Thực trạng tổ chức kế toán tại xí nghiệp vận dụng toa xe khách hà nội

Khái quát về Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Giới thiệu chung về Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Tên Xí nghiệp : Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Giám đốc: Phan Huy Giang Địa chỉ: Số 1 Trần Quý Cáp- Quận Đống Đa- Hà Nội Điện thoại: (04)37321537− (04)37470303

Website: www.vr.com.vn

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0116000010

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là xí nghiệp thành viên củaCông ty vận tải hành khách đường sắt Hà Nội, quản lý toàn bộ số toa xe khách công ty giao cho Xí nghiệp chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình tạo ra sản phẩm chung của toàn ngành là hành khách- km.

Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội được hình thành Theo quyết định số 361QĐ/LH1 ngày 24/03/1989 của Tổng cục Đường Sắt (nay là Liên hiệp Đường sắt Việt Nam).

Tháng 4/1989 Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội được hình thành trên cơ sở sáp nhập 4 xí nghiệp, đó là: Xí nghiệp toa xe Hà Nội, Xí nghiệp ga tàu 1, Xí nghiệp ga tàu 2 và Xí nghiệp toa xe Vinh.

Tháng 5/1994 Xí nghiệp thành lập trạm kinh doanh dịch vụ thương mại về phục vụ hành khách đi tàu Đến năm 1999, để tăng cường cung cấp dịch vụ cho hành khách đi tàu, Xí nghiệp đã thành lập Phân xưởng chế biến suất ăn sẵn và đội cơ điện lạnh.

Năm 2001, Trạm kinh doanh dịch vụ thương mại tách thành đội dịch vụ 1, đội dịch vụ 2 và đội dịch vụ 3 Tháng 10/2002, Đội cơ điện lạnh chuyển thành Phân xưởng cơ điện lạnh.

Ngày 07/07/2003, Liên hiệp Đường sắt Việt Nam chuyển đổi thành Tổng công ty 91 theo quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Từ ngày 01/10/2003, Xí nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động Theo cơ cấu: Cơ quan cao nhất là Tổng Công ty Đường Sắt Việt Nam- quản lý các công ty con:

- Công ty vận tải Hành khách Đường Sắt Hà Nội

- Công ty vận tải Hành khách Đường Sắt Sài Gòn

- Công ty vận tải Hàng hóa Đường Sắt

Từ ngày thành lập đến nay, Xí nghiệp đã đạt được những bước tiến đáng kể bằng sự năng động và sáng tạo trong cơ chế mới Với đội ngũ cán bộ nhân viên ngày càng trưởng thành về chất và lượng, hòa nhập trong công cuộc đổi mới trong những năm qua của ngành đường sắt Xí nghiệp đang từng bước đổi mới công tác quản lý tổ chức sản xuất, và luôn quan tâm đến việc bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên góp phần quan trọng để thực hiện tốt những nhiệm vụ sản xuất của Công ty vận tải Hành khách đường sắt Hà Nội giao cho.

Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp

1.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là xí nghiệp thành viên củaCông ty vận tải hành khách Đường Sắt Hà Nội Vì vậy, Xí nghiệp phải phối hợp tốt với các đơn vị khách trong dây chuyền sản xuất vận tải, tạo ra sản phẩm cuối cùng là Hành khách- km Với chức năng của mình, xí nghiệp phải đảm bảo những nhiệm vụ sau:

- Thực hiện nhiệm vụ phục vụ vận tải hành khách trên các đoàn tàu khách thống nhất, liên vận quốc tế và tàu khách địa phương do Tổng công ty và công ty giao; các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất chính ( sản xuất nước tinh lọc, giặt chăn ga).

- Tham gia và phối hợp với các đơn vị trong và ngoài ngành thực hiện công tác cứu chữa, giải quyết tai nan giao thông đường sắt theo lệnh của Tổng công ty và Công ty.

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả các toa xe và thiết bị, tài sản khác được giao để hoàn thành các nhiệm vụ giải quyết được giao.

- Tổ chức nghiên cứu, thực hiện ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, công nghệ, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu vận tải hành khách.

1.2.1.2 Các sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp

Sản phẩm của ngành đường sắt là vận tải hành khách, sản lượng được tính là hành khách/km, tấn/km hành lý, hàng hóa bao gửi, đó là kết quả của năm bộ phận: đầu máy, toa xe, thông tin tín hiệu, cầu đường và nhà ga Vì vậy, sản phẩm của ngành mang tính công đoạn mà mỗi bộ phận sẽ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm công đoạn của mình theo quy định của ngành đường sắt.

Hoạt động chính của xí nghiệp là quản lý, khai thác các đoàn tàu nên sản phẩm công đoạn của xí nghiệp là đầu xe vận dụng Ngoài ra, để phục vụ tốt hơn nhu cầu ăn uống của khách đi tầu, xí nghiệp còn trang bị cho xưởng chế biến đồ ăn sẵn một dây chuyền sản xuất suất ăn đóng hộp đầy đủ tiện nghi và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm ( HACCP ).

1.2.1.3 Quy mô hoạt động của Xí nghiệp

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là doanh nghiệp có quy mô vừa với tổng số vốn kinh doanh là: 372.935.809.000 đồng.

Trong đó: - Vốn lưu động: 164.236.309.000 đồng

Hiện tại, xí nghiệp đang quản lý 2.082 cán bộ công nhân viên ( tính đến 31/12/2008), trong đó: - Số CBCNV đang đóng BHXH: 2.032

- Số lao động trong vận doanh: 1.832

- Số lao động ngoài vận doanh: 195.

Ngoài ra, Xí nghiệp hiện có 30 đoàn tàu bao gồm:

- 19 đoàn tàu địa phương chạy các tuyến phía Bắc.

(tính từ Vinh trở ra)

- 11 đoàn tàu thống nhất chạy trên tuyến đường sắt Bắc- Nam. Diện tích mặt bằng của xí nghiệp là 32.000 m 2 , trong đo diện tích làm việc là 15.000 m 2 , còn lại là 17.000 m 2 là khu vực nhà xưởng và 6 đường tàu chuyên dùng để đón các đoàn tàu có tại ga Hà Nội để chỉnh bị trước khi vận dụng.

1.2.1.4 Một số chỉ tiêu quan trọng những năm gần đây

Như đã giới thiệu trên đây, Xí nghiệp vận dụng toa xe khách cung cấp dịch vụ cho hành khách đi tàu Vì vậy, nhắc đến sản phẩm ta có chỉ tiêu vận dụng đầu xe hàng năm, sản phẩm của xưởng chế biến sẵn và sản phẩm tạo ra ngoài sản phẩm chính: nước tinh lọc, dịch vụ giặt là…

Chỉ tiêu vận dụng đầu xe Đơn vị: lượt xe

1 Xe vận dụng địa phương 64.324 73.674 80.120

2 Xe km tàu địa phương 21.326.897 22.104.931 24.002.310

3 Xe vận dụng tàu thống nhất và liên vận quốc tế

4 Xe dự trữ địa phương 8.324 8.579 8.970

5 Xe dự trữ thống nhất 31.212 29.712 28.945

( Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh)

Theo số liệu như trên, ta nhận thấy số lượng xe được sử dụng tăng đều qua các năm Điều này cho thấy trong những năm qua, xí nghiệp đã có những cố gắng lớn trong vận dụng toa xe để đáp ứng đủ nhu cầu chạy tàu của toàn ngành Đường sắt, huy động hết mức tối đa số lượng xe hiện có, đặc biệt là trong các chiến dịch hè và tết.

Kết quả tổng doanh thu của xí nghiệp Đơn vị: nghìn đồng

Doanh thu của xưởng chế biến sẵn

TT Chỉ tiêu Đơn vị

Qua bảng trên ta nhận thấy tổng doanh thu của xưởng chế biến sẵn năm 2007 so với năm 2006 giảm 510.894.200 đồng tương ứng với 4,75%, nguyên nhân chủ yếu là số lượng khách đi tàu giảm do có sự cạnh tranh bởi các phương tiện đi lại khác như đường hàng không, đường bộ, đường thủy đặc biệt là đường hàng không với việc giảm giá vé và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ Rút kinh nghiệm từ việc sụt giảm doanh thu này, ngành Đường sắt nói chung và Xí nghiệp nói riêng đã có những chiến lược cạnh tranh phù hợp như giảm giá vé cho học sinh sinh viên, nâng cao chất lượng phục vụ trên tàu, đổi mới trang thiết bị trên tàu…Chính vì vậy, so với năm 2006, doanh thu của xưởng chế biến sẵn năm 2008 đã có sự gia tăng đáng kể, cụ thể là tăng 702.845.400 đồng, tương ứng với 6,53%.

Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: đồng

1 Tổng lợi nhuận trước thuế

2 Thuế thu nhập phải nộp 30.682.198 42.126.059 52.542.759

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Như vậy, lợi nhuận sau thuế của Xí nghiệp đã gia tăng đều qua các năm đặc biệt là trong năm 2008 vừa qua, lợi nhuận tăng 56.212.872 đồng so với năm 2006 tương ứng với 72,25% và tăng 26.785.800 đồng so với năm

2007 tương ứng với 24,73% Để lợi nhuận không ngừng tăng thêm vào năm

2009, Xí nghiệp nên mở rộng sản xuất và đổi mới trang thiết bị, tránh tình trạng lạc hậu lỗi thời về công nghệ sản xuất.

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

1.2.2.1 Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức chuyên môn hóa kết hợp Các bộ phận và các đơn vị kết hợp chặt chẽ với nhau để tạo ra sản phẩm hướng đến mục tiêu: đáp ứng tốt nhất những nhu cầu và làm hài lòng khách đi tàu. Để đảm bảo và nâng cao chất lượng phục vụ hành khách đi tàu, Xí nghiệp có hai phân xưởng chuyên thực hiện nhiệm vụ sửa chữa, chỉnh bị toa xe và một xưởng chế biến đồ ăn sẵn, cụ thể:

 Phân xưởng khám chữa chỉnh bị chịu trách nhiệm sửa chữa, tu sửa các đoàn tàu Đây là một đơn vị trực thuộc và chịu sự lãnh đạo của Xí nghiệp, có chức năng tổ chức thực hiện công tác khám chữa chỉnh bị các ram tàu do đơn vị quản lý và một số ram tàu khác do đơn vị bạn quản lý Bên cạnh đó, phân xưởng này còn tham gia vào việc đề xuất các biện pháp tổ chức sản xuất cho Giám đốc Xí nghiệp để thực hiện tốt công tác khám chữa chỉnh bị toa xe với mục tiêu đảm bảo tuyệt đối an toàn các mặt, duy trì và nâng cao chất lượng thiết bị phụ tùng, đáp ứng đầy đủ các đầu xe vận dụng theo yêu cầu vận tải.

 Phân xưởng cơ điện lạnh phụ trách chỉnh bị, sửa chữa toàn bộ các tổ máy phát điện, máy điều hòa không khí, máy lạnh bảo quản suất ăn chế biến sẵn trên xe, toàn bộ thiết bị điện trong Xí nghiệp và các toa xe, các thiết bị tại xưởng chế biến sẵn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000- HACCP phục vụ nhu cầu ăn uống cho hành khách Kết cấu phân xưởng cơ điện lạnh cụ thể như sau:

Kết cấu phân xưởng cơ điện lạnh

Phân xưởng cơ điện lạnh

Tổ văn phòngTổ sửa chữa thiết bịTổ điện công nghiệpTổ điện lạnhTổ cơ điệnTổ điện chỉnh bịTổ điện địa phương

Mỗi tổ trực thuộc phân xưởng cơ điện lạnh chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đó là:

- Tổ văn phòng có nhiệm vụ quản lý nhân lực, kỹ thuật và chỉ đạo toàn bộ nhiệm vụ của giám đốc Xí nghiệp giao cho.

- Tổ điện lạnh có nhiệm vụ chỉnh bị, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống điều hòa không khí nơi làm việc toàn Xí nghiệp và hệ thống điều hòa không khí trên toa xe.

- Tổ cơ điện có nhiệm vụ bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ hệ thống máy phát điện.

- Tổ điện chỉnh bị có nhiệm vụ bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống điện trên toa xe và áp tải kỹ thuật viên trên tàu thống nhất

- Tổ điện địa phương có nhiệm vụ bảo dưỡng, chỉnh bị, sửa chữa toàn bộ hệt thống điện trên toa xe chạy tàu địa phương và áp tải kỹ thuật điện trên tàu địa phương.

