Những năm qua, cùng với tiến trình đổi mới mạnh mẽ, toàn diện và sâu sắc của toàn bộ nền kinh tế, hệ thống pháp luật về tài chính và kế toán Việt Nam đang trong quá trình đổi mới và hoàn thiện để phù hợp với tình hình thực tế hiện nay. Vì vậy đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải có sự điều chỉnh để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế đáp ứng được yêu cầu hoạt động của chính quyền cấp xã. Trước những thay đổi về chính sách tài chính – kế toán trong những năm gần đây, tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai đã có những tiến bộ và đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế ảnh hưởng đến công tác quản lý và đưa ra các quyết định của chính quyền xã. Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán xã, vì thế tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của xã, phường, thị trấn
Khái niệm xã, phường, thị trấn
Theo quy định hiện hành, hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam gồm
4 cấp Trong đó xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) là đơn vị hành chính cấp cơ sở, chính quyền cấp xã là cấp chính quyền cơ sở Tuy nhiên, tại đơn vị hành chính cấp cơ sở lại có 3 tên gọi khác nhau, mỗi đơn vị hành chính cụ thể lại có những nét đặc trưng riêng.
Xã là tên gọi chung của các đơn vị hành chính ở khu vực nông thôn, ngoại thành, ngoại thị của Việt Nam.
Phường là đơn vị hành chính nội thị, nội thành của một thị xã hay một thành phố trực thuộc tỉnh hoặc của một quận ở thành phố trực thuộc trung ương hay của một thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.
Thị trấn là trung tâm kinh tế, chính trị, xã hội của một huyện và là mô hình tổ chức có sự pha tạp giữa xã và phường.
Đặc điểm của xã, phường, thị trấn
Thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao phó.
Hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, hoặc bổ sung từ các khoản thu.
Hàng năm, xã, phường, thị trấn phải lập dự toán, lấy dự toán làm cơ sở thực hiện.
Ngoài ra, là một cấp ngân sách trong hệ thống NSNN nên xã, phường, thị trấn cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địa phương, đó là:
- Được phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật.
- Được quản lý và điều hành theo dự toán và theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
- Ngân sách xã, phường, thị trấn (gọi chung là NSX) là một loại quỹ tiền tệ của cơ quan chính quyền nhà nước cấp cơ sở Hoạt động của quỹ được thể hiện trên hai phương diện: huy động nguồn thu vào quỹ gọi là thu NSX, phân phối và sử dụng quỹ gọi là chi NSX.
- Các chỉ tiêu thu chi NSX luôn mang tính pháp lý (nghĩa là các chỉ tiêu này được quy định bằng văn bản pháp luật và được pháp luật đảm bảo thực hiện).
- Đằng sau quan hệ thu chi NSX là quan hệ lợi ích phát sinh trong quá trình thu chi NSX giữa hai chủ thể: một bên là lợi ích chung của cộng đồng cấp cơ sở mà đại diện là chính quyền cấp xã, một bên là các chủ thể kinh tế xã hội.
- NSX vừa là một cấp ngân sách, vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt (dưới nó không có đơn vị dự toán trực thuộc) Đặc điểm này có ảnh hưởng chi phối lớn đến quá trình tổ chức lập, chấp hành, quyết toán NSX.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của xã, phường, thị trấn
Vai trò của xã, phường, thị trấn
Xã, phường, thị trấn là cấp cơ sở, cấp cuối cùng của hệ thống chính trị ở nước ta, nhưng lại là cấp đầu tiên, trực tiếp nhất và là nền tảng xây dựng chế độ dân chủ của toàn bộ hệ thống chính trị Vì cấp cơ sở là nơi diễn ra mọi hoạt động và cuộc sống của nhân dân, nơi chính quyền gần dân nhất, nơi tổ chức và triển khai thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Xã, phường, thị trấn có vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, tăng cường đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triển kinh tế – xã hội, đảm bảo và giữ vững ổn định chính trị – xã hội để thực hiện thắng lợi sự nghiệp đổi mới, vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh dân chủ, công bằng, văn minh Chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị ở cơ sở có ảnh hưởng rất lớn đến tình cảm, thái độ, niềm tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước
Nhiệm vụ của xã, phường, thị trấn
Tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Thực hiện quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hoá – xã hội, an ninh – quốc phòng, trật tự và an toàn xã hội ở địa phương theo thẩm quyền.
KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã, phường, thị trấn
Khái niệm tổ chức công tác kế toán xã, phường, thị trấn
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã, phường, thị trấn:
Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị.
Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng thông tin kế toán của đơn vị.
Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị.
Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán trong đơn vị.
Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán xã, phường, thị trấn
Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận, ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối với công tác tổ chức kế toán.
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của bộ máy kế toán.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN
1.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định chung
Hoạt động tài chính của xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là xã) bao gồm ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã.
