Thực trạng kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần hoá dầu petrolimex

Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán Mục Lục Phần I: Báo cáo thực tập tổng hợp I Khái quát chung tinh hình hoạt động kinh doanh công tác tài kế toán Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex Quá trình hình thành phát triển Đặc điểm hoạt động kinh doanh cđa C«ng ty Tình hình thực nghĩa vụ với Nhà n- íc Phân cấp quản lý chi phí 11 II Tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex 11 Tổ chức máy kế toán PLC 11 ChÝnh s¸ch kÕ toán áp dụng Công ty 15 H×nh thøc tỉ chøc công tác kế toán 16 3.1 Tổ chức hạch toán ban ®Çu 16 3.2 Tỉ chøc vËn dơng hƯ thèng tµi kho¶n 18 3.3 Tỉ chøc hƯ thèng sỉ kÕ to¸n 19 3.4 T×nh hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 21 Phần II: Chuyên để thực tập tốt nghiệp Chơng I: Những lý luận chi phí bán hàng chi phí quản Trần Hồng Giang lý doanh Khoa tài Chuyên ®Ị tèt nghiƯp – kÕ to¸n nghiƯp 23 I Kh¸i qu¸t chung vỊ chi phÝ bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 23 Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp thơng mại 24 1.1 Khái niệm, chất chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 24 1.2 Vai trò chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 25 Nội dung chi phí bán hàng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp 26 2.1 Nội dung chi phí bán hàng 26 2.2 Néi dung chi phÝ qu¶n lý doanh nghiƯp 27 Phân loại chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 28 3.1 Phân loại chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp theo nội dung kinh tÕ 28 3.2 Phân loại chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp theo địa điểm phát sinh chi phí 29 3.3 Phân loại chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp theo cách ứng xử chi phÝ 29 3.4 Phân loại chi phí theo b¶n chÊt kinh tÕ 30 Trần Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán Chơng II: Thực trạng kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex 32 Chøng tõ kÕ to¸n 32 Tµi kho¶n sư dơng 32 Trình tự hạch to¸n 34 3.1 Chi phÝ tiỊn l- ¬ng 34 3.2 BHXH, BHYT, KPC§ 39 3.3 Chi phÝ c«ng cơ, dơng cơ, bao b× 41 3.4 Chi phÝ khÊu hao tµi s¶n 43 3.5 Chi phí sửa chữa tài sản cố ®Þnh 46 3.6 Chi phÝ nguyªn vËt liƯu 48 3.7 Chi phÝ b¶o qu¶n 49 3.8 Chi phÝ vËn chuyÓn 49 3.9 Chi phÝ hao hôt 50 TrÇn Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán 3.10 Chi phí bảo hiểm 52 3.11 Sổ chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ bán hàng 53 3.12 Chi phí đào tạo, tuyển dụng 54 3.13 Chi phÝ dÞch vơ mua ngoµi 55 3.14 Chi phí văn phòng công tác thu khã ngêi lao phÝ 55 3.15 Chi phí dự phòng nợ phải đòi 56 3.16 Chi phÝ theo chÕ ®é ®éng 57 3.17 C¸c chi phÝ quảng cáo tiếp lệ thị 59 3.18 Chi phÝ thuÕ, phÝ phÝ 60 Sỉ kÕ to¸n 62 Chơng III: Một số giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Tổng công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex 63 I Đánh giá chung công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý 63 Đánh giá chung C«ng ty 63 Đánh giá thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý t¹i PLC 64 Trần Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán 2.1 Ưu điểm 64 2.1.1VỊ bé m¸y kÕ to¸n 64 2.1.2VỊ tỉ chức công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý 65 2.2 Hạn chế 66 II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex 66 Giải pháp hạch toán TK 641 67 VÒ hình thức ghi số hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Công ty 71 III Một số kiến nghị với ngành Nhà n- ớc 73 VÒ phía Nhà nớc ban nghành chức 73 VỊ phÝa doanh nghiƯp KÕt luËn .75 Trần Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán Phần I Báo cáo thực tập tổng hợp I Khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh công tác tài kế toán công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex Quá trình hình thành phát triển: Theo định số 09/BTN Bộ Thơng nghiệp ngày 12/01/1956 thành lập Tổng công ty Xăng dầu, Tổng công Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán ty Xăng dầu Việt Nam Điều có ý nghĩa quan trọng lịch sử ngành xăng dầu nghiệp khôi phục phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân Sự đời Tổng công ty đà nhanh chóng góp phần vào việc cung ứng xăng dầu cho kinh tế quốc dân, tiền đề, dấu hiệu cho phát triển sau ngành kinh tế quan trọng- ngành xăng dầu Việt Nam dới chế độ Hiện tại, Petrolimex tổ chức kinh doanh xăng dầu lớn nớc với số lao động 18.000 ngời, tổng số vốn kinh doanh gần 2.150 tỷ VNĐ có 51 đơn vị thành viên Tổng công ty đơn vị chủ đạo kinh doanh xăng dầu đà đảm nhận khoảng 70% nhu cầu xăng dầu nhập tiêu thụ thị trờng nớc thông qua mạng lới 1500 cửa hàng đại lý Petrolimex phạm vi toàn quốc tái xuất khối lợng đáng kể sang thị trờng nớc khu vực Xuất phát từ nhu cầu thị trờng, ngày 01/09/1994, công ty Dầu nhờn Petrolimex thành viên thứ 25 Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đợc thành lập theo định số 745 TM/BTM ngày 09/06/1994 Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company Trơ së giao dÞch: Sè – Phè Khâm Thiên Hà Nội Điện thoại: (04) 8.513205 Fax: (04) 851.3207 Số vốn điều lệ ban đầu: 52,5 tỷ đồng Trong đó: Vốn cố định 15 tỷ đồng Vốn lu động 37,5 tỷ đồng PLC thàn viên động Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, thực sản xuất xuất nhập hàng đầu Việt Nam lĩnh vực dầu mỡ nhờn, nhựa đờng hoá chất Tiền thân Công ty phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn Petrolimex Công ty đà thức hoạt ®éng nh mét doanh nghiƯp trùc thc Tỉng c«ng ty từ ngày 01/01/1994 Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán Ngày 13/10/1998 theo định số 1191/1998/QĐ-BTM Bộ Thơng Mại, Công ty Dầu nhờn Petrolimex đợc đổi tên thành Công ty Hoá dầu Petrolimex trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Để phù hợp với phát triển kinh tế giới xu hớng chung đất nớc, theo định số 1801/2003 QĐ-BTM ngày 23/12/2003 Bộ Thơng Mại, Công ty Hoá dầu Petrolimex đợc chuyển thành Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex thức vào hoạt động từ ngày 01/03/2004 Hiện tại, Công ty thực hoạt động sản xuất kinh doanh với số vốn điều lệ 150 tỷ VNĐ, số lao động 507 ngời Hiện tại, PLC Công ty cổ phần với 51% vốn nhà nớc, có t cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng Hà Nội, có dấu riêng để giao dịch theo điều lệ tổ chức hoạt động Công ty đà đợc Tổng công ty Bộ Thơng Mại duyệt PLC đà đảm bảo thị trờng nớc xuất loại dầu mỡ nhờn, nhựa đờng, hoá chất đạt tiêu chuẩn quốc gia quốc tế mang c¸c nh·n hiƯu nỉi tiÕng Petrolimex (PLC) Tõ míi thành lập, hệ thống thiết bị an toàn sở sản xuất điều đợc u tiên trang bị, việc cấp phát trang thiết bị bảo hộ lao động, vệ sinh môi trờng đẩy đủ phù hợp với điều kiện sản xuất cán công nhân viên Đối với Công ty an toàn nguyên tắc chung đợc tuân thủ tuyệt đối, nguyên tắc bất di bất dịch đợc tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống từ cấp lÃnh đạo đến nhân viên Việc đổi công nghệ, đầu t máy móc đại, đào tạo ngời đợc tiến hành thờng xuyên liên tục nhằm hạn chế thấp khả cháy nổ khả ứng cứu có cố xảy Sự đời Công ty Hoá dầu đánh dấu lớn mạnh không ngừng lịch sử hình thành phát triển 40 năm Petrolimex Với mạnh tính đa dạng chiến lợc kinh doanh đà tạo cho PLC tảng phát triển vững chắc, hành trang đảm bảo để tiến bớc vào thị trờng dầu mỡ nhờ ngày Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán cạnh tranh gay gắt nớc giới với đầy biến động Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty: Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex doanh nghiệp chủ đạo Tổng công ty xăng dầu ViƯt Nam vµ cđa Nhµ níc, víi lÜnh vùc kinh doanh sản xuất kinh doanh sản phẩm hoá dầu liên quan tới hoá dầu Mặc dù thị trờng ngành hàng kinh doanh công ty là: Dầu mỡ nhờn, Nhựa đờng, Hoá chất diễn cạnh tranh liên tục ngày gay gắt Nhng năm qua hoạt động kinh doanh có hiệu đà phát triển Có đợc điều Công ty đà có hớng đắn phơng pháp kinh doanh chủ động sáng tạo nhằm thoả mÃn nhu cầu khách hàng PLC phấn đầu trở thành bạn hàng đáng tin cậy việc cung cấp cho khách hàng sản phẩn có uy tín chất lợng Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex đợc thị trờng nớc biết đến nhà sản xuất kinh doanh hoá chất hàng đầu Việt Nam Các sản phẩn hoá chất nh: Dung môi, hoá chất, nhựa đờng, cao su, Las, Toluene, xylene, PPG, TDI,đợc sử dụng ngành sơn, chế