Xã là đơn vị hành chính cấp cơ sở của Việt Nam, chính quyền cơ sở trong hệ thống tổ chức chính quyền bốn cấp ở Việt Nam hiện nay. Cấp cơ sở này có vị trí đặc biệt, đây là cấp trực tiếp triển khai các đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước đến người dân trên địa bàn, là nơi trực tiếp giải quyết toàn bộ quan hệ và lợi ích giữa Nhà nước với người dân. Cho nên để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ đó chính quyền cấp xã cần phải có ngân sách đủ mạnh được hình thành cân đối và chi tiêu theo những nguyên tắc ổn định, bền vững. Với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã Dân Hòa là một mắt xích nhỏ nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc chấp hành nghiêm chỉnh quản lí và kiểm tra việc sử dụng ngân sách Nhà nước theo các tiêu chuẩn định mức, các quy định về kế toán do nhà nước ban hành. Ngày nay để tăng cường quản lý ngân sách và giúp các cơ quan hành chính hoạt động đạt hiệu quả, các đơn vị có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau, một trong những công cụ hiệu quả nhất đó là kế toán. Như chúng ta biết, kế toán giúp thực hiện quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động trong cơ quan. Ngoài ra còn tham mưu cố vấn cho lãnh đạo để đưa ra những quyết định kịp thời, đúng đắn, tránh gây lãng phí, thất thoát ngân sách.
Khái quát chung về xã
1.1.1 Khái niệm chung về xã
Xã, phường, thị trấn ( gọi chung là cấp xã ) là đơn vị hành chính thấp nhất trong phân định các đơn vị hành chính ở Việt Nam Một xã bao gồm nhiều thôn ( hoặc ấp, xóm, làng, bản ) tạo thành UBND cấp xã là cơ quan chấp hành của HDND, là cơ quan hành chính nhà nước thuộc nhánh quyền lực hành pháp tại địa phương, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý trực tiếp của UBND cấp huyện. Tính đến ngày 1 tháng 2 năm 2021, Việt nam có 10.603 đơn vị hành chính cấp xã, bao gồm: 1.723 phường, 608 thị trấn, 8.272 xã Trong đó có 345 xã thuộc các thành phố trực thuộc tỉnh, 319 xã thuộc thị xã và 7.608 xã thuộc các huyện.
Bộ máy làm việc của xã (phường, thị trấn) gồm có các Ban: Công an, Tư pháp, Tài chính, Thương binh - Xã hôi, Văn hóa , với các Trưởng ban, Phó ban và một số nhân viên (nếu có) Các công chức xã ăn lương theo chế độ bằng cấp và ngạch bậc do Nhà nước quy định Thuộc cơ quan xã (phường, thị trấn), còn có các tổ chức Hội, Đoàn thể, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy (như Hội Nông dân, Phụ nữ, Cựu chiến binh, Khuyến học, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh )
Hàng năm, xã phải lập dự toán, lấy dự toán làm cơ sở thực hiện, hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, hoặc bổ sung từ các khoản thu Ngoài ra, là một cấp ngân sách trong hệ thống NSNN nên Xã cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địa phương, đó là:
Xã (hoặc phường, thị trấn) là đơn vị hành chính cơ sở dưới cấp huyện (Việt Nam) Ở ngoại thị thành phố trực thuộc tỉnh, thị xã thì gọi là xã, ở nội thị thì gọi là phường; ở các quận thuộc thành phố trực thuộc trung ương thì gọi là phường; ở các huyện thì gọi là xã hoặc thị trấn Đứng đầu xã là chủ tịch UBND xã do HĐND xã bầu ra HĐND xã được cử tri trong xã bầu ra theo nguyên tắc phổ thông đầu phiếu, dân chủ trực tiếp và bỏ phiếu kín Bên cạnh Chủ tịch, có Phó chủ tịch phụ trách một số việc được giao
+ Được phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật. + Được quản lý và điều hành theo dự toán và theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
+ Ngân sách Phường (gọi chung là NSX) là một loại quỹ tiền tệ của cơ quan chính quyền nhà nước cấp cơ sở Hoạt động của quỹ được thể hiện trên hai phương diện: huy động nguồn thu vào quỹ gọi là thu NSX, phân phối và sử dụng quỹ gọi là chi NSX.
