Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại ban quản lý dự án công ty điện thoại hà nội 3 (tt)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG - QUÁCH MẠNH THÀNH HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ HÀ NỘI – 2013 Luận văn hoàn thành HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phú Hưng Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vào lúc: ngày tháng năm Có thể tìm hiểu luận văn tại: Thư viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công ty Điện thoại Hà Nội đơn vị kinh tế trực thuộc Viễn thông Hà Nội, hàng năm đầu tư nhiều dự án nâng cấp mở rộng mạng ngoại vi, xây dựng nhà trạm chuyển mạch, sở hạ tầng thông tin (trạm BTS), mua sắm máy móc thiết bị nhằm nâng cao hiệu mạng lưới, chiếm lĩnh thị trường, phát triển sản xuất kinh doanh Do đó, cơng tác QLDA cần thiết QLDA đầu tư nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát việc thực dự án cho tối ưu, định hiệu đầu tư Đây cơng tác có tính chất nghiệp vụ, ngồi u cầu nắm vững chủ trương, sách, cịn địi hỏi phải có hiểu biết sâu sắc sở lý luận, phương pháp kỹ thực QLDA Trong năm qua, Viễn thông Hà Nội CTĐTHN3 có bước chuyển biến lớn cải cách thủ tục hành chính, loại bỏ dần tồn thời kỳ bao cấp, song phịng ban nói chung Ban quản lý dự án CTĐTHN3 nói riêng, việc QLDA cịn mang nặng tính giấy tờ, thủ tục rườm rà, không hiệu quả, mặt khác hệ thống văn hướng dẫn liên quan lại chưa đủ, cần phải tiếp tục hoàn thiện Những hạn chế trở thành nguyên nhân làm giảm hiệu QLDA Thực tế năm qua, Ban quản lý dự án - CTĐTHN3 có nhiều cố gắng nhiều phương diện hoàn thiện văn pháp quy, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán chun mơn hồn thiện hệ thống tổ chức Cơng tác QLDA góp phần tích cực vào hiệu chất lượng đầu tư Viễn thơng Hà Nội Tuy vậy, nhìn từ nhiều góc độ khác nhau, cơng tác QLDA cịn bộc lộ số thiếu sót cần xử lý Những vấn đề giải cách dễ dàng nhanh chóng mà cần thực có hệ thống bước Trong phạm vi luận văn này, tác giả tập trung vào việc nhận dạng tồn tại, tìm hiểu nguyên nhân tồn tại, đề xuất giải pháp để khắc phục Đó lý tác giả chọn đề tài: “Hồn thiện công tác QLDA Ban quản lý dự án - CTĐTHN3” Mục đích nghiên cứu Phân tích nhận dạng vấn đề thực tiễn công tác QLDA Ban Quản lý dự án - CTĐTHN3 đề xuất phương hướng giải pháp giải vấn đề Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ban Quản lý dự án thuộc CTĐTHN3 Phạm vi nghiên cứu: Công tác QLDA Ban Quản lý dự án; Số liệu thời gian từ năm 2008 – 2011 Phƣơng pháp nghiên cứu Về mặt lý luận, luận văn vận dụng phương pháp nghiên cứu thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích, phương pháp tiếp cận hệ thống Về mặt phương pháp tiếp cận, luận văn trước hết thu thập liệu cần thiết từ nguồn có sẵn (sách, báo, trang web, tài liệu QLDA Công ty, v.v), sau tham khảo chuyên gia nghiên cứu trước lĩnh vực QLDA để rút học kinh nghiệm vận dụng vào việc hồn thiện cơng tác QLDA Ban quản lý dự án - CTĐTHN3 Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, tài liệu tham khảo, luận văn chia thành chương: Chương 1: Đánh giá công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án – Công ty điện thoại Hà Nội Chương 2: Những vấn đề quản lý dự án Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án Ban quản lý dự án – Công ty điện thoại Hà Nội CHƢƠNG I - ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI 1.1 Tổng quan CTĐTHN3 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ CTĐTHN3 Công ty điện thoại Hà Nội có chức hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ chuyên ngành viễn thông – công nghệ thông tin; Quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông công nghệ thông tin; Tổ chức lắp đặt, quản lý, vận hành, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống chuyển mạch, hệ thống truyền dẫn thiết bị nguồn điện phụ trợ kèm theo mạng viễn thông công nghệ thông tin địa bàn thành phố Hà Nội; Kinh doanh ngành nghề khác Viễn thông Hà Nội cho phép phù hợp với quy định pháp luật 1.1.2 Bộ máy tổ chức CTĐTHN3 Căn mơ hình thành lập CTĐTHN3 Viễn thơng Hà Nội – Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Mơ hình thể Hình 1-1; trang BAN GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức lao động