biến cao su, da giầy, công nghiệp PU, với phơng thức giao hàng xe bồn, ISO tank, container phơng tiện chuyên dùng khác đến tận kho cho khách hàng Hệ thống kho bể hoá chất độc lập đồng với công nghệ nhập- xuất tự động đợc triển khai địa bàn điểm toàn quốc Công ty thờng xuyên liên tục đầu t, đổi sở vật chất kỹ thuật cho ngành sản xuất kinh doanh hoá chất Thực chiến lợc đa dạng hoá sản phẩn, Công ty đà giới thiệu sản phẩm dầu mỡ nhờn công nghiệp, dầu mỡ nhờn đặc chủng PLC đà đảm bảo cung cấp cho thị trờng nớc xuất loại dầu nhờn đạt tiêu chuẩn quốc gia quốc tế Các sản phẩn dầu mỡ nhờn Công ty đợc đóng gói Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán dạng bao bì phuy, thïng, can, lon tõ 0,7 – 200 lÝt t¹i hai nhà máy có công nghệ tiên tiến Hải Phòng TP Hồ Chí Minh Với 200 chủng loại dầu mỡ nhờn phục vụ cho nhu cầu bôi trơn thiết bị máy móc đờng bộ, đờng thuỷ, đờng sắt, hàng không nhà máy, sở công nghiệp Cùng với công ty BP PETCO (liên doanh Petrolimex BP.OIL vơng quốc Anh) PLC đà cung cấp sản phẩm dầu mỡ nhờn với chất lợng cao cho khách hàng Là thành viên thức thứ 27 ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp) PLC đà cung cấp dầu nhờn hàng hải cho hàng trăm lợt tàu biển cảng Việt Nam mà phát triển hoạt động tới 80 nớc 650 cảng giới Không phân phối tuý, PLC đà tích cực đa dạng hoá hoạt động lĩnh vực đầu t, nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp t vấn, dịch vụ kĩ thuật giải đáp kỹ thuật, đảm bảo môi trờng sinh thái Hỗ trợ cho hoạt động đội ngũ chuyên gia kü tht giµu kinh nghiƯm cïng víi hai trung tâm thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5958: 1995 (ISO/IEF Guide 25) đợc trang bị thiết bị đại Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Cùng với hoạt động lĩnh vực dầu mỡ nhờn, Petrolimex đợc biết đến nhà cung cấp nhựa đờng nóng dạng xá ViƯt Nam HƯ thèng kho bĨ nhùa ®êng cã søc chứa ngàn với công nghệ đại trải dài toàn quốc Sản phẩn nhựa đờng Công ty có chất lợng cao dịch vụ hoàn chỉnh có mặt nẻo đờng đất níc: dù ¸n qc lé 1, qc lé 5, qc lộ 51, tuyến liên tỉnh Ngoài ngựa đờng nóng, Petrolimex pha chế nhựa đờng cutback đáp ứng yêu cầu kĩ thuật khắt khe cung cấp loại nhựa đờng đặc nóng, nhựa đờng đóng phuy đến khách hàng Petrolimex đà góp phần vào công xây dựng sở hạ tầng trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc Công ty đà thành lập hai liên doanh với nớc hoạt động lĩnh vực sản xuất chế biến loại dầu mỡ nhờn (Công ty Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán công ty đà xây dựng PLC đợc trang bị thiết bị vật chất kỹ thuật đầy đủ, với dây truyền công nghệ sản xuất đạt tiêu chuẩn quốc tế - Bên cạnh điểm thuận lợi trên, công ty gặp không khó khăn Trong tình hình nay, thị trờng dầu mỡ nhờn không nớc không thị trờng độc quyền nữa, nên để tồn phát triển công ty phải có nỗ lực nhiều cạnh tranh đợc với hÃng dầu nhờn nớc có mặt Việt Nam.Thêm vào đó, nguyên liệu để sản xuất sản phẩm công ty dầu gấp phải nhập Việc nhập chịu ảnh hởng lớn thị trờn xăng dầu giới Đặc biệt năm gần với biến động lớn trị Xà hội đà làm cho thị trờng xăng dầu giới ngày trở nên phức tạp Đánh giá thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý PLC Do biến động thị trờng, việc thay đổi chế sách Nhà nớc đặc điểm khả năng, điều kiện doanh nghiệp mà máy kế toán doanh nghiệp có đặ điểm khác công tác hạch toán bên cạnh mặt mạnh tồn hạn chế, khuyết điểm Em xin mạnh dạn đa số nhận xét máy kế toán công ty nói chung công tác kế toán chi phí bàn hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nói riềng 2.1 Ưu điểm 2.1.1 VỊ bé m¸y kÕ to¸n: - Bé m¸y kÕ to¸n công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán, đà giúp cho kế toán thuận lợi việc kiểm tra giám sát hoạt động chi nhánh, xí nghiệp nh toàn công ty Theo hình thức này, chi nhánh, xí nghiệp đơn vị hạch toán phụ thuộc, hàng tháng hàng quí phải gửi báo cáo kế toán công ty Các cửa hàng, kho trực thuộc hạch toán báo sổ, tập chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi phòng kế toán để kiểm tra hạch toán, Do đó, việc Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán tổng hợp số liệu toàn công ty để lập báo cáo đợc nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời cho công tác quản lý - Các phần kế toán đợc phân công tơng đối rõ ràng cho nhân viên kế toán phòng Ngoài ra, có phối hợp chặt chẽ đồng kế toán với nhau, đảm bảo tính thồng phạm vi, phơng pháp hạch toán nghiệp vụ Từ ®ã t¹o ®iỊu kiƯn cho viƯc kiĨm tra ®èi chiÕu đợc dễ dàng, xác cung cấp thông tin trung thực cho ban giám đốc - Đội ngũ nhân viên phòng kế toán tài cán có lực thâm niên công tác, không ngừng học giỏi thờng xuyên đợc công ty tạo điều kiên bồi dỡng nghiệp vụ - Hệ thống tài khoản công ty đợc sử dụng để hạch toán chi tiết tơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh công ty Ngoài ra, công tác kế toán công ty đợc vi tính hoá nên đà tạo nhiều thuận lợi cho việc hạch toán nghiƯp kinh tÕ ph¸t sinh Nh vËy, nhê ¸p dơng kế toán máy, công việc kế toán nhân viên trở nên nhanh gọn hiệu 2.1.2 Về tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý: * Hệ thống chứng từ: - Chứng từ đợc sử dụng công ty công ty tự thiết kế đợc lập phần mềm kế toán, giống với mẫu quy định Bộ tài chính, công ty đà đăng ký đợc chấp nhận quan thuế - Các chứng từ liên quan đến kế toán chi phí bán hàng quản lý đợc lập theo quy định Bộ tài chính, chứng từ đợc thu thập, phân loại xếp theo trình tự thêi gian, theo tõng nhãm hang kinh doanh nªn rÊt thn tiƯn cho viƯc theo dâi vµ kiĨm tra cần thiết - Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, nên khoản mục chi phí bán hàng chi phí quản lý phát sinh đợc cập nhật, phản ánh có đầy đủ chứng từ hợp lệ Do đà hạn chế đợc sai sót hạch toán ( hạch toán thiếu, Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán hạch toán nhầm ) đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lÃnh đạo * Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng công ty theo định số 480/XD-QĐ-HĐQT Hội đồng quản trị Tổng công ty xăng dầu Việt Nam ban hành ngày 29/11/2002 Căn vào đặcdiểm kinh doanh yêu cầu quản lý, công ty đà chi tiết tài khoản chi phí thành tài khoản cấp II để tiện cho việc hạch toán kiểm tra * Phơng pháp hạch toán: - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ hợp lệ đợc cập nhật Nên công tác hạch toán tránh đợc nhiều sai sót đặc biệt cung cấp thông tin tình hình chi phí cho quản lý cách nhanh chóng, từ kịp thời phát khoản chi lÃng phí đa biện pháp xử lý phù hợp - Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp đợc đợc phản ánh vµo TK 641, chi tiÕt cho tõng nhãm hµng vµ khoản mục chi phí * Hình thức sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng công ty Chứng từ ghi số nên công tác hạch toán dễ hiểu không phức tạp , sử dụng sổ sách kế toán Do đó, kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý sử dơng sỉ chi tiÕt chi phÝ, chøng tõ chi sỉ, sổ TK 641 Các mẫu sổ đợc sử dụng theo qui định Tổng công ty Bộ tài đợc thiết kế phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh 2.2.Hạn chế: - Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp đợc hạch toán chung vào TK 641, nên công tác tổ chức quản lý hai khoản chi phí không đợc rõ ràng, làm cho công ty khó khăn việc kiểm soát chi phí - Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để phản ánh chi phí thu mua mà công ty tập hợp chi phí thu mua hàng hoá vào chi Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán phÝ nghiƯp vơ kinh doanh – TK 641, nã lµm cản trở cho công tác nghiên cứu để giảm chi phí thu mua - Hầu hết khoản mục chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh đợc hạch toán toàn vào chi phÝ kinh doanh cđa mét kú mµ rÊt Ýt đợc phân bổ phát sinh với số tiền lín, nh chi phÝ cong dơng cơ, chi phÝ bảo hiểm, quảng cáo Do đó, kỳ có nhiều chi phí phát sinh có gía trị lớn không đợc phân bổ dần vào chi phí kỳ mà đa thẳng vào kỳ làm cho tổng chi phí kinh doanh kỳ lớn Vì vậy, việc lợi nhuận công ty giảm tính tián không đợc xác - Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ đơn giản hạch toán nhng lại khó công tác kiểm tra đối chiếu để phát sai sai sót II Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex Trong năm qua từ hoạt động theo mô hình mới, ngành hàng kinh doanh Dầu mỡ nhờn, Nhựa đờng, Hoá chất Công ty diễn canh tranh liên tục ngày gay gắt nhng với phấn đấu