Trang 1 BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH- MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP LẦN 2 ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ĐỈNH BẠCH MÃ
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
❖ Tên giao dịch : DBM CO, LTD
❖ Địa chỉ : Tầng 2, Tòa nhà Vietbuild, Số 70 Đường số 43, Phường Tân Quy, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
❖ Đại diện pháp luật: Phùng Đình Đức
• Yêu cầu chào giá: dbm@hcm.vnn.vn
• Thông tin chung: info@dbm.com.vn
• Hỗ trợ kỹ thuật: support@dbm.com.vn
❖ Website : www.dbm.com.vn
❖ Ngày hoạt động : 01/01/2003 (Đã hoạt động 14 năm)
Công Ty DBM thành lập năm 2002, hoạt động trong lĩnh vực thiết bị đo lường - thử nghiệm và cơ điện tử Là nhà phân phối của nhiều thương hiệu nổi tiếng trên thế giới cùng với kinh nghiệm hơn 14 năm hoạt động trong tư vấn thiết bị và hỗ trợ các giải pháp kỹ thuật bằng phần cứng và phần mềm, DBM có thể đem đến khách hàng phương án tối ưu nhất về giải pháp và thiết bị Bên cạnh các sản phẩm kỹ thuật cao cấp, DBM đã và
5 đang hướng đến cung cấp cho khách hàng các giải pháp tích hợp hệ thống trong thu thập dữ liệu, đo kiểm và tự động hóa trên nền tảng máy tính bằng phần mềm lập trình đồ họa LabVIEW
Công Ty DBM thành lập năm 2002, hoạt động trong lĩnh vực thiết bị đo lường
- thử nghiệm và cơ điện tử Công ty không ngừng nâng cao uy tín – chất lượng sản phẩm và đã tạo được chỗ đứng vững vàng trên thị trường
Năm 2003 là năm đánh dấu sự lớn mạnh của công ty DBM, sau khi thành lập, công ty đã tiến hành quá trình hợp tác quốc tế với công ty Mooatech (Hàn Quốc); DBM và Mooatech (Hàn Quốc) đã chính thức ký kết Hợp Đồng Hợp Tác Kinh Doanh vào ngày 26 tháng 04 năm 2003, mở ra một trang mới cho tiến trình hội nhập với nền kinh tế khu vực
Bên cạnh đó, DBM đã tiến hành ký kết hợp đồng đối tác nhiều hãng sản xuất các sản phẩm công nghệ hàng đầu như Burster (Đức – Thiết bị đo, hiệu chuẩn và cảm biến cao cấp chuyên dùng), Inficon (Thụy Sỹ – Thiết bị dò tìm rò rỉ khí, chân không, phát hiện khí độc…), Kuka (Đức – Robot công nghiệp), Rixan (Mỹ - Robot và các giải pháp tích hợp sử dụng Robot), Aldebaran (Pháp – Robot hình người), Kistler (Thụy Sỹ - Đo kiểm động cơ đốt trong, xe hơi, cảm biến), Emona (Úc – Thiết bị dạy học điện tử viễn thông)… đặc biệt là mối quan hệ hợp tác kinh doanh gần gũi với National Instruments (NI), một công ty của Mỹ về Đo lường và Tự động hóa bằng công nghệ máy tính với phần mềm nổi tiếng LabVIEW, trở thành nhà phân phối chính thức toàn bộ các sản phẩm của NI tại Việt Nam Đến nay, Công ty đang không ngừng để mở rộng mạng lưới phân phối
1.1.2 Chức năng và ngành nghề kinh doanh
Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và kinh phí trong quá trình nghiên cứu, tạo mẫu thử và sản xuất sản phẩm ra thị trường, DBM là cầu nối liên kết giữa các hãng danh tiếng ở các nước phát triển với các viện, trung tâm ứng dụng, các trường đại học kỹ
6 thuật và nhà máy sản xuất trong nước bằng các sản phẩm mang hàm lượng công nghệ cao nhất Bên cạnh các sản phẩm kỹ thuật cao cấp, DBM đã và đang hướng đến cung cấp cho khách hàng các giải pháp tích hợp hệ thống trong thu thập dữ liệu, đo kiểm và tự động hóa trên nền tảng máy tính bằng phần mềm lập trình đồ họa LabVIEW
❖ Cung cấp thiết bị đo lường, thử nghiệm và tự động hóa
• Thiết bị dạy học cho các ngành học liên quan đến kỹ thuật công nghệ Emona (www.emona-tims.com)
• Tích hợp các hệ thống thu thập dữ liệu và tự động hóa cho các mục đích cụ thể theo yêu cầu của khách hàng
❖ Cung cấp các thiết bị cảm biến: đo áp suất, đo độ dịch chuyển,…
TỔ CHỨC BỘ MÁY
Hình 1 - 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã
(Nguồn : Phòng Hành chính - Nhân sự)
Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh
Kế toán trưởng TP Kỹ thuật
NV Kế toán NV Kỹ Thuật
Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng phù hợp với đặc điểm và qui mô của công ty Với mô hình này thì có thể đảm bảo được chế độ một thủ trưởng, người thừa hành (nhân viên) chỉ nhận mệnh lệnh trực tiếp để thi hành, giúp cho trách nhiệm cũng như công việc được phân công rõ ràng.