tiền lương Phịng Hành quản trị Phịng Kế tốn tài Phịng Kế hoạch Phòng Tiếp thị bán hàng Phòng Đầu tư xây dựng Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ Ban Quản lý dự án Trung tâm Chuyển mạch - Truyền dẫn Trung tâm Phát triển hỗ trợ dịch vụ Trung tâm viễn thông Hà Đơng Trung tâm viễn thơng Ba Vì Trung tâm viễn thông Chương Mỹ Trung tâm viễn thông Đan Phượng Trung tâm viễn thơng Hồi Đức Trung tâm viễn thông Mỹ Đức Trung tâm viễn thông Phú Xuyên 10 Trung tâm viễn thông Phúc Thọ 11 Trung tâm viễn thông Quốc Oai 12 Trung tâm viễn thông Sơn Tây 13 Trung tâm viễn thông Thanh Oai 14 Trung tâm viễn thông Thạnh Thất 15 Trung tâm viễn thơng Thường Tín 16 Trung tâm viễn thơng Ứng Hịa Hình 1-1: Bộ máy tổ chức CTĐTHN3 1.1.3 Kết kinh doanh CTĐTHN3 giai đoạn 2008 – 2011 Kết số tiêu chủ yếu đạt giai đoạn 2008-2011 thể Bảng 1-1; trang Bảng 1-1: Kết kinh doanh CTĐTHN3 từ năm 2008-2011 Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Tổng doanh thu I 352 400 475 471 (tỷ đồng) DT VTCNTT 315 291 289 289 (khơng thẻ ) II Tổng chi phí 245 242 300 302 Tổng thuê bao thực III 61.850 86.357 34.179 38.850 tăng (TB) Thuê bao 15.500 23.018 20.918 27.840 MegaVNN Vinaphone trả sau 2.050 4.204 5.875 5.135 Gphone 12.300 49.268 2.985 2.835 TT ĐTCĐ My TV 32.000 9.867 2.619 1.782 2.042 998 1.1.4 Bộ máy tổ chức Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 xây dựng theo mơ hình phê duyệt CTĐTHN3 Viễn thơng Hà Nội, thể Hình 1-2; trang TRƢỞNG BAN PHÓ BAN PHÓ BAN (Phụ trách cụm cơng trình (Phụ trách cụm cơng trình BTS Kiến trúc) TBi mạng ngoại vi) BỘ PHẬN BỘ PHẬN TỔNG HỢP KẾ TỐN-TÀI CHÍNH (BP1) (BP2) BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN VẬT TƢ QLCLXL ĐỀN BÙ (BP3) (BP4) (BP6) Hình 1-2: Bộ máy tổ chức Ban quản lý dự án - CTĐTHN3 1.2 Thách thức hội CTĐTHN3 1.2.1 Thách thức hội liên quan đến Thị trƣờng giá trị Số lượng đối thủ cạnh tranh quốc tế tăng lên thời gian tới Sau Việt Nam gia nhập WTO số năm Khi đó, có khả Tập đồn viễn thơng lớn giới đổ vào Việt Nam, gây khó khăn cho tồn Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam mà có CTĐTHN3 Số thuê bao điện thoại cố định nước tính đến thời điểm hết tháng năm 2009 đạt 15,4 triệu thuê bao Đến năm 2010 tăng 30% đạt 20 triệu thuê bao, sau 01 năm, sang tháng 6/2011 giảm 22% 15,5 triệu thuê bao, tháng cuối năm đến hết tháng 12/2011 số thuê bao cố định không phát triển thêm Số thuê bao điện thoại di động nước tính đến thời điểm hết tháng năm 2009 đạt 81,1 triệu thuê bao Đến năm 2010 tăng 58,9% đạt 128,9 triệu thuê bao, sau 01 năm, sang tháng 6/2011 giảm 12,6% 112,6 triệu thuê bao, đến hết tháng 12/2011 số thuê bao di động lại tăng trở lại đạt mức 117,6 triệu thuê bao Như nêu trên, năm 2010 tăng 88,9% đạt 148,9 triệu thuê bao (cả di động cố định), sau 01 năm, sang tháng 6/2011 giảm 34,6% 128,1 triệu thuê bao Như sau năm, thị trường giảm 20,8 triệu th bao, tính bình qn tháng phát triển thuê bao giảm 1,7 triệu thuê bao, tương đương với tốc độ phát triển năm 2009 Điều cho thấy thị trường “bão hòa thuê bao” Mạng 3G triển khai rộng khắp chất lượng mức chấp nhận yếu tố tảng cho phát triển băng rộng di động năm tới Việt Nam Hội tụ di động - cố định - Internet trở thành xu hướng phát triển chung hầu hết nhà khai thác viễn thơng với mơ hình mạng FMC (Fixed Mobile Converged) Giảm chi phí, tăng khả cạnh tranh, cung cấp đa dịch vụ tảng mạng chìa khóa để FMC trở thành đích hướng tới nhà mạng đặc biệt nhà mạng cung cấp dịch vụ di động, cố định Internet Trên thực tế hội tụ diễn Một số hãng lớn có giải pháp mạng hội tụ, đưa sản phẩm thương mại 1.2.2 Thách thức hội liên quan đến thể chế Do dỡ bỏ quy chế độc quyền cung cấp dịch vụ Tập đồn Bưu Viễn thơng dẫn tới nguồn thu Tập đồn Bưu Viễn thơng khơng cịn dồi ổn định trước Các định Tập đồn Bưu Viễn thơng nằm điều tiết Chính phủ, Quốc hội, dẫn tới số sách khơng thực bị can thiệp từ phía Nhà nước Theo Luật Viễn thơng doanh nghiệp viễn thơng có quyền kết nối mạng viễn thơng với mạng viễn thông doanh nghiệp khác, đồng thời có nghĩa vụ cho doanh nghiệp khác kết nối vào mạng với điều kiện cơng hợp lý Với sách này, doanh nghiệp chủ đạo nắm giữ phương tiện thiết yếu nên Tập đồn Bưu Viễn thơng khơng từ chối yêu cầu kết nối doanh