ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
Đặc điểm chung về quan hệ thanh toán tại Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát
bị Phụ tùng An Phát Đầu tiên, chúng ta cần hiểu quan hệ thanh toán là một quan hệ kinh tế xảy ra khi tổ chức kinh tế có quan hệ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp của mình về một khoản vay nợ tiền vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Một chu kỳ kinh doanh có được liên tục hay không, quan hệ cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên với mật độ khá lớn Hầu như trong bất kỳ hoạt động kinh tế nào cũng phát sinh nghiệp vụ thanh toán.
Do đó phải quản lý và theo dõi các nghiệp vụ thanh toán một cách thường xuyên và liên tục, đảm bảo không bỏ xót khoản phải thu, cũng như khoản phải trả.
Các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến nhiều đối tượng Bao gồm: nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, nhà nước…Vì vậy việc quản lý các đối tượng thanh toán phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, khoa học và có hệ thống.Trong quan hệ thanh toán, vai trò của các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua, với công nhân viên và các khoản vay chiếm vị trí quan trọng và có số lượng phát sinh lớn trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp Nghiệp vụ thanh toán với người bán là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh
1 nghiệp.Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Phương thức thanh toán: Với sự phát triển ngày càng hiện đại cả nền kinh tế, có rất nhiều phương thức thanh toán tồn tại nhằm đơn giản hóa cho việc thực hiện hoạt động thanh toán Các phương thức này được chia làm 2 nhóm cơ bản:
+ Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
+ Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
Ngày nay phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng một cách phổ biến hơn vì tiết kiệm thời gian chi phí cung như giảm đáng kể được lượng tiền lưu thông.
Đặc điểm người bán tại Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát
Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác khác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một chu kỳ kinh doanh có được liên tục hay không, quan hệ cung cầu về vốn trong kinh doanh có cân đối hay không phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ thanh toán của doanh nghiệp.
Phân loại đối tượng thanh toán
Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành 6 nhóm cơ bản:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Nhà nước: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác Các khoản thanh toán với ngân sách thuộc quan hệ này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp tuy nhiên thông thường đó là các khoản thuế phải nộp như: Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế môn bài, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán: Đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: Mối quan hệ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh toán khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp đã đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán này. Như vậy quan hệ thanh toán này bao gồm: thanh toán với người mua, thanh toán với người đặt hàng.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác liên doanh: Đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp có sự liên doanh với các công ty khác. Các khoản thanh toán này gồm các khoản chi hộ, thu hộ, các khoản thu, nộp theo nghĩa vụ, các khoản cấp phát.
- Quan hệ thanh toán nội bộ: Là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp Thuộc quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức (thanh toán lương, thưởng, tạm ứng, bồi thường vật chất) và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới về các khoản phân phối vốn, chi hộ, thu hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác khác: ngoài các quan hệ thanh toán trên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp còn phát sinh các mối quan hệ thanh toán khác như quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu, phải trả khác.
Là thời gian từ khi bắt đầu diễn ra cho tới khi kết thúc nghiệp vụ thanh
1 toán Tùy vào tính chất của doanh nghiệp, phương thức thanh toán, mối quan hệ giữa các đối tượng thanh toán … mà thời hạn thanh toán khác nhau
Nói đến thời hạn thanh toán là nói đến thời hạn mà đơn vị mua hàng thực hiện thanh toán tiền cho bên bán Trong quan hệ thanh toán có ba loại hình thanh toán chủ yếu như sau:
- Thanh toán trả trước: Với hình thức thanh toán này, người mua thanh toán tiền hàng trước khi nghiệp vụ mua- bán hàng thực sự diễn ra Người bán sẽ được đảm bảo về mặt tín dụng và khả năng thanh toán của người mua, còn người mua lại chịu rủi ro hơn khi mà phải trả tiền mà chưa nhận được hàng, bù lại, sẽ nhận được những ưu đãi về giá mua Trường hợp này xảy ra khi nguồn hàng khan hiếm, người mua buộc phải trả trước số tiền mua hàng để dành được quyền mua.