THỊ TRƯỜNG VÀ KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU
Chủ yếu kinh doanh trong nước với đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, viện nghiên cứu, trường học và quân đội…
Công ty trong nước: Cảng Chân Mây, PTSC, PV Gas, Cụm cảng Hàng không Miền Nam, ISE Nha Trang, FICO, Điện Lực Bình Thuận, Ắc quy Đồng Nai …
Công ty có vốn nước ngoài: Haier Vietnam, Samsung Vietnam, Midea Việt Nam, Panasonic Vietnam, Sharp Vietnam, Jabil Việt Nam, Coats Phong Phu, Colgate Pamolive Vietnam, Hoalam – Kymco, Trường Hải, Daiwa Plastic, Estec Vina, Robert Bosch Vietnam, Taihan-Sacom, tập đoàn Dầu khí Hàn Quốc (KNOC), Scancom …
Trường Đại học: Đại học Việt Đức, Đại học Công nghiệp TP.HCM, Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP HCM, Đại học Bách Khoa TP HCM, Đại Học Cần Thơ, Đại Học Nha Trang, Đại học Trà Vinh, Đại Học Đồng Tháp, Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng, Cao Đẳng KT-KT Kiên Giang…
Viện nghiên cứu: Viên Khoa Học Ứng Dụng Nha Trang, Viện hạt nhân Đà Lạt, Phân viện VIELINA TP HCM…
Quân đội: Sỹ Quan Không Quân, Nhà máy A42…
NGUỒN LỰC CỦA CỒNG TY
Bảng 1 - 1 Cơ cấu lao động của Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã
Giới tính Độ tuổi Trình độ
(Nguồn : Phòng Hành chính – Nhân sự)
▪ Về giới tính : Dựa vào bảng 1-1 ta có thể thấy cơ cấu giới tính không đồng đều Tỷ lệ giới tính nam chiểm 73.7%, trong khi đó tỷ lệ giới tính nữ chỉ chiếm 26.3% Mức chênh lệch giữa nam và nữ khá lớn
▪ Về độ tuổi : Độ tuổi của nhân viên tại Công ty từ 20-40 tuổi Trong đó, độ tuổi từ
30-40 chiếm tỉ lệ lớn nhất 36.8%, tiếp theo đó là độ tuổi 20-30 chiểm 52.6% Lý do vì Công ty đã hoạt động khá lâu nên lực lượng lao động tương đối già mặc dù vậy nhưng lực lượng lao động này có ưu điểm là có trình độ chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm
▪ Về trình độ văn hóa : Nhân viên của Công ty đa số đều là trình độ đại học chiếm
89,5%, trình độ cao đẳng chỉ chiếm 10,5% Qua đó cho thấy Công ty đang có một lực lượng chất lượng rất tốt với trình độ cao
Bảng 1 - 2 Danh mục trang thiết bị, máy móc tại Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã
Năm 2017 Bộ phận sử dụng ĐVT SL Giá trị
Thời gian bắt đầu sử dụng
Máy hiển thị sóng NI USB
Hê thông tay máy 6 trục
Bộ máy móc phòng kỹ thuật làm Demo
Phòng kỹ thuật Bộ 1 20.280.000 36 01/10/2015 cDAQ-9174-NI
- Bô truy xuất dữ liệu (Phòng
Máy tính Dell xách tay
VP + KD + KT + kế toán
(6 cái) Máy tính để bàn
VP + KD + KT + kế toán
Hiện tại, công ty đang có 2 văn phòng ở 2 miền Bắc, Nam, xuyên suốt cả đất nước Việt Nam Đó là 2 văn phòng ở Thành phố Hồ Chí Minh và Thủ đô Hà Nội Hai địa điểm trên là hai đầu tàu kinh tế của cả nước, rất tiện lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp
• Trụ sở chính ở Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số 70, Đường số 43, Phường Tân Quy, Quận 7, Tp.HCM Điện thoại: (02 8) 3775 5651 ~ 3775 5654
Website: www.dbm.com.vn
• Văn phòng Hà Nội Địa chỉ: Số 22, Phố Yên Bái 1, Phường Phố Huế, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: (84 4) 3632 1958
Email: info-hanoi@dbm.com.vn
Ngoài ra, mỗi văn phòng đều có mỗi kho bãi riêng của mình, để cho việc lưu trữ, kiểm tra hàng hóa, giao chuyển sản phẩm tới tay khách hàng được thuận tiện nhất có thể Đối với hàng có sẵn trong kho: trong vòng 03-05 ngày làm việc sau khi đạt thỏa thuận với khách hàng, có thể giao ngay trong ngày đối với khách hàng tại TP.HCM Đối với hàng phải nhập: dựa nào thời gian thông báo trên website sau khi đạt thỏa thuận với khách hàng Như vậy, dựa vào Vật lực của công ty như máy móc thiết bị, văn phòng, kho bãi sẵn có, có thể thấy tất cả các yếu tố trên đảm bảo cho công ty vận hành tốt và giúp công ty đạt hiệu quả trong kinh doanh Tuy nhiên, để có thể mở rộng thị trường cũng như là có thể tiện cho việc giao hàng trên khắp các tỉnh thành thì nên có thêm các chi nhánh ở các tỉnh thành khác, hoặc có thể thêm chi nhánh ở miền Trung
NĂNG LỰC BÁN HÀNG
❖ Kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính
• Cung cấp vật tư, máy móc thiết bị ngành: điện, điện tử-viễn thông, tự động hóa, cơ điện tử, robot, cơ khí CNC trong công nghiệp và giáo dục từ năm 2002 đến nay
• Cung cấp các dụng cụ đo lường, kiểm tra thử nghiệm, hiệu chuẩn và các trang thiết bị dùng trong phòng thí nghiệm & nghiên cứu cơ lý từ năm 2002 đến nay
❖ Tổng số lao động hiện có: 19
• Trong lĩnh vực kinh doanh: 10
• Trong lĩnh vực sản xuất: 09
• Trong đó cán bộ chuyên môn: 12
❖ Nhân sự - trình độ CBNV:
• Giám đốc : 1 – Trình độ Đại học
• Phó giám đốc: 1 – Trình độ Đại học
• Kế toán trưởng, TP Kỹ thuật, Tp Kinh doanh: 3 – Trình độ Đại học
• NV kế toán: 1 – Trình độ Đại học
• NV Văn phòng: 1 – Trình độ Đại học
• NV Kinh doanh: 9 – 7 Đại học & 2 Cao đẳng
• NV Kỹ thuật (sản xuất): 4 - Trình độ Đại học
Trưởng phòng là người có đầy đủ kiến thức về lí thuyết lẫn thực tế, dày dạn kinh nghiệm, lãnh đạo nhân viên tổ chức bán hàng theo sản phẩm một cách hiệu quả nhất Trưởng phòng kinh doanh là người đã có 4 năm kinh nghiệm bán hàng vì thể hoàn toàn có đủ trình độ để lãnh đạo lực lượng bán hàng Nhân viên bán hàng đều đã có kinh nghiệm bán hàng trên một năm, đầy đủ kiến thức và năng lực Như vậy Công ty có đầy đủ năng lực về nhân sự và trình độ để hoạt động bán hàng hiệu quả
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Bảng 1 - 3 Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã
STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 9.351.790.402 13.334.455.060 21.329.860.062
2 Doanh thu hoạt động tài chính 5.799.100 3.993.150 11.320.609
3 Chi phí SXKD 5.895.935.640 9.507027.217 14.093.260.264 a Giá vốn hàng bán 3.437.028.562 5.680.477.856 9.086.520.386 b Chi phí bán hàng 1.447.612.581 2.652.913.503 2.507.334.293 c Chi phí Quản lý DN 1.011.294.497 1.173.635.858 2.499.405.585
Trong đó chi phí lãi vay dùng cho
5 Lợi nhận thuần từ hoạt động
Bảng 1-4 Bảng tốc độ tăng trưởng
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Tốc độ tăng trưởng
Hình 1-2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2015 - 2017
Dựa vào bảng báo cáo kết quả kinh doanh và biểu đồ, ta có thể dễ dàng nhận ra doanh thu của công ty Đỉnh Bạch Mã tăng đều hằng năm với tốc độ đáng kể Điều đó chứng tỏ hoạt động quản trị mà công ty đã áp dụng nói chung và công tác quản trị bán hàng nói riêng đang khá hiệu quả Cụ thể là từ năm 2016 doanh thu tăng 43% so với năm 2015 , kéo theo đó là lợi nhuận cũng tăng mạnh từ 2.4 tỷ đồng lên 2.9 tỷ đồng (tăng 500 triệu đồng) Tại thời điểm này công ty tiếp cận nhiều thị trường, đặc biệt là kí kết các hợp đồng xuất khẩu ở thị trường thế giới và bắt đầu tìm được các khách hàng nên có nhiều cơ hội bán hàng giúp tăng doanh thu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh thu tăng đáng kể vào năm
Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh
2016 là do công ty đã chủ động hơn trong nguồn vốn, giảm chi phí lãi vay rất nhiều giúp giảm chi phí cho công ty
Giai đoạn từ năm 2016 đến 2017 doanh thu tăng thêm gần 8 tỷ đồng tương ứng với tốc độ tăng là 160%, đây là một dấu hiệu khả quan cho thấy rằng hoạt động của công ty đang rất hiệu quả Năm 2017 lợi nhuận lên đến hơn 4 tỷ đồng, tăng 40% so với năm 2016 Tuy doanh thu bán hàng tăng cao nhưng chi phí trong năm 2017 tăng 7 tỷ đồng làm lợi nhuận mất đi khá nhiều Nguyên nhân chính là do giai đoạn này công ty chi để đầu tư vào cơ sở vật chất, kho bãi để phục vụ cho lượng hàng hóa lớn và tập trung đào tạo lực lượng bán hàng nên chi phí khá lớn dẫn đến lợi nhuận tăng nhưng không tương đồng mới mức doanh thu như vậy
Mặc dù vậy, trong 3 năm 2015-2017, ta có thể thấy doanh thu của năm 2017 tăng so với cùng kỳ năm 2015 Doanh thu tăng chi phí cũng tăng theo nên lợi nhuận trước thuế của công ty chỉ tăng đều Điều đó chứng tỏ, Công ty đang ngày hoàn thiện để từng bước đáp ứng được những yêu cầu cũng như đứng vững trên thị trường hiện nay Tuy nhiên, công ty cần chú ý hơn đến chi phí đầu tư, sử dụng các nguồn lục hợp lí để tránh ảnh hưởng đến doanh thu.
ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH KINH DOANH
- Tình hình kinh doanh ngày càng phát triển sẽ tạo điều kiện cho nhiều khách hàng biết tới công ty hơn
- Thuận lợi cho việc mở rộng thị trường sau này do đã có khá nhiều kinh nghiệm
- Ngày càng nắm bắt được nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng, từ đó dễ dàng đưa ra các chiến lược, dự báo, kế hoạch bán hàng
- Giúp làm tăng thị phần trong lĩnh vực đang kinh doanh
Việc kinh doanh ngày càng thuận lợi sẽ dễ dàng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp khác nhảy chân vào thị trường này
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ ĐỈNH BẠCH MÃ
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 15
hoạch bán hàng tại doanh nghiệp thương mại có những yếu tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng, gồm những yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp
• Yếu tố chính trị - pháp luật Đới với lĩnh vực kinh doanh của công ty, đa số là những mặt hàng buộc công ty phải nhập khẩu từ các nước trong khu vực, các nước phát triển Do đó, sự ổn định về chính trị và đường lối ngoại giao của chính phủ cũng là một yếu tố cần được quan tâm, vì nó ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra các chính sách, văn bản, điều luật, quy định của Nhà nước có liên quan đến kinh doanh, yêu cầu công ty phải thích ứng kịp thời, phải cam kết thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về môi trường, thực hiện luật lao động, cạnh tranh lành manh, sản phẩm đảm bảo chất lượng Nói chung, cả hai yếu tố chính trị và pháp luật luôn là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần hướng tới nhất là trong thời kì kinh tế ngày càng phát triển như hiện nay
Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, tuy nhiên các yếu tố như tỉ lệ lạm phát, tốc độ tăng trưởng kinh tế,… sẽ gián tiếp tác động đến sức mua của khách hàng
Vì các mặt hàng của công ty đa số là máy móc thiết bị, quá trình mua hàng dễ bị trì hoãn nên sẽ đòi hỏi công ty phải có kế hoạch bán hàng sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng Cuối năm 2017, tỉ lệ lạm phát đã giảm và tốc độ tăng trưởng cũng đã tăng lên, hứa
16 hẹn nền kinh tế đầy tiềm năm trong năm 2018 Có thể nói, đây là một lợi thế cho các doanh nghiệp nói chung và công ty Đỉnh Bạch Mã nói riêng
• Môi trường công nghệ kỹ thuật
Ngày nay, công nghệ được coi là yếu tố rất quan trọng trong quá trình cạnh tranh Công nghệ kỹ thuật vừa là cơ hội và cũng là mối thách thức Là cơ hội khi doanh nghiệp biết nắm bắt, và sẽ là thách thức nếu không theo kịp công nghệ mới, tiên tiến hơn Công ty đặc biệt quan tâm đến yếu tố tiến bộ của khoa học kỹ thuật và khả năng ứng dụng vào hoạt động kinh doanh Công ty luôn cập nhận các sản phẩm và xu hướng công nghệ hàng đầu nhằm đáp ứng nhu cầu của ngày càng cao của khách hàng
Nhà cung ứng hiện nay của công ty là các hãng công nghệ hàng đầu của các nước phát triển như Buster của Đức, Emona của Úc, National Instrument của Mỹ Các nhà cung ứng này không chỉ hợp tác và cung cấp cho công ty Đỉnh Bạch Mã mà còn là nhà phân phối của các doanh nghiệp khác, có thể là các đối thủ cạnh tranh của mình Doanh nghiệp không nên bị phụ thuộc bởi một nhà cung ứng, điều đó sẽ chịu nhiều rủi ro trong việc nhập hàng một cách linh hoạt, hoặc có những bất lợi trong các mua bán của hai bên
Vì vậy, công ty cần chọn cho mình một số nhà cung ứng nhất định, thu thập nhiều thông tin, luôn nắm thế chủ động để phân tán sự rủi ro cũng như là tạo sự cạnh tranh nhất định trong thị trường
Bảng 2 – 1 : Danh sách các đối tác cung cấp sản phẩm cho công ty
STT NHÀ CUNG CẤP HÀNG HÓA
1 Hãng BURSTER – Đức Thiết bị đo, hiệu chuẩn và cảm biến cao cấp chuyên dùng
2 Hãng INFICON – Thụy Sỹ Thiết bị dò tìm rò rỉ khí, chân không, phát hiện khí độc…
3 Hãng KUKA – Đức Robot công nghiệp
4 Hãng RIXAN – Mỹ Robot và các giải pháp tích hợp sử dụng Robot
5 Hãng ALDEBARA – Pháp Robot hình người
6 Hãng KISTLER – Thụy Sỹ Đo kiểm động cơ đốt trong, xe hơi, cảm biến,…
7 Hãng EMONA – Úc Thiết bị dạy học điện tử viễn thông
– Mỹ Đo lường và Tự động hóa bằng công nghệ máy tính
Khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng, không có doanh nghiệp nào có thể kinh doanh phát triển mà không có khách hàng Doanh nghiệp phải xác định khách hàng mục tiêu của mình, nghiên cứu nhu cầu, khả năng thanh toán để có thể đáp ứng nhu cầu của từng loại khách hàng khác nhau Khách hàng tiêu biểu của công ty Đỉnh Bạch Mã chủ yếu là các công ty trong nước, công ty vốn nước ngoài, trường đại học, viện nghiên cứu và quân đội Vì là khách hàng tổ chức, nên việc tìm khách hàng tiềm năng mới cũng như là việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng là điều mà doanh nghiệp luôn cần hướng tới Khách hàng
18 tạo nên thị trường, tạo nên doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy, yếu tố khách hàng cần được chú trọng quan tâm
Do sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, nhiều khách hàng tổ chức cần nhiều các máy móc thiết bị tiên tiến để có thể giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng của công ty Nên việc cạnh tranh trong lĩnh vực máy móc thiết bị công nghệ kỹ thuật, đặc biệt là các máy, thiết bị đo lường – thử nghiệm, cảm biến ngày càng cao Càng ngày đối thủ cạnh tranh càng nhiều từ khắp mọi miền đất nước cùng với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài và có nhiều phương thức bán hàng cạnh tranh gay gắt, vì vậy đây sẽ là một yếu tố không thể không nói tới trong công tác hoạch định của quản trị bán hàng của công ty
Bảng 2 – 2 : Danh sách các đối thủ cạnh tranh
1 Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ GREENTECH
2 Công ty TNHH Lotus Technologies Việt Nam
3 Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại PLC 4
4 Công ty Cổ phần Công nghệ Đỉnh cao
5 Công ty TNHH Châu Thiên Chí
2.1.2 Xác định mục tiêu trong công tác hoạch định bán hàng
Bảng 2 – 3 : Thực trạng thực hiện mục tiêu giai đoạn 2015 – 2017
Thời gian Chỉ tiêu Mức độ thực hiện
- Doanh thu đạt ít nhất là 8 tỷ
- Lợi nhuận tối thiểu là 2 tỷ
- Tìm kiếm thêm 5 khách hàng mới
- Tìm thêm nhà cung cấp mới có chất lượng đáp ứng các yêu cầu của công ty
- Doanh thu đạt được là 9,3 tỷ
- Lợi nhuận là 2,4 tỷ, tăng 20% so với mục tiêu đề ra
- Tìm kiếm được thêm 6 khách hàng
- Có thêm đối tác cung cấp mới là công ty National Instrument của Mỹ
- Cập nhật các sản phẩm mới ở dòng
“Tích hợp hệ thống” nhằm tăng doanh thu
- Doanh thu đạt 13,3 tỷ, tăng 43%
- Lợi nhuận đạt 2,9 tỷ, tăng 20%
- Cập nhật thêm được 5 sản phẩm mới ở dòng “Tích hợp hệ thống”
- Doanh thu đạt 21,4 tỷ, tăng 59%
- Lợi nhuận là 4 tỷ, tăng 40%
Qua bảng trên ta thấy, việc đưa ra mục tiêu cho từng năm là hoàn toàn có thể thực hiện được, có năm còn vượt xa chỉ tiêu đã đề ra, công ty nên tiếp tục theo phương hướng mục tiêu đã có và kèm theo tình hình biến động của thị trường để ứng phó kịp thời
Chỉ tiêu của công ty năm 2018 như sau
Lợi nhuận trước thuế năm 2018 tăng 25%
Mục tiêu bán hàng của công ty thường xuyên áp dụng theo quy trình từ trên xuống dưới theo quy trình Dựa vào tình hình doanh thu các năm trước, tình hình thực tế
20 của thị trường, đối thủ cạnh tranh, từ đó đưa ra kết quả dự báo bán hàng Và qua đó, Giám đốc hay Phó Giám đốc sẽ trực tiếp xác định mục tiêu bán hàng của công ty Mục tiêu bán hàng được xây dựng theo thời gian, sau đó mục tiêu bán hàng sẽ được đưa tới bộ phận kinh doanh
Chỉ tiêu phòng kinh doanh cụ thể: doanh thu đạt 26 tỷ, lợi nhuận tăng 25%
- Trong 6 tháng đầu năm, mỗi tháng phải tìm kiếm và ký kết với ít nhất 8 khách hàng ( có thể là khách hàng cũ hoặc khách hàng mới ) Doanh thu mỗi tháng trung bình là
- Trong 6 tháng cuối năm, doanh thu mỗi tháng trung bình là 2,5 tỷ đồng bằng việc duy trì việc mở rộng thị trường, giữ mối quan hệ với khách hàng cũ cũng như là tìm thêm khách hàng mới
- Tiết giảm chi phí bán hàng xuống khoảng 5%
- Nâng cao hoạt động chăm sóc khách hàng, dịch vụ sau mua hàng
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
2.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức hoạt động bán hàng
2.2.1.1 Đặc điểm của sản phẩm
Sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên lực lượng bán hàng Với sản phẩm là máy móc, thiết bị thì mỗi dòng sẽ có một đặc tính, công dụng riêng, tương ứng với yêu cầu của mỗi khách hàng và mục đích sử dụng riêng Điều này ảnh hưởng đến việc phân bổ lực lượng sao cho thật đồng đều cho mỗi dòng sản phẩm của Công ty, sử dụng tối ưu thời gian và chi phí bán hàng Đặc điểm sản phẩm cũng ảnh hưởng đến đào tạo chuyên môn của lực lượng bán hàng, Công ty phải linh động cập nhật, tổ chức đào tạo để cung cấp đầy đủ kiến thức cho nhân viên để lực lượng bán hàng ngày càng chuyên nghiệp
