Xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là xã) là đơn vị hành chính cấp cơ sở, chính quyền cơ sở trong hệ thống tổ chức chính quyền bốn cấp ở Việt Nam. Ngân sách xã và tài chính xã là nguồn lực cho các hoạt động chính trị, kinh tế và văn hóa – xã hội diễn ra trên địa bàn xã. Kế toán nói chung và kế toán ngân sách và tài chính xã nói riêng giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, vai trò ấy chỉ thật sự được phát huy khi công tác kế toán được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả.
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Khái quát chung về xã, phường, thị trấn
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của xã, phường, thị trấn
Khái niệm xã, phường, thị trấn
Theo quy định hiện hành, hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước Việt Nam gồm 4 cấp Trong đó xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) là đơn vị hành chính cấp cơ sở, chính quyền cấp xã là cấp chính quyền cơ sở Tuy nhiên, tại đơn vị hành chính cấp cơ sở lại có 3 tên gọi khác nhau, mỗi đơn vị hành chính cụ thể lại có những nét đặc trưng riêng.
Xã là tên gọi chung của các đơn vị hành chính ở khu vực nông thôn, ngoại thành, ngoại thị của Việt Nam.
Phường là đơn vị hành chính nội thị, nội thành của một thị xã hay một thành phố trực thuộc tỉnh hoặc của một quận ở thành phố trực thuộc trung ương hay của một thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.
Thị trấn là trung tâm kinh tế, chính trị, xã hội của một huyện và là mô hình tổ chức có sự pha tạp giữa xã và phường. Đặc điểm của xã, phường, thị trấn
Thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao phó.
Hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, hoặc bổ sung từ các khoản thu.
Hàng năm, xã, phường, thị trấn phải lập dự toán, lấy dự toán làm cơ sở thực hiện.
Ngoài ra, là một cấp ngân sách trong hệ thống NSNN nên xã, phường, thị trấn cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địa phương, đó là:
- Được phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật.
- Được quản lý và điều hành theo dự toán và theo chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
- Ngân sách xã, phường, thị trấn (gọi chung là NSX) là một loại quỹ tiền tệ của cơ quan chính quyền nhà nước cấp cơ sở Hoạt động của quỹ được thể hiện trên hai phương diện: huy động nguồn thu vào quỹ gọi là thu NSX, phân phối và sử dụng quỹ gọi là chi NSX.
- Các chỉ tiêu thu chi ngân sách xã luôn mang tính pháp lý (nghĩa là các chỉ tiêu này được quy định bằng văn bản pháp luật và được pháp luật đảm bảo thực hiện).
- Đằng sau quan hệ thu chi NSX là quan hệ lợi ích phát sinh trong quá trình thu chi NSX giữa hai chủ thể: một bên là lợi ích chung của cộng đồng cấp cơ sở mà đại diện là chính quyền cấp xã, một bên là các chủ thể kinh tế xã hội.
- NSX vừa là một cấp ngân sách, vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt (dưới nó không có đơn vị dự toán trực thuộc) Đặc điểm này có ảnh hưởng chi phối lớn đến quá trình tổ chức lập, chấp hành, quyết toán NSX.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của xã, phường, thị trấn
Vai trò của xã, phường, thị trấn
Xã, phường, thị trấn là cấp cơ sở, cấp cuối cùng của hệ thống chính trị ở nước ta, nhưng lại là cấp đầu tiên, trực tiếp nhất và là nền tảng xây dựng chế độ dân chủ của toàn bộ hệ thống chính trị Vì cấp cơ sở là nơi diễn ra mọi hoạt động và cuộc sống của nhân dân, nơi chính quyền gần dân nhất, nơi tổ chức và triển khai thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Xã, phường, thị trấn có vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước,tăng cường đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triển kinh tế – xã hội, đảm bảo và giữ vững ổn định chính trị – xã hội để thực hiện thắng lợi sự nghiệp đổi mới, vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh dân chủ, công bằng, văn minh Chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị ở cơ sở có ảnh hưởng rất lớn đến tình cảm, thái độ, niềm tin của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước
Nhiệm vụ của xã, phường, thị trấn
Tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Thực hiện quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hoá – xã hội, an ninh – quốc phòng, trật tự và an toàn xã hội ở địa phương theo thẩm quyền.
Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán tại xã 8 1 Khái niệm của tổ chức công tác kế toán
1.2.1 Khái niệm của tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán(TCCTKT) được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác Tổ chức công tác kế toán là việc xác lập mối quan hệ giữa đối tượng và phương pháp hạch toán kế toán để ban hành chế độ, tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong thực tế đơn vị hạch toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán.