nỗ lực vợt bậc động không ngừng tập thể lÃnh đạo ngời lao động Công ty, nên Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex đà tạo dựng đợc uy tín cho thơng hiệu sản phẩm chỗ đứng vững thị trờng nớc Chính mà doanh thu lợi nhuận Công ty giữ mức ổn định tăng qua năm Tuy nhiên, kinh tế nớc ®ang cã nhiỊu biÕn ®éng lín, víi viƯc gia nhËp tổ chức thơng mại giới WTO đà tạo môi trờng cạnh tranh khốc liệt cho doanh nghiệp nớc Do đó, để đảm bảo cho tồn phát triển vững mạnh đòi hỏi Công ty phải liên tục đổi hoàn thiện mặt Đối với công tác kế toán, yêu cầu đặt không ngừng hoàn thiện để kế toán thực trở thành Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán công cụ quản lý tài hữu hiệu cho nhà quản trị doanh nghiệp Nhà nớc Sau thời gian thực tập Công ty Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex có điều kiện tìm hiểu, nghiên cứu công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty, em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý Công ty: Giải pháp hạch toán TK 641 Theo chế độ kế toán hành, chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp đợc hạch toán riêng biệt tài khoản TK 641 TK 642 Tuy nhiên, Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex tất khoản mục chi phí đợc hạch toán tài khoản TK 641 Chi phí bán hàng QLDN Xét đặc thù riêng ngành kinh doanh xăng dầu hiệu hạch toán nh thuận lợi, nhanh, gọn, đặc biệt cho việc hạch toán máy vi tính Mặc dù nh sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng chi phí quản lý tiện Nhng lâu dài việc hạch toán nh gây khó khăn cho công tác quản lý, kiểm soát chi phí Ví dụ, Công ty muốn giảm chi phí hành muốn biết chi phí bán hàng (chi phí quảng cáo tiếp thị) bỏ có mang lại hiệu mong muốn hay không khó thực đánh giá xác đợc (vì chi phí quảng cáo tiếp thị sản phẩm bỏ lớn nhng không làm tăng sản lợng tiêu thụ) Chi phí quản lý doanh nghiệp yếu tố chi phí phát sinh tất doanh nghiệp Nó khoản chi phí cần thiết phục vụ cho công tác điều hành quản lý doanh nghiệp nên nã cã mét ý nghÜa rÊt quan träng cho viÖc trì hoạt động kinh doanh đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp diễn bình thờng Chi phí quản lý phát sinh nhiều hay tuỳ thuộc vào máy quản lý qui mô kinh doanh doanh nghiệp tơng đối ổn định Tính toán đợc tỷ lệ chi phí quản lý tổng chi phí phát sinh tỷ lệ chi phí quản lý doanh thu Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán thấy đợc hiệu hoạt động khối văn phòng, giúp cho công tác quản lý chi phí đợc chặt chẽ dễ dàng phát khoản chi không hợp lý để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Mặc dù chi phí bán hàng chi phí quản lý phát sinh yếu tè chi phÝ gièng nh chi phÝ tiỊn l¬ng nhân viên, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, Nhng chất hai loại chi phí hai loại khác nhau, chi phí quản lý tơng đối ổn định thay đổi, không phụ thuộc vào khối lợng hàng hoá mua vào bán Công ty tìm biện pháp làm cho chi phí quản lý giảm tốt Trong chi phí bán hàng không ổn định thờng xuyên thay đổi, phụ thuộc vào khối lợng hàng hoá mua vào bán kỳ Công ty, doanh thu lợi nhuận Công ty tăng lên chi phí bán hàng tăng lên tất yếu doanh nghiệp đợc đánh giá có tình hình sản xuất kinh doanh ổn định không ngừng mở rộng thị trờng, quy mô chi phí bán hàng tăng lên với tốc độ tăng nhỏ tốc độ tăng doanh thu lợi nhuận Chính vậy, theo em, Công ty nên hạch toán riêng hai yếu tố chi phí bán hàng chi phí quản lý có nh xác định đợc rõ ràng loại chi phí kỳ đà phát sinh bao nhiêu, so với lợi nhuận đạt đợc loại chi phí bỏ đà xứng đáng cha?, tốc độ tăng giảm chi phí bán hàng hay chi phí quản lý có phùi hợp với tốc độ tăng giảm doanh thu, lợi nhuận không?, Qua việc phân tích đánh giá riêng biệt chi phí bán hàng chi phí quản lý giúp cho Công ty nhanh chóng tìm nguyên nhân gây lÃng phí từ có biện pháp thích hợp để quản lý sử dụng cách hiệu Em xin mạnh dạn đa hai giải pháp để hạch toán riêng chi phí bán hàng chi phí quản lý : Giải pháp thứ nhất: Mở hai tài khoản chi phí bán hàng chi phí quản lý để tập hợp riêng hai loại chi phí Khi chi phí bán hàng phát sinh đợc hạch toán vào TK 641 chi phí bán hàng, chi phí lien quan đến hoạt đông quản lý Trần Hồng Giang 