Khách hàng của Công ty Đỉnh Bạch Mã là các viện nghiên cứu, trường đại học kỹ thuật,… Những khách hàng này tần suất mua hàng ít nhưng mua với uy mô lớn, người đi mua thường rất cẩn thận, có kiến thức về chuyên môn về sản phẩm và nếu làm hài lòng khách hàng này Công ty dễ dàng mở rộng mối quan hệ khách hàng Vì thể, lực lượng bán hàng của Công ty Đỉnh Bạch Mã phải luôn quan tâm, chăm sóc, giữ mỗi quan hệ với khách hàng Mỗi cá nhân cũng phải luôn học hỏi nâng cao kiến thức, kỹ năng để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn Bên cạnh đó, Công ty cũng phải có những chính sách về giá, dịch vụ hậu mãi để giữ chân khách hàng
Tài chính luôn là vấn đề quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của Công ty Đối với Công ty Đỉnh Bạch Mã do nguồn vốn lưu động của Công ty vẫn còn hạn hẹp nên việc đầu tư cho lực lượng bán hàng vẫn đang gặp nhiều khó khăn Công ty chỉ chủ yếu tuyển dụng những nhân viên đã có kinh nghiệm để giảm một phần chi phí đào tạo Công ty ưu tiên tài chính cho việc nhập hàng là chính, việc mở rộng lực lượng bán hàng vẫn còn hạn chế
Con người là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành nên một lực lượng bán hàng và sự phát triển bền vững của Công ty Với quy trình tuyển dụng kĩ lượng, trình độ của đội ngũ bán hàng của công ty Đỉnh Bạch Mã hiện nay rất đồng đều về trình độ chuyên môn, năng lực bán hàng và luôn đảm bảo năng suất làm việc, đây là một ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của công ty Nhưng một điểm hạn chế đó là số lượng nhân viên bán hàng vẫn còn khá ít đã phần nào làm giảm hiệu quả công việc khi đơn hàng gia tăng
2.2.2 Tổ chức lực lượng bán hàng
2.2.2.1 Cơ cấu và đặc điểm phòng kinh doanh
Nhiệm vụ chính của phòng Kinh doanh là đáp ứng nhu cầu của khách hàng Phòng kinh doanh phải đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất, đưa ra những tư vấn sản phẩm chính xác và kịp thời Để thực hiện được những điều đó, nhân viên phòng tư vấn phải thường xuyên cập nhập thông tin thị trường, tình hình kinh tế trong và ngoài nước Nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
• Tiếp khách hàng, phân tích và tìm thị trường, khách hàng cho công ty, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho công ty, lên kế hoạch kinh doanh cho công ty
Hình 2 – 2 Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kinh doanh
• Phân tích đơn hàng, từ đó tính giá thành sản phẩm, trình giám đốc duyệt
• Nhận các đơn hàng, viết hợp đồng
• Lập kế hoạch kinh doanh theo tháng, quý, năm
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
❖ Cụ thể mỗi nhân viên thuộc phòng kinh doanh có nhiệm vụ, chức năng như sau:
- Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh phù hợp với khả năng sản xuất và khả năng tiêu thụ của công ty
- Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng và đối tác tiềm năng cho công ty
- Đề ra các kế hoạch của hoạt động kinh doanh theo tuần, tháng, quý và đưa ra các giải pháp nhằm suy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại công ty Đỉnh Bạch
- Phối hợp với Ban giám đốc đàm phán, ký kết các hợp đồng và đảm bảo chỉ tiêu doanh số đã đề ra
- Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc về hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh
- Phối hợp với phòng kỹ thuật trong việc thu mua nguyên vật liệu, máy móc cho công ty
- Thông qua các kế hoạch truyền thông quảng bá sản phẩm của công ty
- Trực tiếp gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng để thương lượng và duy trì mối quan hệ với khách hàng
- Khảo sát thị trường, thu thập thông tin từ khách hàng, nhu cầu khách hàng tổng hợp để làm báo cho cấp trên
- Tìm kiếm khách hàng mới và phát triển khách hàng tiềm năng cho công ty
- Hỗ trợ trưởng phòng, phó phòng tại các buổi đấu thầu
- Chuẩn bị các bảng giá và tổng hợp đơn hàng
• Nhân viên chăm sóc khách hàng
- Lưu giữ, cập nhật mọi thông tin về khách hàng và đơn hàng
- Hỗ trợ các công tác hậu mãi theo chính sách của công ty đã thống nhất đối với các khách hàng, theo nội dung đã ký ở hợp đồng
- Đảm bảo giải quyết các vẫn đề liên quan đến khách hàng
- Tiếp nhận, phản hồi, tư vấn cho khách hàng qua hotline của công ty
❖ Trình độ văn hóa của nhân viên bán hàng được phân bổ như sau :
Bảng 2 – 5: Trình độ cán bộ nhân viên tại công ty
Trình độ Trung cấp Cao đẳng Đại học