UBND xã tổ chức quản lý thống nhất ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã Quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủ, công khai, hiệu quả và tiết kiệm.
Ngân sách xã là một bộ phận của NSNN.
Cân đối ngân sách xã phải bảo đảm nguyên tắc chi không vượt quá nguồn thu quy định Không được đi vay hoặc huy động, chiếm dụng vốn của các tổ chức, cá nhân dưới mọi hình thức để cân đối ngân sách xã.
Ngân sách xã do UBND xã xây dựng và quản lý, HĐND xã quyết định và giám sát.
Mọi khoản thu, chi ngân sách xã phải thực hiện quản lý qua KBNN theo quy định của Luật NSNN Đối với các xã có khó khăn ở miền núi và vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện quản lý thu, chi trực tiếp qua KBNN, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là tỉnh) quy định cơ chế quản lý phù hợp và báo cáo Bộ Tài chính.
Thu, chi ngân sách xã phải hạch toán kế toán và quyết toán theo MLNS nhà nước và chế độ kế toán của Nhà nước.
Hoạt động tài chính khác của xã theo quy định của pháp luật bao gồm: các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách xã; tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã; tài chính thôn bản (các khoản thu, chi từ các khoản đóng góp của dân trên nguyên tắc tự nguyện do thôn bản huy động) và một số hoạt động tài chính khác theo quy định của pháp luật
UBND xã tổ chức quản lý thống nhất các hoạt động tài chính có liên quan đến các loại tài sản công của xã, tài sản của nhà nước và tài sản khác theo chế độ quy định.
Xã được mở tài khoản tiền gửi tại KBNN để gửi các khoản tiền không thuộc ngân sách xã, KBNN quản lý các khoản tiền gửi này theo chế độ tiền gửi Các khoản thu, chi tài chính khác của xã phải hạch toán rõ ràng, minh bạch chi tiết từng loại hoạt động.
1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy quan trọng của công tác kế toán ở đơn vị.
- Bộ máy kế toán và tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán:
+ Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
+ Tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán của đơn vị Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp:
+ Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế toán thì việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quan trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu.
+ Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức quản lý của đơn vị mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý của bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán
- Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán và được tiến hành ở những bộ phận khác của đơn vị Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng Phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộ phận.
- Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị nắm được tình hình, hoạt động một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số lượng kế toán lớn, bộ máy cồng kềnh.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN MAI
Khái quát chung về UBND phường Tân Mai
2.1.1 Đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, xã hội của UBND phường Tân Mai.
Tân Mai là một phường thuộc quận Hoàng Mai, Hà Nội, có vị trí địa lý :
- Phía đông giáp phường Định Công
- Phía tây giáp quận Thanh Xuân
- Phía nam giáp phường Thịnh Liệt
- Phía bắc giáp phường Trần Phú
Phường Tân Mai có diện tích là 0,53 km², dân số là 23.658 người PhườngTân Mai được thành lập trên cơ sở tách ra từ phường Giáp Bát, ban đầu thuộc quận Hai Bà Trưng sau đó chuyển về quận Hoàng Mai quản lý
Hình 2.1 Bản đồ phường Tân Mai
( Nguồn: Phòng kế toán UBND phường Tân Mai)
Ngay từ đầu trực thuộc quận Hoàng Mai, phường Tân Mai được sự quan tâm lãnh đạo chỉ đạo sát sao của Quận ủy, UBND quận Hoàng Mai Nhân dân phấn khởi phát triển kinh tế - xã hội, góp phần xây dựng phường văn minh, giàu đẹp Trước thực tế tốc độ đô thị hóa diễn ra rất nhanh, trong khi đó, phường chưa có quy hoạch chi tiết, cơ sở hạ tầng kĩ thuật, hạ tầng xã hội còn thiếu đồng bộ, bất cập; tệ nạn xã hội còn diễn biến phức tạp, đời sống của một bộ phận dân cư còn khó khăn, tác động sâu sắc, toàn diện đến quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị, ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương Tuy nhiên, với tinh thần, đoàn kết, dân chủ, đổi mới, phát huy nội lực, tranh thủ mọi nguồn lực, Đảng bộ, chính quyền đã tập trung lãnh đạo ổn định tổ chức bộ máy toàn hệ thống chính trị; nỗ lực vượt mọi khó khăn, đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế và đã thu được những kết quả quan trọng, đáng khích lệ.
