Quy trình quản lý thu chi là một bộ các quy định và quy tắc mà doanh nghiệp hoặc tổ chức áp dụng để quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu tiền và chi tiêu. Xác định các nguồn thu nhập của doanh nghiệp từ các nguồn khác nhau như doanh số bán hàng, tiền thuê, đầu tư, v.v.
QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TÀI CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số …… ngày ….…/……/……… …… ) Mã số: 02/QT - VIVALDI Hiệu lực: …… / /2023 PHÊ DUYỆT Mục Biên soạn ĐẠI DIỆN PHÊ DUYỆT Ngày/tháng/năm …… ……… Chức danh Chữ ký Họ tên 1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu thực theo nội dung Quy trình Nội dung Quy trình có hiệu lực đạo Ban Giám đốc Mỗi phận phân phối 01 Quy trình I MỤC ĐÍCH - Quy định nội dung bước thực việc lập, kiểm tra chứng từ hóa đơn đầu vào, đầu hồ sơ kết toán nhằm đảm bảo thu, chi hợp pháp, hóa đơn chứng từ u cầu tốn khơng phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra nhận biết xử lý kịp thời - Quản lý tài Cơng ty chế độ tài kế tốn nhằm đáp ứng nhu cầu công việc đáp ứng quy định pháp luật - Quản lý nội dung bước phê duyệt đề xuất phát sinh chi phí cơng ty nhằm quản lý chặt chẽ quy trình mua sắm nhằm đảm bảo tính minh bạch II PHẠM VI ÁP DỤNG - Tất cán bộ, nhân viên phịng ban Cơng ty khách hàng bên làm thủ tục phận kế toán III - IV ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT HĐTC GĐ KTT ĐNTU ĐNTT HĐDV KTTT : Hóa đơn tài : Giám đốc : Kế toán trưởng : Đề nghị tạm ứng : Đề nghị toán : Hợp đồng dịch vụ : Kế toán toán QUY ĐỊNH QUẢN LÝ THU CHI IV.1 Nội dung Quản lý chi a Lưu đồ TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG BIỂU MẪU Giấy Lập chứng Bước 1: hồ Cánsơbộ, nhân từ đề nghị toán tạm ứng đề nghị toán, viên, khách hàng giấy đề nghị tạm toán ứng Các hóa đơn chứng từ liên quan tra, đối Bước 2: KếKiểm toán chiếu toán Bước 3: Kế toán Ký duyệt trưởng, Giám đốc Bước 4: Kế toán Lập phiếu chi toán Phiếu chi: Mẫu số Chi tiền Bước 5: Thủ quỹ BMC 02-TT Bước 6: Kế toán Lưu chứng từ Sổ Quỹ toán, thủ quỹ b Diễn giải lưu đồ - Bước Lập hồ sơ đề nghị toán tạm ứng (Trách nhiệm người đề xuất toán): Cán bộ, nhân viên khách hàng lập hồ sơ đề xuất toán dựa kế hoạch hoạt động ngân sách hoạt động duyệt để lập giấy đề nghị toán kèm theo đầy đủ chứng từ trình Giám đốc xem xét ký duyệt - Hồ sơ bao gồm: A Đối với hồ sơ hoàn nợ tạm ứng: Giấy đề nghị toán tạm ứng (Mẫu số BMC33-TT); Giấy đường (BM-TU/C35) (nếu có); Hóa đơn VAT chi phí 200.000 đồng; Các hóa đơn chứng từ liên quan khác; B Đối với hồ sơ toán tạm ứng tiền lương: Giấy đề nghị toán tạm ứng tiền lương (Mẫu số BMC33-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (duyệt