- Thanh toán trả ngay: Với hình thức thanh toán này, người mua trả tiền cho người bán ngay sau khi người bán giao hàng Trường hợp này xảy ra khi các đối tác còn chưa tin tưởng nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lượng nhỏ Nếu áp dụng hình thức thanh toán này với tất cả các hóa đơn ở cùng một thời điểm thì sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Thanh toán trả sau: Với hình thức thanh toán này, người mua chỉ giao tiền cho người bán sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ được một khoảng thời gian nhất định Việc thanh toán sau sẽ làm người bán bị chiếm dụng vốn. Trường hợp này thường kèm theo một số điều kiện tín dụng, như thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng, nhờ đó mà người bán sẽ có thể thu được một khoản chi phí tài chính… Hơn nữa, với hình thức thanh toán này, người bán có thể bán được nhiều hàng hơn, khuyến khích người mua mua thêm hàng. Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng hình thức thanh toán trả sau và trả trước, trong đó, hình thức trả sau được sử dụng nhiều hơn Hai hình thức này đã tạo ra các khoản phải thu, phải trả trong doanh nghiệp.
Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty
Về phưong thức thanh toán, cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của nền kinh tế, rất nhiều phương thức thanh toán được sử dụng với mục đích đơn giản hóa, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán Trong đó, chia ra làm hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt
* Thanh toán bằng tiền mặt:
Là hình thức thanh toán mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ Hình thức thanh toán này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng khi khối lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh toán lương, các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ. Hình thức thanh toán này bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ có giá trị tương đương tiền
- Thanh toán bằng vàng bạc, đá quý…
* Thanh toán không dùng tiền mặt:
Phương thức này ngày càng trở thành xu hướng thanh toán hiện nay, rất đa dạng, có thể kể ra đây gồm:
- Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản với tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng hoặc đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác.
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua là chủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
- Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh toán mà khi hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa là người bán Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia. Hình thức thanh toán này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa hai bên, và có biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi.
- Thanh toán bằng séc: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec định mức.
- Thanh toán chuyển tiền: Là hình thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó, bên mua yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho bên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định Việc chuyển tiền có thể sử dụng trong cả thanh toán quốc tế và thanh toán trong nước với hai hình thức chủ yếu là: hình thức điện báo (T/T) và hình thức thư chuyển tiền (M/T).
- Thanh toán bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền do ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định cho người xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầy đủ những quy định trong L/C Các loại thư tín dụng bao gồm:
+ Thư tín dụng có thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà nhà nhập khẩu có thể được sửa đổi bổ sung hoặc hủy bỏ tại bất kỳ thời điểm nào mà không cần thông báo trước cho nhà xuất khẩu.
+ Thư tín dụng không thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà sau khi đã được mở thì ngân hàng mở L/C không được sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ trong thời hạn hiệu lực L/C, nếu không có sự đồng ý của nhà xuất khẩu
+ Thư tín dụng không được hủy ngang và có xác nhận: Là loại tư tín dụng ngoài việc không được hủy ngang lại có thêm yêu cầu được ngân hàng khác trả tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở L/C.
Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng được áp dụng thông dụng nhất hiện nay trong thanh toán quốc tế và được coi là phương thức hữu hiệu nhất cho cả bên xuất khẩu và nhập khẩu Ở Việt Nam ít sử dụng hình thức này trong thanh toán trong nước.
L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương. Nhưng khi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp đồng ngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng.
- Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với các chứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán hay được chấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều kiện khác Căn cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ thu mà có hai loại là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
- Phương thức giao chứng từ nhận tiền: Là phương thức thanh toán mà trong đó tổ chức nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở cho mình một tài khoản ủy thác để thanh toán tiền cho tổ chức xuất khẩu khi nhà xuất khẩu đầy đủ chứng từ thỏa thuận.
Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty TNHH Thiết Bị Phụ Tùng An Phát
Nguyên tắc hạch toán các ngiệp vụ thanh toán Để theo dõi cính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất – kinh doanh Khi sự vận động của vật tư và tiền tệ không cùng một thời điểm thì sẽ xuất hiện khoản phải thu, phải trả với người bán.
Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thỏa thuận giữa các đối tượng thanh toán với doanh nghiệp).
Phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán. Đối với các khoản nợ phải thu và nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì kế toán cần theo dõi cả về nguyên tệ và thực hiện quy đổi theo tỷ giá quy định của doanh nghiệp Cuối kỳ kế toán phải thực hiện đièu chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá được kết chuyển vào tài khoản chi phí hoặc doanh thu hoạt động tài chính. Đồng thời các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả về giá trị và hiện vật Cuối kỳ kế toán cũng phải điều chỉnh số dư theo giá trị thực tế của vàng, bạc, đá quý.
Thanh toán với người lao động
Tổng hợp chi tiết và báo cáo công nợ cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng được thực hiện theo nguyên tắc không đưộc bù trừ.
* Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nào hay một cá thể nào khi tiền hành sản xuất kinh doanh đều nhằm mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục đích này phải trải qua nhiều giai đoạn, trong quá trình này xuất hiện các hoạt động mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ Các quan hệ thanh toán cũng xuất hiện đồng thời với các hoạt động mua bán Dưới đây là sơ đồ thể hiện mối quan hệ trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa.
Sơ đồ 1: Thể hiện các quan hệ thanh toán trong quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa
Như vậy, các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ trong bất kỳ một giai đoạn nào của quá trình kinh doanh Nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định của tùnh hình kinh doanh mà cụ thể hơn là hoạt động tài chính Quan hệ thanh toán không đơn thuần chỉ là một hoạt động trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp mà nó còn là cơ sở co công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Bởi vậy, việc thực hiện tốt các hoạt động thanh toán sẽ góp phần ổn định nền tài chính và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghhiệp.
Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán cũng như các khoản phải thu, phải trả Bởi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh toán tất yếu phải thông qua kế toán ghi chép, phản ánh, phân
1 tích thường xuyên các hoạt động và tình hình thanh toán diễn ra của một doanh nghiệp Vì vậy nó trở thành một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản trị trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp mình Kế toán các nghiệp vụ thanh toán sẽ cung cấp các thông tin về tình hình thu, chi, nợ đọng của doanh nghiệp một cách thường xuyên, chính xác, kịp thời nhằm giúp các nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Tóm lại, vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán thể hiện rất rõ: ghi chép, phản ánh các hoạt động thanh toán diễn ra, phân tích tình hình tài chính, cung cấp thông tin cho ban giám đốc để có thể đưa ra những quyết định kịp thời nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh và cân đối nền tài chính của doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng; từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn), đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư lớn hơn định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu, công nợ phải trả Đây là đòi hỏi cơ bản của bất kỳ hệ thống kế toán nào để đảm bảo theo dõi được các nghiệp vụ một cách đầy đủ và chính xác.
Kế toán phải thực hiện mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán để theo dõi từng đối tượng Căn cứ để mở sổ chi tiết là số lượng người mua, người bán,các chủ nợ …ít hay nhiều, mật độ giao dịch của từng đối tượng là thường xuyên hay vãng lai.
1 Để đảm bảo theo dõi các khoản công nợ hợp lý, kế toán cần phải xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán… cho từng lần phát sinh giao dịch cả về đối tượng, thời hạn và số tiền trong kỳ kế toán nhất định Nhờ đó đôn đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời, tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Kế toán cũng cần định kỳ thông tin và kiểm tra tình trạng thanh toán với khách hàng bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, trên sổ kế toán và trên báo cáo kế toán Hơn nữa cũng cần giám sát việc thực hiện các quy định về thanh toán của doanh nghiệp.
Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý.
Thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên sẽ giúp hệ thống kế toán của doanh nghiệp thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin và kiểm tra của mình.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
Thanh toán bằng tiền mặt
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng,giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn mua hàngPhương thức thanh toán này thường được sử dụng đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh số tiền nhỏ, tính chất nghiệp vụ dơn giản, hai bên đối tác nằm trong một địa bàn nhỏ hẹp hay thanh toán cho công nhân viên Đối với
1 các nghiệp vụ kinh tế có giá trị lớn phương thức này sẽ gây trở ngiạ vì phức tạp và không đảm bảo an toàn.
Thanh toán qua ngân hàng
Thực chất của phương thức này là thanh toán qua ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khách Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được nhiều nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với những nghiệp vụ có quy mô lớn
* Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch
Các khoản công nợ bằng ngoại tệ đều được quy đổi ra tiền VNĐ và theo dõi trên đơn vị tiền tệ là VNĐ, đồng thời cũng được theo dõi giá trị nguyên tệ trên tài khoản ngoài bảng là TK 007 Việc quy đổi ngoại tệ ra VNĐ đựa trên tỷ giá thực tế hay tỷ giá bình quân liên ngân hàng Tỷ giá này được Ngân hàng ngoại thương Việt Nam thông báo.
Tỷ giá ngoại tệ thường khác nhau giữa thời điểm phát sinh nghiệp vụ và thời điểm thanh toán, kế toán sẽ tính ra khoản chênh lệch theo công thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá xuất ngoại tệ - tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch) *Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản chênh lệch tỷ giá này được hạch toán vào doanh thu hoặc chi phí tài chính Nếu chênh lệch dương thì ghi chi phí tài chính (Nợ TK 635), nếu chênh lệch âm thì ghi doanh thu tài chính (Có TK 515).
Cuối kỳ kế toán xem xét lại các khoản phải trả nhà cung cấp và điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ Khoản chênh lệch được tính theo công thức sau:
Khoản chênh lệch = (Tỷ giá thực tế thời điểm cuối kỳ - tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch) * Giá trị của khoản phải trả nhà cung cấp.
Khoản chênh lệch tỷ giá ngày cuối kỳ được ghi vào TK chênh lệch tỷ giá (TK 4131) Nếu chênh lệch dương thì ghi Nợ TK 4131, nếu khoản chênh lệch âm thì ghi Có TK 4131.
Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp phát sinh đồng thời với quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng cơ bản…Vì vậy hệ thống chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán thanh toán với nhà cung cấp bao gồm: Nhóm chứng từ mua hàng: Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn GTGT (do nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ lập giao cho), hóa đơn bán hàng thông thường (do nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp trực tiếp lập giao cho), biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu nhập kho, vận đơn…
Nhóm chứng từ thanh toán với người bán: Giấy báo nợ, ủy nhiểm chi, giấy đề nghị thanh toán, lệnh chuyển tiền, yêu cầu mở thư tín dụng…
Hợp đồng mua bán: là bản hợp đồng đuược ký kết giữa công ty (bên mua) và nhà cung cấp để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ mua bán Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, hàng hóa, phương thức thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề có liên quan khác.
Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp: Khi mua hàng, công ty sẽ được nhà cung cấp giao cho liên 2 của hóa đơn Đây là hóa đơn phát hành bởi nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp khấu trừ Nó là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sự tồn tại của hàng hóa trong công ty, là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hóa đơn bán hàng thông thường của nhà cung cấp: cũng có vai trò như hóa đơn GTGT chỉ khác đây là hóa đơn được phát hành bởi nhà cung cấp tính VAT theo phương pháp trực tiếp.
Vận đơn ( hóa đơn vận chuyển): Là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển hàng hóa giao cho công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng mua.Phiếu nhập kho: Do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, có chữ ký của phụ trách nhập kho, thủ kho Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để
1 ghi vào thẻ kho sau đó chuyển sang phòng kế toán để ghi sổ kế toán Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho và thanh toán tiền hàng xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Biên bản gian nhận TSCĐ: được lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận) giữ một bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu Biene bản giao nhận TSCĐ lập cho từng TSCĐ, là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán liên quan.
Giấy đề nghị tạm ứng: Do người xin tạm ứng viết, được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để thủ trưởng đơn vị duyệt chi Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là bản liệt kê các khoản thiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG AN PHÁT
Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công
Nhìn chung, bộ máy kế tóan của công ty được tổ chức khoa học và hợp lý, đảm bảo được vai trò trong việc quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế tóan tại công ty.
