CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG
Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vai trò của hàng tồn kho
Hàng tồn kho là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ 1
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời, hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng.
1 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC
1.1.1.2 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh
Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ thuật, kim khí, đá quý… Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý.
Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp trong công tác quản lý tài sản tại doanh nghiệp.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt,thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều.
Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…
Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:
Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường 2
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:
Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;
Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì.
2 Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC
1.1.3 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngược lại, hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất. Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho càng gắt gao Quản lý hàng tồn kho tốt góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trước những yêu cầu đặt ra ngày càng cao của thị trường như:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất như đình công, thiếu hụt trong khâu cung cấp…
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy được sự hiện diện của hàng tồn kho cũng như các loại kho trong từng công đoạn đó
Hệ thống sản xuất được diễn tả như là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp đen kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra như một quá trình dịch
Các giai đoạn sản xuất
Ngư ời cu n g cấp chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng cuối cùng
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho bán thành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho cũng như chi phí tồn kho có thể có.
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh như chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế, việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trước khi đưa ra các mô hình Chi phí tồn kho thường bao gồm:
Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ)
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, chi phí về thuế, khấu hao…
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi phí bảo quản….
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm, và
N là số lần đặt hàng trong một năm thì lượng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N
Lượng tồn kho trung bình A = D
2N Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp như sau:
Như vậy, lượng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N0.000/40.000đv/1 lần đặt hàng
Lượng tồn kho trung bình A0.000/2.000 đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lượng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là 30,000 đơn vị và trước khi lô hàng mới nhập kho, lượng hàng tồn kho ở mức thấp nhất và bằng 0 Lượng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15.000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15.000 = $30.000
Chi phí lưu kho = 10% giá trị hàng lưu kho = 10% x 30.000 = $3.000/nămChi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2.000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng được $1.000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3.000 + 2.000 + 500 + 1.000 = $ 6.500
Như vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6.500/30.000 = 0,217
Nếu gọi: t : Tỉ lệ chi phí lưu kho
TCC (Total Carrying Cost) : Tổng chi phí tồn kho p : Đơn giá hàng lưu kho
A : Giá trị tồn kho trung bình
H : Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá
Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng) Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới Chi phí này bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá Chi phí này thường cố định cho một lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thường thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi.
N : Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
S : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và S=$100 TOC = S x N
Q Theo ví dụ trên ta sẽ có:
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho công nhân viên ngoài giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:
TIC = TCC + TOC min Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:
Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn kho dưới đây
1.2.3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hang
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.
Sơ đồ 1.2: Mô hình hàng tồn kho EOQ Lượng hàng cung ứng
Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)
Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
*Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ. Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình:
(1) min Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q Từ đó ta có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:
Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất Q* tối ưu tại điểm có chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau.
Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:
Sơ đồ 1.3: Mối quan hệ giữa các loại chi phí tồn kho
Chi phí đặt hàng SxD/Q
Chi phí lưu kho HxQ/2
Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như sau: Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí mỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệu đồng. Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần
Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
*Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:
T = Số ngày làm việc trong năm
Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N) Giả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữa hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày
Tổng chi phí dự trữ
2 80 = 40 b) Xác định thời điểm đặt hàng mới:
Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức khắc Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp 21 1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó
Vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho = Gía vốn hàng bán
Giá trị hàng tồn kho bình quân Vòng quay hàng tồn kho có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữa các năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động của doanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay này Tỉ số trên có thể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ở doanh nghiệp đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần bao nhiêu ngày
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho
= Hàng tồn kho bình quân
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêu đồng hàng tồn kho
1.3.1.2 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
= Lợi nhuận trước thuế/sau thuế
Hàng tồn kho bình quân Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế
1.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phương pháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoa học của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do dự trữ quá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phân tích trên ba khía cạnh:
Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàng tối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho;
Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định cho việc mua các bộ phận của hàng tồn kho;
Dù sử dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì như đã trình bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định được lượng hàng tồn kho dự phòng để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ Nguyên nhân thiết lập tồn kho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phương pháp, mô hình mà còn phải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bất thường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – TÀI CHÍNH HẢI ÂU
Tổng quan về công ty THHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu tiền thân là công ty TNHH Hải Âu thành lập năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xe tải hạng nặng và xe công trình Trải qua 20 năm hoạt động với những kinh nghiệm sẵn có, Công ty đã và đang là một bạn hàng và là nhà cung cấp uy tín, hiệu quả hàng đầu đối với các khách hàng trong và ngoài nước Trong những ngày đầu thành lập với muôn vàn khó khăn của một doanh nghiệp trẻ trước một lĩnh vực kinh doanh đầy rủi ro và mạo hiểm, bằng nỗ lực và nội lực của bản thân, Hải Âu đã dần chiếm được lòng tin của các đối tượng khách hàng và trở thành đối tác của nhiều Tập Đoàn lớn như: Hyundai, SamSung, Kamaz, Daewoo, Sakai, Hitachi, DongFeng và là nhà cung cấp quen thuộc của các Tập Đoàn, tổng công ty lớn như: Sông Đà, Cienco, Licogi, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Trường Thịnh…
Trong 10 năm đầu tồn tại và phát triển có những giai đoạn sáp nhập, chia tách và có những khó khăn tưởng chứng không vượt qua được nhưng Công ty vẫn duy trì và bảo vệ được một thương hiệu Hải Âu mạnh.
Năm 2001 là một năm đánh dấu một bước ngoặt quan trọng đối với Hải Âu. Nhận thấy nhu cầu và tình hình thị trường xuất hiện những cơ hội mới, Ban lãnh đạo Công ty quyết định thay đổi và đầu tư mạnh mẽ cả về chất và lượng Việc đầu tiên thay đổi tên công ty thành công ty TNHH Thương mại - Tài chính Hải Âu như ngày nay.
