Chuyên đề tốt nghiệp LI M U S kin Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới WTO tạo cho Việt Nam nhiều hội tham gia vào thị trường khác Cùng với bùng nổ kinh tế công ty mở ngày nhiều; hội kinh doanh lớn bên cạnh cơng ty Việt Nam gặp khơng trở ngại tham gia vào thị trường giới hàng rào phi thuế quan, đòi ngày cao chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất sản phẩm Là nước phát triển, doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp số nước giới tập trung coi trọng việc đầu tư cho suất chất lượng sản phẩm song lại xem nhẹ việc giữ gìn mơi trường quanh nơi làm việc phân xưởng, xem nhẹ yếu tố có tác động gián tiếp lâu dài tới việc sản xuất sản phẩm Họ có nhận thức sai lầm cho việc làm gây nên tốn tiền sức lực mà hiệu thu không Một thực trạng tồn hầu hết doanh nghiệp họ ý tới kết cuối cùng, công tác đảm bảo môi trường, tạo lập môi trường thuận lợi cho công việc bị xem nhẹ Tình trạng vứt rác bừa bãi, khó khăn việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ diễn Vì việc thực áp dụng chương trình chất lượng nhằm cải thiện mơi trường làm việc, góp phần nâng cao hiệu công việc điều mà cơng ty cần phải quan tâm; điều có ảnh hưởng lớn tới tiến trình thực cơng việc, chất lượng sản phẩm ( tránh lỗi làm nhầm làm sai) góp phần đẩy mạnh phát triển công ty thị trường Ở Nhật Bản người ta cho rằng: nơi làm việc sẽ đem lại suất cao giá thành hạ, nơi làm việc đảm bảo giao hàng hạn an toàn cho người lao động.Do họ thực việc quản lý trì quản lý theo 5S; 5S đại diện cho khái niệm quản lý công việc tốt coi sở để cải tiến chất lượng liên tc v nõng cao nng sut lao Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp ng.Vic thc 5S triển khai ý thức hoạt động tiêu chuẩn hố cho cơng ty Do lợi ích mà 5S đưa lại với thành công áp dụng công ty khác em xây dựng nghiên cứu tình để áp dụng chương trình 5S phịng kế tốn- tài cơng ty Cổ phần Thành Phát; lý em đưa để tài: Xây dựng tình áp dụng triển khai chương trình 5S phịng kế tốn- tài cơng ty Cổ phần Thành Phát Do hạn chế trình độ kinh nghiệm em đưa chương trình áp dụng 5S phịng kế tốn- tài chính; hi vọng sau thời gian nghiên cứu học hỏi thêm em có thêm kinh nghiệm để mở rộng việc áp dụng chương trình phịng khác cơng ty Kết cấu chuyên đề gồm phần: - Phần 1: Khái quát Công ty Cổ phần Thành Phát thực trạng quản lý chất lượng công ty - Phần 2: Thực trạng chất lượng phịng Kế tốn- Tài công ty Cổ phần Thành Phát - Phần 3: Triển khai chương trình 5S phịng Kế tốn- Tài cơng ty Cổ phần Thành Phát - Phần 4: Một số ý kiến đề xuất triển khai 5S Em xin chân thành cảm ơn bảo thầy giáo PGS.TS Trương Đồn Thể chú, anh chị Công ty Cổ phần Thành Phát ó giỳp em hon thnh chuyờn ny Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp PHN KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Thành Phát đặc điểm kinh tế kỹ thuật công ty 1.1.1 Giới thiệu chung công ty 1.1.1.1.Những thông tin chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Thành Phát Tên cơng ty viết tiếng nước ngồi: THANH PHAT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: THANH PHAT.,JSC Số đăng ký kinh doanh: 0203001079 Đăng ký lần đầu: Ngày 18 tháng 10 năm 2004 Phòng kinh doanh Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phòng Trụ sở chính: Số 681- Đường Hùng Vương- Hồng Bàng - Hải Phòng Văn phòng đại diện: Phòng 510 - Khách sạn tuổi trẻ - Số 02 Trần Thánh Tông - Hà Nội Điện thoại: 031.3.850555 Email: thanhphat.hn@thanhphatjs.com Giám đốc công ty: Ơng Phạm Đức Hùng Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần Lĩnh vực hoạt động: - Chế tạo kết cấu thép, khung nhà công nghiệp; gia công, chế tạo kết cấu thép phi tiêu chuẩn, bồn bể, hệ thống ng ng cao ỏp; Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - Gia cụng c khớ, chế tạo cấu kiện bê tông xây dựng Sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng - Thi cơng xây lắp cơng trình cơng nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, nông nghiệp, sở hạ tầng, đường dây điện, trạm biến áp đến 110KV - Tư vấn đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát công trình; - Đầu tư, kinh doanh dự án xây dựng, sở hạ tầng, bất động sản Kinh doanh vật tư, vật liệu sản xuất - Kinh doanh thiết bị công nghiệp, thiết bị vận tải, thiết bị xây dựng, thiết bị điện máy kim khí, hàng kim khí, điện máy - Kinh doanh vật tư nông nghiệp, chế biến kinh doanh thức ăn gia súc Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá - Dịch vụ vận tải hàng hoá, hành khách thuỷ, - Đại lý giao nhận vận chuyển, kho bãi - Dịch vụ uỷ thác xuất nhập - Khai thác, chế biến, kinh doanh tài nguyên rừng, than, đất, đá, sỏi, quặng, loại (thực theo quy định hành Nhà nước) 1.1.1.2.Qúa trình hình thành phát triển cơng ty Cơng ty Cổ Phần Thành Phát có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203001079, sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 18/10/2004, cấp Đăng ký thay đổi lần ngày 20 tháng 06 năm 2005; Ban đầu thành lập cơng ty có trụ sở nhà xưởng chế tạo đăt số 01 Chương Dương - Hạ Lý - Hồng Bàng - Hải Phòng Khi thành lập nguồn vốn sở vật chất cịn hạn chế có ban giám đốc dày dặn kinh nghiệm linh hoạt trước tình hình thị trường biến động cạnh tranh khốc liệt công ty ký số hợp ng cú giỏ tr ln Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Cụng ty BlueScope Steel cơng ty Úc có bề dày kinh nghiệm 130 năm sản xuất loại thép có chất lượng cao Nhãn hiệu BlueScope Lysaght trở lên quen thuộc với dự án xây dựng Châu Á Úc quy mô lớn nhỏ BlueScope Steel nhà sản xuất thép mạ dùng xây dựng lớn giới Về sản xuất công nghiệp Công ty Cổ phần Thành Phát bổ nhiệm làm nhà thầu phụ chuyên nghiệp, nhà phân phối uỷ quyền (Licensee) sản phẩm nhà khung thép tiền chế mang thương hiệu Lysaght Ban đầu, để ổn định tổ chức Công ty tập trung vào hai mặt hàng chủ đạo kinh doanh tôn mạ mầu, xà gồ chế tạo khung nhà thép tiền chế Tháng 11/ 2004 Công ty Cổ phần Thành Phát chuẩn bị đủ điều kiện tiêu chuẩn làm tổng đại lý phân phối miền Bắc sản phẩm lợp xà gồ mạ nhôm kẽm cường độ cao Về kinh doanh tôn mạ màu: Thành Phát ký hợp đồng với tổng đại lý Bluscope Lyasaght (Việt Nam) nhà cung cấp lợp thép mạ nhôm kẽm hàng đầu giới Cuối tháng 12 năm 2004 Công ty cung cấp lợp cho cơng trình trọng điểm như: - Cơng trình xây dựng nhà máy xi măng Sơng Ranh - Quảng Bình - Cơng trình xây dựng khu đô thị Hà Nội Steell Centre - Công trình xây dựng nhà máy dệt Vĩnh Phúc - Cơng trình xây dựng nhà máy Apatit Lào Cai Về sản xuất chế tạo khung nhà thép tiền chế: Năm 2004 Công ty Thành Phát bổ nhiệm nhà phân phối uỷ quyền (Licensee) khung nhà thép FEB Công ty Bluscope Lysaght Công ty Thành Phát đủ tiêu chuẩn nhà thầu phụ chuyên nghiệp chế tạo khung thép tiền chế theo quyền thiết kế quy trình chế tạo, giám sát chế tạo Lyasght (Việt Nam) Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp Ba tháng cuối năm 2004 đầu năm 2005 Công ty Thành Phát ký hợp đồng chế tạo cung cấp trọn gói số cơng trình với sản lượng 1,500 tiêu biểu dự án sau: - Nhà máy sản xuất dây cáp điện HAK& Hải Dương: 980 triệu đồng - Trung tâm thương mại Thuỷ Nguyên: 600 triệu đồng - Nhà máy kính HOYA khu CN Thăng Long: 3.500triệu đồng - Nhà máy HAL (Việt Nam) khu CN Thăng Long: 55.000USD - Nhà máy NISSIN - Vĩnh Phúc: 1.120 triệu đồng - Nhà kho CFS - Nam Phát, Hải Phòng: 64,000.00USD - Nhà máy SHI - SUMITOMO: 233,921.00USD - Nhà máy CRISTAL - Khu CN Nam Sách - Hải Dương: 500,000.00 USD Đầu năm 2005 Công ty Cổ phần Thành Phát ký hợp đồng nhà thầu phụ chuyên nghiệp công ty Bluescope Lyaght Việt Nam, sản lượng gia công chế tạo nhà thép tiền chế PEB Largh cho Bluescope Lyaght 200 thành phẩm/1tháng hợp đồng chế tạo kéo dài suốt q trình cơng ty Cổ phần Thành Phát Liciensee Bluescope Lyaght Trong hai năm 2005 2006 công ty tham gia nhiều dự án có giá trị lớn ngày khẳng định vị trí thị trường Việt Nam Đầu năm 2006 để đáp ứng nhu cầu mở rộng công ty nhà xưởng đặt Hải Phịng bị hạn chế mặt diện tích công ty định chuyển nhà xưởng khu công ngiệp An Đồng - Nam Sách - Hải Dương, với trụ sở cơng ty chuyển địa là: 681 - Hùng Vương - Hồng Bàng - Hải Phòng Với sở hạ tầng có sở kinh tế đầu tư xây dựng, triển vọng Hải Dương thị trường đầu tư thuận lợi, Cơng ty Cổ phần Thành Phát chọn Hải Dương địa điểm đầu tư cụm cơng nghiệp An Đồng - Nam Sách vị trí có nhiều u th khu vc Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 1.1.2 T chc b máy hoạt động công ty Sơ đồ1: Bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Thành Phát HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GĐ BÁN HÀNG PHỊNG BÁN HÀNG PHÂN XƯỞNG PHƠI PHỊNG HNH CHNH TNG HP PHN XNG HN NN Lơng Thị Mai PHĨ GĐ KỸ THUẬT PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH PHÂN XƯỞNG LÀM SẠCH KẾ TỐN TRƯỞNG PHỊNG VẬT TƯ HỒN THIỆN NHẬP KH0 PHỊNG THIẾT KẾ PHÂN XƯỞNG GÁ LẮP TỰ ĐỘNG Líp: QTCL 45 Chuyªn ®Ị tèt nghiƯp Chức nhiệm vụ phận Mơ hình tổ chức cơng ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng; Đứng đầu giám đốc cơng ty, hai phó giám đốc phụ trách kỹ thuật , phụ trách bán hàng kế tốn trưởng Dưới có phịng ban chun trách phụ trách: Phịng tổ chức hành chính, phịng kỹ thuật, phịng thiết kế, phịng vật tư, phịng tài kế tốn Chức vị trí phận: Đại hội cổ đông: quan định cao cơng ty, có trách nhiệm theo dõi giám sát hoạt động hội đồng quản trị ban kiểm soát, định mức cổ tức hàng năm công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty, thông qua báo cáo tài hàng năm cơng ty định hướng phát triển công ty năm Hội đồng quản trị: Là quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để định vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi cơng ty trừ vấn đề thuộc đại hội đồng cổ đông; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc cán quản lý quan trọng khác công ty, định mức lương lợi ích khác cán quản lý Giám đốc cơng ty: Là người có thẩm quyền cao công ty điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, người đại diện cho tồn cơng nhân viên đại diện pháp nhân công ty trước pháp luật, đồng thời kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật người với giám đốc bổ nhiệm chức danh có nhiệm vụ quản lý tổ chức triển khai hoạt động chế tạo theo thiết kế, chịu trách nhiệm chất lượng mĩ thuật an toàn sản phẩm chịu trách nhiệm trước giám c v mỡnh ph trỏch Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Phú giỏm đốc phụ trách bán hàng người trực tiếp tổ chức triển khai quản lý hoạt động marketing, bán hàng; với giám đốc bổ nhiệm chức danh vị trí chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề mà phụ trách Kế tốn trưởng: người phụ trách chung công tác nghiệp vụ phịng tài kế tốn, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị - Giám đốc công ty mặt quản lý hành chính, quản lý sản xuất kinh doanh theo quy chế đơn vị; người chuẩn bị chương trình cơng tác chung phịng tài kế toán, trực tiếp kiến nghị yêu cầu phòng với lãnh đạo đơn vị, hàng tháng phải đối chiếu với phận kế tốn khác có liên quan giúp đỡ phận kế toán khác cần thiết Phịng hành tổ chức: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty thực quản lý tổ chức (tham mưu cho giám đốc xếp bố trí lực lượng cán cơng nhân đảm bảo cho máy quản lý gọn nhẹ, có hiệu lực, máy huy điều hành sản xuất có hiệu quả), quản lý nhân (soạn thảo hợp đồng lao động, thực việc bố trí lao động, tiếp nhận thuyên chuyển, nâng bậc, hưu trí chế độ khác người lao động), cơng tác văn phịng (quản lý dấu thực nhiệm vụ văn thư, đánh máy, phiên dịch…) Phịng tài kế tốn: Có nhiệm vụ quản lý tài hạch tốn kinh doanh tồn đơn vị, thực việc giao vốn, kiểm tra giám sát sử dụng, bảo toàn nguồn lực Công ty; tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo tốn, báo cáo kiểm kê vật tư tài sản toàn đơn vị theo luật định; kết hợp với phòng ban chức khác làm tốt cơng tác quản lý tài phát triển sản xuất kinh doanh đơn vị Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ giúp giám đốc thực quản lý triển khai công tác chế tạo, kỹ thuật chế tạo, định mức, vật tư, thiết bị, an toàn lao ng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiƯp Phịng thiết kế: Có nhiệm vụ tổ chức thực công tác thiết kế theo hợp đồng, dự án mà công ty phụ trách, kết hợp với phòng vật tư điều chỉnh lượng vật tư cần thiết cho cơng tác chế tạo Phịng vật tư: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường thu mua vật tư theo vẽ thiết kế chất lượng số lượng; Lập báo cáo vật tư điều chỉnh lượng vật tư cho tiết kiệm hiệu 1.1.3 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật cơng ty có ảnh hưởng đến xây dựng chương trình 5S 1.