- Tổ sửa chữa thiết bị có nhiệm vụ trực, đón tiễn, sửa chữa các hư hỏng đột xuất các tàu xuất phát và về ga Hà Nội.

- Tổ điện công nghiệp có nhiệm vụ sửa chữa các hệ thống điện, thiết bị điện

 Xưởng chế biến sẵn được xây dựng theo hệ thống chất lượng ISO

9001: 2000- HACCP Dây chuyền sản xuất được bố trí theo một quy trình từ khi nhập nguyên vật liệu và thực phẩm đầu vào qua các công đoạn chế biến, đóng hộp, bảo quản lạnh đến khi xuất ra tàu để đảm bảo xuất ăn đóng hộp đạt tiêu chuẩn cao, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

1.2.2.2 Quy trình công nghệ chế biến đồ ăn sẵn

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ cho hành khách đi tàu, vì vậy phục vụ ăn uống cho hành khách giữ một vị trí khá quan trọng Xưởng chế biến sẵn với dây chuyền sản xuất suất ăn đóng hộp, với điều kiện nhà xưởng khang trang rộng rãi, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, được công nhận chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000.

Ta có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của công ty như sau:

Dây chuyền sản xuất chế biến đồ ăn sẵn và nước tinh lọc

Qua sơ đồ trên ta nhận thấy quá trình sản xuất sản phẩm tại xưởng chê biến sẵn diễn ra liên tục, chất lượng sản phẩm tạo ra phụ thuộc chủ yếu vào nguyên vật liệu đầu vào Trong quá trình trên, việc kiểm tra, giám sát chất lượng các khâu sản xuất cần được thực hiện chặt chẽ, nhất là khâu thu mua các nguyên vật liệu đầu vào

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại công theo kiểu giản đơn,chế biến liên tục và phần lớn là mang tính chất thủ công Chính vì vậy, đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là không có sản phẩm dở dang Tuy rằng xưởng chế biến sẵn giữ vai trò độc quyền trong việc phân phối xuất ăn trên tàu cho hành khách và cán bộ công nhân viên đi tàu nhưng không phải vì thế mà xưởng chế biến săn không có đối thủ cạnh tranh như đường thủy, đường bộ,hàng không bởi lẽ xuất ăn trên tàu cũng là yếu tố để hành khách lựa chọn bên cạnh các tiện ích khác của Đường sắt Yếu tố này đưa ra một yêu cầu về việc đổi mới công nghệ chế biến cho Xí nghiệp, vừa nâng cao chất lượng sản phẩm vừa đáp ứng kịp thời nhu cầu của hành khách đi tàu.

Đặc điểm tổ chức quản lý của Xí nghiệp

Ban giám đốc của Xí nghiệp

Ban giám đốc của Xí nghiệp gồm 1 Giám đốc và 3 Phó giám đốc. Trong đó:

 Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên về mọi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của mình

 Ba phó giám đốc có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc, cụ thế như sau:

- Phó giám đốc vận tải: Chỉ đạo công tác sản xuất vận tải, phụ trách trực tiếp tàu thống nhất và tàu liên vận quốc tế.

- Phó giám đốc kĩ thuật toa xe và thiết bị: Trực tiếp điều hành phân đoạn khám chữa chỉnh bị.

- Phó giám đốc nội chính: Trực tiếp chỉ đạo phòng Tổng hợp và phụ trách tàu địa phương, đồng thời kiêm phó bí thư Đảng ủy.

Bộ máy quản lý và tham mưu

 Phòng tổ chức lao động

Phòng tổ chức lao động là phòng tham mưu cho Giám đốc về mô hình và quản lý sản xuất, bố trí hợp lý cán bộ và lao động, giải quyết chế độ chính sách và các vấn đế liên quan đến người lao động

Phòng chịu trách nhiệm trong việc lập phương án bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, xây dựng và kiểm tra thực hiện việc bổ sung, sửa đôi quy chế phân phối tiền lương, nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức quản lý sản xuất có hiệu quả nhất Bên cạnh đó, phòng tổ chức lao động tiến hành kiểm tra, phân tích, xử lý các sai phạm, trả lời các phiếu hỏi đúng quy chế Ngoài ra, phòng còn tham mưu xét chọn, bố trí trưởng tàu, phó tàu, tổ phó, thủ quỹ đi tàu thống nhất, liên vận quốc tế Đối với cán bộ công nhân viên, phòng có nhiệm vụ giải quyết chế độ hưu trí,thôi việc, tai nạn lao động, chế độ thương binh…kịp thời đúng chế độ chính sách tránh thiệt thòi cho người lao động.

 Phòng kế hoạch vật tư

Phòng kế hoạch vật tư là phòng tham mưu cho Giám đốc về việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch vật tư, kế hoạch chi phí của xí nghiệp trong sản xuất chính cũng như sản xuất ngoài.

Công việc cụ thể của phòng là mua sắm cấp phát đầy đủ, kịp thời các vật tư, phụ tùng thiết bị, nhiên liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong mọi điều kiện Phòng trực tiếp tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài ngành. Phòng chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch, xin kinh phí sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng các toa xe thiết bị, xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu sát với thực tế trong toàn xí nghiệp để cấp phát đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất.

 Phòng tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán trực tiếp tham mưu cho Giám đốc về việc quản lý, sử dụng theo đúng nguồn tiền, vật tư, tài sản theo đúng nguyên tắc tài chính kế toán của xí nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho Giám đốc, Công đoàn quản lý và sử dụng nguồn tiền cứu trợ, quý phúc lợi đồng thời theo dõi, hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong Xí nghiệp thực hiện tốt chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước về công tác tài chính kế toán.

Phòng chịu trách nhiệm quyết toán với Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà nội kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tháng, quý và năm Bên cạnh đó, phòng chịu trách nhiện tính lượng theo quy chế và số liệu của phòng tổ chức lao động cung cấp, thanh toán tiền Bào hiểm xã hội, cấp phát lương, thưởng cho CBCNV kịp thời; mở sổ sách theo dõi TSCĐ, tính khấu hao, tăng giảm tài sản cố định; kiểm tra việc tiêu thụ và sử dụng vật tư của Xí nghiệp.

 Phòng kỹ thuật nghiệp vụ

Phòng kỹ thuật nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc, hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị về công tác nghiệp vụ chạy tàu, vận chuyển hành khách, hành lý và nghiệp vụ có liên quan đến hành khách, công tác phục vụ ăn uống trên tàu và chế biến suất ăn Cụ thế như sau, phòng xây dựng, triển khai, đôn đốc kiểm tra các biện pháp về an toàn chạy tàu, an toàn hành khách, an toàn lao động cho công nhân công tác trên tàu Xây dựng các tiêu chuẩn, quy cách, nghiệm thu trang thiết bị phục vụ hành khách trên tàu phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật chạy tàu và phục vụ hành khách.

 Phòng hành chính tổng hợp

Phòng hành chính tổng hợp là bộ phận tham mưu cho Xí nghiệp về các mặt: văn thư, tạp vụ… Công việc cụ thể là quản lý toàn bộ trang thiết bị bao gồm: ô tô, phòng làm việc, máy móc thiết vị, dụng cụ văn phòng, hệ thống điện nước… thuộc khối cơ quan Xí nghiệp Phòng thực hiện nhiệm vụ mua sắm vật tư phục vụ sản xuất của cơ quan bao gồm: giấy in, mực in, ghim, bút…; quản lý, lưu trữ công văn tài liệu và dấu ấn đúng nguyên tắc quy định; phục vụ hội nghị và đón tiếp cấp trên và các đơn vị đến làm việc với Xí nghiệp Ngoài ra, phòng quản lý tốt hội trường, phòng họp, phòng làm việc, nhà, điện nước thuộc cơ quan và nơi công cộng thuộc

Xí nghiệp, đôn đốc cán bộ công nhân viên chấp hành chế độ, nội quy cơ quan và chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước.

 Phòng quản lý vận dụng

Phòng quản lý vận dụng là phòng thay mặt cho Xí nghiệp quản lý chặt chẽ chất lượng và điều phối hợp lý số lượng toa xe nhăm mục đích khai thác số toa xe vận dụng với hiệu quả cao nhất đồng thời tham mưu cho Giám đốc quản lý kỹ thuật về máy móc, thiết bị, điện nước Công việc cụ thể là theo dõi điều phối toàn bộ toa xem điều tiết hàng ngày toa xe khách trong quá trình sửa chữa và vận dụng, chỉ đạo kiểm kê dột xuất hàng năm toa xe khách, số lượng toa xe vận dụng, xe tốt chờ vận dụng hàng ngày, hàng tháng với Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà nội Bên cạnh đó, phòng còn quản lý hồ sơ kỹ thuật, lý lịch toa xe, máy móc; lập hồ sơ kỹ thuật trạng thái toa xe, lập hồ sơ theo dõi định kỳ sửa chữa toa xe của

Như vậy, Xí nghiệp có bộ máy quản lý tương đối đầy đủ, phù hợp với quy mô của xí nghiệp với các phòng ban chuyên môn tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ Mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng cụ thể để quản lý theo chuyên môn của mình và chịu sự lãnh đạo của ban giám đốc Xí nghiệp.

Kế toán trưởng Phó phòng kế toán

Kế toán TSCĐKế toán tiền lươngKế toán thanh toánKế toán vật tưKế toán tổng hợpKế toán xưởng CBSThủ quỹ

Nhân viên kinh tế ở trạm

CH¦¥NG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP VẬN DỤNG

TOA XE KHÁCH HÀ NỘI.

Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý cũng như đặc điểm về tổ chức sản xuất, Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp được tập trung tại phòng kế toán của Xí nghiệp Phòng kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp lên các báo cáo toàn công ty Tất cả được đặt dưới sự chỉ đạo chuyên môn trực tiếp của kế toán trưởng và sự quản lý chặt chẽ của Ban giám đốc công ty Tại phòng kế toán, mỗi nhân viên kế toán của Xí nghiệp thực hiện nhiệm vụ hạch toán các phần hành khác nhau và không có hiện tượng kiêm nhiệm Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức cụ thể theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán

Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên được phân cụ thể như sau:

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung, than gia hội đồng giá, lương, thanh lý tài sản cố định của Xí nghiệp, tham mưu các quy chế cho Xí nghiệp, ký kết các hợp đồng, theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ký séc ủy nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, các báo cáo chung của phòng, duyệt kế toán, duy tu xây dựng cơ bản, kiểm tra các hoạt động tài chính.

- Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm thanh toán lương, phân bổ tiền lương vào giá thành, theo dõi chi tiết từng loại chi phí thuộc lương, chi phí khác và chịu trách nhiệm về giao dịch của toàn Xí nghiệp, ký phiếu thu, phiếu chi các phần được giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, theo dõi đôn đốc khâu kiểm thu phụ trách kho, báo cáo hàng tồn kho, hàng không sử dụng thanh lý, theo dõi ký kết các chứng từ thanh toán ăn uống trên tàu… làm các công việc thay trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng ( có ủy quyền của trưởng phòng)

- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi sự biến động, tính và trích khấu hao tài sản cố định vào khoản mục chi phí của giá thành sản phẩm công đoạn theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong kỳ, phản ánh trung thực chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó trên sổ sách kế toán.

- Kế toán vật tư: Mở sổ theo dõi mua bán với từng khách hàng, theo dõi tình hình xuất nhập vật tư trong tháng, phản ánh chính xác nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên sổ sách kế toán Cuối kỳ, xác định lượng xuất nhập vật tư, tồn kho tính giá thực tế trên sổ kế toán Tính giá thực tế của vật tư xuất kho và phân bổ vào lượng chi phí có liên quan.

- Kế toán thanh toán: Quản lý và theo dõi chặt chẽ sự biến động của quy tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phản ánh các nghiệp vụ thu,chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng vào sổ cái các tài khoản Cuối ngày cùng với thủ quỹ kiểm tra lượng quỹ tiền mặt Khóa sổ kế toán cho bộ phận kế toán tổng hợp.

- Kế toán tiền lương: Bảo hiểm xã hôi, tính và cấp phát tiền lương các khoản phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên, phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho cá khoản mục chi phí phù hợp.