Kế thừa các năng lực và giá trị cốt lõi, công ty TNHH Hải Âu ngày càng phát triển lớn mạnh và bằng chứng trong 10 năm kế hoạch lần thứ 2 của mình Công ty đó đạt được những thành tích đáng ghi nhận như sau:
Kiện toàn bộ máy hoạt động với đầy đủ các phòng ban như: Phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kĩ thuật, …
Là Tổng đại lý phân phối của Tập Đoàn Dongfeng LiuZhou
Là một trong 3 đại lý chính thức và chiếm 75% sản lượng bán ra của Tập Đoàn Liugong LiuZhou
Là Tổng đại lý của Tập Đoàn CIMC Thẩm Quyến
Là nhà phân phối của Tập đoàn động cơ Yuchai
Với quan điểm không ngừng nỗ lực, không ngừng phát triển Hải Âu đã và đang đầu tư từng bước cơ bản và nâng cấp các điểm bán hàng thành các trung tâm phân phối chuyên nghiệp như: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Lạng Sơn, Nghệ An và Đà Nẵng và tiến tới Thành phố
Hồ Chí Minh, nâng tổng diện tích showroom và kho hàng lên trên 20ha. Đây là những thành quả Công ty Hải Âu đạt được trong suốt 20 năm qua. Hiện tại tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty vẫn luôn nỗ lực hết mình phấn đấu là đơn vị mạnh về cả chất và lượng để xứng đáng với sự tin tưởng của các khách hàng cũng như các đối tác trong và ngoài nước.
2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Để đảm bảo cho việc kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả, Hải Âu chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến Đứng đầu là Giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ bán hàng, các quy trình bán hàng với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý Cụ thể :
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sử dụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõi quá trình thực hiện các định mức và quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên,đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị như quản lý hồ sơ của công ty, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị Phòng tổ chức hành chính bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng và đào tạo
Phó đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng tổ chức- hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài chính - kế toán và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng tổ đội, theo dõi thực hiện các hợp đồng sản xuất, quản lý kế hoạch vật tư, phương tiện vận tải của công ty, đồng thời hỗ trợ cho Giám đốc lập ra các phương án sản xuất kinh doanh, vạch ra hướng đi đúng đắn cho sản xuất.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng, quản lý mẫu mã các sản phẩm, thiết bị và phụ tùng, thực hiện các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc khi cần thiết.
- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia tư vấn và giúp việc cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính Ngoài ra phòng tài chính- kế toán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tài chính, báo cáo với giám đốc, với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như: Cục thuế, Công ty kiểm toán Nhà nước, theo đúng chế độ quy định.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hải Âu
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Hải Âu được thành lập trong bối cảnh phân khúc thị trường xe tải hạng nặng và xe công trình tại Việt Nam đang diễn ra sôi động Nhu cầu về các loại xe này của khách hàng là không nhỏ nhưng cũng tỷ lệ với đó là sự xuất hiện ngày một nhiều các công ty cùng loại, đó là chưa kể đến các doanh nghiệp vốn đã có uy tín và thâm niên tồn tại trên thị trường Vì thế, Công ty phải không ngừng đổi mới chiến lược kinh doanh, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnh tranh không ngừng Hiện nay thị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng của Hải Âu có một số đặc điểm cơ bản là:
Về thị trường và khách hàng :
Thị trường hiện nay của Hải Âu là các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu về xe tải hạng nặng và xe công trình Phần lớn các khách hàng này đều đang hoạt động trong lĩnh vực vận tải và xây dựng Điểm đáng ghi nhận là Công ty đang dần tạo lập thương hiệu của mình, tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về cung cấp các loại xe này tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian Bên cạnh thị trường nội địa, công ty cũng xúc tiến cung ứng những loại xe này ra một số nước, đặc biệt là tại hai nước Lào và Campuchia Tuy mới dừng lại ở chức năng là nhà nhập khẩu trung gian nhưng đây cũng là một hướng phát triển mới cho Công ty tại hai thị trường này
Các sản phẩm và dịch vụ :
Sản phẩm chủ đạo mà công ty cung ứng là xe tải hạng nặng, máy công trình và các loại phụ tùng thay thế Sau đây là danh mục các sản phẩm tiêu biểu mà Hải Âu đang tiến hành kinh doanh:
Bảng 2.1 : Danh mục các sản phẩm tiêu biểu tại công ty TNHH Thương mại –
Xe tải hạng nặng Máy công trình Phụ tùng thay thế
Xe nâng hàng CPCD30 Xe xúc đào CLG925LC Vỏ vi sai cầu chạy 18T
Xe ôtô tải thùng EQ1161ZE1 Xe xúc lật ZL30E Vỏ vi sai cầu chạy 15T
Xe ô tô Chassi EQ1120GE1 Xe xúc lật ZL40B Van chia hơi
Xe ô tô tải Chassi LZ1360M3 Xe xúc lật ZL50C Trục cát đăng
Xe tải tự đổ EQ3250GE2 Xe trộn bê tông LZ5310JBM Trục a cơ
Xe ô tô tải LZ1280M1 Xe trộn bê tông LZ5311JBM Trợ lực số
Xe ô tô tải EQ3312 Máy lu rung CLG612H Trợ lực côn trên 18T
Xe ô tô tải tự đổ LZ3206 Máy lu rung CLG614 Trợ lực côn dưới
Xe ô tô tải tự đổ LZ3330M1 Sơmi-rơmooc CMIC Phanh chân, phanh tay
Xe ô tô tải tự đổ LZ4251QDC Ôtô xitéc chở nhiên liệu LG5251GTY May ơ
Xe ô tô đầu kéo EQ4180GE7 Mặt bích vi sai 39 then
Xe tải ben LZ3255QDJ Đồng hồ táp lô
Nguồn : Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Ngoài ra Công ty còn cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa đối với các sản phẩm mà công ty cung cấp Với đội ngũ chuyên viên kỹ thuật có tay nghề cao, thái độ làm việc tận tình, các dịch vụ hậu mãi của Hải Âu nhìn chung được khách hàng đánh giá cao
Nhà cung cấp và các bên liên quan khác :
Tình hình quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu
2.2.1 Kết quả công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu trong những năm gần đây
Hàng tồn kho là một thành phần khá quan trọng trong cơ cấu tổng tài sản của công ty Hải Âu là doanh nghiệp thương mại với hoạt động chủ yếu là mua bán các loại xe tải lớn, máy móc phục vụ ngành xây dựng, nhập và cung cấp các loại phụ tùng thay thế nên cơ cấu hàng tồn kho chỉ bao gồm các chỉ tiêu được trình bày ở bảng dưới đây Sau đây là bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua ba năm tài chính kế tiếp nhau.
