Công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty tnhh thương mại tài chính hải âu

Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong kinh tế thị trường, để tồn phát triển đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh có lợi nhuận Muốn thực điều doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất khâu nhằm đáp ứng tốt nhu cầu xã hội chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay vốn, đảm bảo phát triển doanh nghiệp có hoạt động quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho công việc phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo phương pháp quản lý vào thực tiễn hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, thành phần lại có độ tương thích khác với phương thức quản lý Vì thế, khơng thể coi nhẹ hoạt động doanh nghiệp Với tầm quan trọng quản lý hàng tồn kho em chọn đề tài “Công tác quản trị hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu ” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hy vọng viết góp ích phần vào việc hồn thiện cơng tác quản lý hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu tài liệu tham khảo cho đối tượng quan tâm Mục tiêu đề tài Chuyên đề hệ thống hóa lý luận hoạt động quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp Dựa tảng đó, chuyên đề nghiên cứu thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu, đánh giá thành cơng tồn Cơng ty q trình thực cơng tác Từ chun đề đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu chuyên đề việc hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu khóa luận tình tình thực tế Cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu năm từ 2008 đến 2010 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp để tiến hành nghiên cứu vận dụng phép vật biện chứng vật lịch sử Đồng thời kết hợp phương pháp nghiên cứu tổng hợp, so sánh, phân tích… để nghiên cứu Kết cấu đề tài Nội dung chuyên đề trình bày theo phần sau: Chương I: Cơ sở lý luận quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp Chương II: Thực trạng hiệu quản lý hàng tồn kho Công ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quản lý hàng tồn kho Cơng ty TNHH Thương mại – Tài Hải Âu Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan hàng tồn kho doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, vai trò hàng tồn kho 1.1.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho tài sản: a) Được giữ để bán kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trình sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ.1 Tóm lại, tồn kho nguồn nhàn rỗi giữ để sử dụng tương lai Bất kì lúc mà đầu vào hay đầu doanh nghiệp có nguồn khơng sử dụng sẵn sàng, tồn kho xuất Tuỳ loại hình doanh nghiệp, dạng hàng tồn kho khác nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho khác Đối với doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm họ vơ dịch vụ cơng ty tư vấn, cơng ty giải trí… hàng tồn kho chủ yếu dụng cụ, phụ tùng phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động họ Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời, hàng tồn kho họ chủ yếu hàng mua hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp khơng có dự trữ bán thành phẩm dây chuyền lĩnh vực sản xuất Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm họ phải trải qua trình chế biến lâu dài để biến đầu vào nguyên liệu thành sản phẩm làm cuối Vì hàng tồn kho bao gồm hầu hết loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm dây chuyền bán thành phẩm cuối trước đến tay người tiêu dùng Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng 1.1.1.2 Vai trò hàng tồn kho doanh nghiệp  Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn tổng số tài sản lưu động doanh nghiệp dễ bị xảy sai sót gian lận lớn hoạt động quản lý Mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp khác để định giá hàng tồn kho mơ hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp Vì phương pháp, mơ hình khác đem lại kết khác nên yêu cầu đặt với doanh nghiệp phải đảm bảo tính thống việc sử dụng phương pháp định mơ hình dự trữ kì, năm tài chính;  Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận năm;  Việc trì lượng vốn hàng tồn kho thích hợp mang lại cho doanh  Công việc xác định chất lượng, tình trạng giá trị hàng tồn kho ln cơng việc phức tạp khó khăn hầu hết tài sản khác Hàng tồn kho loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp quan trọng; Hàng tồn kho khái niệm rộng, bao gồm nhiều loại khác Có nhiều khoản mục khó phân loại định linh kiện điện tử phức tạp, cơng trình xây dựng dở dang, tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý… Đồng thời, tính đa dạng mình, loại hàng tồn kho bảo quản cất trữ nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhiều người quản lý Vì thế, cơng tác kiểm sốt vật chất, kiểm kê, quản lý sử dụng hàng tồn kho công việc phức tạp công tác quản lý tài sản doanh nghiệp Từ lí ta thấy cần thiết việc nghiên cứu hàng tồn kho doanh