- Kế toán tổng hợp: Phản ánh và tập hợp các khoản chi phí có liên quan đến quá trình sản xuất trong kỳ như chi phí tiền lương, nguyên vật liệu…và chi tiết trên từng khoản mục chi.

- Kế toán xưởng chế biến sẵn: Chịu trách nhiệm về kế toán nguyên vật liệu và hạch toán giá thành suất ăn chế biến sẵn Thanh toán tiền ăn, vật rẻ của các tổ tàu thống nhất Theo dõi đối chiều giữa Sài Gòn và Đà Nẵng về ăn uống trên tàu, theo dõi gas của xưởng chế biến ăn sẵn, tổ tàu…

- Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi quỹ tiền mặt của Xí nghiệp Lập phiếu thu, phiếu chi và theo dõi quỹ tiền mặt của Xí nghiệp

Ngoài ra phòng kế toán còn có các nhân viên kinh tế ở trạm có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ gửi các chứng từ về phòng kế toán theo đúng định kỳ để lập báo cáo tài chính.

Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán

Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán

Chế độ kế toán áp dụng trong Xí nghiệp là theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.

Niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Kỳ kế toán Xí nghiệp áp dụng theo quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng Hiện nay, tại Xí nghiệp hầu như không phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ.

Xí nghiệp hạch toán tổng hợp hàng tồng kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Trị giá vốn hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.

Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp là 28%.

Đặc điểm vận dụng hệ thóng chứng từ kề toán

Xí nghiệp vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC và một số văn bản pháp luật khác Xí nghiệp sử dụng các chứng từ về tiền tệ, tài sản cố định, tiền lương, hàng tồn kho… theo đúng quy định của nhà nước Ngoài ra Xí nghiệp còn sử dụng các chứng từ do Xí nghiệp lập phù hợp với đặc điểm sản xuất kin doanh của doanh nghiệp và được bộ tài chính chấp nhận Việc sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chừng từ luân chuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của các chứng từ sử dụng.

Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Xí nghiệp sử dụng hệ thóng tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 Các tài khoản cấp 1 và 2 được sử dụng theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành Các tài khoản này được chi tiết hóa theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.

Hệ thống tài khoản được sử dụng tại Xí nghiệp bao gồm các tài khoản chính sau: TK111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 156, 157,

Hiện tại Xí nghiệp chưa sử dụng các loại tài khoản ghi đơn.

Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán

Để thực hiện công tác hạch toán kế toán, Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ Hình thức này được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký- sổ cái, thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán Đặc điểm chủ yếu của hệ thống này là tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành hai bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức Nhật ký- Sổ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết cái Ngoài ra, các sổ nhật ký tài khoản còn được sử dụng để hạch toán hàng ngày theo hai hướng: thông tin về thời gian phát sinh nghiệp vụ và thông tin phân loại cho từng loại đối tượng Như vậy hình thức Chứng từ ghi sổ cho phép giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho quản lý sản xuất kinh doanh Trình tự hạch toán cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sỏ theo hình thức Chứng từ- ghi sổ

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” Căn cứ vào “Chứng từ ghi sổ” đẻ ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” Sau đó dùng để ghi vào “Sổ cái” Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập “Chứng từ ghi sổ” được dùng để ghi

“Sổ, thẻ kế toán chi tiết” Cuối kỳ, phải khóa sổ và tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” Tính tổng số Nợ, tổng số Có và sổ dư của từng tài khoản trên “Sổ cái” Căn cứ vào “Sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh” Số liệu sau khi đã được đối chiếu khớp đúng giữa “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết” được dùng để lập các “Báo cáo tài chính”.

Hiện nay, để phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời nâng cao năng suất lao động, Xí nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Do vậy việc ghi sổ hoàn toàn là do kế toán ghi bằng tay trên máy tính, sau đó đến khi quyết toán hoặc lúc cần thiết kế toán mới in ra thành sổ Do đây là phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho Xí nghiệp nên vẫn cần có sự kết hợp với kế toán thủ công. Công việc lập, luân chuyển và quản lý chứng từ là do kế toán thủ công thực hiện, việc ghi sổ nhập xuất thành phẩm tại kho do thủ kho thực hiện Báo cáo tài chính và các báo cáo tổng hợp khác do mạng máy tính thực hiện dưới sự quản lý của kế toán viên Các đối tượng kế toán như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán đều đã được mã hóa để chương trình tự động tiến hành công tác kế toán.

Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tài chính

Các báo cáo tài chính của Xí nghiệp được lập tuân thủ theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ngày 20/03/2006 về chế độ báo cáo tài chính.

Các báo cáo tài chính của công ty được lập theo quý, theo năm do phó phòng kế toán chịu trách nhiệm lập dưới sự giám sát chỉ đạo của Kế toán trưởng, bao gồm các báo cáo sau:

- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01- DN)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02- DN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03- DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09- DN).

Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu

Kế toán vốn bằng tiền

- TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng”.

Hiện tại Xí nghiệp chưa sử dụng tài khoản 113 “ Tiền đang chuyển”.

2.3.1.2 Tổ chức chứng từ vốn bằng tiền

 Tổ chức chứng từ thu, chi tiền mặt:

Các chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp:

- Phiếu thu ( mẫu số 01- TT)

- Phiếu chi ( mẫu số 02- TT)

- Giấy đề nghị tạm ứng( mẫu số 03- TT)

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng ( mẫu số 04-TT)

- Giấy đề nghị thanh toán ( mẫu số 05-TT)

- Bảng kê chi tiền ( mẫu số 09- TT)

Việc thu, chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi; lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của giám đốc ( hoặc người được ủy quyền) và kế toán trưởng Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi Phiếu thu, phiếu chi được lập thành 3 liên:

- Liên 1: lưu tại quyển phiếu thu hoặc phiếu chi.

- Liên 2: giao cho người nộp tiền hoặc người nhận tiền.

- Liên 3: thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ.

Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi sẽ tiến hành thu, chi theo các chứng từ đó Khi thu, chi thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thu tiền, đã chi tiền lên phiếu thu, phiếu chi ( theo đúng quy định của nghiệp vụ quỹ) Cuối ngày, tập hợp phiếu thu, phiếu chi cùng chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán tiền mặt để ghi sổ Quy trình cụ thể của việc tổ chức chứng từ tuân theo

Người nộp tiền Kế toán thanh toánKế toán trưởng

Thủ quỹ Nghiệp vụ thu tiền Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thuKý duyệt phiếu thuThu tiền, ghi sổ quỹ

Người nhận tiềnKế toán thanh toánKế toán trưởng Thủ quỹ Nghiệp vụ chi tiền Đề nghị chi tiền Lập phiếu chiKý duyệt phiếu chiChi tiền, ghi sổ quỹ

Biểu số 10a Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền mặt

Biểu số 10b Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt

Theo như quy trình trên, các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt diễn ra tại Xí nghiệp có trình tự ngắn nhất, đảm bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ thu, chi tiền và tránh được những sai sót trọng yếu do việc chi tiêu vào những nghiệp vụ không có thật tại đơn vị Tuy nhiên, thời gian luân chuyển chứng từ có thể kéo dài nếu như kế toán trưởng chưa ký duyệt.

 Tổ chức chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng

Các chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp:

- Giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng.

- Các chứng từ gốc: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi.

Khi nhận được các chứng ừ ngân hàng gửi đến, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của Xí nghiệp, số liệu chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì Xí nghiệp thông báo cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh kịp thời

Chứng từ tăng, giảm vốn bằng tiền

Sổ kế toán chi tiết quy tiền mặt; sổ TGNH

2.3.1.3 Tổ chức sổ kế toán vốn bằng tiền

Trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành kế toán tiền mặt của Xí nghiệp cụ thể như sau

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành vốn bằng tiền

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm vốn bằng tiền, kế toán lập

Chứng từ ghi sổ phản ánh việc tăng, giảm của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 111, 112 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 111, 112 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 111, 112 sau khi được kiểm tra đối chiếu được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua

- TK 131 “Phải thu khách hàng”

- TK 331 “ Phải trả người bán”

Chứng từ mua, bán hàng và thanh toán khác

Sổ, thẻ kế toán mua, bán hàng hóa,vật tư.

Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán và người mua

2.3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán thanh toán với người bán và người mua

Các chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp bao gồm:

- Chứng từ về mua hàng: hóa đơn mua hàng, bảng kê mua hàng.

- Chứng từ về bán hàng: hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, bảng kê, hợp đồng kinh tế…

- Chứng từ về hàng tồn kho: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm…

- Chứng từ về thanh toán: chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,…

2.3.2.3 Tổ chức sổ kế toán thanh toán với người bán và người mua

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành thanh toán với người bán và người mua cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành thanh toán với người bán và người mua

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ mua, bán hàng hóa kế toán lập

Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 131, 331 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán với người mua Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 131, 331 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 131,

331 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết tài sản cố định được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán Tài sản cố định ( TSCĐ)

TSCĐ được sử dụng tại Xí nghiệp tương đối nhiều và phức tạp, chủ yếu là TSCĐHH, tại Xí nghiệp chưa sử dụng TSCĐVH Các loại TSCĐ được sử dụng bao gồm:

- Nhà cửa, vật kiến trúc

- Thiết bị, dụng cụ quản lý.

Nguyên giá TSCĐ của Xí nghiệp được sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống TSCĐ của Xí nghiệp được hình thành chủ yếu từ mua sắm, được cấp hoặc điều chuyển đến Trong các trường hợp đó, nguyên giá TSCĐ được xác định như sau:

NG = Gt + Tp + Pt + Lv – Tk – Cm – Th Trong đó: NG : Nguyên giá TSCĐ

Gt : Giá thanh toán cho người bán tài sản ( tính theo giá thu tiền 1 lần) Tp: Thuế, phí, lệ phí phải nộp cho nhà nước ngoài giá mua Lv: Lãi tiền vay trả trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng Tk: Thuế trong giá mua hoặc phí tổn được hoàn lại.

Cm: Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng.

Th: Giá trị sản phẩm, dịch vụ thu được khi chạy thử.

- TSCĐ loại được cấp, được điều chuyển đến bao gồm giá trị còn lại trên sổ của đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển hoặc giá trị theo đánh giá lại thực tế của hội đồng giao nhận và các phí tổn trực tiếp mà bên nhận tài sản phải chi ra trước khi đưa TSCĐ vào sử dụng.

Xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo như quyết định 206 của Bộ tài chính ban hành ngày 12/12/2003 Mức khấu hao hàng năm của 1 TSCĐ (Mkhn) được tính theo công thức sau:

Mkhn = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm

Tỷ lệ khấu hao hàng năm = x 100 Đối với tài sản tăng trong năm, Xí nghiệp thực hiện việc trích khấu hao theo hình thức: đưa vào sử dụng tháng nào, trích khấu hao tháng đấy Theo quy định máy móc thiết bị có giá trị trên 10 triệu có thời gian tính khấu hao là 10 năm.

 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ:

Sửa chữa thường xuyên là công việc sửa chữa nhỏ có tính chất bảo dưỡng thay thế những chi tiết, bộ phận nhỏ của TSCĐ Chi phí sửa chữa này chiếm tỷ trọng không đáng kể so với chi phí kinh doanh trong kỳ Vì vậy, chi phí sửa chữa nhỏ thường được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn ra.

Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế những bộ phận quan trọng của nó, chi phí sửa chữa chiếm một tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán Vì vậy, theo nguyên tắc phù hợp, chi phí sửa chữa lớn được kế toán phân bổ vào chi phí kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán khác nhau.

 Sửa chữa nâng cấp TSCĐ:

Sửa chữa nâng cấp TSCĐ là loại hình sửa chữa có tính chất tăng thêm tính năng hoạt động của TSCĐ hoặc kéo dài thêm tuổi thọ của nó Khi công việc hoàn thành căn cứ vào giá thành thực tế của công việc sửa chữa và giá trị còn lại của TSCĐ được nâng cấp, kế toán xác định nguyên giá mới của TSCĐ đó.

- TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”.