Bảng 2.2: Bảng tóm tắt tình hình hàng tồn kho tại Công ty Hải Âu qua ba năm
Tổng tài sản 301.740.000.000 387.838.000.000 491.532.000.000 Hàng tồn kho 116.954.424.000 143.274.813.540 154.930.886.400
Tỉ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản 38,76% 36,94% 31,52%
Các thành phần của hàng tồn kho
Hàng mua đang đi trên đường 70.433.855.000 99.184.753.504 111.074.264.400
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (10.505.492.000) (12.464.537.000) (13.348.755.000)
Nguồn: Bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 năm 2008, 2009, 2010 công ty
TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Nhìn một cách tổng thể, hàng tồn kho của Hải Âu có xu hướng chiếm tỉ trọng trên tổng tài sản nhỏ dần qua các năm Đây là một xu thế tất yếu kể từ khi Hải Âu đầu tư thêm vốn vào Công ty sản xuất phụ tùng Hải Phòng để chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Tuy nhiên, đối với từng thành phần hàng tồn kho ta cũng cần tìm hiểu thực tiễn tại công ty để có những đánh giá về hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại đây.
Thành phẩm không phải là loại hàng tồn kho được chú ý của các nhà quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, lượng thành phẩm cũng như chất lượng thành phẩm cũng là những vấn đề cần được quan tâm trong hoạt động quản lý hàng tồn kho Lượng thành phẩm liên quan đến chi phí lưu kho, bến bãi Chất lượng thành phẩm liên quan đến khả năng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận và dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bảng 2.3 : Giá trị thành phẩm tồn kho cuối năm 2008, 2009, 2010 (đơn vị: VNĐ)
Nguồn: Phòng Phòng Kế toán Tài chính Công ty TNHH Thương mại – Tài chính
Thành phẩm tồn kho qua các năm có chiều hướng ngày càng giảm Đến cuối năm 2010, Hải Âu đã lập được một hệ thống với 8 đại lý tại nhiều tỉnh thành trong cả nước, cộng với nhu cầu về các mặt hàng này từ ngành vận tải và xây dựng ngày càng tăng, hoạt động tiêu thụ diễn ra thuận lợi Điều đó đã dẫn đến lượng thành phẩm tồn kho giảm đi đáng kể Thay vào đó là sự tăng lên của lượng hàng hoá gửi bán tại các đại lý
Thành phẩm tồn kho bao gồm các loại xe tải, máy xây dựng nguyên chiếc và phụ tùng thay thế những loại xe này Khi nhập hay xuất thành phẩm, hoạt động quản lý cũng tương tự như các loại hàng tồn kho khác Tính toán giá trị một đơn vị thành phẩm được tiến hành theo từng tháng dựa trên các báo cáo cụ thể về tình hình kết chuyển các đầu vào trong quá trình kinh doanh Chi phí sản xuất được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Để quản lý hàng tồn kho, phòng Kế toán tài chính sử dụng mẫu bảng sau:
Mẫu biểu 2.1: Mẫu bảng thống kê hàng tồn kho trong kì của công ty TNHH
Thương mại – Tài chính Hải Âu
Hạng Số dư đầu kì Nhập kho Xuất kho Số dư cuối kì mục Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính Công ty TNHH Thương mại – Tài chính
Sau đây là bảng thống kê hàng tồn kho trong tháng 11 năm 2010 tại Công ty Hải Âu:
Bảng 2.4: Bảng thống kê hàng tồn kho trong tháng 11/2010 của công ty TNHH
Thương mại – Tài chính Hải Âu
Số dư đầu kì Nhập kho Xuất kho Số dư cuối kì Số lượng (chiếc)
Xe ô tô Chassi EQ116ZE 2 4.300 7 15.050 8 17.200 1 2.150
Xe trộn BT LZ531JG 2 2.384 4 4.768 6 7.152 0 0
Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính Công ty TNHH Thương mại – Tài chính
Hải Âu Đây là loại bảng biểu rất đơn giản và dễ sử dụng Từ đó có thể biết được lượng thành phẩm biến động ra sao trong một kì Đồng thời, cũng có thể đối chiếu với phiếu nhập và phiếu xuất kho tại các kho của công ty.