nghiệp viễn thông khác Điều dẫn tới bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu thiết bị cho mạng lưới mình, Tập đồn Bưu Viễn thơng cịn phải đáp ứng nhu cầu phương tiện, thiết bị cho doanh nghiệp khác kết nối Từ đó, kế hoạch phát triển mạng lưới Tập đồn Bưu Viễn thông bị ảnh hưởng 1.3 Các vấn đề công tác QLDA ban quản lý dự án - Công ty ĐTHN3 1.3.1 Công tác quản trị dự án CTĐTHN3 Thứ tự quy trình quản trị dự án CTĐTHN3 trình bày theo lưu đồ sau: Ban GĐ giao nhiệm vụ Phòng Đầu tư Xây dựng lập kế hoạch, có tham gia tư vấn Ban QLDA thực thi nhiệm vụ theo Bản kế hoạch DA Ban QLDA Phòng Đầu tư Xây dựng điều khiển/kiểm soát thực thi Khơng Các quy trình Kết thúc dự án Điều chỉnh kế hoạch? Hồn thành u cầu? Có Khơng Có 1.3.2 Vấn đề ngƣời QLDA Các cán Ban quản lý dự án chưa xác định chức người chịu trách nhiệm việc QLDA, đương đầu với rủi ro trình QLDA tồn với điều ràng buộc dự án Một số cán Ban quản lý dự án hạn chế việc quản lý phân giới tổ chức tham gia dự án Khi Ban quản lý dự án phải quản lý nhiều gói thầu dự án khác nhau, chưa thể vai trò trưởng Ban quản lý dự án điều phối phận khác dự án để dự án đạt mục tiêu thỏa mãn giới hạn thời gian, chi phí; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát việc thực dự án tiến độ, thời gian, chất lượng mà quan kiểm tra giám sát nhà thầu Vì vậy, thực tế số cán làm việc thiếu lượng yếu chất; nhiều cán Ban quản lý chưa đào tạo yếu kỹ kỹ thương lượng, kỹ tiếp thị ký hợp đồng với khách hàng, kỹ lập ngân sách, kỹ quản lý thời gian lập tiến độ, kỹ kỹ thuật, kỹ lãnh đạo, kỹ quan hệ người quản lý nguồn lực, kỹ truyền đạt Về phẩm chất đạo đức, số cán ban quản lý dự án chưa thật trực, chưa mạnh dạn khơng có khả định, chưa hiểu biết vấn đề người mối quan hệ người người qua trình QLDA, quán trình triển khai dự án chưa linh hoạt, đa năng, cần phát huy hết tài thân Nhiều cán Ban quản lý làm việc theo phong cách thời bao cấp, độc quyền; thiếu động kinh doanh, khiến cho định chưa nhạy bén Vì vậy, để nâng cao chất lượng QLDA, vấn đề hoàn thiện cán vấn đề cốt lõi nhằm tập trung đội ngũ cán QLDA có đầy đủ kỹ phẩm chất tốt 1.3.3 Vấn đề chế QLDA QLDA lĩnh vực phức tạp, có liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp việc xây dựng quy chế quản lý thường tiến hành thời gian ngắn, mang tính chắp vá, đáp ứng vấn đề trước mắt mà chưa tính dài hạn Bên canh đó, văn hướng dẫn thường ban hành chậm, nhiều đưa sát với thời điểm thực hiện, chí có văn khó hiểu, văn cịn tham chiếu q nhiều Chính Ban quản lý dự án áp dụng quy định, hướng dẫn văn pháp luật liên quan đến dự án thiếu thống nhất, đồng Hiệu lực pháp lý văn pháp luật yếu Nhiều dự án khơng tn thủ quy định trình tự lập, thẩm tra, thẩm định, phê duyệt dự án phù hợp với sách, quy hoạch, kế hoạch Nhà nước, Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam việc định đầu tư dự án, tổ chức chưa hoàn toàn tuân thủ quy trình, quy phạm tính khách quan đưa định Các chế thực quyền trách nhiệm chủ sở hữu chưa đủ rõ Chưa cho phép linh hoạt điều chỉnh gói thầu dẫn tới thiệt hại kinh tế Hệ dự án định nhiều, nguồn vốn đầu tư cho dự án bị hạn hẹp bị dàn trải Khơng dự án bị thiếu vốn, thực cầm chừng, kéo dài thời gian kết thúc, chậm đưa vào sử dụng, hiệu ngày bị giảm thiểu Thiếu sở pháp lý cho việc hình thành chế kiểm tra giám sát, đánh giá tổng kết công tác QLDA cách thường xuyên thực đánh giá hiệu kinh tế sau dự án Các quy định chưa cụ thể quy trách nhiệm rõ ràng làm cho công tác báo cáo thực giám sát dự án chất lượng không đảm bảo cịn mang tính hình thức đối phó Chỉ nêu tượng mà thiếu phân tích nguyên nhân 1.3.4 Vấn đề công cụ, phƣơng pháp kỹ thuật QLDA Công cụ kỹ thuật đánh giá tác động môi trường dự án bên tham gia đến dự án lạc hậu Trong việc đánh giá tồn rủi ro dự án để xác định dự án cần tính đến tác động yếu tố môi trường dự án Khung logic dự án chưa sử dụng công cụ QLDA hữu hiệu Khung logic công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu dự án chưa sử dụng Chưa vận dụng công cụ kỹ thuật quản lý mặt phân giới bên tham gia dự án cách hiệu Chưa ứng dụng phổ biến công cụ QLDA tiên tiến vào việc quản lý dự án 1.3.5 Vấn đề tổ chức quản lý Ban quản lý dự án Ban quản lý dự án đủ thẩm quyền quyền lực để