Hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong sản xuất kinh doanh tại công ty điện thoại hà nội

Lời mở đầu Công tác tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu đợc doanh nghiệp quan tâm chúng gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh Điều doanh nghiệp tham gia cạnh tranh thị trờng, mà doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách nhà nớc kinh doanh độc quyền Bởi kinh tế thị trờng, muốn tồn phát triển, doanh nghiệp không cần sản xuất ngày nhiều sản phẩm với chất lợng cao, mà phải tìm biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Sản phẩm có chất lợng tốt, giá thành hạ tiền đề tích cực giúp doanh nghiệp đẩy mạnh tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn đem lại ngày nhiều lợi nhuận Từ đó, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp nâng cao đời sống công nhân viên Để đạt đợc điều đó, việc doanh nghiệp phải tổ chức huy động loại vốn cần thiết cho hoạt động kinh doanh mình, đồng thời quản lý sử dụng vốn có cách hợp lý cho có hiệu Nguyên vật liệu đóng vai trò quan träng vµ chiÕm tØ träng lín toµn bé chi phí doanh nghiệp Việc tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu hợp lý nâng cao hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp nói chung vốn lu động nói riêng Mặt khác, nguyên liệu, vật liệu phận quan trọng hàng tồn kho Do vậy, việc tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên liệu, vật liệu tất yếu quản lý Các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng để vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất, vừa chống tợng thất thoát Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải áp dụng triệt để biện pháp quản lý mà kế toán công cụ quản lý đắc lực có hiệu mặt vật giá trị Công ty Điện thoại Hà Nội doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập chế bao cấp chuyển sang chế thị trờng Ngay từ đầu, Công ty hiểu tổ chức hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu vấn đế quan trọng nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động không ngừng nâng cao công tác quản lý kinh doanh Công ty Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng ý nghĩa thực tiễn nên thời gian thực tập Công ty, nhờ có giúp đỡ Ban lÃnh đạo toàn thể cán công nhân viên Công ty, đồng thời với hớng dẫn, giúp đỡ bảo tận tình thầy cô giáo , với cố gắng thân em đà lựa chọn sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu đề tài: "Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động sản xuất kinh doanh Công ty Điện thoại Hà Nội" Nội dung chuyên đề gồm phần sau đây: Phần thứ : Lý luận chung kế toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động doanh nghiệp Phần thứ hai : Thực tế công tác hạch toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty Điện thoại Hà Nội Phần thứ ba : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty Điện thoại Hà Nội Kết luận Do khó khăn khách quan chủ quan, chuyên đề em không tránh khỏi sai sót Kính mong giúp đỡ thầy cô giáo bạn để chuyên đề đợc hoàn thiện thiết thực Phần thứ nhất: Những vấn đề Lý luận chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp I Đặc điểm nguyên vật liệu nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu Đặc điểm nguyên vật liệu Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm Chúng đa dạng, phong phú chủng loại, phức tạp kỹ thuật Trong trình sản xuất tật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi vật giá trị + Về vật: Nó tham gia vào chu kỳ sản xuất đợc tiêu dùng toàn không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu + Về mặt giá trị : Giá trị vật liệu đợc chuyển dịch toàn lần vào giá trị sản phẩm tạo Vật liệu tài sản vật chất, tồn dới nhiều hình thái khác nhau, phức tạp đặc tính lý, hoá học nên dễ bị