PHẢN ÁNH VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Cơ sở lý luận
Tại sao phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu?
Môi trường kinh doanh hiện nay khốc liệt như vậy đòi hỏi mỗi công ty phải không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, đặc biệt là về mặt giá cả Để tạo ưu thế về mặt giá cả thì một điều cần thiết công ty phải thực hiện đó là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu.
Việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu được quan niệm cũng rất khác nhau trong mỗi thời kì Trông thời kỳ bao cấp nó không được chú trọng hoặc có chăng chỉ là hình thức, chỉ nhằm mục đích duy nhất là hoàn thành các nghĩa vụ với Nhà Nước Do vậy quan niệm về sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chỉ đơn thuần là sử dụng hết số lượng nguyên vật liệu được giao để hoàn thành nghĩa vụ.
Khi chuyển đổi cơ chế, các doanh nghiệp phải tự hoạch toán nên quan niệm cũ đã dần dần lạc hậu và thay vào đó là một trong ba yếu tố của quá trính sản xuất và là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành Chính vì vậy, việc phấn đấu sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một yêu cầu thường xuyên và cấp bách phải được thực hiện trong doanh nghiệp.
Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu bao gồm những nội dung sau:
- Sử dụng đúng công dụng mục đích của nguyên vật liệu, nghĩa là sản phẩm yêu cầu loại nguyên vật liệu có đặc tính nào thì sử dụng đúng loại nguyên vật liệu có đặc tính đó Tuyệt đối không dùng loại nguyên vật liệu tốt hơn yêu cầu, lại càng không được dùng loại dưới yêu cầu Mọi sự vi phạm đều gây sự lãng phí và làm gia tăng chi phí.
- Sử dụng đúng định mức tiêu hao vào phấn đấu hạ định mức tiêu hao. Định mức tiêu hao cho biết lượng nguyên vật liệu tối đa được sử dụng cho sản xuất sản phẩm Định mức này được xây dựng trên cơ sở khoa học, khả thi, do vậy khi sử dụng phải đúng định mức Vượt định mức là lãng phí phản ánh trình độ sản xuất, quản lý lạc hậu yếu kém Do đó, ngoài việc sử dụng đúng định mức tiêu hao còn phải phấn đấu hạ định mức tiêu hao.
- Trong quá trình sản xuất chỉ sản xuất ra chính phẩm, hạn chế và đi đến xóa bỏ việc sản xuất ra sản phẩm hỏng Sản xuất ra sản phẩm hỏng làm cho số lượng chính phẩm đạt được ít hơn trong khi nguyên vật liệu sử dụng vẫn thế Kết quả làm tăng chi phí nguyên vật liệu trên mỗi chính phẩm Do đó hạn chế và đi đến xóa bỏ sản xuất sản phẩm hỏng, sẽ góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
- Trong quá trình xóa bỏ mọi hiện tượng làm hao hụt mất mát hoặc mất phẩm chất nguyên vật liệu Trong hạch toán, nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phẩm chất không dùng được cũng được coi là một tài khoản chi phí Cho nên phải hạn chế và xóa bỏ mọi hiện tượng này cũng góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu Có thể nói rằng, quan niệm mới về việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có tình toàn diện hơn quan niệm cũ.
Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản để tăng số lượng sản xuất, tăng chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc giảm bớt nhu cầu về vốn dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên liệu, tiết kiệm ngoại tệ…
Trong cơ cấu giá thành sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu là yếu tố đặc biệt quan trọng để tăng sức mạnh cạnh tranh của sản phẩm.
Việc sử dụng và tận thu các phế liệu, phế phẩm để sản xuất các sản phẩm cũng góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng thêm doanh số cho doanh nghiệp.
Riêng đối với Công ty TNHH Thành Duy việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu cũng luôn là vấn đề quan trọng Bởi trong xu thế cạnh tranh chung nếu hoạt động tiết kiệm nguyên vật liệu của Công ty được thực hiện tôt sẽ giúp giảm giá thành và tạo ra những sản phẩm có giá cạnh tranh hơn các đối thủ Mặt khác, do đặc tính của nguyên vật liệu dùng trong sản xuất có giá trị lớn do đó khoản vốn đầu tư vào cho nguyên vật liệu chiếm một khoản lớn trong vốn sản xuất của công ty Chính vì vậy để tồn tại và phát triển trong điều kiện đó thì vấn đề sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu cáng trở nên cần thiết hơn đối với Công ty.
Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác tiết kiệm nguyên vật liệu
1 Đặc điểm sản phẩm, quy mô sản xuất và đội ngũ lao động
Nguyên vật liệu ( NVL ) là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản, là một trong các điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, vì vậy NVL sẽ quyết định đến số lượng, chất lượng và tiến độ sản xuất hàng hóa, ngược lại nếu việc sử dụng nguyên vật liệu không hợp lý lại phụ thuộc vào các yếu tố của đơn vị sản xuất: về đặc điểm sản phẩm, quy mô sản xuất, đội ngũ lao động. a Đặc điểm về sản phẩm
Bao bì là một loại sản phẩm đặc biệt, đóng vai trò là yếu tố đầu vào cho các ngành sản xuất khác Cụ thể ở Công ty TNHH Thành Duy thì bao bì xi măng sẽ là sản phẩm đầu vào cho quá trính sản xuất xi măng của các công ty khách hàng Do đó việc sản xuất, kinh doanh mặt hàng này luôn có tác động qua lại với việc sản xuât xi măng và các mặt hàng của các công ty có nhu cầu sử dụng nên các tác động này sẽ vừa gây ra ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến hoạt động của Công ty TNHH Thành Duy, và do đó cũng sẽ ảnh hưởng đến công tác tiết kiệm nguyên vật liệu.
Vì mặt hàng bao bì của Công ty sẽ là một phần sản phẩm của ngành sản xuất khác nên xét tổng quan thì tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cũng sẽ tác động lên các ngành đó dưới vai trò là một nhà cung ứng NVL chứ không chỉ đơn thuần là tác động một chiều từ phía khách hàng, vì thế hoạt động của Công ty vừa mang tính chủ động vừa mang tính bị động Ảnh hưởng tích cực cũng thể hiện ở tính đa năng của bao bì Bao bì là một phần thương hiệu của sản phẩm, là đặc điểm nhận biết, là công cụ liên hệ giữa người tiêu dùng và nhà sản xuất sản phẩm thông qua địa chỉ in trên bao bì, vừa là công cụ bảo quản, vừa đóng góp giá trị thẩm mỹ thu hút khách hàng…vì thế bao bì luôn là một ngành hàng không thể thiếu và có giá trị khai thác lâu dài Sản xuất bao bì và cung ứng NVL cho sản xuất cũng vì thế mà có động lực duy trì hoạt động lâu dài và động lực nâng cao hiệu quả hoạt động, khẳng định chỗ đứng của mình trước các đối thủ cạnh tranh.
Vì đặc điểm sản phẩm bao bì phụ thuộc vào những ngành sản xuất khác nên Công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc chủ động lập kế hoạch sản xuất do đó cũng sẽ ảnh hưởng đến công tác sủ dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý Từ thực tế sản xuất trong những năm qua, Công ty có thể chủ động trong việc mua sắm, dự trữ, và sử dụng NVL cho các khach hàng măng Trường Thạch… tuy nhiên việc dự báo và lập kế hoạch cung ứng NVL cũng gặp nhiều khó khăn do công ty còn phải đáp ứng nhu cầu đa dạng, phát sinh bất ngờ và thường là yêu cầu lấy ngay của các khách hàng lẻ trong khi công tác tìm hiểu và thu hút khách hàng nhằm chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh chưa được chú trọng nên chất lượng của công tác dự báo nhu cầu và lập kế hoạch cung ứng NVL của Công ty chưa cao.
NVL là một trong những yếu tố chính hình thành nên các sản phẩm bao bì và chiếm tới trên 60% khoản mục giá thành các sản phẩm này vì thế đặc điểm NVL trực tiếp ảnh hưởng lớn đến đặc điểm sản phẩm Đó là:
Số lượng lớn, khối lượng riêng nhỏ
Chủng loại ít nhưng đa dạng về kích cỡ
Luôn yêu cầu cao về chất lượng
Chính sách quản trị NVL của công ty là luôn phải đảm bảo đáp ứng đúng số lượng, chủng loại, kích cỡ NVL cho sản xuất với chất lượng cao nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng Tương đương với giá trị NVL kêt tinh trong từng sản phẩm lớn thì nhu cầu NVL của công ty cũng luôn đòi hỏi số lượng nhiều trong khi khối lượng riêng của các loại NVL thường là nhỏ vì thế diện tích chiếm chỗ lớn gây khó khăn cho công tác vận chuyển, sắp xếp, bảo quản NVL, bố trí kho tàng. Tuy nhiên số lượng NVL lớn ngược lại sẽ tăng tầm ành hưởng của công ty lên các nhà cung ứng, tăng các ưu đãi được hưởng, tạo sự chủ động trong mối quan hệ công ty – các nhà cung ứng Chủng loại NVL ít và có thể mua nhiều loại từ một nhà cung ứng là đặc điểm thuận lợi cho công tác bảo quản, mua sắm NVL, yêu cầu về trang thiết bị kho tàng cũng đơn giản hơn. Nhưng bên cạnh thuận lợi về chủng loại thì yêu cầu về đa dạng hóa về kích cỡ NVL phục vụ cho sản xuất rất nhiều kích cỡ bao bì khác nhau vì mỗi kích cỡ NVL sẽ phù hợp nhất để sản xuất một loại kích cỡ bao bì nhất định vì vậy sẽ gây khó khăn cho công tác xây dựng định mức NVL sản xuất sản phẩm cũng như công tác lập kế hoạch cung ứng, tổ chức mua sắm, phân phối cấp phát NVL sử dụng Để duy trì và phát triển tên tuổi, uy tín của mình Công ty luôn yêu cầu sử dụng NVL có chất lượng cao nhưng bên cạnh đó sức ép giảm chi phí cũng rất lớn nên đòi hỏi Công ty phải thường xuyên đánh giá các nhà cung ứng để tìm ra và duy trì mối quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng phù hợp nhất Ngoài ra công ty cũng phải thường xuyên nghiên cứu, tìm kiếm các nhà cung ứng mới, phù hợp để tránh phụ thuộc vào các nhà cung ứng truyền thống cũng như bỏ qua các cơ hội hợp tác có lợi hơn cho mình.