+ Các chỉ tiêu thu chi NSX luôn mang tính pháp lý, được quy định bằng văn bản pháp luật và được pháp luật đảm bảo thực hiện.
+ NSX vừa là một cấp NS lại vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt (dưới nó không có đơn vị dự toán trực thuộc) Đặc điểm này có ảnh hưởng chi phối lớn đến quá trình tổ chức lập, chấp hành, quyết toán NSX
1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của xã
Xã ( hoặc phường, thị trấn ) là cấp cơ sở, là cấp gần dân nhất và là nơi diễn ra mọi hoạt động, cuộc sống của nhân dân cũng là nơi triển khai chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước tới nhân dân.
Xã, phường, thị trấn có vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trên địa bàn xã trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, an nhinh quốc phòng.
Qua đó phát huy quyền làm chủ của nhân dân, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của nhân dân, giữ vững ổn định chính trị – xã hội để thực hiện thắng lợi sự nghiệp đổi mới, vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh dân chủ, công bằng, văn minh.
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao phó;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách được phê duyệt;
Tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước;
Chỉ đạo, thực hiện các biện pháp đảm bảo trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm, các biện pháp bảo vệ môi trường trên địa bàn xã theo quy định của Pháp luật
Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán công tại xã
1.2.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán tại xã
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại xã
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán
- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán của đơn vị.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị.
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị
- Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán.
1.2.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại xã
Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận, ngoài ra còn phải tuân thủ những nguyên tắc cụ thể đối với tổ chức công tác kế toán
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán.
-Thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức kế toán trong đơn vị.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của bộ máy kế toán.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế
Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất.
Nội dung tổ chức công tác kế toán công tại xã
1.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định chung
Hoạt động tài chính của xã bao gồm ngân sách Phường và các hoạt động tài chính khác của xã.
Uỷ ban nhân dân xã tổ chức quản lý thống nhất ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã Quản lý ngân sách xãvà các hoạt động tài chính khác của xã phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủ, công khai, hiệu quả và tiết kiệm.
- Ngân sách Phường là một bộ phận của ngân sách nhà nước:
+ Ngân sách xã do Uỷ ban nhân dân xã xây dựng và quản lý, Hội đồng nhân dân xã quyết định và giám sát.
+ Cân đối ngân sách xã phải bảo đảm nguyên tắc chi không vượt quá nguồn thu quy định Nghiêm cấm đi vay hoặc chiếm dụng vốn dưới mọi hình thức để cân đối ngân sách xã.
+ Mọi khoản thu, chi ngân sách xã phải thực hiện quản lý qua Kho bạc Nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước.
+ Thu, chi ngân sách xã phải hạch toán kế toán và quyết toán theo Mục lục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán của Nhà nước.
+ Hoạt động tài chính khác của xã theo quy định của pháp luật bao gồm: các quỹ công chuyên dùng của xã; tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã; tài chính thôn bản (các khoản thu, chi từ các khoản đóng góp của dân trên nguyên tắc tự nguyện do thôn bản huy động) và một số hoạt động tài chính khác theo quy định của pháp luật Xã được mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước để gửi các khoản tiền không thuộc ngân sách xã, Kho bạc Nhà nước quản lý các khoản tiền gửi này theo chế độ tiền gửi Các khoản thu, chi tài chính khác của xã phải hạch toán rõ ràng, minh bạch theo từng loại hoạt động
- Đơn vị tính trong kế toán Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là
“đ”, ký hiệu quốc tế là “VND” Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, thì đơn vị kế toán phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam. Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
- Chữ viết, chữ số sử dụng trong trong kế toán nhà nước
Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và BCTC tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hang đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,)
- Chữ số rút gọn và làm tròn khi lập BCTC
Mọi đơn vị kế toán khi lập BCTC phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt nam nhưng khi lập báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính tổng hợp của toàn ngành, nếu có số hiệu trên 9 chữ số thì được lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, triệu đồng hoặc tỷ đồng Đơn vị khi công khai BCTC cũng được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn.
Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, kế toán được làm tròn bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị, nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính
Kỳ kế toán là khoảng thời gian xá định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đế thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập BCTC theo quy định
Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị kế toán có đặc thù về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và phải thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế;
- Kỳ kế toán quý là 03 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý;
- Kỳ kế toán tháng là 01 tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm; kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn 15 tháng.
1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Nội dung của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
* Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính phường đều phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui định mẫu thì phường được tự lập chứng từ kế toán do phường quy định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND XÃ DÂN HÒA, HUYỆN THANH OAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khái quát chung về UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – thành phố Hà Nội 1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế, xã hội của xã Dân Hòa – huyện
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế, xã hội của xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
Dân Hòa là xã ven đô của thành phố Hà Nội, cách nội thành thành phố HàNội 20 km về phía Nam, cách trung tâm huyện Thanh Oai khoảng 5 km Ranh giới xã được xác định như sau:
Phía Bắc giáp xã Đỗ Động.
Phía Nam giáp xã Hồng Dương.
Phía Đông giáp xã Tân Ước và xã Liên Châu.
Phía Tây giáp xã Cao Dương và xã Phương Trung.
Dân Hòa là xã đồng bằng, có địa hình khá bằng phẳng, chủ yếu là vàn, vàn thấp chiếm gần 70% diện tích tự nhiên Với đặc điểm địa hình như trên cùng hệ thống tưới, tiêu ngày càng được mở rộng và hoàn thiện là điều kiện hết sức thuận lợi cho phát triển sản xuất nông nghiệp trên địa bàn xã, đặc biệt là việc thâm canh 2 vụ lúa/năm.
Xã có diện tích tự nhiên 517,05 ha, trong đó diện tích đất nông nghiệp là: 378,77 ha (chiếm 73,26% diện tích đất tự nhiên), dân số hiện nay khoảng trên
11000 người Xã gồm 9 thôn và 1 phố: Vũ Lăng, Tiên Văn, Phố Vác, Thế Hiển, Trung Hòa, Trần Phú, Hoàng Văn Thụ, Phú Thọ, Tiên Lữ, An Khoái
Từ xã Dân Hòa có thể kết nối dễ dàng với trung tâm huyện Thanh Oai, các xã trong và ngoài huyện qua các tuyến đường như: Đường Quốc lộ 21B kết nối xã với các xã lân cận trong huyện và xa hơn nữa là quận Hà Đông, huyện Ứng Hòa…Đường Tỉnh 429 kết nối xã với xã Cao Dương, Xuân Dương và xa hơn nữa là huyện Mỹ Đức Đường huyện Dân Hòa - Thanh Thùy kết nối xã với xã Tân Ước, Thanh Văn, Thanh Thùy Đây là những điều kiện thuận lợi để nhân dân trong xã tập trung phát triển nông nghiệp, giao thương các nghành nghề thủ công, buôn bán nhỏ.
Hình 2.1 Bản đồ hành chính xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai
( Nguồn: Ban Địa chính UBND xã Dân Hòa )
2.1.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
-Ủy ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch , Phó chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân Mỗi thành viên Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
-Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân xã, phối hợp chặt chẽ giữa Ủy ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc xã và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
-Tổ chức và hướng dẫn cho nhân dân, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội trên địa bàn thực hiện tốt các chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước Tạo điều kiện cho nhân dân làm ăn và phát triển kinh tế địa phương, nắm bắt rõ các tâm tư, nguyện vọng của người dân để nhanh chóng giải quyết hoặc phản ánh lên cấp trên.
-Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước tại các cơ quan, tổ chức ở Địa phương
-Tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch về kinh tế xã hội và kế hoạch ngân sách xã được Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hằng năm Xây dựng dự toán ngân sách năm sau trình UBND huyện phê duyệt.
-Xây dựng và trình HĐND xã quyết định một số nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND xã, tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương trên cơ sở số ngân sách đã được phê duyệt.
-Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao phó -Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng Pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân xã.