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm thị trường Đặc điểm sản phẩm Công ty Cổ phần Thành Phát công ty làm lĩnh vực xây dựng, sản phẩm cơng ty chế tạo kết cấu thép, khung nhà công nghiệp Kết cấu thép nhà công nghiệp gồm cấu kiện thép tạo nên sườn chịu lực nhà công nghiệp như: khung, cột, mái, dầm đỡ cầu trục v.v…Nhà công nghiệp khác nhà dân dụng thông thường; loại nhà xưởng phổ biến nhà tầng, với yêu cầu đặc biệt: nhịp nhà thường rộng, chiều cao lớn có cầu trục hoạt động Kết cấu thép có khả chịu lực tốt, dễ tạo sản phẩm ổn định, đồng chất lượng, dễ áp dụng tự động hố gia cơng giới hố lắp dựng phận kết cấu có yêu cầu kiến trúc thẩm mỹ cao phức tạp…nên nghiên cứu áp dụng ngày nhiều xây dựng cơng trình, đặc biệt Nhật Bản quốc gia có trình độ chế tạo gia cơng kết cấu thép hàng đầu giới Để tạo nên kết cấu chịu lực nhà xưởng, nước ta dùng chủ yếu hai loại vật liệu: thép bê tông cốt thép Việc lựa chọn loại vật liệu dựa phân tích hợp lý cơng nghệ sản xut v c cung cp vt Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 1 tư, thời hạn xây dựng cơng trình Tuy nhiên thép vật liệu quý hiếm; phần lớn thép xây dựng ta nhập ngoại Việc tạo sản phẩm đòi hỏi nguồn vốn lớn chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố như: điều kiện kinh tế tài chính, khả sẵn có ngun vật liệu,…Sản phẩm địi hỏi tính kỹ thuật trình độ cơng nghệ cao Ngồi cơng ty cịn thực dịch vụ như: Sản xuất kinh doanh vật liệu, vật tư xây dựng; Tư vấn đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát cơng trình; Đầu tư kinh doanh dự án xây dựng, sở hạ tầng, bất động sản Kinh doanh vật tư vật liệu sản xuất Kinh doanh thiết bị công nghiệp, thiết bị vận tải, thiết bị xây dựng, thiết bị điện máy kim khí… Trong năm 2007 tới cơng ty dự định đầu tư hệ thống dây chuyền hàn tự động nhập ngoại nhằm nâng cao suất chế tạo, chất lượng sản phẩm, đáp ứng ngày cao nhu cầu khách hàng Việc đa dạng hoá sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho công ty tạo thêm nhiều nguồn thu nhập, tận dụng nhiều hội kinh doanh, thúc đẩy tăng trưởng, phát triển Tuy nhiên công ty cần ý đến vấn đề quản lý phân bổ nguồn lực cho hợp lý, cần có thống phịng quyền hạn nhiệm vụ, tránh tình trạng chơng chéo gây khó khăn cho quản lý Đặc điểm thị trường Trong thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, nhu cầu xây dựng nhà máy, khu công nghiệp, cụm công nghiệp tăng nhanh Đặc biệt mặt hàng khung nhà thép tiền chế xà gồ, lợp kim loại… Chính sách mở cửa đầu tư phủ thu hút dự án có vốn đầu tư nước dẫn đến nhu cầu sử dụng khung nhà thép tiền chế để xây dựng nhà máy tăng mạnh Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Tuy nhiên, sản phẩm vật liệu thép sử dụng có nhược điểm khâu quản lý, bảo trì chống ăn mịn, xâm thực mơi trường bên ngồi Vì vậy, chun gia, nhà khoa học giới nước tích cực triển khai nghiên cứu để tạo sản phẩm kết cấu thép đa dạng, có tính kỹ thuật, chất lượng tôt, tuổi thọ cao Để đạt mục tiêu ứng dụng rộng rãi vật liệu thép xây dựng cơng trình, nâng cao hiệu quản lý, bảo trì khai thác cơng trình sủ dụng vật liệu thép, nhằm hạ gía thành, chi phí ban đầu sản xuất, chế tạo kết cấu công trình thép…các quan quản lý, quan chuyên môn, chuyên gia, nhà khoa học Việt Nam thường xuyên trao đổi thông tin, kinh nghiệm tình hình ứng dụng kết cấu thép, giải pháp công nghệ thiết kế, thi công sản xuất chế tạo vật liệu thép với chuyên gia hàng đầu, viện nghiên cứu, trường đại học tập đoàn sản xuất thép hàng đầu giới Thời gian qua việc nghiên cứu ứng dụng kết cấu thép xây dựng cơng trình nước ta lĩnh vực xây dựng có bước phát triển đáng ghi nhận: Số lượng cơng trình sử dụng hồn tồn kết cấu thép đại phận vật liệu thép tăng nhanh; công nghệ chế tạo kết cấu thép ngày tiến bộ; loại hình kết cấu sử dụng xây dựng cơng trình ngày đa dạng, phong phú Bên cạnh đó, hệ thống tiêu chuẩn cơng tá sản xuất, chế tạo thi cơng lắp ráp, thí nghiệm thép kết cấu thép ngày hoàn thiện, bước hoà nhập với trình độ khu vực giới Trong lĩnh vực xây dựng dân dụng công nghiệp, từ năm 90 trở lại đây, việc sử dụng kết cấu cơng trình thép có tiến nhanh chóng vượt bậc Nhiều cơng trình xây dựng nhà xưởng, hội trường, nhà triển lãm, nhà thi đấu, sân vận động, dàn khoan dầu khí, bể chứa dầu, … ứng dụng thành công sản phẩm kết cấu thép, phải kể đến Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp cơng trình như: Nhà ga T1 Sân bay quốc tế Nội Bài; sân vận động quốc gia Mỹ Đình TP Hà Nội, sân vận động Thiên Trường TP.Nam Định… Trên thị trường có nhiều công ty tham gia vào thị trường chế tạo kết cấu thép phải kể đến số tập đồn lớn như: tập đồn BlueScope Lysaght, tập đồn Zamil…đó cơng ty có vị trí lớn mạnh thị trường Công ty Cổ phần Thành Phát công ty thành lập với tiềm lực khả khẳng định vị uy tín qua số cơng trình với vai trị nhà thầu phụ Trong thời gian năm qua kể từ thành lập công ty ký kết tham gia nhiều công trình lớn mang lại nguồn lợi nhuận đáng kể cho cơng ty Cơng ty tìm kiếm có quan hệ tổt trở thành khách hàng truyền thống nhiều nhà thầu xây dựng nước như: Nhà thầu Taisei - Nhật Bản; Nhà thầu Sumitomo - Nhật Bản; Nhà thầu Vinaconex - Việt Nam; Nhà thầu Licogi - Việt Nam Các nhà thầu chuyên nghiệp khách hàng tiềm Thành Phát lĩnh vực nhà khung thép tiền chế xà gồ lợp Bluescope Lyaght Ngoài ra, khả uy tín thị trường xây dựng, công ty Cổ phần Thành Phát có nhiều khách hàng chủ đầu tư trực tiếp xây dựng, họ lựa chon sử dụng sản phẩm dịch vụ Thành Phát để xây dựng nhà máy 1.1.3.2 Đặc điểm lao động quản lý lao động Mặc dù thành lập công ty cổ phần Thành Phát có đội ngũ lao động đồng Dưới bảng số liệu số lao động bao gồm lao ng giỏn tip v lao ng trc tip: Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Bảng 1: Cơ cấu lao động công ty STT Nghề nghiệp Trình độ Số lượng Tỷ (Người) trọng(%) Kỹ sư thuỷ lợi Đại học 1.94 Kỹ sư khí Đại học 1.45 Kiến trúc sư Đại học 2.43 Kỹ sư kinh tế xây dựng Đại học 0.97 Cử nhân kinh tế Đại học 2.91 Cử nhân tin học Đại học 0.97 22 10.67 Tổng số CBCNV có trình độ đại học Trung cấp kinh tế Trung cấp 1.94 Công nhân hàn Trung cấp 30 14.56 Cơng nhân khí Trung cấp 20 9.7 Trung cấp 30 14.56 Trung cấp 100 48.57 Tổng số CBCNV có trình độ trung cấp 184 89.33 Tổng số CBCNV 206 100 10 11 Công nhân lắp dựng khung nhà thép Công nhân lành nghề loại Công ty có đội ngũ nhân ổn định với tổng số công nhân viên 206 người Lĩnh vực chủ yếu công ty sản xuất kết cấu thép đội ngũ kĩ sư thiết kế đóng vai trò quan trọng Với 20 người kĩ sư kiến trúc sư chiếm 10.04% tổng số lao động với đội ngũ Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp cơng ty có lực lượng kĩ thuật mạnh đáp ứng đòi hỏi công tác thiết kế khách hàng Số cán cơng nhân viên có trình độ đại học chiếm 10.67% số cơng nhân có trình độ trung cấp chiếm 89.33% tổng số cán công nhân công ty; Điều cho thấy cơng ty có đội ngũ công nhân tham gia trực tiếp lắp dựng chiếm tỷ lệ lớn, cơng ty cần có chế độ quản lý khen thưởng riêng với phận Bên cạnh với mở rộng, phát triển cơng ty cần tuyển thêm đội ngũ lao động có trình độ đáp ứng ngày cao yêu cầu kỹ thuật đặc thù công việc Về điều kiện làm việc: Công việc chế tạo kết cấu thép, lắp dựng cơng trình ln chứa đựng rủi ro công nhân trực tiếp.Công ty cố gắng thực biện pháp bảo đảm an toàn, trang bị thiêt bị bảo hộ, giáo dục ý thức chấp hành kỉ luật cho người lao động nhằm hạn chế tai nạn xảy Về tình hình thu nhập: Thu nhập bình quân người lao động khoảng 700.000 đồng/tháng Ngồi lương người lao động cịn hưởng số phụ cấp khác như: tiền ăn ca, trợ cấp BHXH theo quy định Nhà nước Công ty thực chế độ khen thưởng kịp thời cho cá nhân có thành tích tốt, khuyến khích tinh thần làm việc người lao động.Năm 2007 công ty áp dụng cách tính lương cho người lao động; theo lương người lao động tính bao gồm lương cịn tính đến hệ số hồn thành cơng việc hay cịn gọi mức độ hồn thành cơng việc Đó sáng kiến ban giám đốc, thúc đẩy người lao động có thêm động lực hết lịng cơng việc gắn bó với cơng ty 1.1.3.3 Đặc điểm nguyờn vt liu Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên ®Ị tèt nghiƯp Bảng 2: Danh mục số nguyên vật liệu mà công ty sử dụng STT Nội dung Xuất xứ Thép tấm(3-16) Trung Quốc,Nga, Nhật Sắt hộp,sắt góc Trung Quốc Xà gồ Trung Quốc Tôn Liên doanh Oxy Việt Nam Gas Việt Nam Que hàn Việt Nam Sơn Liên doanh Dung mơi Việt Nam Khi có yêu cầu mua nguyên vật liệu, phòng vật tư tiến hành đặt hàng, thoả thuận giá vận chuyển hàng tới công trường nhà xưởng để chế tạo Đa số nguyên vật liệu mua Văn phòng đại diện đặt Hà Nội, chi phí cho việc vận chuyển vật liệu tới nhà xưởng Hải Dương chiếm tỷ lệ khơng nhỏ Vật liệu mà cơng ty sử dụng đa số thép tấm, xà gồ với chiều dài từ - 8m ; điều ảnh hưởng tới việc vận chuyển công tác bảo quản vật liệu Hàng vận chuyển cồng kềnh, cơng tác bàn giao, bảo quản vật liệu nhà xưởng công trường nhiều không quản lý chặt chẽ gây khó khăn cho tiến độ sản xuất, lắp dựng Trong q trình sản xuất, kinh doanh, cơng ty Thành Phát thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với số nhà cung ứng nhằm nâng cao khả phục vụ khách hàng thời gian, chất lượng cơng trình Đối với tơn thép cơng ty thường xuyên đặt hàng với số công ty lớn có uy tín thị trường như: Cơng ty Bluscope Lyaght, Công ty Lilama Hà Nội, Công ty cổ phần xut nhp khu Hi Phũng,Vic giao hng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp