(Skkn 2023) một số kinh nghiệm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non

– UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ TRƯỜNG MẦM NON C XÃ TỨ HIỆP SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ KINH NGHIỆM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực Cấp học Tên tác giả Đơn vị công tác Chức vụ : Khác : Mầm non : Nguyễn Thị Phương Loan : Trường Mầm non C xã Tứ Hiệp : Nhân viên văn thư NĂM HỌC: 2022-2023 MỤC LỤC Phần ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: .2 Phương pháp nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu ứng dụng: Kế hoạch nghiên cứu: Phần GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN II CƠ SỞ THỰC TIỄN .3 Thuận lợi Khó khăn III CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Biện pháp 2: Tham mưu với Ban giám hiệu đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ 17 Biện pháp 3: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 17 Biện pháp 4: Tham gia tập huấn chuyên môn, tự học tập nghiên cứu tài liệu để bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 19 Biện pháp 5: Thực tốt công việc chuyên môn nhân viên văn thư .20 5.1 Soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký .20 5.2 Thực tốt việc quản lý văn - văn đến 22 5.3 Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, hợp lý 23 IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 26 Phần KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ .28 Kết luận 28 Khuyến nghị 28 Phần ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Trong hoạt động đơn vị nghiệp, nhà trường cơng tác Văn thư - Lưu trữ thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày; Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,… đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác của quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác Trong nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Vì vậy, làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, tiến độ Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải công việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hồn thành cơng việc khơng bị chậm trễ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ nên chọn nội dung “Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non” làm đề tài nghiên cứu 2 Mục đích nghiên cứu - Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc, mặt khác giúp cho nhân viên văn thư nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường Đối tượng nghiên cứu - Bộ phận văn thư lưu trữ trường mầm non C xã Tứ Hiệp Phương pháp nghiên cứu - Khi áp dụng nghiên cứu đề tài sử dụng phương pháp như: + Phương pháp quan sát + Phương pháp thực tiễn + Phương pháp thực hành Phạm vi nghiên cứu ứng dụng - Đề tài nghiên cứu phạm vi Trường mầm non C xã Tứ Hiệp - Ứng dụng: Góp phần giúp nhân viên văn thư trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Kế hoạch nghiên cứu Thời gian tháng 01/2022 đến tháng 4/2023 Phần GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung cơng việc cơng tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đồi hỏi phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nghiên cứu giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn, vướng mắc nêu Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn chọn đề tài sáng kiến“Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non” nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ nhà trường kinh nghiệm thực tiễn năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ trường mầm non II CƠ SỞ THỰC TIỄN Trường mầm non C xã Tứ Hiệp nằm vị trí trung tâm địa bàn xã Tứ Hiệp nơi tập trung đông dân cư Trường đặt địa chỉ: Xóm Đình – Thôn Cổ Điển A - Xã Tứ Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội Trường thành lập theo Quyết định số 1777/QĐ-UBND ngày 16 tháng năm 2021 UBND huyện Thanh Trì sở chia tách từ trường mầm non B xã Tứ Hiệp Tháng 11 năm 2022, nhà trường Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội công nhận trường mầm non đạt chuẩn Quốc gia mức độ kiểm định chất lượng cấp độ Năm học 2022-2023, trường có 17 nhóm lớp với tổng số 650 trẻ Trong Mẫu giáo lớn: 240 trẻ; Mẫu giáo nhỡ: 190 trẻ, Mẫu giáo bé: 160 trẻ, Nhà trẻ: 60 trẻ Đội ngũ Cán - Giáo viên - Nhân viên 50 đồng chí (Biên chế: 39 đồng chí, hợp đồng:11 đồng chí) Trong đó: Nữ: 48 đồng chí, Nam: đồng chí Đảng viên: 34/48 đồng chí đạt 70,8% (khơng tính GV, NV hợp đồng tiêu) Với đặc điểm tình thực đề tài tơi nhận thấy có thuận lợi, khó khăn sau: Thuận lợi - Được quan tâm đạo sát Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Thanh Trì, cấp lãnh đạo xây dựng cho nhà trường sở vật chất khang trang, đẹp, thoáng mát đạt tiêu chuẩn trường Quốc gia mức độ - Ban giám hiệu nhà trường quan tâm, đạo sát triển khai đạo thực văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nhân viên văn thư chủ động xây dựng kế hoạch thực quy định, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phạm vi nhà trường - Trường có nhân viên văn thư có trình độ Trung cấp, chun ngành Hành văn phịng phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ công tác thông tin báo cáo nhà trường nên thuận lợi cho việc giải công việc thuộc phạm vi chun mơn - Có phịng Hành - Quản trị trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ nhà trường - Có phối hợp nhiệt tình CB, GV, NV nhà trường việc thực cơng tác thơng tin hai chiều Khó khăn - Công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trường học chủ yếu quản lý phương pháp thủ cơng nên q trình triển khai thực cịn khó khăn - Khối lượng cơng văn, báo cáo ngày nhiều nên đòi hỏi việc tiếp nhận, xử lý văn đạo báo