QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG

Quy trình tiếp nhận và làm việc với khách hàng là quá trình quan trọng trong việc tương tác và hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Đảm bảo sự chuyên nghiệp của Doanh nghiệp đến với khách hàng.

QUY TRÌNH TIẾP NHÂN VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH HÀNG (Ban hành kèm theo Quyết định số …… ngày ….…/……/……… …… ) Mã số: 01/QT - VIVALDI Hiệu lực: …… / /2023 PHÊ DUYỆT Mục Biên soạn ĐẠI DIỆN PHÊ DUYỆT Ngày/tháng/năm …… ……… Chức danh Chữ ký Họ tên 1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu thực theo nội dung Quy trình Nội dung Quy trình có hiệu lực đạo Ban Giám đốc Mỗi phận phân phối 01 Quy trình I MỤC ĐÍCH - Quy định nội dung bước thực giúp xác định yếu tố cần thiết để đưa báo giá xác dựa yêu cầu khách hàng - Xác định phạm vi cơng việc, kiểm sốt bổ sung nhân kịp thời cho dự án II PHẠM VI ÁP DỤNG - Tất cán bộ, nhân viên phịng ban Cơng ty tiếp nhận dự án III ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT Định nghĩa, thuật ngữ - Account (Client service): Là phận làm việc với khách hàng đối tác (supplier/vendor), chịu trách nhiệm quản lý dự án/ chiến dịch cho công ty Account cầu nối khách hàng nội team - Client: Là cá nhân, tổ chức, hay cơng ty có nhu cầu sử dụng dịch vụ - Brief: Là văn mà Khách hàng cung cấp cho cơng ty, chứa đựng thơng tin cần thiết, cô đọng ngân sách thời gian thực nhằm giúp công ty hiểu trọn vẹn yêu cầu Khách hàng, đảm bảo chiến dịch thực thời hạn cung cấp sở đánh giá kết thu Từ viết tắt - IV HĐTC HĐDV KTTH : Hóa đơn tài : Hợp đồng dịch vụ : Kế tốn tốn QUY TRÌNH PHỐI HỢP TRONG CƠNG VIỆC Lưu đồ TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG BIỂU MẪU Bước 1: Client gửi yêu cầu Bước 2: Account (Producers) Bước 3: Account Bước 4: Account Bước 5: Client Sổ Quỹ Bước 6: Account, Client, KTTH, pháp lý Bước 7: Account, Creative team Bước 8: Creative team, Biên nghiệm Account, Client thu Bước 10: Client, Account, Kế toán thực Sổ Quỹ Diễn giải lưu đồ - Bước Brief (Trách nhiệm Khách hàng): Khách hàng cung cấp cho cơng ty tóm tắt u cầu chứa đựng thông tin cần thiết, cô đọng Định hướng cho phận thực thi họ cần làm đảm bảo chiến dịch thực thời hạn cung cấp sở đánh giá kết nghiệm thu  Nội dung Brief gồm có:  Mục tiêu thông điệp: Khách hàng nên cung cấp mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt thông qua video, với thơng điệp mà họ muốn truyền tải;  Đối tượng khán giả: Khách hàng cần định rõ đối tượng khán giả mục tiêu;  Thời lượng: Xác định thời lượng dự kiến;  Phong cách cảm xúc: Đưa hướng phong cách cảm xúc mà khách hàng muốn truyền tải Ví dụ: hài hước, truyền cảm hứng, nghiêm túc, độc đáo;  Kịch nội dung;  Yêu cầu kỹ thuật: Đưa yêu cầu kỹ thuật cụ thể có, định dạng video, độ phân giải, âm thanh, màu sắc, v.v  Ngân sách thời gian: Cung cấp thông tin ngân sách dự kiến cho dự án thời gian hoàn thành giúp đơn vị sản xuất đánh giá khả thực tạo kế hoạch phù hợp - Bước Làm proposal (Trách nhiệm Producers): Kiểm tra brief, định tham gia pitching Producers phối hợp làm proposal (bản kế hoạch chiến lược) - Bước Pitching (Trách nhiệm Producers): Tham gia trình bày ý tưởng đến Khách hàng - Bước Báo giá chi tiết KPI tương ứng (Trách nhiệm Producers): Sau thống hợp tác, Producers dựa vào ngân sách từ brief Khách hàng để lên báo giá cụ thể chi tiết cho hạng mục KPI tương ứng với hạng mục đặt dự án - Bước Brief (Trách nhiệm Khách hàng): Khách hàng duyệt báo giá tiến độ KPI phù hợp với dự án triển khai - Bước Ký hợp đồng yêu cầu tạm ứng (Trách nhiệm Khách hàng, Producers, Kế toán thực Pháp lý): Sau client chốt báo giá KPI tương ứng với hạng mục đặt ra, Producers phối hợp với phòng ban liên quan tiến hành ký kết HDDV toán tạm ứng theo tiến độ toán nêu rõ hợp đồng - Bước Chuyển Brief cho Creative team tiếp nhận thực dự án (Trách nhiệm Producers, Creative team): Producers chuyển brief cho phận Creative team để thực theo mốc thời gian cam kết Trong trình chạy dự án, sản phẩm thực Creative Team phải qua Client duyệt nghiệm thu theo tiến độ KPI Khi Client muốn sửa đổi, thảo luận, phản hồi trực tiếp với Producers Creative Team chỉnh sửa - Bước Báo cáo, nghiệm thu (Trách nhiệm Producers, Creative team, Client): Producers cần làm báo cáo nghiệm thu kết chiến dịch theo tiến độ KPI xác nhận với Client kế hoạch ban đầu Và báo cáo nghiệm thu cho toàn dự án sau kết thúc dự án - Bước Thanh toán (Trách nhiệm Client): Sau nghiệm thu xong dự án, Client tiến hành giải ngân phần giá trị hợp đồng lại cho công ty