v vận chuyển cơng ty có quan hệ với số công ty như: Doanh nghiệp tư nhân Trung Hoa, Công ty TNHH Thương mại & vận tải Quyết Thắng, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ vận tải Thanh Hương 1.1.3.4 Đặc điểm công nghệ máy móc thiết bị Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình công nghệ dây chuyền chế tạo khung thép tiền chế Nguyên liệu Lấy dấu phôi Pha cắt phôi Tổ hợp gá đính Làm Khoan đột lỗ Nắn dầm tự động Hàn tự động Sơn bảo vệ Lắp ráp cấu kiện Nhãn mác, đóng kiện Lưu kho, xuất hàng Sơ đồ 3: Quy trình cơng nghệ dây chuyền chế tạo x g m km cng cao Nguyên liệu Cán định hình Đột khoan lỗ NhÃn mác đóng kiện Lưu kho, xt hµng Tóm tắt quy trình sản xuất Chế tạo cấu kiện: Nguyên liệu thép hình, thép qua hệ thống máy cắt tự động loại phơi định hình theo vẽ thiết kế chế to Phụi qua h Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp thng lm sch, h thống gá lắp tự động định dạng thành phẩm; Các tổ hợp kết cấu gá lắp, qua hệ thống máy hàn máy nắn tự động trở thành sản phẩm theo đơn đặt hàng đơn vị sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm; đồng thời vận chuyển bãi tập kết, tổ hợp sản phẩm xuất xưởng Trước đóng kiện xuất xưởng sản phẩm kiểm tra lần cuối cách láp ráp tổ hợp thử bãi thi cơng ngồi trời để đảm bảo tính xác lắp ghép sản phẩm Q trình sản xuất địi hỏi phải có liên kết chặt chẽ giai đoạn, yêu cầu kỹ thuật công nghệ cao; Bên cạnh cơng tác quản lý phải nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ chất lượng sản phẩm 1.1.3.5 Đặc điểm trang thiết bị Nhìn chung cơng ty cổ phần Thành Phát có hệ thống máy móc thiết bị tương đối đại.Ngoài số thiết bị Việt Nam sản xuất lại đa số nhập từ nước ngoài.Các thiết bị hầu hết trạng thái hoạt động tốt Đối với công ty làm chế tạo cấu kiện, kết cấu thép hệ thống máy móc trang thiết bị có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cơng trình xây dựng; Do việc đầu tư phát triển hệ thống máy móc thiết bị nâng cao trình độ đại tính đồng cần thiết Thống kê số thiết bị sản xuất chủ yu ca cụng ty C phn Thnh Phỏt: Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Bảng 3: Một số thiết bị sản xuất chủ yếu công ty TT Thiết bị Xuất xứ ĐV Số lượng Điện biến VN HT Máy cắt Nhật Máy gá, đính dầm tự động Nhật Máy hàn dầm tự động Nhật Máy hàn MIC tự động Nhật Máy hàn chiều mỏ Liên Xô Máy hàn tay Nhật 20 Máy nắn dầm Nhật Máy khoan đứng Nhật 10 Máy phun hạt mài làm Nhật 11 Máy sơn Nhật 12 Máy kiểm tra đường hàn Nhật 13 Máy kiểm tra sơn Hàn Quốc 14 Cầu trục Hàn Quốc 15 Cầu trục Hàn Quốc 16 Cổng trục Hàn Quốc 17 Máy cán xà gồ Đài Loan 1.1.3.6 Đặc điểm vốn kinh doanh Bảng 4: Cơ cấu tài sản nguồn vốn Đơn vị: % Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Cơ cấu tài sản TSCĐ TSLĐ 2.Cơ cấu nguồn vốn 2.36 97.64 36.18 63.82 42.36 57.64 Nợ Vốn chủ sở hữu 78.98 21.02 44.03 55.97 60.28 37.72 Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Da vo bng số liệu ta thấy cơng ty có cấu tài sản hợp lý Năm 2004 cơng ty có tỉ lệ tài sản cố định thấp (chiếm 2.36% tổng tài sản); cơng ty thành lập giai đoạn hoàn thiện sở vật chất, ổn định cơng ty.Tuy nhiên tỉ lệ điều chỉnh hợp lý vào hai năm Trong năm 2005 2006 công ty tập trung vào mở rộng sản xuất,nâng cao công suất chế tạo cơng ty đầu tư nâng cấp hệ thống máy móc thiết bị hồn thiện cở sở vật chất, tỉ lệ tài sản cố định công ty tăng lên Về cấu nguồn vốn nhìn chung cơng ty có hệ số nợ cao; Năm 2004 cần nguồn vốn để đầu tư máy móc thiêt bị, công việc kinh doanh công ty tập trung vào tháng cuối năm, số nợ phải trả công ty lớn (1.685.977.221 đồng), hệ số nợ công ty 78.98%; Đến năm 2005 thu nguồn lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, nguồn vốn kịnh doanh công ty tăng lên đáng kể (từ 500.000.000đồng năm 2004 lên đến 10.820.647.000 đồng năm 2005) hệ số nợ giảm xuống 44.03% Tuy nhiên đến năm 2006 công ty nhận nhiều hợp đồng có giá trị lớn, để tạo điều kiện cho việc mở rộng sản xuất công ty tiến hành vay vốn ngắn hạn, hệ số nợ công ty tăng lên 60.28% Hệ số nợ cao ảnh hưởng đến tính chủ động phải phụ thuộc vào chủ nợ; Điều ảnh hưởng tới lợi nhuận công ty công ty phải trả lãi suất cao Vì cơng ty nên điều chỉnh lại cấu nguồn vốn cho hợp lý 1.1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty Cổ phần Thành Phát 1.1.4.1 Kết hoạt động kinh doanh ca cụng ty Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên ®Ị tèt nghiƯp Biểu đồ 1: Biểu đồ doanh thu công ty qua năm 2004,2005,2006 Biểu đồ doanh thu Triệ u đồng 26600.318 30000 21062.514 25000 20000 15000 Doanh thu 10000 363.414 5000 2004 2005 2006 Nă m Qua biểu đồ doanh thu ta thấy doanh thu năm 2005 năm 2006 tăng đột biến so với năm 2004; Đó năm 2004 cơng ty thức vào sản xuất kinh doanh từ tháng 10 nên doanh thu công ty năm tính doanh thu quý.Trong năm 2005 2006 công ty đạt thành tích đáng kể, tham gia nhiều cơng trình có giá trị lớn nâng doanh thu cơng ty lên cách rõ rệt Điều chứng tỏ cơng ty có cải tiến đáng kể hoạt động sản xuất kinh doanh Biểu đồ 2: Biểu đồ lợi nhuận công ty Biểu đồ lợi nhuận Nghìn đồng 119238.822 120000 100000 81556.976 80000 60000 Lợi nhun 40000 20000 Lơng Thị Mai 2005 2006 Nm Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 2 Cui năm 2004 công ty thành lập, tập trung vào đầu tư xây dựng sở vật chất, việc sản xuất kinh doanh chưa ổn định lợi nhuận công ty mang giá trị âm (-51.418.052đồng) Qua hai năm sản xuất kinh doanh, nhìn vào biểu đồ ta thấy lợi nhuận năm 2006 tăng mạnh so với năm 2005( gấp gần 1.5 lần); từ thấy rõ việc mở rộng sản xuất kinh doanh công ty đạt hiệu quả; công ty cần phát huy thành tích Bảng 5: Kết hoạt động kinh doanh công ty Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 2.Gía vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ Năm 2005 Năm 2006 21.062.514.025 26.600.318.570 19.627.804.695 23.647.857.965 1.434.709.330 2.952.460.605 4.Doanh thu hoạt động tài 6.473.769 13.068.376 Chi phí tài 6.595.000 125.585.550 - Trong đó: Lãi vay phải trả 4.000.000 85.585.550 371.998.045 360.207.360 1.008.824.542 2.314.126.596 107.765.512 165.609.475 Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác 10.Chi phí khác 31.594.750 5.208.536 25.874.379 -5.208.536 5.720.371 102.556.976 165.609.475 13.Thuế thu nhập doanh nghiệp 21.000.000 46.370.253 14.Lợi nhuận sau thuế 81.556.976 119.238.822 11.Lợi nhuận khác 12 Tổng li nhun trc thu Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Nhỡn vo bng bỏo cáo ta thấy năm 2006 lợi nhuận tăng mạnh,chi phí tài tăng mạnh; năm 2006 công ty nhận nhiều dự án, hợp đồng lớn,nhu cầu vốn tăng mạnh chi phí vốn chiếm tỉ lệ lớn Đó vừa hội cho phát triển công ty đồng thời tạo nguy công ty cách điều chỉnh nguồn vốn cho hợp lý 1.1.4.2.Thực trạng công tác quản lý khác Hoạt động marketing, tiêu thụ sản phẩm Do thành lập công ty thực hợp đồng theo giới thiệu, kinh nghiệm ban lãnh đạo công ty.Việc giới thiệu công ty thị trường dừng lại hình thức đăng quảng cáo báo.Cơng ty tự khẳng định uy tín qua kết tốt đẹp hợp đồng, dự án thực Qua năm thành lập công ty tham gia nhiều dự án có giá trị lớn.Với tư cách nhà thầu phụ nhà thầu ký hợp đồng với cơng ty cơng ty lớn có uy tín thị trường Bảng 6: Một số cơng trình tiêu biểu mà công ty tham gia Stt Tên cơng trình Nhà máy may Tinh lợi (Hải Dương) 3.987.860.000 Công ty Cổ phần xây dựng số Nhà máy Leojin (Hà Nam) 3.457.380.000 Công ty xây dựng Seog woo Trung tâm hội nghị quốc gia 2.060.055.396 Nhà máy Nam Phát(Hải Phịng) 1.038.788.856 Cơng ty XD ĐTPTHT số Nhà máy SHI(Thăng Long- Hà Nội) 3.711.858.428 Công ty XD Sumitomo Mitsui Nhà máy VAP 1.695.950.000 Công ty XD Nishimatsu TOTO Nhà máy VS( Bắc Giang) 8.000.000.000 Công ty cổ phần Bảo Linh Nh mỏy thộp inh Lờ 1.149.460.000 Lơng Thị Mai Gía trị nhà thầu thực Tên quan ký hợp đồng Công ty TNHH XDVTTM Huỳnh Nguyễn Phùng 591.885.840 Công ty Vinata Công ty cổ phần nhà thộp inh Lờ Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Hoạt động đầu tư phát triển Từ lúc thành lập cơng ty có số vốn điều lệ 3.000.000.000đồng; đến số vốn điều lệ tăng lên 22.000.000.000 đồng Lợi nhuận thu hàng năm cơng ty trích khoản định để bổ sung vào nguồn vốn công ty Năm 2004 thành lập cơng ty có nhà xưởng đặt Hải Phòng Sau năm hoạt động nhu cầu mở rộng, phát triển, diện tích nhà xưởng không đáp ứng yêu cầu công ty Do công ty chuyển nhà xưởng đặt Khu công nghiệp An Đồng- Nam Sách- Hải Dương; với diện tích mới, điều kiện giao thơng thuận tiện góp phần cho thắng lợi cơng ty làm lợi nhuận công ty tăng đáng kể Về hệ thống máy móc thiết bị cơng ty chủ yếu mua máy móc thiết bị có nguồn gốc nước ngồi chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu chế tạo 1.2.Thực trạng quản lý chất lượng công ty Cổ Phần Thành Phát Công ty Cổ Phần Thành Phát thành lập năm; hoạt động Cơng ty hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng công ty dừng lại mức tạo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng Khi tham gia thiết kế chế tạo kết cấu thép, khung nhà thép nguyên vật liệu dùng cho sản xuất có chứng chất lượng kèm, cơng ty phải trình chứng cho nhà thầu chính, nhà đầu tư để phê duyệt.Hệ thống quản lý công ty củng cố xếp cho đạt hiệu cao Khi thành lập ban lãnh công ty định hướng phát triển công ty quản lý hệ thống quản lý chất lượng tồn diện tương lai Cơng ty họp bàn đề phương hướng áp dụng chương trình chất lượng thời gian tới.Cơng ty chuẩn bị điều kiện sẵn sàng để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, với chương trình chất lượng khác kèm TQM, Q-Base, 5S nhằm thực mục tiêu xây dựng công ty lớn mạnh thị trường mi mt Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiÖp PH ẦN THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG TẠI PHỊNG KẾ TỐN- TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT 2.1.Khái quát cấu, chức nhiệm vụ phịng kế tốn – tài 2.1.1.Sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu tổ chức phịng kế tốn tài Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán toán, lương , BHXH Kế toán vật tư Thủ quỹ 2.1.2.Chức nhiệm vụ Phịng Kế tốn- Tài có nhiệm vụ quản lý tài hạch tốn kinh doanh toàn đơn vị, thực việc giao vốn, kiểm tra giám sát sử dụng, bảo toàn nguồn lực Cơng ty, tổng hợp báo cáo tài chính, báo cáo toán, báo cáo kiểm kê vật tư tài sản toàn đơn vị theo luật định; kết hợp với phòng ban chức khác làm tốt cơng tác quản lý tài phát triển sản xuất kinh doanh đơn vị Phịng Kế tốn- Tài gồm người với chức nhiệm vụ cụ thể sau: Bà Nguyễn Thị Bình Minh(Kế tốn trng) cú nhim v: Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - Ph trỏch chung cơng tác nghiệp vụ kế tốn phịng Phân cơng chức nhiệm vụ cho thành viên; thường xuyên kiểm tra đánh giá chất lượng cán có biện pháp động viên mặt tích cực, uốn nắn nhược điểm tồn để phịng hồn thành nhiệm vụ quản lý phục vụ sản xuất nhà máy - Tổng hợp đôn đốc phận tổng hợp báo cáo số liệu nhà máy tồn cơng ty phát sinh hàng tháng, quý, năm Lập bảng kê báo cáo kế toán theo mẫu Bộ tài quy định để