Rõ ràng đặc điểm sản phẩm vừa có ảnh hưởng tích cực, vừa có ảnh hưởng tiêu cực tới công tác quản lý NVL của công ty Vì thế để thực hiện tốt công tác quản trị NVL sẽ luôn xét đến ảnh hưởng của yếu tố này, tìm giải pháp để tăng cường ảnh hưởng tích cực và giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực. b Đặc điểm về quy mô sản xuất
Các biện pháp mở rộng quy mô sản xuất đã được công ty thực hiện là chuyển giao công nghệ từ các nước tiên tiến nhằm hiện đại hóa máy móc thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng và nâng cấp hệ thống kho tàng … tuy vậy trình độ máy móc thiết bị của Công ty vẫn được đánh giá là tương đối lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh khác.
- Đối với trang thiết bị quản trị văn phòng Ở mỗi phòng ban của Công ty đều được tranh bị các loại máy tính hiện đại nằm trong hệ thống mạng thông tin nội bộ của Công ty đảm bảo cho công tác quản lý nói chung và quản trị NVL nói riêng được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, xóa bỏ được thời gian lưu chuyển thông tin một cách thủ công giữa các bộ phận, việc xử lý thông tin hạch toán NVL cũng có hiệu quả tương tự, như vậy các công đọan quản lý NVL đó giảm thiểu được đáng kể về mặt thời gian và đồng thời tăng tính hiệu quả về mặt chi phí và chất lượng quản lý.
Hệ thống sản xuất của Công ty được tổ chức thành 3 phân xưởng với 3 nhiệm vụ sản xuất riêng hoạt động nên đặc điểm công nghệ và trình độ máy móc thiết bị cũng có phần khác nhau Hiện nay phân xưởng in đang được xem là có trinh độ máy móc thiết bị hiện đại nhất, với một dây chuyền vừa được nhập vào năm 2005 Ở các phân xưởng còn lại, do máy móc có phần lạc hậu hơn nên năng suât thấp, tỷ lệ phế liệu và phế phẩm lớn, hiện nay còn có một số thiết bị trong tình trạng hỏng hóc cần sửa chữa lớn dẫn đến ảnh hưởng đến tình hình sản xuất nói chung và cả công tác tiết kiệm NVL nói riêng.