QLDA cách có hiệu Họ phải tuân thủ theo định cấp tốn nhiều thời gian chờ đợi phê duyệt từ cấp Tập đoàn Viễn thông Hà Nội phần lớn vấn đề 1.4 Kết luận Chương I nhóm vấn đề mà Ban Quản lý dự án CTĐTHN3 gặp phải Trong Chương tiếp theo, tổng hợp sở lý thuyết để giải vấn đề QLDA, tổng hợp kinh nghiệm doanh nghiệp tương tự khác học rút cho công ty điện Hà Nội việc hồn thiện cơng tác QLDA Căn Chương đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình cơng tác QLDA Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 CHƢƠNG II - NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Tổng quan QLDA 2.1.1 Khái niệm QLDA QLDA việc vận dụng tổng hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật đề định quản lý phù hợp luật pháp, đưa dự án đạt tới mục tiêu đặt ra; Dự án hoàn thành thời gian; Dự án hoàn thành với nguồn lực phân bổ; Dự án đạt yêu cầu chất lượng kết Được thể theo Hình 2-1; trang 10 Mảng kiến thức Các nhóm quy trình QLDA Nhóm qt Nhóm qt Lập kế Nhóm qt Thực Nhóm qt Nhóm qt Khởi hoạch thi Kiểm soát Kết thúc dự án dự án 1.5 Kiểm soát thay đổi hợp dự án Quản lý 2.1 Thu thập 2.4 Xác phạm vi yêu cầu định phạm dự án bên vi dự án 2.2 Xác định 2.5 Kiểm phạm vi dự soát phạm án vi dự án 2.3 Xây dựng bảng phân bổ công việc WBS Quản lý 3.1 Xác định 6.6 Kiểm thời gian cơng việc sốt quy dự án 3.2 Xác định trình thứ tự công việc 3.3 Ước lượng nguồn lực 3.4 Ước lượng thời gian cho công việc 3.5 Xây dựng quy trình Quản lý 4.1 Ước lượng 4.3 Kiểm chi phí dự chi phí sốt chi phí án 4.2 Quyết định ngân sách Quản lý 5.1 Lập kế 5.2 Đảm bảo 5.3 Kiểm đoạn 11 Mảng kiến Các nhóm quy trình QLDA Nhóm qt Nhóm qt Lập kế Nhóm qt Thực Nhóm qt Nhóm qt Khởi hoạch thi Kiểm soát Kết thúc chất lượng hoạch chất chất luợng dự án lượng Quản lý 6.1 Lập kế 6.2 Xây dựng tổ nhân lực hoạch nhân lực dự án thức dự án soát chất lượng 6.3 Phát triển tổ dự án 6.4 Quản lý tổ dự án Quản lý 7.1 Xác 7.2 Lập kế 7.3 Cung cấp 7.5 Báo hệ thống định hoạch hệ thống thông tin cáo kết thông tin chủ thể liên thông tin 7.4 Quản lý kỳ hoạt động dự án quan vọng chủ thể liên quan Quản lý 8.1 Lập kế 8.6 Kiểm rủi ro dự hoạch quản lý soát rủi ro án rủi ro 8.2 Xác định rủi ro 8.3 Phân tích rủi ro định tính 8.4 Phân tích rủi ro định lượng 8.5 Lập kế hoạch ứng đáp rủi ro Quản lý 9.1 Lập kế 9.2 Tiến hành 9.3 Quản 9.4 Kết mua bán, hoạch mua bán việc mua bán lý việc mua thúc việc bán mua bán thầu khoán dự án 12 2.1.3.1 Nhóm quy trình khởi Nhóm quy trình khởi gồm quy trình thực để xác định thông qua dự án, quy mơ ban đầu, nguồn tài ban đầu, chủ thể liên quan trực tiếp gián tiếp tới dự án làm rõ 2.1.3.2 Nhóm quy trình lập kế hoạch Nhóm quy trình lập kế hoạch bao gồm quy trình nhằm xác định quy mơ dự án, sàng lọc lại mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành động tốt để đạt tới mục tiêu Đầu vào tôn chỉ, điều lệ dự án, yêu cầu kỳ vọng chủ thể liên quan, yếu tố môi trường doanh nghiệp Đầu nhóm quy trình lập kế hoạch kế hoạch QLDA tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án 2.1.3.3 Nhóm quy trình thực thi dự án Một kế hoạch dự án hồn thành việc thực thi bắt đầu Nhóm quy trình Thực thi dự án gồm quy trình thực cơng việc xác định kế hoạch QLDA Nhóm quy trình liên quan tới việc kết hợp người nguồn lực theo phương thức định nhằm đạt mục tiêu dự án 2.1.3.4 Nhóm quy trình quản lý kiểm sốt dự án Nhóm quy trình kiểm sốt dự án bao gồm quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, điều tiết trình tiến độ dự án xác định phận dự án cần thay đổi, bắt đầu thay đổ tương ứng Việc kiểm sốt khơng tiến hành nhóm quy trình đơn lẻ nào, mà áp dụng cho toàn dự án 2.1.3.5 Nhóm quy trình kết thúc dự án Nhóm quy trình kết thúc dự án bao gồm quy trình thực để hồn thiện tất cơng việc quy trình quản lý nhằm thức hoàn thành dự án 2.1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới QLDA 2.1.4.1 Vòng đời dự án Mỗi dự án xem chuỗi hoạt động tạm thời Vịng đời dư án điển hình gồm giai đoạn sau: Giai đoạn bắt đầu dự án; Giai đoạn tổ chức chuẩn bị dự án; Giai đoạn tiến hành dự án; Giai đoạn kết thúc dự án Mỗi giai đoạn vòng đời dự án có đặc điểm khác việc sử dụng nguồn lực, mức độ ảnh hưởng bên liên quan, độ rủi ro bất trắc … 13 2.1.4.2 Chu kỳ dự án Chu kì