Bảng 2.5: Thành phẩm tồn kho cuối các tháng năm 2010 (xác định vào ngày 28 hàng tháng) của công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu (đơn vị: tỷ
Giá trị thành phẩm tồn kho
Nguồn: Báo cáo tồn kho của Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu năm 2010 Để có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình biến động mức thành phẩm tồn kho qua các tháng của công ty ta có biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.2: Thành phẩm tồn kho cuối các tháng trong năm 2010
Nguồn: Phòng Tài chính kế toán Công ty TNHH Thương mại – Tài chính
Như vậy, trong năm có sự biến động của thành phẩm tồn kho giữa các tháng. Tuy nhiên, nếu xét tổng thể, sự biến động này không lớn so với các khoản mục khác Tỉ lệ giá trị thành phẩm tồn kho trên giá vốn hàng bán hàng năm của công ty có xu hướng giảm Năm 2008 là 3,007%, năm 2009 là 1,559% và năm 2010 là 0,261% Càng mở rộng địa bàn tiêu thụ và các đại lý uỷ quyền, lượng thành phẩm lưu kho tại các kho bãi chính của công ty càng giảm Chính vì thế, chi phí lưu kho của loại hàng tồn kho này chiếm tỉ trọng khiêm tốn trong tổng chi phí lưu kho
2.2.2 Chu trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu Để có thể nắm bắt những hoạt động chính liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp, ta cần biết chu trình tổ quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đó. Chu trình này sẽ thể hiện được các chức năng, hay các hoạt động chính của việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Chức năng của chu trình quản lý hàng tồn kho
Tại Hải Âu, bộ phận thực hiện chức năng này là phòng kinh doanh Tuy nhiên, quyền quyết định mua hàng thuộc về giám đốc dựa trên các báo cáo và kế hoạch sản xuất của phòng kinh doanh kết hợp với các chứng từ, sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho của phòng kế toán tài chính Một nghiệp vụ mua bắt đầu bằng việc bộ phận phụ trách kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ lưỡng nhu cầu thị trường và tình hình tại công ty viết phiếu yêu cầu mua hàng kèm theo bản giải trình phương án kinh doanh Tại Hải Âu, phiếu yêu cầu mua hàng được lập đơn giản với mẫu chung như sau:
Mẫu biểu 2.2: Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng của công ty TNHH Thương mại –
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính HảI Âu
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Số: 1234 Ngày 24/11/20XX
Nơi yêu cầu: Phòng Kinh doanh
Loại hàng: Xe xúc lật ZL40B
Xác nhận của đơn vị yêu cầu
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Phiếu này cùng với bản giải trình phương án kinh doanh sẽ được trình lên Ban giám đốc chờ xét duyệt Sau khi được nhất trí thông qua, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm soạn đơn đặt mua hàng Trong đơn đặt mua hàng của công ty, những nội dung yêu cầu đều được chỉ rõ Sự rõ ràng trong chứng từ sổ sách cũng là một yếu tố giúp các nhà quản lý thực hiện được tốt nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho của mình Khi lập phiếu yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh sẽ chuẩn bị hai liên: một liên gửi đến phòng kế toán tài chính, một liên chuyển tới đơn vị yêu cầu mua hàng để làm căn cứ đối chiếu.
Mẫu biểu 2.3: Mẫu đơn đặt hàng của công ty TNHH Thương mại – Tài chính
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu ĐƠN ĐẶT MUA HÀNGSố: AB123
36A Hoàng Cầu - Đống Đa – Hà Nội Ngày: 24/11/20XX
Gửi tới : Công ty CHOULONG Đ/c: Số Đường Tứ Xuyên – Trung Quốc
Loại hàng Đơn vị đo Số lượng Đơn giá Thành tiền
Phương thức vận chuyển : Bằng xe tải và giao tận nơi Điều kiện thanh toán : Thanh toán trong vòng không quá 20 ngày, thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Chức năng nhận hàng Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, hàng hoá vật tư mua về sẽ được giao cho phòng nhận hàng kiểm tra Tại Hải Âu, tuy chưa có hẳn một phòng ban riêng nhưng đã có một bộ phận chuyên kiểm hàng Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng nhận tới bộ phận kho
Tất cả hàng sẽ được chuyển tới kho, được quản lý kho kiểm tra chất lượng và số lượng một lần nữa, sau đó sẽ được nhập kho Mỗi khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho thông báo lên phòng kế toán tài chính về số lượng hàng nhận và cho nhập kho.
Mẫu biểu 2.4: Phiếu xuất kho công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
Công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
PHIẾU NHẬP KHO Ngày: 20/12.20XX Số phiếu: 1357
Nhập tại: Kho xe xúc
STT Chủng loại Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND)
Ghi chú Người giao hàng Thủ kho
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu Lưu kho thành phẩm
Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất được kiểm định xong sẽ được nhập kho lưu trữ chờ bán
Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty TNHH Thương mại – Tài chính Hải Âu
2.3.1 Đánh giá kết quả quản lý hàng tồn kho thông qua một số chỉ số tài chính
Không thể phủ nhận tính ưu việt của những chỉ số tài chính trong việc đánh giá định tính và định lượng về một hoạt động nào đó của doanh nghiệp Để đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hải Âu ta cũng bắt đầu từ các chỉ số này.
Trong lịch sử, lượng hàng tồn kho tích trữ từng được biểu trưng cho sự giàu có, là thước đo tài sản của một thương gia Tuy nhiên, khi khoa học quản lý phát triển, các nhà quản lý doanh nghiệp đã từ bỏ khái niệm tích trữ hàng hoá, coi trọng tính lưu động của hàng tồn kho.
Bảng 2.6: Các chỉ số Tài chính cơ bản của công ty Hải Âu năm 2008, 2009 và 2010
Lợi nhuận trước thuế (2) 50,52 71,76 94,27 21,24 42,04% 22,51 31,37% Hàng tồn kho bình quân năm (3) =
(Hàng tồn kho bình quân 4 quý) / 4
% Vòng quay hàng tồn kho (4) =
Thời gian một vòng luân chuyển hàng tồn kho (5) = 360 ngày / (4)
Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho (6)
% Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho
Nguồn: Báo cáo Tài chính của công ty Hải Âu năm 2008, 2009 và 2010
Các chỉ số trên đều đưa ra cùng một kết luận: hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty ngày càng được cải thiện.
Vòng quay hàng tồn kho đã tăng lên trong ba năm liên tiếp Một đơn vị hàng tồn kho đã đem lại ngày càng nhiều đơn vị doanh thu Hệ quả của điều này là thời gian một vòng luân chuyển của hàng tồn kho giảm dần qua các năm Số ngày cần thiết cho hàng tồn kho luân chuyển được một vòng đã giảm từ hơn 20 ngày xuống khoảng 11 ngày Điều này cho thấy tốc độ luân chuyển vốn lưu động tại công ty ngày càng tăng Tốc độ luân chuyển vốn cao giúp đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, tiếp tục tái đầu tư cho kì sản xuất – kinh doanh tiếp theo, nắm bắt thêm những cơ hội kinh doanh mới Đồng thời, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho cũng giảm đi rõ rệt.
Hệ số này càng nhỏ, hiệu quả sử dụng vốn ngày càng cao, số vốn tiết kiệm được càng nhiều
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho cũng tăng lên Điều này được lí giải bởi lợi nhuận tăng lên và hàng tồn kho giảm đi qua các năm tài chính Tốc độ giảm của hàng tồn kho lại cao hơn tốc độ tăng của lợi nhuận trước thuế Vì thế, khả năng sinh lợi của hàng tồn kho càng tăng.
Tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại doanh nghiệp Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua ba năm của Hải Âu đã tăng lên Điều này sẽ giúp công ty giảm được nhiều chi phí, tăng tốc độ luân chuyển vốn, tăng doanh thu và lợi nhuận.
2.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại Hải Âu
Nhắc đến hoạt động quản lý là nhắc đến nguồn nhân lực Để có thể quản lý hiệu quả bất cứ một đối tượng nào, với hình thức nào cũng cần tổ chức khoa học, hợp lý các bộ phận có trách nhiệm, tách biệt các bộ phận đó với sự chuyên môn hoá rõ ràng Quản lý hàng tồn kho là hoạt động khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết tổ chức và phân công các phòng ban một cách hợp lý Tại Hải Âu, có hai phòng ban thực hiện hoạt động này là phòng kế toán tài chính và phòng kinh doanh, cùng các bộ phận dưới các kho và bộ phận chuyên trách kiểm tra
Về cơ bản, hệ thống tổ chức này đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, với nguyên tắc của một hệ thống quản lý hàng tồn kho (các bộ phận phải chuyên trách về một công việc nào đó trong toàn bộ chu trình và phải độc lập với nhau), hệ thống tổ chức quản lý hàng tồn kho của Hải Âu còn có một số nhược điểm cần được cải thiện.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho về cơ bản được ghi chép cẩn thận, cụ thể Tuy nhiên, để quản lý được cả chất lượng và số lượng hàng tồn kho, hệ thống sổ sách này cần được hoàn thiện thêm
Công ty đã thực hiện kiểm kê thường xuyên đối với hầu hết các loại hàng tồn kho Tuy nhiên, công cụ và dụng cụ, tuy là thành phần phụ, chưa được chú ý kiểm kê thích hợp Cụ thể là các loại hàng tồn kho khác đều có biên bản kiểm kê từng tháng và cuối năm nhưng công cụ dụng cụ lại không được kiểm kê lại vào cuối năm Như vậy, hoạt động quản lý hàng tồn kho vẫn chưa đều, chưa thống nhất giữa các thành phần đòi hỏi Công ty cần xem xét thêm.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại công ty Hải Âu qua các mô hình dự trữ
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp Nhưng không phải loại hàng tồn kho nào cũng áp dụng mô hình EOQ hay mô hình JIT một cách cứng nhắc mà tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu của thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình Với một doanh nghiệp thương mại kinh doanh trong phân khúc xe tải hạng nặng và xe công trình như Hải Âu, điều này lại càng quan trọng vì đặc thù của ngành kinh doanh này cần rất nhiều vốn, mặt khác giá trị của mỗi chiếc xe là không hề nhỏ, có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn triệu đồng Yêu cầu về công tác bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng cho các loại xe này cũng hết sức ngặt nghèo Với điều kiện kho bãi còn nhiều hạn chế cộng với những tác nhân từ thiên nhiên, những biến động về tình hình kinh tế đặc biệt là những biến động về tỷ giá hối đoái (phần lớn các giao dịch với đối tác nước ngoài đều được thực hiện bằng Đô la Mỹ hoặc đồng tiền nước bạn) nên việc để ứ đọng hàng lâu trong kho thực sự là mối nguy hiểm lớn với toàn công ty
Chỉ tiêu thành phẩm tồn kho ở đây chính là các loại xe tải hạng nặng và máy công trình mà công ty đã đặt mua từ các đối tác Giá trị đặt mua mỗi lần dựa trên giá trị sản phẩm nhập khẩu ước tính đưa vào kinh doanh tháng đó Dựa vào nhu cầu tiêu thụ trong tháng, công ty sẽ xác định lượng đặt mua mỗi lần Tuy nhiên, giữa kế hoạch và thực hiện luôn có một độ chênh lệch nhất định.
Thông thường, thời gian để hàng từ cửa khẩu về đến kho bãi của công ty tại Trung tâm dịch vụ ôtô Long Biên – Hà Nội trung bình là 2 ngày Điều này có ảnh hưởng quan trọng đến cách tính lượng nguyên vật liệu nhập theo mỗi đơn hàng Trung bình một lần đặt hàng có giá trị: 48.000.000.000 VND
Giá trị trung bình một đơn vị sản phẩm nhập khẩu: 800.000.000 VND
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần: 48.000.000.000/800.000.000 = 60 (chiếc)
Từ đây ta có nhu cầu hàng hoá trung bình một năm: D ` x 12 = 720 (chiếc)
Chi phí cho một lần đặt hàng bao gồm: Chi phí quản lý giao dịch khoảng 130.000.000 VND (S) bao gồm chi phí đàm phán thương lượng, hội họp, vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu về tới kho bãi của công ty tại Long Biên - Hà Nội. Chi phí lưu kho cho một xe nhập khẩu trung bình là 85.000.000 VNĐ (H) bao gồm chi phí bảo quản 5.000.000 VNĐ và chi phí tài chính (thuế 80.000.000 VNĐ) Xét theo mô hình EOQ ta có lượng đặt hàng tối ưu là:
Số lần đặt hàng trong năm là: 720/47 = 15 lần
Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là: 360/15 = 24 ngày
Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng trong năm sẽ là 15 lần Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn Hơn nữa, giữa kế hoạch kinh doanh và thực tiễn diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét dưới khía cạnh bình quân hoá Theo xu hướng này, công ty đang định hướng quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho theo mô hình EOQ Với tỉ lệ nhập khẩu ngày càng giảm, về dài hạn, mô hình này sẽ bị thu hẹp Chỉ có những loại nguyên vật liệu nào thực sự cần nhập khẩu mới áp dụng mô hình này để xác định lượng đặt hàng tối ưu
Thời gian giao hàng từ c về đến kho tại công ty trung bình là 2 ngày Mỗi ngày công ty cần có số lượng xe trung bình đưa vào tiêu thụ = Tổng số xe nhập khẩu đưa vào kinh doanh trong năm / 360 ngày = 720/360 = 2(xe) Vậy, điểm đặt hàng lại là 2 x 2 = 4 (xe) Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà ước lượng theo khả năng tiêu thụ, đặt hàng vào những ngày cuối tháng.