Phòng kế toán tài chính là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của công ty thông qua việc cung cấp thông tin tài chính cho nhà quản lý và đặc biệt trong việc thu hồi vốn cũng như công nợ của Công ty
Trong công tác quản lý tài chính của công ty không thể thiếu sự đón góp của phần hành kế toán thanh toán Việc tổ chức hạch toán cũng như quản lý các khoản phải thu và phải trả một cách hợp lý đã hỗ trợ một cách hiệu quả cho công tác quản lý tài chính của công ty Công tác tổ chức công tác kế tóan thanh toán của công ty có cả ưu và nhược điểm, cần phát huy những thế mạnh, hạn chế tối đa những nhược điểm để nâng cao vai trò của kế toán trong công tác quản lý tài chính của công ty.
3.1.1 Ưu điểm về tổ chức công tác kế toán
Về tổ chức bộ máy kế tóan: Hầu hết đội ngũ kế toán của công ty đều có trình độ đại học và được đào tạo phù hợp với ngành nghề Các công việc trong phòng kế toán được phân chia khá hợp lý Kế toán trưởng có sự bố trí nhân viên một cách khoa học dựa vào trình độ, kinh nghiệm và khả năng làm việc của từng nhân viên Bên cạnh đó, công ty luôn chú trọng nâng cao trình độ năng lực của cán bộ, công nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán Các nhân viên thường xuyên được cập nhật các tài liệu, các chế độ kế toán mới nhất để trau dồi kỹ năng, nghề nghiệp, ngoài ra bản than mỗi người luôn tích cực học hỏi, tranh thủ sự hướng dẫn của các nhân viên có kinh nghiệm từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc, mỗi kế toán đều phụ trách phần hành cụ thể riêng mình, công việc không bị chồng chéo, phát huy nguồn nhân lực sẵn có, đảm bảo mọi công tác kế toán đều được tiến hành một cách nhanh chóng kịp thời, ít sai sót Đội ngũ cán bộ phòng kế toán là những người nhiệt tình, có năng lực, có trách nhiệm với công việc.
Về hệ thống chứng từ: các mẫu chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính quy định đều được công y tuân thủ nghiêm túc Quá trình tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kinh doanh của công ty cũng rất hợp lý, đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán Đặc biệt, quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty nhanh chóng và thuận tiện cho công tác quản lý.
Về hệ thống sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung Công ty áp dụng phù hợp với khối lượng công việc kế toán tại Công ty Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kế toán đã tiết kiệm không chỉ nhân lực mà còn tiết kiệm thời gian Việc sử dụng phần mềm kế toán máy Bravo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty Việc sử dụng công nghệ hiện đại đã giúp cho công tác kế toán luôn được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác cao.
Về quy trình thực hiện kế toán các phần hành: Các phần hành kế toán được tuân thủ theo đúng quy trình từ hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp Các chứng từ sử dụng cho từng phần khá đầy đủ (bao gồm chứng từ theo quy định của Bộ tài chính và chứng từ đặc thù của Công ty) được lưu giữ một cách cẩn thận.
Về quản lý tài sản: Hàng tồn kho của công ty được quản lý khá cao, việc bố trí các kho được thực hiện một cách khoa học và quản lý chặt chẽ trong mối quan hệ giữa công ty và chi nhánh Công ty giữ lượng tiền không lớn trong quỹ tiền mặt mà chủ yếu gửi tài các ngân hàng để đảm bảo an toàn,tránh thất thoát Các khoản phải thu, phải trả được theo dõi sát sao, không để xảy ra tình trạng nợ khó đòi và nợ nần chồng chéo Theo kết quả trong bsngr cân đối kế toán của công ty mấy năm gần đây, không xuất hiện các khoản dự phòng phải thu khó đòi Như vậy việc quản lý nợ của công ty là rất tốt.
Bộ máy kế toán của công ty đẫ góp phần rất lớn vào kết quả chung của toàn công ty.
