ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ VILEXIM (công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM)
Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM
1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM.
Công ty cổ phần XNK và hợp tác đầu tư VILEXIM là một doanh nghiệp kinh doanh XNK đa ngành, đa chức năng của bộ Thương Mại được thành lập từ năm 1967 VILEXIM đã có một quá trình hoạt động lâu năm trong lĩnh vực XNK và đang trên đà phát triển với một tốc độ phát triển khá ấn tượng Từ một công ty XNK với kim ngạch chỉ đạt một vài triệu đô la nhưng cho đến năm 2004 kim ngạch xuất khẩu của VILEXIM đã đạt trên 50 triệu đô la với những mặt hàng xuất nhập khẩu đa dạng, phong phú như: Nông, lâm, hải sản, vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc đồng bộ phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng Thị trường XNK của công ty cũng ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng.
VILEXIM tiền thân là công ty xuất khẩu với Lào được thành lập theo quyết định của Bộ thương mại dưới cái tên là: Tổng công ty XNK Biên Giới. Lúc này nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tiếp nhận hàng hóa từ các nước XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hóa cho Lào và Campuchia Đến năm 1976 công ty trở thành tổng công ty XNK Việt Nam và vừa tiếp tục nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa từ các nước XHCN, vừa thực hiện các hoạt động xuất, nhập khẩu theo chỉ tiêu, kế hoạch của nhà nước.
Năm 1987 sau khi đất nước đổi mới công ty được tách khỏi Tổng công ty XNK Việt Nam và trở thành một doanh nghiệp nhà nước: công ty Liên Doanh XNK với Lào, theo quyết định số 332 TM/TCCB ngày 31/03/1993 của bộ Thương Mại, nhằm thực hiện những chính sách của nhà nước trong thời kỳ đổi mới.
Từ năm 1993 đến 2004 công ty tiếp tục thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình là kinh doanh XNK không chỉ với Lào mà còn mở rộng thị trường ra các nước trong khu vực và trên thế giới.
Cho đến năm2005 để đáp ứng nhu cầu đổi mới của đất nước, để hội nhập và phát triển cùng các quốc gia khác trên thế giới công ty VILEXIM đã trở thành công ty Cổ Phần XNK và hợp tác đầu tư VILEXIM theo quyết định số 1188/QĐ-BTM, ngày 12 tháng 08 năm 2004 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103006433 do sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 07 tháng 01 năm 2005 đã chính thức đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lịch sử phát triển của công ty VILEXIM Vốn điều lệ của công ty tại thời điểm thành lập được xác định là 18.000.000.000 đồng (mười tám tỷ đồng) Trong đó:
Hiện nay công ty tên giao dịch là:
VILEXIM Import Export Co-operation Investment Joint stock Company (Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM). Địa chỉ : 170 đường GIải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà
Email : Vilexim@fpt.vn, Vilexim@hn.vnn.vn
Đặc điểm tình hình kinh doanh trong công ty
Công ty VILEXIM là công ty kinh doanh xuất, nhập khẩu đa chức năng kinh doanh nhiều mặt hàng Cũng giống như những công ty thương mại khác VILEXIM cũng tuân theo những quy luật vốn có của thị trường Lĩnh vực
Tỷ lệ(%) Trị giá(đồng)
Vốn của CBCNV trong công ty 37 6.660.000.000
Vốn của cổ đông khác 12 2.160.000.000 kinh doanh của VILEXIM chủ yếu là xuất, nhập khẩu hàng hóa, xuất khẩu lao động và liên doanh sản xuất sắt thép tại Viêng chăn- Lào.
- Về xuất khẩu hàng hóa: Thấy được ưu nhược điểm của nước ta là một nước nông nghiệp nên công ty đã tập trung chủ yếu vào các mặt hàng nông sản chủ lực như: Gạo, hạt tiêu, tinh bột sắn, cà phê, lạc, đỗ tương, chè xanh, chè đen… Bên cạnh việc xuất khẩu sang những thị trường truyền thống ở các nước châu Á, ASEAN, công ty còn luôn tìm cách mở rộng thị trường xuất kkhẩu sang các nước khác như: Châu Phi, Nam Phi, Ả rập, Ai Cập, Pakistan…Đặc biệt là:
+ Khai thác tốt việc xuất khẩu hàng dệt len, mây tre đan, hàng sơn mài sang Nga và các nước EU.
+ Đẩy mạnh kinh doanh hàng xuất khẩu tại khu vực phía nam Liên tục tổ chức cho các phòng kinh doanh, các cán bộ của công ty đi nghiên cứu, khảo sát thị trường nội địa, nước ngoài để có thể trực tiếp kinh doanh hàng xuất khẩu tại khu vực phía nam.
+ Mở ra một hướng kinh doanh xuất khẩu sản phẩm mới, mặt hàng mới phù hợp với nhu cầu thị trường trong và ngoài nước Xây dựng phòng mẫu, tích cực tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới nhằm tăng xuất khẩu.