Từ việc xác định cơ cấu kinh tế của phường là tiểu thủ công nghiệp – thương mại, dịch vụ, Đảng bộ đã tập trung lãnh đạo tăng cường quản lý, tạo hành lang pháp lý, môi trường kinh doanh thuận lợi cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trên địa bàn phường; tuyên truyền định hướng tạo điều kiện cho các hộ phát triển kinh tế tư nhân Các loại hình dịch vụ, thương mại được Đảng bộ và Chính quyền phường khuyến khích phát triển để đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống sinh hoạt công dân Công tác xây dựng tuyến phố văn minh thương mại Trương Định bước đầu đạt hiệu quả; chuỗi cửa hàng, cửa hiệu chợ dân sinh Tân Mai dần được hình thành và phát triển, tạo ra nhiều việc làm, cung cấp nhiều mặt hàng thiết yếu, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhân dân Đảng bộ chính quyền đã vận động, tạo điều kiện cho nhân dân duy trì và phát triển các mặt hàng truyền thống như dệt, may mặc, xuất khẩu thu hút nhiều lao động ở địa phương Nhờ đó, kinh tế phát triển với nhịp độ tăng trưởng ổn định, giá trị tổng sản lượng năm sau cao hơn năm trước.
Xây dựng phường phát triển bền vững, văn minh, hiện đại, lãnh đạo phường Tân Mai xác định thuận lợi nhiều, nhưng khó khăn, thử thách cũng rất lớn, nhất là quá trình đô thị hóa nhanh sẽ luôn đặt ra yêu cầu cao hơn về quản lý đô thị Trước tình hình đó, lãnh đạo phường xác định mục tiêu: "Nâng cao năng lực lãnh đạo; phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống chính trị; đẩy mạnh phát triển kinh tế theo cơ cấu thương mại, dịch vụ, công nghiệp; phát triển văn hóa - xã hội toàn diện, vững chắc; tạo sự chuyển biến rõ nét trong quản lý đô thị, nhất là văn minh đô thị; giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; tăng cường công tác quân sự, quốc phòng địa phương; huy động mọi nguồn lực xây dựng quận phát triển bền vững, văn minh, hiện đại" Thực hiện mục tiêu trên, phường sẽ tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, các lĩnh vực, địa bàn, đơn vị trọng điểm, phức tạp
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển UBND phường Tân Mai
Phường Tân Mai ngày nay được hình thành từ vùng đất Giáp Lục, Giáp Tứ (xãThịnh Liệt) và Cổ Mai xưa, có lịch sử lâu đời và giàu tiềm năng phát triển Lịch sử của Tân Mai luôn gắn bó với lịch sử xã Thịnh Liệt, làng Tương Mai, huyện ThanhTrì, quận Hai Bà Trưng và gắn liền với chiều dài lịch sử dựng nước, giữ nước bảo vệ
Thủ đô của dân tộc Tân Mai đã kế thừa và phát huy truyền thống văn hiến của Thăng Long – Hà Nội, của dân tộc Việt Nam anh hùng.
Trải qua quá trình lịch sử hình thành và phát triển, đã biết bao mồ hôi, công sức và cả xương máu của các thế hệ nhân dân nơi đây để có được phố phường sầm uất ngày hôm nay và đóng góp vào sự nghiệp sựng nước và giữ nước của dân tộc. Cũng trải qua quá trình đấu tranh giành và bảo vệ nền độc lập dân tộc đã vun đắp nên truyền thống kiên cường, bất khuất,yêu nước và cách mạng.
Từ khi có Đảng lãnh đạo, những truyền thống của người dân Tân Mai tiếp tục được vun đắp và phát huy mạnh mẽ Tân Mai cùng toàn Đảng và toàn dân tộc đi từ thắng lợi này đến thắng lợi khác và đang tiếp tục giành những thành tựu có ý nghĩa lịch sử trong công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước phồn vinh, tươi đẹp hôm nay.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Mai
UBND phường Tân Mai thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng,
- Trong lĩnh vực kinh tế, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường Tân Mai thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông tại phường theo phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi;
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai
- Kỳ kế toán áp dụng tại UBND phường Tân Mai, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội là kỳ kế toán tháng và kỳ kế toán năm
+ Kỳ kế toán tháng là một tháng tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
Chữ viết, chữ số và đơn vị tính sử dụng trong kế toán:
- Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt và chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị
- Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:
+ Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”)
+ Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam
2.2.2 Thực trạng tình hình thu, chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai
2.2.2.1 Tình hình thu, chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai Ủy ban nhân dân phường tân mai là chính quyền cấp phường, quá trình hình thành tài chính chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp hàng năm để duy trì hoạt động thường xuyên Trong công tác tài chính tại Ủy ban nhân dân phường Tân Mai gồm rất nhiều hoạt động động, trong đó có hoạt động thu ngân sách và chi ngân sách
Bảng 2.1: Bảng thu ngân sách và chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai giai đoạn 2018-2020
Chỉ tiêu Năm 2018(a) Năm 2019(b) Năm 2020(c)
Chênh lệch thu chi ngân sách
Qua bảng thu ngân sách và chi ngân sách tại Ủy ban nhân dân phường Tân Mai giai doạn 2018 – 2020 cho thấy công tác thu, chi ngân sách tại UBND
Phường Tân Mai theo đúng quy định của công tác tài chính kế toán Cụ thể:
- Công tác thu ngân sách tại UBND phường Tân Mai giai đoạn 2018 - 2020 là toàn bộ các khoản thu trong dự toán đã được HĐND Phường quyết định và được thực hiện trong một năm để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của chính quyền Phường Qua bảng thu ngân sách cho thấy các khoản thu ngân sách tăng tương ứng 10,6%% so với cùng kỳ năm 2018 Năm 2020 tăng 2.763.263.144 tương ứng 10,7% so với cùng kỳ năm 2019 Điều này phản ánh rõ rệt tình hình kinh tế xã hội tại Phường Tân Mai đang có nhừng chuyển biến rõ rệt và tích cực. Quá trình xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng và các công trình phúc lợi xã hội theo chính sách của Đảng đã và đang được cán bộ nhân dân phường Tân Mai chú trọng và thực hiện với tinh thần quyết tâm cao nhất.