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.
- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán
TC liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế TC nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán TC của đơn vị.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2.3.Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận bởi General Accepted Accounting Principles (GAAP), ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối với công tác tổ chức kế toán.
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán.
- Thống nhất giữa đối tượng, phương pháp, hình thức tổ chức bộ máy của đơn vị.
- Phù hợp với quy mô, hoạt động tổ chức của đơn vị.
- Phù hợp với các chính sách chế độ, quy định hiện hành của Nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của bộ máy kế toán.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất.
Nội dung tổ chức công tác kế toán ngân sách và tài chính tại xã 10
1.3.1 Tổ chức và vận dụng các quy định chung
+ Kỳ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán ngân sách và tài chính xã là kỳ kế toán tháng và kỳ kế toán năm.
+ Kỳ kế toán tháng là một tháng tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Chữ viết, chữ số và đơn vị tính sử dụng trong kế toán
+ Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt và chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:
+ Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là
+ Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công việc cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị và phải đáp ứng được các yêu cầu:
- Bộ máy kế toán phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị.
- Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của kế toán đơn vị.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị; khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba mô hình tổ chức công tác kế toán sau đây:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung;
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán;
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Sau khi lựa chọn được mô hình phù hợp, các đơn vị tiến hành phân công công việc phù hợp với khả năng trình độ, năng lực của cán bộ.
Sau khi lựa chọn được mô hình phù hợp, các đơn vị tiến hành phân công công việc phù hợp với khả năng trình độ, năng lực của cán bộ.
1.3.3 Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu.
Theo Thông tư số 70/2019/TT - BTC ngày 03/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chứng từ kế toán được khái niệm là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán áp dụng cho chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã phải được lập đầy đủ, chính xác các nội dung và đúng phương pháp quy định trong Luật
Kế toán 2015 và Thông tư số 70/2019/TT - BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ngày 03/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại xã được chia thành các chỉ tiêu như sau:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương: 11 chứng từ
+ Chỉ tiêu vật tư: 07 chứng từ
+ Chỉ tiêu tiền tệ: 08 chứng từ
+ Chỉ tiêu TSCĐ: 06 chứng từ
- Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, Phụ trách kế toán hay người phụ trách kế toán của đơn vị căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán, căn cứ vào tình hình cụ thể của bộ máy kế toán Căn cứ đặc điểm cụ thể số lượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và quy định trình tự luân chuyển chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
- Yêu cầu lập chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì xã được tự lập chứng từ kế toán do xã quy định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào tất cả các liên của chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tài chính ghi bằng số, ghi bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND XÃ QUẢNG NHÂN - HUYỆN QUẢNG XƯƠNG –
Khái quát chung về UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa 25 1 Đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, xã hội của UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa
2.1.1 Đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, xã hội của UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa
Xã Quảng Nhân nằm ở phía đông của huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa Địa giới hành chính của xã Quảng Nhân:
- Phía đông giáp xã Quảng Hải – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa;
- Phía nam giáp các xã Quảng Lưu và Quảng Bình – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa;
- Phía tây giáp xã Quảng Ninh – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa;
- Phía bắc giáp các xã Quảng Đức và Quảng Giao – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa.
Xã Quảng Nhân tổng diện tích 7.1 km², dân số tính đến đầu năm 2019 là 8,435 người, mật độ dân số tương ứng là 1,180 người/ km² Phần lớn nhân dân trong xã sinh sống chủ yếu dựa vào hoat động nông nghiệp: trồng trọt, chăn nuôi Phần nhỏ người dân tham gia các hoạt động buôn bán, sản xuất tiểu thủ công nghiệp, sửa chửa, công nhân trong các nhà máy xí nghiệp.
Xã Quảng Nhân là đơn vị có truyền thống yêu nước, đấu tranh chống giặc ngoại xâm bảo vệ quê hương, đất nước; được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu cao quý: “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” vì đã có thành tích đặc biệt xuất sắc trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước đã khẳng định sự ghi nhận xứng đáng truyền thống yêu nước, đấu tranh chống giặc ngoại xâm của Đảng bộ và nhân dân xãQuảng Nhân.