Về xuất khẩu lao động: Hiện nay công ty có trung tâm xuất khẩu lao động chính tại 139 Lò Đúc – Hà Nội đang hoạt động có hiệu quả Trung tâm đã xây dựng được 5 cơ sở đào tạo, giáo dục định hướng, dạy nghề và dạy tiếng nước ngoài với đội ngũ giáo viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm đã và đang tiến hành đào tạo hàng nghìn lao động có tay nghề cao đáp ứng được sự đòi hỏi của các thị trường lao động nước ngoài Trung tâm xuất khẩu lao động VILEXIM trực thuộc công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM là doanh nghiệp được bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội cấp giấy phép hoạt động chuyên doanh đưa lao động và chuyên gia Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài có thời hạn từ tháng 3 năm 2000 theo giấy phép số 58/LĐTBXH-GP và được cấp đổi lại theo giấy phép số 05/LĐTBXH-GPXKLĐ ngày 13/01/2004 Trung tâm liên tục tuyển lao động nam nữ có nguyện vọng đi lao động tại các thị trường Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Lào, các nước Arập…
+ Trung tâm tiếp tục đẩy mạnh và khai thác tốt các thị trường truyền thống như: Đài Loan, Ả rập, Malaysia…
+ Tìm kiếm xin giấy phép xuất khẩu lao động vào các thị trường mới như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Canađa
+ Cải tạo hệ thống văn phòng, sửa chữa, trang bị cơ sở vật chất mới cho trung tâm đào tạo giáo dục và định hướng lao động tại 139 Lò Đúc-
-Về nhập khẩu hàng hóa:
+ Nghiên cứu kỹ giá cả và thị trường tiêu thụ hàng hóa, ký hợp đồng mua bán hàng hóa chặt chẽ để tránh mọi rủi ro cho công ty.
+ Hiện nay mặt hàng nhập khẩu chủ yếu vẫn là vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước như sắt thép các loại, hạt nhựa, hóa chất, vòng bi, nhôm thỏi, kẽm thỏi…các mặt hàng gia dụng như: ấm đun nước, bình lọc nước, điều hòa nhiệt độ… hàng hóa đều có giá trị và số lượng không quá lớn, tiêu thụ nhanh, cố tránh nhập khẩu những lô hàng quá lớn dễ gây ứ đọng vốn.
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua không ngừng được phát triển và đẩy mạnh Năm 2004, tổng kim ngạch xuất khẩu đạt hơn 40 triệu USD, doanh số đạt 500 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước gần 40 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu người đạt 2.2 triệu đồng/tháng. Hàng năm đưa hơn 800 lao động đi làm việc tại nước ngoài với công việc ổn định thu nhập khá góp phần giải quyết vấn đề việc làm trong nước, thu nhập cho người dân, góp phần xóa đói giảm nghèo và tăng thu ngoại tệ cho quốc gia Cụ thể về tình hình kinh doanh của công ty năm 2004 và 2005 được thống kê qua bảng sau:
Doanh thu 721 tỷ đồng 896 tỷ đồng 144.51% 124,27%
Lợi nhuận 1,6 tỷ đồng 4,1 tỷ đồng 393,47% 256,25%
Nộp ngân sách 77 tỷ đồng 98,68 tỷ 182,74% 128,16%
Qua bảng chỉ tiêu trên ta thấy công ty đã có những bước tiến đáng kể từ năm
2004 sang năm 2005 Cụ thể là năm 2004 là năm có sự biến động lớn về giá cả, giá nguyên liệu trên thế giới liên tục tăng, trong nước giá các mặt hàng nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng liên tục tăng ảnh hưởng rất lớn đến tình hính xuất nhập khẩu trong nước nói chung và công ty nói riêng Tuy nhiên với kinh nghiệm lâu năm, Công ty đã nhanh nhạy nắm bắt thời cơ, xử lý tình huống hợp lý, phát huy truyền thống bạn hàng quen thuộc trong và ngoài nước để mở rộng thi trường, đa dạng hóa các mặt hàng, tăng cường đẩy mạnh xuất nhập khẩu, hợp tác đầu tư để mở rộng thị trường xuất khẩu lao động. Bước sang năm 2005, Công ty nhanh chóng kiện toàn cơ cấu tổ chức, tuyển dụng mới lao động có trình độ đại học, năng động, nhiệt huyết nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ Do đó lực lượng lao động của công ty có tuổi đời trẻ, tỷ lệ lao động có trình độ đại học cao đẳng chiếm gần 90% Với năng lực và khả năng cạnh tranh tiếp cận hội nhập kinh tế quốc tế sau cổ phần hóa, công ty đã đặt mục tiêu cho năm 2005: kim ngạch xuất khẩu đạt 60 triệu USD, doanh số 940 tỷ đồng, đưa trên 1000 lao động đi làm việc tại nước ngoài, lợi nhuận đạt 2 tỷ đồng, tuyển mới từ 10 đến 12 lao động, đảm bảo thu nhập bình quân đầu người là 2,3 đến 2,5 triệu đồng/ tháng, nộp ngân sách 70 tỷ đồng Nhìn tình hình lợi nhuận của công ty qua các năm ta thấy năm 2005 là năm công ty có nhiều tiến bộ và kết quả đạt được là đáng khen ngợi.
Năm 2003 lợi nhuận đạt được là 2.4 tỷ đồng.
Năm 2004 lợi nhuận đạt được là 1.6 tỷ đồng.
Năm 2005 lợi nhuận đạt được là 4.1 tỷ đồng
Tuy rằng trong thời buổi cạnh tranh gay gắt lại là một công ty XNK nên mức độ gay gắt càng lớn nhưng công ty vẫn ngày càng lớn mạnh và sẽ phát triển trong tương lai Qua những gì đã đạt được công ty đã chứng tỏ được khả năng của mình Đặc biệt Công ty đã vinh dự được Chính phủ, Bộ Thương Mại, UBND thành phố Hà Nội tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Huân chương lao động hạng nhì, hạng ba, cờ thi đua của chính phủ, cờ thi đua của
Bộ Thương Mại bằng khen của thành phố Hà Nội và nhiều bằng khen, phần thưởng cho tập thể cán bộ, viên chức trong toàn công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM hoạt động theo cơ chế tập trung, tất cả các vấn đề đều do hội đồng quản trị quyết định Đứng đầu công ty là Giám Đốc – Ông Nguyễn Trường Sơn Giám đốc công ty là người trực tiếp lãnh đạo, điều hành tất cả hoạt động của công ty theo chế độ, chính sách của nhà nước Giám đốc là người đại diện cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty trong các giao dịch với các đơn vị bên ngoài và đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật và trước cơ quan quản lý cấp trên
Trợ giúp cho giám đốc là hai phó giám đốc Một phó giám đốc điều hành việc kinh doanh một phó giám đốc điều hành chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh Mỗi phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước công ty về việc được giao
Tiếp theo là các phòng chức năng, mỗi phòng đảm nhiệm một chức năng cụ thể Bộ máy công ty được tổ chức như sau:
Kho Tứ Kỳ §éi xe
Phòng XNK Phòng TC kế toán Phòng T Hợp
& Kinh doanh Phòng TC hành chính Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Hà Tây Chi hhánh tại Lào Trung tâm
Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ mỏy cụng ty
Nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong công ty như sau:
Phòng tổ chức hành chính:
+ Chịu trách nhiệm xây dựng bộ máy tổ chức hành chính, xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty Xây dựng các nội quy, quy chế riêng cho công ty
+ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và sử dụng, thuyên chuyển nguồn nhân lực Xây dựng các chính sách tiền lương, xác định mức lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như mức tiền thưởng, bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế.
+ Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, và làm với công ty và tổ chức bảo vệ hàng ngày.
Phòng kế hoạch tổng hợp:
+ Lập kế hoạch kinh doanh cho toàn công ty và phân bổ kế hoạch nhiệm vụ đến từng phòng cụ thể.
+ Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị công nghệ thông tin như: FAX, TELEX…
+ Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng để lên báo cáo tổng hợp trình len giám đốc.
Phòng kế toán tài vụ:
+ Ghi chép phản ánh các nghiệp kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp pháp kế toán đã quy định.
+ Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng có liên quan.
+ Kiểm tra giám sát và chấp hành các chính sách về chế độ quản lý tài chính trong công ty Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp các nhà lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh trong công ty.
Khối nghiệp vụ: gồm các phòng:
4.phòng thủ công mĩ nghệ.
Khối nghiệp vụ có nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất- nhập khẩu trong phạm vi giấy phép đăng kí kinh doanh đã quy định và theo các quy định của công ty.
+ Xây dựng các phương án kinh doanh, tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ kinh doanh hiệu quả như: giao dịch kí kết và tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ tục có liên quan đến mua bán hàng hóa.
+ Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
+ Công ty mới xây dựng thêm phòng thủ công mĩ nghệ nhằm khai thác, chọn lựa các mặt hàng thủ công mĩ nghệ trong nước phục vụ cho nhu cầu xuất khẩu
Các đơn vị trực thuộc: công ty có trụ sở chính tại 170 – Giải Phóng –
Hà Nội Ngoài ra còn có các chi nhánh tại: Hải Phòng, Thành Phố Hồ Chí Minh, Hà Tây… có 2 hệ thống kho hàng tại Cổ Loa và Tứ kỳ và đội xe chuyên dụng của công ty Các đơn vị này chịu trách nhiệm tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hóa, thực hiện các thương vụ xuất nhập khẩu do công ty giao Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề như: thanh toán nợ, nghiên cứu thị trường khu vực…
Tình hình vốn và sử dụng nguồn vốn trong công ty
Để đánh giá được quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả và liên tục không chúng ta cần xem xét việc sử dụng các nguồn vốn tại công ty như thế nào? Liệu công ty có khai thác được một cách triệt để các nguồn lực sẵn có và những lợi thế của mình hay không?
4.1 Phân tích cơ cấu tài sản
Thứ nhất chúng ta có thể dựa vào bảng phân tích cơ cấu tài sản qua các năm Việc xem xét cơ cấu tài sản cho phép nhà quản lý đánh giá đúng tình hình sử dụng tài sản qua việc xem xét tỷ trọng của từng loại, mức biến động của từng loại và xu hướng biến dộng của từng loại để có thấy được mức độ hợp lý của việc phân bổ.
Bảng phân tích cơ cấu tài sản Đơn vị: Triệu đồng
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
A TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 135.522 94.3 215.985 96.2 80.463 59.4
II Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0 0 0 0
III các khoản phải thu 50.091 34.8 59.829 26.6 9.738 19.4
B TSCĐ và đầu tư dài hạn 8.202 5.7 8.624 3.8 422 5.1
II Đầu tư tài chính dài hạn 1.583 1.1 1.108 0.4 -475 -30
III Chi phí XDCB DD 0 0 246 0.1 246
IV Ký cược ký quỹ dài hạn 0 0 0 0
V Chi phí trả trước dài hạn 0 0 84 0.3 84
Qua bảng phân tích trên ta thấy rằng tổng số vốn của doanh nhiệp năm
2004 tăng so với năm 2003 là 80.885 triệu đồng, tương ứng với mức tăng là 56,2% cụ thể là:
- TSLĐ và đầu tư ngắn hạn tăng 80.463 triệu đồng hay 59,4% Năm 2004 TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tới 96,2% tương đương với 219.985 triệu đồng trong tổng số 224.609 triệu đồng trong khi đó năm 2003 là 135.522 triệu đồng chỉ chiếm 94,3% Tuy con số này có tăng nhưng không đáng kể do: lượng hàng tồn kho không chỉ trong năm 2004 là rất lớn mà so với năm 2003 thì hàng tồn kho cũng tăng lên rất lớn, năm
2003 hàng tồn kho là 72.996 triệu đồng chiếm 50,8% nhưng cho đến năm
2004 con số này là 139.853 chiếm 62,3% tức là tăng 66.857 triệu đồng tương đương 91,6% trong khi đó vốn bằng tiền tăng lên rất ít (4.198 triệu tương đương 38,3%), thậm chí TSLĐ Khác còn giảm một lượng đáng kể (321 triệu tương đương 21,3%) các khoản phải thu tăng không đáng kể Điều này chứng tỏ hàng tồn kho là nguyên nhân chủ yếu làm tăng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn.
