Lời nói đầu Trong sản xuất hàng hoá hay doanh nghiệp vấn đề sản xuất kinh doanh thu đợc lợi nhuận điều mong mỏi tất doanh nghiệp Trên thị trờng, doanh nghiệp sức cạnh tranh sản phẩm có chất lợng tốt, hạ giá thành để chiếm lĩnh thị trờng thu đợc lợi nhuận Ngoài việc cải tiến thiết bị máy móc đổi công nghệ với chiến lợc Maketing chiến lợc kinh doanh Việc doanh nghiệp phải có đội ngũ quản lý, nhân viên có trình độ tơng ứng với kỹ thuật công nghệ đại, lực, nhạy bén với thị trờng, đội ngũ công nhân có tay nghề cao, đạo đức tốt, đồng thời phải có cấu tổ chức hợp lý xếp ngời, việc, phù hợp với khả chuyên môn nghề nghiệp Sau trình học tập Viện đại học Mở Hà Nội thực tập công ty Thơng mại dịch vụ Thanh Hải Với mong muốn tìm hiểu vai trò lao động hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, đặc biệt vai trò ngời lao động em đà mạnh dạn chọn đề tài Cải thiện công tác bố trí sử dụng nhân công ty làm chuyên đề thực tập nghiệp vụ Bằng phơng pháp quan sát trực tiếp thu thập thông tin qua nguồn Công ty từ năm 2007, 2008, 2009, nội dung nghiên cứu gồm chơng : Chơng : Cơ sở lý luận công tác bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp Chơng : Thực trạng công tác bố trí sử dụng nhân Công ty Thơng mại dịch vụ Thanh Hải Chơng : Một số giải pháp nâng cao chất lợng sử dụng nhân Công ty Thơng mại dịch vụ Thanh Hải Do thời gian có hạn nh kiến thức việc tìm hiểu doanh nghiệp hạn chế Chuyên ®Ị thùc tËp nghiƯp vơ cßn nhiỊu sai sãt RÊt mong đợc đóng góp ý kiến thầy, cô, bạn sinh viên để viết đợc hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Chơng Cơ sở lý luận bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, nguyên tắc bố trí sử dụng nhân 1.1.1 Khái niệm, mục tiêu bố trí sử dụng nhân 1.1.1.1 Khái niệm Bố trí sử dụng nhân qúa trình đặt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân nhằm đạt hiệu cao công việc Trong doanh nghiệp, bố trí sử dụng nhân đợc thực thông qua hoạt động bao gồm : phân tích đánh giá nhu cầu nhân sự, đánh giá dự tính khả đáp ứng đội ngũ nhân viên tại, đa trù tính quy hoạch đội ngũ cán nguồn, tiến hành bổ nhiệm nhân vào vị trí theo lực sở trờng ngời, xác lập nhóm làm việc hiệu Các khâu Các khâu có quan hệ mật thiết với nhau, cần khâu không đợc làm tốt làm cho khâu lại bị ảnh hởng xa hơn, hiệu tổng thể không đạt đợc Bố trí sử dụng nhân vừa mang tính ổn định vừa mang tính linh hoạt trình liên quan trực tiếp đến cấu tổ chức doanh nghiệp nh cá nhân ngời lao động Trách nhiệm bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp trớc hết thuộc ngời đứng đầu doanh nghiệp, sau nhà quản trị khác theo phạm vi quyền hạn đợc phân công 1.1.1.2 Mục tiêu bố trí sử dụng nhân Thực tế nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa vừa thiếu nhân Thừa thiếu thể chỗ có nhiều nhân viên nhng lại có ngời đáp ứng đợc yêu cầu công việc với sức ép ngày gia tăng Và nh vậy, mục tiêu chung bố trí sử dụng nhân tập hợp sức mạnh thống cho tổ chức nhóm làm việc, phát huy đợc sở trờng ngời, từ thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, qua đó, hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp Để thực đợc mục tiêu chung này, cần đảm bảo ba mục tiêu cụ thể sau : Thứ : bố trí sử dụng nhân đảm bảo đủ số lợng, chất lợng nhân sự, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xuất phát từ thực tế cạnh tranh doanh nghiệp thu hút nhân ngày gia tăng, toán đảm bảo đủ số lợng, chất lợng