ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực Khác Cấp học Mầm non Tên tác giả Nguyễ[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh Đơn vị: Trường Mầm non Bột Xuyên Chức vụ: Nhân viên văn thư NĂM HỌC 2020-2021 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN U CẦU CƠNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng khoa học huyện Mỹ Đức Ngày tháng Họ tên năm sinh Nguyễn Thị 04/05/1984 Lan Anh Nơi công tác Chức danh Trình độ chun mơn Trường Nhân viên Trung MN Bột văn thư cấp Xuyên Tên sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non” - Lĩnh vực áp dụng sáng: Vấn đề đặt thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ Đề tài trình bày “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non” - Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu áp dụng thử: Tháng năm 2020 - Mô tả chất sáng kiến: + Mức độ tổng quan đề tài: Đề tài có ý nghĩa khoa học thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế nhà trường việc tiếp nhận văn đến, quản lý văn lưu trữ hồ sơ + Độ tin cậy xác: Số liệu phù hợp với lĩnh vực văn thư lưu trữ + Kết đạt (Tính xác, sáng tạo, khoa học, khả áp dụng): Kết đạt có khả ứng dụng Biện pháp đưa có triển khai hợp với tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường - Những thông tin cần bảo mật (nếu có): - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Các thiết bị ( máy tính, máy in), đồ dùng ( sổ sách, hộp đựng tài liệu ), sở vật chất ( tủ đựng tài liệu lưu trữ…) - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Đề tài thu kết sau: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường, đưa số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, tránh việc văn bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ ngăn nắp, khoa học Cách soạn thảo thể thức trình bày văn nắm bắt kịp thời theo quy định - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tổ chức, cá nhân tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu áp dụng thử có: Danh sách người tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Ngày Số tháng Họ tên TT năm sinh Nguyễn T Thanh Thúy 1989 Nơi công tác (hoặc nơi thường trú) Trường MN Bột Xuyên Chức danh NV y tế Trình độ chun mơn Nội dung cơng việc hỗ trợ Đại học Soạn thảo, trình ký VB thuộc phận quản lý Tơi xin cam đoan thông tin nêu đơn trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Bột Xuyên, ngày 20 tháng năm 2021 Người nộp đơn Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU IV THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN II CƠ SỞ THỰC TIỄN III CÁC BIỆN PHÁP Biện pháp 1: Cách soạn thảo văn thể thức, đầy đủ nội dung, xác để trình ký Biện pháp 2: Cách quản lý văn Biện pháp 3: Cách quản lý văn đến Biện pháp 4: Cách lư trữ, bảo quản hồ sơ cách khoa học PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I TÍNH HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM II KẾT LUẬN II KHUYẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT Trang 1 2 3 18 20 22 23 24 25 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 1/26 PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công đổi đất nước, thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa, cải cách hành đà phát triển để vươn tới hoàn thiện Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thông tư … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời để có hướng giải tốt nhất, giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý đơn vị Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trường mầm non Bột Xuyên, nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức tài liệu hình thành q trình hoạt động nhà trường Giữa cơng tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ Trước cơng tác văn thư lưu trữ chưa trọng nên số văn nhà trường bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngăn nắp, không khoa học gây khó khăn việc tìm kiếm có việc cần Cách soạn thảo thể thức trình bày văn chưa nắm bắt kịp thời theo quy định 2/26 Ý thức vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ để công việc có hiệu cao, q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, học hỏi trau dồi kinh nghiệm, cải tiến, vận dụng cách linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế Góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao.Với mong muốn bước nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, khắc phục tồn mong muốn trao đổi với đồng nghiệp trường mầm non kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác văn thư, lưu trữ Đó lý tơi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn chưa tập trung, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm vững phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phịng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Tại đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư, lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn thuần, chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Cán công chức văn phòng chưa đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư, lưu trữ IV.THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3/26 Đề tài nghiên cứu phạm vi trường mầm non Bột Xuyên từ tháng 04 năm 2020 đến hết tháng năm 2021 Đề tài tơi tổng hợp q trình thực cơng tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm suốt nhiều năm làm văn thư trường mầm non Bột Xuyên Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” hoàn thành vào 20 tháng 02 năm 2021 PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư - lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết Làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ giúp ban giám hiệu điều hành hoạt động nhà trường cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ công tác thiếu hoạt động nhà trường Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc nhà trường Công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư nhà trường phải đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác, bí mật đại Cơng tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong qúa trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ nhà trường phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật Đối với người làm cơng tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, công tác soạn thảo văn 4/26 II CƠ SỞ THỰC TIỄN Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác mà phân cơng kiêm nhiệm, mà chưa nhận thức hết tầm quan trọng công tác văn thư nên việc xếp hồ sơ giấy tờ chưa ngăn nắp, gọn gàng khoa học Cách soạn thảo thể thức trình bày văn chưa theo quy định Một vài năm gần công tác văn thư lưu trữ nhà trường UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn bản, văn đến;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Qua thời gian làm công tác văn thư trường mầm non Bột Xun tơi nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi: - Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường - Được quan tâm đạo trực tiếp UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường - Đội ngũ giáo viên, nhân viên động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Khó khăn: - Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết công tác văn thư lưu trữ - Trường có 05 máy vi tính để phục vụ cho tất mặt hoạt động nhà trường nhiên cấu hình thấp, đời cũ chưa nâng cấp Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng thiếu, chưa trang bị máy photocopy để lưu văn cần 5/26 - Công tác văn thư lưu trữ đơn vị hành nghiệp khác có phần mềm để quản lý cịn riêng với đơn vị trường học quản lý công tác thủ công nên hiệu công việc chưa cao Mặc dù cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện công tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu cơng tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin khai thác tốt mạnh sẵn có nhà trường Tuy nhiên, nhiều vấn đề nan giải cho người làm cơng tác văn thư lưu trữ cách soạn thảo văn yêu cầu, thể thức trình bày, đầy đủ nội dung xác; cách lưu trữ văn khoa học, dễ tìm kiếm có việc cần Chính vấn đề nêu thúc đẩy tơi tìm kiếm giải pháp để thực cách nhanh chóng hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao chia với đồng nghiệp, tiến Bảng 1: Số liệu điều tra trước thực đề tài Số liệu công văn đi, đến năm 2019 Công văn Công văn đến 156 459 Số lượng văn III CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ nhân viên văn thư lưu trữ đa dạng, nhiên vào thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường năm vừa qua đưa số biện pháp để thực “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” sau: + Cách soạn thảo văn thể thức, đầy đủ nội dung, độ xác cao để trình ký + Cách quản lý văn + Cách quản lý văn đến + Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ cách khoa học ... cơng tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm suốt nhiều năm làm văn thư trường mầm non Bột Xuyên Sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non? ??... thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường năm vừa qua đưa số biện pháp để thực ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non? ?? sau: + Cách soạn thảo văn thể thức,... Trung MN Bột văn thư cấp Xuyên Tên sáng kiến ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non? ?? - Lĩnh vực áp dụng sáng: Vấn đề đặt thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ Đề tài