Đánh giá chung về công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty
Qua việc tính toán một số chỉ tiêu tài chính quan trọng cũng như xem xét một cách cụ thể hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tại công ty đồng thời sử dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu vào việc phân tích, đánh giá, có thể thấy những kết quả mà Công ty đạt được trong công tác quản lý hàng tồn kho thời gian qua là rất đáng khích lệ Sau đây là ba điểm nổi bật nhất trong nhứng kết quả mà Hải Âu đã đạt được:
Thứ nhất, thông qua việc đánh giá một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu, có thể thấy vòng quay hàng tồn kho của Công ty liên tục được cải thiện qua các năm thể hiện ở những mức tăng đều và ổn định Điểm nổi bật là số vòng quay này của Công ty trong các năm đều cao hơn so với các doanh nghiệp cùng ngành cho thấy việc tổ chức và quản lý dự trữ của Công ty là khá hiệu quả.
Thứ hai, các bộ phận chuyên trách về quản lý hàng tồn kho như Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính… đã thực hiện khá tốt nhiệm vụ của mình Với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị tài chính, khả năng lên kế hoạch kinh doanh tốt, việc đặt hàng không sát nhu cầu thị trường từ đó dẫn đến khả năng gây ứ đọng hàng trong kho là rất ít Hệ thống số sách kế toán về hàng tồn kho được ghi chép khá cẩn thận và cụ thể Tình trạng các loại hàng tồn kho cũng được các bên liên quan theo dõi sát sao, hạn chế tới mức tối đa các nguyên nhân gây hỏng hóc làm giảm giá trị các mặt hàng này.
Thứ ba, qua việc đánh giá thông qua các mô hình hàng tồn kho như EOQ vàJIT, có thể thấy lượng đặt hàng trung bình mỗi lần của Công ty khá sát với lượng đặt hàng tối ưu theo lý thuyết từ các mô hình dù Công ty chưa từng một lần áp dụng các mô hình này vào việc quản lý hàng tồn kho.
Mặc dù những kết quả mà Hải Âu đạt được trong việc quản lý hàng tồn kho thời gian qua là rất đáng ghi nhận, tuy nhiên những hạn chế không phải không xảy ra Dưới đây là ba hạn chế lớn nhất mà Công ty gặp phải trong quá trình quản trị hàng tồn kho của mình:
Thứ nhất, việc bố trí, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban về quản lý hàng tồn kho tại Công ty còn khá chồng chéo Hiện nay, phòng kinh doanh vẫn kiêm nhiều nhiệm vụ là mua hàng hoá vật tư, phê chuẩn xuất thành phẩm theo đơn đặt mua hàng Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện như vậy Tuy nhiên, Hải Âu là một công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh khá sôi động, lượng vốn đầu tư tương đối lớn Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ thích đáng với các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, mỗi phòng ban chỉ nên kiêm nhiệm một chức năng nhất định Ngoài ra, bộ phận nhận và kiểm tra hàng vẫn chưa được thành lập thành phòng riêng biệt với các phòng mua hàng, lưu hàng và vận chuyển Chức năng của phòng này rất quan trọng, bảo đảm hàng vào kho đáp ứng chất lượng và tiêu chuẩn kĩ thuật đề ra Tuy nhiên, tại công ty Hải Âu, hoạt động của bộ phận này vẫn chưa được tăng cường.
Thứ hai, hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho vẫn còn một vài thiếu sót,chẳng hạn như tại mẫu bảng thống kê các mặt hàng tồn kho trong kì (mẫu biểu 2.1) không có cột ghi rõ giá trị từng loại máy móc, chỉ ghi giá trị tổng thể theo số lượng gây khó khăn cho việc nhận biết ngay giá trị từng loại máy để có những đánh giá cần thiết Thứ ba và cũng là một hạn chế lớn của Công ty đó là chưa áp dụng các mô hình hàng dự trữ vào công tác quản trị hàng tồn kho của mình Phần lớn các quyết định đặt hàng đều được dựa trên kinh nghiệm của đội ngũ quản lý Mặc dù số lượng đặt hàng của Công ty là khá sát với tính toán theo các mô hình nhưng về lâu dài,Hải Âu vẫn cần cho mình những mô hình mang tính khoa học như vậy để hạn chế tối đa những sai lầm trong việc đặt hàng, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình kinh doanh.
2.4.3 Nguyên nhân gây ra những hạn chế trên
Những hạn chế mà Hải Âu gặp phải trong quá trình quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp bắt nguồn từ những nguyên nhân nhất định Sau đây là một số nguyên nhân có ảnh hưởng cơ bản nhất đến những hạn chế mà Công ty gặp phải trong thời gian qua:
Do những khó khăn về mặt nhân sự thời gian gần đây mà số nhân viên đảm đương các nhiệm vụ liên qua tới hàng tồn kho là khá ít, phần lớn các công việc đều đổ dồn vào Phòng Kinh doanh.
Sổ sách về hàng tồn kho chủ yếu được tổng hợp tại Phòng Tài chính kế toán, nhưng do khối lượng công việc tại bộ phận này là rất nhiều trong khi kế toán hàng tồn kho chỉ là một mảng nhỏ trong rất nhiều nghiệp vụ mà phòng này phải xử lý mỗi ngày nên việc ghi chép, theo dõi sát sao tình hình hàng tồn kho còn bị hạn chế Các mẫu bảng ghi chép, tổng hợp còn chưa thực sự khoa học và sát với tình hình thực tế là do nhân sự phụ trách mảng này còn khá thiếu kinh nghiệm về quản trị hàng tồn kho.
