Quy trình quản lý và sử dụng tài sản cố định là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp để đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài sản hiện hữu tránh thất thoát tài sản tại công ty.
QUY TRÌNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Mã số: 03/QT - VIVALDI Hiệu lực: …… / /2023 PHÊ DUYỆT Mục Biên soạn ĐẠI DIỆN PHÊ DUYỆT Ngày/tháng/năm …… ……… Chức danh Chữ ký Họ tên I QUY ĐỊNH CHUNG Đối tượng áp dụng Quy trình quy định chế độ quản lý, sử dụng tài sản quy định tài sản cố định (TSCĐ) hình thành từ tất nguồn vốn chi từ công ty cho tất hoạt động phục vụ công việc Vivaldi Nguyên tắc quản lý, sử dụng - Tất TSCĐ từ nguồn vốn chi công ty phải đăng ký vào sổ sách kịp thời - Việc điều chuyển TSCĐ phòng ban sử dụng phải có Biên bàn giao TSCĐ, lưu Phịng Quản trị tài sản, Phòng Vật tư thiết bị, Phòng Tài kế tốn phịng ban quản lý sử dụng có TSCĐ điều chuyển điều chuyển đến, sở để Phịng tài kế tốn, Phịng Quản trị, phịng ban quản lý sử dụng ghi tăng, ghi giảm TSCĐ tương ứng - Việc ghi tăng, ghi giảm TSCĐ phải có chứng từ theo quy định hành Phòng Quản trị, Phòng Vật tư Thiết bị, Phịng Tài kế tốn phịng ban quản lý sử dụng TSCĐ có trách nhiệm phối hợp hoàn thành chứng từ ghi tăng, ghi giảm TSCĐ theo quy định - TSCĐ phòng ban phải quản lý vật giá trị Giá trị TSCĐ ghi theo nguyên giá xây dựng mua sắm Trong q trình sử dụng có lắp thêm phận (nâng cấp TSCĐ máy móc thiết bị - MMTB) ghi bổ sung thêm vào nguyên giá tài sản bổ sung hóa đơn chứng từ kèm theo Mã số tài sản cố định - Tài sản cố định phân loại thống kê đánh mã số theo nhóm chủng loại dùng số hiệu để quản lý gọi mã số tài sản Mã số tài sản dán vào tài sản ghi vào hồ sơ, sổ theo dõi tải sản cố định Phòng Quản trị chịu trách nhiệm cấp phát mã số tài sản hướng dẫn nơi dán mã số hiệu thống công ty Tài sản cố định thuộc dự án - Tài sản cố định thuộc chương trình, dự án (sau gọi chung dự án) sử dụng vốn ngân sách cơng ty phải có sổ sách theo dõi tài sản cho dự án từ lúc nhập kết thúc dự án - Khi kết thúc dự án, phận quản lý dự án có trách nhiệm kiểm kê tài sản dự án bảo quản theo nguyên trạng tài sản, hồ sơ tài sản bàn giao cho phận tiếp nhận hoàn thành việc bán, lý tài sản theo định Ban lãnh đạo - Sau có định xử lý tài sản, phận Quản lý dự án phối hợp với Phòng Quản trị, Phòng Vật tư thiết bị phòng ban tiếp nhận tài sản từ dự án thực việc bàn giao Hồ sơ quản lý tài sản - Quyết định giao tài sản cho phòng ban/bộ phận/cá nhân tiếp nhận sử dụng; - Biên giao nhận TSCĐ; - Các hồ sơ khác có liên quan như: Hồ sơ tăng giảm lý tài sản, Quyết định tiếp nhận Tài sản cố định; Sổ theo dõi tài sản; Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản II QUY TRÌNH YÊU CẦU MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ, VẬT DỤNG Lưu đồ Diễn giải lưu đồ Bước Các bước Thực Mô tả chi tiết - Các phịng ban có phát sinh nhu cầu Biểu mẫu phục vụ cho công việc gửi phiếu đề - Nhu cầu từ B1 phòng ban - Tiếp nhận yêu cầu - Phòng ban gửi yêu cầu - Bộ phận Kế toán xuất đến Bộ phận Kế toán - Bộ phận Kế toán tiếp nhận yêu cầu, đề xuất từ phịng ban - Bộ phận Kế tốn tổng hợp gửi yêu cầu, đề xuất từ phòng ban lên Ban B2 B3 Phê duyệt Thông báo kết quả, đóng yêu cầu Ban lãnh đạo Bộ phận Kế toán lãnh