Bảng 3 – CHI TIẾT MÁY MÓC THIẾT BỊ TẠI PHÂN XƯỞNG
TT Danh mục MMTB Đơn vị Số lượng Đề nghị
5 Máy in Plexo Chiếc 1 Sửa chữa
7 Máy xén Đài Loan Chiếc 1
8 Máy bổ loại nhỏ Chiếc 1
9 Máy bổ loại lớn Chiếc 1
11 Máy tráng Paraphin Chiếc 1 Sữa chữa
12 Máy dập ghim Chiếc 1 Sữa chữa
14 Máy chế bản polime Dàn 1
( Nguồn : Phòng kế hoạch) Ở phân xưởng Carton, do máy móc hầu hết vừa mới sử dụng được có
4 năm nên còn chạy tốt, chỉ có máy in plexo, máy tráng paraphin, máy ghim nhập là máy cũ nên sau một thời gian sử dụng cần đưa vào sửa chữa, bảo dưỡng để nâng cao khả năng sử dụng của máy. c Năng lực thực tế đội ngữ lao động
Quy mô bộ máy quản trị là 32 người( kể cả cán bộ quản trị chung và cán bộ quản trị tại các phân xưởng), chiếm 17,2% đội ngũ lao động toàn Công ty, cho thấy một bộ máy quản trị được tổ chức khá gọn nhẹ, cân đối giữa các bộ phận Bộ máy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, các vị trí được phân công, phân nhiệm rõ ràng; mối quan hệ trực tuyến chức năng thể hiện qua sơ đồ và những phân tích tổng quát ở phần một cho thấy sự liên kết chặt chẽ và thống nhất mục tiêu giữa các bộ phận phòng ban Thực tế hoạt động đó cho thấy Công ty TNHH Thành Duy có một đội ngũ cán bộ quản lý có tính nhất trí cao tuy vẫn còn một số bất cập trong quản lý như tình trạng ra quyết định theo cảm tính hay quản lý chưa sâu sát tình hình sản xuất của các phân trong Công ty, công tác dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm chưa đảm bảo tình khoa học… tuy vậy Công ty đã và đang từng bước phát triển với tiềm lực ngày càng mạnh Với công tác tiết kiệm NVL Công ty đã tổ chức thực hiện một cách nhất quán với những chính sách phân công quản lý, sử dụng NVL và quản lý nhân công khoa học đã góp phần nâng cao ý thức về trách nhiệm trong bảo quản, sử dụng NVL của công nhân, giảm thiểu lãng phí do đó hiệu quả kinh doanh ngày càng cao.
- Năng lực công nhân viên
Lực lượng công nhân viên chiếm đại đa số với 107 công nhân lành nghề, chiếm gần tới 60% lực lượng lao động của Công ty Người công nhân có trách nhiệm, trình độ tay nghề, khả năng tổ chức sản xuất của họ sẽ tác động rất lớn đến hiệu quả sử dụng NVL của Công ty Người công nhân có ý thức trách nhiệm cao, làm việc chăm chỉ, luôn đảm bảo theo kịp tiến độ của máy móc, thiết bị, sử dụng NVL đúng quy cách sẽ đảm bảo cho sản phẩm đạt yêu cầu cả về chất lượng, số lượng cũng như giảm được lượng hao phí NVL Thực trạng công tác quản lý lao động của Công ty hiện nay được xem là tương đối hiệu quả với phân công lao động đến từng loại máy móc thiết bị một cách hợp lý, về quyền lợi của công nhân viên được quản lý và đảm bảo thông qua phòng công doàn và công tác chính trị, phòng này có nhiệm vụ quan tâm sâu sát và giải quyêt các ý kiến phản hồi của công nhân một cách thỏa đáng, đảm bảo các chế độ thưởng phạt hợp lý công bằng Do công tác tổ chức sản xuất, chế độ khuyến khích vật chất, tinh thần tương đối hợp lý và trình độ lành nghề cao của công nhân đã phần nào nâng cao được ý thức thực hành tiết kiệm và sử dụng NVL một cách có hiệu quả Những quy định chung về việc bảo quản và sử dụng NVL cũng như các chế độ thưởng phạt trong lĩnh vực này cũng được chú trọng tuy vậy vẫn có những nội dung chưa hoàn chỉnh hoặc chưa hợp lý yêu cầu phải có những giải pháp hợp lý trong tương lai.
2 Thị trường Nguyên vật liệu
Sự biến động và phát triển của thị trường NVL cũng gây ra những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đên công tác tiết kiệm chi phí NVL của Công ty, do mối quan hệ giữa thị trường NVL và thị trướng tiêu thụ sản phẩm luôn có những ảnh hưởng, tác động qua lại lẫn nhau nên có thể ảnh hưởng của nhân tố này đồng thời cũng là ảnh hưởng của nhân tố kia, xét trên cùng một phương diện Công ty cũng đã và đang xây dựng xây dựng các mối quan hệ uy tín với một số khách hàng và nhà cung ứng NVL truyền thống trong và ngoài nước, hơn nữa NVL chính của Công ty chủ yếu là các loại giấp Krap, giấy Duplex, mực in, hạt nhựa chủ yếu được nhập từ các nhà cung ứng ở nước ngoài…vì thế nguồn cung NVL phục vụ cho sản xuất tương đối ổn định tuy vẫn có một số thay đổi về giá cả, số lượng NVL sử dụng, lợi thế này đã giúp giảm chi phí NVL.