Hiện nay, công ty Đỉnh Bạch Mã có 9 nhân viên kinh doanh (bao gồm cả trưởng phòng kinh doanh) và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng, đa số nhân viên đều đạt trình độ đại học, hầu hết các nhân viên kinh doanh đều đã làm việc khá lâu năm tại công ty Sự phân bố lực lượng nhân viên tại phòng kinh doanh cũng khá hợp lý, trưởng phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh chính đều có trình độ đại học, còn nhân viên chăm sóc khách hàng có trình độ cao đẳng Đối với nhân viên kinh doanh thì công ty chú trọng vào bằng cấp, kiến thức và kỹ năng, nhưng với nhân viên chăm sóc khách hàng công ty chú trọng nhiều hơn vào kỹ năng, cách giao tiếp làm sao để phục vụ làm hài lòng khách hàng nhất
2.2.2.2 Tổ chức lực lượng bán hàng
Do sản phẩm của công ty Đỉnh Bạch Mã là thiết bị, máy móc, dụng cụ đo lường nên mỗi loại sẽ có những thông số kỹ thuật, cách sử dụng khác nhau nên Công ty đã lựa chọn tổ chức lực lượng bán hàng theo sản phẩm Sau đây là sơ đồ tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty
Việc áp dụng hình thức tổ chức lực lượng theo sản phẩm sẽ giúp nhân viên bán hàng biết chính xác, rõ ràng các chi tiết, nắm được công dụng và cách sử dụng của san phẩm từ đây dễ dàng tư vấn cho khách hàng một cách thuyết phục hơn Mỗi thiết bị máy móc, dụng cụ đo lường sẽ có những thông số kỹ thuật, cách vận hành riêng nên việc hiểu biết về sản phẩm sẽ tạo nên lợi thế cho mỗi nhân viên bán hàng Ngoài ra, việc bán hàng theo sản phẩm cũng giúp Công ty dễ dàng trong việc tổ chức đào tạo, huấn luyện bổ sung kiến thức về sản phẩm, cũng như nắm bắt được nhu cầu khách hàng để phục vụ kịp thời
Tuy nhiên, việc tổ chức lực lượng bán hàng theo mô hình này tại Công ty cũng gặp lỗ hổng trong quá trình hoạt động Yếu điểm lớn nhất là nhân viên chỉ nắm được kỹ thuật của sản phẩm do mình phụ trách nên thiếu đi sự linh hoạt Ví dụ như vào những thời điểm khách
Nhân viên phụ trách sản phẩm về cảm biến
Nhân viên phụ trách sản phẩm về thiết bị đo
Hình 2 - 3 Tổ chức lược lượng bán hàng
33 hàng giao dịch về thiết bị đo nhiều hơn, lúc này các nhân viên đảm nhận về thiết bị đo hoạt động bán hàng, tư vấn thường xuyên Như vì không nắm nhiều kiến thức về sản phẩm này nên nhân viên phụ trách sản phẩm cảm biến không thể hỗ trợ gây nên hoạt động bán hàng vào thời điểm này không được cân đối Số lượng nhân viên bán hàng tại Công ty vẫn còn khá ít, chưa đảm bảo theo kế hoạch tăng doanh thu trong năm tới Để kiểm soát được hiệu quả tổ chức lực lượng bán hàng, hàng tuần Công ty Đỉnh Bạch Mã họp báo cáo mức độ hoàn thành chỉ tiêu của các thành viên cũng như độ hiệu quả của hoạt động bán hàng, số liệu về sản phẩm và chi phí hoạt động để trưởng phòng nắm được tình hình chung từ đó đưa ra hướng điều chỉnh phù hợp để tăng năng suất hoạt động vào tuần tiếp theo
2.2.3 Tổ chức kênh phân phối
Công ty Đỉnh Bạch Mã phân phối sản phẩm qua hai kênh là kênh trực tiếp và kênh gián tiếp Đối với kênh trực tiếp, đây là kênh phân phối chủ đạo của Đỉnh Bạch Mã, công ty sẽ cung cấp sản phẩm trực tiếp cho khách hàng Với kênh này Công ty chọn hình thức đấu thầu và mở kênh mua hàng trực tuyến Kênh phân phối gián tiếp thì Công ty Đỉnh Bạch
Mã sẽ bán hàng thông qua trung gian là các cửa hàng trong khu vực
2.2.3.1 Kênh phân phối trực tiếp
Công ty Đỉnh Bạch Mã phục vụ chủ yếu khách hàng tổ chức, phân phối sản phẩm cho các viện, trung tâm ứng dụng, các trường đại học kỹ thuật và các nhà máy sản xuất Đặc điểm của khách hàng tại Công ty là ít người mua nhưng mua số lượng lớn, quy mô lớn và phải giữa mối quan hệ lâu dài Vì thế Công ty sẽ trực tiếp trao đổi và phân phối hàng cho khách hàng này Đây là kênh phân phối được Công ty sử dụng tối ưu và tập trung phát triển nhất
Kênh phân phối này được Công ty chia thành hai hình thức phân phối là tham gia đấu thầu và bán hàng thông qua trang mua hàng trực tuyến trên website
• Tại Thành phố Hồ Chí Minh
KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG VÀ CÁC CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY
2.3.1 Kiểm soát hoạt động quản trị bán hàng
2.3.1.1 Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
• Nhóm tiêu chuẩn về doanh thu:
Bảng 2 – 8: Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã
- Để đạt được mức doanh thu theo kế hoạch, Công ty sẽ thực hiện kiểm soát hai tuần một lần bằng cách báo cáo tiến độ thức hiện và doanh thu bán hàng của từng dòng sản phẩm Từ đó có các chính sách, giải pháp kịp thời để mỗi tháng, mỗi năm công ty luôn đảm bảo mức doanh thu đúng theo kế hoạch đề ra