báo cáo quan có liên quan - Ký báo cáo, văn tốn tài theo chế độ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty quan Nhà nước mặt quản lý, báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sản xuất theo quy chế đơn vị Bà Nguyễn Thị Nhung( Kế tốn tổng hợp) có nhiệm vụ: - Kế toán giá thành dự án: Mở sổ sách chi tiết theo dõi giá thành dự án cho cơng trình theocác khoản mục chi phí - Kế tốn Tài sản cố định Hao mòn TSCĐ: Lập thẻ cho tài sản, mở sổ sách theo dõi tăng giảm TSCĐ Hàng tháng tính, trích phân bổ khấu hao đối tượng sủ dụng, cơng trình Theo dõi cơng tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ; Tổng hợp báo cáo kiểm kê theo định kỳ - Kế toán công nợ phải thu, phải trả, phải thu khác, phải trả phải nộp khác: Mở sổ sách theo dõi cho khách hàng Có kế hoạch tốn công nợ báo cáo Giám đốc giải để tránh tồn đọng - Kế toán theo dõi vay huy động vốn; quản lý hồ sơ mở sổ sách theo dõi đối tượng vay; hàng tháng tính, trích lãi vay huy động vốn lập bảng toán trả lói vay huy ng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - K toỏn Ngõn hàng: Theo dõi tài khoản tiền gửi,tiền vay ngân hàng, tiền chuyển; Lập thủ tục giao dịch với ngân hàng Bà Nguyễn Thị Thu Trang( Kế toán toán, kế toán lương BHXH) - Kế toán toán: Theo dõi quỹ tiền mặt( gồm ngân phiếu); Có trách nhiệm lập phiếu thu, phiếu chi sở chứng từ Giám đốc trưởng phòng ký duyệt - Kế toán tiền lương BHXH: Lập kế hoạch tiền lương hàng tháng, quý, năm; Thanh toán lương hàng tháng cho cán công nhân viên công ty.; Tổng hợp phân bổ quỹ tiền lương, BHXH hàng tháng, kịp thời hàng tháng cung cấp số liệu cho kế toán giá thành - Tổng hợp báo cáo nhanh cho trưởng phịng tình hình thu chi tồn quỹ vào thứ hàng tuần, có thuyết minh chi tiết khoản vay tay( có) Bà Tăng Thị Chính( Kế tốn vật tư, Cơng cụ dụng cụ, Gía thành nhà máy) có nhiệm vu: - Kế tốn Gía thành nhà máy: Mở sổ sách theo dõi chi tiết hạng mục đầu tư cho công trình; Kịp thời cập nhật theo dõi phân bổ hợp lý khoản mục phát sinh vào công trình để tính xác chi phí sản xuất nhà máy, xác định chênh lệch giá cho công trình - Kế tốn vật tư, CCDC: Trên sở hoá đơn, chứng từ mua bán vật tư, cập nhật máy lập phiếu xuất kịp thời ngày; Mở sổ sách theo dõi vật tư nhập xuất cho loại vật tư, CCDC, thiết bị, cho cơng trình cho đối tượng; Đối chiếu số tồn kho cho loại vật tư, ký xác nhận tồn kho thẻ kho thủ kho kết thúc tháng - Tổng hợp, phân loại xếp, lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán hết năm tài nhà máy( Chứng từ quỹ tin mt, Vt t, Ngõn hng ) Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp ễng Nguyễn Trung Chuỳ- Thủ quỹ, có nhiệm vụ: - Thủ quỹ nhà máy: Tiếp nhận tiền mặt ngân hàng đơn vị nhập quỹ; Tổ chức thu chi quỹ đơn vị theo nguyên tắc tài chính, tránh tình trạng thừa, thiếu quỹ tiền giả; Hàng ngày cập nhật chứng từ vào sổ quỹ, rút số dư kiểm quỹ Hết kiểm tra khoá két niêm phong két - Hàng ngày báo cáo tồn quỹ cho trưởng phòng Giám đốc; Vào chiều thứ hàng tuần, kế toán toán lập biên kiểm kê quỹ 2.2 Thực trạng chất lượng phịng kế tốn- tài Cơng ty Cổ phần Thành Phát Công ty thành lập năm, tình hình quản lý chất lượng dừng lại mức làm đúng, làm đủ; Vai trò Phịng kế tốn tài quan trọng hoạt động chung cơng ty; có ý nghĩa định tới thời gian thực côngviệc, tới phát triển cơng ty 2.2.1 Một số tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động phịng kế tốn- tài Phịng kế tốn- tài có nhiệm vụ thực cơng tác nghiệp vụ có liên quan đến số liệu tài chính, đảm bảo cho cơng ty ln có nguồn tài ổn định để hoạt động, đánh giá hiệu hoạt động công ty qua dự án để từ có biện pháp nâng cao kết kinh doanh công ty.Lĩnh vực hoạt động phịng kế tốn lĩnh vực dịch vụ; chất lượng hoạt động phịng kế tốn- tài thể qua số tiêu chí sau: -Khả thực chức cách xác, số liệu đưa ln đáng tin cậy đáp ứng yêu cầu đặt -Trình độ, nghiệp vụ, kinh nghiệm nhân viên gây tín nhiệm ban lãnh đạo nhân viên công ty ; tác phong cách làm việc họ đạt hi lũng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiÖp - Các điều kiện vật chất, trang thiết bị phòng làm việc phải đáp ứng u cầu cơng việc Phịng phải có trang thiết bị tối thiểu như: máy tính, máy in, tủ đựng hồ sơ, sổ sách kế toán… - Luôn đáp ứng kịp thời yêu cầu ban lãnh đạo, công ty việc giải vấn đề tài ; quan tâm lưu ý tới đối tượng để từ có biện pháp giải hợp lý như: vay vốn, gia hạn thêm nợ, … 2.2.2 Thực trạng cơng tác bố trí nơi làm việc phịng kế tốn- tài cơng ty Cổ phần Thành Phát Cơng ty Cổ phần Thành Phát có phịng ban chức bố trí độc lập Phịng kế tốn- tài có diện tích khoảng 25m² bố trí theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ bố trí mặt phịng Kế tốn – Tài Tủ tài liệu Vách ngăn Tủ tài liệu kế toán trưởng Máy in Máy fax Két sắt Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán th toán Kế toán tổng hợp T ti liu Ca Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp phc v cho cơng tác kế tốn phịng trang bị số thiết bị sau: Bảng 7: Một số thiết bị phịng Kế tốn- Tài STT Thiết bị Đơn vị Số lượng Máy tính Máy in Canon LBP1200 Máy Fax Canon L220 Tủ tài liệu Bàn+ ghế Két sắt Máy đếm tiền Ta nhận thấy trang thiết bị phòng đáp ứng u cầu cơng việc Phịng làm việc bố trí ổn định; phịng gồm nhân viên, người có bàn làm việc riêng riêng kế tốn trưởng có phịng độc lập Các máy tính trang bị riêng cho người,mỗi bàn làm việc có file đứng để giấy tờ 01 hộp bút máy điện thoại để bàn Phịng có 03 tủ hồ sơ đựng tài liệu bố trí nhỏ phịng kế tốn trưởng 02 chiêc phịng ngồi cho kế tốn viên Các hồ sơ, giấy tờ lưu giữ phòng gồm nhiều loại gồm: Các hồ sơ dự án cần phải theo dõi công nợ mang đối chiếu ngân hàng Các chứng từ kế toán, chứng từ ngân hàng hàng năm Sổ sách kế toán, cỏc ti liu tham kho Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Cỏc h s, giấy tờ lưu giữ tủ tài liệu cụ thể như: Các hồ sơ dự án có gốc lưu phịng kế tốn trưởng cịn photo lưu tủ hồ sơ ngoài, file dự án riêng, chứng từ kế toán để theo tháng, năm kẹp túi hồ sơ có dán nhãn;Tuy nhiên sổ sách kế toán tài liệu tham khảo nhiều lại bị để lẫn với gây khó khăn cho việc tìm kiếm Các tài liệu, có liên quan đến công việc làm với dự án làm xong để chung với nhau, Các giấy tờ hay sử dụng mẫu biểu, giấy đề nghị, giấy tạm ứng…được photo sẵn để vào file riêng Việc thực vệ sinh phòng hầu hết thực phận tạp vụ cơng ty Mỗi tuần phịng dọn vệ sinh lần vào ngày thứ 2,4 thứ Phòng bố trí giỏ đựng rác để cạnh máy in, người tự dọn dẹp chỗ làm việc hàng ngày Các hoạt động cơng ty dần củng cố ổn định, nội quy quy chế hoạt động phịng kế tốn- tài bao gồm quy định công việc, nghiệp vụ cụ thể phịng người; cơng tác chất lượng dừng lại việc quản lý đến kết cuối 2.2.3 Một số kết điều tra thực tế chất lượng phịng Kế tốn- Tài Để hồn thiện nâng cao việc quản lý chất lượng phịng kế tốntài chính, cơng ty định hướng vài chương trình áp dụng hệ thống chất lượng; Nhằm có thêm sở thực tế cho công tác áp dụng em tiến hành điều tra nhỏ cơng ty tình hình quản lý chất lượng phịng kế tốn- tài chính.Phạm vi điều tra em giới hạn công ty Cổ Phần Thành Phát, đối tượng điều tra tồn cơng nhân viên công ty Mẫu phiếu điều tra em tiến hành nghiên cứu 30 người, tương ứng với 30 phiếu điều tra Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp Sau phiếu điều tra điền đầy đủ thơng tin em tiến hành mã hố, hiệu chỉnh bảng câu hỏi sử dụng phần mềm excel để phân tích kết Kết phân tích thu được trình bày cụ thể 2.2.3.1 Tình hình tham gia nhân viên cơng ty đến phịng Kế tốn- Tài Trong tổng số 30 phiếu điều tra có tới 35.05% số nhân viên hỏi trả lời khơng hài lịng với kết cơng việc phịng kế tốn- tài chính,35.43% khơng có ý kiến vấn đề này, chí cịn có 6.2% cho khơng hài lịng có 20.32% cho hài lịng , 3% cho hài lịng Điều thể cơng tác kế tốn- tài cơng ty cần phải kiểm tra xem xét lại hiệu công việc cách thức làm việc phòng Biểu đồ 3: Mức độ đánh giá kết công việc phịng kế tốn- tài 6.20% 3% 20.32% 35.05% Rất hài lịng Hài lịng Bình thường 35.43% Khơng hài lịng Rất khơng hài lịng 2.2.3.2 Mức độ cơng việc cần giải Qua điều tra thực tế có tới 60% nhân viên hỏi trả lời đến phịng kế tốn- tài để nhận lương; 53% đến để làm đề nghị toán, 57% làm đề nghị tạm ứng, Điều cho thấy công việc phát nhận tiền diễn phịng, cơng tác bảo đảm an tồn xác cần cần coi trọng L¬ng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 3 Biểu đồ 4: Mức độ công việc cần giải Phần trăm 70% 60% 63% 57% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 17% 7% Cơng việc ( Chú thích: 1- Nhận lương, 2- Làm đề nghị toán, 3- Làm tạm ứng, 4- Đưa công văn giấy tờ, 5- Khác) 2.2.3.3.Về cách bố trí, xếp phịng làm việc Đánh giá cách bố trí, xếp phịng làm việc phịng Kế tốnTài có 22% người điều tra đánh giá cách bố trí khơng khoa học, có 11% đối tượng điều tra cho cách bố trí xếp khoa học; Điều đưa thực tế cần phải có biện pháp xếp thay đổi lại cách bố trí xếp nơi làm việc phịng Kế tốn- Tài để nâng cao chất lượng phục vụ công việc Biểu đồ 5: Đánh giá cách xếp bố trí phịng làm việc Cách bố trí khơng khoa học Cách bố trí khơng 11% 3% 5% khoa học 22% Cách bố trí bình thường Cách bố trí khoa học 59% Cách bố trí khoa học 2.2.3.4 Về phong cách thái độ làm việc cán b, nhõn viờn phũng K toỏn- Ti chớnh Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Trong tổng số 30 phiếu điều tra có 37% phiếu điều tra hỏi cho hài lòng với phong cách làm việc phận nhân viên phòng Kế tốnTài chính, nhiên lại có tới 26% phiếu điều tra cho khơng hài lịng 33% cho bình thường Điều cho thấy nhân viên phịng Kế tốn- Tài với Ban lãnh đạo cơng ty cần xem xét, đánh giá lại có biện pháp khắc phục tình trạng Một số người hỏi cịn cho biết họ khơng hài lịng nhân viên phịng Kế tốn- Tài làm việc phong cách cịn chậm chạp khơng quy trình Biểu đồ 6: Đánh giá phong cách thái độ làm việc 26% Rất hài lòng 3%4% Hài lòng 37% 33% Bình thường Khơng hài lịng Rất khơng hài lịng Biểu đồ 6: Đánh giá phong cách thái độ làm việc 2.2.3.5 Về cách thức cải thiện môi trường Để nâng cao hiệu cơng việc phịng Kế toán hầu hết đối tượng hỏi cho cần phải nâng cao tính khoa học cách bố trí xếp văn phịng, nâng cao tính khoa học quy trình thực hịên cơng việc Bên cạnh số ý kiến cho cần phải mua sắm thêm thiết bị văn phòng tạo điều kiện tốt cho việc thực cơng việc Có tới 76% số phiếu điều tra cho cần có chương trình áp dụng để nâng cao chất lượng , hiệu cơng việc, có 24% cho không cần thiết; nhiên tiếp xúc với đối tượng điều tra đa số họ L¬ng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp khơng có hiểu biết chương trình chất lượng họ không thường xuyên phải lên giải cơng việc phịng Kế tốn Biểu đồ 7: Cách thức cải thiện mơi trường 24% Có Khơng 76% 2.2.3.6 Ý kiến đánh giá nhân viên phòng Kế tốn- Tài ban lãnh đạo Ngồi việc phát phiếu câu hỏi điều tra nhân viên cơng ty em cịn tiến hành phỏngvấn trực tiếp cán nhân viên phịng Kế tốn ban lãnh đạo thu số kết định Về phía nhân viên phịng Kế tốn, đa số hỏi cho họ nhiều lúng túng việc xếp xử lý giấy tờ cơng văn phịng Bà Nguyễn Thị Bình Minh( Kế tốn trưởng) có nhận xét rằng: Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu công ty thiết kế sản xt, nghiệp vụ kế tốn khơng phải phức tạp, nhiên việc tập hợp chứng từ báo cáo hàng tuần, hàng tháng nhiều bị gián đoạn gây khó khăn cho tiến trình cơng việc Về vấn đề vệ sinh bà Minh có nhận xét: Cơng ty có phận dọn dẹp vệ sinh phòng; nhiên tuần họ làm 03 buổi làm vệ sinh chung, người cần phải có ý thức giữ gìn mơi trường làm việc quanh đảm bảo sẽ, gọn gàng tạo khơng khí thoải mái thuận tiện cho cơng việc Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Để nâng cao hiệu cơng việc hầu hết nhân viên phòng mong muốn có thay đổi cải thiện mơi trường làm việc: Chị Nguyễn Thị Nhung( Kế toán tổng hợp) bày tỏ: Chị làm kế toán ngân hàng thường xuyên phải làm hợp đồng vay vốn ngân hàng nhiều muốn tập hợp chứng từ đầy đủ để làm lại khó, gây thời gian, ảnh hưởng hiệu cơng việc chị nghĩ cần phải có cách xếp làm việc giúp cho việc thực công việc dễ dàng thuận tiện Ơng Nguyễn Trung Chuỳ (Thủ quỹ) có nhận xét: công việc ông liên quan đến việc thu chi tiền, việc nhầm lẫn mát xảy khơng có cách quản lý tốt Về ý kiến đánh giá Ban lãnh đạo công ty ông Phạm Đức Hùng( Giám đốc công ty) hỏi có nhận xét: Phịng Kế tốn- Tài có nhiệm vụ quan trọng phát triển cơng ty, đa số nhân viên có lực chuyên môn vững vàng, nhiên hiệu công việc nhiều chưa cao, nguyên nhân cách ứng xử công việc cịn chưa hợp lý, hay có nhiều khoảng thời gian chết dẫn đến trì trệ ảnh hưởng đến kết cuối Ban lãnh đạo công ty định hướng có chương trình chất lượng áp dụng thực tồn cơng ty nói chung phịng Kế tốn- Tài nói riêng nhằm định hướng tới hệ thống quản lý chất lượng toàn diênj bước đưa công ty ngày phát triển mặt 2.2.3.7 Đánh giá tổng hợp Qua điều tra nhỏ, việc phát phiếu điều tra vấn trực tiếp tình hình thực cơng việc phịng Kế tốn- Tài ta đưa số nhận xét sau: Những mặt đạt được: -Phịng có đội ngũ nhân viên trẻ, bố trớ tng i n nh Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - Cỏc phng tiện vật chất trang bị đầy đủ; - Cơng ty có đội ngũ ban lãnh đạo nhiều kinh nghiệm quan tâm tạo điều kiện cho hoạt động công ty - Công ty thành lập nên dễ thực việc xây dựng áp dụng chương trình quản lý Những mặt hạn chế: Nhìn chung cơng tác chất lượng cơng việc phịng Kế tốn- Tài chưa cao Xét hiệu cơng việc tính chậm trễ cơng việc cịn xảy thường xun, cơng văn giấy tờ không bảo quản tốt, tác phong làm việc chưa đáp ứng yêu cầu công việc.Bên cạnh thực trạng thủ tục, quy trình giải công việc chưa hợp lý gây nên kéo dài thời gian, gây gián đoạn công việc ảnh hưởng đến kết cuối Một lý dễ nhận thấy cách bố trí xếp phòng chưa hợp lý, người chưa có tính tự giác việc bảo quản xếp đồ dùng Một lý khách quan mà Ban lãnh đạo công ty đưa công ty thành lập năm, hoạt động dần ổn định cơng tác quản lý chưa hồn thiện khơng tránh khỏi thiếu sót định Thực trạng phịng Kế tốn trường hợp điển hình phịng ban làm việc khác cơng ty Cổ phần Thành Phát nói riêng cơng ty nói chung; Hầu hết cơng ty ý tới kết cuối cơng việc mà chưa tìm hiểu đến yếu tố tạo nên kết đó; hiểu biết tác động cách vào yếu tố yếu tố tạo nên thắng lợi cnh tranh cho cụng ty mỡnh Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp PHN TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT 3.1.Phương hướng kế hoạch hoạt động công ty 3.1.1 Phương hướng hoạt động Một số nhận xét ban đầu Công ty Cổ phần Thành phát bước chuyển lên tự khẳng định thị trường Tuy nhiên để tồn phát triển môi trường kinh doanh công ty cần phải nhanh nhạy,linh hoạt,phải đặt chất lượng lên hàng đầu( ngành xây dựng điều lại đặc biệt quan trọng).Do nâng cao trang thiết bị, hệ thống máy móc, nâng cao trình độ người lao động … việc cần làm Năm 2006 doanh thu lợi nhuận công ty tăng đáng kể so với năm 2005 Tuy nhiên công ty cần ý tới hệ số Hệ số nợ cao, lợi nhuận công ty giảm sút Do vậy, công ty nên điều chỉnh lại cấu nguồn vốn cho hợp lý hơn.Giải số nợ cách huy động thêm vốn cổ phần biện pháp cho cơng ty Phương hướng phát triển công ty năm tới Với tâm nỗ lực cao ban lãnh đạo đội ngũ nhân viên công ty cổ phần Thành Phát,; sau năm thành lập công ty khẳng định vị trí định thị trường Điều khẳng định qua số lượng dự án mà công ty nhận có giá trị lớn tăng mạnh năm 2006 so với năm 2005 Đó tín hiệu tốt giúp cơng ty có sở phát triển tương lai Căn vào tình hình thực tế năm 2006, bước sang năm 2007 công ty phấn đấu thực mt s mc tiờu sau: Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - Tng doanh thu tăng 15% so với năm 2006 - Lợi nhuận hoạt động kinh doanh tăng từ 20%-22% -Đầu tư đổi máy móc thiết bị phục vụ cho cơng tác chế tạo - Phấn đấu tăng nguồn vốn chủ sở hữu lên 1%-2% - Phấn đấu tăng mức trả cổ tức lên 16%-17% - Tìm đủ việc làm cho người lao động tăng thu nhập bình quân từ 15%25% - Hoàn thiện hệ thống quản lý, nghiên cứu áp dụng thí điểm số chương trình chất lượng công ty Về lâu dài, công ty đề phương hướng phát triển sau: - Nâng cao chất lượng sản phẩm, suất lao động hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng cường đầu tư theo chiều sâu, phấn đấu tăng lợi nhuận mức độ đóng góp cho ngân sách nhà nước - Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện từ xuống - Đẩy mạnh nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ngồi thị trường truyền thống, chủ động tìm kiếm bạn hàng thị trường - Phấn đấu xây dựng đội ngũ cán quản lý, cán kỹ thuật có trình độ cao, phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm Tăng cường đồn kết thống nội bộ, có chế ưu đãi lôi nhân tài công ty, thực phát huy vai trị làm chủ cơng nhân viên công ty; đồng thời xây dựng lực lượng công nhân kỹ thuật có chun mơn cao, nắm bắt sử dụng thành thạo thiết bị đại đảm bảo chất lượng dự án yêu cầu kỹ thuật cao Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Duy trì tài lành mạnh tăng thu nhập cho cán công nhân viên; với ban lãnh đạo, tập thể cơng nhân viên góp phần xây dựng công ty ngày phát triển lớn mạnh thị trường 3.1.2 Cơ hội thách thức Cơ hội Ngành xây dựng, chế tạo kinh doanh vật liệu xây dựng ngành công nghiệp quan trọng kinh tế quốc dân Nó ảnh hưởng lâu dài trực tiếp toàn diện tới mặt hoạt động kinh tế có ý nghĩa quan trọng việc thực mục tiêu cơng nghiệp hóa, đại hố đất nước Với tầm quan trọng tương lai ngành xây dựng tiếp tục phát triển mạnh Bên cạnh với tăng trưởng phát triển ngày cao nên kinh tế nước ta, nhu cầu xây dựng sở hạ tầng, cơng trình dân dụng ngày đa dạng phong phú Đây hội thuận lợi cho cơng ty có thị trường rộng lớn, mở rộng quy mơ sản xuất phát triển mạnh tương lai cơng ty nhanh chóng nắm bắt hội kinh doanh Ngày nay, khoa học công nghệ tiếp tục phát triển với tốc độ chóng mặt Nhiều loại máy móc, thiết bị với nhiều tính năng, chất lượng cao ngành xây dựng đời, giảm lao động sống cho người đồng thời đẩy nhanh công suất chế tạo, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu sản xuất kinh doanh Nắm bắt hội đó, cơng ty Thành Phát có chủ trương sang năm 2007 đầu tư mua hệ thống hàn tự động từ nước nhằm nâng cao tính đồng máy móc thiết bị, tạo lợi cạnh tranh cho cơng ty Cuối năm 2006 vừa qua Việt Nam thức gia nhập tổ chức thương mại giới WTO; Cơ hội kinh doanh mở cho tất doanh nghiệp, trình liên doanh, liên kết trở nên phổ biến hết Đây hội thuận lợi cho công ty thực liên doanh, liên kt hc Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiƯp hỏi kinh nghiệm từ cơng ty khác nước, xâm nhập thị trường Qua năm thành lập phát triển Công ty Cổ phần Thành Phát tham gia nhiều cơng trình gồm chế tạo kết cấu khung nhà thép tiền chế, lắp dựng thi cơng cơng trình; thành công mà công ty đạt khẳng định vị trí uy tín định công thị trường Điều tạo tiền đề, đánh dấu bước vững cho công ty Cổ phần Thành Phát tăng trưởng phát triển Thị trường vật liệu xây dựng nước ta phong phú đa dạng; với hội nhập kinh tế giới sản phẩm vật liệu nước đáp ứng nhu cầu nước mà xuất 26 nước giới Đây điều kiện thuận lợi cho công ty việc chủ động lựa chọn nguồn cung cấp vật liệu với giá chất lượng hợp lý đảm bảo cho trình chế tạo, tiến độ sản xuất cơng ty Cơng ty có đội ngũ ban lãnh đạo có lực, có trình độ cao, nhanh nhạy nắm bắt kịp thời với thay đổi thị trường Tuy thành lập công ty có hệ thống máy móc ổn định đáp ứng yêu cầu công tác thi công giúp công ty đảm bảo tiến độ thi cơng cam kết với nhà thầu chủ đầu tư Tóm lại cơng ty vừa có hội từ bên hội lực công ty tạo nên.Công ty nên tận dụng thuận lợi để tiếp tục phát triển Thách thức Cùng với thuận lợi có việc gia nhập WTO tạo nên thách thức đặt không riêng công ty mà cho tất doanh nghiệp Việt Nam mức độ cạnh tranh ngày gay gắt, khốc liệt thị trường Bên cạnh gia tăng số lượng nhu cầu xây dựng địi hỏi tiêu chn kỹ thuật, thiết kế ngày cao khắt khe hn Do vy cụng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp ty phi liờn tc đổi nâng cao chất lượng thiết kế, chất lượng sản phẩm, cơng trình đáp ứng địi hỏi Một khó khăn mà cơng ty cần phải vượt qua thiếu vốn sản xuất kinh doanh Sản phẩm xây dựng thường có giá trị lớn, mang tính đơn lẻ, chu kỳ sản xuất dài, thời gian ứ đọng vốn lâu nguồn vốn chủ sở hữu hạn hẹp Do công ty phải vay vốn mà chủ yếu từ ngân hàng; Điều ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty Công tác quản lý cơng ty cịn nhiều bất cập; Cơng ty có đội ngũ cơng nhân viên đa số cịn trẻ, bị hạn chế kinh nghiệm gây ảnh hưởng đến tiến độ cơng việc, chất lượng cơng trình 3.2.Sự cần thiêt nên triển khai 5S 5S phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, chương trình hoạt động thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại hiệu thực tế Từ văn phịng, nhà kho cơng trường xây dựng hay nhà xưởng cơng nghiệphoặc nơng nghiệp; nơi có hoạt động nơi cần xếp, cần phân loại, cần Khơng có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến 5S ngăn chặn xuống cấp nhà xưởng, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ tránh nhầm lẫn Người làm việc thấy thoải mái, làm việc có suất cao tránh sai sót Một đặc điểm người Việt Nam ( nước phát triển) nói bệnh, là: Gĩư lại tất thứ cần thiết khơng cần thiết Kết có tay kho thứ không sử dụng + Khơng ngăn nắp: Có q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết có gì, cần tìm khơng mà tìm, phải mua dù có sẵn Như vừa tốn chi phí bảo quản, vừa khơng có tác dng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiƯp + Khơng chọn lọc, khơng chuẩn bị: Gĩư lại thứ sử dụng không sử dụng được, thứ sử dụng khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm thời gian tìm kiếm Vì việc xếp, bố trí hợp lý cơng việc có ý nghĩa quan trọng, có tổ chức tốt sản xuất sản phẩm tốt ổn định Công ty Cổ phần Thành Phát công ty thành lập, định hướng phát triển công ty, việc xây dựng hệ thống chất toàn diện mục tiêu hàng đầu 5S bước sở để thực việc triển khai áp dụng 5S điều tất yếu Do hạn chế trình độ kinh nghiệm nên khuôn khổ nghiên cứu em xây dựng chương trình áp dụng 5S phịng Kế tốn- Tài cơng