Xã Quảng Nhân có nhiều điều kiện thuận lợi về vị trí địa lý, cơ sở hạ tầng kinh tế
- xã hội ngày càng phát triển, người dân chịu khó sản xuất và kinh doanh nâng cao thu nhập, giảm đáng kể tỷ lệ hộ nghèo Đảng bộ, chính quyền và nhân dân xác định, nắm rõ chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong giai đoạn hiện nay nhằm mục tiêu xây dựng xã Quảng Nhân có kết cấu hạ tầng kinh tế, xã hội, từng bước phát triển hiện đại, có cơ cấu kinh tế và các hình thức tổ chức sản xuất hiệu quả Đặc biệt, nâng cao đời sống tinh thần, vật chất của người dân, xây dựngxã hội công văn minh, dân chủ, giàu bản sắc văn hóa, giữ vững quốc phòng an ninh.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn bộ máy quản lý của UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa a Chủ tịch UBND xã
Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Một là, lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã.
Hai là, lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Ba là, quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
Bốn là, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
Năm là, ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân.
Sáu là, chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Bảy là, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. b Phó chủ tịch UBND xã
UBND xã Quảng Nhân chỉ có 1 phó Chủ tịch xã.
Thứ nhất, phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng, giao thông, nhà đất và tài nguyên - môi trường đồng thời chịu trách nhiệm về lĩnh vực văn hóa - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác.
Phó chủ tịch UBND có trách nhiệm và quyền hạn sau đây:
Thứ hai, chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng và cho ý kiến các đề án trước khi báo cáo với UBND xã, với Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các đề án đó.
Thứ ba, kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, ngành tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, HĐND xã.
Thứ tư, căn cứ chương trình công tác của UBND xã, xây dựng kế hoạch công tác và chỉ đạo công tác trọng tâm hàng tháng, quý, năm thuộc lĩnh vực phụ trách.
Thứ năm, giải quyết kịp thời những đề nghị, khiếu nại thuộc lĩnh vực phụ trách. Thứ sáu, theo dõi và có ý kiến nhận xét của mình về bố trí, sử dụng cán bộ lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND xã Phó chủ tịch được phân công thường trực phụ trách một số lĩnh vực công tác, giúp Chủ tịch theo dõi công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân, thay mặt Chủ tịch lãnh đạo công tác của UBND xã khi Chủ tịch đi vắng. c Văn phòng UBND
Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; tham mưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo vơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND. d Phòng Văn hóa thông tin
Tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí. e Phòng Tư pháp – Hộ tịch
Tham mưu, giúp UBND cấp xã tổ chức thự hiện nhiệm vụ, quyền hạn, của UBND cấp xã trong lĩnh vực: tư pháp và hộ tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là, phổ biến, giáo dục pháp luật, quản lí tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn cấp xã trong việc tham gia xây dựng pháp luật.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh
2.2.1 Thực hiện quy định chung về công tác kế toán
- Kỳ kế toán áp dụng tại UBND xã Quảng Nhân, huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là kỳ kế toán tháng và kỳ kế toán năm
+ Kỳ kế toán tháng là một tháng tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày
Chữ viết, chữ số và đơn vị tính sử dụng trong kế toán:
- Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt và chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị
- Đơn vị tính sử dụng trong kế toán gồm:
+ Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là
+ Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Cộng hoà xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam
2.2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
CHỦ TỊCH UBND XÃ QUẢNG NHÂN (CHỦ TÀI KHOẢN)
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại UBND xã Quảng NhânDựa vào đặc điểm tình hình hoạt động, quy mô và yêu cầu quản lý, UBND xãQuảng Nhân đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phòng Tài chính- kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị Phòng tài chính – kế toán chỉ có một kế toán trưởng.
- Là chủ tài khoản, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở xã theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra.
- Đưa ra quyết định thu, chi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình, ký duyệt các chứng từ kế toán, báo cáo quyết toán và chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của các số liệu tài liệuđó.
- Xác nhận tính pháp lý của sổ sách kế toán.
- Tổ chức, chỉ đạo việc lập dự toán ngân sách, dự toán thu, chi tài chính hàng năm.
- Điều hành dự toán ngân sách sau khi được HĐND xã quyết định
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán phù hợp với điều kiện hoạt động, yêu cầu về trình độ quản lý của xã
- Tổ chức việc lập dự toán và chấp hành dự toán thu chi, chấp hành các định mức tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã.
- Thực hiện bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện hướng dẫn các chính sách chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà nước trong xã phường, phân tích đánh giá tình hình thu chi ngân sách.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về tài chính xã.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật kế toán, tổ chức việc lập dự toán và thực hiện dự toán thu chi ngân sách xã.