đạo xem xét phê duyệt Ban lãnh đạo xem xét, đưa định Yêu cầu bị từ chối: Thơng báo lại kết đến phịng ban gửi đề xuất đóng vấn đề - Yêu cầu duyệt: Thơng báo lại kết đến phịng ban gửi đề xuất B4 Bổ sung báo giá - Bộ phận Kế toán yêu cầu bổ sung 03 (ba) báo giá khác - Phòng ban yêu làm cho Bộ phận Kế tốn cầu trình hồ sơ xuất chi phí mua - Bổ sung 03 (ba) bảng báo giá đến Kế B5 B6 B7 B8 Tiếp nhận yêu cầu Phê duyệt Thơng báo kết đóng u cầu Bổ sung hồ sơ toán toán Tiếp nhận báo giá từ phịng ban u Bộ phận Kế tốn cầu chuyển lên Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt Ban lãnh đạo Bộ phận Kế toán Ban lãnh đạo xem xét báo giá, đưa định Yêu cầu bị từ chối: Thơng báo lại kết đến phịng ban gửi đề xuất đóng vấn đề - Bộ phận Kế tốn - Phịng ban u cầu u cầu duyệt: - Bộ phận Kế toán báo kết phê duyệt đến phòng ban yêu cầu - Phòng ban yêu cầu tiến hành thủ tục mua thiết bị, vật dụng dựa theo đề xuất duyệt trước - Thực bổ sung hồ sơ mua bán bao gồm: Hợp đồng mua bán Đề nghị toán PHIẾU ĐỀ XUẤT BM 01 Biên bàn giao Hóa đơn điện tử Và giấy tờ liên quan có yêu cầu từ Bộ phận Bộ phận Kế tốn - Tiến hành kiểm tra thơng tin hồ sơ chi phí đề xuất duyệt trước - Trường hợp 1: Đối với hồ sơ bổ sung đầy đủ Tiếp nhận xử lý hồ B9 + Tiến hành thực toán Bộ phận Kế toán sơ + Lưu trữ hồ sơ chứng từ báo cáo thuế - Trường hợp 2: Đối với hồ sơ chưa bổ sung đủ: + Yêu cầu bổ sung đủ hồ sơ + Sau hồ sơ bổ sung lại đầy đủ thực tiếp thủ tục theo trường Thông báo kết B10 hợp - Thông báo kết toán đến Bộ phận Kế tốn quả, đóng u cầu phận u cầu - Đóng vấn đề III QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Hồ sơ quản lý tăng tài sản - Quyết định giao tài sản cho phòng ban/cá nhân sử dụng; - Biên giao nhận TSCĐ - Các hồ sơ khác có liên quan Nghiệm thu bàn giao tài sản cho phòng ban sử dụng - Thành phần nghiệm thu, bàn giao: Phòng Quản trị, Phòng Vật tư thiết bị, Phịng Tài - Kế tốn phối hợp phòng ban/cá nhân sử dụng tiến hành nghiệm thu, bàn giao tài sản theo nội dung hợp đồng ký kết với nhà cung cấp - Phòng ban chủ trì thực hiện: Phịng Vật tư thiết bị phịng quản trị chủ trì tổ chức nghiệm thu, giao nhận tài sản với nhà cung cấp, lập biên bản giao cho phòng ban sử dụng để làm sở lập hồ sơ toán ghi sổ tăng tài sản Quy trình luân chuyển lưu hồ sơ - Phòng Quản trị chịu trách nhiệm mở sổ theo dõi quản lý toàn hồ sơ tăng tài sản công ty - Đối với tài sản máy móc thiết bị Phịng Vật tư thiết bị chủ trì nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng chịu trách nhiệm lưu hồ sơ đồng thời chuyển hồ sơ theo quy định cho phòng Quản trị 01 lưu theo dõi tài sản chung vòng ngày kể từ ngày nghiệm thu IV GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tài sản cố định giảm lý - Biên tổng hợp tài sản; - Đề nghị lý; - Quyết định danh mục tài sản lý cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Hồ sơ thực lý tài sản theo quy định Tài sản cố định giảm mất, thiếu kiểm kê - Biên xác định tài sản mất, thiếu kiểm kê, - Quyết định xử lý cấp có thẩm quyền, - Các hồ sơ khác theo quy định Tài sản cố định giảm điều chuyển, cho tặng - Quyết định cấp có thẩm quyền việc điều chuyển, cho tặng, - Biên bàn giao tài sản cho phịng ban tiếp nhận, - Các hồ sơ khác có liên quan Quy trình