Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn hồng ngọc

Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ========================= BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN MÔN ĐỀ TÀI:QUẢN LÝ CHO THUÊ PHÒNG TẠI KHÁCH SẠN HỒNG NGỌC Đ/C: SỐ 125- ĐƯỜNG HÙNG VƯƠNG-VIỆT TRÌ-PHÚ THỌ Giáo viên hướng dẫn: LÊ THANH TẤN Sinh viên thực hiện: LÊ THỊ PHƯƠNG THANH HÀ NỘI 09/03/2010 GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc MUC LUC CHƯƠNG I:KHẢO SÁT THỰC TẾ 1.Giới thiệu khái quát khách sạn HỒNG NGỌC 2.Cơ cấu tổ chức chức khách sạn 3.Q trình th phịng khách CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG: I-Mơ hình nghiệp vụ tổ chức Biểu đồ phân rã chức Biểu đồ ngữ cảnh 3.Mơ hình phân rã chức chi tiết II-Mơ hình luồng liệu: 1.Các hồ sơ liệu sử dụng 2.Biểu đồ luồng liệu mức III-Mơ hình liên kết thực thể E_R: 1.Các thực thể 2.Mơ hình E_R IV-Mơ hình quan hệ: 1.Các quan hệ 2.Mơ hình quan hệ V-Mơ hình vật lý: GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo: toàn thể thầy khoa CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THƠNG VẬN TẢI tận tình giúp đỡ em trình học tập thực đề tài này.Do thời gian trình độ cịn hạn chế đề tài khó tránh khỏi thiếu sót.Em mong đóng góp ý kiến thầy để đề tài hồn thiện SV LÊ THỊ PHƯƠNG THANH GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc CHƯƠNG I: KHẢO SÁT THỰC TẾ 1.Giới thiệu khái quát khách sạn Hồng Ngọc Khách sạn Hồng ngọc nằm địa số 125 – Đường Hùng Vương thành phố Việt Trì-phú Thọ Khách sạn Hồng ngọc hoạt động theo hình thức cơng ty đặc doanh, kinh doanh đặc biệt chuyên lĩnh vực lưu trú, quầy bar, nhà hàng xây dựng vào năm1996 đưa vào hoạt động sử dụng năm 1998 Hiện khách sạn Hồng Ngọc khách sạn quốc tế Phú Thọ với trang thiết bị đại, phục vụ giải trí dich vụ lưu trú ăn uống hoàn hảo Dịch vụ lưu trú: Hiện khách sạn có số phịng kinh doanh la 122 phòng chia thành loại như: Hạng Phịng số lượng Giá phịng đơn Giá phịng đơi Phịng tiêu chuẩn (standard) 62 75 USD 85 USD Phòng cao cấp (superior) 20 85USD 95 USD Phòng thương gia (business duluxe) 33 95 USD 105 USD Phòng đặc biệt (suite) 03 145 USD 155 USD Phòng hoang gia (Royal suite) 01 450 USD 460 USD tổng cộng 122 Ngoài dịch vụ đặt thêm giường giá 35$ hộ riêng theo thoả thuận Giá bao gồm ăn sáng tự chọn tính thªm 5% phí phục vụ 10% thuế giá trị gia tăng, phòng trang bị thªm tủ lạnh cá nhân, ti vi vệ GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc tinh, máy sấy tóc, áo chồng tắm dép b«ng, kết nối internet tốc độ cao từ phòng thương gia, phòng đặc biệt phịng hồng gia, két an tồn Ngồi trang thiết bị phịng cịn có trung tâm giao dịch, phịng tập thể hình, phịng họp lớn cho khoảng 360 khách, phục vụ phòng dịch vụ giặt là, bãi đỗ xe miễn phí, dịch vụ đưa đón, cửa hµng đồ lưu niệm, phịng massage, bể bơi, bar trời… Dịch vụ ăn uống Khách sạn chia thành nhà hµng riêng biệt nhà hµng chuyên sâu cách phục vụ, dịch vụ ăn uống thuộc điểm mạnh khách sạn chó trọng phát triển như: harbour café có thẻ phục vụ 100 suất ăn, chuyên đồ ăn ÂU đặc sắc, nhà hàng Nam Phương phục vụ 120 suất ăn từ kiến trúc đến đồ ăn mang phong cách châu Á, bên lobby lounge bar laterrasse, chuyên phục vụ đồ ăn nhanh, đồ uống, cocktail…có thể phục vụ từ 32-40 suất ngồi kinh doanh dịch vụ ăn uống cho khách nghỉ ngơi khách sạn nhà hàng phục vụ khách nước ngồi cơng tác làm việc việt nam tổ chức họp, hội nghị công ty, khu công nghiệp, lễ cưới Dịch vụ ăn uống chiếm phần doanh thu chủ yếu toàn doanh thu khách sạn, lĩnh vực cần nhiều sang tạo phụ thuộc vào cách phục vụ nhân viên Dịch vụ bổ sung GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc Kinh doanh dịch vụ bổ sung khách sạn chủ yếu dịch vụ giặt là, massage( bố trí gác lửng) dịch vụ đồ lưu niệm, dịch vụ sử dụng internet, photocopy hay sử dụng