- Làm nhiệm vụ nhập xuất tiền mặt khi có phiếu thu phiếu chi kèm theo chữ kí của chủ tịch UBND
- Ký duyệt các hóa đơn chứng từ có liên quan đến hoạt động sử dụng tiền mặt tại quỹ.
- Chịu trách nhiệm sổ kế toán tiền mặt đối chiếu ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi quỹ tiên mặt theo trình tự thời gian.
- Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê toàn bộ quỹ tiền mặt, đối chiếu với số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt biện pháp xử lí khi có chênh lệch xảy ra.
Thông tin về nhân viên kế toán của UBND xã Quảng Nhân được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1: Thông tin về nhân viên kế toán tại UBND xã Quảng Nhân
Phụ trách kế toán Thủ quỹ
Trình độ Cao đẳng Cao đẳng
Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán UBND xã Quảng Nhân
2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu
UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa đã căn cứ vào quy định chung về hệ thống chứng từ áp dụng cho các xã của chế độ kế toán hiện hành và Luật Kế toán để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm của xã, cụ thể là:
Về nội dung và mẫu chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Thông tư số 70/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ngày 03/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Danh mục chứng từ được sử dụng trong đơn vị theo Bảng 2.5 dưới đây:
Bảng 2.2: Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Ủy ban nhân dân xã Quảng Nhân
STT Tên chứng từ Mẫu số
Theo thông tư 77/2017/TT-BTC
1 Giấy rút dự toán ngân sách C2-02a/NS
2 Giấy nộp trả kinh phí C2-05a/NS
3 Giấy rút dự toán bổ sung từ ngân sách cấp huyện C2-11b/NS
5 Ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyền tiền điện tử C4-02a/KB
8 Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi C4-09/KB
11 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB
12 Biên lai thu tiền C45-BB
Theo thông tư 70/2019/TT-BTC
13 Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp C02-HD
14 Giấy đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách xã C65-HD
15 Phiếu kết chuyển số liệu tài khoản C66-HD
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán UBND xã Quảng Nhân)
Về nội dung và mẫu chứng từ kế toán : Thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Thông tư 70/2019/QĐ- BTC ngày 03/10/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung theo Quyết định số 94/2005/TT-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính, bổ sung Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành kèm theo quyết định số 94/2005/QĐ-BTC.
Về việc lập chứng từ: Hầu hết mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều được lập chứng từ; mọi số liệu ghi trên sổ kế toán đều có chứng từ kế toán chứng minh.Các chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thực hiện theo quy định: không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa; khi viết dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo, Chứng từ kế toán đã lập đủ số liên quy định cho mỗi chứng từ Các chứng từ lập trên máy vi tính đã đảm bảo đúng nội dung quy định và tính pháp lý.
Về việc ký chứng từ: Chứng từ kế toán có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy đinh của từng chứng từ Những người ký trên chứng từ chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ Chữ ký trên chứng từ kế toán được ký bằng bút mực Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của phụ trách kế toán đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người là như nhau.
Về kiểm tra chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đã được tập trung ở bộ phận kế toán xã Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ đó và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ rồi dùng để ghi sổ kế toán Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ UBND xã Quảng Nhân đã thực hiện tốt công tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu giữa chứng từ và hạch toán trên sổ sách.
Quy trình luân chuyển chứng từ đơn vị đã thực hiên đúng theo quy định, tương đối hợp lý và khoa học.
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa 59 1 Những kết quả đạt được
2.3.1 Những kết quả đạt được
Tổ chức công tác kế toán ở UBND xã Quảng Nhân nhìn chung được tiến hành toàn diện về mọi mặt, phù hợp với đặc điểm của một UBND xã, cơ bản là thống nhất từ vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức vận dụng hình thức kế toán và chế độ sổ sách kế toán, vận dụng chế độ chứng từ kế toán và chế độ lập báo cáo kế toán Cụ thể:
Thứ nhất: UBND Quảng Nhân đã lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán theo mô
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ kế toán tổng hợp
BCTCBCQT hình tập trung là phù hợp với quy mô của đơn vị là nhỏ, Chỉ có 01 người phụ trách các công việc: lập dự toán, báo cáo tài chình, báo cáo thu chi ngân sách do đó kế toán kịp thời cung cấp các thông tin về tình hình kế toán tài chính của đơn vị khi có yêu cầu.