xử lý lưu hồ sơ - Phòng Quản trị, Phòng Vật tư thiết bị, Phịng Tài - Kế tốn phối hợp phịng ban sử dụng phịng ban có liên quan lập biên xác nhận trình Ban giám đốc giải theo quy định - Phòng Vật tư thiết bị: Chủ trì làm thủ tục giảm tài sản cố định tài sản máy móc thiết bị thuộc Phịng Vật tư quản lý, sau chuyển Phịng Quản trị để theo dõi quản lý ghi giảm tài sản cố định vòng ngày kể từ ngày nghiệm thu V - Phòng Quản trị chịu trách nhiệm quản lý toàn hồ sơ giảm tài sản cơng ty QUY TRÌNH ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN NỘI BỘ Những TSCĐ phịng ban/cá nhân khơng có nhu cầu sử dụng theo yêu cầu điều động cấp có thẩm quyền, Phịng Quản trị Phịng Vật tư trang thiết bị phòng ban sử dụng làm thủ tục trình Ban giám đốc phê duyệt tổ chức lập biên bàn giao cho phòng ban - Đối với trường hợp phòng ban/cá nhân yêu cầu xuất TSCĐ tình phát sinh đột xuất phục vụ cho cơng việc, phịng ban/cá nhân phải gửi yêu cầu lên nhóm zalo chung gửi email cấp có thẩm quyền phê duyệt online - Đối với trường hợp yêu cầu xuất TSCĐ duyệt online, phòng ban/cá nhân yêu cầu cần bổ sung biên bàn giao tài sản hồ sơ khác có liên quan sau - Quy trình luân chuyển quản lý hồ sơ quy trình quản lý tăng, giảm tài sản quy định VI QUY TRÌNH THANH LÝ TÀI SẢN - Khi thiết bị hư hỏng, khơng cịn sử dụng làm thủ tục lý Phòng ban/cá nhân sử dụng gửi giấy đề nghị lý lập danh mục Tài sản cần lý cho Phòng Quản trị - Phòng Quản trị, Phịng Vật tư, Phịng Tài kế tốn phối hợp phịng ban có tài sản đề nghị lý kiểm tra thực tế, đối chiếu với sổ quản lý tài sản lập biên danh mục tài sản đề nghị thủ tục lý - Phòng Quản trị, Phòng Vật tư thiết bị ghi giảm tài sản sổ tài sản VII QUY TRÌNH BẢO HÀNH, BẢO TRÌ SỬA CHỮA, BẢO DƯỠNG TÀI SẢN VII.1 Bảo hành, Bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị - Tài sản cố định đầu tư, mua sắm máy móc thiết bị bàn giao cho phịng ban /cá nhân sử dụng phải có giấy bảo hành kèm theo thực bảo hành theo quy định - Hàng năm phòng quản trị sở đề nghị phòng ban/cá nhân sử dụng việc khảo sát kiểm tra thực tế, lập danh mục thiết bị đề nghị bảo trì, bảo dưỡng thiết bị hết thời gian bảo hành trình Ban giám đốc phê duyệt VII.2 - Tổ chức thực bảo trì, bảo dưỡng Phịng Vật tư thiết bị lập kế hoạch, trình Ban Giám đốc phê duyệt tổ chức lựa chọn đơn vị sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng có uy tín tiến hành ký kết hợp đồng bảo trì, bão dưỡng chung cho danh sách thiết bị đề xuất - Hồn thành cơng tác bảo trì, bão dưỡng phải thực biên nghiệm thu để theo dõi hồ sơ, lý lịch máy VII.3 - Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định máy móc thiết bị: Các tài sản sửa chữa có chi phí triệu đồng cho lần sửa chữa/thiết bị (hoặc nhóm thiết bị) hồ sơ gồm: Giấy đề nghị sửa chữa hay nâng cấp TSCĐ, nêu rõ lý cần sửa chữa có ý kiến quản lý trực tiếp Các tài sản sửa chữa có chi phí triệu đồng cho lần sửa chữa/thiết bị (hoặc nhóm thiết bị): Phịng ban sử dụng lập tờ trình dự tốn chi phí cho việc sửa chữa trình Ban Giám đốc phê duyệt liên hệ nhà cung cấp, nhà sản xuất để thực việc sửa chữa Phòng ban sử dụng phối hợp Phòng Vật tư nghiệm thu tài sản sau sửa chữa xong - Thực việc tốn với chứng từ theo quy trình quản lý chi (có phịng chức tham gia nghiệm