tác động thời tiết, khí hậu môi trờng xung quanh Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể tổng tài sản lu động tổng số chi phí sản xuất để tạo sản phÈm th× chi phÝ vËt liƯu cịng thêng chiÕm mét tỷ trọng lớn Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu mà trình sản xuất kinh doanh phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng dự trữ Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu khác doanh nghiệp Ngoài ra, phải quản lý khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực kế hoạch mua theo tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh cđa doanh nghiƯp ViƯc tỉ chøc kho tµng, bÕn bÃi phải thực chế độ bảo quản loại nguyên vật liệu, tránh h hỏng, mát, hao hụt Đảm bảo an toàn nhng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy, khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó, kế toán phải cung cấp thông tin nguyên vật liệu vớt t cách phận chi phí thờng xuyên cần bù đắp sau chu kì kinh doanh để tính đúng, tính đủ giá thành + Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh đợc liên tục, không bị ngừng trệ, gián đoạn gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu nôi dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp 3.1 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu doanh nghiệp cần thực tốt nhiệm vụ sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lợng trị giá nguyên vật liệu xuất kho; tính giá nguyên vật liệu nhập xuất theo chế độ quy định phù hợp với đặc điểm riêng doanh nghiệp; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu Phân bổ hợp lý trị giá nguyên vật liệu sử dụng vào đối tợng chịu phí; tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh Tính toán phản ánh xác số lợng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát kịp thời nguyên vật liệu thiÕu thõa, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ĩ doanh nghiƯp có biện pháp sử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy 3.2 Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Thực tốt yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán đặt đòi hỏi trình hạch toán vật liệu phải gồm nội dung sau: - Phân loại lập danh điểm vật liệu - Xây dựng nội quy, quy chế bảo quản sử dụng vật t Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu Trong kho phải trang bị đầy đủ phơng tiện, dụng cụ cân đo đong đếm vật t Vật t kho phải đợc xếp gọn gàng, kỹ thuật thn lỵi cho viƯc nhËp, xt kho vËt t VỊ nhân cần phải có số nhân viên bảo vệ, thủ kho hạch toán tốt ban đầu kho - Xây dựng định mức vật t cần thiết: Các định mức dự trữ vật t tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng vật t nh định mức hao hụt hợp lý vận chuyển, bảo quản - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng chứng từ ban đầu luân chuyển chứng từ chohợp lý, khoa học - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán hệ thống sổ kế toán tổng hợp cách thích hợp khoa học - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu nh báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu - Tổ chức phân tích tình hình vật liệu thông tin kinh tế II Phân loại tính giá nguyên vật liệu doanh nghiệp Phân loại nguyên vật liệu Trong trình sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có công dụng, tính chất lý hoá khác nhau, lại biến động tăng giảm thờng xuyên liên tục Do đó, cần phải phân loại nguyên vật liệu tổ chức tốt việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu việc xếp nguyên vật liệu loại với theo đặc trng định thành nhóm để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán Trong thực tế, doanh nghiệp thờng phân loại nguyên vật liệu theo tính chất công dụng chúng Theo cách nguyên vật liệu doanh nghiệp đợc phân loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: nguyên liệu, vật liệu sau trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu sản phẩm nh: sợi xí nghiệp dệt, vải xí nghiệp may Nguyên vật liệu phụ: nguyên vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để hoàn thiện nâng cao tính chất lợng sản phẩm sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý Nhiên liệu: thứ dùng để tạo nhiệt nh than đá, xăng dầu, khí đốt Nhiên liệu doanh nghiệp thực chất loại nguyên vật liệu phụ, nhiên đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỉ trọng lớn đóng vai trò quan trọng kinh tế quốc dân Nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu thông thờng Phụ tùng thay thế: loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, sửa chữa tài sản cố định doanh nghiệp.Trong doanh nghiệp để bảo quản, sửa chữa khôi 10 phục lực hoạt động tài sản cố định đòi hỏi doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ phụ tùng thay Bao bì đóng gói: loại vật phẩm dùng để bao, gói, buộc, chứa đựng sản phẩm, kèm theo sản phẩm để tạo thành phẩm hoàn chỉnh nh : chai đựng níc, hép dùng thùc phÈm, tói bao ®ùng ®êng Ngày nay, chế thị trờng vai trò vật đóng gói quan trọng trình tiêu thụ sản phẩm Phế liệu thu hồi: loại nguyên vật liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại bán Phế liệu thu hồi lý tài sản cố định hay công cụ lao động nhỏ, có sản phẩm hỏng sửa chữa đợc Việc phân loại nh đà giúp kế toán tổ chức hạch toán, phản ánh tình hình có biến động loại nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp nhận biết đợc nội dung kinh tế, vai trò, chức loại trình sản xuất kinh doanh, từ có biện pháp thích hợp việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu cho trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đợc tiến hành liên tục nguyên vật liệu đợc quản lý chặt chẽ cần phải nhận biết đợc cách cụ thể số có tình hình biến động thứ nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng Do doanh nghiệp phải phân chia nguyên vật liệu cách chi tiết, tỉ mỉ Việc phân chia thể sổ danh điểm nguyên vật liệu Nội dung mẫu sổ nh sau: 11 Sổ danh điểm nguyên vật liệu Ký hiệu Tên nhÃn Đơn hiệu Nhó Danh m điểm vị Đơn giá tính Quy cách NVL Ghi Hạch toán Sổ danh điểm nguyên vật liệu đợc chia thành phần, loại nguyên vật liệu đợc sử dụng phần đợc ghi đủ nhóm thứ nguyên vật liệu thuộc loại Sổ đợc xây dựng sở số hiệu loại vật liệu, nhóm vật liệu đặc tính chúng Do đó, việc xây dựng ký hiệu danh điểm phải có kết hợp nghiên cøu cña bé phËn kü thuËt, bé phËn cung øng vật t Sổ điều kiện cần thiết để tiến hành giới hoá việc hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Việc phân loại nguyên vật liệu có tính chất tơng đối mà thôi, có loại nguyên vật liệu doanh nghiệp nguyên vật liệu nhng doanh nghiệp khác lại phụ, nh gỗ vật liệu doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ, nhng lại 12 Qua bảng số liệu cho thấy, nguồn vốn lu động Công ty cuối quý I - 1998 so với đầu năm có tăng: 134.011.857 đ Số tăng nguồn vốn tự bổ sung tăng Tài sản lu động dự trữ Công ty tăng: 201.131.975 đ, chủ yếu giá trị nguyên vật liệu tồn kho tăng Có điểm đáng lu ý Công ty tình trạng không đảm bảo vốn lu động cho mua sắm, dự trữ tài sản lu động thiếu hụt vốn lu động có chiều hớng gia tăng Tình hình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Dự trữ tài sản lu động thực tế với nguồn vốn lu ®éng cã quan hƯ mËt thiÕt víi Thõa thiếu nguồn vốn dự trữ cho tài sản lu động dự trữ thực tế không đủ bảo đảm nhu cầu cho sản xuất dự trữ nhiều gây ứ đọng vốn Trong dự trữ tài sản lu động dự trữ nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng Đặc biệt Công ty, nguyên vật liệu phải luôn đợc đảm bảo cung ứng kịp thời để không làm gián đoạn công trình sửa chữa, tu bổ, nâng cấp mạng Sự gián đoạn dễ gây