Công tác chi ngân sách của phường Tân Mai giai đoạn 2018 - 2020 bao gồm các khoản chi duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà Nước, Đảng, đoàn thể cấp phường, chi trợ cấp xã hội và các khoản chi phát triển kinh tế xã hội thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp phường theo phân cấp của địa phương Nhìn vào bảng chi ngân sách cho thấy rằng song song với sự gia tăng các khoản thu ngân sách thì các khoản chi ngân sách xã cũng chuyển biến một cách rõ rệt Cụ thể năm 2019 các khoản chi tăng 3.212465 VNĐ tương ứng 3,5% so với cùng kỳ năm 2018 Năm 2020 các khoản chi tăng 12.825.283 VNĐ tương ứng 10,2% so với cùng kỳ năm 2019 Những thống kê cụ thể trên cho ta thấy được sự sát sao của bộ phận Hành chính kế toán nói riêng cũng như UBND phường Tân Mai nói chung trong việc thực hiện các khoản chi, nhằm tạo điều kiện thúc đẩy phát triển cơ hạ tầng, giao thông cũng như đảm bảo các hoạt động phúc lợi xã hội được thưc hiện đầy đủ và liên tục Đặc biệt trong năm 2020, tình hninhf dịch bệnh Covid hết sức phức tạp, ảnh hưởng đến mọi mặt đời sống của nhân dân trên địa bàn phường Tân Mai, làm ảnh hưởng trực tiếp trong công tác chi tiêu phát sinh để phòng chống dịch bệnh
2.2.2.2 Tình hình quyết toán thu, chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp quyết toán thu ngân sách tại UBND phường Tân Mai giai đoạn 2018-2020 Đơn vị tính: Đồng
STT Các khoản thu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
II Các khoản thu phân chia theo tỉ lệ % 30.487.512.369 34.179.589.258 38.471.149.210
1 Các khoản thu phân chia tối thiểu 70% 5.698.564.284 5.819.258.472 66.315.298.487
Các khoản thu phân chia khác do Thành phố Hà Nội quy đinh
2.1 Tiền thu cấp quyền sử dụng đất ở 16.947.879.214 17.265.897.544 19.214.7.87.741
Thu thuế GTGT từ các hộ kinh doanh,
Thu viện trợ không hoàn trả lại trực tiếp cho phường
V Thu kết dư ngân sách năm trước 938.654.154 1.021.1487.124 1.249.258.149
VI Thu bổ sung từ
Các khoản thu tài chính ngoài ngân sach
Nguồn: Báo cáo tài chính của Phòng TCKT tại UBND phường Tân Mai Qua bảng quyết toán thu ngân sách tại UBND phường Tân Mai cho thấy các khoản thu đều được lập hàng năm để thực hiện thu theo quy định của Pháp luật để đảm bảo nguồn thu luôn ổn định, phục vụ cho các công tác chi tiêu tại UBND phường Các khoản thu theo các năm có xu hướng tăng, do các cơ quan, đơn vị, các tổ chức cá nhân đóng trên địa bàn phường Tân Mai hoạt động có hiệu quả và có những đóng góp tích cực cho phường Điều này được thể hiện rất rõ ở một số nội dung Cụ thể:
- Thu ngân sách phường Tân Mai năm 2018 là 35.294.183.247 đồng thì đến năm 2019 lên tới 37.415.298.150 đồng, tăng 2.121.114.909 đồng Đến năm 2020, thu ngân sách cảu Phường Tân Mai đạt tới 40.178.561.294 đồng, tăng 4.884.378.050 đồng so với năm 2018 Thu ngân sách tăng thể hiện nhu cầu thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, cơ sở hạ tầng của Phường Tân Mai tăng để phục vụ hoạt động phát triển kinh tế xã hội của phường Tân Mai.