Nó cũng phản ánh thực trạng kinh doanh tại đơn vị trong năm 2004 là không khả quan Lượng hàng tồn kho lớn chứng tỏ vốn của doanh nghiệp bị ứ đọng, vòng quay hàng tồn kho chậm Tỷ trọng các khoản phải thu giảm từ 34,8% xuống còn 26,6% nhưng thực tế thì lại tăng một lượng là 9.738 triệu đồng tương đương 19,4% như vậy doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tích cực hơn nữa để cải thiện tình hình kinh doanh của đơn vị mình.
- TSCĐ và đầu tư dài hạn tăng 422 triệu đồng tương đương 5,1% mức độ tăng không đáng kể Qua bảng phân tích ta thấy rằng tỷ trọng TSCĐ và đầu tư dài hạn giảm từ 5,7% năm 2003 xuống còn 3,8% năm 2004.
Như vậy trong năm 2004 sự gia tăng tài sản của công ty chủ yếu là do sự gia tăng của TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Quy mô của công ty có được mở rộng thêm nhưng tình hình kinh doanh của công ty nhìn chung là chưa thực sự đạt hiệu quả cao đây là điều mà công ty cần phải quan tâm để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm điều chỉnh trong năm tới đạt hiệu quả hơn.
4.2 Phân tích cơ cấu nguồn vốn
Trong năm 2004 quy mô của công ty được mở rộng thêm nhưng liệu khi quy mô được mở rộng thêm thì việc sử dụng và phân bổ vốn trong công ty có thực sự hiệu quả không? Chúng ta cùng xem xét qua bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn của công ty qua bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn:
Bảng phân tích cơ cấu nguồn vốn Đơn vị: Triệu đồng
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
B Nguồn vốn chủ sở hữu 18.837 13,1 18.187 8,1 -650 -3,5
Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2003 là 18.837 triệu đồng chiếm 13,1% trong tổng số và giảm xuống còn 8,1% tương đương 18.187 triệu đồng năm 2004. Vậy trong năm 2004 nguồn vốn chủ sở hữu giảm 650 triệu đồng tương đương 3,5% mà nguyên nhân chủ yếu là do mức tăng của các khoản nợ phải trả Tuy không có các khoản nợ dài hạn nhưng trong năm 2004 nợ ngắn hạn của công ty chiếm tới 91.1% (204.650 triệu) tăng 80.390 triệu đồng tương đương 64,7% so với năm 2003 Các khoản nợ khác cũng tăng 1.145 triệu tương đương 183% Như vậy có thể thấy rằng nguồn vốn chủ sở hữu giảm nguyên nhân chủ yếu là do tăng các khoản nợ của công ty Thực tế trong kinh doanh việc thiếu vốn và việc đi vay hoặc đi chiếm dụng của đơn vị khác là tương đối phổ biến Việc đi vay hoặc chiếm dụng vốn của đơn vị khác có thuận lợi doanh nghiệp có thể dùng vốn đó để kinh doanh hoặc quay vòng nhanh song đồng thời nó cũng có khả năng rủi ro lớn nếu doanh nghiệp kinh doanh không hiệu quả như mong muốn.
Tóm lại qua 2 bảng phân tích cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn có thể nói năm 2004 là năm mà tình hình kinh doanh của công ty không đạt được kết quả như mong muốn Qua thống kê lợi nhuận qua các năm cũng thấy rằng năm 2004 kết quả đạt được giảm so với năm 2003 tuy nhiên do những nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty mà năm 2005 công ty đã đạt được kết quả đáng mừng.
Công tác kiểm tra tài chính tại công ty
Việc kiểm tra tài chính tại một doanh nghiệp là thường xuyên và cần thiết vì nó không chỉ phục vụ cho nhu cầu quản lý nội bộ mà còn là phương pháp để các cơ quan chức năng của nhà nước (cơ quan thuế) kiểm tra, cho các cổ đông trong công ty nắm được tình hình kinh doanh của công ty…
-Kiểm tra nội bộ: Định kỳ hàng năm công ty thành lập một ban thanh tra đại diện cho các cán bộ công nhân viên trong công ty kiểm tra tình hình tài chính để kịp thời xử lý và sửa chữa sai phạm nếu có, đánh giá công tác quản lý và việc sử dụng vốn có hiệu quả hay không.
- Công tác thanh tra, kiểm tra tài chính của các cơ quan chức năng như: Sở tài chính, cục thuế thành phố Hà Nội, các đơn vị kiểm toán… thường xuyên kiểm tra Nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra báo cáo tài chính, kiểm tra tính trung thực hợp lý của các báo cáo tài chính, kiểm tra việc thực hiện luật thuế tại doanh nghiệp…Kiểm tra xong mỗi đợt đều có biên bản nêu rõ những sai phạm, thiếu sót để công ty có biện pháp sửa chữa.
Phần II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TẮC KẾ TOÁN VÀ MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ TẠI CÔNG TY VILEXIM.
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TẮC KẾ TOÁN VÀ MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ TẠI CÔNG TY VILEXIM
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty CP XNK & HTĐT VILEXIM là một công ty có quy mô vừa,hoạt động theo nguyên tắc tập trung thống nhất từ trên xuống dưới ban Giám đốc.
VILEXIM là một đơn vị được hạch toán độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm kinh doanh và cả quy mô của công ty Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp từ ban Giám đốc và thực hiện nhiệm vụ của mình từ khâu đầu tiên cho đến khâu kết thúc Tức là từ việc kiểm tra, phân loại chứng từ, chi sổ chứng từ, ghi sổ chi tiết, đến việc lên các báo cáo tổng hợp của toàn Công Ty Sơ đồ mô hình tổ chức phòng kế toán như sau:
Hiện nay tại công ty, phòng kế toán đảm nhiệm toàn bộ công việc kế toán, bao gồm:
+ Lo vốn sản xuất kinh doanh cho toàn công ty
+ Phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Thu thập phân loại, xử lý và tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm mục đích cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau.
