TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài KHẢO SÁT CÁC YẾU TỐ THÔNG TIN TRONG LẬP DANH MỤC HỒ SƠ MỤC LỤC Co[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Đề tài: KHẢO SÁT CÁC YẾU TỐ THÔNG TIN TRONG LẬP DANH MỤC HỒ SƠ MỤC LỤC Contents SỐ VÀ KÝ HIỆU HỒ SƠ .2 TÊN ĐỀ MỤC VÀ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ 2.1 Tên đề mục: .3 2.1.1 Tên đề mục lớn: 2.1.2 Tên đề mục nhỏ: 2.2 Tiêu đề hồ sơ: THỜI HẠN BẢO QUẢN Bảo quản vĩnh viễn: Bảo quản có thời hạn: 10 ĐƠN VỊ NGƯỜI LẬP HỒ SƠ 12 GHI CHÚ .13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 1 SỐ VÀ KÝ HIỆU HỒ SƠ - Khái niệm: Số hồ sơ thông tin đánh số hồ sơ toàn Danh mục Kí hiệu hồ sơ chữ viết tắt tên đơn vị tên đề mục lớn - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả Rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ VD: 01.TH (Tổng hợp) 01.HC (Hành chính) 01.TCCB (Tổ chức cán bộ) Trong đó, Tổng hợp, Hành Tổ chức cán tên đề mục lớn - Cuối đề mục lớn cần dự phòng số hồ sơ, có việc phát sinh bổ sung vào - Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: Cách 1: Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 Cách 2: Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 TÊN ĐỀ MỤC VÀ TIÊU ĐỀ HỒ SƠ 2.1 Tên đề mục: - Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức - Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện - Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động 2.1.1 Tên đề mục lớn: - Nếu áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức làm tên đề mục lớn Nếu theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm tên đề mục lớn - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã VD1: Khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức quan Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình bao gồm đề mục lớn sau: VD2: Khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động bao gồm đề mục lớn sau: 2.1.2 Tên đề mục nhỏ: - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập VD: Trong đề mục lớn Danh mục hồ sơ Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ sau: 2.2 Tiêu đề hồ sơ: - Khái niệm: Tiêu đề hồ sơ tên hồ sơ ghi tóm tắt, khái quát nội dung đặc điểm quan trọng khác tài liệu hồ sơ - Tiêu đề hồ sơ bao gồm yếu tố như: tên loại văn loại hồ sơ tác giả văn bản, nội dung (vấn đề) đề cập đến cần thiết ghi thêm yếu tố khác tên quan giao dịch, tên khu vực địa lý có liên quan đến nội dung văn bản, tên loại văn loại hồ sơ (tập tài liệu, hồ sơ, tập văn giao dịch ) nêu đầu tiêu đề - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc - Thuật ngữ “Hồ sơ” dùng tiêu đề hồ sơ phản ánh việc, kiện cụ thể có trình tự giải liên tục hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ án VD: Tiêu đề hồ sơ Danh mục hồ sơ sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình *Cách ghi tiêu đề hồ sơ: Cách 1: Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả Tiêu đề hồ sơ ghi chép khái quát thành phần, nội dung thông tin cần thiết khác văn hồ sơ VD: Chương trình, kế hoạch cơng tác năm 2018 phòng, ban Cách 2: Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề/ vấn đề VD: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Phịng Pháp chế cải cách hành năm 2018 Cách 3: Tập lưu (quyết định, thị, công văn, …) thời gian - tác giả Áp dụng tập lưu văn quan/ đơn vị VD: Tập lưu định năm 2018 UBND Thành phố Hà Nội Cách 4: Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung- tác giả (cơ quan, tổ chức quan chủ trì) - địa điểm Thời gian Áp dụng hồ sơ, tài liệu hội thảo, hội nghị VD: Hồ sơ Hội nghị công tác thi đua khen thưởng ĐHQGHN Sầm Sơn Năm 2018 Cách 5: Hồ sơ - vấn đề- (địa điểm) Thời gian Áp dụng hồ sơ công việc cụ thể VD: Hồ sơ giải chế độ học bổng cho sinh viên (học kì I năm học 2019 - 2020) Năm 2019 Cách 6: Hồ sơ - tên người Áp dụng hồ sơ nhân VD: Hồ sơ cán Nguyễn Văn An THỜI HẠN BẢO QUẢN - Khái niệm: Thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm cơng việc kết thúc - Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức (quy định Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (quy định Thông tư 13/2011/TTBNV ngày 24/10/2011 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) - Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tính từ năm cơng việc kết thúc - Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ VD: Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc); Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan - Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh không thấp thời hạn bảo quản quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thời hạn bảo quản quy định Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành Bộ, ngành Trung ương ban hành - Mỗi ngành lĩnh vực có quy định thời hạn bảo quản tài liệu Ví dụ: Thơng tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục Bộ giáo dục đào tạo Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành khoa học công nghệ Bộ khoa học công nghệ Quyết định 1556/QĐ-BHXH ngày 25/10/2019 Ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam Quy định 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/08/2010 Về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành … - Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức quy định gồm hai mức sau: Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, sau lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đến hạn theo quy định pháp luật lưu trữ Gồm nhóm sau: + Tài liệu quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh đạo trực tiếp vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND tỉnh; + Hồ sơ xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật; VD: Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế quan chủ trì ban hành, + Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực văn đạo Đảng, văn quy phạm pháp luật Nhà nước, thi hành nghị Hội đồng nhân dân tỉnh; VD: Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật; Hồ sơ Đại hội + Báo cáo, chương trình, kế hoạch cơng tác năm UBND tỉnh; + Hồ sơ, tài liệu tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; VD: Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo; + Hồ sơ, tài liệu giải vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước UBND tỉnh lĩnh vực; + Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm; VD Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm; + Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức bảo quản Lưu trữ quan, đến hết thời hạn bảo quản thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét để định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thực theo quy định pháp luật lưu trữ Gồm nhóm sau: + Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu 20 năm, bao gồm: Những hồ sơ cơng việc cụ thể có ý nghĩa việc tra cứu, sử dụng thông tin thời gian dài; VD: Tài liệu triển khai, điều hành sách tiền tệ cơng cụ sách tiền tệ; Báo cáo tình hình, đánh giá điều hành, hoạt động, thực chế liên quan đến sách tiền tệ; Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan; … 10 + Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu 5, 10 năm, bao gồm: Những tài liệu giải cơng việc cụ thể, tính chất cơng việc khơng thường xuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin VD: Hồ sơ xác định tiền gửi dự trữ bắt buộc quản lý quỹ dự trữ bắt buộc tổ chức tín dụng; Cơng văn trao đổi cơng tác Đồn; Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật + Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản năm, bao gồm: Thông báo dấu, chữ ký quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công tác tuần, ngày UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo; sổ chuyển giao văn nội quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, tham khảo lấy thơng tin q trình giải công việc… 11 ĐƠN VỊ NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Ghi rõ tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ Trường hợp không rõ người lập ghi tên đơn vị lập hồ sơ 12 GHI CHÚ Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang (nếu hồ sơ chưa giải xong), hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 30/2020/NĐ-CP Công tác văn thư https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-30-2020ND-CP-cong-tac-van-thu-436532.aspx Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 14 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-09-2011-TTBNV-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieu-hinh-thanh-125299.aspx Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-13-2011-TTBNV-thoi-han-bao-quan-tai-lieu-132039.aspx Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ quan tỉnh Quảng Bình https://snv.quangbinh.gov.vn/3cms/upload/snv/File/Van%20thu%20-%20Luu %20tru/Nam%202018/1750-HD.pdf 15