gián đoạn trình thông tin liên lạc - điều tối kỵ nghành Bu điện Nguyên vật liệu Công ty chiếm phần lớn tổng số vốn lu động Chi phí nguyên vật liệu cho công trình xây 77 dựng, tu bổ mạng thờng chiếm 80% tỉng chi phÝ NhËn râ tÇm quan träng viƯc sử dụng nguyên vật liệu cách có hiệu ảnh hởng đến việc sử dụng vốn lu động, Công ty bớc hoàn thiện việc hạch toán nguyên vật liệu nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Dự trữ nguyên vật liệu Công ty chiếm phần lớn tổng số vèn lu ®éng Theo sè liƯu ci q I - 1998 (Bảng 1), tỷ lệ là: 5967124 951 7105264 972 x 100 = 83,98% T×nh hình dự trữ có u điểm giúp Công ty luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho trình sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, tình hình dự trữ có nhợc điểm khối lợng vốn lu động bị tồn lớn không mang lại hiệu cho trình sản xuất kinh doanh Công ty Nếu hiệu sử dụng nguyên vật liệu đợc biểu qua khâu dự trữ, cung cấp, sử dụng, nói với khả dự trữ dồi nh vậy, lúc Công ty đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho trình sản xuất Tuy vậy, mức dự trữ nguyên vật liệu Công ty lớn gây ảnh hởng không đến công việc Công ty Nếu nguồn vốn chiếm dụng đợc, quan hệ toán Công ty với nhà cung cấp không tốt Nếu vốn tự có số vốn lu đọng cuă Công ty nằm chết kho mà không đem lại lợi ích 78 Ngoài ra, chi phí bảo quản cho số lợng lớn nguyên vật liệu nh nhỏ Trên góc độ khác, phức tạp nguyên vật liệu xây lắp bu điện không cho phép Công ty có kế hoach dự trữ nh doanh nghiệp khác Với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo dây truyền công nghệ xác định, chuyên sản xuất hay hai loại sản phẩm, hàng hoá dễ dàng xác định đợc tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu thích hợp Trong Công ty biết đợc đột biến thị trờng, nên khó xác định đợc phải dự trữ nào, với số lợng bao nhiêu? Để phân tích tình hình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động cách tổng quát hơn, ta cần xem xét tiêu sau: Bảng 2: Chỉ tiêu Hệ số doanh lợi Đơn Quý Quý Chênh vị I/1997 I/1998 lệch lần 1,578 1,653 0,057 vòng 3,02 3,111 ngày 29,8 28,93 - 0,87 2,615 2,307 - 0,308 cđa vèn lu ®éng 0,091 Sè vòng quay vốn lu động Thời gian % vòng 79 luân chuyển Tỷ lệ phế liệu Nh vậy, so với kỳ năm 1997, sang năm 1998 tiêu: Hệ số doanh lợi vốn lu động số vòng quay vốn lu động tăng lên Quý I/1997, đồng vốn lu động tạo đợc 1,578 đồng lÃi Quý I/1998, đồng vốn lu động tạo đợc 1,653 đồng lÃi Tăng lên: 1,653 - 1,578 = 0,057 (đ) Trong đó, thời gian vòng luân chuyển tỷ lệ phế liệu giảm Thời gian vòng luân chuyển giảm: 28,93 - 29,8 = - 0,87 (ngày) Tỷ lệ phế liệu giảm: 2,307% - 2,615% = - 0,308 % Thùc tÕ ë C«ng ty chøng tỏ hạch toán nguyên vật liệu chiếm vai trò quan trọng việc sử dụng vốn lu động Trong năm đổi vừa qua, Công ty đà có nhiều cố gắng để nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động, nhng tồn tại, vớng mắc không giải ngày một, ngày hai, mà cần có thời gian để khắc phục Với tầm quan trọng nh vậy, Công ty tìm tòi cách thức để ngày hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu 80 Phần thứ ba Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động công ty điện thoại hà nội I Những nhận xét chung công tác kế toán Công ty Điện thoại Hà Nội Qua thời gian thực tập Công ty Điện thoại Hà Nội, với hớng dẫn nhiệt tình thầy giáo PTS Nguyễn Năng Phúc, cô chú, anh chị phòng Kế toán - Tài nỗ lực thân em đà có đợc kiến thức thực tế công tác hạch toán kế toán nói chung hạch toán nguyên vật liệu nói riêng Em có đợc hội so sánh, thực tập biết, học trờng Và từ đó, em mạnh dạn đa số nhận xét nh sau: Nhìn tổng thể, tổ chức quản lý công ty gọn nhẹ nhng đảm bảo hoàn thành nhiều công việc Giữa phòng ban có quan hệ mật thiết góp sức giúp công ty ngày phát triển Công tác kế toán