thu) CƠNG TY TNHH SÁNG TẠO VIVALDI CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHIẾU BÁO HỎNG, MẤT TÀI SẢN Tên, phận quản lý sử dụng: Xin báo loại tài sản sau: STT Tên cơng cụ, dụng cụ báo hỏng, Phịng Thời gian sử dụng ban Số lượng từ ngày đến tính ngày Lý hỏng Ghi TP HCM, Ngày Người lập (Ký ghi rõ họ tên) Phụ trách phòng ban (Ký ghi rõ họ tên) tháng năm Phê duyệt (Ký ghi rõ họ tên) Số: BIÊN BẢN ĐIỀU ĐỘNG TSCĐ Ngày tháng năm Thành phần giao nhận TSCĐ gồm: - Ông (bà): chức vụ Đại diện bên giao - Ông (bà): chức vụ Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau: TT TT Tên thiết bị, ký hiệu Số hiệu TSCĐ số lượng giá trị TSCĐ giá trị lại DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO Phòng ban Tên, qui cách dụng cụ, phụ tùng Số lượng tính Người nhận (Ký ghi rõ họ tên) Người giao (Ký ghi rõ họ tên) Ghi Ghi PHIẾU NHẬP KHO TÀI SẢN Phòng ban đề nghị thu hồi: Lý thu hồi: TT Tên tài sản thu hồi ĐVT Số lượng Tình trạng tài sản thu hồi Nơi để tài sản thu hồi: TP.HCM, Ngày Bên giao tài sản (Ký ghi rõ họ tên) Bên nhận tài sản (Ký ghi rõ họ tên) tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ BẢO DƯỠNG MÁY MÓC THIẾT BỊ Số: Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG QT, KT Phòng ban /Phòng/Bộ phận: đề nghị Ban Giám đốc tiến hành cho bảo dưỡng định kỳ thiết bị sau: TT Tên Thiết bị Tình trạng thiết bị Số lượng Yêu cầu thời gian bảo trì - Đề nghị phòng ban nêu rõ trạng thiết bị TP.HCM, Ngày Phê duyệt (Ký ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Ký ghi rõ họ tên) tháng năm BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Thời điểm kiểm kê: .giờ, ngày tháng năm 2023 Ban kiểm kê gồm: - Ban giám đốc: - Ông/bà Đại diện: Chủ tịch hội đồng kiểm kê - Ông/bà Đại diện: Ủy viên thường trực - Phịng Quản trị: - Ơng/bà Đại diện: Ủy viên thường trực - Ông/bà Đại diện: Thành viên - Phịng VTTTB: - Ơng/bà Đại diện: Ủy viên - Ông/bà Đại diện: Thành viên - Phịng TCKT: - Ơng/bà Đại diện: Ủy viên - Ông/bà Đại diện: Thành viên Đã kiểm kê TSCĐ, kết sau: - Theo sổ sách: - Theo kiểm kê thực tế: - Sau kiểm kê, chênh lệch thiếu so với sổ sách Có bảng kê chi tiết kèm theo Nguyên nhân chênh lệch, thiếu: Phương án xử lý chênh lệch: Đại diện ban kiểm kê TP.HCM, Ngày tháng năm Phê duyệt BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Số: Ngày tháng năm I Ban lý TSCĐ gồm: Ông (bà): Chức vụ .Đại diện Ông (bà): Chức vụ .Đại diện Ông (bà): Chức vụ .Đại diện II Tiến hành lý TSCĐ: - Tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ - Số hiệu TSCĐ - Nước sản xuất (xây dựng) - Năm sản xuất - Năm đưa vào sử dụng Số thẻ TSCĐ - Nguyên giá TSCĐ - Giá trị hao mịn trích đến thời điểm lý - Giá trị lại TSCĐ III Kết lý TSCĐ: - Chi phí lý TSCĐ: (viết chữ) - Giá trị thu hồi: (viết chữ) TP.HCM, Ngày tháng năm Đại diện ban lý (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán (Ký ghi rõ họ tên) Phê duyệt (Ký ghi rõ họ tên) GIẤY ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA Kính gửi: Tên, phận sử dụng: Đề nghị sửa chữa trang thiết bị, vật dụng sau: TT Cơng việc cần sửa chữa Tình trạng hư hỏng Thời gian cần phải sử dụng Ghi TP.HCM, Ngày tháng năm Phê duyệt (Ký ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Ký ghi rõ họ tên)