Giám đốc); Chứng từ kèm theo (nếu có) C Đối với hồ sơ toán mua vật tư, thiết bị Giấy đề nghị toán (Mẫu số BMC33-TT); Phiếu đề xuất (BM01) (đã phê duyệt); Hóa đơn VAT chi phí 200.000 ngàn đồng; Danh sách máy móc thiết bị (nếu có); Hợp đồng mua bán (đã duyệt); Biên nghiệm thu đưa vào sử dụng; Các hóa đơn chứng từ liên quan khác D Đối với hồ sơ kết toán kết thúc Hợp đồng Giấy đề nghị toán (Mẫu số BMC33-TT); Biên nghiệm thu; Thanh lý HĐ; Hóa đơn VAT (Theo HĐ có); Các hóa đơn chứng từ liên quan… - Bước Kiểm tra đối chiếu hồ sơ (Trách nhiệm Kế toán): Trên sở hồ sơ ĐNTT, KTTT kiểm tra đối chiếu công văn chứng từ Nếu hồ sơ hợp lệ ký, trình Giám đốc phê duyệt, trường hợp hồ sơ không hợp lệ hướng dẫn bổ sung Tập hợp kiểm tra chứng từ cần thiết cho hoạt động tốn, hồn nợ tạm ứng; Kiểm tra đối chiếu số liệu duyệt chứng từ toán; Kiểm tra sổ chi tiết khoản toán, tạm ứng; - Lập chứng từ thu chi; Tổng hợp hồ sơ trình Lãnh đạo phê duyệt Bước Phê duyệt hồ sơ toán (Trách nhiệm Giám đốc): Căn vào hồ sơ ĐNTT nội dung kiểm tra Kế toán, giám đốc xem xét phê duyệt hồ sơ chuyển KTTT lập phiếu chi Trường hợp cần phải bổ sung chuyển kế toán người ĐNTT bổ sung hồn chỉnh hồ sơ trình phê duyệt lại - Bước Kế toán lập phiếu chi (Trách nhiệm Kế toán): Căn hồ sơ ĐNTT phê duyệt, KTTT lập chứng từ chi thành hai liên: Liên 01 kế toán lưu Liên 02 thủ quỹ lưu Phiếu chi: Mẫu số BMC 02-TT Phiếu chi chứng từ bổ sung Kế toán trưởng duyệt chi, chuyển Thủ qũy làm thủ tục Trường hợp toán qua chuyển khoản: KTTT lập Ủy nhiệm chi/Lệnh chuyển tiền trình Kế tốn trưởng, Giám đốc phê duyệt chuyển ngân hàng làm thủ tục chi tiền - Bước Chi tiền (Trách nhiệm Thủ quỹ): Căn Phiếu chi Kế toán trưởng Giám đốc phê duyệt, Thủ quỹ làm thủ tục: Lấy chữ ký xác nhận người nhận tiền vào phiếu chi Chi tiền Xác nhận phiếu chi Ghi chép nghiệp vụ vào sổ quỹ Cuối tháng, kế toán tổng hợp thủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu số dư sổ quỹ số tổng hợp Biên kiểm kê quỹ phải lập kiểm tra Kế toán trưởng duyệt Giám đốc - Bước Lưu hồ sơ: Sau hồn tất thủ tục tốn, hồ sơ đề nghị toán lưu 01 KTTTtheo quy định IV.2 Nội dung quản lý thu a Lưu đồ Quy trình áp dụng cho tất giao dịch thu tiền bao gồm thu tiền mặt, thu chuyển khoản, thu séc từ thu tiền tạm ứng, thu toán bán hàng nghiệp vụ thu khác TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG Bước 1: Người nộp Hoá đơn Làm thủ tục nộp tiền tiền BIỂU MẪU Phiếu chi khách hàng Giấy báo có Bước 2: KTTTKiểm tra, lập phiếu Bước 3: Kế toán trưởng Xác nhận Bước 4: Thủ quỹ Phiếu thu Mẫu số Thu tiền ghi sổ quỹ BMT 01-TT Bước 5: KKTT thủ quỹ Đối chiếu số thu