TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG oOo TIỂU LUẬN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài TÌM HIỂU VỀ CÁCH THỨC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ MỤC LỤC NỘI DUNG 1 1 Cơ sở lý luận 1 1[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG oOo TIỂU LUẬN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài TÌM HIỂU VỀ CÁCH THỨC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ MỤC LỤC NỘI DUNG 1 Cơ sở lý luận .1 1.1 Khái niệm hồ sơ điện tử 1.2 Khái niệm lập hồ sơ điện tử 1.3 Đặc điểm hồ sơ điện tử 1.4 Vai trò lập hồ sơ điện tử 1.5 Yêu cầu lập hồ sơ điện tử 2 Công cụ lập hồ sơ điện tử 3 Phương pháp lập hồ sơ điện tử .8 3.1 Điều kiện để tạo lập hồ sơ điện tử .8 3.2 Mã định danh hồ sơ điện tử 3.3 Phương pháp lập hồ sơ điện tử theo danh mục hồ sơ điện tử 10 Quy trình lập hồ sơ điện tử 11 So sánh quy trình lập hồ sơ giấy lập hồ sơ điện tử 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO NỘI DUNG Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân (theo Khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ) 1.2 Khái niệm lập hồ sơ điện tử Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử (theo Khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ) 1.3 Đặc điểm hồ sơ điện tử - Hồ sơ điện tử khai thác sử dụng trình hoạt động quan, tổ chức cần phải sử dụng phương tiện điện tử sử dụng - Hồ sơ điện tử phụ thuộc vào phần cứng phần mềm - Hồ sơ điện tử gồm tài liệu điện tử tạo lập phần mềm soạn thảo tài liệu số hóa từ vật mang tin 1.4 Vai trò lập hồ sơ điện tử Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức Trong quan, đơn vị việc lập hồ sơ công việc quan tâm, trọng tất văn sản sinh q trình giải cơng việc xếp phân loại theo vấn đề, việc phản ánh đầy đủ chức nhiệm vụ quan, đơn vị đồng thời giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời hiệu Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ Mỗi hồ sơ lập tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo quan, đơn vị, tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát, giữ gìn bí mật quan, ngành, nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ công việc quan làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị hồ sơ Trên sở đó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn hồ sơ có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chun mơn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , nâng cao hiệu suất chất lượng công tác lưu trữ 1.5 Yêu cầu lập hồ sơ điện tử Dựa theo Khoản Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính Phủ Cơng tác Văn thư Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử là: - Thứ nhất, Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ + Việc quản lý hồ sơ phải vào văn quy định nhà nước - Thứ hai, Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc + Đảm bảo mối liên hệ khách quan văn hồ sơ + Căn vào danh mục hồ sơ quan + Văn hồ sơ phải có độ tin cậy, phản ánh việc + Hồ sơ biên mục đầy đủ xác, trình tự Cơng cụ lập hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử lập Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Là Hệ thống quản lý văn điều hành có chức quản lý hồ sơ điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức (gọi chung Hệ thống) Ví dụ: - Hệ thống quản lý văn điều hành (VNPT iOffice) phần mềm Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam sản xuất cung cấp Đây hệ thống quản lý văn điều hành công việc điện tử giúp quan nhà nước, doanh nghiệp thực hóa mục tiêu xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ Hệ thống có chức quản lý tài liệu điện tử quan bao gồm quản lý công văn, văn bản, tin tức, công việc, VNPT iOffice công cụ để lập danh mục hồ sơ, hồ sơ điện tử thơng qua tính Hồ sơ công việc, Hồ sơ lưu trữ Giao diện đăng nhập VNPT iOffice Giao diện VNPT iOffice Mục “Hồ sơ công việc” để lập hồ sơ Thao tác để tạo hồ sơ Các vùng cần nhập để tạo hồ sơ Lưu hồ sơ để hoàn tất việc lập hồ sơ Video hướng dẫn chi tiết việc lập hồ sơ công việc: https://youtu.be/ OgZjaD5Xwpg Các ảnh cắt từ video - Một số hệ thống khác: Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Bắc Ninh Hệ thống quản lý văn hồ sơ cơng việc tỉnh