đợc phân công hợp lý đà giúp cho phần hành hoàn thành tốt công việc Việc chọn lựa áp dụng hình thøc Chøng tõ - Ghi sæ tá rÊt phï hợp với điều kiện công ty Công ty có quy mô trung bình, hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều, trình độ quản lý kế toán tốt Kế toán đài đội lập bảng kê chứng từ có liên quan tới công việc 81 Máy vi tính nối mạng cục đợc áp dụng công ty đà hỗ trợ đắc lực cho việc thu thập, xử lý tổng hợp thông tin kế toán Các hoạt động sản xuất công ty có liên quan tới tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu Phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc áp dụng để hạch toán nguyên vật liệu giúp công ty cập nhật thông tin xác nhất, biết rõ số lợng nhập-xuất-tồn để có kế hoạch thu mua, bảo quản thích hợp Tuy vậy, tránh khỏi số tồn điều kiện khách quan chủ quan mang lại Theo hình thức sổ đà lựa chọn, kế toán công ty đà lập sổ sách có liên quan nhng cha phải đầy đủ Hình thức sổ kế toán Chứng tõ - Ghi sỉ thêng dån viƯc tËp hỵp sè liệu đến cuối tháng Mặt khác, số liệu kế toán đài đội gửi vào cuối tháng nên cờng độ làm việc kế toán viên vào cuối tháng vất vả Số liệu tổng hợp nhiều gây ảnh hởng tới tiến độ lập báo cáo kế toán cuối tháng, cuối quý Tóm lại, công tác hạch toán nguyên vật liệu công ty đà tuân thủ theo chế độ kế toán hành, phù hợp với điều kiện công ty, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lý Tuy nhiên, kỹ thuật hạch toán có vấn đề cha thật hợp lý, cần phải đợc nghiên cứu hoàn thiện thêm Với góc độ sinh viên thực tập, em mạnh dạn đa số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Công ty Điện thoại Hà Nội II Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công ty điện thoại hà nội Kiến nghị 1: Hạch toán tổng hợp quản lý chủng loại nguyên vật liệu * Tài khoản sử dụng: 82 Nh đà nêu, Công ty Điện thoại Hà Nội có tới 500 loại nguyên vật liệu khác nhng lại đợc theo dõi chung TK 152 Mọi biến động tăng, giảm nguyên vật liệu đợc phản ánh tài khoản Các nghiệp vụ có liên quan đến nguyên vật liệu hàng tháng không ít, mà đối tợng sử dụng lại nhiều Do đó, muốn có đối chiếu kiểm tra, dò số liệu khó khăn Theo em, công ty không phân chia nguyên vật liệu thành loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu phân chia theo đối tợng có sử dụng nguyên vật liệu Ta phân loại nh sau: TK 1521 "Nguyên vật liệu cho xây lắp": Là loại nguyên vật liệu sử dụng cho việc xây lắp, mở rộng tổng đài, mạng điện thoại Loại bao gồm: Các loại cáp, hộp cáp, phiến tổng đài, Rulo TK 1522 "Nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất phụ": Bao gồm: Băng dính, lạt khoá, thẻ Vina Phone, TK 1528 "Nguyªn vËt liƯu thu håi": Bao gồm tất loại cáp thu hồi sử dụng đợc nhập kho Với cách phân chia này, Công ty dễ dàng đối chiếu, kiểm tra c¸c sè liƯu ph¸t sinh th¸ng, kú 83 * Phơng pháp ghi sổ Sau đà phân chia TK 152 thành nhiều tiểu khoản, Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu đợc lập theo tiểu khoản đó, cho xây lắp riêng, cho sản xuất phụ riêng Sổ TK 152 đợc phân chia thành tiểu khoản Mẫu sổ nh sau: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tài khoản : Nguyên vật liệu Tiểu khoản: Nguyên vật liệu xây lắp (theo kiến nghị) Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi Sổ Tài khoản: Nguyên vật liệu xây lắp Số hiệu tài khoản: 1521 Ngày Chứng từ Diễn giải 84 TKĐƯ Số tiền Ghi tháng ghi sổ SH NT Nỵ Cã chó Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Tên tài khoản: Nguyên vật liệu xây lắp Số hiệu TK : 1521 ST T Tên NVL Đơn vị Đơ n Nhập Xuất Tån tÝnh gi¸ SL ST SL ST SL ST 10 KiÕn nghÞ 2: Hạch toán tài khoản Nh đà nêu phần trớc, Công ty Điện thoại Hà Nội sử dụng TK 154 để theo dõi chung chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi phí nhân công trực tiếp, mà