ty; phận giữ vị trí quan trọng Ban lãnh đạo ln có định hướng phòng ban 3.3 Giới thiệu 5S 3.3.1Giới thiệu chung 5S Chương trình 5S bắt nguồn từ truyền thống Nhật Bản, nơi, công việc người Nhật cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác người thực cơng việc Người Nhật ln tìm cách cho người cơng nhân thực gắn bó với cơng việc Ví dụ, phân xưởng, người quản lý cố gắng khơi dậy ý thức người công nhân “ công việc tơi”, “ chỗ làm tơi”, “ máy móc tơi”.Từ người lao động dễ dàng chấp nhận chăm sóc “ máy tính “, “ chỗ làm việc mình”, cố gắng để hồn thành “ cơng việc mình” cách tốt Các nhà quản lý Nhật tiếp thu truyền thống đẩy lên thành phong trào phát triển rộng rãi Sau đúc kết kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học cho i chong trỡnh nng sut cht Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 4 lng 5S 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc mơi trường lành mạnh, đẹp thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu Ngày nay, 5S chương trình nâng cao suất phổ biến hầu hết công ty Nhật Bản lan sang nhiều nước khác giới Singapore, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, ấn Độ, Hungari, Ba Lan, Urugoay, Brazinl 5S chữ viết tắt từ từ Nhật Bản Seri, Setion, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, tạm dịch “ Sàng lọc”, “ Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “ Săn sóc” “Sẵn sàng” 5S bao gồm hoạt động sau: -SERI( Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc - SEITON( Sắp xếp): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng nhanh chóng cho việc sử dụng - SEISO( Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường mỹ quan nơi làm việc - SEIKETSU(Săn sóc): Là liên tục trì, cải tiến nơi làm việc bằng: SERI, SEITON SEISO - SHITSHUKE( Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt quy định nơi làm việc 3.3.2Các bước áp dụng 5S -Bước Thông báo lãnh đạo cho toàn tổ chức việc cam kết thực phong trào 5S -Bước Thành lập phận phụ trách phong trào 5S -Bước Lên kế hoạch thực phong tro 5S Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên ®Ị tèt nghiƯp - Bước4 Đào tạo quy định tổ chức thực phong trào 5S - Bước Tiến hành tổng vệ sinh tồn tổ chức thực vào ngày nghỉ ngày làm việc bình thường - Bước Phát động việc trì S - Bước Kiểm tra đánh gía theo dõi thường xuyên - Bước Đưa hoạt động để cải tiến phong trào 5S 3.3.3 Lợi ích việc ứng dụng triển khai 5S doanh nghiệp Việc thực chương trình 5S triển khai ý thức hoạt động tiêu chuẩn hố cơng ty Nếu triển khai tơt 5S, chương trình đem lại cho cơng ty bạn lợi ích sau: - Nơi làm việc trở nên sẽ: Mọi người công ty ý thức việc phải làm, thực toàn tâm cho việc tổ chức nhà xưởng, nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp, khoa học - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến: Khi nơi làm việc trở nên hoạt động phân xưởng văn phịng an tồn dễ dàng Những kết trực quan thúc đẩy phát huy nhiều sáng kiến - Mọi người trở nên có kỷ luật nhờ có quy định - Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn - Cán cơng nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp mình: Nền văn hóa cơng ty trở nên vững mạnh cán công nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp có tinh thần hăng say làm việc - Đem lại nhiều hội kinh doanh hơn: Trong công ty nơi mà 5S thực nghiêm chỉnh, số sản phẩm hỏng thấp tương đối nhiều so với công ty tổ chức Năng suất ú s cao hn Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Thc hin 5S thành cơng cịn đóng góp cho yếu tố PQCDSM hệ thống quản lý chất lượng: Cải tiến suất( P- Productivity) Nâng cao chất lượng ( Q- Quality) Giảm chi phí( C- Cost) Giao hàng hạn( D- Delivery) Đảm bảo an toàn( S- Safety) Nâng cao tinh thần ( M- Morale) Khi thực thành cơng 5S, đưa lại thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết loại bỏ nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích hồ đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm ý thức cơng việc 3.4.Chương trình triển khai áp dụng 5S 3.4.1 Chuẩn bị xem xét thực trạng Ban lãnh đạo đưa lời cam kết thực 5S Sau định người có trách nhiệm để thực chương trình, người lãnh đạo kế toán trưởng để thuận tiện cho việc triển khai tổ chức theo dõi trình phát động phong trào 5S việc thực phong trào phịng Kế tốn sau nào, liệu phong trào có sâu vào tiềm thức để trở thành thói quen cán nhân viên hay khơng Ban lãnh đạo cần xem xét kỹ tình hình, tìm hiểu rõ khó khăn thuận lợi áp dụng để kịp thời có điều chỉnh định; bên cạnh người có trách nhiệm, ban lãnh đạo nên tham quan học hỏi kinh nghiệm áp dụng 5S hoạt động kinh doanh cỏc cụng ty, c bit l cỏc Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp cụng ty có lĩnh vực hoạt động Việc xem xét kỹ thực trạng có tác dụng giúp cho việc áp dụng thuận lợi, tận dụng tối đa không gian xung quanh điều kiện cách hợp lý 3.4.2.Thơng báo thức chương trình 5S phát động phong trào Ban lãnh đạo họp bàn định thức việc triển khai áp dụng 5S phịng Kế tốn- Tài Thơng báo đưa tới tồn cơng ty nói chung Phịng Kế tốn nói riêng văn Bên cạnh cần phân định rõ chức nhiệm vụ cụ thể người phòng, tránh chồng chéo chức nhiệm vụ gây khó khăn cho trình triển khai Lãnh đạo cần phải trực tiếp phát động phong trào nói rõ cho người biết chương trình có lợi cho thân họ cho hoạt động phòng, công ty; cần cho người biết không bắt ép họ phải thực theo dẫn cách dập khn mà khơng hiểu mà chương trình phát huy tính tự giác, sáng tạo người nhằm cải tiến hiệu cơng việc ngày tốt hơn;có người tự ý thức vai trò việc thực triển khai chương trình giúp cho việc áp dụng đạt kết cao 3.4.3 Thành lập phận phụ trách phong trào Bộ phận phụ trách gồm có: - Trưởng phụ trách: Kế tốn trưởng - Phó trưởng phụ trách: Kế tốn tổng hợp - Nhân viên phụ trách: Cán nhân viên phũng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp 3.4.4 Đào tạo quy định tổ chức thực phong trào Để triển khai áp dụng 5S có kết cần phải làm cho tồn cán nhân viên phịng nắm vững ý nghĩa, mục đích việc thực 5S,cách thức thực vai trò trách nhiệm người q trình thực đó.Để làm điều cần tiến hành đào tạo cho đội ngũ cán nhân viên phịng Kế tốn Việc đào tạo tiến hành đồng thời với q trình chuẩn bị xem xét thực trạng; nhân viên tự tìm hiểu xem 5S gi? Lợi ích áp dụng 5S ?, cách thức tiến hành 5S ?,và đặc biệt tìm hiểu chuẩn bị điều kiện cần thiết định tạo thuận lợi cho trình áp dụng 3.4.5 Tiến hành tổng vệ sinh Phịng Kế tốn dành ngày buổi để thực tổng vệ sinh Việc cần lên kế hoạch từ trước sau người thực theo dẫn, sơ đồ.Cần phổ biến cho người tính tự giác việc xếp mơi trường làm việc quanh mình, người cần nên kế hoạch thường xuyên cho công việc lau chùi hàng ngày, lau chùi kỹ cẩn thận đảm bảo người tham gia.Công việc cần thực theo phương châm” Hãy coi nơi làm việc nhà bạn giữ gìn giữ gìn ngơi nhà vậy”( Phương châm dán lên chỗ mà người hay vào nhìn thấy rõ) Trong ngày tổng vệ sinh ban lãnh đạo đến tham gia trực tiếp phịng; việc giúp khuyến khích nhân viên tham gia tích cực hăng hái hơn.Ngày tổng vệ sinh trở thành ngày vui vẻ thoải mái người đồng thời giúp cho chỗ làm việc thêm thống đãng vứt bỏ thứ khơng cần thit i Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiÖp 3.4.6 Bắt đầu SERI Đây yêu cầu cơng ty áp dụng 5S Đó q trình doanh nghiệp loại bỏ thứ không cần thiêt môi trường xung quanh họ xếp thành loại: loại cần dùng loại không cần dùng Nguyên tắc sàng lọc áp dụng tất khâu tịan q trình sản xuất bao gồm người trang thiết bị vật dụng …và tài liệu công văn giấy tờ Khi bắt đầu tiến hành SERI phận phụ trách cần xác định rõ vật dụng cần dùng không cần dùng để bằt đầu tiến hành sàng lọc - Loại vật dụng không cần dùng giấy tờ bị loại bỏ, giấy tờ hỏng in sai, làm sai… người cần có kế hoạch loại bỏ xếp lại - Loại vật dùng cần dùng bao gồm: loại vật dùng dùng thường xuyên loại vật dụng dùng cần có phương pháp xếp hợp lý Qua điều tra thực tế cho thấy phòng xuất giấy tờ mà không xác định dùng cho mục đích gì, giấy tờ bị vứt lẫn lộn với giấy tờ công văn khác Khi hỏi người có ý kiến chung khơng biết có nên bỏ hay khơng? Chính suy nghĩ làm cho việc xếp lưu giữ giấy tờ công việc mà người làm đại khái, làm cho xong Điều ảnh hưởng tới thời gian thực công việc, hiệu công việc Bộ phận phụ trách cần phổ biến cho người cần có cách thức làm việc khoa học, tránh tình trạng làm đâu bỏ đấy, dẫn đến chồng chéo công việc giấy tờ liên quan đến công việc 3.4.7 Thực SERRI, SEITON,SEISO hàng ngày Trưởng phòng nhân viên phòng phát động phong trào toàn nhân viên thực sàng lọc, xp v sch s hng ngy Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Phong tro cần tính tự giác người trình làm việc; người ngồi việc phải chấp hành giữ gìn mơi trường làmviệc chung phịng cịn phải tự xếp công việc môi trường chỗ làm việc đảm bảo tính khoa học thuận tiện thoải mái công việc Cụ thể như: - Đối với Kế toán trưởng: Đặc điểm: -Phụ trách chung cơng tác kế tốn phịng -Chịu trách nhiệm báo cáo với Ban lãnh đạo tình hình tài cơng ty -Kế tốn trưởng có phịng làm việc riêng biệt với kế tốn khác; Mọi công văn, giấy tờ hầu hết phải Kế tốn trưởng thơng qua, ký nhận Những cơng việc cần làm: - Kế tốn trưởng cần lên kế hoạch cơng việc ngày để giao nhiệm vụ cụ thể cho kế toán viên kịp thời theo dõi thực - Trong phịng có tủ đựng cặp file tài liệu; Các chứng từ kế toán, hợp đồng hay phải theo dõi nên để gọn vào file để ngăn dễ nhìn thấy.Các tài liệu, sách đọc tham khảo, định, bổ nhiệm, giấy tờ phải lưu nên để file, dán sẵn nhãn để gọn chỗ sử dụng đến - Phòng cần bố trí thùng đựng rác, vào nên khép cửa, bàn làm việc để lịch làm việc cụ thể ngày cho kế toán trưởng tiện theo dõi - Cuối tháng gửi báo cáo lên cho Ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt kế toán trưởng nên lại lưu vào file riêng để tiện theo dõi cần thiết - Đối với kế tốn viên Đặc điểm: L¬ng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp - Các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên; nhân viên có phịng làm việc việc giữ gìn vệ sinh chung cần ý - Mọi người đến phịng kế tốn tiếp xúc với phận đầu tiên; nghiệp vụ kế toán: toán, tạm ứng phát sinh - Thường xuyên theo dõi khoản công nợ, tốn, chứng từ tốn; công văn, giấy tờ phải xử lý nhiều đặc biệt cuối tháng phải làm tốn, báo cáo thuế - Phịng kế tốn chủ yếu theo dõi nhập chứng từ phần mềm kế tốn - Cơng ty thành lập, làm dự án lớn phải làm hợp đồng vay vốn Ngân hàng, hợp đồng địi hỏi chứng từ, cơng văn đầy đủ nhanh chóng Những cơng việc cần phải làm: -Phịng làm việc cần bố trí gọn tiện; phịng ln có thùng rác để bàn Tủ đựng tài liệu nên nên dán nhãn màu tuỳ thuộc vào tính sử dụng nhiều hay ít; Các file tài liệu hay sử dụng: biểu mẫu kế toán( chứng từ toán, tạm ứng, ), hồ sơ theo dõi công nợ dự án, dán nhãn đỏ để nơi thuận tiện dễ nhìn thấy, dễ sử dụng để ngăn tủ, để bàn nhân viên, cặp file đứng bàn( mẫu biểu kế toán hay sử dụng).Các giấy tờ lưu, tài liệu tham khảo, chứng từ chờ cuối năm toán nên để file dán nhãn xanh lưu vị