- Cán bộ, công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của Ủy ban nhân dân xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
* Trong lĩnh vực kinh tế, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
*Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao;
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi;
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh
2.2.1 Vận dụng quy định chung
- Giai đoạn từ năm 2019 trở về trước xã Dân Hòa đã xây dựng hệ thống chứng từ tuân thủ theo chế độ kế toán ngân sách và tài chính theo Quyết định 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính
Từ năm 2020 đơn vị tiến hành áp dụng theo chế độ mới là Thông tư số 70/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ngày 03/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Ngoài ra còn một số các văn bản pháp luật khác, bộ phận tài chính – kế toán xã Dân Hòa luôn luôn cập nhật các văn bản pháp luật, tài chính của Đảng, Nhà nước, các bộ ngành, địa phương, để ngày càng hoàn thiện hơn công tác tổ chức công tác kế toán.
- Niên độ kế toán: Tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 01 hàng năm.
- Kỳ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã gồm:
Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán tháng.
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
+ Kỳ kế toán tháng là một tháng tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng (VNĐ) + Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
2.2.2 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đơn vị hiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng quy định, biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập, ký, bảo quản, lưu trữ chứng từ theo quy định của Luật Kế toán
Trước ngày 01/01/2020, UBND xã Dân Hòa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại đơn vị theo Quyết định 94/2005/QĐ-BTC và Thông tư 146/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Từ ngày 01/01/2020, UBND xã Dân Hòa, huyện Thanh Oai, thành phố
Hà Nội áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo các quy định:
- Thông tư 70/2019/TT-BTC về việc ban hành Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã;
- Thông tư số 77/2017/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN là “Giấy rút dự toán Ngân sách Nhà nước”;
Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán Có thể nói chất lượng công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chất lượng của chứng từ kế toán.
Vì vậy thu nhận, lập, xử lí và luân chuyển chứng từ kế toán là công việc được hết sức coi trọng ở UBND xã Dân Hòa để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lí, hợp lệ của chứng từ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều được lập, phản ánh theo đúng phương pháp lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đơn vị sử dụng chủ yếu:
Bảng 2.1 Danh mục chứng từ kế toán được sử dụng tại đơn vị trước ngày
STT Tên chứng từ Số hiệu
Chứng từ theo QĐ 94/2005/QĐ - BTC
1 Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp C02-X
3 Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách C60-X
4 Thông báo các khoản thu của xã C61-X
5 Giấy đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách
Chứng từ theo quy định chế độ HCSN (QĐ 19/2006/QĐ-BTC)
8 Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD
9 Giấy thanh toán tạm ứng C33-BB
Bảng 2.2 Danh mục chứng từ kế toán được sử dụng tại đơn vị từ 01/01/2020
STT Tên chứng từ Số hiệu
Theo thông tư 77/2017/TT-BTC
1 Giấy rút dự toán ngân sách C2-021/NS
Theo Thông tư 70/2019/TT-BTC
2 Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp C02-X HD
3 Biên lai thu tiền C27-X HD
6 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-X BB
7 Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã C60-X HD
8 Thông báo các khoản thu của xã C61-X
9 Giấy đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách xã
(Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán UBND xã Dân Hòa)
Bắt dầu từ 01/01/2020, kế toán tại UBND xã Dân Hòa đã thực hiện thay thế mẫu chứng từ từ Quyết định 94/20005/QĐ-BTC sang Thông tư 70/2019/TT- BTC để phù hợp với tình hình thay đổi chung của các xã theo quy định Trong đó thực hiện thay thế: Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD) và Giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB) sang Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (C43-X BB).
- Những chứng từ khác đơn vị tự thiết kế phải đáp ứng các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Yêu cầu của chứng từ kế toán:
+ Nội dung chứng từ rõ ràng, trung thực phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế; chữ viết rõ ràng không tẩy xóa; số tiền bằng chữ phải khớp với số tiền bằng số;
+ Chứng từ kế toán được lập đủ số liên;
+ Chứng từ lập trên máy tính đảm bảo nội dung và tính pháp lý của chứng từ kế toán.
- Là một xã nhỏ, phát sinh ít nghiệp vụ việc n
* Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước:
Sơ đồ 2.1: Quy trính luân chuyển chứng từ tại UBND xã Dân Hòa
- Về việc lập, tiếp nhận chứng từ kế toán:
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngân sách xã đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ để ghi sổ kế toán, nó cũng là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính.