- Các khoản thu tài chính ngoài ngân sách tại phường Tân Mai giai đoạn
2018 – 2020 cũng có xu hướng tăng qua các năm Năm 2018 nguồn thu ngoài ngân sách đạt 3.012.165.489 đồng, thì đến năm 2019 lên tới 3.298.898.756 đồng, tăng 286.733.267 đồng (gấp 1,1 lần) Năm 2020, nguồn thu này tăng lên đến 5.148.985.497 đồng, tăng 2.136.820 010đồng (gấp 1,7 lần) so với năm
2018 Nguồn thu ngoài ngân sách tại phường Tân Mai trong giai đoạn 2018 –
2020 tăng là do các hopatj động sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, cá nhân đóng trên địa bàn phường Tân Mai hoạt động hiệu quả nên đã nộp các khoản thuế,phí và lệ phí ngày một tăng, góp phần làm tăng nguồn thu ngoài ngân sách cho phường Tân Mai.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp quyết toán chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai giai đoạn 2018-2020 Đơn vị tính: Đồng
STT Các khoản chi Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
2 Chi đầu tư phát triển 6.487.512.369 7.179.298.242 9.468.149.380
5 Chi từ nguồn bổ sung có mục tiêu 6.947.879.987 7.298.475.859 8.259.547.698
Chi các quỹ tài chính ngoài ngân sách phường
Nguồn: Báo cáo tài chính của Phòng TCKT, UBND phường Tân Mai
Qua bảng tổng hợp quyết toán chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai giai đoạn 2018-2020 cho thấy hoạt động chi ngân sách và các hoạt động chi thường xuyên, chi đầu tư phát triển đều có xu hướng tăng theo các năm Cụ thể:
- Các khoản chi ngân sách năm 2018 là 30.248.241.923 đồng, thì đến năm
2020 các khoản chi ngân sách đã tăng lên 38.142.561.498 đồng, tăng 7.894.319.580 (gấp 1,3 lần) Có thể thấy các khoản chi ngân sách có xu hướng tăng là do hoạt động bộ máy cũng như các hoạt động liên quan để phát triển cơ sở hạ tầng, các công trình phúc lợi được đầu tư xây dựng đã sử dụng nguồn chi ngân sách lớn của phường
- Trong các khoản chi của phường Tân Mai giai đoạn 2018 – 2020, nổi bật là
Các khoản chi thường xuyên gồm lương, chi hoạt động bộ máy, chi các khoản theo lương và một số các khỏa chi phục vụ công tác quản lý điều hành của UBND phường Tân Mai Các khoản chi này cũng có xu hướng tăng theo năm Năm 2018, chi thường xuyên là 25.698.564.284 đồng, thì đến năm 2019 lên đến 25.819.258.472 đồng, tăng 120.694.188 đồng, đến năm 2020 chi thường xuyên đạt 28.315.298.487đồng, tăng 2.286.703.440 đồng (tăng gấp 1,1,lần) so với năm
2018 Có thể nói các khoản chi thường xuyên tại UBND phường Tân Mai tăng là do hoạt động bộ máy tăng, các bộ phận xử lý công việc được bổ sung nhân lực và vật lực để thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của phường Tân Mai trong thời gian qua.
2.2.2.3 Xây dựng kế hoạch thu, chi ngân sách tại UBND phường Tân Mai trong năm tài chính tiếp theo
Công tác tài chính được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong bộ máy chính quyền xã, phường, thị trấn Công tác này được thực hiện thông qua kế hoạch đã xây dựng từ năm trước liền kề Vì vậy, để có kinh phí thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên cũng như đột xuất và các nhiệm vụ ngoài ngân sách, bộ phận tài chính kế toán phải xây dựng được kế hoạch thu chi ngân sách cho đơn vị trong năm tài chính tiếp theo
Bảng 2.4: Bảng ước thực hiện thu, chi ngân sách phường và các quỹ tài chính khác ngoài ngân sách năm 2021 tại UBND phường Tân Mai
NĂM 2021 ƯỚC THỰC HIỆN NĂM 2021
II Các khoản thu phân 28.471.498.23 26.392.498.26 88.5% chia theo tỉ lệ % 1 5
1 Các khoản thu phân chia tối thiểu 70%
2 Các khoản thu phân chia khác do thành phố quy đinh
2.1 Tiền thu cấp quyền sử dụng đất ở
2.2 Thu thuế GTGT từ các hộ kinh doanh, TNDN
III Thu viện trợ không hoàn trả lại trực tiếp cho phường
V Thu kết dư ngân sách năm trước
VI Thu bổ sung từ ngân sách cấp trên
VII Các khoản thu tài chính ngoài ngân sach
1.1 Chi đầu tư phát triển 30.458.269.12
1.4 Chi từ nguồn bổ sung có mục tiêu
2 Chi các quỹ tài chính ngoài ngân sách phường
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán UBND phường Tân Mai Đánh giá chung: Đối với thực trang tài chính kế toán cấp phường thì công tác dự toán thu chi ngân sách hàng năm là công tác đặc thù và có vai trò rất quan trọng Công tác dự toán thu chi ngân sách tốt sẽ đảm bảo hoạt động của phòng tài chính kế toán nói riêng và vận hành bộ máy hành chính cấp phường nói riêng sẽ được định hình 1 cách cụ thể hơn Việc bám sát vào dự toán thu chi ngân sách sẽ mang đến hiệu quả hoạt động tốt cho bộ máy hành chính của phường Tân Mai trong năm thực hiện
2.2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN MAI
2.3.1 Những kết quả đạt được
- Nhìn chung, UBND Phường Tân Mai đã tuân thủ tốt các quy định tại Luật kế toán 2015 và Thông tư số 70/2019/TT-BTC ngày 03/10/2019 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã
- Tổ chức công tác kế toán ở UBND Phường Tân Mai nhìn chung được tiến hành toàn diện về mọi mặt, phù hợp với đặc điểm của một UBND phường, cơ bản là thống nhất từ vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức vận dụng hình thức kế toán và chế độ sổ sách kế toán, vận dụng chế độ chứng từ kế toán và chế độ lập báo cáo kế toán Cụ thể:
+ Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán UBND phường Tân Mai đã lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung phù hợp với quy mô của đơn vị là nhỏ, nhờ đó mà kế toán có thể cung cấp nhanh chóng các thông tin về tình hình kế toán tài chính của đơn vị.