dự án bắt đầu dự án khởi kết thúc dự án hoàn thành bàn giao 2.1.4.3 Các đặc điểm tổ chức ảnh hƣởng tới QLDA Các nhân tố mơi trường doanh nghiệp kể đến: Các quy trình, cấu tổ chức văn hóa doanh nghiệp; Các chuẩn quy định phủ ban ngành, ví dụ: quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn dành cho sản phẩm, tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn kỹ năng; Cơ sở hạ tầng, ví dụ phương tiện, thiết bị có doanh nghiệp, tổ chức; Nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng, kỷ luật định; Hệ thống quản lý nhân sự, ví dụ hướng dẫn tuyển dụng giữ chân cán bộ, quy trình đánh giá nhân viên, kết bồi dưỡng, sách làm thêm giờ, theo dõi thời gian; Điều kiện thị trường, yếu tố trị, hệ thống thông tin dự án 2.1.4.4 Môi trƣờng quản lý dự án Môi trường thân doanh nghiệp chủ dự án Môi trường công nghệ; Môi trường kinh tế xã hội; Môi trường pháp lý tác động đến trình lập kế hoạch dự án 2.1.5 Các chủ thể liên quan đến dự án Một dự án có liên quan tới nhiều nhóm cá nhân tổ chức khác Một dự án thực có tác động tích cực tiêu cực tới bên có liên quan tới dự án Có thể chia cá nhân tổ chức có quyền lợi liên quan đến dự án thành nhóm gồm: Nhóm chủ thể liên quan trực tiếp đến dự án nhóm chủ thể liên quan gián tiếp đến dự án Mỗi nhóm chủ thể tác động tích cực tiêu cực tới dự án 2.2 Kinh nghiệm QLDA doanh nghiệp khác 2.2.1 QLDA đầu tƣ xây dựng ngành đƣờng sắt Việt Nam Ở Việt Nam, dự án đầu tư xây dựng thuộc ngành đường sắt có nguồn vốn chủ yếu lấy từ ngân sách Nhà nước nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức (ODA) Nguồn vốn đầu tư vào dự án đường sắt lớn, hoạt động đầu tư kéo dài nhiều năm, sản phẩm thi công sử dụng thời gian dài, chất lượng sản phẩm dự án phải trải qua thời gian dài sử dụng bộc lộ sai sót có sai sót để lại hậu vơ nghiêm trọng, cơng tác kiểm tra kỹ thuật cơng trình phải thực cẩn thận 14 2.2.2 QLDA Petrolimex Đây dự án có quy mơ lớn, giá trị hợp đồng 12,6 triệu USD, kỳ vọng giúp Petrolimex quản trị tốt nguồn lực, nâng cao khả cạnh tranh thị trường Petrolimex không thụ động chờ đợi kết từ phía đối tác mang lại mà tập trung nguồn lực, đảm bảo điều kiện, với đối tác FPT thực tiến độ mà hai bên đặt 2.3 Bài học rút cho CTĐTHN3 việc hồn thiện cơng tác QLDA Từ trường hợp cơng ty trên, học thành bại tổng kết Bảng 2-2; trang 13, đây: Bảng 2-2: tổng hợp học rút Thách thức Năng lực  Nguyên nhân Thiếu nhân tài  Hậu Phần lớn dự Đối sách dự kiến  Tuyển dụng quản lý quản lý hợp đồng, án thường bị kéo dài nhân lực cao chuyên viên QLDA, thời gian, chậm tiến độ  chuyên viên quản lý bàn giao so với hợp lực chuyên môn, khả hợp đồng, chuyên đồng, chất lượng thiết quản lý tổ chức viên quản lý điều bị không đồng đều, thông qua mời chuyên Nâng cao phối khâu thiết kế, số chất lượng thấp, dẫn gia tư vấn đào tạo cung ứng, thi cơng; đến ảnh hưởng chất (Hịa, 2011),  Con người chưa đủ kinh nghiệm lượng tồn cơng trình tiến độ triển khai (Từ, 2011, p 12)  Thời gian tổ chức đấu thầu thường bị kéo dài gây lãng phí thời gian, tốn tiền bạc chủ đầu tư làm chậm tiến độ thực Từ sau 2005 thực Luật Đấu thầu phần lớn dự án phải 15 Thách thức Nguyên nhân Đối sách dự kiến Hậu đấu thầu từ lần trở lên chọn nhà thầu (Từ, 2011, p 13) Năng lực  kỹ thuật trình độ chuyên môn công nghệ nhà thầu hết cơng trình có sai quản lý tổ chức hạn chế nước cịn nhiều hạn phạm thơng đồng, móc thơng qua mời chuyên chế, triển ngoặc để gian dối nên gia tư vấn đào tạo, khai dự án chưa lấy lòng tin đặc biệt coi trọng đào đại, số nhà thầu chủ đầu tư tạo công nhân kỹ thuật Năng lực  Thất lãng phí cịn phổ biến; hầu  Nâng cao lực chuyên môn, khả chưa coi trọng uy tín lành nghề; phối hợp kinh doanh; ý thức đào tạo làm việc chưa cao, nước để học tập kinh  nghiệm; Đẩy mạnh Kinh nghiệm thực dự án công tác học tập hỗ trợ lớn, phức tạp chưa nhau, tránh khép kín nhiều theo Bộ, ngành; có sách thu hút, bồi dưỡng, trọng dụng đãi ngộ hợp lý cán có trình độ; làm thầu phụ cho số cơng trình lớn để học tập kinh nghiệm (Hịa, 2011)  Đề cao trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp, coi trọng giữ gìn thương hiệu thực thi nhiệm vụ 16 Thách thức Nguyên nhân Hậu  Đối sách dự kiến Tổ chức chuỗi liên kết kinh doanh đủ lực nhận thầu dự án