Thứ hai: Đơn vị tổ chức vận dụng các mẫu chứng từ kế toán tương đối đầy đủ, đúng theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ được đánh số liên tục như phiếu thu, phiếu chi, nên rất dễ dàng kiểm tra, tránh tình trạng mất mát có thể xảy ra
Thứ ba: Hệ thống tài khoản của đơn vị đã tuân thủ đúng chế độ Kế toán ngân sách và tài chính xã do Bộ Tài Chính ban hành và các chuẩn mực kế toán theo quy định, được tổ chức khoa học và khá đầy đủ, phản ánh tình hình các khoản thu, chi tài chính, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, ở đơn vị Hơn nữa, hệ thống tài khoản đơn vị sử dụng giúp cho đơn vị dễ dàng quản lý, đơn giản, gọn nhẹ, bỏ qua những tài khoản không cần thiết để phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động và quy mô đơn vị.
Thứ tư: Quy trình luân chuyển chứng từ đúng quy định, tương đối khoa học, hợp lý.
Thứ năm: đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái trong điều kiện có sử dụng kế toán trên máy là hoàn toàn phù hợp với quy mô đơn vị và đặc điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không quá phức tạp Mọi thông tin kế toán đều được ghi chép, xử lý bằng sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán
Thứ sáu, đơn vị đã thực hiện đầy đủ các quy định về lập, nộp, công khai các BCTC theo quy định của chế độ Kế toán ngân sách và tài chính xã.
Thứ bảy, đơn vị đã thực hiện việc kiểm tra tài chính kế toán theo quy định.
Thứ tám, phòng Tài chính - Kế toán được trang bị máy tính đầy đủ,các thiết bị phục vụ cho công việc Hệ thống máy tính được nối mạng internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho kế toán cập nhật thông tin, không ngừng nâng cao hiểu biết và chuyên môn nghiệp vụ Các máy tính được cài đặt phần mềm kế toán giúp cung cấp các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, an toàn, bảo mật thông tin cao.
2.3.2 Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán: Do đơn vị chỉ bố trí 01 người làm công việc kế toán mà khối lượng công việc tương đối lớn nên đôi khi bị quá tải, làm việc không hiệu quả, dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn.
Thứ hai, về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Đơn vị đã thực hiện đầy đủ công tác kiểm tra chứng từ kế toán để phát hiện ra những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách.
Kho lưu trữ không đảm bảo về mặt kỹ thuật nên chứng từ lưu trữ lâu năm thường ẩm mốc, mối mọt; nhiểu tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ nhưng chưa xử lý tiêu hủy, dẫn đến tình trạng tồn kho quá lớn Việc bố trí, sắp xếp trong kho chưa khoa học nên khi cần tài liệu để xem lại hoặc phục vụ công tác kiểm tra mất rất nhiều thời gian.
Thứ ba, về tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán: Công việc ghi sổ kế toán thường được dồn vào cuối tháng, cuối quý nên dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót hoặc bị trùng lặp trong khi hạch toán.
Thứ tư, về lập, nộp, công khai và phân tích báo cáo kế toán: Đơn vị chưa lập các báo cáo tháng theo quy định của chủ tịch xã để phục vụ yêu cầu quản lý, đánh giá của đơn vị Đơn vị chưa thực hiện phân tích báo cáo tài chính nên chưa đưa ra được các biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí NSNN, tiết kiệm chi phí.
Việc công khai tài chính vẫn còn thực hiện chưa tốt, hình thức công khai còn hạn chế nên chưa phát huy được vai trò kiểm tra, giám sát của các đối tượng có quan tâm đến tình hình tài chính của UBND xã.
Thứ năm, về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán: Cán bộ kế toán của đơn vị mặc dù trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nhưng khả năng về trình độ tin học chưa cao nên hạn chế hiệu quả của việc tin học hóa công tác kế toán.
Nhà nước chưa ban hành chuẩn mực kế toán công áp dụng cho khu vực công nói chung và xã nói riêng dẫn đến không có khuôn khổ pháp lí chung nào cho việc thực hiện công tác kế toán ở các khu vực công hiện nay.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND XÃ QUẢNG NHÂN – HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA
Định hướng và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa 63 1 Định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân
3.1.1 Định hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân.
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay để hoàn thiện công tác kế toán UBND xã Quảng Nhân cần phải có những định hướng như sau:
Thứ nhất, Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị cần hoàn thiện giúp cho việc thực hiện chức năng cơ bản của kế toán là thu nhận, phản ánh, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế, tài chính ở đơn vị được tốt hơn.