II – Phân tích thực trạng công tác sử dụng tiết kiệm NVL của Công ty TNHH Thành Duy
1 Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch NVL a Kế hoach NVL năm của Công ty
Công ty TNHH Thành Duy là một Công ty tư nhân có quy mô vừa, do
Nước như các công ty cổ phần nhà nước hoạt động trong cùng ngành khác, do đó kê hoạch NVL năm của công ty được phòng Kế hoạch vật tư trực tiếp đảm nhận, sau đó trình lên ban giám đốc Công ty chờ phê duyệt Tuy nhiên quy trình lập kế hoạch vẫn mang tính thủ công chưa áp dụng các biện pháp tiên tiến như các phần mềm hoạch định nhu cần NVL, các thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch như thông tin dự báo nhu cầu, tình hình quản lý, sử dụng NVL thực tế chưa có độ chính xác cao nên gây khó khăn, mất nhiều thời gian cho các bộ kế hoạch vật tư Trên thực tế việc lập kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào sự biến động lớn và bất thường qua các năm của tình hình tiêu thụ sản phẩm, trong khi các hoạt động nghiên cứu thị trường thu hút khách hàng tiêu thụ sản phẩm nhằm chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh tọa thuận lợi cho công tác dự báo nhu cầu thị trường của Công ty chưa được chú trọng thực hiện nên kế hoạch cung ứng NVL cho sản xuất( là một trong những căn cứ quan trọng để lập kế hoạch là dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm) thường không sát với thực tế tiêu dùng NVL. b Các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất của Công ty
Công ty TNHH Thành Duy sản xuất với ba loại bao bì chính là:
Bao bì carton sóng 3-5 lớp do phân xưởng carton sóng sản xuất
Bao bì bằng chất dẻo gồm túi đơn và túi phức hợp (90% có in) do phân xưởng bao bì nhựa sản xuất
Bao bì in hộp và các ấn phẩm in do phân xưởng in sản xuất
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM SỬ DỤNG HỢP LÝ VÀ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH THÀNH DUY
Hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng NVL
Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng NVL nói riêng có vai trò hết sức quan trọng: nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua NVL, điều hòa, cân đối lượng NVL cần dùng cho doanh nghiệp, là căn cứ trực tiếp để cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục; là cơ sở để tiến hành hạch toán nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, ngăn ngừa lãng phí; đánh giá trình độ khoa học, tiến bộ kỹ thuật Nói như vậy vì vai trò của định mức tiêu dùng NVL có tác động hai chiều giữa định mức tiêu dùng và những vấn đề như công nghệ, máy móc, trình độ tay nghề công nhân, trình độ quản lý và ngược lại Sự qua lại này ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề chung là sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL cho doanh nghiệp Định mức tiên tiến, trình độ công nghệ cao, tay nghề công nhân đảm bảo, cán bộ quản lý tốt,… thì sử dụng NVL ít nhiều được hợp lý và tiết kiệm Nhưng để đảm bảo hạ thấp định mức tiêu dùng NVL, giảm phế liệu, phế phẩm thì các vấn đề trên là điều kiện cần thiết.
Cơ sở thực tiễn Định mức tiêu dùng NVL của công ty được xây dựng trên cơ sở hoàn thiện các định mức trước đây Định mức của công ty được sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với sự biến đổi cả các nhân tố kinh tế - tổ chức của công ty Hiện nay, Công ty đang phải cạnh tranh gay gắt với các cơ sở kinh doanh khác Do đó, để có thể đứng vững trên thị trường, Công ty phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành Muốn vậy, Công ty phải hạ thấp định mức tiêu dùng NVL sao cho phù hợp với thực tế sản xuất Vì thế, xây dựng định mức tiêu dùng NVL tiên tiến và khoa học là nội dung quan trọng Song định mức tiêu dùng NVL của Công ty hiện nay đang sử dụng còn nhiều vấn đề quan tâm: Định mức chưa sát với thực tế sản xuất; thiếu một sự linh động thể hiện là định mức qua mấy năm không thay đổi Mặt khác, trong định mức của công ty chưa tính nhiều đến phế liệu, phế phẩm, chính điều này làm cho định mức không chính xác và gây ra hiện tượng vượt định mức của một số NVL Việc đánh giá thực hiện định mức NVL thiếu chính xác.
Phương thức tiến hành Để hòan thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng NVL cần phải xem xét cơ cấu định mức, nó gồm có phần tiêu dùng thuần túy cấu tạo nên sản phẩm và phần tổn thất (Phế liệu) Trong phế liệu có phế liệu dùng lại và phế liệu không dùng lại Để hạ thấp định mức ta cần đi vào việc giảm bớt tổn thất, trong tổn thất có phần tổn thất chủ quan và khách quan, nhưng trong cơ cấu định mức không tính phần tổn thất chủ quan Do đó yêu cầu định mức cần chặt chẽ hơn, phải được xây dựng hoàn chỉnh hơn, giảm bớt được tổn thất Để đảm bảo được việc hạ thấp định mức, việc đầu tiên của công ty cần phải xem xét lại các thực nghiệm, hoạt động sản xuất thử với công nghệ hiện đại, định mức sản xuất của các công ty tiên tiến trong ngành cùng hoạt động sản xuất.