nhân trở thành toán khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân Thứ hai : bố trí sử dụng nhân đảm bảo ngời việc Mục tiêu cần đạt đợc đảm bảo sử dụng nhân lực, sở trờng nguyện vọng cá nhân gia tăng suất lao động động lực nhân viên làm việc Hơn nữa, xà hội đại, nguyện vọng ngời lao động cần đợc ý nhằm tạo động lực cho họ trình lao động Thứ ba : bố trí sử dụng lao động đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh đột biến nhân trình kinh doanh tác động đến từ hu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác Các khâu Hoặc nhiều tr ờng hợp cần đa dạng hoá loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ 1.1.2 Các nguyên tắc bố trí sử dụng nhân 1.1.2.1 Bố trí sử dụng nhân phải theo quy hoạch Trong bố trí sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể để đảm bảo bố trí ngời, việc Vì vậy, cần xác định trớc ngời có khả đảm nhiệm trọng trách thay đổi nhân diễn doanh nghiệp Đa phần quy hoạch đợc tiến hành ngầm không công khai Xuất phát từ nguyên tắc này, trình bố trí, sử dụng nhân phải đảm bảo có mục đích Theo đó, doanh nghiệp cần thiết lập đợc cho nhân viên mục đích cần đạt đến thời kỳ ý tởng dùng ngời quan trọng có tính động viên nhân cao Sử dụng nhân mục đích ảnh hởng đến trởng thành nhân viên liên quan đến ích lợi nhân viên đóng góp họ doanh nghiệp Cũng cần lu ý phải biết mạnh dạn bố trí sử dụng nhân Nhân giỏi kết trình bồi dỡng mà nên, cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông pha thực công việc nhiều thách thức Do tính toán, cân nhắc cần phải sáng tạo nhiều lúc phải vợt qua lề lối thông thơng Cuối dự trù nhân sự, lực chuyên môn, bố trí sử dụng nhân phải coi trọng phẩm chất đạo đức Phẩm chất cá nhân điều cần lu tâm bố trí sử dụng nhân Ngoài tiêu chuẩn chuyên môn, doanh nghiệp cần sử dụng tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng ngời : cần, kiệm, liêm, chính, đợc cụ thể hoá qua số hành vi nh : tinh thÇn tiÕt kiƯm, ý thøc tËp thĨ, tÝnh liêm khiết trung thực, mức độ tuân thủ cam kết với doanh nghiệp Các khâu Sử dụng đ ợc ngời có phẩm chất đạo đức tốt giúp doanh nghiệp giữ đợc ổn định lâu dài thu hút thêm đợc nhiều ngời tài 1.1.2.2 Bố trí sử dụng nhân theo lôgic hiệu Việc bố trí sử dụng nhân phải hớng vào nâng cao hiệu suất công việc : Phải dùng ngời chỗ, việc vậy, cần phải quy tắc : làm việc trớc làm việc Hiệu suất làm việc cá nhân phải làm tăng hiệu suất tập thể, phải ngời, việc, phải tạo lập đợc ê kíp làm việc phụ thuộc hỗ trợ lẫn Để đảm bảo hiệu suất việc bố trí sử dụng nhân phải đảm bảo yêu cầu sau : - Đảm bảo chuyên môn hoá, thống quy trình nghiệp vụ toàn hệ thống doanh nghiệp - Đảm bảo tính hợp tác cá nhân nhóm Theo yêu cầu đó, mục tiêu, quyền hạn nghĩa vụ cá nhân, vị trí, phận doanh nghiệp phải đợc xác định rõ ràng - Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp Thực theo yêu cầu này, việc bố trí, sử dụng nhân phải đảm bảo phù hợp với lực nhà quản trị, lực nhân viên, điều kiện sở vật chất hỗ trợ trình làm việc, hệ thống thông tin Các khâu Bố trí sử dụng nhân phải xuất phát từ thực doanh nghiệp lực cá nhân Sự thành công ngời có quan hệ chặt chẽ đến môi trờng nó, tình bình thờng, hoàn cảnh thực trở thành điều kiện trở thành vật cản cho thành công nhân viên Do dẫn dắt nhân viên xây dựng đờng trởng thành cống hiến phải vào hoàn cảnh thực tế điều có ý nghĩa Tiếp theo, nhà lÃnh đạo cần biết tính toán phân loại nhân theo cấp độ nhu cầu