Quảng Bình Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp UBND Thành phố Bắc Giang Phương pháp lập hồ sơ điện tử Phương pháp: hệ thống cách sử dụng để tiến hành hoạt động (theo từ điển tiếng việt, ngôn ngữ Việt Nam- nhà xuất hồng đức) Về chất hồ sơ điện tử tương tự hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử liên kết với biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin nên phương pháp lập hồ sơ điện tử có điểm khác quy định phương pháp lập hồ sơ điện tử chưa đề cập nhiều, tham khảo văn quan nhà nước ví dụ hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 Cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành… 3.1 Điều kiện để tạo lập hồ sơ điện tử - Có hệ thống phần mềm chuyên dụng liên kết lưu trữ tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức (quá trình theo dõi, giải cơng việc…) vd lập hồ sơ điện tử phần mềm eOffice, VNPTIOFFICE, phần mềm quản lý văn điều hành quan - Xây dựng khung phân loại hồ sơ Khung phân loại hồ sơ hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức cách phân loại hồ sơ, tài liệu Thông tư số 09/2011/TT-BNV bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành (nếu có) để xây dựng Khung phân loại hồ sơ - Các tài liệu điện tử hồ sơ phải có mã chung gọi mã hồ sơ - Mã định danh quan tổ chức: quan tổ chức có 01 mã gắn với tên quan, tổ chức, không trùng lặp với quan khác, kí hiệu chữ số theo quy định thống - Cần lưu ý lập hồ sơ điện tử - Từng quan, đơn vị hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động thực tế quan để lựa chọn, xác định hồ sơ lập điện tử để đảm bảo tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hàng năm quan, đơn vị tạo lập dạng điện tử theo quy định pháp luật giao dịch điện tử lưu trữ điện tử (trừ trường hợp pháp luật quy định riêng chưa có trang thiết bị phù hợp để scan khổ giấy lớn A4…) - Hồ sơ điện tử lập phần mềm quản lý văn phải đầy đủ văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan văn tài liệu hồ sơ điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý (là gốc văn điện tử từ văn giấy sang văn điện tử thực theo quy định thể thức kĩ thuật trình bày nghị định 30/2020/NĐ-CP) với hồ sơ vừa có văn điện tử vừa có văn giấy, lập hồ sơ điện tử cần thực từ văn giấy sang văn điện tử sử dụng chức “thêm văn ngoài” phần mềm quản lý văn điều hành để đưa vào hồ sơ điện tử - Đối với hồ sơ vừa có văn mật vừa có văn thường, người giao giải cơng việc thực lập hồ sơ giấy, không lập hồ sơ điện tử Phần mềm quản lý văn điều hành - Việc lập hồ sơ điện tử lập trình phần mềm quản lý văn điều hành công việc 3.2 Mã định danh hồ sơ điện tử Mã định danh Chương I, Điều Giải thích từ ngữ Quyết định Mã định danh điện tử quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ liệu vào Bộ, ngành, địa phương có định nghĩa sau: Mã định danh điện tử quan, tổ chức chuỗi ký tự để phân biệt, xác định quan, tổ chức kết nối, chia sẻ liệu với hệ thống thông tin, sở liệu bộ, ngành, địa phương Ví dụ mã định danh: * Đánh mã định danh cho Bộ Tài số đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính: - G12 mã cấp Bộ Tài 000.00.00.G12 định danh Bộ Tài (Đơn vị cấp 1); - Giả sử Tổng cục Thuế có mã cấp 18 000.00.18.G12 mã định danh Tổng cục Thuế (Đơn vị cấp 2); - Theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg: 01 mã thành phố Hà Nội 01 mã cấp Cục thuế thành phố Hà Nội 000.01.18.G12 mã định danh Cục thuế thành phố Hà Nội (Đơn vị cấp 3); 10 - Theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg: 003 mã quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 003 mã cấp quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 003.01.18.G12 mã định danh Chi Cục thuế quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội (Đơn vị cấp 4) * 000.06.16.G09.2010.01.TH, Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ Trong đó: 000.06.16.G09 mã định danh Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; 2010 năm hình thành hồ sơ; 01.TH số ký hiệu hồ sơ 3.3 Phương pháp lập hồ sơ điện tử theo danh mục hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử hình thành từ tập hợp tài liệu điện tử biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin Để lập hồ sơ điện