+ Các chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán được quy định không được viết tắt, không tẩy xóa, không ngắt quãng giữa số và chữ viết, chỗ trống phải gạch chéo, khi viết phải sử dụng bút mực, nếu viết sai thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai Các chứng từ bị sửa chữa, tẩy xóa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
+ Chứng từ kế toán lập đủ số liên theo quy định và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính Trong trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân gửi ra bên ngoài xã thì
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán đơn vị kiểm tra và ký chứng từ kế toán
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán phải có dấu của UBND xã.
- Về việc kiểm tra chứng từ kế toán:
+ Kiểm tra chứng từ kế toán là việc làm bắt buộc của người phụ trách kế toán trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký Thông qua việc kiểm tra, người phụ trách kế toán có thể xác định được thông tin ghi trên chứng từ là chính xác trước khi ghi sổ kế toán cũng như phát hiện được các sai sót trên chứng từ Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ Kế toán tại đơn vị cần kiểm tra tính trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán cũng như tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, kế toán tại đơn vị phát hiện có hành vi vi phạm chính sách chế độ, các quy định về quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước, kế toán sẽ từ chối thực hiện và báo cáo ngay cho Chủ tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời.
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
2.3.1 Những kết quả đạt được
- UBND xã Dân Hòa đã tổ chức công tác kế toán theo các văn bản pháp luật kế toán hiện hành, chấp hành, tuân thủ tốt các yêu cầu về Luật kế toán
2015 và chế độ Kế toán Ngân sách và tài chính xã ban hành theo Thông tư số 70/2019/TT - BTC về việchướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính đồng thời sửa đổi và bổ sung cho phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động thực tế của đơn vị.
- Về tổ chức bộ máy kế toán, UBND xã Dân Hòa đã căn cứ vào quy mô hoạt động của đơn vị để lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, nhờ đó mà kế toán có thể cung cấp nhanh chóng các thông tin về tình hình kế toán tài chính của đơn vị.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng theo chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã hiện nay để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, được tổ chức khoa học và khá đầy đủ, phản ánh tình hình các khoản thu, chi tài chính, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, ở đơn vị Đồng thời kế toán đã tuân thủ tính chính xác, kịp thời trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin kế toán.
- Về vận dụng chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu, đơn vị đã áp dụng các mẫu chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính tương đối đầy đủ Các chứng từ được đánh số liên tục như phiếu thu, phiếu chi, nên rất dễ dàng kiểm tra, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc mất có thể xảy ra Chứng từ kế toán cũng được bảo quản, lưu trữ trong các tủ đựng tài liệu tránh ấm mốc, hư hỏng chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định, hợp lý Kế toán tại đơn vị sắp xếp chứng từ kế toán, phân loại mỗi tệp chứng từ sắp xếp theo ngày tháng và theo từng quý trong mỗi năm để tiện cho việc quản lý, kiểm tra chứng từ kế toán.
- Về vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán: Đơn vị đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái trên máy tính Mọi thông tin kế toán đều được ghi chép, xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán nên giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán thủ công, dễ dàng sửa chữa khi thiếu xót, tránh trường hợp tẩy xóa Hệ thống sổ kế toán được lập trên máy tính và phần mềm nên đảm bảo được quy định về số lượng, biểu mẫu, giảm bớt khối lượng công tác ghi sổ cho kế toán tại đơn vị.
- Về tổ chức lập, nộp, công khai và phân tích báo cáo kế toán: UBND xã đã lập đầy đủ các BCTC và BCQT ngân sách theo quy định của chế độ Kế toán ngân sách và tài chính xã Công tác tiến hành nộp, công khai báo cáo kế toán được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian và quy định Việc công khai báo cáo kế toán đã giúp đơn vị tránh được tình trạng tham ô, lãng phí.