Việc chưa áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho vào hoạt động kinh doanh tại Công ty bắt nguồn từ những nguyên nhân do lịch sử để lại Phần lớn những quyết định liên quan tới hàng tồn kho đều dựa trên kinh nghiệm của những cán bộ đã công tác nhiều năm tại Công ty Cán bộ trẻ còn rất ít và đa phần tốt nghiệp từ các trường chuyên ngành kỹ thuật nên kiến thức về lĩnh vực quản trị sản xuất nói chung và quản trị hàng tồn kho nói riêng nói chung còn hạn chế.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN
Định hướng hoạt động của công ty trong tương lai
Trong những năm vừa qua, Hải Âu đã đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất – kinh doanh Kế thừa những kết quả đã đạt được, Hải Âu chủ trương kiên trì theo đuổi những mục tiêu đã đặt ra để ngày càng tiến những bước vững chắc để đi tới thành công
Trước hết, Công ty vẫn xác định mục tiêu khuyếch trương thương hiệu, sản phẩm ngày càng được người tiêu dùng biết đến và đón nhận Trước phân khúc thị trường xe tải hạng nặng, xe công trình sôi động và đầy cạnh tranh với nhiều hãng đã có uy tín tại Việt Nam, Hải Âu vẫn mong muốn tăng thị phần, mở rộng phạm vi tiêu thụ, hướng tới đối tượng khách hàng là các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động trong ngành vận tải và xây dựng Trong thời gian tới, công ty sẽ cố gắng giảm chi phí hơn nữa, cải tiến nhiều mặt hơn nữa để giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường Việt Nam.
Ngoài ra, trong năm 2010, Công ty đã kí kết được một số hợp đồng cung cấp xe ô tô Chassi EQ1220GE1 sang Lào và Campuchia (như hợp đồng xuất sang Lào là 10 chiếc xe Chassi EQ1220GE1) Tuy mới chỉ tồn tại dưới hình thức gần giống như là nhà trung chuyển nhưng đây cũng là những thị trường tiềm năng mà Công ty muốn mở rộng hoạt động kinh doanh ngoài thị trường Việt Nam
Cùng với mục tiêu đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng, Công ty sẽ tiếp tục tăng số lượng Đại lý uỷ quyền từ 8 lên 15 trong 2 năm tới và xâm nhập thị trường các khu vực khác như miền Trung, miền Nam của Việt Nam.
Mục tiêu thứ hai không kém phần quan trọng và luôn được nhắc đến trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp là mục tiêu tối đa hoá giá trị tài sản cho các chủ sở hữu Để thực hiện mục tiêu này, mục tiêu thứ nhất trước hết phải đạt được Có thực hiện thành công chiến lược sản phẩm mới có thể tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và đưa mô hình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu Trong năm 2010, Công ty đã tăng lượng vốn cổ phần tại Công ty sản xuất phụ tùng Hải Phòng lên 30% và nắm quyền kiểm soát công ty này Trong năm 2011, Công ty dự định sẽ tăng vốn cổ phần tại Công ty cơ khí Liugong Trung Quốc để chủ động trong việc nhập khẩu các loại xe và phụ tùng Đây cũng là biện pháp giúp tăng khả năng tự chủ trong kinh doanh cho công ty.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Hải Âu
Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, Hải Âu cần xác định tầm quan trọng của vấn đề này trong hoạt động quản lý tài sản của mình Mục đích của quản lý hàng tồn kho là nhằm giảm vòng quay dự trữ, khống chế hàng tồn kho để giảm chi phí, tránh ứ đọng vốn, tăng khả năng sử dụng vốn, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình.
3.2.1 Áp dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp cho các thành phần hàng tồn kho khác nhau
3.2.1.1 Áp dụng mô hình EOQ để quản lý thành phẩm nhập khẩu tồn kho
Với các bước tính toán như đã trình bày trong phần 2.3.3., Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho công ty mình trước khi bước vào một năm tài chính mới Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hoá được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Thay vì đặt
60 chiếc xe mỗi tháng một lần, áp dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng 47 xe và một năm đặt hàng 15 lần sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề này Tương tự như các loại xe nguyên chiếc, đối với các thành phần hàng tồn kho phải nhập từ bên ngoài về hoặc nhà cung cấp chưa đủ gắn bó để thực hiện mô hình JIT, Hải Âu cũng nên tính toán cụ thể để tìm được cho mỗi loại hàng tồn kho một lượng đặt hàng tối ưu Có như vậy, chi phí kinh doanh cũng như giá thành sản phẩm mới có thể giảm để có thể cạnh tranh với các hãng cung cấp khác.
Cũng với xe tải hạng nặng và xe công trình, do điểm đặt hàng lại là khoảng 6 xe nên Công ty chưa có chính sách về lượng dự trữ an toàn Tuy nhiên, dựa trên những biến động của lượng xe tồn kho thực tế trong năm, đặt ra một lượng dự trữ an toàn là rất cần thiết Thực tế cho thấy trong năm 2010, lượng xe nguyên chiếc đưa vào tiêu thụ thực tế hầu hết đều lớn hơn lượng đặt mua mỗi lần Vì thế, Công ty có thể đặt ra một tỉ lệ nhất định cho lượng dự trữ an toàn Tỉ lệ tham khảo có thể là
50% của điểm đặt hàng lại tức là 4 x 50% = 2 (xe).
3.2.1.2 Áp dụng mô hình JIT để quản lý phụ tùng tồn kho
Mô hình JIT là sự lựa chọn rất hợp lý cho loại hình hàng tồn kho này Lượng phụ tùng tồn kho được giảm thiểu Để nâng cao hiệu quả mô hình JIT trong trường hợp này, Công ty nên kí kết những hợp đồng thương mại lâu dài với các nhà cung cấp để tránh trường hợp vì giá mua của công ty khác cao hơn mà nhà cung cấp bỏ dở việc phân phối giữa chừng gây khó khăn rất lớn khiến Công ty rơi vào tình trạng bị động, hoạt động kinh doanh bị gián đoạn Một giải pháp khác mà công ty nên cân nhắc đến là tăng cường sáp nhập, hợp nhất và thâu tóm các nhà cung cấp tạo thành một tập đoàn sản xuất – kinh doanh có hệ thống và quan hệ khăng khít đồng thời cũng nên chủ động nghiên cứu, chế tạo các loại phụ tùng có chất lượng tương đương thậm chí tốt hơn để đáp ứng kịp thời nhu cầu cấp thiết của khách hàng trong và ngoài nước đồng thời tăng lợi nhuận và uy tín của chính Công ty mình Đây chính là giải pháp mang tính chiến lược cho sự tồn tại lâu dài của Hải Âu tại thị trường Việt Nam.