Thứ hai, Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải được xây dựng phù hợp với quy mô, đặc điểm, tình hình hoạt động, phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị, góp phần thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Nhà nước đã giao.
Thứ ba, Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị.
Thứ tư, Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị hợp lý, hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo có các thông tin trọng yếu về kinh tế, tài chính của đơn vị Đây chính là nền tảng, cơ sở cho việc lập kế hoạch, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân.
Thứ nhất, Phải đáp ứng được các yêu cầu tổ chức kế toán nói chung bao gồm: đầy đủ, rõ ràng, trung thực, liên tục, có hệ thống, tiết kiệm và có hiệu quả.
Thứ hai phải đáp ứng được các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Thứ ba, Tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân phải được xây dựng phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị, phải dựa trên các quy định của Luật Kế toán, chế độ kế toán ngân sách tài chính xã và các văn bản hướng dẫn hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vận dụng vào tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Thứ tư, Tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân phải phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, thực tế trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật tính toán xử lý thông tin kinh tế, tài chính tại đơn vị.
Thứ năm, Tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân phải gắn liền với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện đại, kỹ thuật vi tính trong tổ chức hạch toán kế toán.
Các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa 64 1.Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
3.2.1.Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Thứ nhất, Bộ máy kế toán phải được tổ chức lại hợp lý, tránh việc một kế toán viên phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán chồng chéo, tạo được sự kiểm soát kế toán lẫn nhau trong nội bộ đơn vị, với các bộ phận khác trong đơn vị Đơn vị nên tổ chức bộ máy kế toán xã gồm: Trưởng ban tài chính do Chủ tịch UBND xã kiêm nhiệm, một kế toán trưởng, một kế toán viên, một thủ quỹ.
Thứ hai, Đơn vị cần quan tâm, không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán như tổ chức cho kế toán tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao nghiệp vụ,chuyên môn, trình độ và hạn chế các sai sót.
3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu
Thứ nhất, căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, đơn vị cần thực hiện nghiêm túc công tác lập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ đúng theo quy định hiện hành Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin về nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định.
Thứ hai, ngoài việc kiểm tra chứng từ kế toán để phát hiện ra chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp đơn vị cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót Đặc biệt, kế toán phải chú trọng đên việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của mục lục ngân sách Nhà nước hay không.
Thứ ba, trong điều kiện ứng dụng máy tính, căn cứ vào quy trình kế toán máy được thiết lập, đơn vị cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học, liên tục, khép kín và đảm bảo thực hiện kế hoạch đó nghiêm túc Công tác kiểm tra chứng từ lần sau nên được thực hiện ngay khi chứng từ được lập đã nhập vào máy để hạn chế các nhầm lẫn khi nhập vào máy tính, các định khoản sai.
Thứ tư, đơn vị cần tu sửa, củng cố cơ sở vật chất như kho, tủ lưu trữ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đê lưu trữ chứng từ tránh hiện tượng ẩm mốc, mối mọt Bố trí, sắp xếp lại chứng từ trong kho gọn gàng, khoa học thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết Đơn vị cần căn cứ vào các quy định để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
3.2.3.Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản, đơn vị nên thực hiện cập nhật hệ thống tài khoản theo các Thông tư mới được cơ quan có thẩm quyền quy định áp dụng để tránh xảy ra việc ghi nhầm định khoản nhầm tài khoản. Đơn vị nên thực hiện việc mở các tài khoản chi tiết đầy đủ theo từng đối tượng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị nhất là đối với các khoản chi NSX thường phát sinh các khoản chi cần phải được theo dõi chi tiết nhằm phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra kiểm tra Đối với những công cụ dụng cụ, vật liệu mua về chưa đưa vào sử dụng luôn đơn vị nên tựu mở sổ để theo dõi tránh xảy ra mất mát không rõ nguyên nhân.
3.2.4 Hoàn thiện về hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán Đơn vị cần thực hiện mở sổ kế toán đầy đủ theo quy định hiện hành Tuy nhiên trong điều kiện sử dụng máy vi tính các sổ kế toán đều được in trực tiếp từ máy tính ra, không sử dụng các mẫu sổ in sẵn nên tất cả các sổ được lựa chọn sử dụng trong đơn vị phải thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp với khả năng của máy in và khổ giấy. Việc thiết kế lại mẫu sổ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các thông tin phản ánh trong sổ kế toán.
Thứ hai, đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, thống nhất giữa các chỉ tiêu trên các mẫu khác nhau Hạn chế các thông tin trùng lặp, kết hợp các thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau để hệ thống sổ in ra chứa đựng nhiều thông tin hơn.