có quy mô vừa đến lớn  Tận dụng công ty lao vụ, cho thuê máy xây dựng Năng lực  tài nguồn vốn lớn, ứng cơng trình lực tài (Liên, hạn chế tốc độ vịng vốn dự án có quy mơ lớn, 2011; Hịa, 2011): thị trường xây lắp địi hỏi Cơng ty phải có  Tìm vay ưu đãi tương đối chậm đảm bảo mặt tài  Liên kết với  để thực dự nhau, bổ trợ chủ đầu tư chiếm án tài chính, đảm bảo chủ dụng qua việc nợ  đọng xây dựng chiếm dụng vốn nhiều, lớn toán nhiều tiền tham gia thực dự  Thiếu trợ giúp Vốn ít, hay bị Lãi suất huy động vốn cao  Không thể đáp Doanh nghiệp bị  Nâng cao động không bị sức ép tài vay ngân hàng  nhụt án có quy mơ lớn chí doanh nghiệp  sức ép vốn liên kết kinh doanh đủ Tổ chức chuỗi lực nhận thầu dự án có quy mơ vừa đến lớn Nguồn  Thiếu nhân tài 17 Thách thức Nguyên nhân quản lý hợp đồng, nhân lực Đối sách dự kiến Hậu chuyên viên QLDA, chuyên viên quản lý hợp đồng, chuyên viên quản lý điều phối khâu thiết kế, cung ứng, thi công; chuyên viên kỹ thuật, cv tin học, cv pháp lý, cv đánh giá xử lý rủi ro, cv tài vụ, cv giá, cv bồi thường đòi bồi thường trường hợp hợp đồng bị vi phạm, phiên dịch giỏi Môi trƣờng  Chưa chuẩn bị  Hiện tượng đấu  Đề cao phẩm kinh doanh kỹ để ứng phó với thầu khơng lành mạnh chất thành tín phức tạp biến động tồn kinh doanh    Hồn cảnh thị Tình trạng hạ Đổi tổ chức trường gay thấp giá dự thầu gắt, cạnh tranh phổi biến, giá trúng thầu  liệt thường thấp giá nghiên cứu thị trường,  chuẩn chọn thầu đến nâng cao lực lực để phát triển bền 10-15% quản lý rủi ro, vững khoa học   công nghệ, vốn, doanh nhiều Chưa đủ thực người  Rủi ro kinh quản lý kinh doanh Áp dụng Hợp đồng FIDIC  Rủi ro kinh Coi trọng (Liên, 2011) 18 Thách thức Nguyên nhân doanh ngày tang Hậu Đối sách dự kiến lực quản lý kiểm soát rủi ro chưa theo kịp yêu cầu  Các điều kiện bất lợi nhà thầu nước: quy định khung thời gian, quy mô, giá thành, quy định pháp lý bất cập, điều kiện để gúp nhà thầu nước trúng thầu cịn  Thời gian tổ chức đầu thầu kéo dài gây lãng phí thời gian, tốn tiền bạc chủ đầu tư làm chậm tiến độ thực dự án 2.4 Kết luận Căn vào nội dung trình bày chương 1, chương đề cập đến vấn đề QLDA Ban quản lý dự án – CTĐTHN3, năm qua thơng qua việc phân tích tình hình thực QLDA học tập kinh nghiệm số doanh nghiệp khác Từ đó, rút học đánh giá mặt được, mặt cịn tồn ngun nhân làm sở đề xuất số giải pháp đổi biện pháp để hồn thiện cơng tác QLDA trình bày chương 19 CHƢƠNG III - GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN – CTĐTHN 3.1 Phƣơng hƣớng, nhiệm vụ Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 3.1.1 Phƣơng hƣớng phát triển Ban Căn vào quy hoạch phát triển đầu tư Tập đồn Bưu – Viễn thơng Việt Nam, sở Viễn thơng Hà Nội đổi tồn diện mơ hình tổ chức quản lý khai thác kinh doanh, mở rộng lĩnh vực hoạt động hoạt động đầu tư Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 xác định rõ phương hướng thời gian tới sau: Tập trung phát triển mạnh mạng lưới cáp quang hóa, sở hạ tầng thông tin, phải trước bước, cung cấp dịch vụ tiên tiến, có chất lượng cao theo hướng đại đồng bộ, nâng cao trình độ quản lý ngang tầm với doanh nghiệp lớn khu vực giới; Xác định mục tiêu phục vụ thứ tự ưu tiên: quan quản lý Đảng, quyền đóng địa bàn, quan, doanh nghiệp, tổ chức, khu đô thị, chung cư, khu cơng nghiệp, văn phịng cơng ty, hộ dân cư, cá nhân; Xác định hình ảnh, thương hiệu riêng với tiêu chí đơn vị kinh doanh, cung cấp dịch vụ viễn thông công nghệ thơng tin lớn, có uy tín truyền thống lâu năm, chất lượng phục vụ tốt, tận tình, chu đáo, ổn định có tính chun nghiệp, chun mơn cao, tạo gắn kết chặt chẽ khách hàng, tiện lợi đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng Từ phương hướng Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 định hướng phát triển với mục tiêu tăng cường công tác QLDA chủ yếu sau: 3.1.1.1 Mục tiêu chung Hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm giá trị đầu tư mục tiêu khối lượng, thực toán 95% giá trị giao, góp phần hồn thành mục tiêu chung CTĐTHN3 Viễn thông Hà Nội, bảo đảm đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ Viễn thông Công nghệ thông tin cho phát triển kinh tế quốc dân, với tốc độ tăng trưởng nhu cầu năm sau cao năm trước 3.1.1.2 Mục tiêu ngắn hạn