* Riêng phần các nghiệp vụ thanh toán với người bán và nhà cung cấp tại công ty có những ưu điểm
Về hệ thống chứng từ: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đặt ra phần hành kế toán thanh toán với nhà cung cấp, bộ phận kế toán trong công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đam rbảo phản ánh các thông tin kế toán được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành Quá trình lập và luân chuyển chứng từ giữa các kế toán viên cũng như các phòng kinh doanh cũng tương đối hợp lý tuân theo đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý cho các nghiệp vụ phát sinh. Đặc biệt việc lưu giữ và bảo quản chứng từ được các kế toán viên thực hiện một cách hệ thống.
Về tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng để theo dõi các khoản nợ phải trả được chi tiết một cách khoa học và dễ hiểu, phù hợp với các đối tượng thanh toán của Công ty.
Về việc tuân thủ các nguyên tắc và quy trình hạch toán: Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường xuyên và lien tục nên việc hạch toán cũng được thực hiện hang ngày Các thông tin hạch toán dược cập nhật chính xác từ các chứng từ của nghiệp vụ phát sinh Phương pháp hạch toán vận dụng linh hoạt.
Về sổ sách sử dụng: Nhật ký chung sử dụng cho nghiệp vụ thanh toán hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết đầy đủ, đảm bảo vai trò phản ánh thông tin chính xác, khoa học Sổ chi tiết công nợ của nhà cung cấp nước ngoài có them
2 cột: Một cột theo dõi nguyên tệ, một cột theo dõi tỷ giá Việc thiết kế các cột này là rất tốt cho việc theo dõi công nợ bằng ngoại tệ.
3.1.2 Nhược điểm mà công tác kế toán gặp phải
Về mặt nhân sự: Tuy đội ngũ cán bộ nhân viên trong phòng kế toán đã đáp ứng được yêu cầu trong công việc song số lượng nhân viên còn ít nên nhiều người phải kiêm nhiệm nhiều phần hành dẫn đến công việc bị dồn lại, hiệu quả chưa cao.
Về việc tuân thủ chế độ kế toán: Việc cập nhật hệ thống tài khoản theo QĐ16/2006/QĐ-BTC còn chậm, hệ thống chứng từ cũng chậm đổi mới nhiều chứng từ sử dụng theo mẫu ban hành mới nhất cũng còn một số chứng từ sử dụng theo mẫu ban hành cũ Mặc dù cũng không gây ảnh hưởng trọng yếu đến kinh doanh và quan trọng là vi phạm một trong các nguyên tắc kế toán.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
Hoàn thiện công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở khắc phục các nhược điểm mà công ty đã mắc phải và phát huy những yêu điểm đã đạt đựợc của công ty Như đã nhận xét ở phần đánh giá công tác kế toán của công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát bên cạnh những thành tựu đã có được công ty còn gặp phải rất nhiều khó khăn cần phải khắc phục.
3.2.1 Hoàn thiện về công tác quản lý thanh toán với người bán
Về mặt tổ chức kế toán quản trị: Hiện nay, công tác tổ chức bộ phận kế toán quản trị của công ty được thực hiện chưa tốt, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị về tình hình tài chính của công ty, công ty nên có sự chuyên biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính nhằm phân tích kịp thời, chính xác khách quan về tình hình tài chính và khả năng thanh tóan của công ty Từ đó các nhà quản trị mới có được các biện pháp kịp thời, sang suốt trong việc đưa ra các quyết định đầu tư, kinh doanh Các phần mềm kế toán phục vụ cho kế toán quản trị cũng cần được nghiên cứu và khai thác, nó không chỉ phục vụ cho chức năng cung cấp thông tin tài chính mà còn thực hiện cả chức năng dự báo, phân tích sự biến động về tình hình tài chính trong tương lai Vì vậy xây dựng mô hình kế toán quản trị đối với công ty An Phát là một yêu cầu tất yếu và khách quan.