+ Thứ hai, về vận dụng chứng từ kế toán, đơn vị tổ chức vận dụng các mẫu chứng từ kế toán tương đối đầy đủ, đúng theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ được đánh số liên tục như phiếu thu, phiếu chi, nên rất dễ dàng kiểm tra, tránh tình trạng mất mát có thể xảy ra Chứng từ kế toán cũng được bảo quản, lưu trữ trong các tủ đựng tài liệu.
+ Thứ ba, về vận dụng tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản của đơn vị tuân thủ đúng chế độ Kế toán ngân sách và tài chính xã do Bộ Tài chính ban hành và các chuẩn mực kế toán theo quy định, bỏ qua những tài khoản không cần thiết để phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động và quy mô đơn vị.
+ Thứ tư, về vận dụng sổ kế toán, đơn vị đang áp dụng hình thức kế toánNhật ký – Sổ Cái trên máy tính Mọi thông tin kế toán đều được ghi chép, xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán nên giảm nhẹ khối lượng công tác ghi sổ kế toán thay vì việc tổ chức nhập dữ liệu vào máy tính bằng các công cụ như excel,
+ Thứ năm, về vận dụng báo cáo kế toán, đơn vị đã lập đầy đủ các loại báo cáo kế toán theo tháng và năm sau đó nộp lên UNND, HĐND phường, phòng Tài chính quận huyện xin phê duyệt Khi đã được phê duyệt và có đủ chữ kí, phường đã thực hiện công khai báo cáo quyết toán ngân sách và hoạt động tài chính phường trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày phê chuẩn quyết toán ngân sách và các hoạt động tài chính khác.
+ Thứ sáu, về tổ chức thực hiện công tác kiểm tra kế toán, Chủ tịch Phường và kế toán trưởng đã chấp hành lệnh kiểm tra tài chính - kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, đã cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra Ngoài ra, đơn vị cũng đã tự kiểm tra tài chính kế toán theo quy định.
+ Thứ bảy, về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, phòng kế toán được trang bị máy tính đầy đủ, mỗi người một máy và các thiết bị phục vụ cho công việc như máy in, máy scan, Hệ thống máy tính được nối mạng internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho kế toán cập nhật thông tin, trao đổi với các phòng ban, không ngừng nâng cao hiểu biết và chuyên môn nghiệp vụ Các máy tính được cài đặt phần mềm kế toán giúp cung cấp các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian Khi sử dụng phần mềm, kế toán có thể bảo mật thông tin an toàn bằng cách đặt mật khẩu, tránh mất mát.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1 Những tồn tại, hạn chế
Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai được tiến hành toàn diện về mọi mặt, cơ bản phù hợp với tiến trình chung đổi mới của chế độ kế toán trong thời gian qua, đảm bảo tuân thủ chế độ, chính sách của Bộ Tài chính Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đó còn những tồn tại, hạn chế cụ thể như sau:
- Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán, hằng ngày khối lượng công việc cần xử lí không nhỏ mà phòng kế toán chỉ có một người làm kế toán trưởng làm tất cả công việc kế toán dẫn đến việc kế toán bị quá tải, căng thẳng trong công việc, làm việc dễ xảy ra sai xót nhầm lẫn
- Thứ hai, về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, việc luân chuyển chứng từ nội bộ ở đơn vị chưa khoa học Cán bộ kế toán mất nhiều thời gian để sửa chữa, bổ sung khi bộ chứng từ không hoàn thiện, bị lỗi, thiếu sót như thiếu chữ ký, thiếu ngày, tháng, do còn thiếu những quy định nội bộ về tổ chức luân chuyển chứng từ Công tác kiểm tra chứng từ kế toán để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách
- Thứ ba, về hệ thống tài khoản kế toán, đơn vị chưa xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3 theo từng đối tượng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị nhất là đối với các khoản chi ngân sách xã thường phát sinh các khoản chi cần phải được theo dõi chi tiết.