- Thực hiện tìm hiểu những yêu cầu chất lượng, chủng loại những sản phẩm của khách hàng là những công ty sản xuất xi măng.
- Rà soát lại toàn bộ hệ thống định mức tiêu dùng NVL hiện có của công ty, phát hiện những mức cần sửa đổi và nhanh chóng sửa đổi cho phù hợp với xu thế phát triển chung.
- Kế hoạch giảm định mức của Công ty được dự định trong những năm tới, kế hoạch này phải được xây dựng trên cơ sở thực tế theo yêu cầu đặt ra.
Về nhu cầu sử dụng sản phẩm của các công ty khách hàng, về trình độ công nghệ, cải tiến máy móc thiết bị, về khả năng tài chính…Phòng kỹ thuật dựa trên kế hoạch đó tiến hành hoàn thiện lại cơ cấu định mức, giảm định mức phải từ từ không gây ra sự đột biến lớn Một vấn dề khó khăn đặt ra hiện nay là nếu giảm lượng tiêu dùng NVL thì chất lượng có đảm bảo hay không? Do đó đòi hỏi Công ty cần đặc biệt nghiên cứu, thường xuyên sửa đổi định mức theo yêu cầu mới của sản xuất từng sản phẩm.
Tiến hành hạ thấp định mức thực hiện bằng cách giảm tỷ lệ hao hụt cho mỗi sản phẩm xuống mức tối thiểu Tỷ lệ hao hụt được xác định theo công thức sau:
Tỷ lệ hao hụt = 1 - Khối lượng thành phẩm
Khối lượng nguyên vật liệu
Theo như công thức trên thì tỷ lệ hao hụt luôn lớn hơn 1 bởi vì khối lượng sản phẩm luôn nhỏ hơn khối lượng NVL đưa vào sản xuất Trong quá trình sản xuất luôn tồn tại phế phẩm, phế liệu do cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan Công ty chỉ có thể giảm tỷ lệ hao hụt ở mức thấp nhất có thể.
Xây dựng giảm tỷ lệ hao hụt NVL xuống như:
- Giảm tỷ lệ hao hụt chung từ 5% xuống 4%.
- Giảm tỷ lệ hao hụt giấy Duplex từ 4% xuống 3%.
Khi giảm như vậy định mức tiêu dùng NVL của Công ty cũng giảm và Công ty sẽ tiết kiệm được một khoản lớn NVL.
Công ty đầu tư trang thiết bị máy móc có trình độ hiện đại để giảm tối đa những hoa hụt NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm Đây là điều kiện quan trọng tạo điều kiện cho Công ty xây dựng hệ thống định mức tiên tiến nhằm thực hiện sủ dụng một cách hiệu quả, sử dụng hợp lý và tiết kiệmNVL.
Trong 2 năm gần đây, định mức tiêu dùng NVL đã không có sự thây đổi Mặt khác, NVL sư dụng thường xuyên dưới định mức cho phép Ta biết định mức tiêu dùng NVL là chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo những yêu cầu mới của sản xuất của Công ty Chính vì vậy, để nâng cao tính hiệu quả của định mức trong sản xuất cụ thể góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, Công ty cần có sự thay đổi định mức cụ thể là hạ thấp định mức tiêu dùng đảm bảo chất lượng và sản lượng sản phẩm sản xuất Khi sửa đổi định mức Công ty cần cân nhắc lượng tiêu dùng hàng năm, định lượng tiêu chuẩn cần thiết NVL dùng sản xuất sản phẩm.
Việc hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL cho các sản phẩm của Công ty do cán bộ kỹ thuật thực hiện thông qua nghiên cứu lại định mức của Công ty, tham khảo định mức của Công ty tiên tiến khác như Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì Hà Nội… cùng sản xuất sản phẩm chủng loại tương đối giống nhau Cán bộ kỹ thuật lập ra kế hoạch tiến hành phương pháp sửa đổi định mức, sử dụng máy tính trong việc tính toán, áp dụng các phần mềm phân tích có thể sử dụng trong phạm vi nội bộ của Công ty Công ty cần phân tích tình hình máy móc thiết bị, xem xét các quá trình công nghệ chế tạo sản phẩm, chất lượng máy móc thiết bị cho phù hợp hay khi tiến hành sửa dổi định mức, phòng tổ chức lao động có thể khuyến khích tiền lương cho công nhân trực tiếp nhận mức và hoàn thành mức.
