - Hoạt động tốn chi phí so với quảng cáo phương tiện truyền thơng hiệu đem lại khơng thấp Điều có lợi cho thân công ty Phương Đông doanh nghiệp đối tác cơng ty SV: Đồn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 56 - Hoạt động PR mang lợi ích cụ thể cho đối tượng, qua tạo gắn bó gần gũi cho người tiêu dùng với doanh nghiệp sản phẩm doanh nghiệp Từ ưu điểm công ty cần chọn PR công cụ hữu hiệu quyền lợi nhà tài trợ để thu hút ý doanh nghiệp tham gia vào kiện mà công ty tổ chức thực Chỉ cho khách hàng thấy lợi ích hoạt động tài trợ, xây dựng thương hiệu thông qua hoạt động tài trợ xem hoạt động công cụ marketing hữu hiệu đạt hiệu cao hẳn so với việc thiết lập nhận biết thương hiệu thông qua quảng cáo Bản thân cơng ty cổ phần văn hóa Phương đơng tiếp tục trì tổ chức, mời gọi tài trợ cho chương trình chào mừng lễ kỉ niệm ngày lễ, hội Bên cạnh ln có nét đổi hoạt động tổ chức kỉ niệm ngày thành lập công ty hoạt động khác họp báo, giới thiệu sản phẩm cho đối tác có nhu cầu Khơng tạo niềm tin công ty chuyên tổ chức kiện cho doanh nghiệp nước mà xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thân thiện lòng cơng chúng thơng qua kiện mang tính cộng đồng cao Sau kiện diễn ra, nhân viên công ty họp lại, đúc rút kinh nghiệp sai xót chưa làm diễn kiện Bên cạnh cần xem xét phản ứng công chúng nhận tin kiện Thống kê số người tham gia kiện, phản ứng công chúng thông qua báo đài, điều tra vấn…… Từ có nhìn bao qt đề tồn tại, để hồn thiện công tác chuẩn bị, tiến hành hoạt động sau kiện công ty Để hoạt động tổ chức kiện Công ty ngày trở nên chuyên nghiệp khơng mắt doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức kiện mà lòng công chúng Để xây dựng công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng thành cơng ty tổ chức kiện hàng đầu Miền Bắc KẾT LUẬN ****** SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 57 Rõ ràng thời đại ngày nay, thỏa mãn nhu cầu khách hàng việc vơ khó khăn phức tạp Phần lớn doanh nghiệp vấp ngã họ khơng phát nhu cầu khách hàng Để có chỗ đứng tâm trí khách hàng, doanh nghiệp phải thương xuyên quảng bá hình ảnh mình, hoạt động tới khách hàng Những chương trình quảng cáo dần trở nê tràn lan, bão hòa, phải tìm cách khác cho chiến lược truyền thơng Sự cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp nước nước với làm cho nhận thức xây dựng thương hiệu cách rõ ràng Các doanh nghiệp nước ý đến công cụ tổ chức kiện cho chiến lược truyền thông để tạo dựng thương hiệu tâm trí khách hàng Trong môi trường cạnh tranh găy gắt công ty tổ chức kiện, công ty tự nhận doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp Để tồn mơi trường cạnh tranh đó, nâng cao tính chuyên nghiệp chiến lược quan trọng cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng Với phương châm “Luôn cam kết tạo dựng lên độc đáo riêng biệt, đặt trọn niềm tin cho danh tiếng công ty với thành công khách hàng” Phương Đơng media khơng ngừng đổi mới, hồn thiện khâu trình tổ chức kiện để đem đến cho khách hàng hài lòng nhất, cung ứng cho khách hàng dịch vụ tốt Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy GS TS Nguyễn Văn Thường giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Sau hoàn tất chuyên đề khơng tránh khỏi thiếu xót mong thầy đóng góp ý kiến để giải pháp áp dụng vào cơng ty có tính thiết thực TÀI LIỆU THAM KHẢO SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 58 - Quản trị Marketing, Philip Kotler, Nhà xuất thống kê 2003 - Giáo trình Tổ chức kiện, PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân 2009 - PR hiệu quả, Nhà xuất Trẻ 2005 - Website: www.phuongdongmedia.com www.vtv.com.vn www.lantabrand.com www.vietbao.com www.events.com.vn SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 59 MỤC LỤC TRANG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 60 …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… SV: Đoàn Thu Huệ Lớp: Quản trị Quảng cáo 48 ... THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN HĨA PHƯƠNG ĐÔNG 2.1 Thực trạng hoạt động tổ chức kiện Cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng 2.1.2 Phân tích hoạt động tổ chức kiện đối... ba phần là: Chương – Tổng quan Công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng Chương – Thực trạng hoạt động tổ chức kiện Công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng Chương – Đề xuất giải pháp nâng cao tính chuyên. .. kiện nói riêng cơng ty cổ phần văn hóa Phương Đơng • Nghiên cứu, đáng giá đề xuất giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức kiện công ty cổ phần văn hóa Phương Đơng Nhiệm vụ