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán doanh nghiệp đợc phản ánh vào TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp Khi chi phí bán hàng chi phí quản lý bao gồm nội dung sau: Chi phí bán hàng bao gồm: Loại chi phí Mà khoản mục Chi phí tiền lơng 011 Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ 012 Chi phí công cụ,dụng cụ, bao bì 024 Chi phí khấu hao TSCĐ 04 Chi phí sửa chữa TSCĐ 05 Chi phÝ nguyªn nhiªn vËt liƯu 06 Chi phÝ b¶o qu¶n 07 Chi phÝ vËn chun 08 Chi phÝ hao hôt 09 10 Chi phÝ bảo quản 10 11 chi phí hoa hồng, môi giới bán hàng 11 12 Chi phí đào tạo, tuyển dụng nhân viên 12 bán hàng 13 Chi phí dịch vụ mua 13 14 Chi phí văn phòng công tác phÝ cđa 14 NVBH 15 Chi phÝ theo chÕ ®é ngời lao động 15 NVBH 16 Chi phí quảng cáo, tiếp thị giao dịch 16 Chi phí quản lý bao gồm: Loại chi phí Mà khoản mục Chi phÝ tiỊn l¬ng 011 Chi phÝ BHXH, BHYT, KPCĐ 012 Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì 024 Chi phí khấu hao TSCĐ 04 Chi phí sửa chữa TSCĐ 05 Chi phí nguyên nhiên vật liệu 06 Chi phí bảo hành 10 Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán Chi phí đào tạo, tuyển dụng nhân viên 12 quản lý Chi phí dịch vụ mua 13 10 Chi phí văn phòng công tác phí NVQL 14 11 Chi phí dự phòng 15 12 Chi phí theo chế độ ngời lao ®éng cđa 16 NVQL 13 Chi phÝ tiÕp kh¸ch 17 14 Chi phÝ th, phÝ vµ lƯ phÝ 18 Víi vịêc sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí bán hàng mà không hạch toán voà TK 641 nh trớc thi không gây khó khăn gi cho công tác hạch toán máy tính Nh vậy, có khoản mục phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng chi phí quản lý đợc kế toán phân định đau chi phí bán hàng đâu chi phí quản lý để cập nhật vào hai tài khoản tơng ứng Khi sử dụng riêng tài khoản 641 để phản ánh chi phí bán hàng tài khoản 642 để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, hệ thống sổ sách kế toán công ty có chút thay đổi: kế toán phải mở thêm sổ sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp sổ tài khoản 642 Còn mẫu chứng từ ghi sổ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tơng tự nh chi phí bán hàng Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài vào cuối quý hay cuối năm chi tiết cho chi phí bán hàng chi phí quản lý , kế toán phải lập thêm báo cáo toán chi phí quản lý với mẫu tơng tự nh báo cáo toán chi phí bán hàng Với vịêc sử dụng tài khoản 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp chơng trình phần mềm kế toán cần đặt thêm lệnh rẽ nhánh, nghĩa là: kế toán vào chứng từ, lập định khoản, tuỳ thuộc tài khoản TK 641, hay TK 642 máy tính tự động chuyển liệu vào sổ chi tiết chí phí bán hàng hay chi phí quản lý, sổ TK 641 hay 642 số liệu cuối đợc tập hợp báo cáo chi phí bán hàng chi phí quản lý tơng ứng Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán Giải pháp thứ hai: Công ty sử dụng tài khoản 641 để hạch toán chi phí bán hàng chi phí quản lý nhng chi phí bán hàng chi phí quản lý đợc tập hợp riêng theo nội dung chi phí bán hàng chi phí quản lý phat sinh Khi nội dung chi phí bán hàng, chi phí quản lý mà hoá khoản mục phí nh sau: Chi phí bán hàng: Loại chi phí Mà khoản mục Chi phí tiền lơng 011 Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ 012 Chi phí công cụ,dụng cụ, bao bì 024 Chi phÝ khÊu hao TSC§ 04 Chi phÝ sưa chữa TSCĐ 05 Chi phí nguyên nhiên vật liệu 06 Chi phÝ b¶o qu¶n 07 Chi phÝ vËn chun 08 Chi phÝ hao hơt 09 10 Chi phÝ b¶o qu¶n 10 11 chi phÝ hoa hång, môi giới bán hàng 11 12 Chi phí đào tạo, tuyển dụng nhân viên 12 bán hàng 13 Chi phí dịch vụ mua 13 14 Chi phí văn phòng công tác phí 14 NVBH 15 Chi phí theo chÕ ®é ngêi lao ®éng cđa 15 NVBH 16 Chi phí quảng cáo, tiếp thị giao dịch 16 Chi phí quản lý bao gồm: Loại chi phí Mà khoản mơc Chi phÝ tiỊn l¬ng 111 Chi phÝ BHXH, BHYT, KPCĐ 112 Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì 124 Chi phí khấu hao TSCĐ Trần Hồng Giang 14 Khoa tài Chuyên ®Ị tèt nghiƯp – kÕ to¸n Chi phÝ sưa chữa TSCĐ 15 Chi phí nguyên nhiên vật liệu 16 Chi phí bảo hành 110 Chi phí đào tạo, tuyển dụng nhân viên 112 quản lý Chi phí dịch vụ mua 113 10 Chi phí văn phòng công tác phí NVQL 114 11 Chi phí dự phòng 115 12 Chi phí theo