- Kiểm soát theo số lượng đơn hàng và gói thầu : Theo hình thức này Công ty sẽ đánh giá được tiến độ và hiệu quả bán hàng
- So sánh với kế hoạch, mỗi năm doanh thu của công ty luôn vượt trên mức dự kiến ban đầu đề ra
- Doanh thu của công ty Đỉnh Bạch Mã tăng đều hằng năm với tốc độ đáng kể Cụ thể là từ năm 2015 đến 2016 doanh thu tăng 1,43 lần Giai đoạn từ năm 2016 đến 2017 doanh thu tăng 1.6 lần, tăng 0, 17 lần so với giai đoạn trước
- Dựa theo doanh thu báo cáo ở bảng trên, công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã đã đạt được tiêu chuẩn về doanh thu
• Nhóm tiêu chuẩn về chi phí:
Bảng 2 – 9 : Thực hiện kế hoạch chi phí của Công ty Đỉnh Bạch Mã 2015 -2017
- Mỗi tuần, nhân viên công ty lập các báo cáo về các khoản chi phí bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh để báo cáo với ban giám đốc, tránh tình trạng chi phí vượt quá mức cho phép mà không kịp thời kiểm soát để đề ra các giải pháp nhằm giảm lượng chi phí xuống
- Theo chủ trương giảm chi phí, tăng doanh thu, qua mỗi năm, chi phí cho hoạt động sản xuất khinh doanh của công ty luôn vượt trên mức kế hoạch đề ra
- Qua mỗi năm, chi phí đều tăng lên đáng kể Năm 2017, chí phí tăng gấp 2,2 lần so với năm 2015, với sự tăng cao về chi phí này đã làm cho tốc độ tăng trưởng giai đoạn 2016-
2017 tăng trưởng ít đi, so với giai đoạn 2015-2016 chỉ tăng thêm 16,81%
- Dựa theo báo cáo về chi phí qua các năm, thời gian gần đây công ty TNHH TM-
DV Đỉnh Bạch Mã tốn khá nhiều chi phí cho đầu tư, vì vậy công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã chưa đạt tiêu chuẩn về chi phí trong những năm gần đây
• Nhóm tiêu chuẩn về khách hàng:
- Công ty tổ chức kiểm soát số lượng khách hàng thông qua số liệu thống kê hoạt động bán hàng của công ty trên hệ thống nội bộ mỗi tuần bao gồm số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng cùng với mức độ hài lòng của khách hàng đang và sau thời gian mua sản phẩm của công ty
Bảng 2 – 10: Thực hiện kế hoạch khách hàng của Công ty Đỉnh Bạch Mã 2015 - 2017
Số lượng khách hàng tăng thêm
Mức độ thỏa mãn của khách hàng khi mua sản phẩm của công ty
- Mỗi năm, số lượng khách hàng của công ty có sự tăng lên so với kế hoạch, duy chỉ có năm 2016 là dưới mức kế hoạch đã đề ra Công ty luôn cố gắng gần gũi để hiểu khách hàng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng Mỗi khách hàng khi đến với công ty sẽ được quan tâm về mức độ hài lòng sau mua bằng các dịch vụ hậu mãi
- Mỗi năm, công ty sẽ kiểm soát lại danh sách khách hàng cũng như đánh giá sức mua của khách hàng tăng hay giảm, từ đó có sự đánh giá chân thực về hoạt động quản trị bán hàng tại công ty
- Thực tế tại công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã, số lượng khách hàng của công ty vẫn tăng đều qua các năm Do lực lượng bán luôn tích cực, chủ động tìm kiếm khách và
45 Đặc biệt công ty đang đầu tư cơ sở vật chất, dự kiến trong thời gian tới số lượng khách hàng sẽ tiếp tục tăng Vì thế , hầu hết các khách hàng khi đến mua sản phẩm của công ty TNHH TM-DV Đỉnh Bạch Mã đều quay lại mua sản phẩm của công ty ở những lần sau
2.3.1.1 Các phương pháp kiểm soát hoạt động bán hàng
• Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê: Đối với hoạt động bán hàng tại công ty, các dữ liệu về kế toán, tài chính luôn được thu thập và đo lường hàng tháng, hàng quý, hàng năm để làm căn cứ kiểm soát hoạt động bán hàng
• Phương pháp kiểm soát bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước:
Dựa vào báo cáo kết quả bán hàng kì trước và tình hình kinh tế hiện tại, Công ty luôn được cập nhật và xác định rõ ràng các kế hoạch Từ đó, khi có sự biến động vượt mức cho phép, công ty sẽ nhanh chóng tìm hiểu được nguyên nhân và chủ động điều chỉnh kế hoạch kịp thời
• Phương pháp kiểm soát bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Giữa cấp trên và nhân viên công ty luôn có sự giao tiếp trao đổi qua lại về công việc, từ những nhận định của mình kết hợp với kết quả thu được từ kệ thống kiểm soát, công ty có một cái nhìn toàn diện về hoạt động bán hàng
Mỗi sáng thứ hai đầu tuần, công ty luôn có các buổi họp giao lưu trao đổi công việc giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau
2.3.2 Giám sát và đánh giá thành tích của nhân viên bán hàng
2.3.2.1 Giám sát hoạt động của nhân viên