nhân doanh nghiệp lực nhân viên Hơn nữa, việc bố trí sử dụng nhân theo nguyên tắc hiệu suất yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo trình độ họ ( dùng ngời theo học thức ) Điều cần lu ý học thức ngời thay đổi theo trình học tập tu dỡng họ Nh vậy, với nhân viên muốn đợc ngời khác sử dụng phải không ngừng bồi dỡng tri thức Nhà quản trị, phải biết vạch lộ trình phấn đấu tu dỡng cho cá nhân để sử dụng họ vào công việc thích hợp thời điểm khác Ngoài ra, doanh nghiệp cần quán triệt bố trí sử dụng nhân phải gắn với chức vụ Cách dùng ngời phải vào lực để định rõ chức danh : danh chính, ngôn thuận Một nhà quản trị nhân giỏi phải biết vào tài cao thấp nhân viên để cân nhắc họ vào chức vụ thích hợp, vào đạo đức phẩm chất họ để xác định vị trí họ : ngời tài mà dùng không tài họ, không đợc việc Nh vậy, cá nhân doanh nghiệp cần phải đợc bố trí sử dụng sở định rõ danh phận Cuối cùng, bố trí sử dụng nhân phải cân nhắc lợi ích cá nhân lợi ích tập thể Khi bố trí sử dụng nhân cần phải lấy lợi ích tập thể, doanh nghiệp làm tảng Đây quy tắc mà không đ ợc tuân thủ gây đảo lộn mặt t tởng ngời lao động, từ gây hậu khó lờng 1.1.2.3 Bố trí sử dụng nhân theo lôgic tâm lý xà hội Con ngời chủ thể phức tạp, tổng hoà mối quan hệ xà hội dựa tảng sinh học Do cần ý đến mối quan hệ tình cảm họ bố trí sử dụng Khi doanh nghiệp đà trọng đến yếu tố tâm lý xà hội trình xây dựng nhóm đảm bảo đợc nâng cao suất lao động chung nhãm Con ngêi sÏ lµm viƯc tÝch cùc cã động thúc đẩy, động mÃnh liệt tích cực gia tăng Để bố trí sử dụng nhân đạt hiệu cao cần phải ý đến vấn đề sau : Giao cho ngời lao động công việc không phức tạp nhng phải đủ thách thức Khích lệ nhu cầu thành đạt Luân chuyển công việc Tạo niềm vui công việc Do vậy, quan hệ ngời công việc điều cần lu ý bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân cần phải nghệ thuật Theo đó, nhà quản trị cần dùng phơng pháp khôn khéo Muốn tạo dựng đợc ê kíp làm việc hiệu suất, cần lu ý nhân có lực kết hợp làm việc tăng suất công tác nhóm Chẳng hạn, cua, tôm cá tạo sức mạnh tổng hợp cách thức chuyển động vừa khác vừa cản trở 1.1.2.4 Bố trí sử dụng nhân phải lấy sở trờng làm Khi bố trí sử dụng nhân sự, mặt, doanh nghiƯp cÇn cã sù chän lùa kü lìng nhng phải quán triệt nguyên tắc dùng ngời không cầu toàn Quản trị nhân lực phơng Đông cho kẻ hiền sỹ thánh nhân dùng ngời cầu toàn Còn quản trị nhân lực phơng Tây lại ví von ngời ta nh xe hai bánh, bánh tài bánh tật Ngời nhiều tài tật, nh cố gắng loại bỏ bánh tật xe trở thành không sử dụng đợc Nhà quản trị nhân lực giỏi cần phải phát huy tài ngời tìm cách chế ngự điểm hạn chế nhân viên Tiếp theo bố trí sử dụng nhân theo chuyên môn cá nhân nhằm đảm bảo nhân viên thấy đợc hứng thú thực công việc chuyên môn Một nhân viên thờng có lực nhiều lĩnh vực khác tham gia vào nhiều công việc khác Tuy nhiên nhà quản trị cần phải sử dụng phơng pháp phân tích đánh giá lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nhân viên trội có ích cho tổ chức Sử dụng bố trí nhân phải đảm bảo cho nhân phát huy họ nhng không mai tài họ Bố trí sử dụng cần chuyên sâu không ham nhiều Bố trí sử dụng nhân cần phải lấy chữ tín lòng tin làm gốc Nhà quản trị quán triệt không lo thiếu ngời có lực mà sợ thiếu niềm tin để sử dụng họ Từ đó, bố trí sử dụng nhân cần phải đôi với thành ý nhà quản trị Điều quan trọng nhà quản trị phải nhìn vào điểm sáng ngời cđa cÊp díi 1.1.2.5 D©n chđ tËp