máy fax business center phải trả cho chi phí 2.Cơ cấu tổ chức chức khách sạn: TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG KINH DOANH PHỊNG NHÂN SỰ PHỊNG KẾ TỐN PHÒNG KỸ THUẬT BỘ PHẬN BUÒNG BỘ PHẬN LỄ TÂN BỘ PHẬN NHÀ HÀNG BỘ PHẬN BẾP Trong : TỔNG GIÁM ĐỐC:Điều hành hoạt động khách sạn PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC:Giám sát điều hành trực tiếp phòng ban phận BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phịng bàn ăn khách PHỊNH KINH DOANH:Cung cấp hàng hoá,vật tư phục vụ nhu cầu khách sạn BỘ PHẬN LỄ TÂN:Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký đặt phòng,nhận phòng,trả phòng yêu cầu dịch vụ… GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH BỘ PHẬN BẢO VỆ Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc BỘ PHẬN NHÀ HÀNG:Phục vụ tiệc khách có nhu cầu PHỊNG KỸ THUẬT:Chiu trách nhiệm trang thiết bị khách sạn BỘ PHẬN BẢO VỆ:Có nhiệm vụ bảo vệ cho tồn khách sạn khách hang PHỊNG KẾT TỐN:Chịu trách nhiệm thu,tri tồn khách sạn 3-Q TRÌNH TH PHỊNG CỦA KHÁCH: Khi khách hàng đến: Ða số khách đến khách sạn có đăng ký phịng trước (hoặc nhờ hướng dẫn viên du lịch đăng ký phòng ).Một số khác chưa đăng ký th phịngnếu cịn phịng Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận hỏi xem vị khách có đăng ký phịng trước hay khơng, đăng ký phòng trước với tên Như cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước.Khi khách đến khơng đăng ký phịng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem cịn phịng trống hay khơng Nếu không, nhân viên phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn khác Nếu có phịng đáp ứng yêu cầu khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách khơng có chứng minh nhân dân) Giấy tờ trả lại khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn Mỗi phịng, tùy theo kiểu, vị trí tiện nghi bố trí bên mà có giá biểu riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu đăng ký thuê phòng Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng lập cho người khách, thường người chịu trách nhiệm toán sau Trên phiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách bố trí phịng nào, vào khoảng thời gian (ngày nào) để thuận tiện việc khai báo tạm trú, tạm vắng nhà chức trách đến kiểm tra Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập bảng kê dịch vụ Mỗi bảng kê có số thứ tự lập cho khách, ghi tất dịch vụ mà khách yêu cầu suốt trình lưu trú khách sạn Trong phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ vào thời điểm nào, chi phí tương ứng Bảng kê nhân viên tiếp tân giữ lại yêu cầu khách toán rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập hóa đơn đặt tiệc Trên hóa đơn ghi nhận mà khách yêu cầu Qua hóa đơn thể yêu cầu khách (số lượng, thẩm mỹ, cách thời gian bày trí, ) từ nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho Một hóa đơn giao cho nhà hàng để phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có số thứ tự ghi cho khách hàng Khách hàng tốn hóa đơn phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau Khi khách đi: Mọi thủ tục diễn r a Phịng tiếp tân Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ hoá đơn tiệc tùng chưa toán sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra phòng mà khách xem có hư hao khơng xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hư hại đồ đạc phịng khách phải đền bù trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách trả tiền hóa đơn tốn lập Mỗi hóa đơn có số thứ tự, thu tiền khách hàng, ngày thu, lý (thu phiếu đến, bảng dịch vụ hoá đơn nào) với số tiền thu Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu lập thành hai chuyển cho phân kết toán để toán tiền với khách Cuối ngày phận kế toán phải lập báo cáo DS khách th phịng , DS tình hình phịng,doanh thu thuê phòng doanh thu tiệc