chế độ ngêi lao ®éng cđa 116 NVQL 13 Chi phÝ tiÕp khách 117 14 Chi phí thuế, phí lệ phí 118 Trong kỳ, phát sinh khoản mục chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng hay hoạt động quản lý, kế toán phản ánh vào TK 641 nhng phân định riêng chi phí bán hàng chi phí quản lý với mà khoản mục phí tơng ứng Ví dụ: Cuối quý, trích lơng phải trả cho nhân viên bán hàng kế toán định khoản sau: Nợ TK 641 KMPHI 011: Chi phí lơng NVBH Cã TK - 334: Ph¶i tr¶ NVBH Khi trÝch lơng phải trả nhân viên quản lý, kế toán định khoản sau: Nợ TK 641 KMPHI 111: Chi phí lơng NVQL Có TK 334: Phải trả NVQL Theo em hai giải pháp giúp cho công ty quản lý kiểm soát chi phí hiệu hơn, dễ dàng phát nguyên nhân sử dụng chi phí không hợp lý kịp thời đa biện pháp tiết kiệm, cắt giảm khoản chi không cần thiết Về hình thức ghi sổ hệ thống sổ sách kê toán sử dụng công ty: Công ty ¸p dơng h×nh thøc Chøng tõ ghi sỉ , h×nh thức nà bao gồm sổ: sổ đăng ký chứng tõ ghi sỉ, sỉ c¸i, sỉ nhËt ký q, c¸c sổ(thẻ) kế toán chi tiết Tuy nhiên, công tác hạch Trần Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán toán phần hành kế toán nói chung công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng, công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Vì vậy, công ty cần cải thiện, thực hạch toán theo trình tự hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ, hoàn thiện phần mềm kể toán, bổ sung thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ loại sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự thời gian dùng để tổng số tiền chứng từ ghi sổ, đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ có tác dụng đối chiếu với số liệu ghi sổ Do đó, để đảm bảo cho công tác hạch toán nghiệp vụ đợc đắn việc kiểm tra đối chiếu số liệu sau thuận tiện, xác công ty bổ sung thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cần thiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu nh sau: Tổng công ty xăng dầu việt nam Công ty cổ phần hoá dầu petrolimex Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quyển sổ: Năm: Chứng từ ghi sổ Số Ngày, hiệu tháng Cộng Số tiền Chứng Từ ghi sổ Số Ngày, hiệu tháng Sè tiỊn Céng - Sỉ cã trang, đánh số từ trang 01 đến trang Trần Hồng Giang Khoa tài Chuyên đề tốt nghiệp kế toán - Ngày mở sổ: Ngµy tháng năm 200 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám ®èc (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn, đóng dấu) Với đặc điẻm công ty có c¸c chi nh¸nh xÝ nghiƯp ë nhiỊu khu vùc kh¸c nhau, khối lợng nghiệp vụ nhiều, phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán phòng kế toán công ty có 13 nhân viên kế toán Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp, đà giúp cho công ty quản lý chặt chẽ tình hình tài dễ dàng phát sai sót hạch toán để điều chỉnh kịp thời Tuy nhiên, hình thức có hạn chế việc ghi chép nhiều bị trùng lặp công tác đối chiếu số liệu đợc thực vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịp thời thông tin kế toán Nh đà khẳng định trên, thông tin kế toán có vai trò quan trọng công tác quản lý điều hành nhà quản trị Vì vậy, để khắc phục nhợc điểm này, theo em công ty điều hành nhà quản trị Vì vậy, để khắc phục nhợc điểm này, theo em công ty nên sử dụng kết hợp hình thøc chøng tõ Ghi sỉ víi NhËt ký chøng tõ III.Một số kiến nghị với ngành Nhà nớc: Về phía Nhà nớc ban ngành chức năng: Trong tiến trình hội nhập, mối trờng cạnh tranh quốc tế ngày gay gắt, có chủ động từ phía doanh nghiệp cha đủ, đòi hỏi phải tăng cờng vai trò Nhà nớc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh sở phối hợp đồng biện pháp, sách vĩ mô Để hỗ trợ Doanh nghiệp Việt Nam nâng cao lực cạnh tranh, tạo thị trờng giúp họ đứng vững vợt qua thử thách trình hội nhập, Nhà nớc cần đẩy mạnh hoạt động xúc tiến th- Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán ơng mại giảm thiểu tối đa thủ tục hành chính, hải quan gây khó khăn phiền hà cho doanh nghiệp viẹc mở rông quan hệ buôn bán với nớc Bên cạnh việc đẩy mạnh sách vĩ mô để thúc đẩy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp bên nhằm nâng cao hiệu kinh tế, giảm bớt khoản chi cho Doanh nghiệp., Nhà nớc cần phải hoàn thiện sở pháp lý