Số năm sử dụng dự kiến

2.3.3.5 Tổ chức chứng từ TSCĐ

Các chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp:

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Sổ Tài sản cố định

- Biên bản thanh lý TSCĐ

Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Xí nghiệp lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số ủy viên để lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng TSCĐ Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ.Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: “ Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở “Thẻ TSCĐ” để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của Xí nghiệp “Thẻ TSCĐ” do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận Thẻ được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ Khi lập xong, “Thẻ TSCĐ” được dùng để ghi vào

“Sổ Tài sản cố định”, sổ này lập chung cho toàn Xí nghiệp một quyển. Đối với trường hợp giảm TSCĐ, tùy theo từng trường hợp, Xí nghiệp lập các chứng từ như “Biên bản giao nhận TSCĐ”, “Biên bản thanh lý TSCĐ”…Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán ghi giảm trên “Sổ TSCĐ”.

2.3.3.6 Tổ chức sổ kế toán TSCĐ

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành TSCĐ cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành TSCĐ

Chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TSCĐ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ kế toán lập Chứng từ ghi sổ phản ánh việc tăng, giảm và khấu hao của TSCĐ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 211,214 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiếtTSCĐ Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 211, 214 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 211,214 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết tài sản cố định được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán hàng tồn kho

- TK 153 “Công cụ, dụng cụ”

Người giao hàng Ban kiểm nhậnCán bộ cung ứngPhụ trách phòng, ban

Yêu cầu nhập hàngKiểm nhận và lập biên bảnLập phiếu nhập khoKý phiếu nhập khoNhập kho và ghi thẻ khoGhi sổ kế toán

2.3.4.2 Tổ chức chứng từ hàng tồn kho

Các loại chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp:

- Chứng từ gốc ( hóa đơn, hợp đồng mua bán): phản ánh nguồn nhập, xuất

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm (mẫu số 03-VT)

- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT).

- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT).

Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

- Liên 2: Người giao, nhận hàng giữ.

- Liên 3: Thủ kho và kế toán luân chuyển để thực hiện nghiệp vụ

Số lượng hàng nhập, xuất theo chứng từ do người lập phiếu ghi Số lượng thực nhập do thủ kho ghi còn giá trị của hàng nhập về do ké toán vật tư ghi.

Quy trình luân chuyển chứng từ cụ thể như sau:

Biểu số 14a Quy trình luân chuyển chứng từ nhập hàng tồn kho

Thủ trưởng, kê toán trưởng

Cán bộ cung ứngPhụ trách phòng, ban

Yêu cầu xuất hàngDuyệt lệnh xuấtLập phiếu xuất khoKý phiếu xuất khoXuất kho và ghi thẻ kho

Chứng từ tăng, giảm, HTK

Sổ, thẻ kế toán chi tiết HTK

Biểu số 14b Quy trình luân chuyển chứng từ xuất hàng tồn kho

Sau quy trình luân chuyển trên, các chứng từ đều được bảo quản và lưu trữ.

2.3.3.3 Tổ chức sổ kế toán hàng tồn kho

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành hàng tồn kho cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành HTK

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán lập Chứng từ ghi sổ phản ánh việc tăng, giảm hàng tồn kho Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 152 ,153, 155, 157, 156 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết hàng tồn kho Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 152, 153, 155, 157, 156 trên Sổ cái các tài khoản Số liệu trên sổ cái các TK 152, 153, 155, 157, 156 sau khi được kiểm tra đối chiếu với Bảng tổng hợp, chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

2.3.5.1 Hình thức tiền lương và quỹ tiền lương của Xí nghiệp

Lao động tại Xí nghiệp được chia thành 3 loại chính:

- Khối lao động làm việc theo giờ hành chính: Cán bộ công nhân viên làm việc 8h/ ngày; Nghỉ thứ 7 và chủ nhật Sáng làm việc từ 7h30 đến 11h30; chiều từ 13h30 đến 16h30 Đối tượng lao động này được hưởng lương hàng tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương.

- Khối lao động theo ban kíp 24/24: là các tổ trực 24/24h do đội ngũ công nhân kỹ thuật kiểm tra tổng thể các toa xe trước khi xuất phát Khối lao động này có chế độ nghỉ 12 tiếng và 24 tiếng tùy theo lịch phân công công tác của từng bộ phận

- Khối phiên vụ đi tàu: là lực lượng cán bộ công nhân viên trong các tổ tàu được phân đi theo tàu, chế độ nghỉ được xây dựng theo thời gian hành trình của tàu.

Hai khối lao động này hưởng lương theo sản phẩm, tức là trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng của công việc hoàn thành.

Tổng quỹ lương của Xí nghiệp bao gồm lương chế độ, lương sản xuất kinh doanh và lương đặc thù.

2.3.5.2 Chế độ trích các khoản theo lương

 Quỹ BHXH: được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương của toàn Xí nghiệp Người sử dụng phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 5% trên tổng quỹ lương thì do người lao động trực tiếp đóng góp.

 Quỹ BHYT: Xí nghiệp trích quỹ BHYT bằng 3% tổng quỹ lương, trong đó Xí nghiệp chịu 2% và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% do người lao động trực tiếp nộp.

 Kinh phí công đoàn: được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và Xí nghiệp chịu toàn bộ, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

- TK 334 “Phải trả người lao động”

- TK 3382 “Kinh phí công đoàn”

- TK 3383 “Bảo hiểm xã hội”

2.3.5.4 Tổ chức chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương

Các loại chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp:

- Sổ danh sách lao động: đây là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc Mọi sự biến động vê số lượng lao động đều được kế toán tiền lương ghi chép vào sổ danh sách lao động để làm cơ sở tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động.

- Bảng chấm công (mẫu sô 01- LĐTL) sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của người lao động theo từng ngày. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận và dùng trong một tháng.

- Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02- LĐTL)

- Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 03- LĐTL).

- Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương (mẫu số 10- LĐTL).

- Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11- LĐTL).

2.3.5.5 Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành lương và các khoản trích theo lương cụ thể như sau:

Chứng từ tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334,338

Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tiền lương, tiền thưởng kế toán lập Chứng từ ghi sổ và tiến hành phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho từng bộ phận Hàng tháng, dựa trên bảng phân bổ đó, kế toán lập chứng từ ghi sổ tương ứng để phản ánh các chỉ tiêu phân bổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 334, 338 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 334, 338 Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 334,338 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 334,

338 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết TK 334, 338 được đưa lên báo cáo tài chính.

Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”

- TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”

- TK 627 “Chi phí sản xuất chung”

- TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”.

2.3.6.2 Xác định đối tượng và phương pháp hạch toán chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm

 Xác định đối tượng và phương pháp hạch toán chi phi sản xuất

Sản phẩm chính của xí nghiệp là số lượng đầu xe vận dụng nên các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sản xuất chung được kế toán tập hợp theo loại đầu tàu, ví dụ: tàu địa phương, tàu thống nhât… Phương pháp hạch toán chi phí theo từng nhóm sản phẩm.

 Xác định đối tượng tính giá thành và phương pháp tính giá thành sản phẩm Đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm hoàn thành và kỳ tính giá thành theo từng tháng Tại Xí nghiệp không có sản phẩm dở dang nên không tổ chức việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, sản phẩm hoàn thành trong kỳ được tính giá theo phương pháp giản đơn.

2.3.6.3 Tổ chức chứng từ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Chi phí về lao động: Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội.

- Chi phí về vật tư: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng phân bổ chi phí trả trước về công cụ dụng dụ; Bảng kê, hóa đơn và chứng từ mua vật liệu công cụ dụng cụ sử dụng ngay không qua kho.

- Chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

- Chứng từ phản ánh dịch vụ mua ngoài: hóa đơn mua ngoài, chứng từ chi mua dịch vụ.

- Chứng từ phản ánh thuế, phí và lệ phí: Bảng kê khai thuế, phí và lệ phí phải nộp.

- Chứng tư phản ánh chi phí khác bằng tiền: giấy thanh toán tiền tạm ứng, chứng từ thanh toán khác, chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có liên quan…

Chứng từ chi phí sản xuất, bảng kê, bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 621,622,627, 154

Bảng tổng hợp chi tiết TK621,622, 627,154

2.3.6.4 Tổ chức sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh, các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan ( ví dụ bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ…) kế toán lập Chứng từ ghi sổ Đồng thời, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào

Sổ cái TK 621,622,627,154 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK

621,622,627,154 Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 621,622,627,154 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 621,622,627,154 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết TK 621,622,627,154 được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán tiêu thụ thành phẩm, lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh

- TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”

- TK 511 “ Doanh thu bán hàng” Tài khoản này được mở chi tiết như sau:

TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”

TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”

- TK 632 “Giá vốn hàng bán”.

- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”

- TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”

Sản phẩm chính mà Xí nghiệp tạo ra đó chính là số đầu xe vận dụng và sản phẩm phụ là các dịch vụ trên tàu khác như dịch vụ ăn uống, dịch vụ giặt là, dịch vụ vận chuyển hàng hóa Đối với sản phẩm chính, doanh thu của Xí nghiệp được xác định dựa trên số lượng vé tàu bán ra mỗi ngày còn với sản phẩm phụ là lượng thực phẩm được tiêu thụ, lượng hàng hóa vận chuyển được Lượng thực phẩm này được xác định dựa trên số lượng vé tàu bán ra nên không có sản phẩm dở dang và thành phẩm bán ra được tiêu thụ trực tiếp trên tàu hoặc vận chuyển đến các ga địa phương khác để tiêu thụ.

Vì vậy, trong quy trình hạch toán kế toán tại Xí nghiệp, tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” không có số dư cuối kỳ.

2.3.7.2 Tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ thành phẩm,lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh

Các chứng từ được sử dụng tại Xí nghiệp trong phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm:

- Phiếu nhập kho ( mẫu số 01- VT)

Chứng từ về hàng hóa và sản phẩm sản xuất

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 156,157,155, 632,511

Bảng tổng hợp chi tiết TK liên quan

- Phiếu xuất kho ( mẫu số 02- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm, hàng hóa ( mẫu số 03- VT)

- Bảng kê mua hàng ( mẫu số 06- VT).

- Bảng thanh toán hàng ký gửi ( mẫu số 01- BH).

2.3.7.3 Tổ chức sổ kế toán tiêu thụ thành phẩm và lưu chuyển hàng hóa

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành tiêu thụ thành phẩm và lưu chuyển hàng hóa như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành tiêu thụ thành phẩm và lưu chuyển hàng hóa

Chứng từ về bán hàng và các chứng từ liên quan

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 632,642,511, 911,421

911, 421 Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết TK liên quan

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiêu thụ thành phẩm và luân chuyển hàng hóa kế toán lập Chứng từ ghi sổ Đồng thời, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 156,157,155, 632,511 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 156,157,155, 632,511 Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 156,157,155,

632,511trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 156,157,155, 632,511 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết cá tài khoản có liên quan được đưa lên báo cáo tài chính.

2.3.7.4 Tổ chức sổ kế toán xác định kết quả kinh doanh

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành xác định kết quả kinh doanh cụ thể như sau:

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành xác định kết quả kinh doanh

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ liên quan bán hàng và các chứng từ khác liên quan kế toán lập Chứng từ ghi sổ Đồng thời, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 632, 642, 511, 911, 421 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK

632, 642, 511, 911, 421 Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK 632, 642, 511, 911,

421 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 632, 642, 511, 911, 421 sau khi được kiểm tra đối chiếu với bảng tổng hợp, chi tiết cá tài khoản có liên quan được đưa lên báo cáo tài chính.

Kế toán nguồn vốn chủ sở hữu

- TK 411 “Nguồn vốn kinh doanh”

- TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”

- TK 414 “Quỹ đầu tư phát triển”

- TK 431 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi”

2.3.8.2 Tổ chức chứng từ kế toán nguồn vốn chủ sở hữu

Tại Xí nghiệp, các nghiệp vụ liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu thường liên quan đến việc tăng, giảm tài sản cố định hoặc phân phối lợi nhuận vào các quỹ nên các chứng từ liên quan đến phần hành này gồm có:

- Biên bản thanh lý TSCĐ

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Các chứng từ liên quan khác.