Về mặt tổ chức nhân sự: Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng công việc kế toán này càng nhiều, công ty nên có chính sách tuyển dụng them nhân lực tạo điều kiện để công việc thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời hơn, tránh tình trạng một nhân viên kiêm nhiệm nhiều công việc Hơn nữa, bổ sung thêm nhân lực, nhất là đội ngũ lao động trẻ những người hăng hái tiếp cận với khoa học hiện đại sẽ tạo ra một phong cách làm việc mới góp phần thúc đẩy mạnh và nâng cao trình độ của nhân viên kế toán.
Về phân công kế toán hiện nay ở công ty, hiện xảy ra một thực trạng là một khách hàng có thể do 2, 3 nhân viên kế toán theo dõi Đó là do, khi khách hàng mua hàng tại công ty, có trường hợp vì một lý do nào đó, cùng một khách hàng nhưng lại lấy tên công ty, đơn vị khác nhau, như vậy, rõ ràng là cùng một khách hàng nhưng khi cập nhật số liệu, kế toán lại phải sử dụng nhiều mã Hay một khách hàng vừa mua vừa bán hàng cho công ty lại được theo dõi bởi 2 kế toán thanh toán, một kế toán thanh toán phải thu, một kế toán thanh toán phải trả Tất cả đều gây ra sự phức tạp không cần thiết, và làm cho tính kiểm soát kém Do đó, em thiết nghĩ với những khách hàng vừa mua vừa bán cho công ty như trên thì nên phân công cho 1 người đảm nhiệm, chắc chắn hiệu quả sẽ cao hơn, đặc biệt khi công ty và khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bù trừ, đồng thời, cũng đảm bảo được tính chính xác cao hơn, kiểm tra, phát hiện sai sót dễ dàng hơn Hay với trường hợp một khách hàng có nhiều mã, không còn cách nào hơn, kế toán nên nhập một khách hàng với các tên đó dưới một mã.
3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Tài khoản sử dụng: Một số nghiệp vụ mua hang thanh toán ngay vẫn được hạch toán qua tài khoản 331 Hạch toán như vậy đã làm phức tạp hóa quá trình hạch toán Khối lượng công việc kế toán sẽ tăng lên Theo em mua hang thanh tóan tiền ngay không cho qua tài khoản 331 nữa như vậy giúp cho kế toán giảm bớt khâu hạch toán vì các khoản công nợ này là không có ý nghĩa vì khoản công nợ này thực chất là không phát sinh Tức là khi nhập chứng từ vào máy, kế tóan công ty sẽ chỉ phải nhập một lần cho những nghiệp vụ này Quá trình hạch toán sẽ như sau:
3.2.3 Hoàn thiện về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Về việc cập nhật chứng từ, các kế toán viên nên chú trọng đến việc cập nhật chứng từ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tránh việc bỏ lỡ, bỏ sót các nghiệp vụ,cũng như kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh trong quá trình lập chứng từ Các chứng từ dùng để cập nhật phải hợp pháp, hợp lệ, nghĩa là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, không nhàu nát, chắp vá, tẩy xóa Các hợp đồng mua bán hang phải được ký kết cẩn thận nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xảy ra.
Hiện nay, chương trình kế toán tại công ty chưa hỗ trợ cho việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp theo thời gian, trong khi hàng tháng kế toán thanh toán vẫn được yêu cầu phải đưa ra báo cáo tình hình công nợ theo thời gian để có biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ, cũng như nhanh chóng hoàn trả các khoản nợ tới hạn để giữ chữ tín với nhà cung cấp Vì thế, hàng tháng kế toán phải tự lập trên Excel, tạo thêm một khối lượng công việc đáng kể cho kế toán cũng như tiến độ lên các báo cáo này không được đảm bảo do phải làm thủ công và không thể chính xác được tuyệt đối.
Mặc dù các hoạt động thanh toán diễn ra nhiều và thường xuyên nhưng em nhận thấy công ty không sử dụng nhật ký đặc biệt để theo dõi các khoản thanh toán này, gây khó khăn cho công tác theo dõi tiến độ thanh toán cũng như thu hồi nợ cho công ty Em đề xuất cần phải có các nhật ký đặc biệt cho tài khoản 331 để tiện cho việc theo dõi các khoản công nợ cũng như tiến độ thanh toán các khoản phải trả của công ty.