khác tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng tổ chức hoạt động tạo môi trờng kinh doanh lành mạnh thông thoáng cho doanh nghiệp Với nớc ta, chế độ, chuẩn mực kế toán giai đoạn thử nghiệm hoàn thiện để giúp cho kế toán doanh nghiệp thuận lợi công tác Nhà nớc, Bộ thơng mại, Bộ tài cần có hớng dẫn đạo chi tiết, sát đồng bộ, giải đáp kịp thời vớng mắc trình hoạt động thực tiễn doanh nghiệp, có biện pháp giải pháp giải điều chỉnh kịp thời ®Ĩ phï hỵp víi thùc tÕ Theo em biÕt hiƯn nay, Bộ tài cha có quy định việc doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Nên lập báo cáo tài thuế GTGT, báo cáo thuế TNDN, doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán máy phải trực tiếp vào sổ sách nh sổ theo dõi thuế GTGT, mà không đợc sử dụng bảng biểu trơng trình kế toán tổng hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán khác Nh bất tiện, nên em có kiến nghị Bộ tài nên có quy định cho phép doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán chuẩn Khi thuận tiện cho quan th cịng nh c¸c doanh nghiƯp viƯc lËp b¸o cáo thuế Đối với ngành Xăng dầu: Ngành xăng dầu ngày đóng góp vai trò then chốt đối víi nỊn kinh tÕ qc d©n Cïng ví i sù phát triển kinh tế thị trờng, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh lĩnh vực xăng dầu đòi hỏi cần phải có đổi nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng kinh tế Trong năm qua, Công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex đà Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán đạt đợc thành công định Điều có phần đóng góp vµ đng rÊt lín cđa ngµnh mµ trùc tiÕp Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Tuy nhiên, thời gian tới để công ty ngày lên ổn định, Tổng công ty cần có biện pháp hỗ trợ giúp công ty tổ chức sử dụng chi phí cách có hiệu Cụ thể Tổng công ty nên mở rộng đa dạng hoá nhiều lĩnh vực kinh doanh cho công ty, không đơn doanh nghiệp xuất nhập khẩu, pha chế cung cấp sản phẩm hoá dầu mà tiến tới trở thành trung tâm nghiên cứu sản phẩm hoá dầu cao cấp, cung cấp t vấn dịch vụ kỹ thuật, Đối với khoản chi phí bán hàng chi phí quản lý, Tổng công ty cần cố tiêu mang tính chất định hớng có phận chia rõ ràng Đồng thời, có văn cụ thể hớng dÉn viƯc tËp hỵp chi phÝ kinh doanh VỊ phía doanh nghiệp: Các doanh nghiệp cần phải chủ động hoạt động kinh doanh mình, gặp vớng mắc công tác điều hành quản lý phải nhanh chóng xin ý kiến đạo biện pháp tháo gỡ quan ban ngành chức Thờng xuyên cập nhật chế sách kế toán nói chung quy định hạch toán, sử dụng quản lý chi phí bán hàng quản lý doanh nghiệp nói riêng Từ tổ chức lớp đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên kế toán để nâng cao lực chuyên môn đồng thời tuân thủ quy định pháp luật chế độ công tác hạch toán kế toán Trần Hồng Giang Chuyên đề tốt nghiệp Khoa tài kế toán Kết luận Qua thời gian thực tập công ty cổ phần Hoá dầu Petrolimex, bớc đầu em đà làm quen với công việc ngời cán kế toán , tìm hiểu máy quản lý, máy kế toán nh phơng pháp hạch toán phần hành kế toán chủ yếu công ty Đặc biệt, em đà có hội sâu tìm hiểu, nghiên cứu công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý công ty Công ty hoá dầu đơn vị kinh doanh thơng mại chủ yếu, với mặt hàng kinh doanh chủ yếu Nhựa đờng , Hoá chất dung môi, Dầu mỡ nhờn, mang đặc thù riêng nghành xăng dầu nên việc quản lý chi phí hạch toán chi phí bán hàng quản lý quan trọng Bởi vì, khoản mục phí phát sinh nhiều với mức phí lớn nh chi phÝ vËn chun, chi phÝ hao hơt, Thêm vào đó, quy mô công ty lớn, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc mạng lới tiêu thụ sản phẩm rộng khắp tỉnh thành nớc Nên công tác kế toán nói chung công tác kế toán chi phí bán hàng quản lý nói riêng công ty phức tạp Vì vậy, công ty phải có biện pháp quản lý chi phí chặt chẽ, hiệu thờng xuyên hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng chi phí quản lý cho phù hợp, để đảm bảo chi phí đợc sử dụng tiết kiệm, hợp lý tăng lợi nhuận cho công ty Để góp phần hoàn thiện công tác kế toán giúp công ty quản lý chi phí có hiệu hơn, thời gian thực tập công ty cổ phẩn hoá dầu Petrolimex, sở kiến thức đà đợc học với hớng dẫn tận tình cô giáo Trần Hồng Giang