ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ~~~~~~*~~~~~~ BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ ĐỀ TÀI THỰC HÀNH XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG MỤC LỤC PHẦN 1[.]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ~~~~~~*~~~~~~ BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ ĐỀ TÀI : THỰC HÀNH: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG MỤC LỤC PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ 1.2 Mục đích, ý nghĩa danh mục hồ sơ PHẦN 2: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG 2.1 Giới thiệu Trường Đại học Thành Đông a, Giới thiệu Trường Đại học Thành Đông b, Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành Tổng hợp Trường Đại học Thành Đơng.7 2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ công tác thi đưa, khen thưởng pháp chế PHẦN 3: KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .21 PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ kê tên hồ sơ mà quan, đơn vị lập năm có ghi thời hạn bảo tên người lập Danh mục hồ sơ gồm yếu tố thông tin: Ký hiệu hồ sơ, tên đề mục tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, đơn vị/người lập hồ sơ ghi Để tạo lập danh mục hồ sơ, cần dựa sở sau: Thứ nhất, văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị tổ chức Thứ hai, văn phân công trách nhiệm cán lãnh đạo cán bộ, viên chức quan nói chung Thứ ba, kế hoạch công tác năm (năm lập danh mục hồ sơ quan đơn vị) Thứ tư, văn giao tiêu, nhiệm vụ cơng tác có liên quan Thứ năm, danh mục hồ sơ năm trước Ngoài ra, để danh mục hồ sơ sát với thực tiễn, đòi hỏi người lập phải nắm hiểu tình hình thực tế lập hồ sơ năm trước lý luận phương pháp lập hồ sơ giá trị văn hình thành hoạt động quan, đơn vị (Nguồn: PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội) 1.2 Mục đích, ý nghĩa danh mục hồ sơ Việc lập danh mục hồ sơ có vai trị quan trọng quan, đơn vị: Một, giúp nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức Lập hồ sơ giúp tìm kiếm thơng tin dễ dàng, nhanh chóng, cơng việc giải kịp thời xác Hai, giúp quan, đơn vị, cán bộ, công viên chức quản lý văn chặt chẽ hơn, tránh rủi ro việc khơng tìm thấy văn Ba, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác văn thư 1.3 u cầu: Có yêu cầu Một, phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Hai, đảm bảo mối liên hệ khách quan văn hồ sơ Ba, văn hồ sơ có giá trị tương đối đồng Bốn, văn hồ sơ phải có độ tin cậy Năm, hồ sơ biên mục đầy đủ xác PHẦN 2: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG 2.1 Giới thiệu Trường Đại học Thành Đông a, Giới thiệu Trường Đại học Thành Đông Địa chỉ: Số 3, Vũ Công Đán, phường Tứ Minh, thành phố Hải Dương Hotline: 0987759668 Website: www.thanhdong.edu.vn Được thành lập theo định số 1489/QĐ-TTg ngày 17 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ, Thành Đơng trường đại học tỉnh Hải Dương Trường giữ vai trò quan trọng việc đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh Hải Dương nói riêng khu vực đồng sông Hồng nước nói chung Sứ mệnh Đại học Thành Đông với trường đại học Tỉnh nước đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao lĩnh vực kinh tế, khoa học quản lý, kỹ thuật tham gia vào chuyển giao công nghệ tiên tiến, đại đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội tỉnh Hải Dương nói riêng nước nói chung b, Chức năng, nhiệm vụ Phịng Hành Tổng hợp