trung bè trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân phải đợc thực theo nguyên tắc d©n chđ tËp trung : Thèng nhÊt tõ cÊp cao nhng phải phân quyền rộng rÃi cho cấp hƯ thèng doanh nghiƯp Mäi bè trÝ vµ sư dụng phải nhằm vào phục vụ mục tiêu chung doanh nghiệp động sáng tạo cá nhân phận phải đợc khai thác phát huy có hiệu Bố trí nhân nên đợc thực thông qua gặp gỡ trao đổi cấp ngời đợc bố trí để thông suốt họ Khi bố trí sử dụng nhân bao hàm việc trọng ý kiến tập thể ngời lao động, lắng nghe ý kiến họ Tuy nhiên, cần phát huy tinh thần trách nhiệm nhà quản trị, tránh tình trạng theo đuổi quần chúng , trốn tránh trách nhiệm 1.2 Nội dung bố trí sử dụng nhân doanh nghiệp 1.2.1 Dự báo nhu cầu nhân Các chiến lợc kế hoạch kinh doanh sở cho việc xác định nhu cầu nhân doanh nghiệp Để tiến hành bố trí sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần biết : cần ngời thuộc ngành nghề để thực thành công kế hoạch tổ chức thêi gian tíi ? Nh vËy cã hai vÊn ®Ị cần xem xét : Một : Doanh nghiệp có nhu cầu loại nhân cụ thể thời điểm xác định để thực vai trò chức khác Hai : yêu cầu trình độ kỹ năng, tiêu chuẩn lao động tốt đợc sử dụng cho xu hớng phát triển tơng lai ? Dự báo nhu cầu nhân doanh nghiệp tơng lai Đánh giá thực trạng, khả đáp ứng đội ngũ nhân DN có So sánh nhu cầu nhân tới khả đáp ứng Tiến hành hoạt động bố trí sử dụng nhân Kiểm soát nhân Sơ đồ 1.1: Quy trình bố trí sử dụng nhân Tiến hành dự báo nhu cầu nhân thờng vào nội dung sau : - Khối lợng công việc cần thiết phải làm - Trình độ trang thiết bị kỹ thuật khả thay đổi công nghiệp - Sự thay đổi tổ chức hành có ảnh hởng đến suất lao động - Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc - Khả nâng cao chất lợng nhân viên - Tû lƯ nghØ viƯc cã thĨ cã t¹i doanh nghiƯp - Yêu cầu nâng cao chất lợng sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Khả tài doanh nghiệp để thu hút lao động lành nghề thị trờng lao động Dự báo nhu cầu bố trí sử dụng nhân thờng mang tính dài hạn nằm trù tính Kín nhà quản trị doanh nghiệp Nó liên quan đến thay đổi cấu tổ chức theo yêu cầu thị trờng Nhu cầu nhân doanh nghiệp liên quan chặt chẽ đến trình định biên nhân * Để xác định nhu cầu nhân doanh nghiệp cần tìm câu trả lời cho câu hỏi sau : - Các công việc chức danh doanh nghiệp ? - Đối tợng mà công việc cần đáp ứng ? - Công việc thực liên quan đến ai, phận đợc mô tả ma trận thông tin quyền hạn trách nhiệm nh ? - Công việc cần đạt đợc mức độ ? - Tiêu chuẩn thực tốt công việc doanh nghiệp 1.2.2 Đánh giá thực trạng nhân doanh nghiệp * Đánh giá tổng quan thực trạng nhân doanh nghiệp : phân tích mức cung nội doanh nghiệp ngời Đánh giá tổng quan giúp doanh nghiệp xác lập đợc định hớng tổng thể cho công tác bố trí sử dụng nhân Hoạt động này, trớc hết, đợc tiến hành dựa sở trả lời câu hỏi đơn giản sau : - Tại doanh nghiệp có ngời công việc ? - Trong thời gian tới, công việc ớc tính ngời lại chỗ cũ, ngời chuyển sang việc khác, ngời rời khỏi công việc tổ chức ? Cộng tất trờng hợp chuyển dịch dự kiến đợc ngời công việc sau tất chuyển dịch chấm dứt Sau đó, nhà quản trị cần thiết lập hệ thống thông tin nhân ( thống kê số lợng chất lợng nhân sù hiƯn cã ) Tõ ®ã míi cã thĨ tiÕn hành hoạt động kiểm toán nhân ( trả lời cho câu hỏi điều đà diễn víi ngn nh©n sù cđa doanh nghiƯp ) * Đánh giá lực nhân trớc bố trí sử dụng : Trong đánh giá lực nhân tiêu chuẩn thờng đợc sử dụng bao gồm : - Đánh giá