- Về tổ chức lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán tại đơn vị được lưu trữ trên phần mếm máy vi tính, đối với những tài liệu bản cứng đều được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, được phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ giúp dễ dang tìm kiếm khi cần thiết, đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản: Chủ tịch Phường và kế toán trưởng đã chấp hành lệnh kiểm tra tài chính - kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, đã cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra Ngoài ra, đơn vị cũng đã tự kiểm tra tài chính kế toán theo quy định.
- Về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán: UBND xã đã áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với thời đại công nghệ hiện nay Phòng kế toán được trang bị máy tính đầy đủ có kế nối internet, được cài đặt phần mềm kế toán, các thiết bị phục vụ cho công việc như máy in, máy scan, giúp cung cấp các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, an toàn, bảo mật thông tin cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp người làm kế toán tại đơn vị dễ dàng hơn trong công tác hạch toán, làm sổ, chứng từ kế toán hay báo cáo kế toán Tránh trường hợp xảy ra sai xót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác tổ chức kế toán tại đơn vị, UBND xã Dân Hòa vẫn tồn tại nhiều hạn chế:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Theo quyết định 19/2020/QĐ-UBND ngày 07/09/2020, phòng Tài chính-kế toán mỗi xã chỉ bố trí 01 công chức Tuy nhiên lượng công việc lại quá nhiều, kế toán tại đơn vị dễ bị quá tải lượng công việc dẫn đến tình trạng sai xót, nhầm lẫn vẫn xảy ra Do chỉ có 1 người làm kế toán nên không có sự kiểm tra, đối chiếu, kế toán phải tự làm tự kiểm tra
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: TK 331 – “Các khoản phải trả” chưa mở chi tiết cho từng đối tượng phải trả nên sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu công nợ, khó kiểm tra được thời hạn thanh toán của từng đối tượng Bên cạnh đó các tài sản cố định thực tế có ở xã nhưng không được ghi nhận, phản ánh.
- Về vận dụng chứng từ kế toán: Công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại đơn vị để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, hợp pháp đã được thực hiện nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách Việc bố trí, sắp xếp chứng từ kế toán đã được bảo quản trong các tủ lưu trữ cũng như sắp xếp theo trình tự tuy nhiên do quá nhiều chứng từ nên việc kiểm tra, tìm kiếm chứng từ vẫn rất khó khăn, mất khá nhiều thời gian.
- Về vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công việc ghi sổ kế toán thường được dồn vào cuối tháng, cuối quý nên dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót hoặc bị trùng lặp trong khi hạch toán Cuối mỗi kỳ kế toán chưa kịp thời in sổ kế toán rất dễ dẫn đến bị mất dữ liệu khi sử dụng phần mềm kế toán.
- Về tổ chức lập, nộp, công khai và phân tích báo cáo kế toán: Việc phân tích BCTC chưa được thực hiện tại UBND xã để giúp đơn vị đưa ra những quyết định quản lý một cách hiệu quả, sử dụng nguồn NSNN một cách tiết kiệm, hợp lý.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND XÃ DÂN HÒA – HUYỆN THANH OAI – THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
3.1.1 Định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
Hiện nay, nước ta đang trên đà hội nhập và phát triển nhưng cũng đứng trước những thách thức to lớn do xu thế hội nhập quốc tế và yêu cầu của quá trình toàn cầu hoá yêu cầu việc chấp hành nghiêm chỉnh quản lí và kiểm tra việc sử dụng ngân sách Nhà nước theo các tiêu chuẩn định mức, các quy định về kế toán do nhà nước ban hành trở nên vô cùng quan trọng Để làm tốt điều đó, UBND xã Dân Hòa cần quản lý tốt nguồn kinh phí hoạt động Kế toán vẫn là công cụ hiệu quả nhất mà đơn vị lựa chọn, UBND xã cần phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình.
