Bài giảng quản trị thời gian chương 2 lập kế hoạch sử dụng thời gian

CHƯƠNG LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN 10/28/2022 STT Nội dung công việc Cv liên quan đến lập kế hoạch Báo cáo kiểm tra Họp với người cộng tác Làm việc với thư ký Điện thoại Tiếp khách Đọc công văn báo cáo Đi xuống đơn vị trực thuộc Ký giấy tờ ngày Tỷ lệ thời gian (%) 10 10 20 20 10 10 10 Yêu cầu: Anh (chị) đánh vấn nạn ông Hùng Anh (chị) đưa lời khuyên để giúp ông Hùng giải vấn nạn NỘI DUNG 2.1 Khái niệm vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.1 Khái niệm vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.1.1 Khái niệm Lập kế hoạch sử dụng thời gian trình xác định mục tiêu biện pháp thực mục tiêu sử dụng thời gian để đạt hiệu suất cao khoảng thời gian xác định 2.1.2 Vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò cá nhân - Giúp cá nhân tối ưu hóa cơng việc - Giúp cải thiện nâng cao lực thân - Giúp rèn luyện tính kỷ luật tạo thay đổi để bước khỏi vùng an tồn, hình thành thói quen có ích cho thân - Có thêm thời gian cho gia đình mối quan hệ khác 2.1.2 Vai trò lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò tổ chức - Góp phần tiết kiệm thời gian - Lập kế hoạch sử dụng thời gian định đến khả huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát nguồn lực tổ chức, cá nhân - Lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận - Lập kế hoạch sử dụng thời gian với hiệu suất cao hỗ trợ nâng cao lực cạnh tranh - Lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần xây dựng hệ thống quy chuẩn phát triển văn hóa doanh nghiệp 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.1 Xác định phân loại mục tiêu - Xác định mục tiêu - Phân loại mục tiêu 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.2 Lập kế hoạch chiến lược Nhóm mục tiêu Mục tiêu Khung thời gian nhóm Ví dụ: chiến lược Công việc tốt 22 - 25 tuổi ngành đào tạo Sự nghiệp Tài Cơng việc có hội phát triển vị trí quản lý Cơng việc khẳng định thương hiệu cá nhân 25 - 32 tuổi Ra trường có thu nhập dần cải thiện mức 15 25 triệu đồng/tháng Công việc vị trí quản lý với thu nhập 30 - 50 triệu đồng/tháng Công việc khẳng định thương hiệu cá nhân có thu nhập 50 - 100 triệu/ tháng 22 - 25 tuổi 32 - 40 tuổi 25 - 32 tuổi Trên 35 tuổi Công việc cần làm - Học hỏi tiếp thu kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, mối quan hệ; Nỗ lực phát huy lực thể đóng góp giá trị gia tăng cho tổ chức mình; Tích cực phát huy huy lực tổ chức với vai trò nhân tố lõi, trọng chia sẻ tri thức tới cộng đồng, tham gia tổ chức nghề nghiệp; Làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm hồn thành tốt số KPI vị trí cơng việc đảm nhận Phát huy tốt lực chuyên môn, lực quản lý; Lãnh đạo thành viên đơn vị nỗ lực để KPI phận nằm Top Đổi mới, sáng tạo; Chia sẻ tri thức với vai trị chun gia có uy tín lĩnh vực chun mơn Có thêm thu nhập từ hoạt động mang lại giá trị cho cộng đồng 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.3 Lập kế hoạch tuần/tháng - Xác định nhiệm vụ - Xây dựng lịch trình làm việc 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.4 Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu - Xác định thời gian lập kế hoạch ngày - Liệt kê chi tiết công việc cần làm - Xác định nhiệm vụ ưu tiên - Rà sốt lại kế hoạch Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày Thời gian Hoạt động Số phút sử dụng Mức ưu tiên 8:42 Chờ máy tính khởi động C 8:45 Email: kiểm tra trả lời 15 B 9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu C 9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc C 9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A 10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C 10:30 Điện thoại: tới phận kỹ thuật B 10:42 Internet: xem thời tiết tin tức C 11:00 Chuẩn bị ăn trưa B 11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C 11:40 Di chuyển: ăn trưa 120 B 1:52 Emai: gửi trả lời 12 C 2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C 2:15 Tiếp khách: sinh viên thực tập 18 C • Ví dụ: Nhật ký cơng tác hàng ngày Thời gian Hoạt động Số phút sử dụng Mức ưu tiên 2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A 2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày B 2:32 Email: thư đến C 2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B 2:47 Giải lao: uống nước 10 C 2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho họp B 3:00 Họp: xét duyệt ngân sách 72 B 4:15 Email: gửi trả lời 11 B 4:26 Internet: xem tin tức B 4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C 4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A 4:50 Email: thư 10 B 5:00 Rời văn phòng 2.2 Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.5 Lập kế hoạch theo dự án - Sử dụng Kanban - Sử dụng biểu đồ Gantt - Sử dụng phương pháp Agile 2.3 Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.3.1 Một số công cụ lập kế hoạch truyền thống - Nhật ký công tác sổ tay - Lịch để bàn 2.3.2 Một số công cụ lập kế hoạch điện tử - Công cụ Microsoft outlook - Công cụ Trello - Công cụ Evernote - Công cụ Google Calendar 2.3.3 Lựa chọn công cụ lập kế hoạch Câu hỏi thảo luận Liên hệ thực tiễn công cụ điện tử để lập kế hoạch sử dụng thời gian? Thiết lập mục tiêu cá nhân ngắn hạn, trung hạn, dài hạn? Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo tuần?