Trường Đại học Thành Đông - Tham mưu giúp Ban Giám hiệu nhà trường thực công tác tổ chức, công tác cán bộ, lao động tiền lương, thi đua, khen thưởng; công tác tổng hợp, thống nhất, cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; vệ sinh môi trường, quản lý Ký túc xá, đồn ra, đồn vào, chuẩn bị phịng nghỉ cho khách, giảng viên đến trường làm việc giảng dạy; hoạt động lễ tân, phục vụ, khánh tiết, phương tiện vận tải - Tham mưu giúp Hiệu trưởng công tác quản trị sở vật chất, bảo vệ an ninh trật tự bao gồm: đất đai, nhà cửa, hội trường, giảng đường, phịng thí nghiệm, hệ thống điện, nước, xanh… Quản trị, quản lý trang thiết bị, vật tư điều kiện phục vụ giảng dạy, học tập NCKH - Tham mưu giúp Hiệu trưởng cơng tác quản lý tài chính, kế tốn trường; - Đảm bảo thơng tin liên lạc Lãnh đạo Nhà trường với quan, đơn vị trường 2.2 Xây dựng danh mục hồ sơ công tác thi đưa, khen thưởng pháp chế TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐƠNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP Độc lập – Tự –Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỞNG ĐẠI HỌC THÀNH ĐÔNG Số ký hiệu hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi V Công tác thi đua khen thưởng 01.TDKT Kế hoạch tổ chức thực Luật 20 năm Thi đua - Khen thưởng (năm học 2020 – 2021) Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 02.TDKT Văn kiểm tra, hướng dẫn Luật Vĩnh viễn Thi đua - Khen thưởng Đại học Thành Đơng Phịng Hành Hồ sơ Tổng ngun hợp tắc 03.TDKT Kế hoạch phát động phong trào 20 năm thi đua năm học 2020-2021 trường Đại học Thành Đông Phịng Hành Tổng hợp 04 TDKT Kế hoạch hướng dẫn thực 20 năm phong trào thi đua,năm học 20202021 trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 05 TDKT 06.TDKT 07.TĐKT 08.TĐKT 09.TĐKT Tiêu chuẩn đánh giá,xếp loại công Vĩnh viễn tác thi đua khen thưởng Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp Tiêu chí đánh giá xếp loại thi đua 20 năm năm học 2020- 2021 Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp Đề nghị xét tặng danh hiệu thi đua 20 năm cá nhân tập thể đạt giải đợt Nghiên cứu khoa học (năm học 2019-2020) Năm 2020 Phòng Hành Tổng hợp Hồ sơ khen thưởng sinh viên đạt 20 năm thành tích xuất sắc đợt Nghiên cứu khoa học (năm học 2019-2020) Năm 2020 Phòng Hành Tổng hợp Báo cáo Phịng hành Vĩnh viễn tổng hợp thành tích thi đua Phịng Hành Tổng hợp (năm học 2019- 2020) Năm 2020 10.TĐKT Hướng dẫn hình thức thi đua, Vĩnh viễn khen thưởng năm học 2020-2021 Phịng hành tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp 11.TĐKT Đề nghị tăng mức khen thưởng 10 năm danh hiệu thi đua năm học 2020-2021 Phịng hành tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp 12.TĐKT Kế hoạch Cơng tác thi đua, khen Vĩnh viễn thưởng năm học 2020-2021 Phịng Hành tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp 13.TĐKT Biên họp hội Vĩnh viễn đồng thi đua Trường Phịng Hành Tổng hợp 14.TĐKT Hồ sơ báo hội đồng thi 10 năm đua trường họp Phịng Hành Tổng hợp 15.TTĐKT Hồ sơ nội dung Vĩnh viễn họp hội đồng thi đua Trường Phòng Hành Tổng hợp Tờ tình đề nghị cơng nhận danh Vĩnh viễn hiệu thi đua hình thức khen thưởng bậc cao cá nhân tập thể trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 18 TĐKT Hồ sơ danh sách cá nhân, tập Vĩnh viễn thể đề nghị khen thưởng trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 19.TĐKT Hồ sơ báo cáo thành tích cá Vĩnh viễn