Qua thực tiễn cho thấy việc quản lý của đơn vị đã đạt được nhiều kết quả đáng kể Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị vẫn còn một số tồn tại cần được đổi mới và hoàn thiện giúp cho việc thực hiện chức năng cơ bản của kế toán được thực hiện tốt, có hiệu quả hơn Việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện tổ chức kế toán để phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý trong điều kiện hiện nay của UBND xã Dân Hòa đang thực sự là vấn đề cấp thiết để phù hợp với quy mô, đặc điểm, tình hình hoạt động, phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị, góp phần thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Nhà nước đã giao. Điều này góp phần khắc phục về cơ bản những tồn tại trong hạch toán ở đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán đối với hoạt động quản lý của đơn vị tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hợp lý, hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo có các thông tin trọng yếu về kinh tế, tài chính của đơn vị Điều này góp phần khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán và giúp đơn vị ngày càng vững mạnh.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội Để hoàn thiện được công tác tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng phải dựa trên một số yêu cầu sau:
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Văn phòng phải phù hợp với xu hướng cải cách tài chính công và tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán Việt Nam, phải bám sát các quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán ngân sách tài chính xã và các văn bản hướng dẫn hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vận dụng vào tổ chức công tác kế toán tại đơn vị
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đáp ứng được các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán và các yêu cầu tổ chức kế toán nói chung bao gồm: đầy đủ, rõ ràng, trung thực, liên tục, có hệ thống, tiết kiệm và có hiệu quả.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị, phù hợp với điều kiện về trình độ của cán bộ kế toán, các phương tiện kỹ thuật hiện có.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, thống nhất giữa đối tượng và phương pháp kế toán.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải dựa trên cơ sở tính kế thừa, tiếp tục phát huy những điểm mạnh trong công tác kế toán hiện nay,đồng thời sửa đổi những điểm chưa phù hợp, phải tiến hành ở tất cả các khâu,các yếu tố cấu thành công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính một cách chính xác, kịp thời và đồng bộ
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Theo đó tổ chức công tác kế toán phải được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ từ khâu ghi nhận thông tin ban đầu, vận dụng chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán cho đến lập BCTC Đặc biệt cần quan tâm đến việc phân tích BCTC để đưa ra được những quyết định tiết kiệm chi phí một cách tối ưu nhất cũng như vận dụng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào trong tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý, thực hiện công tác kế toán
Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Dân Hòa – huyện Thanh Oai – Thành phố Hà Nội
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Trong điều kiện hoạt động của UBND xã Dân Hòa hiện nay, việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp Việc tổ chức bộ máy kế toán bên cạnh việc căn cứ vào trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng còn phải căn cứ vào điều kiện trang thiết bị hiện có ở đơn vị Bên cạnh đó cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ một cách toàn diện cả trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, đảm bảo cho cán bộ có điều kiện sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Cán bộ kế toán cần phải thường xuyên cập nhật kiến thức, chính sách chế độ về tài chính kế toán tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới phù hợp với chuẩn mực kế toán công quốc tế,tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao nghiệp vụ,trình độ chuyên môn để hạn chế các sai sót và không ngừng cải thiện hiệu quả trong công việc.
3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản, đơn vị nên thực hiện cập nhật hệ thống tài khoản theo các Thông tư mới được cơ quan có thẩm quyền quy định áp dụng để tránh xảy ra việc ghi nhầm định khoản nhầm tài khoản
Việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, UBND xã cần nắm rõ nội dung kinh tế của mỗi tài khoản để khai thác, sử dụng đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị cần xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3 theo từng đối tượng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị nhất là đối với các khoản chi ngân sách xã thường phát sinh các khoản chi cần phải được theo dõi chi tiết nhằm phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra kiểm tra
3.2.3 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu Đơn vị cần thực hiện nghiêm túc việc lập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định hiện hành Đối với những chứng từ bắt buộc, phải thực hiện theo đúng mẫu, lập chứng từ đảm bảo theo đúng các yếu tố cơ bản của chứng từ để bản chứng từ dó phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ phát sinh. Đảm bảo các chứng từ thống nhất về mặt hình thức, nội dung chứng từ phản ánh rõ ràng, đầy đủ tránh gây khó khăn cho việc kiểm tra, rà soát Đối với các chứng từ tự thiết kế của đơn vị phải căn cứ vào quy định trong Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để thiết kế sao cho đảm bảo về mặt hình thức cũng như nội dung thông thông tin nghiệp vụ tài chính phát sinh có tính pháp lý và chính xác Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
Với khâu kiểm tra chứng từ, đây là khâu rất quan trọng, nếu không thực hiện tốt sẽ dễ gây ra những sai phạm UBND xã Dân Hòa cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau Từ đó tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán được chính xác Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài, người phụ trách kế toán tại đơn vị cần kiểm tra, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới đưa vào hạch toán Các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ Để hạn chế những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ Ngoài việc kiểm tra hình thức của chứng từ phụ trách kế toán cần phải kiểm tra nội dung trên chứng từ xem có đúng mục đích hay không Ngoài việc thực hiện kiểm tra chứng từ ngay khi lập, khi tiếp nhận thì định kỳ khi đóng chứng từ thành tập theo thời gian và nội dung kinh tế.