trí sử dụng, khó nhìn thấy -Cần phổ biến cho người tính tự giác giữ gìn vệ sinh chung Khi có đồ vật bị di chuyển đồng thời người sử dụng phải có trách nhiệm mang trả lại vào chỗ cũ Chủ trương phổ biến họp phịng, in thành hiu dỏn nhng ni d nhỡn Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp thy bàn làm việc người, tủ đựng tài liệu để nhắc nhở người ln chấp hành -Để thuận tiện cho cơng tác kế tốn máy, Ban lãnh đạo đầu tư, mua thêm máy tính đảm bảo người máy( phòng thiếu máy tính đầu người), máy nối mạng nội với để dễ dàng trao đổi thông tin; phòng nên treo bảng trắng để vị trí phịng để ghi việc quan trọng ngày, ghi liệu hay sử dụng số tài khoản Ngân hàng, mã số thuế, thuận tiện cho người công việc - Mỗi bàn bố trí máy điện thoại nối với nối với máy phịng kế tốn trưởng; có máy chủ bố trí gần cửa, phụ trách máy chị Tăng Thị Chính vừa kế tốn vật tư đồng thời văn thư phịng - Phịng nên có tủ đựng đồ dùng văn phịng phẩm riêng, có dán nhãn bên tiện cho việc lấy sử dụng Các đồ dùng văn phòng cần tổng kết hàng tháng theo dõi chi phí kèm để từ có cách kiểm sốt điều chỉnh phù hợp - Cuối tuần kế toán phải lập báo cáo để gửi cho kế toán trưởng Ban lãnh đạo( vào thứ hàng tuần); với việc nhân viên phòng nên tiến hành xếp đồ dùng, giấy tờ nơi làm việc chuẩn bị cho tuần làm việc mới; phịng làm việc ln gọn gàng người vừa tổng kết công việc tuần qua, tổng kết mặt đạt được, mặt chưa đạt được, việc làm làm đến đâu cịn phải làm tiếp? Có người bắt kịp nhanh nhịp độ công việc vào tuần sau, tránh bị bỏ sót, giúp tiến độ cơng việc ln đảm bo -i vi b phn th qu Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Đặc điểm: - Các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhận tiền -Tổ chức thu chi quỹ đơn vị theo nguyên tắc tài theo quy trình tốn cơng ty đề - Hàng ngày có nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào sổ quỹ, rút số dư kiểm quỹ thứ hàng tuần có nhiệm vụ kế tốn tốn lập biên kiểm kê quỹ báo cáo cho Giám đốc - Những cơng việc cần phải làm: Ngồi cơng việc chung phải thực phịng trình bày người thủ quỹ cần lưu ý số vấn đề sau: - Do đặc tính cơng việc nên vị trí làm việc thủ quỹ cần bố trí tách biệt so với nhân viên khác để thuận tiện cho việc thu, chi tiền mặt phịng - Giấy tờ tốn, chi tiền, tạm ứng,cần lập file riêng dán nhãn lưu giữ cẩn thận Các giấy tờ lưu giữ theo nguyên tắc tần suất sử dụng, loại hay dùng dùng nhiều nên để nơi dễ lấy dễ thấy, cịn loại sử dụng, để lưu nên xếp gọn gàng lưu giữ cẩn thận - Thủ quỹ phải ln ln mang theo chìa khố két bên mình, coi vật bất ly thân, tránh tình trạng để rơi thất lạc chìa khố gây thiệt hại tài sản thân phải chịu trách nhiệm 3.4.8 Đánh giá định kỳ, kiểm tra theo dõi thường xuyên S Bộ phận phụ trách lập kế hoạch đánh giá, đưa phương pháp tiêu chí đánh giá xem đâu điểm trọng yếu việc thực phong trào nhằm có hành động khắc phục điểm yếu, phát huy điểm mạnh có hành động cải tiến cho phong trào đưa có hiệu phịng kế tốn- tài hỗ trợ cho q trình phát triển hệ thống chất lượng cơng ty Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiƯp Để thực cơng tác đánh giá 5S công ty cần tổ chức đội ngũ cán đảm nhiệm vai trò chuyên gia đánh giá Đội ngũ gồm Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật trưởng phịng kế toán Các chuyên gia đánh giá cần đào tạo kỹ đánh giá, yêu cầu thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo Nhiệm vụ nhóm chuyên gia đánh giá lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng tiêu chí đánh giá cụ thể.Bằng cách quan sát vấn chuyên gia đánh giá tập trung vào nội dung cụ thể như: - Ban lãnh đạo công ty cán quản lý có hỗ trợ cho chương trình 5S hay khơng? - Mọi người có tự hào nơi làm việc hay khơng? - Nơi làm việc có ngăn nắp khơng? - Máy móc thiết bị có vệ sinh bảo dưỡng không? - Mọi thứ có xếp hợp lý để dễ tìm dễ lấy khơng? - Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày cách tự giác không? Các chuyên gia đánh giá lập danh mục, bảng hỏi đánh giá, thang điểm cách thức chấm điểm Việc thực đánh giá thực định kỳ, sau lần đánh giá nhóm chuyên gia tổng kết số điểm từ đưa biện pháp cải tiến phù hợp lần thực sau Để khuyến khích, khích lệ người Ban lãnh đạo nên thường xuyên theo dõi đồng thời có tuyên dương khen thưởng kịp thời Qua kỳ đánh giá cần tổng kết làm được, cịn tồn từ đưa kế hoạch giai đoạn Kế hoạch cần đặt với tiêu chuẩn 5S cao trước Một số ví dụ cách lập phiếu hỏi tính điểm đánh giỏ Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp 5 Bảng 8: Bảng kiểm tra khoản vật Hạng mục Sàn nhà Tủ tài liệu Bàn làm việc Các hạng mục cần phải STT đánh giá Sàn nhà có gọn gàng khơng? Có rác,giấy tờ thừa sàn khơng? Tủ cóđược dán nhãn cụ thể không Các file tài liệu thấy,dễ lấy khơng? Tủ có dọn dẹp thường xun khơng? Mọi người phịng có ý thức xếp, dọn dẹp tủ khơng? Có thứ không cần thiết bàn làm việc khơng? Bàn làm việc có ngăn nắp không? Điểm Ví dụ thang cho điểm Bảng 9: Bảng cho điểm việc thực 5S Điểm Mô tả Chưa áp dụng nguyên tắc thực hành tốt 5S Đã có chứng việc áp dụng vài nguyên tắc thực hành tốt 5S Việc áp dụng 5S tốt có kết cụ thể Việc thực 5S tốt, việc thực quy định rõ ràng tuân thủ tốt Việc áp dụng 5S thực tốt, ý thức nhân viên cao việc tuân thủ quy định chung việc thực trỡ Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tèt nghiÖp PHẦN MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI 5S 4.1.Chương trình địi hỏi tham gia đầy đủ nhiệt tình tất người Chương trình 5S địi hỏi tham gia tất người; cơng ty thực triển khai thí điểm phịng kế tốn sau áp dụng cho tồn cơng ty.Mỗi người phải tự ý thức công việc chung tập thể riêng mình, người tham gia góp ý, để từ đưa cách thực tốt Để làm người lãnh đạo cần làm cho người hiểu rõ mục tiêu chương trình Đó là: - Nơi làm việc đem lại suất cao - Nơi làm việc có chất lượng cao - Nơi làm việc bảo đảm giao hàng hẹn - Nơi làm việc giúp hạ giá thành - Nơi làm việc nơi an toàn cho người lao động - Nơi làm việc làm cho người có tinh thần lao động cao Tất mục tiêu gắn với người nhân viên, với môi trường xung quanh họ, nơi họ làm việc.Người lãnh đạo cần phải biết gắn mục tiêu chương trình 5S với lợi ích người lao động để từ khuyến khích họ thực hiện.Việc đưa hiệu mục tiêu lợi ích 5S cần phải người đề xuất chương trình thực cụ thể hố kiện, vật chất khuyến khích người tham gia Chương trình 5S phải thu hút ý thành viên, tham gia nhiệt tình, sáng tạo; có nghĩa phong tro 5S phi m bo c Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp xõy dng khơng q nặng hinh thức Có thể thơng qua số giải pháp sau: - Nâng cao hoạt động qua biểu ngữ, hiệu, áp phích tin nội tình hình hoạt động chương trình Các hoạt động phải sử dụng đầy đủ để thu hút quan tâm người chương trình - Tổ chức in phát cho người sách nhỏ mini minh họa 5S sử dụng 5S Giám đốc, trưởng phịng chun gia ngồi quan đưa báo cáo định kỳ tình hình thực hịên 5S để người bình luận nhằm cải thiện trạng -Công ty cần tổ chức đào tạo nội tham quan công ty điển hình thành cơng 5S nhằm khơng cung cấp kỹ cần thiết mà cung cấp kinh nghiệm cách thức thực 5S cơng ty khác Do áp dụng thí điểm phịng ban nên chưa có so sánh phịng; Tuy nhiên họp tồn công ty Ban lãnh đạo nên đưa báo cáo tình hình thực 5S phịng Kế tốn- Tài Có thể đưa chứng việc thực thông qua băng vi deo, tranh ảnh minh hoạ cho người tiện theo dõi; bên cạnh tranh ảnh nên để thích bình luận vui vẻ hình Kèm theo người quản lý nên đưa bảng kiểm tra việc thực sàng lọc, sẽ, săn sóc giáo dục người thực cho thích hợp nhất.Việc làm vừa có tác động tốt tới nhân viên, giúp họ ý thức với cơng việc mình, vừa lơi kéo quan tâm theo dõi cơng nhân viên tồn cơng ty làm tiền đề tốt cho áp dụng triển khai tồn cơng ty sau 4.2.Chương trình địi hỏi toàn tâm toàn ý giới lãnh đạo cao Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Ban lãnh đạo từ xuống phải coi trọng chương trình phần hệ thống quản lý, để từ thực tốt mục tiêu quản lý Giám đốc trưởng phòng phải người ủng hộ tích cực đầu việc phát động triển khai chương trình này; đặc biệt trưởng phịng kế tốn vừa đóng vai trị người thực hiện, vừa đóng vai trị chun gia đánh giá cần phải gương mẫu đầu hoạt động Chương trình phải thực làm việc chương trình phê chuẩn Mọi người phải thơng báo thức ý nghĩa chươgn trình Việc phát động chương trình phải đưa thức họp nhằm trao đổi thơng tin có tham gia tất người công ty Nếu muốn có tin tưởng trách nhiệm nhân viên thân giám đốc, trưởng phịng phải linh hoạt quan tâm, tham gia phát động trực tiếp chương trình; có cho người thấy tầm quan trọng chương trình Muốn cho cơng nhân viên cơng ty hiểu rõ 5S thân giám đốc trưởng phòng phải nắm rõ truyền đạt cho người cách sâu sắc.Mỗi người ban lãnh đạo phải nhiệt tình tham gia vào trình thực hiện, tích cực việc thực triển khai áp dụng tác dụng trình thực tới tồn cơng nhân viên Nói chung ban lãnh đạo phải người tiên phong, làm gương cho ngừơi thấy khơng nói sng giấy tờ Giám đốc trưởng phòng phải nhận diện tiến cuả phòng nhân viên để từ đưa kết xác, khuyến khích người trao thưởng tun dương cơng Trưởng phịng phải tồn tâm tồn ý quan tâm sâu sắc tới chương trình; Bản thân không thờ ơ, trao quyền lãnh đạo cho mà phải trực tiếp thực lãnh đạo hội đồng điều hành 5S Bn thõn trng phũng khụng ch l Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp mt thành phần trình thực triển khai chương trình, quan trọng họ cịn người cổ vũ, khích lệ truyền đạt lợi ích 5S tới nhân viên Do ban lãnh đạo phải cam kết thực phong trào cam kết hỗ trợ cho việc thực chương trình thành cơng 4.3.Thực lại vịng 5S với tiêu chuẩn cao với chương trình cải tiến khác kèm Để thực triển khai áp dụng có hiệu quả, 5S cần phải lặp lại với tiêu chuẩn cao cải tiến khác kèm 5S đặc biệt bước sàng lọc đòi hỏi nguyên tắc kỹ cải tiến định nhằm đảm bảo cho việc đưa tiêu chuẩn phân biệt khoản vật xung quanh thuộc phạm vi họ, phù hợp với tình hình hoạt động phịng Những tiêu chuẩn yêu cầu mức cao so với giai đoạn sàng lọc ban đầu.Nhứng nguyên tắc, kỹ thơng qua chương trình đào tạo Trong bước sàng lọc chương trình địi hỏi phương pháp giải vấn đề hợp lý vấn đề thuộc phạm vi cá nhân người, việc làm cần phải công khai đưa phải thảo luận kỹ trước thực Trong bươc xếp địi hỏi người có tính sáng tạo, gắn với xếp có tính gợi ý cho phù hợp với tính chất cơng việc tình hình phịng Muốn cho việc trơi chảy thân 5S cần phải tiến hành cải tiến cách thức đào tạo.Mọi người phải vừa học vừa đôi với thực hành chỗ làm việc học hỏi trao đổi trực tiếp với nhau, truyền đạt kinh nghiệm cho thông qua dẫn bảng thơng báo Phịng phát huy tính sáng tạo người thơng qua chương trình “ tuần mt Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp sáng kiến”, “ tháng cải tiến mới” để người tham khảo học tập Những đề xuất đánh giá có hiệu đưa thực Việc trì thực 5S qua vịng phải có điểm sau: Bảng 10: Điểm giúp cho việc trì S STT Nội dung Phải có tài liệu rõ ràng rõ tiêu chuẩn Điều lệ cư xử thái độ, kỳ vọng nhân viên liên quan đến 5S Có khu vực cho người