Những dự án lập báo cáo nghiên cứu khả thi hồn thành năm để trình quan có thẩm quyền phê duyệt dự án làm thủ tục cấp vốn vay vốn cho chủ đầu tư Đối với dự án phê duyệt làm thủ tục xin cấp vốn vay vốn cố gắng hồn thành năm 20 3.1.1.3 Mục tiêu dài hạn Công ty xác định phải phát huy tối đa nguồn lực mình, trước hết phát huy tổng hợp trí tuệ, sáng tạo tập thể thành viên để xác định hướng đi, chọn bước thích hợp, mạnh dạn vào lĩnh vực có hiệu kinh tế cao Phấn đấu đảm bảo tốc độ tăng trưởng ổn định, đẩy mạnh đầu tư xây dựng sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ quản lý Tích cực tìm kiếm, mở rộng thi trường hoạt động 3.1.2 Nhiệm vụ Ban quản lý năm Rút kinh nghiệm từ việc thực nhiệm vụ kế hoạch năm trước, bên cạnh việc phấn đấu hồn thành giá trị đầu tư xây dựng mục tiêu dự án hoàn thành đưa vào sử dụng tiến độ phải xem mục tiêu quan trọng hàng đầu, tiếp đến mục tiêu khởi công dự án mà Công ty phê duyệt đơn vị trúng thầu 3.2 Các nhóm giải pháp Các nhóm giải pháp phát triển theo sơ đồ logic thể cụ thể Hình 3-1; trang 22 Vấn đề người Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực QLDA Vấn đề chế Hoàn thiện hệ thống quy trình, thủ tục QLDA Xây dựng hồ sơ thực dự án Xây dựng hệ thống tra cứu hồ sơ dự án Xây dựng sổ tay dự án Vấn đề tổ chức quản lý Đổi biện pháp quản lý chất lượng dự án Chú trọng đẩy mạnh cơng tác phân tích rủi ro quản lý rủi ro Vấn đề công cụ, phương pháp Xây dựng hệ thống thông tin QLDA tin học hóa để nâng cao hiệu tốc độ xử lý Sử dụng công cụ kỹ thuật đại vào QLDA Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Nhận biết mơ tả rủi ro 21 Hình 3-1 Sơ đồ giải pháp hoàn thiện 3.3 Giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực QLDA Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ QLDA cho cán QLDA Ban quản lý hầu hết người đào tạo mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, giám sát, kinh tế…) mà chưa thực đào tạo thức nghiệp vụ QLDA cách hệ thống khoa học, chủ yếu cán QLDA dựa kinh nghiệm làm việc lâu năm theo hướng dẫn văn thông tư nhà nước 3.4 Hồn thiện hệ thống quy trình, thủ tục QLDA Công tác QLDA cần thực theo thủ tục định Ban quản lý đặt nhằm hệ thống hóa cách khoa học công việc công tác QLDA yêu cầu cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo 3.5 Xây dựng hệ thống lƣu trữ tra cứu hồ sơ dự án 3.5.1 Xây dựng hồ sơ thực dự án Hồ sơ thực dự án hệ thống liệu trình thực dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng … 3.5.2 Xây dựng sổ tay dự án Khác với thư viện dự án công cụ dùng để tham khảo công tác QLDA tất chủ thể trình QLDA, sổ tay QLDA lập với mục đích nhớ ngồi bổ sung cho cán QLDA 3.6 Xây dựng hệ thống thống thơng tin QLDA tin học hóa để nâng cao hiệu tốc độ xử lý Sự phát triển nhanh chóng mạng Internet cơng nghệ Web cho phép Ban quản lý dự án khai thác công nghệ tiên tiến để triển khai mô hình quản lý mới, tăng khả cạnh tranh, quản lý chặt chẽ nguồn lực Ban quản lý cần tự động hóa quy trình nghiệp vụ với nhau, cung cấp thơng tin đầy đủ, nhanh chóng xác, hỗ trợ Trưởng Ban định tốt hơn, hiệu Hệ thống đánh giá theo tiêu chuẩn sau độ tin cậy chất lượng: Tiêu chuẩn 1: Độ xác sản phẩm thông tin xuất; Tiêu chuẩn 2: Thời gian đáp ứng yêu cầu thông tin; Tiêu chuẩn 3: Năng lực xử 22 lý khối lượng thông tin; Tiêu chuẩn 4: Độ an toàn tin cậy thơng tin; Tiêu chuẩn 5: Có tài liệu hướng dẫn cụ thể rõ ràng 3.7 Sử dụng công cụ kỹ thuật đại vào QLDA Trong phát triển chung xã hội, trình đầu tư định đầu tư địi hỏi xác nhạy bén Do hệ thống thơng tin QLDA cần phải có nhằm đáp ứng yêu cầu cấp bách Sử dụng cơng cụ QLDA tiên tiến góp phần nâng cao chất lượng quản lý dự án, đồng thời giảm chi phí quản lý đỡ phải lại nhiều, đáp ứng yêu cầu mặt thời gian 3.8 Đổi biện pháp quản lý chất lƣợng dự án Ban quản lý dự án - CTĐTHN3 cần phải đổi phương thức quản lý chất lượng dự án nhằm đạt tiêu chí cụ thể: Ban quản lý dự án cam kết chất lượng công việc, sản phẩm, dịch vụ trước hết làm hài lòng nhà tài trợ khách hàng sau mình; Xác định phịng bệnh chữa bệnh có nghĩa làm đến đâu đến hạn chế sai phạm sảy để chi phí phịng ngừa sai sót dẫn đến chi phí phải bỏ để sửa chữa giải hậu sai sót tối thiểu có; Mạnh dạn đề xuất biện pháp, giải pháp hay để