nghiệp sản xuất 1.1.2 Phân loại hàng tồn kho Về hàng tồn kho bao gồm ba loại chính:  Ngun vật liệu thơ phục vụ cho q trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên vật liệu đối tượng lao động thể dạng vật hố như: sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da doanh nghiệp đóng giày, vải doanh nghiệp may mặc…Đây yếu tố Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng thiếu q trình sản xuất, có vai trị lớn để q trình tiến hành bình thường dù khơng trực tiếp tạo lợi nhuận;  Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trình sản xuất chủ yếu sản phẩm chưa hồn thành Đó loại ngun liệu nằm công đoạnh dây chuyền sản xuất Trong kinh tế thị trường, sản phẩm làm đòi hỏi trình độ cơng nghệ cao, q trình sản xuất ngày có nhiều cơng đoạn Nếu dây chuyền sản xuất dài, phức tạp, có nhiều cơng đoạn nhỏ phân tách sản phẩm dở dang nhiều  Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán Tồn kho thành phẩm tồn doanh nghiệp thời kì định Sau hồn thành cơng đoạn sản xuất, tất doanh nghiệp chưa thể tiêu thụ hết sản phẩm Có nhiều nguyên nhân gây tượng Để tiêu thụ sản phẩm cần phải sản xuất đủ lơ hàng xuất kho, có “độ trễ” định sản xuất tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều cơng đoạn tốn nhiều thời gian doanh nghiệp sản xuất mặt hàng mang tính thời vụ… Ngồi ra, hàng tồn kho bao gồm số loại khác như:  Hàng hoá mua để bán (thường xuất doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đường, hàng gửi bán, hàng hóa gửi gia cơng chế biến;  Cơng cụ, dụng cụ tồn kho, gửi gia công chế biến mua đường.2 Trên cách phân loại hàng tồn kho theo phận cấu thành Người ta cịn phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:  Tồn kho kì: Bao gồm mặt hàng mà dự trữ lần mà khơng có ý định tái dự trữ sau tiêu dùng;  Tồn kho nhiều kì: Gồm mặt hàng trì tồn kho đủ dài, đơn vị tồn kho tiêu dùng bổ sung Giá trị thời hạn bổ sung tồn kho điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kì thường phổ biến tồn kho kì Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng 1.1.3 Đặc điểm loại hàng tồn kho 1.1.3.1 Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu yếu tố thiếu trình sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường nhắc đến Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong thực tế công tác quản lý hạch toán doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu trình sản xuất – kinh doanh Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân làm loại sau:  Nguyên liệu vật liệu (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau trình gia cơng chế biến cấu thành hình thái vật chất sản phẩm Nguyên liệu đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp;  Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất – kinh doanh, sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;  Nhiên liệu: Là thứ dùng để tạo nhiệt than đá, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu doanh nghiệp thực chất loại vật liệu phụ, nhiên tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỉ trọng lớn đóng vai trị quan trọng kinh tế quốc dân, nhiên liệu có u cầu kĩ thuật quản lý hồn tồn khác với loại vật liệu phụ thông thường  Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định;  Thiết bị vật liệu XDCB: Là loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng bản;  Vật liệu khác: Là loại vật liệu đặc chủng doanh nghiệp phế liệu thu hồi Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng 1.1.4.2 Bán thành phẩm Bán thành phẩm hay cịn gọi chi phí sản xuất kinh doanh dở dang loại hàng tồn kho dù dù nhiều tồn doanh nghiệp Bán thành phẩm sản phẩm kết thúc quy trình cơng nghệ sản xuất (trừ cơng đoạn cuối cùng) nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến bán ngồi Tồn kho bán thành phẩm thường phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vịng, bán thành phẩm an tồn, thiết lập mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng nguyên nhân khác Trong mơ hình JIT, mục tiêu trọng tâm giảm tối đa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm khơng phải rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm chi phí sản xuất Chu kì sản xuất sản phẩm thời gian nguyên vật liệu đưa vào đưa thành phẩm Đó thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm suất có mối quan hệ sau: Lượng tồn kho bình qn bán thành phẩm Thời gian thơng = qua bình qn Năng suất hệ thống Cơng thức gọi định luật Little Nó chứng minh rõ ràng giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm hệ thống làm cho thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) rút ngắn Khi tồn kho bán thành phẩm giảm thiểu đem đến nhiều kết như: Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng việc rút ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số định luật Litte, vừa tăng mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất mũi tên bắn trúng hai đích Việc giảm sản lượng bán thành phẩm rút ngắn chu kì sản xuất, khiến cho biên độ dao động thời gian hồn thành gia cơng linh kiện sớm rút ngắn, từ lượng tồn kho dự phịng cần thiết lập giảm Đây ngun nhân mơ hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành phẩm mục tiêu 1.1.4.3 Thành phẩm Thành phẩm sản phẩm chế tạo xong giai đoạn chế biến cuối quy trình cơng nghệ doanh nghiệp, kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kĩ Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng thuật quy định nhập kho Thành phẩm sản xuất với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu thị trường trở thành yêu cầu định sống cịn doanh nghiệp Việc trì, ổn định không ngừng phát triển sản xuất doanh nghiệp thực chất lượng sản phẩm sản xuất ngày tốt hơn, đáp ứng yêu cầu thị trường Nhiệm vụ đặt với nhà quản lý doanh nghiệp kiểm sốt tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm có xác định xác kết sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp Đối với thành phẩm, ta không thường đưa mơ hình quản lý dự trữ cụ thể tuỳ đặc điểm doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm biện pháp phù hợp với doanh nghiệp để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho Tuy nhiên ln có số ngun tắc quản lý hạch toán chung như:  Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải phản ánh theo giá thực tế;  Thành phẩm phải phân loại theo kho, loại, nhóm thứ thành phẩm;  Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho thực đồng thời hai nơi: phịng kế tốn kho Nhờ đó, phịng kế tốn ban quản lý doanh nghiệp phát kịp thời trường hợp ghi chép sai nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế khơng khớp với số liệu ghi chép sổ sách kế toán;  Sản phẩm sản xuất xong nhân viên phận kiểm tra chất lượng sản phẩm xác nhận thứ hạng chất lượng vào tiêu chuẩn quy định Căn vào kết kiểm tra chất lượng sản phẩm, tổ trưởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho” giao thành phẩm vào kho Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “Phiếu xuất kho thành phẩm” Phiếu lập riêng cho loại nhiều loại thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm Tóm lại, loại hàng tồn kho có đặc điểm riêng Vì thế, quy trình quản lý kiểm sốt có nét khác biệt đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho doanh nghiệp để đưa phương pháp mơ hình quản lý hiệu Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng 1.2 Quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp 1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng hàng tồn kho tài sản có giá trị lớn doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng tình nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung Vì vậy, thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân mức độ đầu tư cho hàng tồn kho lợi ích thoả mãn nhu cầu sản xuất nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu Đối với doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho gắt gao Quản lý hàng tồn kho tốt góp phần hồn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp trước yêu cầu đặt ngày cao thị trường như:  Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất đáp ứng nhu cầu;  Phân bổ chi phí cố định cho đơn hàng hay lơ sản xuất khối lượng lớn;  Đảm bảo ổn định sản xuất số lượng công nhân nhu cầu biến đổi;  Bảo vệ doanh nghiệp trước kiện làm đình trệ sản xuất đình cơng, thiếu hụt khâu cung cấp…  Bảo đảm mềm dẻo hệ thống sản xuất… 1.2.2 Nội dung quản lý hàng tồn kho Luồng dịch chuyển vật chất hệ thống sản xuất chế tạo Vì hàng tồn kho xuất cơng đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác để thấy diện hàng tồn kho loại kho cơng đoạn Hệ thống sản xuất diễn tả chuyển hóa đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành đầu Xét hệ thống sản xuất chế tạo, đầu vào sản phẩm hữu hình, trình chuyển hố biểu q trình dịch Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Chuyên đề tốt nghiệp 10 Học viện Ngân Hàng chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt trình chuyển hoá thành đầu Cụ thể nguyên vật liệu đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp kênh phân phối đến khách hàng cuối Ta hình dung dịng dịch chuyển qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất hệ thống chế tạo Mua sắm Các giai đoạn sản xuất Kho SP Ngư ời cun g cấp Kho bán thànhphẩm Qua sơ đồ ta thấy hàng tồn kho xuất công đoạn sản xuất, biểu kho ngun vật liệu, kho thành phẩm kho bán thành phẩm Vì vậy, nội dung quản lý hàng tồn kho liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất hệ thống sản xuất – kinh doanh Để trả lời câu hỏi này, cần phải tìm hiểu mơ hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ đặc điểm loại hàng tồn kho chi phí tồn kho có Chi phí tồn kho Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, loại chi phí tất yếu phát sinh chi phí bốc xếp ngun vật liệu, hàng hố…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến mơ hình dự trữ Vì thế, việc Nguyễn Thị Mai Hương Lớp: QTDNA – K10 Khách hàng Tiếp nhận Kho nhà phân phối Gửi hàng Kho NVL