Thứ ba, đảm bảo sự phù hợp của mẫu sổ với khả năng in của máy tính. Đơn vị cần có các biện pháp để khắc phục tình trạng mất dữ liệu kế toán do máy móc hư hỏng, vi rút,… như trang bị thêm cho bộ phận Tài chính – kế toán các ổ cứng ngoài hoặc ghi dữ liệu ra đĩa CD hoặc thẻ nhớ để phục vụ cho việc lưu trữ các dữ liệu, bảo đảm an toàn Định kỳ, đơn vị nên tổ chức kiểm tra máy vi tính của kế toán để có hướng dẫn, sửa chữa kịp thời khi máy móc có dấu hiệu xuống cấp. Đồng thời thường xuyên nâng cấp, cập nhật phần mềm kế toán cho phù hợp với các chế độ, chính sách, quy định liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị.
3.2.5 Hoàn thiện về công tác lập, nộp, công khai và phân tích báo cáo kế toán
Thứ nhất, về lập BCTC: Hệ thống BCTC là tài liệu quan trọng, thể hiện mọi mặt hoạt động kinh tế, tài chính thông qua các chỉ tiêu mà nó phản ánh nên lãnh đạo đơn vị cần yêu cầu kế toán lập báo cáo tháng theo quy định để lãnh đạo đơn vị cũng như cơ quan chủ quản cấp trên sử dụng thông tin kịp thời, lấy căn cứ để đưa ra các kế hoạch, các quyết định.
Thứ hai, về công khai BCTC: Đơn vị có thể sử dụng thêm các hình thức khác như thông báo trên hệ thống truyền thanh của cấp xã hoặc công bố trong hội nghị cấp xã để có thể công khai rộng rãi hơn.
Thứ ba, về phân tích BCTC: Hiện nay việc phân tích báo cáo tài chính tại các đơn vị chưa được thực hiện Điều này một phần do nhận thức về tầm quan trọng của việc phân tích báo cáo tài chính nói riêng và phân tích hoạt động tài chính trong đơn vị nói chung chưa được nâng cao, nhu cầu sử dụng thông tin kế toán còn hạn chế ở mức thấp UBND xã Quảng Nhân cần có kế hoạch cụ thể để công tác phân tích báo cáo được xây dựng một cách chính thức và có hệ thống nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong quá trình sử dụng tài sản, tiền và kinh phí của Nhà nước; cung cấp thông tin đã xử lý theo yêu cầu chế độ quản lý tài chính hiện hành Xã cần tiến hành đối chiếu, tính toán, và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của xã Nội dung phân tích của xã cần tập trung chủ yếu vào phân tích tình hình thực hiện dự toán thu – chi ngân sách xã, tinh hình kinh phí và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng tài sản Đơn vị cần phân tích BCTC bằng việc xây dựng các chỉ tiêu một cách rõ ràng, cụ thể như các chi tiêu về tình hình vốn bằng tiền, TSCĐ, các khoản thu, chi tại đơn vị.
3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán Đối với công tác kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho công tác kế toán của đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng những chế độ tài chính quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính, tài sản của đơn vị Vì vậy, công tác tự kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản phải được đơn vị nên tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống, toàn diện tình hình tài chính, ngân sách ngay trong khi thực hiện công việc kế toán của từng kỳ kế toán Trong công tác kiểm tra kế toán cần chú trọng một số vấn đề sau:
- Chứng từ phải đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ, phải được thực hiện qua các cấp.
- Việc kiểm tra đối chiếu trong quá trình ghi chép sổ sách kế toán cần phải được thực hiện thường xuyên.
Một số kiến nghị 68 1 Kiến nghị đối với Nhà nước
3.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước
Thứ nhất, Nhà nước cần phải có cơ chế, chính sách đồng bộ, xây dựng hệ thống pháp luật ngày càng hoàn thiện Luật ngân sách nhà nước cần phải nhanh chóng đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tiễn, có chương quy định về kế toán công trong luật NSNN, hệ thống mục lục ngân sách cần được sửa đổi cho đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo khả năng giải trình khi cần thiết.
Thứ ba, Nhà nước tạo ra môi trường pháp lý hoàn chỉnh và ổn định: Nhà nước cần ban hành các văn bản quy định và các hướng dẫn cụ thể hơn trong việc tổ chức công tác kế toán đối với các đơn vị có quy mô nhỏ như xã.