nhân, tập thể đề nghị khen thưởng (kèm theo minh chứng) Phịng Hành Tổng hợp 17.TĐKT 10 20.TĐKT 21.TĐKT 22.TĐKT Biên họp hội đồng thi đua Vĩnh viễn khen thưởng (năm 2020 -2021) trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp Hồ sơ khảo sát hoạt động năm Khối Thi đua Trường chuyên nghiệp dạy nghề địa bàn tỉnh Hải Dương Phịng Hành Tổng hợp Dự thảo hoạt động thi đua 10 năm Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp VI Cơng tác văn thư, lưu trữ, pháp chế 01 VTLTPC Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến phịng, ban năm 2020 Phịng Hành Tổng hợp Đến Phịng Hành văn Tổng hết hiệu hợp lực thi hành VI Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế 01 VTLTPC 02.VTLTPC Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến phịng, ban năm 2020 Phịng Hành Tổng hợp Đến Phịng Hành văn Tổng hết hiệu hợp lực thi hành Kế hoạch, báo cáo Phịng - Vĩnh viễn Phịng Hành Hành tổng hợp việc thực Tổng cơng tác pháp chế hợp 11 03.VTLTPC Hồ sơ Xây dựng, ban hành quy Vĩnh viễn định, hướng dẫn công tác pháp chế Đại học Thành Đơng chủ trì năm 2020-2021 Phịng Hành Tổng hợp 04.VTLTPC Hội nghị việc góp ý xây dựng năm văn pháp luật Sở Giáo dục tỉnh Hải Dương chủ trì Hải Dương năm 2020-2021 Phịng Hành Tổng hợp 05 VTLTPC Cơng văn trao đổi công tác 10 năm pháp chế năm 2020-2021 Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 06.VTLTPC Hội nghị thẩm định văn quy Vĩnh viễn phạm pháp luật Đại học Thành Đơng Hải Dương năm 2020 Phịng Hành Tổng hợp 07 VTLTPC Quyết định Phòng Hành 10 năm tổ hợp việc rà sốt văn quy phạm pháp luật năm 2020- 2021 Phòng Hành Hồ sơ Tổng nguyên hợp tắc 08 VTLTPC Tập lưu văn cơng tác văn Đến Phịng Hành thư, lưu trữ gửi chung đến văn Tổng phòng, ban Trường Đại học hết hiệu hợp Thành Đông lực thi hành 09.VTLTPC Quyết định Trường Đại học Vĩnh viễn Thành Đông việc xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ năm 2020-2021 12 Phịng Hành Hồ sơ Tổng nguyên hợp tắc 10.VTLTPC Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ 10 năm Trường Đại học Thành Đông Hải Dương năm 2021 Phịng Hành Tổng hợp 11 VTLTPC Kế hoạch báo cáo Phòng 20 năm Hành Tổng hợp việc báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2021 Phịng Hành Tổng hợp 12 VTLTPC Kế hoạch, báo cáo cơng tác văn Phịng Hành thư, lưu trữ Tổng Vĩnh viễn - Năm, nhiều năm hợp 10 năm - Qúy, tháng 13.VTLTPC Kế hoạch, chương trình thực 20 năm cải cách công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 Phịng Hành Tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp 14 VTLTLPC Quyết định Trường Đại học 20 năm Thành Đông việc tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ (thu thập, bảo quản,chỉnh lý, khai thác sử dụng, ) năm 2020-2021 Phòng Hành Hồ sơ Tổng ngun hợp tắc 15.VTLTPC Cơng văn trao đổi văn thư, lưu 10 năm trữ năm 2020-2021 Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 16.VTLTPC Quyết định cấp giấy giới thiệu Vĩnh viễn cho cán theo ủy quyền Hiệu trưởng năm 2020 -2021 Trường Đại học Thành Đông Phịng Hành Tổng hợp 13 17 VTLTLPC Quyết định cấp giấy đường cho Vĩnh viễn cán theo ủy quyền Hiệu trưởng năm 2020 -2021 Trường đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 18.VTLTLPC Hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ công 20 năm tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị Phịng Hành Tổng hợp 19.VTLTPC Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức(năm