ban làm Góc 5S việc cung cấp thông tin, trợ giúp cho nỗ lực họ Danh sách kiểm tra Một danh sách đồ vật định trước để 5S Đội kiểm tra kiểm tra hàng ngày khu vực Một đội nhỏ luân phiên để kiểm tra khu vực khác Những người tình nguyện từ khu vực gặp Ban lãnh đạo để xác định toàn định hướng cho nỗ lực Nhà điều phối ảo Nhà điều phối cung cấp hỗ trợ lời khuyên đào tạo điều phối hoạt động Nhà quản lý lãnh Một ủy viên ban chấp hành với vị cao đạo đáng tin cậy có ủng hộ với chương trình Xem xét lónh o Lơng Thị Mai Mt s kin lờn k hoạch thường xuyên, mục tiêu tăng cường thái độ qua khuyến khích đảm bảo nguồn lực có th cú c Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp Việc áp dụng thực thành công 5S tự đem lại kết cụ thể, xây dựng tảng vững thông qua việc huấn luyện nhân viên có kỷ luật để đạt mục tiêu cuối cho tồn cơng ty.Nó bước cần thiết mà doanh nghiệp phải vượt qua trước thực chương trình chất lượng 4.4.Chương trình 5S phải gây ảnh hưởng đầy đủ giai đoạn đầu Mọi thành viên cần phải thực từ đầu, tránh việc thực chậm định ban điều hành 5S.Có làm tốt bước giúp cho việc tổng vệ sinh loại bỏ thành phần không cần thiết, không để lưu lại giai đầu Việc làm giúp cho toàn nhân viên tham gia cách tích cực có tăng đồn kết, quan tâm hiểu rõ tồn cơng ty, gây quan tâm ý tất người tới chương trình.Muốn thực điều cần phải có chương trình khen thưởng, kỷ luật rõ ràng hoạt động Mặt khác chương trình 5S đưa biện pháp nhằm chăm sóc tận dụng lực trang thiết bị máy móc hoạt động sản xuất.Vì không đâu tư trang thiết bị máy móc để cải tiến mà cần có đầu tư chăm sóc máy móc vật thân thiết để thường xuyên đảm bảo độ xác cho máy móc thiết bị, tránh lãng phí khơng cần thiết Đồng thời giảm bớt chi phí thời gian cho việc sửa chữa, khắc phục hỏng hóc khơng cần thiết, giảm bớt khoản đầu tư vào trang thiết bị 4.5.Nâng cao trình độ nhận biết cán nhân viên thông qua đào tạo huấn luyện Do chương trình 5S cịn mẻ, chưa phổ biến, nơi thực nên chưa có nhiều tài liệu ban hành để nghiên cu cng nh kinh Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp nghim hc hi; Mặt khác công ty thành lập, đội ngũ nhân viên cịn trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm Công ty nên cử vài người dự hội thảo, khóa đào tạo 5S, quy mơ quản lý chất lượng, từ tun truyền lại cho người trực tiếp áp dụng vào cơng ty để cải tiến biết thêm kinh nghiệm Để đảm bảo cho việc áp dụng chương trình 5S mang lại hiệu cao người phải tự nâng cao trình độ nhận thức kiến thức Sau quy mơ áp dụng mở rộng cho tồn cơng ty, đội ngũ nhân viên thực chương trình tăng thêm cơng ty mở lớp đào tạo liên tục kiểm tra người lao động để đảm bảo họ hiểu thực 5S nơi làm việc - Đảm bào cho người hiểu vai trị việc làm “sạch” mơi trường xung quanh, đồng thời bảo vệ thân họ, nâng cao suất chất lượng - Đảm bảo cho họ nhận thức trì việc thực giữ gìn vệ sinh môi trường xung quanh, cung cấp cho họ phương pháp thực 5S lúc, nơi -Gửi cán học tập huấn luyện bên ngồi sau trun đạt cho tồn cơng ty; Có thể lên kế hoạch cụ thể cho nhân viên định học tập giai đoạn cụ thể Bên cạnh ban lãnh đạo với trưởng phịng họp bàn tham khảo ý kiến để đưa quy trình làm việc hợp lý v thun tin cho mi ngi nht Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp KẾT LUẬN Ngày vấn đề chất lượng sản phẩm quan tâm hết; tiêu dùng sản phẩm vấn đề chất lượng vốn có người ta cịn quan tâm xem sản phẩm sản xuất nào, mơi trường sao; u cầu tất yếu sản phẩm Việt Nam gia nhập vào thị trường giới- thị trường khắt khe có địi hỏi cao Việc triển khai áp dụng chương trình 5S cơng ty bước đầu cần thiết để cải tiến hoạt động công ty.Khi thực 5S thành công công ty 5S đưa lại thay đổi kỳ diệu; thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết ngăn nắp gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng.Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích hồ đồng người qua người làm việc có thái độ tích cực hơn, trách nhiệm với công việc Dựa phương hướng phát triển cơng ty, để xây dựng hệ thống chất lượng tồn diện việc áp dụng 5S coi bước khởi đầu, bước việc triển khai chất lượng công ty Việc áp dụng mang lại nhiều hiệu biết cách áp dụng cách triệt để, quan tâm đến người nhiều hơn; việc triển khai mở rộng chương trình áp dụng tới phịng ban khác tồn cơng ty cần tính đến thời gian tới Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Quản lý chất lượng tổ chức- GS.TS.Nguyễn Đình Phan, NXB Giáo dục Giáo trình Quản trị văn phòng- Đồng chủ biên GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động- Xã hội Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế- TS Lưu Thanh Tâm, NXB ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh Điều lệ Công ty Cổ phần Thành Phát www.laocai.gov.vn “ Kỹ thuật đánh giá thực hành 5S doanh nghip Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp Phụ lục Bảng câu hỏi điều tra Xin kính chào ơng( bà) ! Tơi sinh viên thực tập công ty ông(bà), làm đề tài áp dụng triển khai chương trình 5S phịng Kế tốn- Tài cơng ty Để hồn thiện tốt nghiên cứu mong ủng hộ ông( bà ) qua việc trả lời câu hỏi bảng hỏi Tôi xin chân thành cảm ơn! Họ tên: Chức vụ: Bộ phận công tác: 1.Ơng bà có đánh gía kết cơng việc phịng kế tốn – tài Rất hài lịng Hài lịng Bình thường Khơng hài lịng Rất khơng hài lịng Những cơng việc ơng (bà) đến phịng Kế tốn- Tài để giải Nhận lương Làm đề nghị toán Làm tạm ứng Đưa công văn, hợp đồng Khác( Nêu rõ) Ơng (bà) có đánh cách xếp, bố trí phịng làm việc phịng Kế tốn- Tài □Cách bố trí khơng khoa học □Cách bố trí bình thường □Cách b trớ rt khoa hc Lơng Thị Mai Cỏch b trí khơng khoa học □Cách bố trí khoa học Líp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 6 ễng (bà) có đánh phong cách, thái độ làm việc nhân viên Rất không hài lịng Khơng hài lịng Bình thường Hài lịng Rất hài lịng Theo ơng(bà) để cải thiện mơi trường làm việc, cách xếp, nâng cao chất lượng phục vụ phịng Kế tốn- Tài yếu tố quan trọng cần phải thay đổi Tính khoa học cách bố trí văn phịng Nâng cao thiết bị văn phòng Vệ sinh Thay đổi quy trình làm việc Sự sẵn sàng phục vụ nhân viên Ơng ( bà) có cho nên áp dụng hệ thống, chương trình chất lượng để nâng cao chất lượng phục vụ phịng Kế tốn- Tài chớnh ti cụng ty khụng? Cú Khụng Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp MC LC LI MỞ ĐẦU PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY .3 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Thành Phát đặc điểm kinh tế kỹ thuật công ty 1.1.1 Giới thiệu chung công ty 1.1.1.1.Những thông tin chung 1.1.1.2.Qúa trình hình thành phát triển cơng ty .4 1.1.2 Tổ chức máy hoạt động công ty 1.1.3 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật cơng ty có ảnh hưởng đến xây dựng chương trình 5S .10 1.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm thị trường 10 1.1.3.2 Đặc điểm lao động quản lý lao động 13 1.1.3.3 Đặc điểm nguyên vật liệu 15 1.1.3.4 Đặc điểm cơng nghệ máy móc thiết bị .17 1.1.3.5 Đặc điểm trang thiết bị 18 1.1.3.6 Đặc điểm vốn kinh doanh 19 1.1.4 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty Cổ phần Thành Phát 20 1.1.4.1 Kết hoạt động kinh doanh công ty 20 1.1.4.2.Thực trạng công tác quản lý khác 23 1.2.Thực trạng quản lý chất lượng công ty Cổ Phần Thành Phát 24 PH ẦN 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TỐN- TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT 25 2.1.Khái quát cấu, chức nhiệm vụ phịng kế tốn – tài .25 Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp 2.1.1.S c cu tổ chức 25 2.1.2.Chức nhiệm vụ .25 2.2 Thực trạng chất lượng phịng kế tốn- tài Cơng ty Cổ phần Thành Phát 28 2.2.1 Một số tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động phịng kế tốntài 28 2.2.2 Thực trạng công tác bố trí nơi làm việc phịng kế tốn- tài công ty Cổ phần Thành Phát 29 2.2.3 Một số kết điều tra thực tế chất lượng phịng Kế tốnTài 31 2.2.3.1 Tình hình tham gia nhân viên cơng ty đến phịng Kế tốn- Tài 32 2.2.3.2 Mức độ công việc cần giải 32 2.2.3.3.Về cách bố trí, xếp phòng làm việc 33 2.2.3.4 Về phong cách thái độ làm việc cán bộ, nhân viên phịng Kế tốn- Tài .33 2.2.3.5 Về cách thức cải thiện môi trường .34 2.2.3.6 Ý kiến đánh giá nhân viên phòng Kế tốn- Tài ban lãnh đạo 35 2.2.3.7 Đánh giá tổng hợp 36 PHẦN 3: TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THÀNH PHÁT 38 3.1.Phương hướng kế hoạch hoạt động công ty 38 3.1.1 Phương hướng hoạt động 38 3.1.2 Cơ hội thách thức .40 3.2.Sự cần thiêt nên triển khai 5S 42 3.3 Giới thiệu 5S 43 Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiÖp 3.3.1Giới thiệu chung 5S 43 3.3.2Các bước áp dụng 5S .44 3.3.3 Lợi ích việc ứng dụng triển khai 5S doanh nghiệp .45 3.4.Chương trình triển khai áp dụng 5S 46 3.4.1 Chuẩn bị xem xét thực trạng .46 3.4.2.Thơng báo thức chương trình 5S phát động phong trào .47 3.4.3 Thành lập phận phụ trách phong trào .47 3.4.4 Đào tạo quy định tổ chức thực phong trào .48 3.4.5 Tiến hành tổng vệ sinh 48 3.4.6 Bắt đầu SERI 49 3.4.7 Thực SERRI, SEITON,SEISO hàng ngày 49 3.4.8 Đánh giá định kỳ, kiểm tra theo dõi thường xuyên S 53 PHẦN 4: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI 5S 56 4.1.Chương trình địi hỏi tham gia đầy đủ nhiệt tình tất người 56 4.2.Chương trình địi hỏi tồn tâm tồn ý giới lãnh đạo cao 57 4.3.Thực lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao với chương trình cải tiến khác kèm 59 4.4.Chương trình 5S phải gây ảnh hưởng đầy đủ giai đoạn đầu 61 4.5.Nâng cao trình độ nhận biết cán nhân viên thông qua đào tạo huấn luyện 61 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .64 Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ1: Bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Thành Phát Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình công nghệ dây chuyền chế tạo khung thép tiền chế 17 Sơ đồ 3: Quy trình cơng nghệ dây chuyền chế tạo xà gồ mạ kẽm cường độ cao 17 Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu tổ chức phịng kế tốn tài 25 Sơ đồ 5: Sơ đồ bố trí mặt phịng Kế tốn – Tài 29 Bảng 1: Cơ cấu lao động công ty 14 Bảng 2: Danh mục số nguyên vật liệu mà công ty sử dụng 16 Bảng 3: Một số thiết bị sản xuất chủ yếu công ty 19 Bảng 4: Cơ cấu tài sản nguồn vốn 19 Bảng 5: Kết hoạt động kinh doanh công ty 22 Bảng 6: Một số công trình tiêu biểu mà cơng ty tham gia 23 Bảng 7: Một số thiết bị phịng Kế tốn- Tài 30 Bảng 8: Bảng kiểm tra khoản vật 55 Bảng 9: Bảng cho điểm việc thực 5S 55 Bảng 10: Điểm giúp cho việc trì S 60 Biểu đồ 1: Biểu đồ doanh thu công ty qua năm 2004,2005,2006 .21 Biểu đồ 2: Biểu đồ lợi nhuận công ty 21 Biều đồ 3: Mức độ đánh giá kết cơng việc phịng kế tốn - tài 32 Biểu đồ 4: Mức độ công việc cần giải 33 Biểu đồ 5: Đánh giá cách xếp bố trí phịng làm việc 33 Biểu đồ 6: Đánh giá phong cách thái độ làm việc 34 Biểu đồ 7: Cách thức cải thiện môi trng 35 Lơng Thị Mai Lớp: QTCL 45 Chuyên đề tốt nghiệp NHN XẫT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Ký (Ghi rõ họ tên) L¬ng ThÞ Mai Líp: QTCL 45