Thứ tư, cần nghiên cứu, cải tiến để đảm bảo tính hợp lý, khả thi, thiết thực và thống nhất các biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính kế toán phù hợp với điều kiện phát triển công nghệ thông tin hiện nay.
Thứ năm, tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của các cấp uỷ, chính quyền từ tỉnh, thành phố đối với cấp xã UBND tỉnh, thành phố cần bố trí kinh phí mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo chủ chốt cấp xã và cán bộ kế toán.
Thứ sáu bộ Tài Chính có văn bản cụ thể hóa mục lục ngân sách cho cấp xã để thống nhất việc hạch toán, kế toán thu – chi NSX trên cơ sở hệ thống mục lục ngân sách nhà nước.
Thứ bảy, các văn bản, quy định cần có sự liên kết giữa các luật với nhau,trình bày xúc tích, cụ thể, tránh rườm rà, trừu tượng khiến cho cán bộ xã khó tiếp cận, khó hiểu dẫn đến áp dụng sai ảnh hưởng lớn đến công tác hạch toán, báo cáo.
3.3.2 Kiến nghị đối với UBND xã Quảng Nhân – huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa
Thứ nhất đơn vị từng bước xây dựng, hoàn thiện quy chế quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ thực hiện nhằm nâng cao khả năng huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính
Thứ hai, đơn vị cần xây dựng lộ trình hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ trong đơn vị theo hướng hiện đại hóa, gọn nhẹ và hiệu quả, tăng cường công tác kiểm tra kế toán tại đơn vị.
Thứ ba, đơn vị cần quan tâm, tạo điều kiện cho cán bộ kế toán tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn, cập nhật những quy định, luật kế toán mới nhất.
Thứ tư, đơn vị cần nhận thức đầy đủ về vai trò của công nghệ thông tin, của phần mềm kế toán đối với công tác kế toán, đào tạo và cập nhật kiến thức tin học cho đội ngũ cán bộ quản lý, đặc biệt là cán bộ kế toán đơn vị.
Thứ năm, đơn vị cần xây dựng thêm các tài khoản chi tiết để phục vụ cho việc theo dõi đầy đủ, chi tiết tình công nợ tại đơn vị.
Thứ sáu, đơn vị đầu tư xây dựng, nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất, máy móc, trang bị phục vụ cho công tác kế toán.
Trong chương 3, tác giả luận văn đã trình bày một số giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân, huyện Quảng Xương, tỉnhThanh Hóa Những giải pháp này phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác tổ chức kế toán tại UBND xãQuảng Nhân ngày một tốt hơn.
Xã là một cấp ngân sách cơ sở trong hệ thống ngân sách nói chung Công tác kế toán thực hiện tốt, hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế, xã hội, an ninh chính trị của xã nói riêng và của Nhà nước nói chung Tổ chức công tác kế toán được đánh giá tốt khi công tác kế toán đi vào ổn định, thực sự đóng góp vào việc điều hành tốt ngân sách chính quyền địa phương đồng thời phải cung cấp đầy đủ thông tin nhằm hỗ trợ cho chủ tịch UBND xã đưa ra các quyết định đúng đắn, thực hiện công tác quản lý, kiểm tra, giám sát ngân sách tài chính một cách hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy chính quyền của xã Quảng Nhân, huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa.
Trong quá trình thực tập tại phòng tài chính – kế toán UBND xã Quảng Nhân
- huyện Quảng Xương - tỉnh Thanh Hóa, tôi nhận thấy bộ máy kế toán của UBND xã Quảng Nhân thực hiện khá tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Tuy nhiên cũng không tránh khỏi một số hạn chế, tồn tại cho nên việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND xã Quảng Nhân là rất cần thiết Từ nghiên cứu lý thuyết và thực trạng hoạt động của đơn vị, luận văn đã đi vào phân tích những vấn đề tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và đưa ra một số giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị Tuy rằng những giải pháp này là những quan điểm chủ quan của cá nhân tôi nhưng rất hy vọng có thể đóng góp một phần nào hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại xã đáp ứng được yêu cầu quản lý của xã trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay (đưa lên lý do chọn đề tài)
Mặc dù tôi đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài của mình nhưng với kiến thức của một sinh viên về lý luận và nhận thức thực tế còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi nhìn nhận và đánh giá các vấn đề Tôi rất mong muốn được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy cô để tôi có nhận thức đúng đắn hơn và luận văn của tôi được hoàn thiện hơn.