tử, bắt buộc phải xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành công việc lập hồ sơ công việc theo yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tiêu chuẩn công nghệ thông tin Việc lập hồ sơ điện tử bao gồm hai nội dung chính: Lập danh mục hồ sơ bước lập hồ sơ theo danh mục Danh mục hồ sơ điện tử: Trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, danh mục hồ sơ công cụ để thực lập hồ sơ từ hồ sơ mở, xác định, trì thuộc tính thơng tin văn tài liệu hồ sơ bảo đảm độ tin cậy, tính xác thực, tính pháp lý tồn vẹn, khơng bị sửa đổi, sai lệch kết thúc hồ sơ chuyển giao, bảo quản, sử dụng lưu trữ Để xây dựng danh mục hồ sơ điện tử, bên cạnh xác định khung đề mục, tiêu đề hồ sơ; tên đơn vị, người lập hồ sơ; thời hạn bảo quản danh mục hồ sơ truyền thống, bắt buộc phải có khung phân loại thông tin hồ sơ điện tử quan, tổ chức 11 mã hồ sơ khơng gắn mã hồ sơ khơng thể liên kết văn hồ sơ, phân biệt tra tìm hồ sơ Quy trình lập hồ sơ điện tử Cách lập hồ sơ điện tử Chương IV, Điều 29 Nghị định số 30/2020/ NĐ-CP Về cơng tác Văn thư có quy định sau: Các bước lập hồ sơ điện tử theo danh mục hồ sơ điện tử: Bước 1: Mở hồ sơ: Sử dụng tính lập hồ sơ phần mềm để xác định tiêu đề hồ sơ, mã hồ sơ, cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn vào hồ sơ: Các văn bản, tài liệu hình thành trình giải cơng việc có chung mã hồ sơ xác định phải tích hợp vào hồ sơ, bảo đảm đầy đủ thành phần tài liệu hồ sơ Bước 3: Kết thúc hồ sơ: Khi công việc hoàn thành, cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ, xem xét, chỉnh sửa, cập nhật thông tin tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu – kết thúc, số lượng văn hồ sơ, thời hạn bảo quản, đặc điểm hồ sơ, … sau kết thúc hồ sơ So sánh quy trình lập hồ sơ giấy lập hồ sơ điện tử Về chất lập hồ sơ điện tử lập hồ sơ giấy tương tự nhau, nguyên lý yêu cầu lập hồ sơ điện tử lập hồ sơ giấy không đổi Tuy nhiên, hồ sơ điện tử hình thành từ tập hợp tài liệu điện tử biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin nên phương pháp lập hồ sơ có số điểm khác biệt sau: - Lập hồ sơ giấy việc làm việc trực tiếp với văn bản, hồ sơ Lập hồ sơ điện tử phải thông qua công cụ phần mềm quản lý văn thiết bị điện tử… 12 - Mã hồ sơ điện tử phải có thêm thơng tin năm hình thành hồ sơ (hay năm kết thúc cơng việc đó), số ký hiệu hồ sơ - Lập hồ sơ điện tử không áp dụng văn mật 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO - PGS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác Văn thư, nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011, Hà Nội - Thư viện pháp luật, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác Văn thư (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh30-2020-ND-CP-cong-tac-van-thu-436532.aspx) Truy cập tháng 12 năm 2021 - Thư viện pháp luật, Hướng dẫn 822/HD-VTTLTNN (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Huong-dan822-HD-VTLTNN-quan-ly-van-ban-di-van-ban-den-lap-ho-so-trongmoi-truong-mang-289649.aspx) Truy cập tháng 12 năm 2021 - Thư viện pháp luật, Quyết định số: 20/2020/QĐ-TTg Về Mã định danh quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ liệu với Bộ, ngành, địa phương (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Congnghe-thong-tin/Quyet-dinh-20-2020-QD-TTg-ma-dinh-danh-dien-tuco-quan-to-chuc-phuc-vu-ket-noi-chia-se-du-lieu-447895.aspx?v=d) Truy cập tháng 12 năm 2021 - Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, Đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện tử phần mềm quản lý điều hành (https://noivu.danang.gov.vn/chi-tiettin-tuc? dinhdanh=130703&cat=20834&fbclid=IwAR21jybQNPwhn7pQMAi QVCNTWUx3trN6OyTglsKaWjQj2LRGSZaFKACc4_Q) Truy cập tháng 12 năm 2021 - Võ Thị Thanh Châu, Luận văn Thạc sĩ Khoa học, “Xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Sở, Ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” Chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2017, Hà Nội (Xây dựng quy trình phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi) Truy cập tháng 12 năm 2021 - Học viện Hành Quốc gia (2018), (Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên), trang 187-189 Truy cập tháng 12 năm 2021