Tuy nhiên, để có thể đạt được hiệu quả cao hơn nữa về công tác quản lý hàng tồn kho, Công ty cần có những kế hoạch mua sắm hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất đồng bộ, thống nhất Công ty nên xem xét lại lượng đặt hàng và số lần đặt hàng đối với các loại xe nguyên chiếc từ nước ngoài bởi tỉ trọng lên tới 95% tổng vốn đầu tư của nó Cụ thể là giảm lượng đặt hàng mỗi lần và tăng số lần đặt hàng một năm lên trung bình 15 lần/năm.
Công ty cần thực hiện nghiêm ngặt kiểm tra, kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, định kì có biên bản kiểm kê gửi lên ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là công cụ dụng cụ phải thực hiện kiểm kê như các thành phần hàng tồn kho khác
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập nhiều hơn để bù đắp những thiệt hại trong nhiều trường hợp như hàng tồn kho bị giảm chất lượng, số lượng Trong những năm vừa qua, Hải Âu luôn có một lượng nhỏ hàng tồn kho tồn tại trong thời gian dài mà vẫn chưa được tiêu thụ Công ty cũng cần lập thêm dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại này hoặc phải tìm cách thanh lý, vừa giảm được chi phí lưu kho, lại giảm được lượng dự phòng có thể phải lập
3.2.2 Kết hợp quản lý hàng tồn kho theo các mô hình đã đề ra với mô hình chiết khấu giảm giá
Nếu Công ty đặt hàng chiết khấu với số lượng lớn, mô hình EOQ cơ bản sẽ có thể được thay đổi đôi chút Để quyết định có nên yêu cầu lô hàng với số lượng lớn để được chiết khấu hay không, doanh nghiệp cần tối thiểu hoá tổng chi phí mua hàng, đặt hàng và chi phí lưu kho.
Tổng chi phí cần phải được tối thiểu hoá: tại lượng đặt hàng tối ưu EOQ trước chiết khấu – tại đó chiết khấu sẽ không có lợi, hoặc tại lượng đặt hàng tối thiểu để chiết khấu là có lợi.
Ví dụ: Công ty sử dụng một loại hàng tồn kho với các thông tin sau:
Giá mua: 96$/1 đơn vị sản phẩm
Nhu cầu năm: 4000 đơn vị
Chi phí 1 lần đặt hàng: 300$
Chi phí lưu kho hàng năm: bằng 10% giá mua
Lượng đặt mua tối ưu: 500 đơn vị
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 1000 đơn vị sẽ được chiết khấu 8%
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 500 đơn vị sản phẩm thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 1.000 đơn vị sản phẩm với giá chiết khấu 8% thì chi phí một năm cho hàng tồn kho sẽ là:
Kết luận: Công ty nên đặt hàng với lượng 1.000 đơn vị sản phẩm mỗi đơn hàng Như vậy, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 388.000 – 358.896 = 29.904$ một năm.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình đặt hàng chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Hải Âu vì ưu điểm của nó là Công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho một năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỉ lệ chiết khấu hợp lý Tuy nhiên, Công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên (như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi (như chi phí mua hàng) Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm giá trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp
3.2.3 Hoàn thiện bộ máy tổ chức và hệ thống sổ sách quản lý hàng tồn kho
Trước hết, dù áp dụng mô hình nào, đặc biệt là mô hình JIT, vấn đề đặt ra là nhà quản lý làm thế nào để quản lý con người, phát huy được đầy đủ tính tích cực của nhân viên và tính sáng tạo của họ, khiến họ có tinh thần trách nhiệm cao.
Việc làm cần thiết đối với Công ty lúc này là bổ sung thêm nhân lực có kiến thức về quản lý hàng tồn kho cho hai phòng Kinh doanh và phòng Kế toán tài chính để giảm tải khối lượng công việc mà các cán bộ hiện nay phải xử lý.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho cần được hoàn thiện hơn, đặc biệt là các phiếu xuất, nhập kho cần được thiết kế sao cho có thể chuyển tải được những nội dung cần thiết cho nhà quản lý, tránh những sai sót, gian lận hoặc nhầm lẫn có thể xảy ra trong mọi hoạt động liên quan đến hàng tồn kho Đối với hệ thống chứng từ trong chu trình hàng tồn kho, Công ty cần lập chi tiết hơn các loại phiếu như phiếu xuất kho, phiếu lưu kho, phiếu vận chuyển hàng với nội dung thể hiện rõ mục đích sử dụng, cách thức vận chuyển và thanh toán, nơi đến, nơi đi
Các phòng ban cần được phân tách nhiệm vụ Phòng kinh doanh chỉ nên thực hiện chức năng mua hàng và lựa chọn khách hàng tiêu thụ Phòng kiểm tra chất lượng và số lượng hàng tồn kho nhập, xuất và theo dõi biến động trong kì cần được thành lập. Các cán bộ liên quan phải được đào tạo để có thể nắm vững chu trình hàng tồn kho của công ty mình, từ đó hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình hơn. Để đạt được hiệu quả trong quản lý, Công ty cần thành lập các phòng chức năng liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho của mình Cơ cấu có thể như sau:
Phòng mua hàng TƯƠNG TÁC
Phòng nhận hàng và kiểm tra
Phòng lưu hàng Phòng vận chuyển
Kho thành phẩm (xe nguyên chiếc)