không qua TK 621,622 Theo em, để quản lý chi phí đợc chặt chẽ hơn, Công ty nên hạch toán theo chế độ quy định Tức là: * Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 Xuất cho sản xt trùc tiÕp Nỵ TK 627 Xt phơc vơ chung phận sản xuất Nợ TK 641 Xuất phục vụ cho bán hàng 85 Nợ TK 642 Xuất phục vụ chung phạm vi toàn Công ty Có TK 152 Trị giá nguyên vật liệu xuất dùng Cuối kỳ, kÕt chun sang TK 154 Nỵ TK 154 Cã TK 621, 627 * Đối với nguyên vật liệu xuất kho cho công trình đợc coi khoản chi phí thực tế đà phát sinh nhng cha tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, mà đợc kết chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ trừ vào kết kinh doanh kỳ sau Các khoản đợc theo dõi TK 142 theo chế độ, không nên hạch toán qua TK 141 Khi xuất nguyên vật liệu cho công trình, kế toán ghi: Nợ TK 142 Có TK 152 Khi công trình hoàn thành, đợc toán, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627 Trị giá nguyên vật liệu thực dùng Nợ TK 152 Nguyên vật liệu thừa nhập kho (nÕu cã) Cã TK 142 Chi phÝ tr¶ tríc Việc hạch toán nh đảm bảo chế độ, mà giúp Công ty quản lý khoản chi phí chặt chẽ dễ dàng Kiến nghị 3: Dự trữ nguyên vật liệu hiệu sử dụng vốn lu động Công ty Nhìn Bảng ta thấy, giá trị tài sản lu động dự trữ Công ty nhiều Nó vợt số vốn lu động Công ty Nh vậy, điều bàn cÃi Công ty chiếm dụng vốn ngời khác để kinh doanh Nhng số vốn chiếm dụng không đợc tham gia vào trình sản xuất kinh doanh mà lại tồn kho Biện pháp giải quyết: - Trong khâu mua sắm, dự trữ: Do nhiệm vụ sản xuất Công ty xây lắp, bảo dỡng, sửa chữa mạng điện thoại có cố xảy ra, nên có khó khăn việc tính 86 toán khối lợng nguyên vật liệu cần dự trữ Tuy nhiên, Công ty dựa kết kinh doanh kỳ trớc tình hình biến động thị trờng để xác định đợc lợng dự trữ cho thích hợp Ngoài ra, phân chia nguyên vật liệu thành loại khác (nh phần trên) giúp Công ty lập kế hoạch thu mua, dự trữ đợc chi tiết sát với thực tế - Trong khâu cung cấp, sử dụng cho sản xuất: Công ty xem xét lại cách giao vốn cho đơn vị thành viên hoạt động Với nguyên vật liệu có sẵn thị trờng, nh: loại ống nhựa, loại sơn chống gỉ, chịu nhiệt, sâu nở, thay hình thức giao nguyên vật liệu, Công ty chuyển sang giao vốn tiền cho đơn vị Nh vậy, vừa tránh đợc chi phí vận chuyển, thu mua nhập-xuất kho không cần thiết, vừa giảm giá trị hàng tồn kho cho Công ty - Với số nguyên vật liệu tồn kho Công ty: Cần có biện pháp hữu hiệu để nhanh chóng giải số nguyên vật liệu tồn đọng Với nguyên vật liệu cha thực cần đến, Công ty bán lại Với nguyên vật liệu cần thiết đợc giữ lại nên tổ chức theo dõi chặt chẽ, bảo quản cẩn thận Khi giải đợc số nguyên vật liệu tồn đọng, Công ty giải phóng đợc lợng vốn lu động để tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh khác cải thiện mối quan hệ toán với bạn hàng Đây hai điều cần thiết chế thị trờng Kiến nghị 4: Về việc tăng cờng kiểm tra kho nguyên vật liệu Công ty Điện thoại Hà Nội tiến hành công tác kiểm kê kho vật t, hàng hoá định kỳ tháng lần Và t«i cã mét sè ý kiÕn sau: - VỊ thêi gian: Công ty nên tiến hành kiểm kê kho quý lần Việc kiểm kê không dừng kiểm kê số lợng mà chất lợng Nhng để công tác kiểm kê đợc nhanh gọn, thuận lợi Công ty phải xem xét lại ®iỊu kiƯn hiƯn cã theo híng sau: - VỊ mỈt sổ sách: Kế toán thủ kho phải thống cách ghi chép, cách xắp xếp thẻ kho, sổ chi tiết theo số danh điểm nguyên vật liệu Việc tổ chức cất giữ nguyên vật 87 liệu kho cần phải thật khoa học để dễ tìm, dễ thấy - Ban kiểm kê: Công ty phải bố trí đầy đủ nhân viên kỹ thuật, cán kế toán, thủ kho ngời giúp việc phục vụ cho trình kiểm kê - Dụng cụ kiểm kê phải đầy đủ, đảm bảo xác, nơi kiểm kê phải thuận lợi, đủ ánh sáng Căn vào kết kiểm kê, ban lÃnh đạo Công ty định xử lý kịp thời, tránh ảnh hởng xấu tới tính