Đang tải... (xem toàn văn)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CÁC KHÁI NIỆM 1 “Văn bản” là[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CÁC KHÁI NIỆM: “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định ( Điều Khoản Nghị định 30/2020/NĐ-CP) “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định( Điều Khoản Nghị định 30/2020/NĐ-CP) “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến ( Điều Khoản Nghị định 30/2020/NĐ-CP) Chữ ký số dạng chữ ký điện tử số tạo liệu điện tử phương pháp sử dụng thuật tốn mã hóa dựa cặp khóa cơng khai khóa bí mật người ký nhằm mục đích xác nhận danh tính tổ chức/cá nhân ký liệu đảm bảo tồn vẹn liệu điện tử Chứng thư số dạng chứng thư điện tử tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thơng tin định danh cho khóa cơng khai quan, tổ chức, cá nhân, từ xác nhận quan, tổ chức, cá nhân người ký chữ ký số việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.( Nghị định 130/2018/NĐ-CP) 1) Nguyên tắc quản lý văn đến - Đúng đủ theo quy định pháp luật - Tất văn đến quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống Trong phụ lục IV (kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) đưa nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu 2) Yêu cầu quản lý văn đến điện tử - Mỗi văn điện tử đến xác định số văn số hệ thống quản lý văn điện tử quan, tổ chức - Xác nhận văn điện tử đến địa - Xác định thẩm quyền, chức xử lý văn điện tử đến quan, tổ chức tiếp nhận văn - Văn điện tử đến cần giải kịp thời, thời hạn quy định - Nhanh chóng kịp thời an tồn 3) Quy trình + phương pháp quản lý văn đến điện tử Trình tự quản lý văn đến: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến ( Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) Phương pháp quản lý văn đến: Với việc tiếp nhận văn đến: a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống + Kiểm tra chữ ký số Cách xác thực chữ ký số phần mềm VSIGN-PDF: Bước 1: Mở tệp PDF cần xác thực chữ ký phần mềm vSign PDF Thực phần ký số Bước 2: Xác thực chữ ký tài liệu - Di chuyển đến trang có chữ ký - Tìm đến vị trí chữ ký click chuột vào hình ảnh chữ ký - Quá trình xác thực thực tự động, kết xác thực thành công hiển thị sau: Bước 3: Xác thực tất chữ ký tài liệu - Click chọn nút “Xác thực” cơng cụ phần mềm - Q trình xác thực bắt đầu, khung hiển thị danh sách chữ ký bên trái giao diện chương trình, với thông tin chi tiết tất chữ ký + Kiểm tra chứng thư số b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống ( Khoản 2, Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử ( Khoản 1,2; Điêù 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý ( Điểm b, Khoản 3, Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) Trình chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải ( Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải ( Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ) 4) Minh chứng - Văn đến cập nhập vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến - Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý 5) Hệ thống mạng phần mềm quản lý văn Trong hoạt động quan tổ chức, doanh nghiệp hầu hết máy vi tính nối mạng từ mạng LAN,WAN MAN đến internet Các phần mềm hỗ trợ phần lớn công việc văn phịng thực thơng qua máy vi tính nối mạng - Mạng LAN viết tắt (Local Area Network) hay gọi mạng cục dùng khu vực giới hạn định, tốc độ truyền tải cao Các thiết bị sử dụng mạng LAN chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình chia sẻ tập tin, máy in, số thiết bị khác - Mạng MAN (Metropolitan Area Network) hay gọi mạng đô thị liên kết từ nhiều mạng LAN qua dây cáp, phương tiện truyền dẫn khác, Khả kết nối phạm vi lớn thị trấn, thành phố, tỉnh Mơ hình mạng MAN thường dùng chủ yếu cho đối tượng tổ chức, doanh nghiệp nhiều chi nhánh, nhiều phận kết nối với - Mạng WAN ((Wide Area Network) hay gọi mạng diện rộng kết hợp mạng đô thị bao gồm mạng MAN mạng LAN thông qua thiết bị vệ tinh, cáp quang, cáp dây điện Tiêu chí Tên Mạng LAN Mạng MAN Local Area Metropolitan Area Wide Area đầy đủ Network Phạm vi chia sẻ kết nối Tốc độ truyền liệu Băng thông Mạng WAN Network Network Pham vi chia sẻ Phạm vi chia sẻ lên tới 50 km không bị giới hạn Phạm vi nhỏ phịng, văn phịng, khn viên 10 đến 100 Mbps Lớn Chi phí Thấp lớn mạng LAN nhỏ mạng WAN 256Kbps đến 2Mbps Trung bình Thấp Cao Rất cao Phần mềm quản lý văn VOFFICE VOFFICE hệ quản lý văn điều hành tác nghiệp điện tử dành cho khách hàng quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng đa tảng (Website, Smartphone, Tablet, Ipad,…) với mục tiêu tin học hóa q trình xử lý văn giao việc hướng đến văn phòng điện tử khơng giấy tờ Tính giải pháp phần mềm tập trung vào công tác quản lý văn đến, văn đi, văn trình ký, cơng việc, lịch họp, kết luận, ban giám đốc, thư viện, danh bạ Khi phần mềm áp dụng triển khai hiệu mang lại lợi ích chung định như: Thông tin truyền tải tới toàn viên chức, người lao động cách đồng nhất, thuận tiện nhanh chóng; Đồng thời, tiết kiệm chi phí cho văn phịng, nâng cao hiệu quản lý lãnh đạo; tăng suất lao động cán nhân viên, cải thiện chất lượng công việc; tăng hiệu cơng tác hành văn thư Đặc biệt lợi ích từ phần mềm giúp lãnh đạo nâng cao hiệu quản lý công việc, quản lý đơn vị, phòng ban; giao việc xuống cấp nhanh chóng, thuận tiện; hỗ trợ đánh giá lực xử lý công việc nhân viên Ký duyệt văn nhanh chóng khơng ngồi bàn làm việc với phiên mobile tablet Quản lý lịch làm việc, lịch họp nhanh chóng, thuận tiện, tránh sót, quên lịch Đối với nhân viên, giảm lưu trữ giấy tờ, văn bản; theo dõi, tìm kiếm, trình ký, xử lý văn bản, công việc dễ dàng; quản lý lịch làm việc, lịch họp nhanh chóng, thuận tiện; theo dõi, đánh giá công việc cá nhân; cập nhật thơng tin kịp thời xác Một số quan sử dụng VOFFICE: Văn phịng phủ Việt Nam, Bộ Y tế, Bộ Cơng thương, Tập đồn viễn thơng qn đội Viettel, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh,… Ví dụ minh họa Sáng ngày 20/7/2020, Học viện Trung tâm Hà Nội, Học viện Hành Quốc gia tổ chức khai mạc tập huấn, triển khai phần mềm quản lý văn điện tử V-Office TS Đặng Xuân Hoan – Bí thư Đảng ủy, Giám đốc Học viện dự phát biểu khai mạc buổi tập huấn Từ ngày 01/10/2018, Bộ Nội vụ triển khai thực hệ thống quản lý, sử dụng văn điện tử, bước đầu đạt kết định công tác xử lý văn bản, bảo đảm kịp thời, linh hoạt tạo chủ động cho lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị thuộc trực thuộc Bộ Nội vụ việc tiếp nhận, xử lý văn đến,