Chi phí cho việc thực hiện biện pháp này: chi cho cán bộ kỹ thuật 8 triệu đồng, chi cho việc đầu tư phần mềm phân tích là 10 triệu đồng, phần mềm này được sử dụng phân tích NVL sản xuất các sản phẩm khác nhau. Tổng chi phí là 18 triệu đồng để hoàn thiện định mức tiêu thụ NVL. Điều kiện thực hiện biện pháp này
Việc giảm định mức tiêu dùng NVL được thực hiện đồng thời với pháp để giảm định mức tiêu dùng NVL trong khâu sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa thiết bị, coi trọng việc tổ chức hoạch toánNVL Ngoài ra cần phải coi trọng công tác tổ chức sản xuất, cần bố trí máy móc thiết bị dây chuyền công nghệ và các bộ phận sản xuất hợp lý nhằm tránh hao hụt NVL từ nơi này sang nơi khác, thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện định mức tiêu dùng NVL hàng tháng.
Nâng cao trình độ quản lý và tay nghề cho cán bộ quản lý vật tư, công nhân sản xuất
C Mác chỉ ra rằng lao động là yếu tố đồng nhất, cách mạng nhất trong các yếu tố sản xuất của các doanh nghiệp Lao động đónh vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của sức lao động lên đối tượng lao động bằng công cụ lao động cần thiết tạo ra của cải, vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động của quá trình sản xuất là con người, thông qua con người tác động vào các yếu tố khác nhau Nhận thấy vai trò của lao động trong sản xuất, doanh nghiệp cần phải có các biện pháp nâng cao trình độ người lao động trong sản xuất, từ đó mà việc kết hợp các yếu tố cơ bản của sản xuất thực hiện chặt chẽ, hợp lý. Đào tạo, bồi dưỡng người lao động là biện pháp nâng cao chất lượng công việc mà họ đang làm, là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận, cũng như kiến thức thực tế tạo ra đội ngũ công nhân có khả năng hoàn thành công việc một cách có hiệu quả.
Việc đầo tạo cán bộ công nhân phải dựa trên cơ sở xác định, mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, trình độ năng lực của đội ngũ công nhân viên hiện có để xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết, cụ thể, sát sao với yêu cầu sản xuất trong tình hình mới.
Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ quản lý cao, ít nên đôi khi thiếu kinh nghiệm trong xử lý tình huống Tinh thần trách nhiệm của họ chưa cao, còn bao che cho công nhân dưới quyền.
Công nhân có trình độ bậc thợ chủ yếu dưới mức 4, trình độ bậc cao 6-
7 không nhiều nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và việc sử dụng tiết kiệm NVL, ý thức trách nhiệm của họ chưa cao, họ chưa gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm trong việc sử dụng tiết kiệm NVL Khả năng vận dụng kiến thức trong sản xuất còn yếu kém, người có kinh nghiệm phổ biến cho người thiếu kinh nghiệm Công nhân không hòa mình vào tập thể, thường chỉ coi trọng đến quyền lợi của mình, không quan tâm đến quyền lợi của tập thể.
Trước hết Công ty phải làm cho mỗi cán bộ quản lý và công nhân sản xuất nhận thức được vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL là một vấn đề rất quan trọng đối với Công ty hiện nay, và vấn đề đó có liên quan trực tiếp đến lợi ích của mỗi cán bộ công nhân viên Để làm được điều này có hiệu quả, có thể trong các cuộc họp toàn Công ty, người có tiếng nói quyết định trong Công ty ( giám đốc ) đưa vấn đề này ra giải thích sao cho mọi người đêu hiểu và nhận thức được. Để nâng cao trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý NVL, Công ty cần thực hiện theo phương hướng sau:
- Cử một số cán bộ đi nâng cao trình độ về quản lý kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ về quản lý vật tư Công ty có thể tổ chức các khóa đào tạo ngay tại Công ty bằng cách mời các chuyên gia về, hoặc có thể cử học tại các khóa đáo tạo tại các trường trong nước Khóa đào tạo thường ngắn hạn để đáp ứng sự cập nhật kiến thức nhanh chóng, phù hợp sự bố trí thời gian không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của Công ty và cả các khóa đào tạo dài hạn.
- Cán bộ quản lý NVL cần phải nắm chắc hệ thông nội quy, quy chế về quản lý vật tư của Công ty bao gồm: Nội quy về bảo quản, nội quy về nhập xuất NVL, nội quy về kiểm tra định kỳ, nội quy về hỏa hoạn và các quy chế như: Quy chế về xử lý NVL thừa, thiếu, mất mát hư hỏng, quy chế về khen thưởng, kỷ luật Ngoài ra, cán bộ quản lý NVL cũng cần nắm được hệ thống định mức tiêu dùng NVL của Công ty.