cáo, kế hoạch phải thật khoa học, xếp, lưu trữ lộn xộn dẫn đến khó khăn cho việc tìm kiếm cần, có bị thất lạc, bị mất… - Một số giáo viên, nhân viên chưa nhận thức hết tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ III CÁC BIỆN PHÁP THỰC HIỆN Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch yếu tố cần thiết trình thực mục tiêu đề Kế hoạch giúp ta xác định công việc hoạt động chuyên môn thời gian tới có kế hoạch phối hợp với thành viên khác tạo nên sức mạnh tổng hợp, giúp ta đạt mục đích cần đạt đến Căn tình hình thực tế tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nhà trường nói chung tồn ngành nói riêng Dựa điểm mạnh điểm hạn chế công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non C xã Tứ Hiệp Ngay từ đầu năm nghiên cứu xây dựng kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ nhà trường sau: * Kế hoạch trọng tâm UBND HUYỆN THANH TRÌ TRƯỜNG MẦM NON C XÃ TỨ HIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 33/KH-MNCTH Tứ Hiệp, ngày 20 tháng 01 năm 2022 Độc lập - Tự - Hạnh phúc KẾ HOẠCH Công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2022 Căn Kế hoạch số 24/KH-UBND ngày 19/01/2022 UBND huyện Thanh Trì kế hoạch cơng tác văn thư - lưu trữ năm 2022; Căn Kế hoạch số 75/KH-MNCTH ngày 08/10/2022 Trường Mầm non C xã Tứ Hiệp thực nhiệm vụ năm học 2021-2022; Căn tình hình thực tế chức nhiệm vụ nhân viên văn thư Trường mầm non C xã Tứ Hiệp xây dựng kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2022 sau: I MỤC ĐÍCH U CẦU Mục đích: - Nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, nhận thức vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ viên chức làm công tác văn thư nhà trường - Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư - lưu trữ trường có nề nếp tốt thực quy định nghiệp vụ Yêu cầu: - Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2022 - Quản lý hồ sơ học sinh, sổ danh bộ, hồ sơ học sinh đầu cấp, học sinh chuyển - đến - Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức cán bộ, giáo viên, nhân viên - Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi văn - đến - Thực công tác lưu trữ II NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Quản lý, đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ: - Ban giám hiệu nhà trường đạo tới nhân viên Văn thư nhà trường thực công tác văn thư - lưu trữ theo quy định - Nhân viên Văn thư nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ trình Ban giám hiệu phê duyệt - Chủ động thực chuyên môn nghiệp vụ theo quy định Ban giám hiệu tư vấn công tác Công tác văn thư: 2.1 Soạn thảo văn bản: - Thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ công tác văn thư - Cập nhật thường xuyên văn có liên quan đến cơng tác văn thư, công tác soạn thảo văn - Việc soạn thảo văn phải thể thức, phát hành văn hạn chế tối đa thiếu sót 2.2 Quản lý văn - đến: - Lập loại hồ sơ sổ sách theo quy định - Thực đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn - đến, cụ thể: * Văn đi: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành văn + Đăng ký văn + Làm thủ tục chuyển phát văn + Lưu văn * Văn đến: + Tiếp nhận, đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Cập nhật thông tin, văn Email Phòng Giáo dục để tham mưu kịp thời giúp lãnh đạo giải công việc hàng ngày - Xây dựng hệ thống thư mục quản lý file liệu hành nhà trường máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm cần thiết 2.3 Quản lý dấu: - Thực quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư (Quy định Điều 32, 33 - Chương V: Quản lý sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư) Công tác lưu trữ: - Lưu trữ loại công văn đi, đến kịp thời, xếp khoa học xác - Cơng văn lưu trữ gốc văn thư người phụ trách công việc - Công văn đến lưu trữ gốc văn phòng gửi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công việc thực Một số công việc khác: - Lập kế hoạch tuần tình hình thực tế nhà trường - Hàng tháng, hoàn thành báo cáo, biểu mẫu thống kê - Cập nhật sổ đăng đầy đủ, xác - Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời - Làm tốt công tác tham mưu với BGH việc đề giải pháp thực tốt nhiệm vụ hành văn thư nhà trường Trên kế hoạch thực công tác văn thư lưu trữ trường mầm non C xã Tứ Hiệp năm 2022 Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - BGH; - Lưu: VT Phạm Thúy Hạnh * Kế hoạch cụ thể theo tháng KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Thời gian Nội dung công việc - Trực hộp thư điện tử, thường xuyên cập nhật văn đạo cấp báo cáo lãnh đạo giải kịp thời nội dung Tháng - Làm báo cáo, thống kê, kế hoạch tháng 01/2022 - Cập nhật văn đi, đến vào sổ đăng ký văn đi, đến nhà trường - Lên kế hoạch tháng 02 - Trực thư điện tử, thường xuyên cập nhật văn đạo cấp báo cáo lãnh đạo giải kịp thời nội dung Tháng - Làm báo cáo, thống kê, kế hoạch tháng 02/2022 - Cập nhật văn đi, đến vào sổ đăng ký văn đi, đến nhà trường - Lên kế hoạch tháng 03 - Trực thư điện tử, thường xuyên cập nhật văn đạo cấp báo cáo lãnh đạo giải kịp thời nội dung - Làm báo cáo, thống kê, kế hoạch tháng Tháng - Cập nhật văn đi, đến vào sổ đăng ký văn đi, đến nhà trường 03/2022 - Rà sốt thơng tin học sinh tuổi chuẩn bị cho công tác tuyển sinh năm học 2022-2023 - Lên kế hoạch tháng 04 - Trực thư điện tử, thường xuyên cập nhật văn đạo cấp báo cáo lãnh đạo giải kịp thời nội dung - Làm báo cáo, thống kê, kế hoạch tháng - Cập nhật văn đi, đến vào sổ đăng ký văn đi, đến nhà trường Tháng 04/2022 - Chuẩn bị hồ sơ, sổ sách, báo cáo, kế hoạch để đón đồn kiểm tra thi đua huyện - Phối hợp với BGH xây dựng dự thảo kế hoạch tuyển sinh năm học 2022-2023 - Lên kế hoạch tháng 05