2.3.8.3 Tổ chức sổ kế toán nguồn vốn chủ sở hữu

Trình tự hạch toán tổng hợp phần hành kế toán nguồn vốn chủ sở hữu

Chứng từ kế toán có liên quan

Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 411, 412, 414, 431

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán trong phần hành nguồn vốn chủ sở hữu

Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu kế toán lập Chứng từ ghi sổ phản ánh sự tăng, giảm nguồn vốn chủ sở hữu Đồng thời, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 411, 412, 414, 431 Các chứng từ kế toán đó sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 411, 412, 414, 431 Cuối tháng, khóa sổ tính ra tổng sổ tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư TK TK 411,

412, 414, 431 trên Sổ cái Số liệu trên sổ cái các TK 632, 642, 511, 911, 421 sau khi được kiểm tra đối chiếu được đưa lên báo cáo tài chính.

Thực trạng công tác tổ chức kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Đặc điểm Nguyên vật liệu và tình hình quản lý Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Nguyên vật liệu (NVL) là một trong ba yếu tố vật chất quan trọng nhất trong quá trình sản xuất Tổ chức công tác kế toán NVL là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp Để tổ chức tốt công tác kế toán về vật liệu trước hết cần phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của chúng.

Sản phẩm chính của Xí nghiệp là đầu xe vận dùng và là sản phẩm mang tính chất dịch vụ Để có được sản phẩm có chất lượng tốt, Xí nghiệp phải chi các khoản về sửa chữa chỉnh bị cho đoàn xe như bơm mỡ, làm dầu, thay ắc quy, sửa chữa ghế ngồi, thay các loại đinh ốc, chuẩn bị các tạp phẩm, xà phòng, giấy vệ sinh, thay sửa chữa hệ thống nước, quạt điện… trên các toa xe phục vụ hành khách trước khi chạy tàu.

Các NVL của Xí nghiệp là các NVL dùng để phục vụ cho việc chỉnh bị, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị cho đoàn tàu đủ điều kiện xuất phát Ngoài ra còn có các nhiên liệu và phụ tùng thay thế Các vật tư cho đoàn xe đòi hỏi phải có biện pháp bảo quản tốt như chăn, gối đệm, khăn dễ gây ẩm mốc, phải có kho chứa, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt, phải thực hiện giặt sấy thường xuyên.

Sản phẩm chính của Xí nghiệp là đầu xe vận dụng, vì vậy tổng sản lượng hàng tháng, hàng quý phụ thuộc vào luồng khách đi lại nhất là vào dịp lễ tết, nghỉ hè… số xe vận dụng tăng thêm Do đó, Xí nghiệp cần phải có khối lượng dữ trữ nguyên vật liệu thường xuyên và cần có kế hoạch cung cấp vật tư phù hợp, kịp thời đảm bảo cho đoàn xe vận dụng đủ điều kiện xuất phát đáp ứng nhu cầu đi lại của hành khách.

Nguyên vật liệu của Xí nghiệp hoàn toàn được cung ứng từ việc mua ngoài chủ yếu từ các công ty, cửa hàng, nhà máy trên toàn quốc Xí nghiệp hầy như không có NVL nhập khẩu Nhờ vậy, Xí nghiệp tránh được tính trạng khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá lớn gây ứ đọng vốn, làm giảm chất lượng NVL Chi phí cho NVL chiếm khoảng 70% chi phí giá thành công đoạn của Xí nghiệp, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng làm thay đổi giá thành sản phẩm Vì vậy, trước khi mua hàng, Xí nghiệp tiến hành xây dựng định mức cho NVL Mặc dù vậy, tình trạng ứ đọng vật tư vẫn không thể tránh khỏi do các nguyên nhân khách quan như: lạm phát tăng cao, giá cả thị trường biến động mạnh, nhu cầu dự trữ cũng tăng thêm Điều này thì hầu hết các doanh nghiệp không tránh khỏi tầm ảnh hưởng

Hiện tại, Xí nghiệp chưa thực hiện công tác kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu vào cuối kỳ kế toán.

Phân loại Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Hàng tháng, Xí nghiệp phải sử dụng một khối lượng lớn NVL gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có vai trò, công dụng và tính năng khác nhau Do vậy, để hạch toán chính xác về NVL, đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với thực tế của Xí nghiệp, kế toán Xí nghiệp đã phân loại NVL thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu phụ bao gồm:

- Loại 1: Các loại hóa chất, sơn dầu, axit.

- Loại 2: Sắt thép các loại, ống nước, phụ kiện vật tư toa xe.

- Loại 3: Phụ tùng thay thế toa xe: trục xe, bánh xe…

- Loại 4:Các loại đinh, ốc, vít, buông, lò xo, guốc hãm

- Loại 5: Vòng bi các loại

- Loại 6: Thiết bị điện vật liệu phục vụ hành khách, xí nghiệp: tạp phẩm, xà phòng, giấy vệ sinh, nước tẩy rửa toa xe…

- Loại 7: Các vật dụng phục vụ cho công nhân sản xuất như: găng tay, ủng cao su, giầy da nam nữ…

Xăng dầu, ga đốt, dầu Diezen dùng để chạy máy phát điện phục vụ ánh sáng, các trang thiết bị bảo quản thực phẩm phục vụ hành khách ăn uống trên tàu thống nhất.

Do đặc thù ở Xí nghiệp là chủng loại NVL rất nhiều, vì vậy để quản lý, bảo quản NVL một cách tốt nhất, Xí nghiệp đã hình thành 8 kho chứa vật tư tương ứng với cách phân loại trên:

- Kho số 1: chứa loại hóa chất, sơn dầu, axit.

- Kho số 2: chứa sắt thép các loại, ống nước, phụ kiện vật tư toa xe.

- Kho số 3: chứa phụ tùng thay thế toa xe

- Kho số 7: chứa các vật dụng phục vụ cho công nhân sản xuất.

- Kho số 8: chứa nhiên liệu gồm xăng dầu, dầu Diezen. Điều đáng chú ý là ở Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội không có Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu ở Xí nghiệp được phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý bao gồm 2 loại đó là Nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu.

Tính giá Nguyên vật liệu

2.4.3.1 Nguyên tắc tính giá Nguyên vật liệu

Tính giá NVL là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL tại Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội Hiện tại, Xí nghiệp sử dụng giá thực tế để xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, nhập kho và tồn kho.

2.4.3.2 Giá nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu nhập kho của Xí nghiệp chủ yếu do mua ngoài của các công ty, cửa hàng, nhà máy trong nước nên trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn chưa có thuế giá trị gia tăng.

Trước đây, trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản… nhưng trong những năm gần đây, Xí nghiệp quy định tất cả cá khoản chi phí này không được tính vào giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mà được tính vào chi phí bổ trợ sản xuất, hạch toán vào tài khoản 6277.27- Chi phí bổ trợ sản xuất

Trường hợp nguyên vật liệu được mua về nhập kho do chính công ty bán chịu trách nhiệm vận chuyển, khi đó giá bán trên hóa đơn bao gồm: giá mua và chi phí vận chuyển Sở dĩ điều này xảy ra là do địa điểm của công ty bán có thể ở xa so với Xí nghiệp như các công ty có trụ sở ở tận thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương… nên thông thường, hai bên thỏa thuậnu chi phí vận chuyển do bên bán chịu luôn vì thế giá ghi trên hóa đơn bao gồm của giá mua và chi phí vận chuyển.

Ví dụ: ngày 02/06/2009 Trần Đoàn Thăng- Phòng kế hoạch vật tư mua lò xo các loại của công ty xe lửa Dĩ An- Bình Dương, giá ghi tên hóa đơn bao gồm cả giá mua và chi phí vận chuyển cụ thể như sau:

Lò xo TW Ấn 40 mm: 13 cái x 1.375.000 = 17.875.000 đồng

Lò xo TW Nhật 34mm: 5 cái x 1.020.000 = 5.100.000 đồng

Lò xo treo máy phát điện 24V: 10 cái x 80.500 = 805.000 đồng Đóng hàng và vận chuyển: 9 thùng x 86.250 = 776.250 đồng

Cộng tiền hàng 24.556.250 đồng Tiền thuế giá trị gia tăng

Tổng cộng tiền thanh toán 25.784.062 đồng Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán vật tư ghi nhận trị giá vốn thực tế nhập kho của các mặt hàng như sau:

Lò xo TW Ấn 40 mm 17.875.000 đồng

Lò xo TW Nhật 34mm 5.100.000 đồng

Lò xo treo máy phát điện

Còn tiền đóng hàng và vận chuyển được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, không tính vào giá vốn thực tế của hàng nhập kho.

Nhận xét: Công ty áp dụng cách tính nguyên vật liệu nhập kho theo cách trên là hợp lý, phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam Tuy nhiên, hiện tại các nghiệp vụ

= x thu mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nguồn trong nước và còn đơn giản, nếu phát sinh các nghiệp vụ phức tạp hơn thì kế toán cần phải có những thay đổi cho phù hợp

2.4.3.3 Giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất kho, Xí nghiệp sử dụng phương pháp tính giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ, số liệu được thể hiện trên Sổ theo dõi vật tư.

Trị giá vốn vật liệu xuất kho

Số lượng vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân

Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Ví dụ: Trong tháng 6/2009 có tình hình về nhập xuất của lò xo treo máy phát điện 24V như sau:

Tồn đầu tháng: Số lượng 5 cái, đơn giá 81.500đ/cái

Ngày 02/06 nhập số lượng 10 cái, đơn giá 80.500đ/cái

Ngày 06/06 xuất số lượng 4 cái

Ngày 10/06 nhập số lượng 15 cái, đơn giá 82.000đ/cái

Theo tài liệu trên, ta có: Đơn giá bình quân

Như vậy, trị giá vốn của lò xo máy phát điện 24V xuất kho cụ thể như sau

- Tổng giá trị lò xo máy phát điện trong tháng 06/2009 là:

Nhận xét: Việc tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là phản ánh tương đối chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng, đồng thời giúp cho Xí nghiệp giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày Hơn nữa, với sự trợ giúp của kế toán máy, công việc ghi chép của kế toán không bị dồn về cuối tháng như trước kia Tuy nhiên, phương pháp này có thể làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán.

Tổ chức chứng từ ban đầu về nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

2.4.5.1 Chứng từ về nguyên vật liệu nhập kho

Phòng kế hoạch vật tư là phòng chịu trách nhiệm mua sắm, cấp phát đầy đủ, kịp thời các vật tư, phụ tùng, thiết bị, nhiên liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong mọi điều kiện Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật tư tổ chức cho cán bộ đi mua vật tư có kèm theo hợp đồng kinh tế (nếu có) hoặc đơn đặt hàng Nếu đơn vị cung cấp nguyên vật liệu có trụ sở tại Hà Nội hoặc một số tỉnh lân cận thì phòng kế hoạch vật tư sẽ cử cán bộ đích thân đi mua hàng, nếu đơn vị cung cấp ở quá xa thì cán bộ đi mua có thể thực hiện việc mua hàng thông qua điện thoại, chuyển phát nhanh, gửi bản Fax đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đến đơn vị cung ứng nguyên vật liệu.

Các chứng từ được sử dụng trong quá trình nhập kho bao gồm: hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho.

Ví dụ: Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty xe lửa Dĩ An vào ngày 14/05/2009, Xí nghiệp vận dụng toa xe khách nhận được hóa đơn cùng với lo hàng của công ty xe lửa Dĩ An, hóa đơn đc viết như sau

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 06 năm 2009

Mẫu số 01GTKT – 3LL QX/ 2006N Đơn vị bán hàng: Công ty xe lửa Dĩ An Địa chỉ: khu công nghiệp Dĩ An, Bình Dương

Số tài khoản: ……… Điện thoại: ……… MS: 3700146539

Họ tên người mua hàng: Trần Đoàn Thăng

Tên đơn vị: Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Hình thức thanh toán: CK MS: 0100106264-1

Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Sô lượng Đơn giá Thành tiền

1 Lò xo TW Ấn 40 mm Cái 13 1.375.00

2 Lò xo TW Nhật 34mm Cái 05 1.020.00

3 Lò xo treo MPĐ 24V Cái 10 80.500 805.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.227.812

Tổng cộng tiền thanh toán

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi năm triệu bảy trăm tám mươi tư nghìn không trăm sáu mươi hai đồng chẵn /.

( đã ký và đóng dấu)

Sau khi nhận được hóa đơn cùng với lo hang của công ty xe lửa Dĩ An,tại kho số 4, thủ kho cùng với ban kiểm nghiệm vật tư của Xí nghiệp tiến hành kiểm tra về số lượng và chất lượng của lô hàng trên Biên bản kiểm nghiệm vật liệu được lập cụ thể như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội Mẫu số 24/VL

XN vận dụng TXK Hà Nội

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU Số: 05/6

Ngày 02 tháng 06 năm 2009 Căn cứ vào hóa đơn số 89947 ngày 02/06/2009 của Công ty xe lửa Dĩ An.

Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông ( bà): Đào Minh Hải làm trưởng ban

Nguyễn Văn Nam, Ngô Bích Thủy làm ủy viên KCS

Nguyễn Minh Thoa Thủ kho ủy viên Đã kiểm nghiệm các vật liệu kê dưới đây:

Tên và quy cách vật liệu ĐVT Số lượng Nhận xét về phẩm chất Ghi số hóa đơn

1 Lò xo TW Ấn 40 mm Cái 13 13 Đạt yêu cầu

2 Lò xo TW Nhật 34 mm Cái 05 05

3 Lò xo treo MPĐ 24V Cái 10 10

4 Đóng hàng và vận chuyển

- Những vật liệu nhận đúng phẩm chất và quy cách đã được nhập kho theo số lượng kiểm nghiệm( cột 5).

- Những vật liệu không đúng quy cách và phẩm chất giao cho kho tạm bảo quản riêng Ban cung cấp sẽ căn cứ các điều khoản hợp đồng đã thông báo cho người hay đơn vị bán hàng và có biện pháp giải quyết.

( đã ký) Ủy viên ( đã ký)

Sau khi kiểm nghiệm vật liệu, những vật liệu đạt yêu cầu được làm thủ tục nhập kho Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hóa đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội Mẫu số 2- VT

XN vận dụng TXK Hà Nội Định khoản:

SỐ: 414 Ngày 02 tháng 06 năm 2009 Đơn vị bán: Công ty xe lửa Dĩ An

Chứng từ số: HĐ 89947 ngày 02 tháng 06 năm 2009

Biên bản kiểm nghiệm số: 05/6 ngày 02 tháng 06 năm 2009

QUY CÁCH Đvt Số lượng Giá Đơn vị

Thành tiền Gh i Theo chú chứng từ

Thự c nhập 4- 145 Lò xo TW Ấn 40 Cái 13 13 1.375.00

4- 144 Lò xo TW Nhật 34 Cái 05 05 1.020.00

Cái 10 10 80.500 805.000 Đóng hàng và vận chuyển thùng 776.250

Thành tiền: Hai mươi tư triệu năm trăm năm mươi sáu nghìn hai trăm năm mươi đòng chẵn./

Phụ trách cung tiêu ( đã ký)

Chi phí đóng hàng và vận chuyển từ Dĩ An ra Hà Nội không được phân bổ cho từng loại lò xo mà được tính vào chi phí bổ trợ sản xuất trongkỳ Tuy nhiên, chi phí này cũng được thể hiện trên phiếu nhập kho.

2.4.5.2 Chứng từ về nguyên vật liệu xuất kho

Nguyên vật liệu khi mua về đều được sử dụng cho mục đích sản xuất để tạo ra sản phẩm Khi có nhu cầu dùng đến nguyên vật liệu, các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi gửi lên phòng kế hoạch vật tư, tưỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng có hợp lý hay không và số lượng vật liệu tồn trong kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ làm thủ tục xuất nguyên vật liệu cho bộ phận đó.

Như vậy, các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong quá trình xuất kho là phiếu lĩnh vật tư và phiếu xin lĩnh vật tư.

Ví dụ: Ngày 05/06/2009 phân xưởng cơ điện lạnh xin lĩnh lò xo máy phát điện 24V và lò xo TW Ấn 40mm, phiếu xin lĩnh vật tư được lập như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội

PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ

Kính đề nghị: Bộ phận cung ứng vật tư- Phòng kế hoạch vật tư Tên tôi là: Nguyễn Hữu Nam Đơn vị: Phân xưởng cơ điện lạnh

Xin lĩnh vật tư để: phục vụ cho việc lắp xe 41510, 519, 515, 818, 828, 579 Vật tư xin lĩnh gồm: Đề nghị bộ phận cung ứng- phòng kế hoạch vật tư cho lĩnh những vật tư đã nêu trên.

Người lập phiếu Nguyễn Hữu Nam

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐV T

1 Lò xo treo MPĐ 24V Cái 10

2 Lò xo TW Ấn 40 mm Cái 02

Sau khi xét thấy hợp lý, Phòng kế hoạch vật tư lập phiếu lĩnh vật tư như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội Định khoản

XN vận dụng TXK Hà Nội Nợ:…

PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Có:

Tên đơn vị lĩnh: Phân xưởng cơ điện lạnh

Lĩnh tại kho: Số 4- Xí nghiệp

QUY CÁCH Đvt Số lượng Giá Đơn vị

Thành tiền Gh i Xin chú lĩnh

Thự c phát 4- 145 Lò xo TW Ấn 40 Cái 02 02

Cộng thành tiền ( viết bằng chữ):………

Phụ trách đơn vị ( đã ký)

Kế toán trưởng( đã ký)

Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

2.4.5.1 Phương pháp hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Hiện tại, Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “ Thẻ kho” còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ “thẻ kho” vào “Sổ số dư” Kế toán vật tư dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán ghui nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 ngày một lần ( kèm theo “phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập xuất theo từng danh điểm, từ đo ghi vào “ Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” ( bảng này được mở ở từng kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng đanh diểm nguyên vật liệu trên “Sổ số dư” với tồn kho trên

“Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” Từ “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”, kế toán lập

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệuSổ kế toán tổng hợp về vật liệu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiều với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư

Ghi cuối tháng Đối chiếu

Nhận xét: phương pháp số dư tránh được ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn việc vào cuối kỳ đồng thời nó thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu như xí nghiệp hiện nay.

2.4.5.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ Sau khi hoàn tất việc nhập, xuất kho vật liệu cho các bộ phân, căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, xuất vào thẻ kho của từng thứ nguyên vật liệu.

Mỗi thứ nguyên vật liệu được ghi chép trên một thẻ kho Vì vậy, ở mỗi kho, có bao nhiêu thứ nguyên vật liệu thì có bấy nhiêu thẻ kho Tất cả các thẻ kho được thủ kho sắp xếp theo từng nhóm nguyên vật liệu Ví dụ: thẻ kho của từng thứ lò xo sau khi được lập thì được thủ kho lưu giữ chung vào tập hồ sơ riêng “Thẻ kho lò xo các loại”

Ví dụ: Tình hình nhập, xuất, tồn của Lò xo treo máy phát điện 24V trong tháng 06/2009 được thủ kho theo dõi và ghi chép trên thẻ kho như sau:

Tên đơn vị : Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Lò xo treo máy phát điện 24V Đơn vị: Cái

Chứng từ Diễn giải Ngày nhập Xuất

Số lượng Ký xác nhận

SH Ngày Nhập Xuất Tồn

Thẻ kho của các lò xo khác như: Lò xo TW Ấn 40 mm, Lò xo TW Nhật

34 mm, lò xo OBI RU 2 tầng… được lập tương tự như trên Tất cả các thẻ kho của các thứ lò xo này được lưu giữ trong tập hồ sơ “Thẻ lò xo các loại”

Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi vào “Sổ theo dõi nguyên vật liệu”- đây chính là “Sổ số dư nguyên vật liệu”- số lượng tồn của từng thứ Nguyên vật liệu trong tháng đó Sau đó chuyển lên chi kế toán để hoàn thiện chỉ tiêu tồn của từng thứ nguyên vật liệu về mặt giá trị Tại Xí nghiệp, “Sổ số dư nguyên vật liệu” được lập là sổ tờ rồi, bao gồm các tờ “Sổ theo dõi nguyên vật liệu “Sổ số dư” do kế toán lập cho tất cả các kho và được mở cho từng tháng Cuối mỗi tháng, kế toán chuyển các tờ “Sổ theo dõi nguyên vật liệu” cho mỗi thủ kho để thủ kho tiến hành ghi chép.

2.4.5.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán Định kỳ 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ, nhận chứng từ nhập, xuất kho (phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật tư) về phòng kế toán Sau khi kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ nhận về, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết. Đối với phiếu nhập kho, kế toán tổng hợp giá trị theo từng loại nguyên vật liệu- cụ thể theo từng kho, vì mỗi kho chứa một loại nguyên vật liệu Sau đó ghi vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng lũy kế nhập”. Đối với phiếu lĩnh vật tư, khi nhận về kế toán không thể hoàn thành được các chỉ tiêu về đơn giá và thành tiền, chỉ đến cuối tháng khi xác định được đơn giá bình quân của từng thứ vật tư xuất kho kế toán mới hoàn thiện được chứng từ này Sau khi hoàn thiện, các phiếu lĩnh vật tư được kế toán tổng hợpgiá trị theo từng loại nguyên vật liệu như các phiếu nhập kho Sau đó ghi vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào

Ví dụ: trích phiếu giao nhận chứng từ số 2009-7 trong tháng 06/2009 như sau

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Số: 2009-7

Từ ngày 01/06 đến ngày 05/06/2009 Kho hàng Nhập Xuất Ký

SL Số hiệu nhận chứng từ Số tiền SL Số hiệu chứng từ Số tiền Kho 1 1 123 16.929.000 3 131,132,133 23.300.500

BẢNG LŨY KẾ NHẬP VẬT TƯ

BẢNG LŨY KẾ XUẤT VẬT TƯ

Cuối tháng, căn cứ vào “Bảng lũy kế nhập”, “Bảng lũy kế xuất” kế toán ghi vào “Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn”.

Ví dụ: Trích Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn tháng 06/2009 như sau:

BẢNG KẾ TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN

Nhập Xuất Tồn kho cuối kỳ Kho 1 153.346.420 72.269.946 75.965.580 149.650.786 Kho 2 2.455.400.480 947.158.490 406.484.000 3.023.074.970 Kho 3 921.150.379 74.051.400 35.522.560 959.679.219 Kho 4 849.657.420 120.670.850 114.557.000 858.196.220 Kho 5 348.487.200 59.866.000 29.162.500 379.190.700 Kho 6 305.480.660 139.813.421 106.604.300 338.689.778 Kho 7 93.449.893 43.774.200 31.602.477 105.621.616 Cộng

6 6.418.924.119 Đồng thời, sau khi nhận được các tờ “Sổ theo dõi nguyên vật liệu” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ về số lượng và đơn giá bình quân của từng thứ Nguyên vật liệu xuất kho đã xác định được để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền của từng thứ nguyên vật liệu trên tờ “Sổ theo dõi Nguyên vật liệu” Sau đó, tính ra số dư cuối kỳ của từng kho và của tất cả các kho Sau khi hoàn tất, các tờ sổ này được lưu giữ trong một quyển sổ chung là “Sổ số dư nguyên vật liệu”.

Ví dụ: Trích một tờ “Sổ theo dõi vật tư” trong tháng 06/2009 của kho số 4 như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội Trang số: 26

SỔ THEO DÕI VẬT TƯ

Tên và quy cách vật tư ĐV

T Đơn giá SL Thành tiền

4.143 Mã hãm dĩa toa xe TQ Cái 190.000 20 3.800.000

4.144 Lò xo TW Nhật 34 mm Cái 916.701 1 916.701

4.145 Lò xo TW Ấn 40 mm Cái 1.375.728 3 4.127.184

4.155 Lò xo treo MPĐ 24V Cái 81.500 5 407.500

4.156 Guốc hãm toa xe số 23 Quả 48.644 630 30.645.720

4.169 Bộ giá chuyển hương TX Ấn

Số dư đầu kỳ kho 4 849.657.42

Số dư cuối kỳ kho 4 858.196.22

0 Đối với tờ “Sổ theo dõi vật tư” cuối cùng của kho số 7- là kho cuối cùng chứa nguyên vật liệu phụ, kết thúc sổ có dòng số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản 1522 Trên đây trích “Sổ theo dõi vật tư” của kho số 4 nên chưa có dòng tổng cộng của tài khoản 1522 Tương tự như vậy, đối với “Sổ theo dõi nguyên vật liệu” của kho số 8- kho chứa nhiên liệu- ngoài dòng số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản 1523 còn có dòng số dư đầu kỳ và cuối kỳ của tài khoản 152.