+ Tổng hợp số liệu, lên các báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, lên báo cáo quyết toán để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chức năng.
+ Phân tích thông tin kế toán, đề xuất các biện pháp hợp lý cho lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản trị nội bộ. Để có thể đảm bảo việc hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình phòng kế toán tại công ty được bố trí gồm:
1 Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trong công ty cụ thể là:
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán, chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý về mặt tài chính của công ty.
- Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng kế toán thực hiện.
- Kiểm duyệt những khoản chi phí thuộc quyền hạn của mình
- Trực tiếp liên hệ với các cơ quan có liên quan đến công việc của mình như: Ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, bạn hàng quan trọng…
- Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra Kế Toán trong công ty mà chủ yếu là kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên sổ sách kế toán, chứng từ, tài khoản và các báo cáo kế toán có đảm bảo phù hợp với chế độ chính sách ban hành không
- Chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu từ các kế toán viên khác, từ các chi nhánh trong công ty gửi lên nhằm tổng hợp số liệu, lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo quyết toán
- Theo dõi và hạch toán chi phí kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh.
- Đối chiếu số dư trên các tài khoản vào cuối mỗi tháng với các kế toán viên khác
3 Kế toán tiền mặt: theo dõi thu chi qua các phiếu thu, phiếu chi làm căn cứ để ghi sổ kế toán Ghi sổ quỹ hàng tháng, theo dõi tình hình tiền mặt tại công ty.
4 Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm thanh toán, giao dịch với ngân hàng với ngân hàng kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của ngân hàng mà công ty giao dịch
5 Kế toán theo dõi công nợ: theo dõi công nợ phải thu, nợ phải trả, tình hình thanh toán với khách hàng trong kỳ, tổng hợp số liệu đến cuối kỳ Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với nhà nước (theo dõi thuế GTGT).
6 Kế toán bán hàng: theo dõi tất cả nghiệp vụ mua bán hàng, tình hình xuất nhập khẩu trong kỳ Từ các hóa đơn bán hàng, mua hàng, hàng nhập khẩu, xuất khẩu kế toán đều phải theo dõi chặt chẽ Đồng thời chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho để có thể lên báo cáo bán hàng chính xác.
- Vào sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty, vào sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214
- Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao TSCĐ của công ty
- cuối năm chịu trách nhiệm lên báo cáo về tình hình TSCĐ như: Nguyên giá, tổng nguồn vốn khấu hao, giá trị còn lại, sửa chữa, mất mát…
8 Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm tính tiền lương cho tất cả nhân viên của tất cả các phòng ban trong công ty Đồng thời tính các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
Nhìn chung tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mà có thể phân ra kế toán các phần hành cho hợp lý Chẳng hạn đây là công ty kinh doanh xuất – nhập khẩu các nghiệp vụ kế toán tiền mặt và tiền gửi không thể gộp chung vì: có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngân hàng, nhiều giao dịch với ngân hàng vì thường thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng Tuy nhiên đây lại không phải là công ty sản xuất do đó không nhất thiết phải có kế toán viên theo dõi nguyên vật liệu hay hạch toán thành phẩm riêng… Nhìn chung bộ máy kế toán tại công ty VILEXIM được bố trí một cách tương đối hợp lý.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Hình thức sổ mà công ty sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế (TGTT) hàng ngày do ngân hàng ngoại thương Việt Nam công bố để hạch toán ngoại tệ.
2.1 Các loại tài khoản sử dụng
Các loại tài khoản kế toán mà công ty sử dụng trong quá trình hạch toán đản bảo tuân thủ theo chế độ kế toán mà Bộ Tài Chính đã ban hành, đồng thời trong quá trình hạch toán công ty có sử dụng thêm nhiều tài khoản chi tiết để tiện theo dõi , so sánh, kiểm tra khi cần thiết
+TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
+TK 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
+TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác.
+TK 129: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn.
+TK 131: Phải thu khách hàng.
+TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
+TK 136: Phải thu nội bộ.
+Tk 138: Tài sản thiếu chờ xử lý.
+TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
+TK 142: Chi phí trả trước.
+TK 144: Thế chấp, kí quỹ, kí cược.
+TK 151: Hàng mua đang đi trên đường.
+TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
+TK 153: Công cụ dụng cụ.
+TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
+TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+Tk 211: Tài sản cố định hữu hình.
+TK 213: Tài sản cố định vô hình.
+TK 221: Đầu tư chứng khoán dài hạn.
+TK 222: góp vốn liên doanh.
+TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn.
+TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang.
+TK 242: Chi phí trả trước dài hạn.
+TK 244: kí quỹ, kí cược dài hạn.
+TK 315: vay dài hạn đến hạn trả.
+TK 331: phải trả người bán.
+TK 333: Thuế GTGT phải nộp.
+TK 334: Phải trả công nhân viên.
+TK 335: Chi phí phải trả.
+TK 336: Phải trả nội bộ.
+TK 338: Phải trả phải nộp khác.
+TK 344: Nhận kí quỹ, kí cược dài hạn
+TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
+Tk 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản.
+TK 413: Chênh lệch tỷ giá.
+TK 414: Quỹ đầu tư và phát triển.
+TK 415: Quỹ dự phòng tài chính.
+TK 421: Lãi chưa phân phối.
+TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi.
+TK 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
+TK 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp.
+TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.
+TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+TK 512: Doanh thu nội bộ.
+TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính.
+TK 521: Chiết khấu thương mại.
+Tk 531: Hàng bán bị trả lại.
+TK 532: Giảm giá hàng bán.
+TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.
+TK 627: chi phí sản xuất chung.
+TK 631: Giá thành sản xuất.
+TK 632: Giá vốn hàng bán.
+Tk 641: Chi phí bán hàng.
+TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+TK 911: Xác địmh kết quả kinh doanh.
2.2 Các loại sổ sách và báo cáo kế toán
Do quy mô của doanh nghiệp là vừa phải nên doanh nghiệp đã áp dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ Trình tự tổ chức chứng từ ghi sổ được mô tả theo sơ đồ sau:
Do đó các loại sổ sách mà doanh nghiệp sử dụng trong ghi chép bao gồm:
-Sổ kế toán chi tiết.
- Sổ chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ gèc quỹ Sổ Bảng tổng hợp chứng từ gèc
Sổ thẻ kế toán chi tiÕt
Bảng cân số phát sinh đối báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ: Hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà doanh nghiệp sử dụng như sau:
Chứng từ ghi sổ Số tiền
Tất cả đều được theo dõi bằng phần mềm kế toán Fast 2005 Mỗi năm công ty thay đổi một lần để phù hợp với tình hình thực tế Toàn bộ hệ thống sổ sách của Công Ty được xây dựng trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung, đơn giản và phù hợp với điều kiện sử dụng máy tính, cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng tốt nhất nhu cầu quản lý Song định kỳ các kế toán viên vẫn phải định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết sau đó mới đưa vào máy vi tính, định kỳ in ra các bảng kê, các báo cáo tổng hợp theo các bản mẫu đã được lập sẵn.
Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hằng năm khi đó các báo cáo kế toán mà doanh nghiệp công khai gồm:
-Bảng cân đối kế toán.
-Báo cáo kết quả kinh doanh.
-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
-Thuyết minh báo cáo tài chính
2.3 Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu
+Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng.
+Kế toán tiêu thụ hàng hóa.
+Kế toán nhập, xuất khẩu ủy thác.
+Kế toán Tài sản cố định (TSCĐ).
+Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
+Kế toán chi phí quản lý.
+Kế toán chi phí bán hàng.
+Kế toán vốn bằng tiền.
+Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối kết quả
+Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu
Nội dung hạch toán cụ thể như sau:
Tình hình hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ kế toán tại công ty
3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
3.1.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu.
Công ty hạch toán hàng nhập khẩu theo phương pháp kê khai thường xuyên giá nhập khẩu được áp dụng theo giá CIF, phương thức thanh toán mà công ty sử dụng là thanh toán qua tín dụng thư – Letter of Credit (L/C) chủ yếu thông qua ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam là Viêtcombank (VCB) Ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Ngoại Thương công bố, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song a Các bước hạch toán ban đầu.
Bước 1: Ký kết hợp đồng nhập khẩu do các phòng chuyên môn xuất nhập khẩu của công ty được ban giám đốc ủy quyền tìm kiếm khách hàng trong nước, nhà cung cấp nước ngoài thông qua việc nghiên cứu thị trường về một loại mặt hàng nào đó Trước khi ký kết cần xem xét độ tin cậy của nhà cung cấp, mối quan hệ của nhà cung cấp với công ty Thực hiện ký kết hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng nội với khách hàng, hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nước ngoài Việc ký kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua đơn chào hàng, giao dịch, đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài Sau khi ký kết xong công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa của các đơn vị hải quan.
Bước 2: Mở thư tín dụng L/C
Công ty thực hiện thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài thông qua hình thức L/C do đó công ty mở L/C với ngân hàng mà chủ yếu là ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (VCB) Thời gian mở L/C thường được quy định trong hợp đồng nhập khẩu Giấy đề nghị mở L/C do nhân viên phòng xuất nhập khẩu đề nghị Kế Toán Trưởng cho phép mở và phải có đầy đủ chữ ký của Giám Đốc, Kế Toán Trưởng.
Nhân viên phòng xuất khẩu liên lạc với nhà cung cấp nước ngoài nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng.
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa thường được vận chuyển bằng đường bộ hoặc đường biển về tại các kho của công ty.
Sau khi kiểm tra và giao nhận hàng theo đúng quy định công ty thanh toán cho ngân hàng đã mở L/C, trả phí mở L/C , thường trả bằng ủy nhiệm chi.
Bước 6: Khiếu nại (Nếu Có)
Trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc trong việc thanh toán thì hai bên tiến hành khiếu nại với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của hợp đồng. b Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán
+ Vận đơn, chứng từ, giấy chứng nhận số lượng, giấy chứng nhận chất lượng, giấy xuất xứ, phiếu bảo hành, phiếu đóng gói.
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam.
- Tài khoản kế toán sử dụng: Tk111, 112, 133, 151, 156, 157, 144, 141, 3333,
Bước 1: Rút tiền gửi ngân hàng mang đi kí quỹ mở L/C, kế toán ghi:
Nợ TK 144: 30% giá trị hợp đồng (theo tỷ giá giao dịch).
Nợ TK 635: Nếu lỗ về tỷ giá.
Có TK 111, 112: tiền mặt, tiền gửi theo tỷ giá xuất ngoại tệ.
Có TK 515 : Lãi về tỷ giá.
Bước2: Khi ngân hàng báo có số tiền vay để mở L/C, kế toán ghi:
Nợ TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ (theo tỷ giá thực nhập).
Có TK 311: Vay ngắn hạn (tỷ giá thực tế giao dịch).
Trường hợp 1: Mua hàng trả trước theo L/C:
- Khi trả trước tiền hàng nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán.
Nợ TK 635: Lỗ về tỷ giá.
Có TK 1122: tỷ giá xuất ngoại tệ.
Có TK 515: Lãi về tỷ giá.
- Khi hàng về biên giới tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi trên đường (tỷ giá thực tế- TGTT).
Nợ TK 635: Lỗ về tỷ giá.
Có TK 331: Tỷ giá nhận nợ bằng ngoại tệ.
Có TK 333: Thuế phải nộp.