liên tục trình sản xuất Kiến nghị 5: Hạch toán nguyên vật liệu với việc sử dụng máy vi tính Ngày nay, máy vi tính đợc sử dụng để xử lý, cung cấp truyền thông tin tất lĩnh vực Nó thật công cụ vô hữu ích cho công ty Tuy nhiên, để máy vi tính trở thành công cụ xử lý, cung cấp thông tin kế toán lại công việc không đơn giản Sẽ thật hiệu nhẹ nhàng cho công tác kế toán Công ty đa vào sử dụng máy vi tính phần mềm cho công tác hạch toán nói chung công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng Trong phạm vi chuyên đề này, em xin đợc đề cập đến lĩnh vực: Hạch toán nguyên vật liệu với việc sử dụng máy vi tính Công ty cã tiỊn ®Ị rÊt thn tiƯn cho viƯc sư dụng máy vi tính Đội ngũ kế toán trẻ, có kiến thức trình độ sử dụng máy vi tính Số lợng máy vi tính Công ty cao (riêng phòng Kế toán - Tài máy/ 15 ngời), lại đợc nối mạng, nên rÊt thn tiƯn cho viƯc th«ng tin, trun sè liƯu Chẳng hạn, máy kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với máy kế toán nguyên vËt liƯu hay kÕ to¸n to¸n mét c¸ch dƠ dàng Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với việc hạch toán máy vi tính, với việc sử dụng chơng trình phần mềm đơn giản việc vào số liệu đơn giản 88 Theo em, việc hạch toán nguyên vật liệu máy vi tính tiến hành chơng trình phần mềm lập cho mảng nhập-xuất-tồn, nh sau: Phần nhập: Kế toán vào máy phiếu nhập kho sau đà phân loại theo nhà cung cấp Việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc vào sổ chi tiết toán với ngời bán, vào chứng từ ghi sổ TK 152 phần "Ghi nợ TK 152, ghi có tài khoản khác" Từ chứng từ nhập (đà đợc phân loại này), kế toán tiến hành vào sổ chi tiết toán với ngời bán Những sổ chi tiết cho tháng để vào sổ Phần xuất: Sau nhận đợc phiếu liên quan đến xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành phân loại, sau đa vào máy vi tính, vào chứng từ ghi sổ Đồng thời, kế toán lập bảng kê nguyên vật liệu theo đơn vị sử dụng Phần tồn: Giá trị loại nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng đợc máy tự động tính, in Muốn vậy, Công ty phải đào tạo đội ngũ kế toán kiến thức máy vi tính: Sử dụng, quản lý liệu, áp dụng chơng trình phần mềm hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm Công ty Trong tơng lai không xa, mà quy mô sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phát sinh nhiều, cần nhiều sổ sách để quản lý, máy vi tính thực phát huy vai trò công tác hạch toán nói chung hạch toán nguyên vật liệu nói riêng 89 Kết luận Nâng cao hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp vấn đề mang tính cấp bách, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp điều kiện Việc hạch toán nguyên vật liệu hợp lý nâng cao hiƯu qu¶ sư dơng vèn cđa doanh nghiƯp nãi chung vốn lu động nói riêng Trên thực tế tình hình hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động sản xuất kinh doanh công ty điện thoại Có thể nói năm vừa qua năm đầy thử thách công ty Bằng nỗ lực mình, Công ty đà tìm cho đờng để bớc khẳng định thân thơng trờng Tuy tồn khó khăn nhng phải thừa nhận vững tin, thừa nhận cố gắng lớn lao ban lÃnh đạo Công ty đà đem lại thành tích không nhỏ cho không riêng cho Công ty mà cho toàn nghành, cho nớc Trong khuôn khổ báo cáo này, em đà trình bày cách có hệ thống vấn đề hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Với kiến thức đợc trang bị trờng kết hợp với thực tế công tác hạch toán Công ty đà giúp em nhiều việc củng cố kiến thức đà học hỏi qua kinh nghiệm thực tế Do trình độ thời gian có hạn nên khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc góp ý chân thành thầy giáo hớng dẫn, ban lÃnh Công ty Điện thoại anh chị phòng kế toán đề tài nghiên cứu em đợc hoàn thiện 90 Em xin chân thành cảm ơn Hà nội, ngày 25 tháng 05 năm 2001 Sinh viên thực Lê Thu Thuỷ 91