Sau khi hoàn tất các tờ “Sổ theo dõi nguyên vật liệu”, kế toán tập hợp theo thứ tự số trang và lưu vào một quyển sổ chung là “Sổ số dư tháng 06/2009”

Kế toán đối chiếu số liệu cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với các cột tương ứng trên “ Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn”.

Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp

Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Theo phương pháp này, kế toán sẽ ghi chép, kiểm tra thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu trên cơ sỏ các chứng từ gốc Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao và theo dõi chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu của đơn vị có đặc điểm về nguyên vật liệu là đa dạng, nhiều chủng loại như Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội.

Với phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên Xí nghiệp dùng những tài khoản sau để hạch toán nguyên vật liệu:

- TK 152 “Nguyên vật liệu” Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2 là

+ TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”

- TK 331 “Phải trả người bán” để phản ánh vê tình hình thanh toán về các khoản phải trả của Xí nghiệp cho người bán vật tư theo hợp đồng đã ký kết. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán hay đơn vị cung cấp

- TK 3381-pl “Thu hồi phế liệu” dùng để phán ánh tình hình thu hồi phế liệu của Xí nghiệp.

- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2, là: TK6211- Chi phí nguyên vật liệu phụ

TK 6212- Chi phí nhiên liệu

- Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan khác như: + TK 111 “Tiền mặt”

+ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

+ TK 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”

+ TK 627 “Chi phí sản xuất chung”.

- Xí nghiệp không sử dụng TK 151 “Hàng mua đi đường” do có ít trường hợp hóa đơn về trước, hàng về sau.

2.4.6.3 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu

Tại Xí nghiệp việc thanh toán cho người bán hầu như không được thực hiện theo hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt mà chủ yếu thanh toán bằng tiền tạm ứng hoặc chưa thanh toán Vì vậy, kế toán phân loại cá chứng từ nhập nguyên vật liệu thành 4 loại chứng từ cùng loại:

- Chứng từ nhập nguyên vật liệu phụ đã được thanh toán bằng tiền tạm ứng

- Chứng từ nhập nhiên liệu đã được thanh toán bằng tiền tạm ứng

- Chứng từ nhập nguyên vật liệu chưa thanh toán

- Chứng từ nhập nhiên liệu chưa thanh toán. Định kỳ 5 ngày, khi nhận được các chứng từ nhập nguyên vật liệu, kế toán tập hợp các chứng từ cùng loại, sau đó ghi vào bảng kê nhập nguyên vật liệu Các chứng từ cùng loại được ghi vào một bảng kê.

 Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Khi được giao nhiệm vụ mua vật liệu cho công ty, người mua viết giấy đề nghị tạm ứng để mua vật liệu như sau:

Ví dụ: Ngày 31/05/2009, Đặng Cao Bình viết giấy đề nghị tạm ứng có mẫu như sau:

Xí nghiệp vận dụng TXK Hà Nội

( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Số 05- 23 Kính gửi: Lãnh đạo Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội

Tên tôi là: Đặng Cao Bình Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.000.000 đồng

(Viết bằng chữ: Một triệu đồng chẵn).

Lý do tạm ứng: Mua nước tẩy zavel

Kế toán trưởng ( đã ký)

Phụ trách bộ phận ( đã ký)

Người đề nghị tạm ứng ( đã ký)

Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của giấy đề nghị tạm ứng ( có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan), kế toán căn cứ vào đó viết phiếu chi tiền mặt cho người tạm ứng, sau đo người tạm ứng cầm phiếu chi đến gặp thủ quỹ để nhận tiền và đi mua hàng Sau khi mua hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng theo quy trình luân chuyển chứng từ, được đưa lên kế toán vật tư Kế toán vật tư tiến hành định khoản như sau:

Có TK 141.bh: 550.000 đồng ( Chi tiết cho nhân viên Đặng Cao Bình) Khi đó căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào Bảng kê nhập nguyên vật liệu phụ theo định khoản:

Có TK 141.bh: 500.000 đồngCòn phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi trong “Bảng kê thuếGTGT được khấu trừ” theo định khoản

Ví dụ: Trích 1 bảng kê nguyên vật liệu trong tháng 06/2009 như sau:

BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU PHỤ

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng

Bình- nước tẩy zavel- CH 8 Đ.Thành 141.bh 500.000

Tâm- Giấy in A4- Cty TNHH VPP T.B.H

Kèm theo 5 chứng từ gốc

 Trường hợp mua chưa thanh toán cho người bán

Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 1522, 1523…: Giá mua chưa có thuế

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 : Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán)

Ví dụ: Ngày 02/06/2009 căn cứ vào hóa đơn số 89947- Trần Đoàn Thăng mua lò xo các loại và phiếu nhập kho, kế toán định khoản:

Có TK 331.da: 24.556.250 đồng Căn cứ vào phiếu nhập kho , kế toán ghi vào “Bảng kê nhập nguyên vật liệu phụ” theo định khoản:

Ví dụ: Trích 2 bảng kê nhập nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu trong tháng 06/2009

Chứng từ Diễn giải TK đối ứng

Bình- găng tay cao su, chổi- CT Tràng Thi

Bình- dây buộc ni lông- CT Tràng Thi 3311.b h

Bình- khăn tiết kiệm, dây 2x1- CT Tràng Thi

Bình- lò xo van xả, rắc co 42/48- CT Tràng Thi

Hà- thùng tôn 2 lớp ủ đá- CT Tràng Thi 3311.h g

Thăng- lò xo các loại- CT Dĩ An 3311.da 23.780.000

Hà- đồng hồ báo giờ, dòng điện- CT P.tùng

Hà- dầu RX Tubo 15W 40- CT Tam Minh

Hà- máy động OE 5424, bơm - CT P.tùng

Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng

Hà- dầu Diezel- CT Xăng Dầu

Ví dụ: Trích chứng từ ghi sổ trong tháng 06/2009 như sau:

Từ ngày 01/06 đến ngày 05/06/2009 ST

Diễn giải Số hiệu tài khoản

1 Nhập kho nguyên vật liệu phụ

2 Nhập kho nguyên vật liệu phụ

Kèm theo 3 bảng kê và 17 chứng từ gốc Ngày lập chứng từ; 05/06/2009

Sau khi lập được Chứng từ ghi sổ, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào Sổ cái của từng tài khoản 1522, 1523.

2.4.6.4 Kế toán tổng hợp xuất Nguyên vật liệu

Do đặc thù của ngành đường sắt, nguyên vật liệu tại Xí nghiệp được xuất chủ yếu là do để phục vụ sản xuất sửa chữa các đoàn xe tàu thông nhất và tàu địa phương, tàu liên vận quốc tế, lắp và thay thế vật liệu trên xe để đảm bảo cho đoàn xe đủ điều kiện xuất phát Với các nghiệp vụ xuất kho do chưa tính được giá trị của nguyên vật liệu cũng không hạch toán giá tạm tính nên khi nhận được các phiếu lĩnh vật tư, kế toán không hoàn thiện chứng từ xuất này.

Vì vậy, không vào được chứng từ ghi sổ Định kỳ 5 ngày 1 lần, khi nhận được các phiếu lĩnh vật tư, kế toán hoàn thiện phần ghi TK Nợ, TK Có trên từng phiếu xuất Đến cuối tháng, khi xác định được đơn giá bình quân của từng thứ nguyên vật liệu, kế toán tiếp tục hoàn thiện các phiếu lĩnh vật tư về mặt giá trị. Sau đó, căn cứ vào cá phiếu lĩnh vật tư, kế toán tiến hành lập “Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu” Bảng này được lập cho từng phiếu lĩnh vật tư cùng loại

Ví dụ: Trích bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu tháng 06/2009 như sau:

BẢNG TỔNG HỢP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU

Xuất kho nguyên vật liệu tháng

Cộng nguyên vật liệu phụ

Sau đó, căn cứ vào “Bảng tổng hợp xuất Nguyên vật liệu”, kế toán lập

“Bảng phân bổ nguyên vật liệu”.

Ví dụ: Bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 06/2009 được lập như sau:

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU

Ghi nợ các TK đối tượng sử dụng

Ghi có các tài khoản

TK 1522 Nguyên vật liệu phụ

1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp 630.546.152 2.480.997.825

2 TK 627- Chi phí sản xuất chung 150.855.911 61.549.204

Người lập bảng ( đã ký)

Kế toán trưởng ( đã ký)

Sau đó căn cứ vào “Bảng phân bổ nguyên vật liệu”, kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ.

Ví dụ: Căn cứ vào “Bảng phân bổ vật liệu tháng 06/2009 được lập ở trên, kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ như sau:

Diễn giải Số hiệu tài khoản

1 Phân bổ vật tư cho bộ phận sử dụng 6211 1522 630.546.152

2 Phân bổ vật tư cho bộ phận sử dụng

Ngày 30 tháng 06 năm 2009 Người ghi sổ

Kế toán trưởng( đã ký)Sau đó căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã được lập ở trên, ké toán ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.

Ví dụ: Trích “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” năm 2009 như sau:

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

GS Diễn giải Số tiền

196 01/06 Thu tiền cung cấp dịch vụ 34.102.000

207 05/06 Nhập kho nguyên vật liệu 1.110.428.686

208 10/06 Nhập kho nguyên vật liệu 912.939.000

221 30/06 Nhập kho nguyên vật liệu 521.886.896

300 30/06 Phân bổ nguyên vật liệu cho bộ phận sử dụng

0 Đồng thời căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã được lập ở trên kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 1522 và tài khoản 1523.

Ví dụ: Sổ cái tài khoản 1522- Nguyên vật liệu phụ tháng 06/2009 được lập như sau:

Tên tài khoản: Nguyên vật liệu phụ Số hiệu: 1522

Diễn giải TK đối ứng

Số dư cuối tháng 05/2009 5.162.287.452 05/06 207 05/06 Nhập kho nguyên vật liệu phụ 141 4.134.980

Nhập kho nguyên vật liệu phụ 331 828.190.331 10/06 208 10/06 Nhập kho nguyên vật liệu phụ 141 10.005.248

Nhập kho nguyên vật liệu phụ 331 81.781.752

… … … ……… …… …… ………. 30/06 221 30/06 Nhập kho nguyên vật liệu phụ 141 18.700.905

Nhập kho nguyên vật liệu phụ 331 86.549.095

30/06 300 30/06 Phân bổ vật tư cho các bộ phận sử dụng

30/06 300 30/06 Phân bổ vật tư cho các bộ phận sử dụng 627 150.855.911

30/06 300 30/06 Phân bổ vật tư cho các bộ phận sử dung 642 18.496.354

Số phát sinh cuối tháng 06/2009 1.484.424.257 799.898.417

Sổ này có 4 trang, đánh số trang từ trang số 1 đến…

Kê toán trưởng ( đã ký)

Sổ cái tài khoản 1523 được lập tương tự như trên.

CH¦¥NG 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP

VẬN DỤNG TOA XE KHÁCH HÀ NỘI Trong cơ chế thị trường hiện nay hệ thống vận tải ngành đường sắt vẫn chiếm một tỷ trọng lớn về vận chuyển hành khách, nó có lợi thế về đường sắt riêng biệt, toa xe vận chuyển, chuyên chở được khối lượng rất lớn và có hệ số an toàn cao.

Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội là một trong những đơn vị chủ chốt trong công tác vận chuyển, chuyên chở hành khách của Công ty vận tải hành khách Đường Sắt Hà Nội nói riêng và ngành đường sắt nói chung Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn xã hội, Xí nghiệp đang ngày càng thu hút được nhiều khách đi tàu Xí nghiệp đã không ngừng cải tiến thiết bị toa xe, nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo hệ số an toàn cao cho hành khách đi tàu.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp luôn chú trọng đến việc nâng cao công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm công đoạn Đối với Xí nghiệp, nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ cũng như trong giá thành sản phẩm công đoạn Vì vâỵ việc tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý giá thành sản phẩm của Xí nghiệp Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu.

Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp, với những kiến thức lý luận đã được trang bị tại trường kết hợp với thực tế tại Xí nghiệp, em nhận thấy Xí nghiệp có những ưu điểm và hạn chế nổi bật sau:

Những ưu điểm

- Trong công tác kế toán nói chung, Xí nghiệp có một đọi ngũ kế toán thành thạo, vững về nghiệp vụ và có thâm niên trong công tác, đa số được đào tạo từ các trường đại học chuyên ngành kế toán Công việc kế toán được phân công cụ thể, hợp lý và phù hợp với trình độ của từng kế toán.

- Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của Xí nghiệp Các phòng ban, phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu diễn ra nhịp nhàng đều đặn.

- Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với đặc điểm sản xuất và đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp Là một doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất xảy ra thường xuyên, liên tục, việc áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ đảm bảo theo dõi tình hình biến động vật liệu một cách kịp thời, đầy đủ, đáp ứng nhanh yêu cầu về thông tin.

- Về kế toán chi tiết, công ty tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Phương pháp này rất phù hợp với Xí nghiệp, do Xí nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục Theo phương pháp này thì khối lượng ghi chép của kế toán được giảm thiểu do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo từng loại Nguyên vật liệu Kế toán thực hiện được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho Công việc của kế toán được dàn đều trong tháng.

- Về kế toán tổng hợp, Xí nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với Xí nghiệp do hàng ngày lượng chứng từ phát sinh tại Xí nghiệp rất nhiều Vì vậy việc áp dụng hình thức này sẽ giúp kế toán thuận tiện hơn trong việc phân loại các chứng từ cùng loại, từ đó kế toán có thể thực hiện ghi sổ tổng hợp thuận tiện hơn.

- Về khâu tổ chức thu mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp đã tổ chức một bộ phận chuyên đảm nhận công tác thu mua vật tư trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất với nhu cầu Mỗi người được phân công mua một loại vật tư khác nhau, do đó chất lượng mua hiệu quả cao.

- Về khâu dự trữ và bảo quản vật liệu: Xí nghiệp luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, có hệ thống kho hàng rộng rãi, mỗi loại nguyên vật liệu được bảo quản trong một kho, thuận lợi cho việc nhập, xuất vật liệu Với khối lượng vật liệu được sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất không để tình ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất.

- Về khâu sử dụng vật liệu, vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề nghị xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất cho sản xuất một cách chặt chẽ, đảm bảo cho việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu và là cơ sở chủ yếu trong việc hạ giá thành sản phẩm.

Bên cạnh những ưu điểm đo, Xí nghiệp còn tồn tại những vấn đề cần cải tiến và hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.

Những tồn tại và nguyên nhân

- Tại Xí nghiệp, việc mã hóa vật liệu chưa tạo thành một thể thống nhất và không có sự liên kết lôgic giữa các danh điểm gây ra tình trạng khó nhớ, khó sử dụng các mã vật liệu Đối với việc lập danh điểm vật liệu, vật liệu được mã hóa theo từng kho là chưa khoa học, mã hóa số dài, khó nhớ và không theo trình tự sẽ gây ra khó khăn cho công tác kế toán cũng như quản lý vật liệu.

Ví dụ: Tại kho 4, các nguyên vật liệu được lập danh điểm như sau:

4.131- Ty xăng đèn pin 32 mm

4.133- Giậm chân TW đúc loại lớn

4.136- Quang treo đê lò xo TW Ấn

4.166- Lò xo TW trong 22 mm xe 2 tầng

4.168- Lò xo OBI giá chuyển lò xo không khí

4.2- Guốc hãm toa xe số 23

4.3- Guốc hãm toa xe số 9

- Về phân loại nguyên vật liệu: Để tạo ra sản phẩm Xí nghiệp cần sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu gồm nhiều loại, nhóm, thứ Mỗi loại có tính chất công dụng khác nhau Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu chưa khoa học, hợp lý Điều này, gây khó khăn cho Xí nghiệp trong việc kế toán nguyên vật liệu Toàn bộ các phiếu giao nhận vật tư, bảng lũy kế nhập vật tư, bảng lũy kế xuất vật tư… đều được theo các chỉ tiêu từng kho hàng, tức là từng loại nguyên vật liệu Xí nghiệp nên phân loại theo từng loại, nhóm, thứ kết hợp với số hiệu tài khoản.

- Công việc kiểm kê nguyên vật liệu chưa được Xí nghiệp chú ý, việc này dẫn đến tình trạng không xác định được số lượng vật liệu thực tế tồn trong kho, không xác định được như cầu dự trưc nguyên vật liệu gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của Xí nghiệp.

- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp là khai thác ,vận dụng đầu xe và doanh thu trên tầu nên kết quả của sản xuất là làm thế nào phục vụ hành khách đạt kết quả cao và thu hút được lượng khách đi tàu ngày một đông Vi vậy, Xí nghiệp luôn có một lượng dự trữ nguyên vật liệu nhất định Mặt khác, những vật tư nếu không bảo quản tốt như: chăn, gối, ga giường… có thể ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng bị ẩm mốc, có mùi hôi, làm cho giá trị phục vụ bị giảm sút Trên thực tế, việc mất phẩm chất của nguyên vật liệu vẫn xảy ra và gây tổn thất về tài chính cho Xí nghiệp. Bên cạnh đó là sự biến động về mặt giá cả trên thị trường Nhưng hiện nay, Xí nghiệp vẫn không lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho, đây là một trong những hạn chế đáng kể nhất của xí nghiệp.

- Vật liệu mua theo hợp đồng hoặc mua ngoài không theo hợp đồng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng chưa về đến Xí nghiệp hoặc chưa làm thủ tục giao nhận không được kế toán theo dõi chặt chẽ làm ảnh hưởn đến việc hạch toán vốn hiện có của Xí nghiệp.

- Về mẫu tờ “Sổ theo dõi vật tư” của “Sổ số dư” tại Xí nghiệp còn chưa hợp lý Mỗi kho ở Xí nghiệp chứa một loại nguyên vật liệu tuy nhiên bao gồm rất nhiều nhóm, thứ vật tư Vì vậy, mẫu tờ “Sổ theo dõi vật tư” theo Xí nghiệp thiết kế còn nhiều hạn chế.

Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp

Xuất phát từ những hạn chế trên, em đưa ra một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán tại Xí nghiệp nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu tại

Xí nghiệp nói riêng như sau:

- Ý kiến 1: Lập danh điểm và phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Xí nghiệp rất phong phú nên việc lập sổ danh điểm phải tuân theo một nguyên tắc nhất định Do vậy, Xí nghiệp nên kết hợp giữa số hiệu tài khoản với việc phân loại nguyên vật liệu theo các cấp độ từ loại,nhóm, thứ để lập danh điểm nguyên vật liệu.

Theo nguyên tắc này, việc lập danh điểm nguyên vật liệu sẽ giúp cho công tác hạch toán vật liệu được dễ dàng, thuận tiện và là điều kiện cần thiết để Xí nghiệp tiến hành hiện đại hóa kế toán vật liệu trên máy vi tính.

Bảng danh điểm vật tư có thể được lập như sau:

BẢNG DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU

Ký hiệu Tên nguyên vật liệu

1522.11 Sơn xanh lá cây loại 8.5 kg/ thùng 1522.12 Sơn ghi AK loại 9kg 1522.13 Sơn xịt đỏ liên doanh 400 ml/hộp

1522.21 Vít mạ 4 x 40 mm 1522.22 Vít mạ 5 x 50 mm 1522.23 Vít mạ 4 x 20 mm

1522.31 Lò xo treo máy phát điện 24V 1522.32 Lò xo TW Nhật 34mm

1522.33 Lò xo TW Ấn 40 mm

1522.41 Vòng bi 6310 1522.42 Vòng bi 6307 1522.43 Vòng bi 6308

- Ý kiến 2: Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho cuối quý

Xí nghiệp nên tiến hành thực hiện công tác kiểm kê nguyên vật liệu vào thời điểm cuối mỗi quý Điều này sé giúp cho Xí nghiệp theo dõi thường xuyên hơn tình hình nguyên vật liệu thực tế tồn kho của đơn vị mình Từ đó, Xí nghiệp có thế xác định được yêu cầu đặt ra về mặt dự trữ nguyên vật liệu cho quý tới tránh tình trạng nguyên vật liệu hoặc quá thiếu hoặc quá thừa gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn lưu động cũng như hiệu quả sản xuất của Xí nghiệp Bên cạnh đo, việc kiểm kê thường xuyên nguyên vật liệu cũng làm giảm các hoạt động đầu cơ, gian lận, biển thủ của thủ kho Ngoài ra, Xí nghiệp cũng nên tiến hành kiểm kê đột xuất xuất kho nguyên vật liệu nếu cần thiết. Để tiến hành kiểm kê, Xí nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân , đong, đo, đếm cụ thể đối với từng loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định ( mẫu sô 08- VT), xác định chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực kiểm kê và trình bày phương án xử lý chênh lệch.

- Ý kiến 3: Xí nghiệp nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

Giá trị dự phòng nguyên vật liệu được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu. Để phản ánh tình hình trích và sử dụng khoản dự phòng, kế oán sử dựng tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu tài khoản này như sau:

 Bên Nợ: Hoàn nhập giá trị dự phòng giám giá vật tư

 Bên Có: giá trị trích lập dự phòng giảm giá vật tư

 Số dư Có: phản ánh giá trị dự phòng vật tư hiện có.

Cuối niên độ kế toán, khi một loại nguyên vật liệu tồn kho có giá trị gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó.

- Ý kiến 4: Sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Để giải quyết vấn đề vật liệu mua theo hợp đồng hoặc mua ngoài theo họp đồng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng chưa về đến Xí nghiệp hoặc chưa làm thủ tục giao nhận không được kế toán theo dõi chặt chẽ thì kế toán nên sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đã mua, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa kịp nhập kho ( kể cả số hàng đang gửi ở kho người bán) Kết cấu tài khoản này như sau:

 Bên Nợ: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường thuộc quyền sở hữu của Xí nghiệp

 Bên Có: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay.

 Số dư Nợ: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường cuối kỳ.

Thực tế tại Xí nghiệp, phòng kế toán thường lưu các hóa đơn, chứng từ khi hàng về thanh toán thẳng vào tài khoản 1522, 1523 Làm như vậy phù hợp với yêu cầu đơn giản hóa công tách kế toán, giảm nhẹ công tách hạch toán song gây hạn chế trong việc phản ánh giám sát kịp thời tình hình tài sản của Xí nghiệp, vì hàng đang đi đường là vật tư mà Xí nghiệp đã trả tiền trước hoặc chấp chận trả tiền và đã trở thành tài sản thuộc quyền sở hữu của

Xí nghiệp Do vậy, khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán chưa hạch toán ngay mà cần phải lưu chứng từ để theo dõi Nếu hàng về ngay trong tháng thì tiến hành hạch toán bình thường nhưng đến cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế toán phản ánh giá trị vật tư đang đi đường bên Nợ tài khoản 151.

- Ý kiến 5: Mẫu “Sổ theo dõi vật tư”

Theo ý kiến của em, Xí nghiệp có thể thay đổi mẫu sổ “Sổ theo dõi vật tư” như sau:

Công ty vận tải HKĐS Hà Nội Trang số:…

SỔ THEO DÕI VẬT TƯ

Tháng… năm… Tài khoản:… Kho số:…

Tên, quy cách vật tư ĐV T

Số dư đầu tháng Số dư cuối tháng Đơ n giá

Với mẫu sổ trên, “Sổ theo dõi vật tư” của Xí nghiệp được rút ngắn và hợp lý hơn, góp phần giúp cho thủ kho và kế toán ghi chép thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Trên đây là một số ý kiến của em nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Xí nghiệp vận dụng toa xe khách

KÕt luËn Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội, em đã nhận thấy rõ được vị trí và tầm quan trong của công tác kế toán nguyên vật liệu tới quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực không thể thiếu được, giúp các nhà quản lý Xí nghiệp nắm bắt tình hình biến động nguyên vật liệu của Xí nghiệp Từ đó có biện pháp chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh cũng như việc lập kế hoạch thu mua, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và có hiệu quả.

Trong quá trình kiến tập tại Xí nghiệp, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong Xí nghiệp và sự hướng dẫn của Ths Hà Phương Dung, em đã thấy được những ưu điểm và tồn tại trong công tác kế toán tại Xí nghiệp.

Em đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm không ngừng phát huy những mặt mạnh sẵn có và khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng Em hy vọng rằng những ý kiến đó của em có thể giúp ích cho Xí nghiệp.

Vì thời gian kiến tập cũng như sự hiểu biết của em có hạn, nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót Kinh mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong Xí nghiệp để bản báo cáo của em hoàn thiện hơn.

Định dạng
Số trang	97
Dung lượng	106,21 KB