Kế toán phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát lại lần nữa để hạn chế tới mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, căn cứ vào quy trình kế toán máy được thiết lập, đơn vị cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học, liên tục, khép kín và đảm bảo thực hiện kế hoạch đó nghiêm túc Công tác kiểm tra chứng từ lần sau nên được thực hiện ngay khi chứng từ được nhập vào máy để hạn chế các nhầm lẫn khi nhập vào máy tính, các định khoản sai gây khó khăn trong việc kiểm tra sau này
3.2.4 Hoàn thiện về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán Đối với việc vận dụng hệ thống sổ kế toán, đơn vị cần thực hiện mở sổ kế toán đầy đủ theo quy định hiện hành, đảm bảo sự phù hợp của mẫu sổ với các thông tin trên sổ Hệ thống sổ sách kế toán là phần thể hiện chi tiết các nghiệp vụ, phản ánh thực tế tình hình hoạt động của đơn vị Vì vậy hệ thống sổ sách kế toán thiếu sót, lộn xộn, không đúng theo quy chuẩn sẽ khiến cho việc quản lý , theo dõi trở nên khó khăn, phát sinh những vướng mắc, sai phạm dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng khi thực hiện quyết toán kinh phí Việc hoàn thiện hệ thống sổ kế toán cần đảm bảo:
- Hệ thống sổ sách phải theo đúng biểu mẫu đầy đủ theo quy định của chế độ hiện hành
- Mở sổ kế toán cho tất cả các tài khoản có phát sinh nghiệp vụ kế toán. Cần phải mở sổ kế toán chi tiết cho các khoản thu, chi để có thể quản lý, theo dõi một cách chặt chẽ, hiệu quả.
- Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ, phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
- Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
- Sắp xếp, lưu trữ các loại sổ kế toán một cách khoa học, gọn gàng; bảo quản trong điều kiện thích hợp để tránh mất, thất lạc hay nhàu nát
- Trong điều kiện trình độ CNTT của kế toán và hệ thống bảo vệ dữ liệu cơ sở còn chưa ổn, rất dễ dẫn đến bị mất dữ liệu nên việc in sổ kế toán là hết sức quan trọng trong công tác đối chiếu, lưu trữ số liệu, nhất là khi sử dụng phần mềm kế toán không sử dụng các mẫu sổ in sẵn nên tất cả các sổ được lựa chọn sử dụng trong đơn vị phải thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp với khả năng của máy in và khổ giấy Việc thiết kế lại mẫu sổ phải đảm tính hợp lệ, hợp pháp của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán Đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, thống nhất giữa các chỉ tiêu trên các mẫu khác nhau Hạn chế các thông tin trùng lặp, kết hợp các thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau để hệ thống sổ in ra chứa đựng nhiều thông tin hơn Cuối mỗi kỳ kế toán cần phải in sổ kế toán kịp thời, phải đưa vào kho lưu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
3.2.5 Hoàn thiện về công tác lập,nộp, công khai và phân tích Báo cáo kế toán
Kế toán tại đơn vị cần lập, nộp báo cáo kế toán theo đúng thời gian quy định để đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra, đánh giá của đơn vị.
Hoàn thiện các quy định về yêu cầu thông tin trình bày trên BCKT và các nguyên tắc lập BCKT, phù hợp với chuẩn mực kế toán công Cụ thể:
+ Các yêu cầu thông tin cơ bản bao gồm: Dễ hiểu, phù hợp, đáng tin cậy, trọng yếu, trung thực, khách quan và so sánh được.