- Với cán bộ quản lý kho, phải biết rã đặc tính của từng loại NVL, thời hạn bảo quản và chế độ bảo quản.
- Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, việc nâng cao tay nghề có vai trò quan trọng trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL tại Công ty Vì vậy để nâng cao tay nghề của công nhân tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, Công ty cần phải chú ý và thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Hằng năm cần đào tạo nâng bậc cho công nhân, đặc biệt cần chú trọng đến số công nhân đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong dây chuyền công nghệ tạo sản phẩm Tổ chức cán cuộc thi tay nghề để công nhân lên bậc Công nhân có thành tích khá, giỏi cử đi cho học ở các trường trung cấp dạy nghề.
+ Công ty cần mở các lớp bồi dưỡng cho đội ngũ công nhân những kiến thức về sử dụng MMTB, sử dụng vật tư, an toàn lao động.
Bên cạnh việc nâng cao tay nghề cho công nhân sản xuất, Công ty cần chú ý đến việc giáo dục về ý thức trách nhiệm cho công nhân trong việc sử dụng NVL, tránh không để xảy ra tình trạng vật tư bị rơi vãi hay sử dụng một cách lãng phí NVL.
Tổ chức các buổi sinh hoạt trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ công nhân viên với nhau, tạo điều kiện để họ gắn bó nhau hơn.
Nâng cao ý thức kỷ luật, buộc họ phải tuân thủ thực hiện các biện pháp đề ra nhằm giảm lượng NVL lãng phí. Điều kiện thực hiện biện pháp:
Công ty cần lập kế hoạch cụ thể trên cơ sở đánh giá phân loại lao động, đồng thời chuẩn bị nguồn lực, phục vụ công tác đào tạo.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát động các phong trào thi tay nghề, có biện pháp động viên bằng vật chất. Đòi hỏi sự tham gia và nỗ lực của mọi người trong Công ty từ ban lãnh đạo cho đến đội ngũ công nhân viên.
3 Tăng cường quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL, giảm phế liệu, phế phẩm
Quản lý và hạch toán tiêu dùng NVL ngày càng được quan tâm do vai trò của NVL trong cấu thành thực thể sản phẩm Mặt khác, do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán NVL cũng được tăng lên một cách vững chắc.
Mục tiêu cuối cùng của công tác quản lý và hạch toán NVL là tạo ra lợi nhuận thông qua sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL , có quản lý tốt NVL thì mới phát huy được việc sử dụng tốt Quản lý NVL thông qua việc tiếp nhận , quản lý kho, cấp phát NVL và hạch toán Quản lý trong khâu tiếp nhận là quản lý về số lượng, chất lượng và chủng loại NVL, phát hiện kịp thời hao hụt, giảm hiện tượng nhầm lẫn, tham ô, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra; quản lý kho là việc thực hiện bảo quản toàn vẹn về số lượng, chất lượng, ngăn chặn mất mát, nắm vững tình hình biến động NVL trong kho,đảm bảo cho việc xuất, nhập, kiểm kê dễ dàng Cấp phát NVL chính xác,kịp thời sẽ tạo điều kiện thuận lợi tận dụng triệt để và hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân, thúc đẩy việc sử dụng tốtNVL Thanh toán NVL là xem xét đối chiếu giữa việc NVL nhận về và số lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng NVL, thực chất nó là hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng.
Công ty nhập NVL từ nhiều nguồn khác nhau do đó công tác hạch toán NVL gặp khó khăn kiểm soát chất lượng, số lượng, chủng loại một cách chính xác Trong khi đó Công ty tiến hành hách toán vào cuối tháng, việc kiểm kê không tiến hành thường xuyên.
Trong quản lý kho, thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ những hao hụt, mất mát trong thời gian dự trữ, bảo quản tại kho Với nhiệm vụ đó, thủ kho lại không được trao phạm vi, quyền hạn nhất định, việc quy định giữa công tác xuất kho còn quá đơn giản Hơn nữa, riêng đối với thủ kho chưa có quy định gắn chặt trách nhiệm và quyền lợi, đó là khi có dôi dư NVL thủ kho không được hưởng phần thưởng, trong khi đó thiếu hụt thì phải bồi thường. Công nhân trong Công ty có trình độ chuyên môn chưa cao, ý thức trách nhiệm chưa cao, chưa có tinh thần xây dựng công ty, sử dụng NVL chưa hiệu quả biểu hiện thông qua tỷ lệ phế phẩm vẫn còn trong tổng giá trị NVL.