tiền sổ Bước 6: KKTT quỹ vàvà sổ tổng hợp Sổ Quỹ thủ quỹ Lưu chứng từ b Diễn giải lưu đồ - Bước 1: Làm thủ tục nộp tiền Nộp tiền mặt thu séc (Trách nhiệm Người nộp tiền): Người nộp tiền trực tiếp làm thủ tục phòng kế toán Chuyển khoản (Trách nhiệm Người nộp tiền): Người nộp tiền thực chuyển khoản gửi giấy tờ liên quan đến KTTT - Bước Kiểm tra lập phiếu thu (Trách nhiệm KTTT): KTTT kiểm tra đối chiếu công nợ khoản phải thu lập phiếu thu thành ba liên phiếu thu theo mẫu: Phiếu thu: Mẫu số BMT 01-TT Liên 01 kế toán lưu Liên 02 thủ quỹ lưu Liên 03 người nộp tiền lưu Trên sở thông tin Trường hợp khách hàng thơng báo tốn chuyển khoản, thơng báo khách hàng, vịng ba ngày, KTTT có trách nhiệm liên hệ với ngân hàng việc nhận chuyển khoản Khi nhận giấy báo có Ngân hàng, kế tốn tổng hợp hạch tốn vào sổ chi tiết Cuối tháng, nhận sổ phụ ngân hàng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng với số dư sổ kế toán Các khoản chênh lệch thu lãi ngân hàng, trả phí ngân hàng điều chỉnh vào sổ kế toán Chênh lệch khoản tiền gửi chưa ngân hàng xử lý séc phát hành chưa trình ngân hàng cần theo dõi tháng khoản mục không đối chiếu cần phải báo cáo cho Kế toán Trưởng Giám đốc để có biện pháp xử lý - Bước Xác nhận (Trách nhiệm Kế toán trưởng, Ban Lãnh đạo): Sau phiếu thu lập KTTT chuyển Kế toán trưởng xác nhận chuyển Giám đốc ký tiếp nhận nộp tiền Phiếu thu chuyển qua Thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ - Bước Thu tiền, vào sổ quỹ (Trách nhiệm thủ quỹ): Trên sở phiếu thu tiền, thủ quỹ kiểm đếm số tiền thu nhập quỹ ký xác nhận vào phiếu thu, nhập thông tin vào sổ quỹ, chuyển người nộp tiền lưu giữ liên, kế toán liên liên lưu (Tất khoản thu tiền phải ghi nhận vào phiếu thu Phiếu thu phải có chữ ký người nộp tiền, thủ quỹ, người lập phiếu Kế toán trưởng) - Bước Đối chiếu sổ quỹ sổ tổng hợp (Trách nhiệm Kế toán thủ quỹ): Cuối tháng, thủ quỹ kế toán tổng hợp kiểm tra tồn quỹ thực tế, đối chiếu số thu tiền sổ quỹ sổ tổng hợp - V Bước Lưu hồ sơ: Sau hoàn tất thủ tục, hồ sơ lưu 01 KTTT theo quy định LƯU TRỮ Nhận biết STT Tên biểu mẫu Bảo quản Bảo vệ (Thẩm quyền truy Thời gian cập, phép lưu hồ sơ Ký hiệu biểu (Nơi lưu hồ mẫu sơ) BMC33-TT P.Kế toán Kế toán, Giám đốc năm truy cập) Giấy đề nghị toán, tạm ứng Phiếu thu BMT 01-TT P.Kế toán Kế toán, Giám đốc năm Phiếu chi BMC 02-TT P.Kế toán Kế toán, Giám đốc năm P.Kế toán Kế toán, Giám đốc năm Hồ sơ nghiệm thu toán tổng hợp VI BIỂU MẪU - Mẫu số BMC33-TT: Giấy đề nghị tạm ứng - Mẫu số BM 01: Phiếu đề xuất - Mẫu số BM 02: Giấy đề nghị toán - Mẫu số BMT 01-TT: Phiếu thu - Mẫu số BMC 02-TT: Phiếu chi - Mẫu số BM-TU/C35: Giấy đường