khách sạn cho lãnh đạo.Cuối tháng quý phải báo cáo tình hình doanh thu,hoạt động khách sạn cho lãnh đạo 4-CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU CÓ LIÊN QUAN: Bảng giá phòng: Loại Phòng Phòng tiêu chuẩn Số lượng Giá phòng phòng đơn 62 75 USD Giá phòng đơi 85 USD Phịng cao cấp 20 85USD 95 USD Phòng thương gia 33 95 USD 105 USD Phòng đặc biệt 03 145 USD 155 USD GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc Phịng hồng gia 01 Tổng cộng 122 450 USD 460 USD 2.Hồ sơ đăng ký phòng trước: Tên khách Địa Thời gian đăng ký Loại phòng Số lượng Ngày thuê Ngày trả Loại phòng 3.Hồ sơ khách đến : Tên khách Địa 4.Phiếu đăng ký th phịng: PHIẾU ĐĂNG KÝ TH PHỊNG Họ tên khách hàng:……………………………… Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:……………………………………… GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Số lượng Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc Tên phòng Số lượng Đơn giá Ngày thuê Ngày trả Ghi Thành tiền Ngày….tháng … năm 200… Lễ Tân Khách Hàng 5.Phiếu yêu cầu dịch vụ khách hang: PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày… tháng… năm 200… Họ tên khách hàng:……………………………… Số CMTND:……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………… Điện thoại:……………………………………… Loại dịch vụ Số lượng Thời gian 6.Bảng kê loại dịch vụ khách: BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày… tháng… năm 200… Số TT:……… GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc 3.3.Thanh toán tiệc : nhân viên tiếp tân đưa hóa đơn tốn tiệc cho khách hàng u cầu tốn 3.4 Viết hóa đơn tốn : Bộ phận lễ tân phải chuyển cho khách hóa đơn tốn chi tiết cho khách tiền phịng lẫn tiền sử dụng dịch vụ khác 4.1.Báo cáo danh sách khách thuê phòng:Báo cáo chi tiết khách thuê phòng khách sạn khách sạn 4.2 Báo cáo danh sách tình hình phịng :Danh sách phịng khách thuê ,các phòng trống,các phòng bị hư hỏng không sử dụng đựợc 4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng :Doanh thu tiền thuê phòng khách hàng ngày,tháng ,quý năm 4.4.Báo cáo doanh thu tiệc : báo cáo tình hình thu từ việc đặt tiệc mà khách sử dụng hàng ngày 4.5.Báo cáo doanh thu dịch vụ: báo cáo tình hình thu từ dịch vụ mà khách sử dụng hàng ngày Liệt kê hồ sơ sử dụng: 1.Danh mục phòng 2.Hồ sơ đăng ký phòng 3.Hồ sơ khách 4.Phiếu đăng ký thuê phòng 5.Phiếu đăng ký dịch vụ 6.Danh mục dịch vụ 7.Phiếu yêu cầu đặt tiệc 8.Phiếu trả phòng GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc 9.Hố đơn tốn II-Mơ hình luồng liệu: 1.Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh: Đăng ký thuê phòng Yêu cầu báo cáo,thống kê Khách Phân phòng Hệ thống quản lý khách sạn Đăng ký dịch vụ Đáp ứng DV Đáp ứng Yêu cầu đặt tiệc ứngtoán tiệc Yêu cầuĐáp Gửi phiếu toán HÌnh 2.Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý khách sạn GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc 2.Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Lưu vào hồ sơ Yêu cầu cập nhật Cập nhật danh mục Giám đốc Hồ sơ Đáp ứng Lấy liệu Lưu Thực Quản lý khách sạn Đáp ứng Hồ sơ Yêu cầu báo cáo Thực Giám đốc Báo cáo thống kê Thực Đăng ký thuê phòng Thực Yêu cầu thuê phòng Phiếu trả phòng Đáp ứng cịn u cầu tốn Thanh tốn Khách Gửi phiếu tốn Hóa đơn Hồ sơ GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH Quản lý cho thuê phòng tai khách sạn Hồng ngọc 3.Biểu đồ luồng liệu mức đươi đỉnh cập nhập danh mục 1.0 LÃnh đạo khách sạn Yờu cu cp nht ỏp ng Hồ sơ CẬP NHẬT DANH MỤC Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Đăng ký thuê phòng Y/c thuê phòng Đáp ứng Danh mục phòng Từ chối hết Đáp ứng có Y/c dịch vụ Kh¸ch Đáp ứng cịn 2.0 Hồ sơ đăng ký trước ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG Hồ sơ khách Từ chối hết Phiếu đký TP Y/c đặt tiệc Đáp ứng Phiếu đký DV Từ chối hết GVHD: LÊ THANH TẤN SV:LÊ THỊ PHƯƠNG THANH