Vĩnh viễn học 2020 -2021 ) Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 20.VTLTPC Hồ sơ danh sách cán bộ, viên Vĩnh viễn chức có tên văn văn ( năm học 2020 -2021 ) Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 21.VTLTPC Hồ sơ xác nhận chữ ký cán Vĩnh viễn bộ, viên chức ( năm học 2020 2021 ) Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 22.VTLTPC Tập lưu văn công văn đến Đến Phòng Hành đơn vị, cá nhân Trường văn Tổng Đại học Thành Đơng hết hiệu hợp lực thi hành 23.VTLTPC Tập lưu văn theo dõi, quản Đến lý, vào sổ công văn đến để trình văn Hiệu trưởng Trường Đại học hết lực 14 Phịng Hành Tổng hiệu hợp thi Thành Đông hành 24.VTLTPC Kế hoạch theo dõi, quản lý, vào 20 năm sổ cơng văn đến để trình Hiệu trưởng năm 2020 Phịng Hành tổng hợp 25.VTLTPC Kế hoạch, Báo cáo Phòng - Vĩnh viễn Phòng Hành Hành tổng hợp việc Tổng quản lý chuyển công văn đến - 10 năm hợp đơn vị cá nhân 26.VTLTPC Tập lưu văn theo dõi báo cáo Ban Giám hiệu tiến độ xử lý văn công việc đơn vị Trường Đại học Thành Đông 27.VTLTPC Kế hoạch theo dõi báo cáo tiến 20 năm độ xử lý văn công việc đơn vị năm 2020 Phịng Hành tổng hợp Phịng Hành Tổng hợp 28.VTLTPC Hồ sơ thẩm định thể thức Vĩnh viễn tính hợp pháp cơng văn Trường Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 29.VTLTPC Hồ sơ quy định trình duyệt, kí 20 năm nhân số lượng cơng văn Phịng Hành Tổng hợp 15 Phịng Hành Tổng hợp Đến Phịng Hành văn Tổng hết hiệu hợp lực thi hành 30.VTLTPC Hồ sơ quản lý sử dụng 20 năm dấu Phịng Hành Tổng hợp 31.VTLTPC Sổ đăng ký văn 20 năm Phịng Hành Tổng hợp 32.VTLTPC Tập văn lưu trữ cơng văn đến 10 năm Phịng Hành Tổng hợp 33.VTLTPC Hồ sơ học bạ sinh viên, văn Vĩnh viễn bản, giấy chứng nhận (lưu văn tồn đọng) Phịng Hành Tổng hợp 34.VTLTPC Sổ theo dõi cấp phát văn bằng, Vĩnh viễn chứng Phòng Hành Tổng hợp 35.VTLTPC Hồ sơ bảo quản dấu năm đơn vị Trường Phòng Hành Tổng hợp 36.VTLTPC Hồ sơ bảo quản dấu năm Trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 16 37.VTLTPC Hồ sơ sử dụng dấu năm Trường Đại học Thành Đông Phịng Hành Tổng hợp 38.VTLTPC Hồ sơ sử dụng dấu đơn vị năm trường Đại học Thành Đơng Phịng Hành Tổng hợp 39.VTLTPC Cơng văn chế độ bảo mật Vĩnh viễn Nhà nước Trường Đại học Thành Đơng ban hành Phịng Hành Tổng hợp 40.VTLTPC Hồ sơ giấy tờ đảm bảo nguyên Vĩnh viễn tắc chế độ bảo mật Nhà nước Trường Đại học Thành Đông ban hành Phịng Hành Tổng hợp 41.VTLTPC Các quy định việc đảm bảo bí Đến mật Nhà nước văn hết lực 17 Phịng Hành Tổng hiệu hợp PHẦN 3: KẾT LUẬN Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức sản sinh nhiều văn bản, giấy tờ Đây minh chứng quan trọng lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Việc lập danh mục hồ sơ Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức; Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Thông tư 09/ 2021/ TT-BNV, “Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức”, https://thuvienphapluat.vn/ van-ban/Linh-vuc-khac/Thong-tu-09-2011-TT-BNV-thoi-han-bao-quan-ho-so-tai-lieuhinh-thanh-125299.aspx Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Kạn, “Tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc quan, tổ chức”, https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyennganh-388/van-thu-luu-tru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so3b0fc8ab335f86c8.aspx Trường Đại học Thành Đông, https://thanhdong.edu.vn/ 19