t chất cá nhân nh tính liêm khiết, sức chịu đựng căng thẳng, khả đổi - Đánh giá kỹ chuyên môn nh t kinh doanh, trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả tiếp thu kiến thức mới, khả ngoại ngữ - Đánh giá kỹ lÃnh đạo tổ chức nh định hớng mục tiêu, khả quản trị nguồn nhân sự, vững vàng định - Đánh giá kỹ giao tiếp nh khả biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinh thần đồng đội Việc đánh giá đợc cấp tiến hành với tham khảo khách hàng, đồng nghiệp, tự đánh giá cá nhân Cấp trên, thờng cấp trực tiếp phải thâu tóm dự kiến từ phía khách quan đánh giá Cấp có nhiệm vụ làm rõ mặt mạnh, tồn cán nhân viên quản lý nhằm tạo điều kiện giúp đỡ cấp dới phát triển tốt Trong trờng hợp cá nhân tự đánh giá, cá nhân có hội nhìn nhận lại thân Trong đánh giá lực nhân viên nhằm bố trí sử dụng nhân sự, phơng pháp đánh giá thờng đợc áp dụng nh : - Phơng pháp thang điểm : nhằm đánh giá lực nhân viên thông qua bảng điểm mẫu có tiêu chuẩn đánh giá lực cụ thể ( kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất nghề nghiệp) Kết đánh giá cho phép phân loại ngời đợc đánh giá theo mức độ khác tơng ứng với mức điểm đạt đợc - Phơng pháp ghi chép lu trữ yêu cầu nhà quản trị trực tiếp lập nhật ký ghi lại nhận định kèm theo tình tơng đối đặc thù mà qua đó, lực ngời bộc lộ rõ ràng - Phơng pháp quan sát hành vi đợc tiến hành sở quan sát hành vi thực công việc nhân viên từ đánh giá đợc lực thực công việc Khi hành vi nhân viên thực quy trình nghiệp vụ không mắc lỗi có nghĩa nhân viên đạt đợc tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ Việc lựa chọn phơng pháp để đánh giá tuỳ thuộc vào điều kiện hoàn cảnh doanh nghiệp Tuy nhiên, bố trí sử dụng nhân viên cần có kết hợp nhiều phơng pháp nhiều đối tợng đánh giá nhằm đảm bảo tính đồng toàn diện 1.2.3 So sánh nhu cầu khả đáp ứng nhân : Phân tích GAP ( chênh lệch ) thực chất cân đối nhu cầu nhân doanh nghiệp khả đáp ứng nhân Trong dài hạn cho phép doanh nghiệp đa đợc giải pháp tạo cán nguồn Còn ngắn hạn cho phép đa định bổ nhiệm, miễn nhiêm, thay đổi công việc, thuyên chuyển công tác Các khâu Việc phân tích GAP đợc mô tả sơ đồ sau : Biến động Các giả thiết biên chế thăng tiến nhân Kế hoạch phát triển DN Dự báo Đánh giá nhu cầu năm tới nhân So sánh Chính sách nhân Sơ đồ 1.2 : Phân tích GAP Phân tích GAP cho ba kết : - Khi nhu cầu khả cung ứng cân - Mức cầu vợt mức cung báo khả khan - Mức cung vợt cầu báo khả d thừa Sự so sánh phản ánh mặt số lợng, lợng chi phí Từ doanh nghiệp đề chơng trình sách điều chỉnh Cụ thể, mức cầu vợt mức cung phải tuyển dụng bổ sung nhân tìm cách tăng suất lao động Tiếp theo, tình trạng d thừa kéo theo số lựa chọn khó khăn việc lập kế hoạch nhân viên có trách nhiệm d thừa đó, nhng họ lại ngời phải gánh chịu tác động mạnh Việc giảm bớt làm thêm giờ, giảm bớt tuyển dụng, khuyến khích nghỉ hu sớm sa thải đợc áp dụng Cuối doanh nghiệp sử dụng tình trạng d thừa để khắc phục tình trạng thiếu hụt : Sử dụng tình trạng d thừa phận để bù đắp thiếu hụt phận khác 1.2.4 Tiến hành hoạt động bố trí sử dụng nhân Việc tiến hành bố trí sử dụng nhân đợc thực theo ba dạng : Các hoạt động ngắn hạn, trung hạn dài hạn Trong ngắn hạn, hoạt động điều chỉnh bố trí nhân nhằm mục tiêu đảm độ thích ứng nhu cầu doanh nghiệp ngời lao động Thực chất, ngắn hạn, nhu cầu ngời lao động doanh nghiệp không đợc đáp ứng đủ ( thiếu lao động ) doanh nghiệp có số lao động vợt yêu cầu 10