- Thứ tư, về vận dụng hệ thống sổ kế toán, cuối mỗi kỳ kế toán chưa kịp thời in sổ kế toán rất dễ dẫn đến bị mất dữ liệu khi sử dụng phần mềm kế toán.
- Thứ năm, về tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán Do lượng tài liệu kế toán được lưu trữ từ lâu và với số lượng khá lớn mà không gian lưu trữ lại có giới hạn, nên có một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, dẫn tới hiện tượng ẩm mốc.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN MAI
Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai
Để hoàn thiện được công tác tổ chức công tác kế toán tại UBND phường
Tân Mai phải dựa trên một số yêu cầu sau:
- Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai phải phù hợp với xu hướng cải cách tài chính công và tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán Việt Nam
- Thứ hai, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai phải đáp ứng được các yêu cầu tổ chức kế toán nói chung bao gồm: đầy đủ, rõ ràng, trung thực, liên tục, có hệ thống, tiết kiệm và có hiệu quả
- Thứ ba, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị, phù hợp với điều kiện về trình độ của cán bộ kế toán, các phương tiện kỹ thuật hiện có
- Thứ tư, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán, thống nhất giữa đối tượng và phương pháp kế toán
- Thứ năm, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính đầy đủ và chặt chẽ từ khâu ghi nhận thông tin ban đầu, vận dụng chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán cho đến lập BCTC Đặc biệt cần quan tâm đến việc phân tích BCTC để đưa ra được những quyết định tiết kiệm kinh phí một cách tối ưu nhất.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Để xây dựng bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị, việc tuyển chọn thêm cán bộ nhân viên kế toán phải được coi trọng Đơn vị cần tuyển chọn cán bộ thông qua thi tuyển để tuyển dụng cán bộ đảm bảo năng lực và trình độ chuyên môn Căn cứ theo tình hình công việc hiện tại ở phòng kế toán, UBND phường Tân Mai cần bổ sung thêm ít nhất một cán bộ kế toán, đề giảm thiểu lượng công việc của kế toán trưởng và đảm bảo được tính chính xác cao trong việc hạch toán, kiểm tra
- UBND phường cần quan tâm tạo điều kiện về quyền lợi chính đáng cho kế toán Hàng năm đơn vị cần có kế hoạch đầu tư thích đáng, bố trí cho kế toán tham gia các lớp học cập nhật kiến thức về chế độ, chính sách mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để không ngừng cải thiện hiệu quả công việc
3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
- Với khâu lập, luân chuyển chứng từ:
+ Nội dung trên chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán
+ Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
+ Đơn vị cần có những quy định nội bộ về tổ chức luân chuyển chứng từ về phòng kế toán.
- Với khâu kiểm tra chứng từ:
+ UBND phường Nam Đồng cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau Từ đó tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối tài khoản kế toán được chính xác. + Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán xã cần phải tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán. Để hạn chế những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
- Với khâu lưu trữ, bảo quản chứng từ:
+ Đơn vị cũng cần bố trí thêm cơ sở vật chất như kho, tủ lưu trữ để công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ được đảm bảo hơn, tránh hiện tượng ẩm mốc.
Bố trí, sắp xếp lại chứng từ 1 cách gọn gàng, khoa học, thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết Đơn vị cần căn cứ vào các quy định để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
+ Riêng đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra một cách chặt chẽ nhằm chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
3.2.3 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, UBND phường cần nắm rõ nội dung kinh tế của mỗi tài khoản để khai thác, sử dụng đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, 3 theo từng đối tượng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị nhất là đối với các khoản chi ngân sách thường phát sinh các khoản chi cần phải được theo dõi chi tiết nhằm phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra kiểm tra.