- Căn cứ vào chứng từ kiểm nhận hàng nhập khẩu để kế toán ghi nhận hàng nhập khẩu là: hàng hóa, vật tư, TSCĐ, nguyên liệu…khi đó kế toán ghi:
1 Nếu nhập hàng hóa để bán thẳng không qua kho hoặc bán qua kho:
Nợ TK 157: Gửi bán thẳng
Nợ TK 632: Bán hàng tại cảng.
Nợ TK 156: Nhập kho hàng hóa.
Có TK 151: Hàng mua đã kiểm nhận.
2 Nếu hàng mua là vật tư, TSCĐ nhập khẩu:
Có TK 151: Hàng mua đã kiểm nhận.
- Kế toán phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường.
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.
Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
- Khi phát sinh các khoản chi phí trong quá trình nhập khẩu liên quan đến hàng nhập khẩu kế toán ghi:
Nợ TK 151: Chi phí được tính vào giá hàng nhập khẩu.
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111, 112, 141, 331…Tổng giá thanh toán. Trường hợp 2: Trả ngay bằng L/C
- Khi hàng về nơi quy định, kế toán ghi:
Nợ TK 635: lỗ về tỷ giá
Có TK 331: tỷ giá nhận nợ.
Có TK 3333: thuế nhập khẩu
Có TK 515: lãi về tỷ giá
- Khi ngân hàng đối chiếu bộ chứng từ nếu phù hợp sẽ tiến hành trả tiền cho người bán hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 331: phải trả người bán (tỷ giá thanh toán)
Nợ TK 635: lỗ chênh lệch tỷ giá.
Có TK 1122: tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515: lãi chênh lệch tỷ giá
- Khi hàng về tới cảng nhận hàng, kiểm nhận và nhập về kho hàng hóa kế toán ghi tương tự hai trường hợp trên.
- Khi thanh toán nợ đến hạn trả cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331: tỷ giá nhận nợ
Nợ TK 635: Lỗ chênh lệch tỷ giá
Có TK 1122: Tỷ giá xuất ngoại tệ
Có TK 515: lãi chênh lệch tỷ giá
- Khi kiểm nhận nhập khẩu phát hiện hàng thiếu( thừa) chờ xử lý, kế toán ghi như sau:
Có TK 151: hàng thiếu chờ xử lý
Có TK 3381; hàng thừa chờ xử lý
- Nếu hàng hóa được giảm giá, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331: phải trả người bán
Có TK 515: Chiết khấu thanh toán
3.1.2 Kế Toán nghiệp vụ mua hàng nội địa a Trình tự hạch toán ban đầu
Công Ty kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu nên hàng hóa mua nội địa chủ yếu phục vụ cho mục đích xuất khẩu Nguồn hàng hóa từ các địa phương trong cả nước Phương thức mua hàng là:
- Thu mua trực tiếp: Do các phòng xuất nhập khẩu của Công Ty và các chi nhánh của Công Ty trong khắp cả nước chịu trách nhiệm tổ chức giao nhận hàng và mua hàng tại điểm bán hàng của nhà cung cấp.
- Đặt hàng gia công xuất khẩu: Chủ yếu thực hiện đối với các mặt hàng thủ công mĩ nghệ, mây tre đan, sơn mài…Do phòng thủ công mĩ nghệ của Công
Ty đảm nhiệm lựa chọn hàng mẫu, tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp trong nước.
Kế toán mua hàng nội địa xuất khẩu được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Ký hợp đồng Đối với những nhà cung cấp thường xuyên hay không thường xuyên đều phải ký kết hợp đồng kinh tế trước khi mua bán Dựa vào việc tìm kiếm khách hàng nước ngoài, nghiên cứu nhu cầu thị trường mà Công Ty có quyết định trong việc mua hàng xuất khẩu Hợp đồng phải đảm bảo tính pháp lý, các thủ tục, các điều khoản theo quy định và thỏa thuận của cả hai bên.
Việc mua hàng hóa và tiến hành nhận hàng hóa trong nước là khá đơn giản Khi thỏa thuận xong các điều khoản trong hợp đồng Công Ty tiến hành nhận hàng từ nhà cung cấp Hàng nhận về được nhập kho hàng của Công Ty hoặc gửi ngay đi xuất khẩu Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hóa, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho để tiến hành ghi sổ kế toán.
Sau khi nhận hàng, kiểm nhận hàng phù hợp với quy cách, điều khoản đã quy định trong hợp đồng đã ký kết Công Ty tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp Việc thanh toán nhanh hay chậm phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng và mối quan hệ của Công Ty với nhà cung cấp phương thức thanh toán có thể trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng. b Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán
+ Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng, biên bản kiểm nhận hàng + Hóa đơn mua hàng
+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi
- Tài khoản kế toán sử dụng: TK 156,133, 111, 112, 331,151…
1 Khi kiểm nhận hàng mua, giao thẳng xuống phương tiện chuyên chở xuất khẩu hoặc tạm nhập kho chờ đóng gói, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi trên đường
Nợ TK 157: Hàng gửi đi xuất khẩu
Nợ TK 156: Tạm nhập kho
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Chi tiết cho từng nhà cung cấp
2 Khi có các chi phí phát sinh liên quan đến hàng mua, kế toán ghi:
Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng
3 Khi thanh toán cho người bán, kế toán ghi:
Nợ Tk 331: Chi tiết cho từng nhà cung cấp
3.2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa
3.2.1 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa. a Các bước hạch toán ban đầu
Sau khi thu mua hàng hóa trong nước Công Ty tiến hành xuất khẩu cho các khách hàng nước ngoài Việc xuất khẩu hàng hóa cũng được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài
Bước 2: Mở Tín dụng thư L/C
Bước 3: Vận chuyển hàng hóa
Do điều kiện và đặc điểm của từng đợt hàng hóa xuất khẩu mà Công
Ty tiến hành giao ngay tại cảng hoặc Vận chuyển chủ yếu bằng đường biển sang nước ngoài.