giúp Ban quản lý liên tục cải thiện chu trình hoạch định, thực hiện, kiểm tra, hành động sở cho trình cải thiện chất lượng 3.9 Chú trọng đẩy mạnh cơng tác phân tích quản lý rủi ro Mọi dự án tiềm ẩn rủi ro bất trắc tương lai Nếu người quản lý không kịp thời phát rủi ro thiếu sót phân tíc h rủi ro, hậu khó kiểm sốt Chính sách quản lý rủi ro Cơng ty theo lối tiếp cận: (i) chạy theo (ii) đón trước phịng ngừa CTĐTHN3 đơn vị nhỏ có nguồn lực kinh nghiệm hạn chế nên tiếp cận theo cách thứ nhất, đơn vị lớn hay có lực cạnh tranh cao thường theo lối tiếp cận thứ hai Ngồi ra, Ban quản lý dự án tiếp cận cận rủi ro dựa quản lý kinh nghiệm theo bước mà Hội đồng nghiên cứu quốc gia Mỹ đề xuất (trong tài liệu hướng dẫn quản lý rủi ro dự án dùng cho đơn vị, tổ chức thuộc Chính phủ) [6]: Chia nhỏ rủi ro thành thành phần; Phân tích thiệt hại tới dự án thành phần rủi ro; Nếu rủi ro tỏ nguy hiểm khó chấp nhận, tiến hành bước làm giảm nguy 23 xảy rủi ro đó, điều hồ rủi ro đó, quản lý rủi ro đó; Sửa đổi dự án để cắt giảm nguy phải đối mặt với rủi ro, có kế hoạch riêng chủ động giảm tác động rủi ro xuống mức chấp nhận 3.9.1 Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro biện pháp mang tính quan trọng sống cịn Cơng ty Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 coi nhẹ kế hoạch quản lý rủi ro cho hai dự án khơng thể tiếp diễn cuối điều dẫn đến suy giảm hiệu kinh tế hoạt động sản xuất Để quản lý rủi ro cách hữu hiệu hiệu công tác QLDA Ban quản lý dự án - CTĐTHN3 Ban đề xuất Giám đốc công ty định thành lập hội đồng đánh giá rủi ro, có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho Giám đốc Cơng ty kế hoạch nhận dạng, phân tích, định tính, định lượng, đánh giá kết biện pháp quản lý nhanh chóng, kịp thời sớm đưa biện pháp quản lý chủ động tích cực loại bỏ hết nguyên nhân gây rủi ro tận gốc 3.9.2 Nhận biết mô tả rủi ro Nhận biết rủi ro nhiệm vụ người QLDA, tổ chuyên môn, phận chức tổ chức thực dự án quan tài trợ cho dự án Nhiệm vụ bao gồm: Xác định điều kiện xuất rủi ro; Xác định mức độ phạm vi/tầm ảnh hưởng rủi ro tới chi phí, tiến độ, chất lượng dự án; Xác định đối tượng bị tác động rủi ro Tóm lại, để thiết lập hội đồng đánh giá rủi ro hoạt động hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng sách quản lý rủi ro Công ty, thân Lãnh đạo Công ty phải cam kết ủng hộ việc triển khai, đảm bảo không tồn khái niệm “vùng cấm” công ty, khu vực khơng tiếp cận đánh giá, kiểm sốt Đồng thời, lãnh đạo Công ty phải thật coi trọng công tác thông tin, tuyên truyền đào tạo để xây dựng văn hóa rủi ro đến đối tượng Công ty Đã đến lúc lãnh đạo Cơng ty cần nhìn nhận cách nghiêm túc vai trò hoạt động quản lý rủi ro, cân nhắc thiết lập trì hội đồng đánh giá rủi ro Cơng ty Kinh nghiệm thực tế cho thấy, rủi ro dự báo trước, Cơng ty hồn tồn xây dựng triển khai kế hoạch ứng phó hiệu phát triển bền vững 24 KẾT LUẬN QLDA tốt định hiệu đầu tư QLDA nhằm hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát việc thực dự án cho tối ưu Đây cơng tác có tính chất nghiệp vụ, ngồi u cầu nắm vững chủ trương, sách, cịn địi hỏi phải có hiểu biết sâu sắc sở lý luận, phương pháp kỹ thực quản lý Thực tế năm qua, Ban quản lý dự án – CTĐTHN3 có nhiều cố gắng nhiều phương diện hoàn thiện văn pháp quy, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán chuyên mơn hồn thiện hệ thống tổ chức Cơng tác QLDA góp phần tích cực vào việc đầu tư CTĐTHN3 – Viễn thông Hà Nội Tuy vậy, nhìn từ nhiều góc độ khác nhau, cơng tác QLDA bộc lộ số thiếu sót cần tiếp tục hoàn thiện để nâng cao chất lượng hoạt động lĩnh vực Những vấn đề giải cách dễ dàng nhanh chóng mà cần thực có hệ thống bước ... thành chương: Chương 1: Đánh giá công tác quản lý dự án Ban quản lý dự án – Công ty điện thoại Hà Nội Chương 2: Những vấn đề quản lý dự án Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án. .. tác quản lý dự án Ban quản lý dự án – Công ty điện thoại Hà Nội CHƢƠNG I - ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI 1.1 Tổng quan CTĐTHN3 1.1.1 Chức năng,... dự án Một số cán Ban quản lý dự án hạn chế việc quản lý phân giới tổ chức tham gia dự án Khi Ban quản lý dự án phải quản lý nhiều gói thầu dự án khác nhau, chưa thể vai trò trưởng Ban quản lý dự