- Mở thêm tài khoản để theo dõi nếu cần để dễ dàng trong việc quản lý
3.2.4 Hoàn thiện về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán Đơn vị cần thực hiện mở sổ kế toán đầy đủ theo quy định hiện hành Tuy nhiên trong điều kiện sử dụng máy vi tính, các sổ kế toán đều được in trực tiếp từ máy tính ra, không sử dụng các mẫu sổ in sẵn nên tất cả các sổ được lựa chọn sử dụng trong đơn vị phải thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp với khả năng của máy in và khổ giấy Việc thiết kế lại mẫu sổ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán
- Đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, thống nhất giữa các chỉ tiêu trên các mẫu khác nhau Hạn chế các thông tin trùng lặp, kết hợp các thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau để hệ thống sổ in ra chứa đựng nhiều thông tin hơn
- Đảm bảo sự phù hợp của mẫu sổ với khả năng in của máy tính Đơn vị cần có các biện pháp để khắc phục tình trạng mất dữ liệu kế toán do máy móc hư hỏng, vi rút,… như trang bị thêm cho bộ phận Tài chính – kế toán các ổ cứng ngoài hoặc thẻ nhớ để phục vụ cho việc lưu trữ các dữ liệu, bảo đảm an toàn Định kỳ, đơn vị nên tổ chức kiểm tra máy vi tính của kế toán để có hướng dẫn, sửa chữa kịp thời khi máy móc có dấu hiệu xuống cấp Đồng thời thường xuyên nâng cấp, cập nhật phần mềm kế toán cho phù hợp với các chế độ, chính sách, quy định liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị.
3.2.5 Hoàn thiện về công tác lập,nộp, công khai và phân tích báo cáo kế toán
- Thời gian lập và nộp báo cáo phải đúng theo quy định của nhà nước Hệ thống BCKT là tài liệu quan trọng, thể hiện mọi mặt hoạt động kinh tế, tài chính thông qua các chỉ tiêu mà nó phản ánh nên lãnh đạo đơn vị cần yêu cầu kế toán lập báo cáo tháng theo quy định để lãnh đạo đơn vị cũng như cơ quan chủ quản cấp trên sử dụng thông tin kịp thời, lấy căn cứ để đưa ra các kế hoạch, các quyết định.
- Hoàn thiện các quy định về yêu cầu thông tin trình bày trên BCKT và các nguyên tắc lập BCKT, phù hợp với chuẩn mực kế toán công Cụ thể:
+ Các yêu cầu thông tin cơ bản bao gồm: Dễ hiểu, phù hợp, đáng tin cậy, trọng yếu, trung thực, khách quan và so sánh được.
ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường cần có các điều kiện từ phía Nhà nước cũng như tại chính đơn vị.
- Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán; có cơ chế, chính sách đồng bộ; xây dựng hệ thống pháp luật ngày càng hoàn thiện, có chương quy định về kế toán công trong luật NSNN, chủ động bổ sung, sửa đổi nội dung của Mục lục ngân sách
- Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cũng như đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ phục vụ cho các hoạt động của UBND phường.
- Bộ Tài chính cần có những quy định, hướng dẫn cụ thể những vấn đề còn hạn chế nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý để các phường căn cứ áp dụng nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
- Xây dựng và thay đổi chính sách, chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã, phường phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị theo từng thời kỳ để làm căn cứ, cơ sở cho đơn vị thực hiện.
- Đội ngũ cán bộ kế toán tài chính là nòng cốt, là bộ phận không thể thiếu của bộ máy tài chính kế toán Tiêu chí quyết định chất lượng, hiệu quả công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính trong đơn vị chính là năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ kế toán tài chính Do vậy, nâng cao năng lực của đội ngũ kế toán là yêu cầu khách quan, là nhiệm vụ lâu dài đối với UBND phường Tân Mai Để từng bước nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ kế toán, tài chính, đơn vị cần thực hiện các giải pháp sau:
+ Khuyến khích và tạo điều kiện cho các kế toán đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn nâng cao kỹ năng làm việc Tập trung đào tạo, bồi dưỡng một cách toàn diện cả trình độ chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, tin học, khả năng tham mưu, đảm bảo sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định hiện hành Mỗi năm cần có sự tổng kết, đánh giá công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tự kiểm tra.
- Chỉ đạo triển khai, đánh giá kết quả thực hiện các cơ chế, chính sách của Nhà nước Trên cơ sở đó đề xuất các phương án hoàn chỉnh cơ chế quản lý ngân sách tài chính cho phù hợp với địa phương.
- Lãnh đạo phường và các cán bộ kế toán nên có sự nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của CNTT ứng dụng vào công tác kế toán.
+ Thường xuyên cập nhật, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin tiến bộ, bắt kịp thời đại, nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian trong việc hạch toán, ghi chép sổ sách, lên báo cáo trong kế toán nguồn kinh phí hoạt động.
+ Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng hiện đại, xuất hiện chứng từ, sổ sách điện tử đơn vị cần phải thực hiện lập, luân chuyển, lưu trữ theo đúng lưu trữ cho từng kỳ kế toán Trường hợp không in ra giấy mà lưu trữ trên phần mềm, phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao, tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Chương 3 của luận văn đã đưa ra những lý do cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Tân Mai cũng như những yêu cầu để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị Bên cạnh đó đã đề ra những giải pháp cần thiết phù hợp với tình hình đơn vị, đồng thời nêu rõ các điều kiện để thực hiện các giải pháp Qua đó góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiUBND phường Tân Mai, đáp ứng được yêu cầu quản lý của xã trong giai đoạn hiện nay.