3.2.4 Hoàn thiện về sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp
Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà công ty sử dụng tương đối tốt dễ hiểu, dễ đối chiếu Đây là một lợi thế công ty cần phát huy Tuy nhiên vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục.
Trong hạch toán chi tiết khi mua hang cần phải thực hiện đúng quy định của công ty là phải có đơn đặt hàng với nhà cung cấp, dù giao dịch qua điện thoại cũng phải làm đơn đặt hang chuyển phát nhanh hoặc fax cho bên nhà cung cấp để tránh tình trạng bị quên hoặc bỏ sót để đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên.
Trong hạch toán tổng hợp tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp dù thanh toán ngay thì không cần phải thông qua tài khoản trung gian 331.
3.2.5 Hoàn thiện báo cáo liên quan đến thanh toán với người bán
Hoàn thiện về mặt phân tích tình hình và khả năng thanh toán với nhà cung cấp Để thuận tiện hơn cho các nhà quản trị theo dõi các thông tin tài chính, hang tháng, hang quý kế toán thực hiện việc phân tích các chi tiêu về tình hình và khả năng thanh toán với nhà cung cấp, không nên để cuối năm mới làm công việc này Nếu chỉ đến cuối năm mới thực hiện thì sẽ rất khó cho việc đưa ra các quyết định, làm mất nhiều cơ hội kinh doanh của công ty. Ngoài ra kế toán nên lập ra các báo cáo dự toán về tình hình thanh tóan nợ trong kỳ kế toán tiếp theo Mẫu báo cáo dự toán có thể như sau:
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Tiền hàng mua chịu kỳ trước
Tiền hàng chịu kỳ trước có khả thanh toán trong kỳ
Tiền hàng còn nợ kỳ trước đến cuối kỳ chưa thanh toán
Bảng dự toán thanh toán với khách hàng
Dựa vào bảng dự toán các khoản phải trả, các nhà quản trị sẽ xem xét được tình trạng nợ nần của công ty, trên cơ sở đó phát hiện được các sai sót tiềm ẩn nhằm tháo gỡ kịp thời Các khoản nợ phải trả người bán phải được lên kế hoạch để thanh toán, tránh nợ đọng, gây mâu thuẫn và mất niềm tin cho phía nhà cung cấp.
Trên đây là những vấn đề thực tiễn về hoạt động kinh doanh, về bộ máy quản lý nói chung và về tổ chức kế toán nói riêng cũng như thực trạng công tác kế toán thanh toán với người bán mà em khảo sát được trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng An Phát Việc tổ chức tốt công tác kế toán tại công ty đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của công ty Do nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán các nghiệp vụ thanh toán nên phần hành kế toán này luôn được quan tâm, chú trọng phát huy khá hiệu quả, nhờ đó mà đảm bảo được tình hình thanh toán và xử lý công nợ, đóng góp vào sự phát triển của công ty Những thành tựu mà phòng kế toán đạt được là sự động viên khích lệ rất lớn đối với các anh chị trong phòng kế toán Tuy nhiên không thể khẳng định chắc chắn rằng kết quả khả quan hiện nay có thể đảm bảo vững chắc cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững trong tương lai của công ty Vì vậy tích cực hoàn thiện công tác hạch toán kế toán trong thanh toán, đảm bảo sự phù hợp giữa thực tế làm việc với chế độ kế toán là sự cần thiết cho sự phát triển của công ty.
Trong quá trình thực tập tại công ty, em đã có cơ hội tìm hiểu những đặc thù riêng về công tác kế toán trong công ty và công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, trên cơ sở nhận thức được những ưu điểm và những tồn tại của công ty Em hy vọng những ý kiến của em trong chuyên đề này sẽ phần nào giúp công tác kế toán của công ty hoàn thiện hơn nữa Với sự tận tình hướng dẫn của Chị kế toán trưởng công ty Nguyễn Thị Kim Cúc và toàn thể các anh chị nhân viên trong phòng kế toán em đã phần nào hiểu được thực tế công việc của một cán bộ kế toán