Bước 4: Giao hàng cho khách hàng nước ngoài
Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, hợp đồng thương mại, khi bên Hải Quan tiến hành kiểm tra hàng hóa và xác nhận tính hợp lệ Công Ty tiến hành giao hàng cho bên mua theo thỏa thuận.
Khi bên mua là khách hàng nước ngoài đã nhận được hàng, kiểm nhận hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách đã quy định trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp là Công Ty
Bước 6: Khiếu nại ( Nếu có)
ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP XNK & HTĐT VILEXIM
Ưu điểm
1.1 Về mặt tổ chức công tác kế toán:
Công tác tổ chức kế toán tại Công Ty được lựa chọn, phân bổ một cách khá đồng đều, khoa học, hình thức tổ chức kế toán tập trung dễ dàng kiểm tra khi xáy ra sai sót Đội ngũ nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, sử dụng thành thạo máy vi tính và có thể nói tiếng anh lưu loát có khả năng phục vụ tốt cho công tác kế toán tại Công Ty Đặc biệt Kế toán trưởng là một người năng động có kinh nghiệpm không chỉ trong lĩnh vực kế toán mà còn trong các lĩnh vực hoạt động ngoại thương, do đó kế toán trưởng giúp Giám đốc không chỉ tư vấn về tài chính mà còn tư vấn về nhiều lĩnh vực khác Đó là những lợi thế ban đầu cho Công Ty tổ chức, lãnh đạo công tác kế toán một cách chính xác đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo Công Ty đặt ra
Ngoài ra, công viẹc hạch toán kế toán cũng được phân công cụ thể cho từng kế toán viên Điều này vừa tạo nên sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán vừa tạo điều kiện cho việc nâng cao nghiệp vụ của từng kế toán viên trong việc phát huy thế mạnh của mình Đồng thời cũng tạo ra sự liên kết thống nhất hỗ trợ lẫn nhau để cùng hoàn thành công việc chung Phòng kế toán của Công Ty không chỉ đưa ra các báo cáo về tình hình tài chính của Công Ty mà còn thường xuyên đưa ra những đánh giá về tình hình tài chính của Công Ty, phương hướng kinh doanh của Công Ty trong thời gian tới sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đẩy mạnh quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu.
Nhìn chung quy mô Công Ty là không lớn lắm, số lượng cán bộ công nhân viên không nhiều (120 người) nhưng về công tác tổ chức cũng đạt dược những thành tựu đáng kể Việc kinh doanh xuất nhập khẩu liên tục được đẩy mạnh, thị phần của Công Ty được mở rộng và đặc biệt tăng được uy tín của Công Ty Công Ty ngày càng có nhiều bạn hàng cũng như nhiều nhà cung cấp cả trong và ngoài nước, tạo được mối quan hệ tốt với các đối tác
1.2 Về tổ chức công tác kế toán
1.2.1.Về tổ chức chứng từ.
Kế toán tại Côgn Ty thực hiện tốt phần hành hạch toán ban đầu ở tất cả các phần hành kế toán, các chứng từ sử dụng phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính và liên tục được cập nhật mới theo đúng chế độ, phù hợp với thôn lệ quốc tế trong các giao dịch với nước ngoài Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ, là cơ sở cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu, là căn cứ cho lãnh đạo Công Ty có được thông tin chính xác và đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ một phần được tổ chức hợp lý phát huydd]ợc chức năng thông tin và kiểm tra, đảm bảo cho kế toán tiến hành ghi sổ, mã hóa thông tin, lên các báo cáo kế toán Các chứng từ sau khi được chuyển đến bộ phận kế toán để ảnm bảo kịp thời theo dõi nghiệp vụ phát sinh đều được đưa vào lưu trữ bảo quản và được sắp xếp thành bộ cho hợp lý theo từng nghiệp vụ, theo thời gian phát sinh nghiệp vụ để tiện cho việc kiểm tra.
1.2.2 Về hệ thống tài khoản sử dụng
Tại Công Ty hiện nay đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông Tư 55/2002/TT- BTC Tuy nhiên việc áp dụng danh mực tài khoản này là khá linh động Dựa vào đặc điểm kinh doanh của mình, kế toán tại Công Ty mở thêm nhiều tài khoản chi tiết đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi nội dung kinh tế phát sinh Ví dụ việc theo dõi nợ phải thu, công nợ phải trả không chỉ được theo dõi cho từng phòng xuất nhập mà còn được theo dõi cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp Và được kế toán theo dõi công nợ theo dõi thường xuyên nhằm đảm bảo thực hiện tốt công tác thanh toáncho khách hàng, đảm bảo việc thu hồi vốn tránh tình trạng bị lạm dụng vốn quá nhiều.
1.2.3 Về trình tự hạch toán
Nhìn chung toàn bộ quá trình hạch toán trong tất cả các phần hành kế toán của Công Ty là tương đối hợp lý, đầy đủ và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh kịp thời trên các sổ chi tiết và tổng hợp có liên quan Với một đội ngũ kế toán có trình độ kế toán tại Công Ty được tổ chức tương đối chính xác, hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam cũng như thông lệ quốc tế.
1.2.4 Về hệ thống sổ sách.
Hiện nay Công Ty đang áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Đây là hình thức ghi sổ phù hợp đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của Công Ty, mặt khác nó cũng thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy, việc kiểm tra đối chiếu Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán Việc áp dụng hình thức ghi sổ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở hệ thống sổ sách kế toán đặc biệt là hệ thống sổ chi tiết Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng… rất thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra khi cần thiết.
Trên đây là một số những ưu điểm mà phòng kế toán tài vụ của Công
Ty CP XNK & HTĐT VILEXIM đã đạt được trong thời gian qua Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được thì Công Ty còn có một số nhược điểm cần hoàn thiện.
